Приняв решение о ликвидации компании, у бизнесменов возникает вопрос о сроках хранения (уничтожения) документации, а также печати (если она есть в компании). Что делать с документами и печатью при ликвидации компании?

Напомним, что по общему правилу, ликвидация считается завершенной, а компания — прекратившей существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ.

Важно!

Сразу отметим, что не у всех ликвидируемых компаний встает вопрос об уничтожении печатей. Некоторые компании (как правило, малый бизнес, где нет разветвленной структуры управления) отменили круглую печать благодаря действию Федерального закона от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ (вступил в силу 7 апреля 2015 г.).

Те АО и ООО, которые отказались от печати должны были:

• внести в установленном порядке изменения в устав компании (при наличии упоминания о круглой печати), заполнив заявление по форме P13001;
• не вносить никаких изменений (при отсутствии упоминания о круглой печати компании);
• для созданных компаний после 7 апреля 2015 г. сведения о печати не указывать в уставе компании.

Но ряд компаний продолжают использовать печати и для них актуальным является вопрос о порядке уничтожения печати.

Что делать с документацией?

Можно ли сразу уничтожить документацию компании после внесения записи в ЕГРЮЛ о ее ликвидации? Казалось бы, нет компании — нет и документов.

Однако это не так. Как указано в п.1 ст.89 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п.1 ст.50 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.

Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, а также перечнями документов. То есть никаких исключений для ликвидируемых компаний в части хранения документов, не сделано.

А не так давно (Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г.

№ 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», далее по тексту — Перечень) был утвержден новый перечень со сроками хранения документов. Указанные сроки хранения обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы.

Куда должна сдавать документацию ликвидированная компания?

В случае ликвидации негосударственных компаний (в т.ч. в результате банкротства), архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией на хранение в государственный или муниципальный архив. Таковы требования ст.23 Закона об архивном деле.

Важно!

Таким образом, если не истек срок хранения документов, то они не должны уничтожаться. Их нужно передать в государственный архив.

• С этой целью ликвидационная комиссия заключает с архивом соответствующий договор.
• Далее члены ликвидационной комиссии должны выбрать документы, которые подлежат:
• — хранению и передаче в государственный архив;
• — уничтожению (у которых истек срок хранения).

При подсчете сроков хранения должно учитываться следующее. Установленные сроки хранения документов отсчитываются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года.

Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) — не менее 5 лет.

Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно. То есть такие документы готовятся к сдаче в архив с отметкой «постоянно».

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг хранятся 50/75 лет (п.301 Перечня).

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ). Однако НК РФ установлены исключения из общего правила.

Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ.

Так, компания обязана хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).

Юристы и бухгалтера компании «РосКо» смогут грамотно и профессионально сопроводить процесс ликвидации бизнеса. Заполните форму и мы оперативно проконсультируем Вас по данным вопросам:

Фирма ликвидирована. Документы в госархив сдать забыли. Как накажут? И кого?

Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?

В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в котором предусмотрена обязанность любых организаций обеспечивать архивное хранение документов, устанавливается и обязанность передавать документы в случае ликвидации организации в государственный или муниципальный архив (ст. 23 Закона).

Документы передаются по акту (а не на основании справки), экземпляр которого остается у ликвидатора (председателя ликвидационной комиссии / учредителя, конкурсного управляющего).

На основании актов:

• приема-передачи документов на архивное хранение;
• о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; об утрате документов (постоянного хранения);
• об обнаружении неучтенных документов;
• о технических ошибках в учетных документах завершается обязанность организации по обеспечению архивного хранения документов (акты согласовываются ЭПК архива и утверждаются ликвидатором;
• первые 2 акта в этом списке обязательны, остальные оформляются в зависимости от ситуации).

Соответствующий архив попросит ликвидатора кроме описей дел постоянного хранения и по личному составу представить устав организации (со всеми изменениями), утвержденные штатные расписания и историческую справку к фонду (возможно, и дело фонда, если оно велось в организации).

