Новое

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения Ильдар Мустафин, Экономист-финансист

Перед любой организацией рано или поздно встаёт вопрос уничтожения документов с истёкшим сроком хранения. Закон не позволяет просто выбросить ненужные бумаги, необходимо правильно провести и оформить процесс их утилизации. Ошибки, неточности или безответственность в этом деле могут привести не только к штрафам, но и к более серьёзным санкциям.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее

Работникам бухгалтерии и другим ответственным за работу с документами сотрудникам предприятия нельзя утилизировать бумаги по собственному желанию. Архивные дела могут быть уничтожены только в трёх случаях:

  • при истечении срока их хранения;
  • при потере актуальности и практического значения;
  • при порче документов.

Под порчей подразумевается невозможность использования документа при неправильном хранении, выцветшие записи, расплывшиеся пятна. Если документ нельзя прочесть и распознать, он подлежит утилизации. Но даже в этом случае уничтожать их придётся строго регламентированным методом.

Потеря актуальности предполагает ликвидацию копий, дубликатов и оригиналов бумаг, которые заменены новыми версиями. Их хранение больше не требуется, так как при их уничтожении вся необходимая информация сохранится в других источниках и может использоваться для нужд организации.

Для уничтожения архивной и потерявшей актуальность документации не требуется привлечение сторонних лиц или организаций. Можно провести уничтожение документов с истёкшими сроками хранения самостоятельно. Для этого необходимо:

  • создать комиссию, которая будет принимать решение об уничтожении документов;
  • подготовить акт о необходимости утилизации документов;
  • провести утилизацию и привести в порядок оставшиеся на хранении архивные документы;
  • составить дополнительный акт с фиксацией совершённых действий.

Проведение и документальное оформление утилизации требует коллегиального участия сотрудников предприятия. Закон допускает единоличное принятие решения об уничтожении, но в таких случаях вероятность совершения ошибки при работе с архивными документами будет возрастать.

Строгих требований к процессу и актам уничтожения документов с истёкшим сроком также не предусмотрено. Ответственные сотрудники и руководство сами выбирают удобную форму и способы утилизации документа.

Основное условие — чётко, однозначно и понятно указать, что и по каким причинам утилизируется, обеспечить конфиденциальность уничтожаемой информации и позаботиться о том, чтобы при уничтожении дел с истёкшим сроком хранения не нарушались нормы безопасности (например, противопожарные нормы, если бумаги будет сжигаться).

Первый этап уничтожения дел с истёкшим сроком хранения — формирование комиссии. Рекомендуется включать в неё более трёх специалистов, в том числе представителей:

  • бухгалтерии;
  • юридического отдела;
  • кадровой службы.

Порядок формирования комиссии определяет директор компании, но указанные рекомендации связаны с тем, что:

  • перечисленные службы постоянно работают с документами;
  • у каждого подразделения своя специфика документооборота со своими требованиями и условиями;
  • эти специалисты работают с широким спектром нормативных актов по различным направлениям законодательства, и поэтому больше всех осведомлены об условиях хранения дел и о том, как уничтожать документы.

Формирование комиссии закрепляется приказом руководителя предприятия. Он составляется в свободной форме, и содержит перечень лиц, ответственных за уничтожение документов с истёкшим сроком хранения. Также в нём могут быть указаны обязанности и ответственность членов комиссии.

По итогам каждого заседания комиссии оформляется протокол, где фиксируются все принятые решения. Для составления протоколов и документального оформления работы комиссии в её состав может включаться секретарь. В протоколе проставляются подписи всех присутствующих на заседании членов комиссии.

Утилизация архивных документов с истёкшим сроком хранения требует составления двух актов. Первый акт идёт на выявление документов для утилизации, второй — на их фактическое уничтожение

Оба составляются в свободной форме, но должны включать следующие данные:

  • перечень документов, которые планируется утилизировать;
  • причины, побудившие комиссию принять подобное решение;
  • даты и номера документов;
  • способ утилизации бумаг;
  • подписи членов комиссии, принявших решение об уничтожении.

Перечислять наименование каждого архивного документа не требуется. Достаточно сгруппировать документы по их содержанию и указать крайние даты (первого и последнего документа в группе).

Также в актах может содержаться пункт «примечание», чтобы вносить важные пояснения. Информация о документах с истёкшим сроком хранения, которые не требуют утилизации, в акт не вносится.

