Новое

Ведение штатной расстановки

Каждая компания должна составлять большое количество официальных локальных документов, на основании которых обеспечивается эффективное применение трудовых ресурсов. Эти документы нередко проверяются государственными учреждениями.

К таким документам относится и штатная расстановка, обладающая определенными отличиями от штатного расписания.

Что такое штатная расстановка

Штатная расстановка представлена специальной таблицей, при заполнении которой используются сведения из штатного расписания. Дополнительно в нее вносятся другие сведения, на основании которых значительно упрощается процесс изучения передвижения кадров в компании.

В этом документе непременно имеется следующая информация:

  • число имеющихся в компании штатных единиц;
  • список сотрудников предприятия;
  • другие сведения, например, сотрудники по совместительству или принадлежность тех или иных работников к льготным категориям;
  • информация о приеме на работу граждан, об их переводе, сокращении или увольнении.

Законодательное регулирование

Отсутствуют в законе точная форма штатной расстановки, а также нет точных правил ее ведения, но при этом во время формирования документа следует ориентироваться на положения п. 98-99 Приказа Ростехнадзора №372.

Что такое штатная расстановка и ее особенности? Смотрите видео:

В этом Приказе дополнительно указывается, кто именно в компании может заниматься составлением и ведением документации. Некоторые сведения содержатся в Приказе Минкультуры РФ №558.

Является ли документ обязательным

Наиболее часто в разных компаниях формируется только штатное расписание. В него включаются наименования всех имеющихся должностной с указанием числа работников, занимающих данные должности.

Расстановка же с самого начала составляется на основании ФИО сотрудников. Поэтому с ее помощью решается большее количество разных задач.

За счет этого документа выполняются следующие действия:

  • рассчитывается, сколько вакантных мест имеется в компании;
  • определяется текучка кадров на предприятии;
  • выявляются должности, занимаемые совместителями;
  • устанавливается количество пенсионеров, несовершеннолетних или инвалидов в штате фирмы.

Особенно значимой считается вилка окладов, что позволяет отслеживать правильность начисления разных надбавок.

Чем отличается от штатного расписания

Эти бумаги являются кадровыми документами, поэтому обладают многими схожими особенностями.

Но при этом имеются и некоторые значимые отличия:

  • расписание является обязательным документом в любой организации, а вот расстановка может не применяться в компаниях;
  • в расписании лишь указывается количество должностей в фирме, а вот в расстановке имеется расшифровка с фамилиями сотрудников;
  • составляется расписание по форме Т-3, а для расстановки применяется каждой компанией произвольная форма.

Ведение штатной расстановкиЭтапы проведения штатной расстановки. ppt-online.org

Расписание содержит ограниченное количество информации, поэтому с помощью данного документа невозможно получить максимум сведений.

Зачем формируется

Расстановка представлена информационным документом. Основной целью ее формирования выступает упрощение создания разных отчетов или отслеживание эффективности перемещения кадров.

Почему ставка НДС будет 20%? Узнаете здесь.

С помощью этого документа определяется текучка кадров, а также легко выявляется, кто из сотрудников относится к льготным категориям.

Примеры различий

Расписание утверждается на законодательном уровне, а также в него включается 10 обязательных пунктов. Основной целью документа выступает предоставление сведений о наименовании всех имеющихся должностей и окладов работников.

Расстановка содержит больше информации, поэтому обычно в ней имеется около 15 граф. В ней четко прописываются сведения о наемных специалистах, а также о найме граждан на работу, об их переводах или увольнениях.

Как правильно оформить штатную расстановку? Ответ в видео:

Имеется информация об инвалидах, беременных женщинах или несовершеннолетних работниках. На основании этого документа легко выявить граждан, работающих в компании по совместительству.

Какие включаются сведения

Данный по кадровый перечень составляется в виде таблицы. Для заполнения документа используются данные из штатного расписания.

Непременно в расстановку включаются сведения:

  • список трудящихся в компании сотрудников;
  • число штатных единиц в организации;
  • размер зарплаты наемных специалистов;
  • информация о льготных сотрудниках, к которым относятся подростки, инвалиды или беременные женщины;
  • размер отпуска, который может быть не только ежегодным, но и дополнительным, оформляемым для льготных работников;
  • информация о дате приема граждан на работу, об их переводах или прекращении трудовых отношений.