Все вопросы взаимодействия с архивными учреждениями решаются, как правило, в оперативном порядке, в зависимости от степени сохранности документального и архивного фондов организации (например, копии на правах подлинников, удостоверение бумажных копий электронных оригиналов и т.п.).

Обратите внимание

Обратите внимание (вместе с юристами вашей организации) на раздел 7 действующих в настоящее время Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; в 2022 году ожидаась новая редакция Правил) и раздел 6.2 Методических рекомендаций по их применению (Росархив / ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива).

Акт о передаче документов в государственный (муниципальный) архив оформляется по форме Приложения № 30 к п. 6.8 Правил, утверждается ликвидатором (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архива, принимающего документы.

Все акты приема-передачи документов на архивное хранение в случае ликвидации организации хранятся вместе с решениями общих собраний, протоколами и другими документами постоянного срока хранения (по ст.

27 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 20.

12.2019 № 236).

Таким образом, в случае необходимости арбитражный суд или налоговый орган может затребовать у членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) сведения о судьбе архивного фонда ликвидированного юрлица, в т.ч. и соответствующий акт.

Как сдать документы в архив при ликвидации и банкротстве

Насущный вопрос при ликвидации организации – куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона:
1. Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», где говорится, что конкурсный управляющий передает на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.
2. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. В данном случае при сдаче документов в архив речь идет об отсылке к Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве четко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ. При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствие претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приема-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п., оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос, как поступить  с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать. Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет. Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются – «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Часто задаваемые вопросы

• Кто должен передавать документы в архив при ликвидации и банкротстве?
• При ликвидации обязанность лежит на ликвидаторе или председателе ликвидационной комиссии, при банкротстве на конкурсном управляющем, при этом архив принимает документы только в упорядоченном состоянии.
• Какое основание для передачи документов на государственное хранение?

Основанием к передаче могут быть ликвидация или банкротство организации. За исключением случаев передачи документов в ведомственные архивы.

Государственные или муниципальные архивы не принимают документы на основании реорганизации или прекращении деятельности без официальной ликвидации.

1. Можно ли передавать документы после ликвидации?
2. Да такая возможность есть.
3. Что делать с документами, которые не передаются в государственный или муниципальный архив?
4. Эти документы должны храниться согласно их срокам хранения, например, накладная 2017 года не может уничтожаться до 2023 года, так как срок хранения таких документов не менее 5 лет.
5. Источник

Скачать ознакомительный номер Купить журнал со статьей

Насущный вопрос при ликвидации организации – куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона:
1. Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», где говорится, что конкурсный управляющий передает на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.
2. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. В данном случае при сдаче документов в архив речь идет об отсылке к Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве четко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ. При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствие претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приема-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п., оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос, как поступить  с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать. Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет. Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются – «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Часто задаваемые вопросы

• Кто должен передавать документы в архив при ликвидации и банкротстве?
• При ликвидации обязанность лежит на ликвидаторе или председателе ликвидационной комиссии, при банкротстве на конкурсном управляющем, при этом архив принимает документы только в упорядоченном состоянии.
• Какое основание для передачи документов на государственное хранение?

Основанием к передаче могут быть ликвидация или банкротство организации. За исключением случаев передачи документов в ведомственные архивы.

Государственные или муниципальные архивы не принимают документы на основании реорганизации или прекращении деятельности без официальной ликвидации.

1. Можно ли передавать документы после ликвидации?
2. Да такая возможность есть.
3. Что делать с документами, которые не передаются в государственный или муниципальный архив?
4. Эти документы должны храниться согласно их срокам хранения, например, накладная 2017 года не может уничтожаться до 2023 года, так как срок хранения таких документов не менее 5 лет.
5. Источник

Скачать ознакомительный номер Купить журнал со статьей

ВС: при ликвидации юрлица его документы не подлежат безусловному уничтожению

18 ноября Верховный Суд вынес Определение № 305-ЭС19-15519 по делу об оспаривании конкурсным кредитором компании-банкрота бездействия конкурсного управляющего, который не сохранил полученную от бывших руководителей должника документацию.

