Полезное

Подготовка дел в архив

Процедура хранения бумаг согласно их срокам давности проводится в почти каждой организации. В статье с пошаговой инструкцией расскажем, как правильно архивировать документы.

Процесс включает подготовку бланков в соответствии с требованием законодательства, систематизацию, формирование дел, выполнение экспертизы и установление времени сбережения, отбор, подлежащих уничтожению, отправка в специальное хранилище.

Задачей такой процедуры является упорядочивание документооборота, защита от несанкционированного доступа и сбережения на этапе исполнения.

Подготовка дел в архив

Как организовать архив на предприятии

Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно.

Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги.

Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.

Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата.

Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять.

Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.

Зачем требуется процедура

Подготовка дел в архив

Архивирование — это метод обустройства хранения изданий с целью систематизации их для комфортной работы и быстрого нахождения искомых бланков. Такая необходимость возникла не только в качестве обязанности на законодательном уровне, но и с практической стороны. Во время деятельности компании накапливается огромное количество разнообразных изданий, в которых со временем сложно ориентироваться.

Существует несколько разновидностей хранилищ, но система функционирования документооборота в них подобная.

Содержать в порядке архивные бумаги трудоемко, необходимо знать все нюансы процесса, соблюдать требования законодательства и рекомендации по ведению архива.

Правильно реализованная система позволить наладить продуктивную работу во всех подразделениях компании и построить эффективную хозяйственную деятельность.

Какие документы сдаются на хранение

Подготовка дел в архив

Перечень изданий, подлежащих архивации, утвержден в приказе Росархива №236 от 20.12.2019г. В данном распоряжении прописан допустимый срок годности, по истечении которого эти экземпляры подлежат уничтожению. Весь список условно можно поделить на 3 основные группы:

  • Временные — бумаги, связанные приказами и распоряжениями, регламентами и реорганизацией фирмы, переписки с партнерами и контрагентами. Они находятся на хранении до 10 лет.
  • Долговременные — по кадрам, о сертификации, начале и прекращении деятельности юридического лица, по формированию архива документов, защите информации и резервному копированию, а также технико-экономический паспорт. Их сберегают свыше 10 лет.
  • Постоянные — устав, учредительные бумаги, регистрационные журналы, каталоги товаров, прайсы, акты об уничтожении, номенклатуры, описи, отчеты и прочие подобные издания. Они хранятся в течение всего периода существования компании.

Издания с надписью «До минования давности» актуальна до тех пор, пока она не потеряет практическое значение. Их срок годности не превышает 1 год.

Как подготовить документы к сдаче

Подготовка дел в архив

Согласно законодательству, содержание перед передачей в архив необходимо подготовить. Под подготовкой подразумевается обработку в соответствии с правилами. Неправильно выполненные подготовительные работы чреваты штрафными санкциями при проверке контролирующими органами. В подготовке нуждаются экземпляры в электронном и бумажном виде. Особенности процедуры зависят от типа дел.

Тщательно подходят к обработке наименований, которые будут храниться на постоянной и длительной основе. Здесь нужно принять меры, чтобы экземпляры сохранили целостность и первозданный вид, исключить вероятность случайной порчи или хищения. Изначально следует решить, в каком месте будет происходить архивация документов в организации:

  • в офисе предприятия;
  • в электронном хранилище;
  • сторонней фирмой.

При офисном сбережении для дел необходимо отвести определенное место, которое будет отвечать параметрам по влажности и температуре. Их укладывают на стеллажах в специальных коробах. При передаче на сохранность вне офиса подготовка минимальна.

Большинство работ по архивированию фирма, предоставляющая такую услугу, берет на себя.

Для подготовки файлов в цифровой архив понадобится оцифровка бланков и расположение их в системе согласно структуре по определенным атрибутам, позволяющим быстро найти искомое.