Заполняется документация в рукописном или электронном виде. При необходимости в нее легко вносятся нужные изменения. Образец штатной расстановки можно скачать ниже.

Кем подписывается и утверждается

Составлением данного документа обычно занимается работник кадровой службы, наделяемый соответствующими полномочиями приказом руководителя компании. Он обладает всеми необходимыми сведениями обо всех работниках предприятия, поэтому без сложностей может заполнять документацию.

Подписывается список обычно руководителем фирмы, но это не является обязательным моментом. Это обусловлено тем, что документ носит исключительно информационный характер, поэтому требуется для выполнения других задач, но не является обязательной документацией.

Что делать, если заболел в отпуске, можно ли оформить больничный? Подробности по ссылке.

Если же ведение этого документа необходимо на основании локальной внутренней документации фирмы, то на нем ставится подпись ответственно лица, главного бухгалтера и руководителя фирмы.

Чтобы расстановка обладала юридической силой, она утверждается приказом, издаваемым директором организации.

Срок хранения

В компании штатное расписание должно храниться не меньше трех лет. А вот расстановка должна находиться в архиве предприятия не меньше 75 лет. Это обусловлено тем, что в этот документ вносятся личные сведения о работниках фирмы.

Ведение штатной расстановкиОбразец заполнения штатной расстановки. buhguru.com

Обычно в течение трех лет располагается документация непосредственно у работников кадровой службы, после чего переносится в архив.

Заключение

Штатная расстановка не является обязательным документом по законодательству РФ, но она часто применяется в разных компаниях. С ее помощью значительно упрощается процесс анализа эффективности применения трудовых ресурсов в компании.

Ее составлением занимается работник кадровой службы. Так как в нее вносятся личные данные о работниках, то храниться она должна не меньше 75 лет.

Добавьте FBM в избранные новости

Ведение штатной расстановки

Подпишитесь на срочные экономические новости @FBM_ru

Штатная расстановка: образец и бланк

В данном материале вы можете скачать образец и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.

Для чего нужна штатная расстановка

Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой. Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3.

В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности.

Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.

Ведение штатной расстановки

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки.

Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске.

С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Образец и бланк штатной расстановки

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы.

Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние).

На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

  • Заполненный образец штатной расстановки может выглядеть так:
    Ведение штатной расстановки
  • Скачать заполненный образец штатной расстановки.
  • Также вы можете бесплатно скачать бланк штатной расстановки (можете заполнить его самостоятельно).

Срок хранения штатной расстановки

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

Штатная расстановка: образец заполнения

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Штатное расписание — унифицированная форма Т-3 Посмотреть Скачать

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом.

Читайте также:  24 раскрытие информации

За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв.

Постановлением Госкомстата РФ № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Какие сведения содержит документ:

  • Перечень структурных подразделений.
  • Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.
  • Размер тарифной ставки (оклада) каждого.
  • Дополнительные сведения или примечания.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

  • отследить «текучесть» кадров;
  • определить наличие вакантных мест;
  • установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
  • проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности.

Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них.

Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

  • В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
  • В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
  • Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
  • В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
  • Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
  • Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Образец штатной расстановки:

Ведение штатной расстановки Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Штатная расстановка — образец 2022-2022 годов

Штатная расстановка — документ, необязательный для составления, но он может быть очень полезным работодателю. Подробнее о его сути, содержании, форме и применении — в нашем материале.

Сущность штатной расстановки

Штатная расстановка (другие ее названия — штатное замещение и штатный список) представляет собой аналог штатного расписания.

Иные отличия этих документов:

Параметр для сравнения Штатное расписание Штатная расстановка
Обязательность наличия у работодателя Обязателен Не обязателен
Необходимость утверждения приказом Обязательно Не нужно
Обязательные требования к содержанию Есть Нет
Наличие определенного бланка Есть Нет

Общими для них чертами являются такие:

  • оба документа действительны до внесения в них изменений;
  • оба упомянуты в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 как документы с длительными сроками хранения;
  • оба отражают структуру кадров в разбивке по подразделениям и должностям.