В августе 2013 г. суд признал банкротом ООО «Лизинговая компания «Ренессанс», назначив конкурсным управляющим Олега Логинова. В дальнейшем конкурсный кредитор должника Александр Ожогин обжаловал в суд бездействие конкурсного управляющего из-за необеспечения сохранности документации, полученной от бывших руководителей компании-банкрота.

В жалобе было указано, что Олег Логинов уничтожил переданные ему по актам приема-передачи руководством компании первичные документы должника по его хозяйственной деятельности за три года до введения процедуры банкротства. По мнению заявителя, это произошло в июле 2018 г.

– после вынесения судом определения о принятии заявлений о привлечении контролирующих должника лиц к субсидиарной ответственности.

Александр Ожогин отметил, что необеспечение сохранности и последующее уничтожение таких документов нарушают его права на сбор доказательств, препятствуют установлению всего круга контролирующих лиц и контрагентов должника, а также вины бывшего руководства компании в доведении ее до банкротства. Впоследствии правопреемником заявителя в рамках рассматриваемого дела о банкротстве стало общество «Управление по работе с проблемными активами».

В свою очередь, Олег Логинов ссылался на необходимость сокращения издержек на хранение документов в связи с объективной необходимостью завершения конкурсного производства.

Суды трех инстанций отказали в удовлетворении жалобы под предлогом того, что отчеты конкурсного управляющего, равно как и его действия (бездействие) не были обжалованы заинтересованными лицами. Они также сочли, что на протяжении более 7 лет с момента возбуждения дела о банкротстве должника Олег Логинов провел все необходимые мероприятия в качестве временного и конкурсного управляющего.

Суды также указали на отсутствие целесообразности дальнейшего хранения подлежащих уничтожению документов, уничтожение которых не нарушило права конкурсного кредитора и его правопреемника. Они отметили, что указанные лица, будучи участниками банкротного процесса, могли ознакомиться с приобщенными к материалам дела документами, однако не воспользовались такой процессуальной возможностью.

В кассационной жалобе в Верховный Суд РФ «Управление по работе с проблемными активами» потребовало отмены оспариваемых им судебных актов и возврата дела на новое рассмотрение в АС г. Москвы.

По мнению заявителя, конкурсный управляющий был обязан предпринимать меры по сохранности всей документации должника в срок не менее 10 лет, исходя из установленного п. 5 ст. 61.

14 Закона о банкротстве срока обращения в суд с заявлением о привлечении контролирующих должника лиц к субсидиарной ответственности.

После изучения материалов дела № А40-108749/2011 высшая судебная инстанция отметила особую актуальность вопросов сбора и надлежащего хранения переданной конкурсному управляющему документации.

Ведь ее анализ позволяет осуществлять основные мероприятия конкурсного производства, в частности, определение круга контролирующих лиц, наличия оснований для привлечения их к ответственности, пополнение конкурсной массы через взыскание дебиторской задолженности, виндикацию имущества, оспаривание сделок.

ВС напомнил про существование презумпции наличия причинно-следственной связи между несостоятельностью должника и действиями (бездействием) контролирующего лица при непередаче им документов бухгалтерского учета и (или) отчетности. Указанное обстоятельство, пояснил Суд, существенно затрудняет проведение применяемых в деле о банкротстве процедур, в том числе формирование и реализацию конкурсной массы.

Со ссылкой на отдельные положения Закона о банкротстве Верховный Суд пояснил, что в обязанности конкурсного управляющего перед должником входят организация упорядочения архивных документов последнего, самостоятельное хранение документации или передача на хранение в архив.

