Полезное

План работы архива

План работы архива Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля, если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно – что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать.

Нормативно-методическая база для организации работы ведомственного архива

Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись. Посмотрите список с ми по их использованию – это минимальный набор нормативных документов, который должен быть у вас под рукой в ведомственном архиве, даже если вы планируете проводить обработку документов с привлечением сторонних специалистов.

Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (будет передавать туда свои документы на постоянного хранение), то вы имеете возможность общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного.

Чаще всего в организации архив входит в состав службы делопроизводства (общий отдел, канцелярия, секретариат и т.п.). Если объем документов большой, то ведомственный архив может быть организован как самостоятельное структурное подразделение.

Работа ведется на основании положения об архиве организации. Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.

В должностной инструкции ответственного за архив организации должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности.

Для хранения архивных документов в организациях обычно используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям. В маленьких организациях, где образуется немного дел в год, рассмотрите вариант хранения архивных документов непосредственно в помещении службы делопроизводства, но в металлическом запирающемся шкафу с возможностью его опечатывания.

Учетные документы архива организации

Если архив организовывается не с нуля, то посмотрите какие учетные документы уже имеются в наличии в архиве организации. И вам в любом случае следует понять, какие вообще установленные формы должны вестись для учета документов в архиве организации в соответствии с существующими нормативными требованиями. На данном ресурсе уже имеется полезная статья на эту тему.

Если обнаружили дело фонда и описи дел, то это хорошо. Изучите их, это поможет понять состав архивных документов и определить их количество. В ведомственном архиве для организации работы вам так же будут необходимы номенклатуры дел за последние годы.

Состав документов архива организации

В архив организации на основании положения о нем обычно поступают документы, законченные делопроизводством:

  • постоянного хранения – в основном только для передающих организаций свои документы на государственное хранение, у остальных организаций могут отсутствовать, т.к. пользуются правом установить срок «10 лет» и больше, часто применяют «до ликвидации организации» вместо «постоянно» по типовому перечню документов,
  • по личному составу,
  • временного хранения (> 10 лет) – в случае их наличия в организации,
  • временного хранения (< 10 лет) – передаются в архив редко и только по решению руководителя организации, например, из-за нехватки места для хранения в структурных подразделениях организации.

Проверка наличия и состояния дел в архиве организации

В случае если вы принимаете дела от кого-то, то составляется акт приема-передачи дел при смене ответственного за архив, в котором оформляется прием-передача архивных документов, справочного аппарата к ним (описи дел, дело фонда и т.д.), помещения архива и его оборудование.

И если в архиве находятся на хранении документы (не создаваемый с нуля ведомственный архив), то необходимо провести проверку наличия и состояния имеющихся дел с целью определения соответствия их количества и состава по учетным формам фактическому их наличию.

Иными словами сравнивают описание на обложке дела с описанием в архивных описях. Если одинаковое – хорошо, если выявили различия – потом надо устранять. Данная проверка оформляется составлением акта установленной формы. Эти два акта вы поместите в дело фонда.

План работы архива организации

Время начать составлять план работы ведомственного архива. Рассмотрим, что можно или даже нужно включить в него.

В случае необходимости запланируйте восстановление учетных документов. В первую очередь речь идет об описях дел. Если их нет совсем, то заведите. Для упорядоченных документов организаций, передающих их на государственное хранение, описи дел будут в госархиве, таким образом, вы сможете сделать копию для себя.

Определите какие документы предстоит упорядочить (обработать), какие следует уничтожить вследствие истечения сроков их хранения. Для этих целей изучите номенклатуру дел организации.

Согласно существующим нормам не позже чем через три года после завершения делопроизводством документы постоянного хранения, временного хранения (> 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению (с подшивкой в твердую обложку).

Научно-техническая обработка документов трудоемкая и требует определенных навыков, поэтому может вестись как работниками самой организации, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением договора об оказании соответствующих услуг.

Составьте график приема дел в архив организации от структурных подразделений, который нужно согласовать с начальниками структурных подразделений.

Если организация передает документы на государственное хранение, то проконсультируйтесь с куратором госархива по этому вопросу (о сроках, порядке передачи и т.д.).

Организация использования документов ведомственного архива

Вы также должны будете организовать использование документов архива организации в случае практической необходимости. Сотрудникам организации выдается на основании заявки дело на срок не более 30 дней, потом еще можно продлить на 30 дней.

Существует специальная форма – книга выдачи дел из хранилища, где проставляются подписи о получении, затем о возвращении каждого дела.