Однако в штатном расписании сведения о кадровом составе обобщены. Детализация данных в нем ограничивается отражением количества лиц, занимающих одну и ту же должность в подразделении, и структуры их заработка, позволяющей оценить фонд зарплаты, приходящийся на должность и на подразделение.

Данные для штатной расстановки

В сравнении со штатным расписанием штатная расстановка содержит очень подробную информацию о распределении кадров по подразделениям и должностям, приводя сведения о конкретных лицах, занимающих должности в каждом из подразделений. При этом базовые ее данные остаются такими же, что и приводимые в штатном расписании:

  • дается разбивка по подразделениям;
  • по каждому подразделению приводится перечень имеющихся в нем должностей;
  • для каждой должности есть возможность отразить величину соответствующего ей основного заработка и надбавок к нему.

Дополняющими эти сведения данными для штатной расстановки становятся:

  • Ф. И. О. и табельный номер каждого сотрудника, занимающего имеющуюся в подразделении должность;
  • детализация данных по зарплате до цифр, относящихся к каждому конкретному работнику;
  • отражение особенностей организации труда каждого из сотрудников (совместители, надомники, работники с неполной занятостью);
  • отметка о периоде длительного отсутствия на работе с датой выхода на работу (декретный, очередной отпуск, учеба, больничный);
  • информация о наличии льгот, детей, инвалидности, несовершеннолетия;
  • отметка об имеющих место обстоятельствах, которые могут влиять на кадровые перемещения (образование, стаж работы общий и на последней должности, наступление предпенсионного возраста, наличие пенсии, дополнительного образования, взысканий);
  • пометка о том, что должность вакантна.

Включение в штатную расстановку всех вышеперечисленных сведений позволяет увидеть объемную легко прочитываемую картину реальной расстановки кадров с основными ее особенностями применительно к конкретной дате и периоду, в течение которого эта картина не меняется.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Не следует забывать, что штатная расстановка является документом вспомогательным, а первичным, определяющим структуру работодателя, безусловно, выступает штатное расписание.

Штатная расстановка не подменяет и не заменяет его. Такой вывод прослеживается и в судебной практике (см., например, кассационное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 24.08.

2011 по делу N 33-3035). Читать далее…

Легкость прочтения информации делает штатную расстановку очень удобным для кадровой службы документом, из которого можно быстро получить данные для ответа на запрос руководства, сведения для составления статистической и любой иной отчетности.

Конечно, попадающая в этот документ информация должна своевременно актуализироваться. Обычно это делается по факту возникновения кадровых событий.

Формировать штатную расстановку из-за ее объемности лучше в электронном виде. Каждый созданный документ необходимо распечатывать, подписывать и сохранять. Срок хранения штатной расстановки составляет (ст. 42 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236):

  • 75 лет, если она создана до 2003 года,
  • 50 лет, если она сформирована после 2002 года.

Длительность срока связана с использованием в этом документе персональных данных, подлежащих долгому хранению.

Бланк штатной расстановки

Определенного бланка у штатной расстановки нет. Обычно этот документ создается на той же форме, которую имеет штатное расписание, что обусловлено преемственностью базовых показателей, включаемых в штатную расстановку.

Бланк штатного расписания работодатель может разработать сам, но, как правило, используется его унифицированная форма Т-3, утв. По­ста­нов­ле­ни­ем Гос­ком­ста­та Рос­сии от 05.01.

2004 № 1 и предусматривающая отражение в этом документе всех необходимых для него данных.

Соответственно, и в основе штатной расстановки чаще всего оказывается форма Т-3, которая обязательно дополняется графами, необходимыми для отражения информации, не предусмотренной штатным расписанием.

Формировать штатную расстановку можно двумя способами:

  • раздельно по каждому из подразделений — тогда штатная расстановка будет представлять собой набор документов;
  • включая в нее данные по всем подразделениям — в этом случае подразделения удобнее вносить в документ в том же порядке, который для них имеет место в штатном расписании.