При ликвидации юрлица, в том числе в результате банкротства, его документы не подлежат безусловному уничтожению, даже по причине истечения сроков их хранения. Такая правовая позиция вытекает из косвенных разъяснений Закона о банкротстве и судебной практики (Определение ВС РФ от 2 февраля 2016 г.

№ 302-ЭС15-14349).

«Таким образом, нормы действующего законодательства не содержат положений о том, что документация должника, потенциально относящаяся к числу доказательств по делу, может быть уничтожена конкурсным управляющим по своему усмотрению до завершения конкурсного производства, даже в отсутствие возражений конкурсных кредиторов, и тем более при наличии в суде нерассмотренного заявления о привлечении контролирующих должника лиц к субсидиарной ответственности по обязательствам должника, что указывает на преждевременность выводов судов о необоснованности жалобы», – указано в определении.

Верховный Суд добавил, что возложение на арбитражного управляющего соответствующей обязанности по хранению документации должника в числе прочего означает, что последний как профессиональный антикризисный менеджер должен действовать добросовестно и разумно, исходя из баланса объективно противопоставленных интересов вовлеченных в процесс несостоятельности лиц (должника, кредиторов и общества). Следовательно, его деятельность должна быть направлена прежде всего на минимизацию расходов, осуществляемых за счет имущества должника, из которого формируется конкурсная масса.

В связи с этим Суд отправил дело на новое рассмотрение в АС г. Москвы, которому следует проверить доводы конкурсного управляющего о его добросовестности при уничтожении документации должника.

Комментируя определение, арбитражный управляющий СРО АУ «СЕМТЭК» Сергей Домнин отметил, что Суд сформулировал универсальный, но весьма жесткий подход к вопросу хранения документации, образовавшейся в процессе хозяйственной деятельности должника.

«Исходя из таких разъяснений, конкурсный управляющий обязан обеспечить сохранность всей документации, которая потенциально может относиться к числу доказательств по делу о банкротстве или рассматриваемому в деле обособленному спору.

Такое требование распространяется не только на весь период рассмотрения дела о банкротстве, но и на последующий (с учетом предельных сроков), в течение которого может быть подано заявление о привлечении контролирующих лиц к субсидиарной ответственности.

При этом вовсе не важно, что истекли установленные соответствующими специальными законами и подзаконными актами сроки хранения данных документов», – отметил он.

По его словам, жесткость такого подхода следует из того, что в рассматриваемом деле Верховный Суд практически не стал вдаваться в подробности и опровергать сделанную нижестоящими судами оценку доводов конкурсного управляющего о наличии уважительных причин для уничтожения документов.

«Не смягчает этот подход и формулировка, с которой дело было направлено на пересмотр в суд первой инстанции, о том, что при новом рассмотрении дела необходимо дать оценку доводу арбитражного управляющего об уничтожении документов для цели сокращения издержек на их хранение в связи с объективной необходимостью завершения конкурсного производства. Данный вопрос сам по себе относится к категории фактических обстоятельств конкретного дела. В связи с этим вряд ли стоит рассчитывать, что при новом рассмотрении судами будет сформулирован некий универсальный подход», – отметил арбитражный управляющий.

Сергей Домнин добавил, что такой подход сам по себе в достаточной степени нивелирует принцип профессионализма деятельности арбитражного управляющего, декларируемый высшей судебной инстанцией в ряде случаев: «С одной стороны, ВС фиксирует полное недоверие к профессиональному суждению арбитражного управляющего относительно необходимости уничтожения документов ввиду отсутствия их юридической значимости для рассмотрения дела. С другой – указывает суду первой инстанции на необходимость оценки профессионального поведения управляющего по вопросу правомерности сокращения объема текущих расходов, что выразилось в уничтожении документов».