При этом вместо выдаваемого архивного дела должна помещаться карта-заместитель, в реальности при малом объеме использования документов архива последним требованием пренебрегают.

Я настоятельно рекомендую вам оформлять выдачу архивных дел только по книге выдачи дел из хранилища с обязательной росписью о получении каждого дела. Посторонних не допускать к архивным делам и никогда не забывать, что вы несете персональную ответственность за сохранность дел.

Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге).

Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое.

И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.

И последнее

Работник архива должен иметь достаточную квалификацию, чтобы выполнять:

  • проверку в структурных подразделениях формирования и оформления дел и состояния хранения документов (с составлением справки или докладной записки на имя руководителя),
  • оказывать помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами,
  • участвовать в составлении номенклатуры дел организации и в случае необходимости в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству.

В завершении я могу сделать вывод на основании более чем десятилетнего опыта работы со многими ведомственными архивами: если не вы, то больше некому, похоже в вашей организации все равно никто кроме вас лучше не разбирается в области архивного дела.

Я надеюсь, что данная статья была вам полезна. Удачи в работе!

К записи 91 комментарий

План работы архива на год

«Секретарь-референт» №6 2015 / Архивное дело

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

Читайте также:  Расчет провозной платы

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго  определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

  • документы должны быть сброшюрованы;
  • листы в деле должны быть пронумерованы;
  • должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ – в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.).

Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени.

Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации[2] документа.

Выполнение работ:

  • санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
  • снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
  • контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д.

Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.

Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

  • для сотрудников организации  – руководителем (заведующим) архива;
  • для сотрудников сторонних организаций – разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.
  • Выполнение работы – в течение года.
  • Приведем пример плана работы архива на год.
  • План работы архива на год
  • Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Месяц Дополнительные виды работ
Январь
  1. Подготовка и передача в структурные подразделения информации о необходимости подготовить документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив (в виде служебных записок, выписки из приказа руководителя, распоряжения председателя экспертной комиссии и др.*).
  2. Передача в структурные подразделения номенклатуры дел отделов для формирования и ведения делопроизводства**.
  3. Прием закрытых производством дел в архив на основании передаточных актов (описей)***.
  4. Составление отчета о работе архива за IV квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.) и за год
Февраль Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях  для технических архивов
Март Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование
Апрель Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.))
Май Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях
Июнь
  1. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.
Читайте также:  Политически значимое лицо

12.2. Планирование в архиве

Планирование –
деятельность по составлению планов,
определяющих приоритетные задачи
архива.

Планы составляются
в соответствии со структурой и штатами
архива, т.к. запланированные мероприятия
не должны превышать возможности
имеющихся подразделений трудовых
ресурсов.

Работу по планированию
и отчетности в архиве организуют директор
или его заместитель; непосредственное
участие в этой работе принимают
руководящие работники и специалисты
архива.

Планирование
работы осуществляется архивом
самостоятельно, на основе анализа
результатов деятельности, с учетом
федеральных и региональных программ
(планов) развития архивного дела,
рекомендаций Федеральной архивной
службы России, органа управ­ления
архивным делом субъекта Российской
Федерации.

План работы архива
составляется на год. В соответствии с
фе­деральными, региональными программами
(планами) развития ар­хивного дела, а
также по собственной инициативе могут
разрабаты­ваться перспективные
программы (планы) работы архива и/или
развития отдельных направлений его
деятельности.

К плану работы
архива на год составляется расчетная
часть по принятой в архиве форме, в
которой на основе плановой штатной
численности архива и норм времени и
выработки проводится расчет бюджета
рабочего времени, необходимого для
выполнения наме­ченных работ,
предусматривается резерв времени на
выполнение внеплановых заданий.

Обязательным
приложением к плану работы архива
являются ос­новные показатели плана
работы архива на год.

Они включают
наименования и объемы видов работ,
выполнение которых контроли­руется
Федеральной архивной службой России,
органом управления архивным делом
субъекта Российской Федерации, директором
архива.

Основные показатели плана работы
архива на год составляются с полугодовой,
а при необходимости — с поквартальной
разбивкой.

Сроки представления
плана архива устанавливаются вышестоя­щим
органом управления архивным делом.

Индивидуальный
план работника составляется на срок и
по форме, определяемым директором
архива, и утверждается руко­водителем
структурного подразделения. Индивидуальный
план работника составляется на основе
плана структурного подразделения,

Контроль за
выполнением планов и качеством работы
осуществляется руководством архива и
его структурных подразде­лений
постоянно. Ход и результаты выполнения
плана и качества работы рассматриваются
на дирекции архива, доводятся до сведения
трудового коллектива.