Конкретный способ выбирает лицо, ответственное за ведение штатной расстановки. Оно же будет подписывать каждый созданный документ. Чаще всего таким лицом оказывается руководитель кадровой службы. Сформированная штатная расстановка не подлежит утверждению работодателем, поскольку она основана на имеющих место фактах, а не на решениях, принимаемых работодателем.

Набор данных, попадающих в штатную расстановку, тоже обычно определяет лицо, ответственное за ее ведение. Но участие в этом может принять и руководитель работодателя.

В связи с тем, что у штатной расстановки нет законодательно утвержденной формы, эта форма может быть индивидуальной у каждого из работодателей.

Утверждения ее бланка внутренним организационно-распорядительным документом не требуется, но такое утверждение может иметь место в случае значимости для работодателя преемственности в системе отражения попадающих в эту форму сведений вне зависимости от того, кто именно ее заполняет.

С примером заполнения штатной расстановки можно ознакомиться на нашем сайте:

Читайте также:  Правовое регулирование рынка ценных бумаг

Ведение штатной расстановки Образец штатной расстановки Скачать

Использование штатной расстановки

Попавшие в штатную расстановку сведения используются не только для составления отчетов и оперативных ответов на вопросы руководства. Она также позволяет:

  • видеть наличие вакантных должностей и должностей с неполной занятостью;
  • оценивать степень текучести кадров как в целом по работодателю, так и по подразделениям и конкретным должностям;
  • выделять лиц с ограниченными возможностями в работе;
  • анализировать использование фонда оплаты труда и его распределение между составными частями зарплаты;
  • определять сотрудников, способных занять оказавшуюся вакантной должность, требующую срочного заполнения;
  • выделять сотрудников, вложения в обучение (переобучение) которых могут оказаться результативными для работодателя;
  • оценивать перспективы реорганизации кадрового состава как с точки зрения его расширения, так и с позиции сокращения;
  • проводить сокращение штата с наименьшими для работников потерями, ликвидируя имеющиеся вакансии.

Кроме того, штатная расстановка может служить документом, предъявляемым в суд для обоснования, например, отсутствия у работодателя вакансий, которые он мог бы предложить попавшему под сокращение сотруднику.

Особую роль в этом сыграет наличие бумажных экземпляров этого документа, подписанных составляющим его лицом, которое на момент судебного разбирательства может уже не работать у работодателя, через суд выясняющего отношения с сокращенным им работником.

Таким образом, штатная расстановка является очень эффективным инструментом, позволяющим работодателю не только анализировать имеющее место положение с кадрами, но и управлять кадровыми процессами. Наиболее востребована она у работодателей с большой численностью персонала и там, где высока текучесть кадров.

Подводим итоги

  • Штатная расстановка — документ, являющийся аналогом штатного расписания, но отличающийся от него наличием не обобщающих плановых, а фактических данных. Фактические данные показываются применительно к каждому из работников и существенно расширяются за счет включения в них дополнительных сведений, относящихся к работнику.
  • Штатная расстановка создается на какую-то конкретную дату и затем корректируется по мере появления кадровых изменений, что позволяет охарактеризовать одним документом период между двумя изменениями. Заполнением штатной расстановки, как правило, занимается кадровая служба. Набор отражаемых в ней сведений зависит от задач, которые предполагается решать при помощи этого документа.
  • Определенного бланка у штатной расстановки нет. Основу ее составляет форма Т-3, используемая для создания штатного расписания, к которой добавляются графы и строки для дополнительных сведений. Заполненный документ утверждению не подлежит, но должен храниться в течение длительного (50 или 75 лет в зависимости от года создания) срока.
  • Попадающая в штатную расстановку информация превращает ее в весьма эффективный инструмент, позволяющий не только оперативно получать при помощи нее данные для многих отчетов, но и анализировать распределение и загруженность персонала, принимать оптимальные кадровые решения, выбирать наименее болезненные для работников пути сокращения численности.

Что устанавливает штатное расписание: в чем отличие от расстановки?