Эксперт добавил, что одна из правовых позиций определения может в дальнейшем использоваться в отрыве от контекста рассматриваемого спора: что деятельность арбитражного управляющего, утвержденного судом для проведения соответствующей процедуры, применяемой в деле о банкротстве, должна быть направлена прежде всего на минимизацию расходов, осуществляемых за счет имущества должника, из которого формируется конкурсная масса. Как пояснил Сергей Домнин, сама по себе актуальность проблемы минимизации расходов на проведение процедуры банкротства и выполнение комплекса ликвидационных мероприятий является достаточно острой как для процедур банкротства юридических лиц, так и по делам о банкротстве граждан. «Очень часто положения Закона о банкротстве предписывают выполнение определенных мероприятий вне зависимости от наличия либо отсутствия экономической целесообразности. Классическим примером является обязательность продажи прав требования (дебиторской задолженности) на торгах вне зависимости от их размера, что приводит к тому, что расходы на продажу изначально превышают размеры возможной выручки. С другой стороны, суды регулярно рассматривают споры, связанные с правомерностью привлечения арбитражным управляющим тех или иных специалистов, размером оплаты их услуг и т.п. В связи с этим указанная правовая позиция Верховного Суда способна заложить вполне определенный тренд для разрешения соответствующих споров», – предположил арбитражный управляющий.

Партнер юридической группы «Парадигма» Марат Хасанов полагает, что выводы Верховного Суда направлены на защиту прав и законных интересов кредиторов. Он особо выделил вывод Суд о том, что деятельность арбитражного управляющего должна быть направлена прежде всего на минимизацию расходов.

«В связи с этим представляет особый интерес позиция нижестоящих судов, которая будет сделана по результатам проверки добросовестности конкурсного управляющего, поскольку их выводы сформируют подход к определению добросовестности арбитражных управляющих в схожих ситуациях», – заключил Марат Хасанов.

Что делать с документами организации при ее ликвидации — Делис Архив на vc.ru

Ликвидация организации влечет ее прекращение. Но прекращается она как запись в ЕГРЮЛ. Ее имущество, активы — распродаются и за счет этого покрываются требования кредиторов.

Офис, если арендован — возвращается арендодателю, договоры расторгаются. А вот документы — кадровые, бухгалтерские, внутренние — остаются. И просто так сжечь их или сунуть в шредер не получится.

Их необходимо передать в архив.

{«id»:496640,»gtm»:null}

Такая обязанность определена п. 10 ст. 23 ФЗ «Об архивном деле»:

«При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства».

Понятие «упорядочения архивных документов» содержится в ст. 3 того же закона:

упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

То есть, их нельзя просто свалить в кучу и передать в таком виде. Их нужно распределить, рассортировать, подшить в отдельные дела, составить по ним описи. Также дополнительно необходимо подготовить исторические справки, предисловия к описям. И только потом передавать документы в архив.

Документов, на самом деле, остается много, особенно если компания реально осуществляла деятельность и просуществовала не один год.

Документы могут быть следующие:

• кадровые документы;
• договоры с контрагентами со всеми дополнениями;
• внутренняя и внешняя корреспонденция;
• статистическая, налоговая, бухгалтерская отчетность;
• бухгалтерская первичка;
• учредительные и корпоративные документы;
• прочие документы.

В случае ликвидации организации обязанности по передаче документов на хранение в архив возлагается на ликвидатора (ликвидационную комиссию).

В государственный архив сдать документы можно только при наличии договора и то не все, а только кадровые документы (документы по личному составу). Если госархив обладает свободными площадями и ликвидатор готов оплачивать передачу, то на хранение могут принять и бухгалтерские документы, но зачастую госархив такие документы не принимает.

Важно: Заключать договор лучше после подачи сообщения о составлении промежуточного ликвидационного баланса. Тогда становится ясно, каким путем будет ликвидирована компания (ликвидация или упрощенное банкротство), и соответственно, чьей головной болью будет передача документов в архив — ликвидатора или арбитражного управляющего.