Граничные сроки

Подготовка дел в архив

Согласно правилам архивации документов в организации, до передачи на архивное сбережение их хранят в подразделении в закрытых шкафах либо отдельных кабинетах. На соответствующее должностное лицо возлагаются функции по ведению документации. Передача в хранилище выполняется по акту. В 2020 году были внесены изменения, касающиеся времени хранения. В зависимости от типа бумаг граничное время составляет:

  • 1 год — заявления работников о предоставлении им какой-либо копии либо информации;
  • 3 — согласие на персональную обработку данных, предупреждения и уведомления сотрудников, о дисциплинарных наказаниях;
  • 5 — первичка, по учетной политике, счета-фактуры, о передаче и приеме недвижимости, реестра, справки, отчетность, в том числе о задолженностях, учетные книги и журналы по кадрам, о мерах повышения условий труда согласно инструкции по ведению архива;
  • 10 — о недостачах, кредитные договоры и о займе, по движимому имуществу, аренды, залога;
  • 15 — договоры по недвижимости, паспорта сделок;
  • 45 — журналы регистрации и бумаги о несчастных случаях и авариях;
  • 50-75 — годовые и квартальные расчеты по страховым взносам, карточки по взносам и справки 2-НДФЛ при отсутствии у работников лицевых счетов, трудовые и гражданско-правовые договора, по спецоценке, о приеме на работу, увольнении и переводе.

Согласно правилам архивации документов, срок сбережения отсчитывается с момента, когда издание утратило свое действие либо по окончании расследования и вынесения судебного решения по делу, до замены новыми.

В общем случае время хранения исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором использование окончено.

Если по одному экземпляру установлено несколько разных терминов, необходимо выбирать самый максимальный.

https://www.youtube.com/watch?v=Ifj2h3AVvYM\u0026pp=ygUp0J_QvtC00LPQvtGC0L7QstC60LAg0LTQtdC7INCyINCw0YDRhdC40LI%3D

Существуют исключения из правила. Некоторые бухгалтерские бланки, например, по амортизации, хранят с даты выбытия объекта. Следует помнить, что 75 лет хранятся версии, оформленные с 1 января 2003 года.

Бумаги с более ранней датой сберегают 50 лет. Существует категория с особым периодом ведения архива документов в организации.

На таких папках прописывают соответствующие пометки, например, «постоянно», «до ликвидации фирмы», «ЭПК» и другие. 

Общий порядок передачи бумаг на хранение

Подготовка дел в архив

Перед сдачей архивариусу обязательно проверяют правильность оформления и формирования папок, соответствие номенклатуре. Все недостатки устраняют сотрудники, которые несут ответственность за данную документацию. Если обнаружена недостача каких-либо экземпляров, принимают меры по их розыску и восстановлению согласно требованиям законодательства по ведению архива документов.

Передача архивариусу осуществляется в присутствии лица, ответственного за формирование и хранение дел в подразделении либо лица, сдающего на сбережение.

В конце описи на каждом экземпляре записывают цифрами и прописью количество переданных экземпляров и недостающие по номенклатуре единицы. При ликвидации компании процедура архивирования также является обязательной.

Передачу выполняет председатель комиссии по ликвидации.

Уничтожение дел

Уничтожение изданий с истекшим периодом выполняется по определенной процедуре. Каждое подразделение составляет список наименований, подлежащих ликвидации, на основании экспертизы ценности. Акт об изъятии и уничтожении включает дела, по которым даты истекли до 1 января того года, когда он составлен.

Читайте также:  П 12 ст 76

Например, бланк с периодом сбережения до января 2021 года не может записываться в акт, написанный в 2021 году.

Отвечая на вопрос о том, как вести архив документов в организации, отметим, что при изъятии первичной бухгалтерии и отчетности следует к акту приложить справку о проведении проверки контролирующими инстанциями на предмет соблюдения налогового законодательства.

Запрещается изымать издания только на основании номенклатурных записей или описи. Чтобы удостовериться, что будут уничтожены все единицы с истекшими периодами, выполняют постраничный просмотр содержимого папок.