Для безошибочного уничтожения документов с истёкшим сроком хранения необходимо точно знать, когда закон позволяет их утилизировать. Время хранения и уничтожения регламентируются сразу в нескольких документах:

Первый перечень действителен для документов, датируемых до августа 2010 года (дата подписания приказа Министерством культуры РФ). Приказ Минкультуры РФ актуален для документов, датируемых после 2010 года и до 18.02.2020 года — даты начала действия Приказа Росархива №236.

Данное разделение вызвано тем, что обновлённые приказы не имеют обратной силы и не распространяются на документы, созданные до момента их публикации.

Отдельные дела и акты, созданные во время существования СССР (до 1991 года), утилизируются на основе правил работы с документами и срока хранения, действовавших в то время.

Если у членов комиссии появились сомнения в необходимости или правомерности уничтожения определённых документов, следует обратиться за разъяснениями в Госархив. Такое решение немного затянет срок утилизации документа, но позволит избежать нарушений законодательства.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения выделен в отдельную категорию, поскольку у него есть некоторые особенности, которые регламентируются Налоговым кодексом РФ и Федеральным законом «О бухгалтерском учёте».

Они устанавливают минимальный срок хранения налоговых и бухгалтерских документов в 5 лет. При наличии несоответствий в сроках хранения документов, указанных в приказах Минкультуры, Росархива с показателями НК РФ и указанного Федерального закона, приоритет будет оставаться за последними.

Факт нарушения сроков хранения документов могут выявить при выездных или камеральных налоговых проверках. Кроме того, преждевременное уничтожение финансовых документов может нанести вред самому предприятию, например, из-за отсутствии оснований для подтверждения своей правоты в судах или спорах с государственными органами.

Не следует уничтожать бухгалтерскую документацию при наличии убытков. Поскольку убытки переносятся на следующие периоды, факты и основания подобного переноса должны иметь закреплённое документами подтверждение. Это позволит избежать претензий налоговых органов и доказать правомерность действий компании.

Убедитесь лично в функциональных возможностях сервиса

Зарегистрируйтесь прямо сейчас в интернет-бухгалтерии «Моё дело» и оцените все возможности системы в течение бесплатного пробного периода.

Получить бесплатный доступ

Закон прямо не указывает, как утилизировать документы с истёкшим сроком хранения. Комиссия самостоятельно выбирает приемлемый порядок уничтожения старых дел. Вариантов может быть несколько:

  • обратиться к стороннему исполнителю;
  • использовать шредер (уничтожитель бумаг) и обрезки утилизировать;
  • сжечь старые дела, акты и бумаги.

Последний способ избавления от документов с истекшим сроком хранения неудобен, поскольку требует специально оборудованного места, соответствующего требованиям противопожарной безопасности. Далеко не все компании могут это обеспечить, а сжигать бумаги подручными средствами далеко не безопасно и ещё к тому же может привести к санкциям контролирующих служб.

После применения шредера остаются обрезки документов, которые тоже надо как-то уничтожить. Обращение в сторонние организации чревато утечкой информации, поскольку конфиденциальные документы попадут в посторонние руки. Поэтому утилизировать документы нужно в присутствии члена комиссии или иного ответственного сотрудника.

Использовать другие способы утилизации стоит при условии, что:

  1. документы будут уничтожены полностью, без остатка;
  2. не нарушаются нормы законов;
  3. не наносится вред окружающей среде.

Повторное использование списанных документов (например, оборотной стороны документа в качестве черновика) недопустимо.

Нарушение порядка уничтожения документов с истёкшим сроком хранения или преждевременная утилизация влечёт за собой штраф в размере до 3 тысяч рублей. Этот штраф, независимо от состава комиссии по утилизации, накладывается на руководителя предприятия. Повторное нарушение влечёт штраф в увеличенном размере.

Если дело касается документов по налогообложению и бухучёту, сумма штрафа на должностной лицо увеличится и составит:

  • от 5 до 10 тысяч рублей при первом нарушении
  • от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификация от 1 до 2 лет при повторных нарушениях (статья 15.11 КоАП РФ).

Предусмотрено ещё более жёсткое наказание — лишение свободы до 1 года согласно статье 325 Уголовного Кодекса РФ. Это будет грозить в случае специального уничтожения документов, приведшее к тяжёлым последствиям. Например, утилизация кадровых документов по расчёту стажа, что привело к уменьшению начисленной пенсии.

Поэтому, чтобы избежать непредумышленного нарушения, уничтожаемые архивные документы следует тщательно проверять. Особенно в случаях, когда в одну папку попадают бумаги разного характера, сроков хранения и происхождения.

При смешении бумаг, подлежащих уничтожению, с теми, которые необходимо сохранить, дело нужно расшить, выделить из него устаревшие документы, сшить заново и вернуть на хранение. Перечень документов нужно обновить.