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.

https://www.youtube.com/watch?v=Ubve0eAtWrg\u0026pp=ygU00JLQtdC00LXQvdC40LUg0YjRgtCw0YLQvdC-0Lkg0YDQsNGB0YHRgtCw0L3QvtCy0LrQuA%3D%3D

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

  • 8 (800) 700 95 53
  • ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
  • Это быстро и БЕСПЛАТНО!

  Штатное расписание: исключаем должность (образец)

Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.

Что это такое?

Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.

В частности, в расстановке отражаются следующие данные:

  • количество штатных единиц с одновременным по фамильным списком работников;
  • размер окладов и надбавок;
  • дополнительные сведения, к примеру, совместительство либо же принадлежность сотрудника к льготной категории;
  • сведения о приеме, переводе либо увольнении.

То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

  • наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
  • код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
  • «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
  • дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
  • в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
  • в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

  • графа 1 «Наименование структурного подразделения»;
  • графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
  • графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
  • в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
  • в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
  • графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
  • графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
  • графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Нормативная база

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.

Штатное расписание и штатная расстановка – отличие

Штатное расписание — это документ, фиксирующий структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность организации. Для него Госкомстатом РФ была разработана и утверждена унифицированная форма № Т-3, которая в настоящее время не является обязательной к применению: организации должны утвердить свои формы данного документа.

https://www.youtube.com/watch?v=Ubve0eAtWrg\u0026pp=YAHIAQE%3D

Как показала практика, форма № Т-3 является весьма удобной, и даже если какая-то организация утверждает свою форму, она очень похожа на унифицированную.

Чем отличается от штатного расписания?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них.

Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.

Основные моменты

Расписание Расстановка
Обязательно к ведению в компании Не обязательна
Содержит количественное наименование должностей Расшифровывается пофамильно с привязкой к каждой должности
Имеет утвержденную форму Т-3 Составляется в произвольном порядке
Отражает только утвержденные законом данные Имеет дополнительные графы для отражения личных сведений сотрудников, а также данных о кадровом перемещении
Читайте также:  Сроки хранения электронных документов

Цели составления

Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:

  • Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
  • Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и имеет 10 стандартных граф, отражающих основные сведения — от наименования должности до размера оклада.

Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.

Не редко многие сотрудники не совсем точно понимают: что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания. Это приводит к путанице.

Первое — это нормативный акт, в котором отражена структура штата фирмы или компании, а также состав и количество нанятых сотрудников. Кроме того, в нем отражены все должности и оклады работников.

Этот нормативный акт обязателен для любой организации.

Расписание — не является обязательным документом и определяется потребностями конкретных предприятий. Оно представляет собой распорядок рабочего дня, включая перерывы, а также полный план работы на год.

План составляется на один календарный год в соответствии с текущим календарем, тогда как расстановка практически не изменяется со временем. Изменения вносятся только в случае смены кадровой политики.

Отличие штатного расписания от штатной расстановки заключается в содержимом этих документов.

Расстановка регламентирует всю работу штата предприятия, тогда как расписание является необязательным документом, отвечающим за рабочий распорядок.

Оно имеет произвольную форму заполнения, и может быть составлено сотрудником кадрового отдела. Расстановка заполняется по форме и только уполномоченным лицом.

Законодательство России о труде не содержит обязательных требований для обязательного наличия плана штата, однако оно важно в том случае, если работа сотрудников предопределяется их должностями, а не видом выполняемой работы.

Форма Т-3 является обязательной формой для составления подобных актов.Как уже упоминалось, расписание может быть составлено произвольно, однако чаще всего рекомендуется придерживаться определенной формы.

По форме документ заполняется следующим образом:

  • Название организации;
  • Банковские реквизиты;
  • Структурное разделение на разделы;
  • Должности штата, включая те, на которых нет сотрудников;
  • Численность штата;
  • Возможные оклады (включая все надбавки) — указываются цифрами, также прописываются вероятные границы.

Все данные должны быть отражены в обязательном порядке в данном плане. Оно также содержит количество штата, другими словами — всех сотрудников предприятия, их заработные платы и общий заработный фонд организации на один месяц.