Иногда в такие папки случайным способом попадают бумаги длительного или постоянного хранения. Следует помнить, что за преждевременную ликвидацию их предприятие несет административную ответственность. Листы истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше.

Измельченное сырье передается на повторную переработку в соответствующие фирмы.

Оформление обложки при смене названия

Бланки в папках размещаются согласно номенклатуре. Последовательность раскладки документов для работы в архиве осуществляется по определенной системе: хронологической, по алфавиту, тематической, по субъектам или в другой последовательности, утвержденной в компании. После формирования папки приступают к ее оформлению. На обложке обязательно прописывают:

  • наименование компании и структурного подраздела;
  • индекс дела, номер части или тома, если их несколько;
  • период хранения: допускается надпись «хранить постоянно» и специальные пометки в исключительных ситуациях;
  • количество листов и крайние даты тома.

Если фирма изменила название, старая версия берется в скобки, а ниже записывают измененный вариант. Иногда внутрь вкладывают приложения, которые выходят за пределы крайних дат. В такой ситуации под этой строкой делается пометка вида: «В деле имеются документы за годы…».

В изданиях, состоящих из нескольких папок, общий заголовок на обложке прописывают на всех томах. Если после оформления архива организации содержимое будет передано на хранение за стены предприятия, на обложке предусматривают место для внесения соответствующей записи. Если возникла необходимость заменить обложку, новую следует подшить поверх старой.

Определение законченности сводной описи

Подготовка дел в архив

Описания составляются для папок, которые подлежат сбережению после прохождения экспертизы ценности. Они представляют собой справочную информацию, содержащую перечень всех единиц, передающихся в архивный фонд свыше 10 лет. На каждый тип дела составляется отдельная опись с порядковой нумерацией с целью упорядочения организации работы с документами в архиве. Она составляется по утвержденной форме ежегодно подразделением, в котором велись бумаги.

После последней описательной статьи указывают количество наименований, их крайние номера, а также особенность нумерации. Дополнительно может прикладываться оглавление с перечнем сокращений и указателями.

При малом объеме бланков опись признается законченной, если в ней находятся годовые разделы за 5 лет. Каждый оконченный экземпляр нумеруется, составляется итоговая запись и делается заверительная надпись.

В больших хранилищах описание является оконченной, если нумерация разделе за год превысила четырехзначное число.

Включение электронных баз данных

Повышает эффективность работы компании. Автоматизация ее и содержание в цифровом формате облегчает движение, позволяет быстро найти искомое, а также снизить нагрузку по ведению документооборота.

Такая база является вспомогательной, она содержит только ту часть информации, которая изначально была сформирована в цифровом формате. Ранее было рассмотрено, как архивировать документы в бумажном виде.

Хранение оцифрованных версий выполняется по той же процедуре.

https://www.youtube.com/watch?v=Ifj2h3AVvYM\u0026pp=YAHIAQE%3D

Электронные дела перекодируются в нужный формат и подлежат сбережению в защищенном ZIP-архиве со всеми необходимыми метаданными. В информационной системе компании допускается сохранение наименований, термин которых не превышает 10 лет.

Данные с более длительным или постоянным сроком сбережения рекомендуется передавать на сбережение в частную фирму, предоставляющую такие услуги. При удалении сведений из компьютера составляется акт.

Если термин бланков не истек, уничтожить экземпляр невозможно.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Подготовка дел в архив

Перед созданием хранилища с нуля необходимо тщательно изучить требования Федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004г. и решить, какой способ подойдет в этом случае: оцифрованный или бумажный формат. Для бумажной документации необходимо создать правильные условия по влажности и температурному режиму, защитить ее от пыли и других негативных факторов, способных привести к порче. Процедура создания включает такие этапы:

  • создание соответствующего приказа по фирме;
  • разработка номенклатур;
  • определения терминов сбережения бумаг;
  • составление выписок дел по каждому подразделению согласно архивному каталогу;
  • ознакомление должностных лиц с правилами архивирования;
  • прием на хранение;
  • проведение инвентаризации и составление номенклатур;
  • поиск выявленной недостачи;
  • составление правил по использованию хранилища, разрешений и ограничений доступа;
  • создание переплета папок и картотек, присвоение категорий важности.