Помимо бумажных документов организации обязаны заниматься уничтожением данных с истекшим сроком хранения в электронном формате. Процесс утилизации зависит от носителей, на которых сохранилась информация. В зависимости от потребности компании допускается:

  • стирание устаревших данных;
  • перезапись данных на другой электронный носитель;
  • физическое уничтожение носителя с документами (дисков, дискет, карт памяти).
Читайте также:  Объектовое звено РСЧС

Независимо от выбранного способа утилизации компании обязаны придерживаться описанной ранее процедуры уничтожения документов.

Решение должно приниматься комиссией, которая обоснованно указывает, какие электронные файлы подлежат уничтожению. Сам процесс утилизации фиксируется актами и закрепляется подписями членов комиссии.

Без этой процедуры уничтожение архивных документов после истечения срока хранения считается незаконным.

В небольших организациях сложно сформировать полноценную комиссию по уничтожению документов после завершения срока хранения. Поэтому разрешается обходиться и без неё, возложив функции комиссии на конкретного сотрудника. Издаётся отдельный приказ, в котором указываются функции и полномочия ответственного за утилизацию дел лица.

Основной минус данного подхода в том, что знаний одного работника может оказаться недостаточно, чтобы восполнить отсутствие комиссии. В результате вероятность уничтожения документа раньше завершения срока хранения возрастает. Ответственность за нарушения несёт руководитель компании, поэтому перед назначением сотрудника для утилизации бумаг следует учесть все возможные последствия.

Чтобы снизить вероятность совершения ошибок, следует предоставить сотруднику право подключать к работе других работников компании. Тогда он сможет консультироваться по вопросам уничтожения документов и уточнять срок хранения с теми, кто занимается ими постоянно (с бухгалтерами — по первичным документам, с кадровиками — по трудовым договорам и приказам, и т.д.).

Уничтожение документов после завершения срока хранения должно проходить на законных основаниях. Принимать решение об утилизации ненужных дел должна специально созданная приказом комиссия, которая состоит как минимум, из 3 человек. Если размеры компании этого не позволяют, можно возложить обязанности на одного сотрудника.

Все её решения обязаны сопровождаться протоколами и актами, которые подтвердят правомерность принятых решений и позволят отследить, какие дела уже уничтожены.

Процесс физической утилизации документов должен быть безопасным и не нарушать законодательных норм. Срок хранения документов зависит от их назначения и регулируется приказом Росархива от 20.12.

2019 №236, НК и ФЗ “О бухгалтерском учёте”. Например, для налоговых и первичных учётных документов это 5 лет.

В случае преждевременного уничтожения документов должностному лицу организации грозит штраф до 20 тысяч рублей или дисквалификация сроком от 1 до 2 лет.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Упорядоченная информация по срокам хранения документов, связанных с налоговым, бухгалтерским учетом, а также с исчислением страховых взносов приведена в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов можно использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002, несмотря на то, что сам документ уже не действует.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Скачать бланк

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Уничтожение документов в архиве бухгалтерии: пошаговая инструкция

Перед тем, как отправить бумаги в шредер, убедитесь, что за это компанию не оштрафуют налоговики.

https://www.youtube.com/watch?v=OuQ6YXOw1C4\u0026pp=ygV40KPQvdC40YfRgtC-0LbQtdC90LjQtSDQsdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDRgdC60LjRhSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QsiDRgSDQuNGB0YLQtdC60YjQuNC8INGB0YDQvtC60L7QvCDRhdGA0LDQvdC10L3QuNGP

Уничтожать можно только те документы, сроки хранения которых истекли, в соответствии с ФЗ о бухучете и приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Проверим, что говорит закон:

  • Первичные документы нужно хранить минимум пять лет. При этом срок хранения начинает течь с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.
  • Учетные регистры, отчетность и иная документация, связанная с организацией и ведением бухучета, также остаются в компании не менее пять лет.
  • Для целей налогового учета минимальный срок хранения — четыре года.
  • Если в предприятие участвует в судебных спорах, имеет претензии со стороны контрагентов, накладные и акты должны оставаться нетронутыми до разрешения разногласий. Срок исковой давности в гражданском процессе в общих случаях составляет три года.
Читайте также:  Абстрактность ценных бумаг

За отсутствие первичных документов, т. е. преждевременную их ликвидацию нарушители привлекаются к административной ответственности. Штраф составляет от 5 000 до 10 000 руб.

для руководителя и 10 000 рублей для юрлица (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК).

Гораздо более серьезные потери компания может понести, если для подтверждения позиции в судебном процессе у нее не окажется в наличии нужной накладной.