Документ в обязательном порядке должен иметь все необходимые пометки, включая не только оклады, но и надбавки для должностей. Все формы обязательны для заполнения, должны содержать расшифровки подписей. Только в этом случае документ может быть утвержден руководством. Обязательно утверждаемому у руководства либо уполномоченных лиц предприятия.

Приказ может быть утвержден только после полной проверки. Все графы и столбцы обязательно заполняются, после чего отправляются на проверку и утверждаются у руководства.

Это не просто формальный документ, и пусть он не является законодательно обязательным, данный акт должен быть на каждом предприятий.

Образец приказа поможет избежать ошибки в составления, поэтому рекомендуется ознакомиться с заполненным приказом.

Особенности составления выписки в отношении отдельного работника

Выписка из штатного расписания с информаций по отдельно взятому работнику может понадобиться при рассмотрении трудового спора в комиссии по трудовым спорам, созданной на предприятии, трудовой инспекции или судебному органу. Из штатного расписания можно установить должностной оклад или тарифную ставку, действующие в отношении конкретной должности, а также почерпнуть сведения об установленных надбавках, доплатах и прочих выплатах.

Такая выписка будет иметь следующую структуру:

  • название предприятия;
  • данные основного документа: регистрационный номер, дата составления и утверждения штатного расписания;
  • информация о подписантах основного документа;
  • полные сведения по запрошенной должности, которые включают как оклад, так и все остальные полагающиеся сотруднику выплаты;
  • подпись уполномоченного лица и печать предприятия (при наличии).

Таким образом, выписка из штатного расписания становится незаменимым документом, когда необходимо представить информацию о наличии в штате предприятия специалистов определенных профессий и должностей.

Кроме того, существует возможность сделать подборку информации по конкретному сотруднику, когда существует спор о величине положенных ему выплат или доплат в связи с занимаемой должностью. При подготовке выписки следует исходить от запрошенных данных и делать соответствующую выборку.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Обязательный ли документ?

Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.

  Работа по совместительству: как оформить правильно

Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.

Правила заполнения трудовых книжек представлены на нашем сайте. Легитимен ли трудовой договор в электронной форме? Узнайте тут.

  • Перечень структурных подразделений.
  • Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.
  • Размер тарифной ставки (оклада) каждого.
  • Дополнительные сведения или примечания.

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Что это такое?

Среди менеджеров по работе с персоналом документ более известен как кадровое замещение. Это свод существующих в компании должностей с указанием лиц, их замещающих.

  • Такой локальный нормативный акт передает общую кадровую картину предприятия и используется для удобства работодателя и HR.
  • Пример кадрового замещения
  • В чем удобство:
  • наглядно отражены существующие вакансии;
  • видно распределение сотрудников по подразделениям, что упрощает возможную оптимизацию численности;
  • позволяет обработать большой объем данных в организациях с высокой численностью работников.

Самое главное, что отсутствие обязательной формы позволяет отражать в документе необходимые данные, предусматривая дополнительные графы.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

  • отследить «текучесть» кадров;
  • определить наличие вакантных мест;
  • установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
  • проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Кому и когда понадобится инфомация из ШР

Случаи, когда требуется информация из ШР:

  • работнику для обращения в суд, государственные органы (ФСС, инспекцию труда);
  • организации для участия в торгах, вступления в саморегулируемую организацию;
  • организации для предоставления в суд, надзорным органам (ФНС, трудовой инспекции), в Пенсионный фонд и т.д.;
  • в сторонние организации для СОУТ (проведения оценки условий труда).

Последний случай вызывает вопросы на практике. Перечень сведений для СОУТ в законе не установлен, но стандартный список у организаций, проводящих оценку, включает сведения из ШТ. Формат предоставления информации оговаривается в договоре, размер оплаты труда для оценки условий труда значения не имеет.

Руководитель вправе разработать бланк без окладов, согласовать его с компанией, проводящей СОУТ, и предоставить для проведения оценки условий труда. Вакантные единицы допускается не указывать, такое мнение высказывает Роструд РФ, но его поддерживают не все отделения ведомства и суды.

Этот вопрос решается работодателем самостоятельно с учетом позиции конкретного территориального органа и судебной практики в регионе.

Нормативная база

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.