Порядок, сроки
представления и состав приложений к
отчету о выполнении плана работы архива
за год, о выполнении плана за по­лугодие
(квартал) устанавливаются вышестоящим
органом управле­ния архивным делом.

Отчеты о выполнении
плана структурного подразделения,
инди­видуального плана работника
составляются по форме планов в сро­ки,
устанавливаемые директором архива.

Учет труда работников
архива осуществляется в целях контроля
за выполнением запланированных работ,
норм времени и выработки, использованием
рабочего времени по форме и в порядке,
устанавливаемым директором архива.

В
архиве или его подразделе­ниях ведется
также Табель учета и использования
рабочего времени выработки, использованием
рабочего времени по форме и в порядке,
устанавливаемым директором архива.

В
архиве или его подразделе­ниях ведется
также Табель учета и использования
рабочего времени.

  • Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
  • Должность
    руководителя организации
  • Подпись,
    расшифровка подписи
  • Дата
  • ПЛАН
  • работы
    ____________________________________________________ на 200__г.
  • (наименование
    архива)
Номер п/п Название раздела (вида работ) Единица измерения Объем работ Бюджет времени Срок исполнения Исполнитель Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8

Заведующий
архивом подпись И.О.Фамилия

https://www.youtube.com/watch?v=Ifj2h3AVvYM\u0026pp=ygUi0J_Qu9Cw0L0g0YDQsNCx0L7RgtGLINCw0YDRhdC40LLQsA%3D%3D

Дата

Вопросы для
самоконтроля:

  1. Планирование работы государственного архива.

  2. Формы планирования в архивных учреждениях.

  3. Перспективное планирование (прогнозирование).

  4. Текущее планирование.

  5. Система планово-отчетной документации учреждений государственной архивной службы.

  6. Работа с персоналом.

План работы

УТВЕРЖДАЮ

Председатель
администрации

Каа-Хемского
района _______________Е.Б.Ооржак

  • от  _____________________
  • ПОКАЗАТЕЛИ
  • основных
    направлений плана работы муниципального архива
  • администрации
    Каа-Хемского кожууна Республики Тыва
  • на 2021 год
Показатели План на 2021год Первое полугодие Второе полугодие
1 2 3 4
1.1. Реставрации документов
1. На бумажной основе:
— количество дел 15 6 9
2. Физико-химическая и техническая  обработка
Переплет и подшивка дел в архиве: — на бумажной основе 20 10 10
3. Обеспыливание, дезинфекция документов на бумажной основе 1 1
Профилактическая обработка:
4. Проверка наличия документов, ед.хр. 10 5 5
5. Картонирование, ед. хр. 200 100 100
  1. 6. Описание дел
  2. — усовершенствования
  3. — переработка описей дел
7.      Прием документов от учреждений 70 ед.хр. 40 30
 8. Утверждение описей документов. ЭПК Госархива РТ 10 5 5
 9. Упорядочение документов на договорных началах
10. Согласование номенклатур дел (Инструкций по делопроизводству, акт на уничтожение, положений об ЭК, положений об архиве учреждений, организаций на ЭПМК ААРТ; 10 5 5
11. Проведение информационных мероприятий: 3 1 2
 —  конференции
 —  лекции 1 1
 —  экскурсия по архиву 1 1
— школьный урок 1 1
12.  Исполнение запросов:
— тематических по факту
— социально-правовых по факту
13. Пользователи архивной информации
— пользователей работающих  в архиве по факту
— посетителей лекций

Основные направления
развития архивного дела

муниципального
района «Каа-Хемский кожуун» на 2021г.

1.
Государственное регулирование развития архивного дела в Каа-Хемском кожууне.
    

Информировать
председателя администрации района по вопросам состояния архивного дела в
районе. Изучать и внедрять в практику работы новые правила работы архива.

Осуществлять
контроль за соблюдением архивного законодательства.

Организация
и проведение паспортизации архивов организаций-источников комплектования
муниципального архива Каа-Хемского района по состоянию на 01.12.2020г.

          Стажировать практикантов – студентов
ВУЗов и СУЗов РФ и РТ.

          Принимать участие на аппаратных
совещаниях при председателе администрации планами и отчетами о проделанной
работе, также о деятельности муниципального архива в целом. Так же принимать
участие на коллегиях и выездных заседаниях Национального  архива Республики Тыва.

https://www.youtube.com/watch?v=Ifj2h3AVvYM\u0026pp=YAHIAQE%3D

Участие
в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейных
мероприятий администрации района.