Работник хранилища продолжает учет вновь поступающих дел и не принимает самостоятельного решения об изъятии экземпляров с истекшим временем годности на утилизацию. Решение о ликвидации принимает комиссия, назначенная руководителем, с оформлением акта об уничтожении. В его полномочия не входит передача документации на хранение за пределы предприятия.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

  1. Рассортировать бумаги по срокам.
  2. Составить опись на все имеющиеся в наличии экземпляры.
  3. Распределить бланки по папкам, оформить обложки.
  4. Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не подлежат сохранению.

  5. Подшить издания в архив.
  6. Расставить дела по выбранному принципу, например, в алфавитном порядке.
  7. Издать приказ о назначении сотрудников, которым предоставляется доступ в хранилище.
  8. Вести текущий учет вновь поступающих единиц.

Заключение

К хранению документации выдвигаются жесткие требования и правила, за нарушение которых предприятию грозят штрафные санкции. Начинать работу по ведению архива следует с выделения помещения и назначения ответственных сотрудников.

Все единицы прошиваются и нумеруются, укладываются в папки и коробки согласно временным периодам. Поддержание дел в порядке позволит быстро ориентироваться и находить искомые экземпляры в короткие сроки.

При отсутствии помещений с соответствующими условиями ведение и сбережение хранилища рекомендуется доверить фирме, предоставляющей такие услуги.

Как сдать документы в госархив. Все этапы и альтернативы

Первое, что надо знать: это платная услуга. Окончательная цена зависит от территориального местоположения архива. Например, в московском Центральном государственном архиве трудовых отношений (ЦГАТО) прием одного дела по описи составляет 310 руб. (приказ от 25.12.2018 № 147).

Основными поводами для передачи документов коммерческой фирмы в госархив по-прежнему являются ликвидация и банкротство (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Второй принципиальный момент: предварительную архивную обработку, описание, переплет, доставку документов до архива обеспечивает передающая сторона, т. е. коммерческая организация. Сотрудники архива только принимают готовую к передаче документацию. Если она оформлена неверно — отдадут на доработку.

Третий момент: дело это не быстрое. Нормативно не установлены сроки, в течение которых госархив должен осуществить прием документов, и ускорить этот процесс невозможно.

Госархивы не особо заинтересованы в росте «клиентуры». Делис Архив превосходит большинство госархивов по ценам, безопасности, скорости и качеству обслуживанию.

Узнайте за три минуты, почему стоит делегировать хранение и обработку документов именно Делис Архив — посмотрите короткий ролик.

Восемь этапов подготовки документов к архивированию

Опишем процесс приема документов на хранение в государственный архив на примере московского ЦГАТО. Сразу ответим на часто задаваемый вопрос: весь процесс займет как минимум два месяца, максимум — полгода.

Этап 1: отобранные документы вносятся в опись, к описи составляется предисловие, а также историческая справка юридического лица.

Этап 2: в архив по месту регистрации юридического лица представляется:

  • заявление (при ликвидации это форма № 1);
  • оригинал доверенности на лицо, которое будет взаимодействовать с архивом непосредственно.
  • Доверенность такого рода заверяют печатью и подписью руководителя организации.
  • При представлении документов не забудьте выяснить дату регистрации и входящий номер.
  • Этап 3: не позднее 30-ти календарных дней будет назначен куратор, который будет непосредственно работать с вами (его контакты сообщают по телефону и е-мейлу, указанному в заявлении).
Читайте также:  Региональная выплата Красноярский край

Этап 4: не позднее двух недель со дня назначения куратор должен подъехать на место хранения документации, оценить качество проведенной обработки, корректность описаний и при необходимости выдать указания по устранению недостатков. После устранения недостатков вас может посетить эксперт госархива для повторной экспертизы (а может и не посетить, куратор, возможно, справится сам).