Все, что остается, ликвидатор может по акту передать участнику ликвидируемой компании. Если компания не ликвидирована, а, к примеру, реорганизована через присоединение, документы по акту передаются компании-правопреемнику.

Итак, перед передачей документов в архив необходимо:

• заключить договор (это можно сделать только при ликвидации, заранее нельзя);
• оплатить пошлину (размер определяется договором);
• дождаться результатов приемки — госархив проверит сопроводительные документы, если что-то оформлено неверно, придется исправлять ошибки.

Оставшуюся документацию придется хранить где-то еще.

Документы временного и постоянного срока хранения, кадровые дела ­можно передать на внеофисное хранение в коммерческую организацию. И тут — внимание! Важно предусмотреть в договоре условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.

У «Делис Архив» собственное помещение для хранения, мы маркируем документацию при помощи штрих-кодов поэтому легко найдем любой документ, если он вам вдруг понадобится. По вашему желанию мы организуем электронный архив, которым вы сможете пользоваться самостоятельно.

Печати нужно уничтожить, по этому поводу ликвидатор составляет соответствующий акт. Торопиться с уничтожением не стоит, лучше всего это сделать, когда из регистрирующей налоговой получен соответствующий Лист записи об исключении компании из ЕГРЮЛ в связи с ее ликвидацией.

{«contentId»:496640,»count»:0,»isReposted»:false,»gtm»:null}

{«id»:496640,»gtm»:null}

Что делать с документами при закрытии предприятия

14 Октября 2021

Возникают ситуации, когда приходится закрывать бизнес. До этого момента на предприятии скапливается немало организационно-распорядительных, финансово-отчетных и кадровых документов, сохранность которых необходимо обеспечить в течение определенного законом времени. Предприятие ликвидируется, но остаются документы с актуальными сроками хранения, которые уничтожать нельзя. Где их тогда хранить? Как с ними поступить?

Какие документы следует сдать в архив

При ликвидации юридического лица обязательной передаче на государственное хранение подлежат следующие документы:

• трудовые соглашения;
• приказы по личному составу о приеме и увольнении;
• дела и карточки работников;
• другие документы личного характера;
• акты;
• справки, выданные архивами;
• контракты.

Как правило, это документация постоянного и длительного хранения и сроком хранения 5-10 лет. Ее требуется привести в порядок, проверив на актуальность, систематизировав и оформив надлежащим образом.

• Ответственность за подготовку и передачу документов в госархив возлагается на архивариуса или специально созданную для этих целей комиссию, что подтверждается соответствующими приказами по предприятию.
• Как документация предприятия передается в архив
• Перед тем как сдать бумаги в государственный архив при ликвидации юридического лица их необходимо подвергнуть ряду операций:

• провести экспертизу ценности;
• систематизировать;
• сформировать архивные дела;
• оформить их надлежащим образом;
• составить и оформить описи дел;
• сделать переплет;
• составить акт на изъятие бумажных носителей к уничтожению;
• согласовать описи дел и акт с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива;
• составить сопроводительные документы;
• передать дела и подписать акты.

Передачу дел контролирует государственный архивариус. Он проверяет правильность оформления и принимает документы по описям. Сам факт передачи подтверждается актом, составленным в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

В государственное архивохранилище также может быть сдана документация обязательной отчетности. Другие бухгалтерские и хозяйственные документы остаются у бывшего владельца или передаются на хранение одному из учредителей.

Не представляющие ценности и с истекшими сроками хранения бумажные носители уничтожаются путем шредирования, что подтверждается соответствующим актом.

При передаче документации в учреждение госархива у ликвидируемых предприятий (из-за нехватки опыта) могут возникнуть трудности, и тогда процесс передачи затянется на неопределенное время. Если выполнение работ по подготовке и передаче документов в архив поручить профильной организации, то удастся избежать трудностей и справиться с поставленной задачей в кратчайшие сроки.