2. Обеспечение
сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской
Федерации.

          По обеспечении сохранности документов
планируется сделать реставрацию документов и фонда № 42 совхоза «Вперёд» — 15
ед. хр. (1988-1989гг.).

          Планируется сделать описание
документов – 20 ед. хр.;

  •           Планируется утвердить описи дел в ЭПК
    ГА РТ в количестве 10.
  •           В 2021 году планируется согласовать
    номенклатуры дел – 10 организаций.
  •           Планируется исполнить запросы
    социально – правового характера в количестве – по факту.

3. Формирование
архивного фонда. Организационно – методическое руководство ведомственными
архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и
предприятий.

           В 2021 году планируется провести
проверки по состоянию делопроизводства и архива – 2 организаций Каа-Хемского района
(Каа-Хемская районная больница, Администрация
сумона Дерзиг-Аксы).

Планируется
прием документов от организаций 70 ед. хр.

         В 2021 году планируется провести беседы
и консультации с делопроизводителями организаций и учреждений района по факту.

4. Создание
информационно – поисковых систем, научная информация и использование
документов.

         Оказывать методическую и практическую
помощь по составлению описей дел, номенклатур дел  организациям источникам комплектования архива
Каа-Хемского района.

Консультационная работа с отделами (организациями) о
подготовке документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения к
передаче в архив. 

5. Материально –
техническая база архива Каа-Хемского кожууна.

         Составлено муниципальная программа
«Информатизация архивного дела Каа-Хемского района на 2019-2021 гг.», по мере
финансирования приобретение металлических стеллажей, архивных коробок.

Консультант-архивариус

администрации
Каа-Хемского района:                                                     А.К.Сундуй

15.12.2020 г.

УТВЕРЖДАЮ

И.о.председателя
администрации

Каа-Хемского
района _______________ А.В. Куулар

  1. от  _____________________
  2. ПОКАЗАТЕЛИ
  3. основных
    направлений плана работы муниципального архива
  4. администрации
    Каа-Хемского кожууна Республики Тыва
  5. на 2019 год
Показатели План на 2019 год Первое полугодие Второе полугодие
1 2 3 4
1.1. Реставрации документов
1. На бумажной основе:
— количество дел 9 4 5
2. Физико-химическая и техническая  обработка
Переплет и подшивка дел в архиве: — на бумажной основе 12 6 6
3. Обеспыливание, дезинфекция документов на бумажной основе 1 1
Профилактическая обработка:
4. Проверка наличия документов, ед.хр. 6 3 3
5. Картонирование, ед. хр. 16 6 19
  • 6. Описание дел
  • — усовершенствования
  • — переработка описей дел
7.      Прием документов от учреждений 70 ед.хр. 40 30
 8. Утверждение описей документов. ЭПК Госархива РТ 13 6 7
 9. Упорядочение документов на договорных началах
10. Согласование номенклатур дел (Инструкций по делопроизводству, акт на уничтожение, положений об ЭК, положений об архиве учреждений, организаций на ЭПМК ААРТ; 31 18 13
11. Проведение информационных мероприятий: 3 2 1
 —  конференции
 —  лекции 1 1
 —  экскурсия по архиву 1 1
— школьный урок 1 1
12.  Исполнение запросов:
— тематических По факту
— социально-правовых По факту
13. Пользователи архивной информации
— пользователей работающих  в архиве По факту
— посетителей лекций
Читайте также:  Подпунктом 5.1 пункта 1 статьи 23

Основные направления
развития архивного дела

муниципального
района «Каа-Хемский кожуун» на 2019г.

1.
Государственное регулирование развития архивного дела в Каа-Хемском кожууне.    

Информировать
председателя администрации района по вопросам состояния архивного дела в
районе. Изучать и внедрять в практику работы новые правила работы архива.

Осуществлять
контроль за соблюдением архивного законодательства.

Организация
и проведение паспортизации архивов организаций-источников комплектования
муниципального архива Каа-Хемского района по состоянию на 01.12.2018г.

          Стажировать практикантов – студентов
ВУЗов и СУЗов РФ и РТ.