Если хотите с первого раза правильно подготовить к хранению документы — доверьте архивную обработку Делис Архив. От экспресс-аудита ваших документов до сдачи их в госархив — все этапы работ мы возьмем на себя.

Этап 5: все вопросы сняты — куратор представляет ваши документы экспертной комиссии, которая заседает не чаще раза в месяц.

Этап 6

Передача дел в архив организации

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием-передача дел в архив организации производится работником архива организации в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

  • Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
  • При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
  • формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
  • формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
  • проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
  • проверка воспроизводимости электронных документов;
  • проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);
  • проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

  1. После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.
  2. На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:
  3. наименование организации (полное, сокращенное);
  4. номер фонда;
  5. номер описи электронных дел, документов;
  6. номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

  • крайние даты документов электронного дела;
  • при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.
  • Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

3. Особенности формирования, описания и оформления дел по личному составу при подготовке к архивному хранению — Архивы Санкт-Петербурга

Формированием дел называется группировка  исполненных документов в дела.

Документы по личному составу формируются в дела по видам документов.

Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых изначально  не связано  с рамками одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.

Окончательное формирование личных дел рабочих и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов после окончания  учебного заведения, аспирантуры;  судебных – после окончания судебного процесса и вынесения решения, истории болезней – после выписки больного,  пенсионных дел –  после прекращения выплаты пенсии.

Личные дела уволенных работников и лиц, окончивших учебное заведение, при подготовке к архивному хранению  целесообразнее объединять в наряды личных дел, не превышающих  250 листов.  Возможно индивидуальное личное дело  формировать в обособленную единицу хранения, как правило,  это личные дела постоянного срока хранения.  

При формировании личных дел необходимо учитывать различные сроки  их хранения. Дела постоянного  и долговременного сроков хранения формируются раздельно, включаются в разные описи

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.

Внутри дела (в том числе в личном деле) документы систематизируются в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения, составления.

Строго в алфавитном порядке систематизируются наряды личных дел, дела, сформированные из личных карточек, лицевых счетов и трудовых книжек.

 При систематизации дел по буквам  алфавита необходимо проводить уточнение до третьей буквы в фамилии лиц, на которых заведено дело.

3.2. Описание дел

  • Описание дел – это раскрытие состава и содержания документов каждого дела.
  • Описание дел заключается в  выявлении информационных характеристик дела и в письменном обозначении их на обложке дела.
  • Информационными характеристиками дела являются:
  • – название учреждения с указанием вышестоящего ведомства в тот период, за который включены в дело документы;
  • – название структурного подразделения;
  • – номер тома;
  • – заголовок дела;
  • – крайние даты дела;
  • – количество листов;
  • – архивный шифр;
  • – срок хранения дела.

При описании значительного объема дел  удобно использовать карточный способ описания. Карточный способ помогает оперативно исправлять неточности в описании дел, облегчает систематизацию дел в описи. Все информационные характеристики  дела заносятся предварительно на карточку. Каждой карточке присваивается порядковой номер, он же является временным рабочим номером дела до окончательной систематизации дел. После завершения систематизации, все сведения  с карточек переносятся  на обложку дел и в опись.

Описание отдельных элементов информационных характеристик дела:

– наименование  организации  на обложке указывается полное, в именительном падеже, с указанием ведомства, в систему которого она входит, (если оно имеется) после полного наименования в скобках дается официально принятое сокращенное наименование организации.

  При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке  указывается последнее наименование организации, затем  прежнее, которое заключается в скобки.

  При передаче  дел в другую организацию на обложке дописывается новое наименование организации, прежнее также заключается в скобки.