          Принимать участие на аппаратных
совещаниях при председателе администрации планами и отчетами о проделанной
работе, также о деятельности муниципального архива в целом. Так же принимать
участие на коллегиях и выездных заседаниях Государственного архива Республики Тыва.

https://www.youtube.com/watch?v=Ifj2h3AVvYM\u0026pp=YAHIAQE%3D

Участие
в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейных
мероприятий, 70-летию со дня образования муниципального архива Каа-Хемского
района и др.

2. Обеспечение
сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской
Федерации.

          По обеспечении сохранности документов
планируется сделать реставрацию документов и фонда № 47 совхоза «Советская
Тува» — 8 ед. хр.

          Планируется сделать описание
документов – 20 ед. хр.;

  1.           Планируется утвердить описи дел в ЭПК
    ГА РТ в количестве 10.
  2.           В 2019 году планируется согласовать
    номенклатуры дел – 8 организаций.
  3.           Планируется исполнить запросы
    социально – правового характера в количестве – по факту.

3. Формирование
архивного фонда. Организационно – методическое руководство ведомственными
архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и
предприятий.

           В 2019 году планируется провести
проверки по состоянию делопроизводства и архива – 4 организаций Каа-Хемского кожууна
(ДРСУ, коопрзверопромхоз, центр занятости, Каа-Хемское лесничество).
Планируется прием документов от организаций 70 ед. хр.

         В 2019 году планируется провести беседы
и консультации с делопроизводителями организаций и учреждений кожууна по факту.

4. Создание
информационно – поисковых систем, научная информация и использование
документов.

         В 2019 году планируется проведение
юбилейных мероприятий на 70-летие со дня образования муниципального архива
Каа-Хемского района: (районный конкурс «Лучший ведомственный архив», «Лучший
специалист по делопроизводству и архиву» проведение выставки (документов и
фотографий) «Муниципальный архив Каа-Хемского района» название выставки
уточняется. Оказывать методическую и практическую помощь по составлению описей
дел организациям источникам комплектования архива Каа-Хемского района.

5. Материально –
техническая база архива Каа-Хемского кожууна.

         Составлено муниципальная программа
«Информатизация архивного дела Каа-Хемского кожууна на 2019-2021 гг.», по мере
финансирования приобретение металлических стеллажей, архивных коробок.

Главный
специалист-архивист

администрации
Каа-Хемского района:                                                     А-Х.Д. Дапыян

30.11.2018г.

План работы архива на год пример заполнения. Планирование работы архива

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений.

К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов). Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

Планирование работы архива

План работы архива состоит: из введения; текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей; расчетной части (основных показателей плана работы на год); предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы). Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению.

Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки. Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть.

2. порядок работы архива

Плановый прием документов в архив. 2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел. 3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат. 4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель 5.

Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел). 6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов. 1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

10.2. планирование работы и отчетность архива

Наименование мероприятий Срок выполнения Объем работ Ответственный за исполнение Примечание 1. Правовое и организационное обеспечение работы архива 1.1.

Организовать в соответствии с административными регламентами: — исполнение запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства; — осуществление контроля над исполнением социально-правовых запросов В течение года А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.2.

Подготовить мониторинг об исполнении запросов граждан и учреждений 2 раза в месяц А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.3. Подготовить проект распоряжения об утверждении графика работы с предприятиями Декабрь А.Ю.Попова 1.4.

Информировать Агентство по делам архивов Пермского края о ходе реализации инвестиционного проекта «Реконструкция помещений для муниципального архива администрации Александровского муниципального района» Постоянно в течение года А.

Ю.Попова 1.3.

Форма годового плана работы архива

Внимание

Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом. Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.

В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ. Выполнение работ – в течение года. Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам Учет документов – это важная функция работы архива.

Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение.

Об архиве Об архиве Руководство архива Режим работы Новости Пресс-центр Научный совет Что у нас есть? Как пользоваться архивом? История архива Оценка качества предоставления услуг Услуги Бесплатные услуги Платные услуги Госуслуги Читальный зал Режим работы читальных залов Правила работы в читальных залах Бланки Каталог Каталог фондов Обзор фондов Путеводитель по фондам Поисковая система Библиотека Проекты Поколения Пермского края АрхиFFест Ночь в архиве Издания Выставки Фото дня Конференции День в истории Статьи и публикации День муниципалитета Пантеон героев Открытая книга отзывов 100-летие архивной службы России Образование и наука Школьникам и студентам Работникам образования Исследователям Повышение квалификации Документы Документы Устав архива План работы архива Противодействие коррупции Вакансии Контакты Использование материалов сайта без согласования с ГКБУ ГАПК запрещено.

План работы архивариуса на год образец