  1. – название структурного подразделения,  вынесенного на обложку дела, помогает проведению классификации дел внутри фонда.
  2. – крайние даты дела, которые проставляются на обложке дела арабскими цифрами, определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве.
  3. Крайними датами дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы), являются даты  регистрации, утверждения (или дата заседания) первого и последнего документа, включенного в дело.
Читайте также:  Проект закона о контроле

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело, в случае отсутствия точных сведений о приеме и увольнении дело не датируется или указывается год увольнения. На делах, сформированных в наряды, указывается год увольнения.

Крайними датами журналов (книг) регистрации, учета являются точные календарные даты  первой и последней записи в журнале (книге).

Если дата или ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа документов, дата или ее элементы заключаются в квадратные скобки.

– архивный шифр – это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи,  № дела по описи. Архивный шифр,  как правило, проставляется после включения дела в опись. На делах, передаваемых в государственные архивы Санкт-Петербург,  архивный шифр проставляется в виде штампа работником   государственного архива.

– заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание документов дела.

Заголовок дела должен соответствовать заголовку дела в номенклатуре дел. При необходимости в заголовок вносятся уточнения.

  • В заголовках дел, содержащих приказы, протоколы, указываются крайние номера документов, включенных в дело.
  • В заголовке дела  указывается дата, отражающая за какой или на какой период времени сформировано дело.
  • В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложке указывается общей заголовок, номер тома  и заголовок каждого тома.

 В заголовках дел, содержащих личные дела, личные карточки и лицевые счета указываются крайние буквы алфавита фамилий лиц, документы которых внесены в дело. При повторяемости букв алфавита в заголовках дел уточнение заголовка необходимо проводить до третьей буквы фамилии. Заголовком индивидуального личного дела является фамилия, имя и отчество лица, на которое заведено дело.

При всем единообразии и унификации заголовков, тем не менее, для повышения их информативности возможно включение в заголовки дополнительных сведений.

При описании личных дел уволенных работников постоянного срока хранения в заголовке целесообразно указывать должность, звание, ученую степень,  выборную должность лица, личное дело которого передается на государственное хранение. Исключением являются личные дела государственных служащих, которые в соответствии с правилами ведения личных дел государственных служащих при их увольнении передаются на новое место государственной службы.

Необходимо отметить, что заголовки судебно-следственных дел, историй  болезней, подлежащих государственному хранению, также имеют специфику описания. В заголовки данной категории дел нужно   включать дополнительные элементы,  полнее раскрывающие содержание документов.

– срок хранения дела: документы по личному составу имеют различные сроки хранения, поэтому данный элемент описания обязательно выносится на обложку дела.

3.3. Оформление дел

  1. Оформление дел, подлежащих постоянному и долговременному хранению,  заключается в  переплете дел, вынесении на обложку дел его информационных характеристик, нумерацию листов в деле, составление листа- заверителя дела и, в случае необходимости,  внутренней описи документов дела.
  2. В делах по личному составу, основой систематизации которых является алфавитный порядок, составление внутренней описи документов рекомендуется, но в случае нарушения алфавитного порядка систематизации документов составление внутренней описи обязательно.
  3. Пример оформления обложки дела, листа-заверителя и форма внутренней описи дела приведены в приложениях №№ 2, 3, 4.
  4. Наверх

Подготовка и передача документов на архивное хранение

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов — это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

  • Подготовка исполненных документов к хранению включает:
  • — экспертизу ценности документов;
  • — оформление документов, сдаваемых в архив;
  • — составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
  • — обеспечение сохранности дел;
  • — передачу дел в архив.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации.

Однако некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования архивов.

Перечни таких предприятий определяются в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г.

№ 5341-1 и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей актов и других документов.

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

  1. — постоянного хранения;
  2. — временного хранения (свыше 10 лет);
  3. — временного хранения (до 10 лет);
  4. — подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов и дел оформляется актом.

  • Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями. Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:
  • — документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;
  • — нумеруют листы дела в правом верхнем углу;
  • — в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;
  • — на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;
  • — переплетают дело;

— на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.