Итак, прежде чем приступить к уничтожению, нужно оценить информацию на бумажных носителях, проверить сроки хранения, убедиться в том, что документы больше не имеют для организации никакой ценности и практического значения.

Ждем вас 31 октября 2022 в 11:00 мск на бесплатном вебинаре: «Работа с архивными документами в 2023 году. Архив коммерческой организации. Говорим честно о том, о чём другие молчат. Документы на уничтожение в 2023 году. Как быть и что делать?»

Записаться на вебинар

Шаг № 1. Создание экспертной комиссии по уничтожению бухгалтерских документов

Пришло время разгрузить архив!

Чтобы запустить процедуру, создайте экспертную комиссию из числа сотрудников компании, а ее состав, функции и обязанности утвердите приказом директора.

В команду (минимум из трех человек) могут войти специалисты отдела бухгалтерии, юрист, офис-менеджер. Задействуйте и других работников, которые способны оценить практическое значение документов, отсортировать их, проверить актуальность.

Функционал комиссии примерно следующий:

  • отбор документации для уничтожения;
  • расформирование папок, в которых находятся документы с разным сроком хранения;
  • сшивка и расшивка документации;
  • принятие решений об уничтожении копий и дубликатов при наличии оригиналов документов на бумажных носителях;
  • составление актов ликвидации;
  • участие в процедуре ликвидации;
  • организация хранения тех документов, что не подлежат уничтожению в настоящий момент.

Например, если в процессе оценки будет обнаружено, что в одной папке подшиты акты с истекшим сроком хранения и еще актуальные бумаги для фирмы, такое дело придется расшивать и формировать заново. Подобной кропотливой и ответственной работой будет заниматься экспертная комиссия, поэтому пренебрегать этим этапом не стоит.

Как в вопросах ликвидации помогает Делис Архив? Данный сервис профессионально занимается хранением и обработкой офисной документации.

Специалистам Делис Архив можно делегировать: экспертную оценку сроков хранения, отбор, актирование процедуры, вывоз и утилизацию в шредере даже строго конфиденциальных бумаг. При желании уничтожение проводится в присутствии заказчика.

Шаг № 2. Оформление Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»

Результатом работы экспертной комиссии должно стать составление описи актуальных документов и отбор бумаг с истекшим сроком хранения. Первая категория, условно говоря, останется в архиве бухгалтерии, вторая — отправится в шредер. Для того чтобы описать и упорядочить документы, подлежащие уничтожению, составляют Акт.

Строгой унифицированной формы нет, можно использовать бланк из Правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры № 526, либо разработать акт уничтожения самостоятельно.

https://www.youtube.com/watch?v=OuQ6YXOw1C4\u0026pp=YAHIAQE%3D

Вот некоторые правила оформления Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»:

  • заполните табличную часть, описывать подробно каждое дело необязательно, достаточно указать общее количество единиц и сроки хранения в архиве;
№ п/п Заголовок дела (групповой заголовок документов) Годы документов Количествоед. хр.(папки, листы) Сроки хранения Примечания
  • пропишите общее количество единиц хранения, которое будет уничтожено (количество папок, страниц);??

«Итого 20 (двадцать) ед. хр. за 2015-2016 годы и 2 (две) коробки россыпи за 2015-2016 годы»

  • сделайте отметку в Акте о том, что информация согласована с экспертной комиссией, укажите дату и номер протокола ЭК об утверждении описи дел постоянного хранения (актуальных документов);

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 12.10.2022 № 134

  • укажите в Акте дату составления и утвердите его подписью генерального директора, скрепленной печатью организации;

Образец акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»

Ждем вас 31 октября 2022, в 11:00 мск на бесплатном вебинаре: «Работа с архивными документами в 2023 году. Архив коммерческой организации. Говорим честно о том, о чём другие молчат. Документы на уничтожение в 2023 году. Как быть и что делать?»

Записаться на вебинар

Шаг № 3. Ликвидация

После того как составлен и утвержден руководителем Акт, можно избавляться от ненужной макулатуры физически. В законодательстве способ уничтожения документов с истекшим сроком годности не прописан.

Поэтому выбирайте тот, который кажется самым удобным:

  • шредирование (измельчение в специальной машине);
  • сжигание (лучше согласовать с пожарными и определиться с местом уничтожения);
  • отправка на утилизацию (переработку), сдача в макулатуру в специализированных пунктах. Однако если вы избавляетесь от документов, содержащих конфиденциальную информацию, данный способ не является достаточно надежным.

Проблему быстрой и безопасной утилизации решает Делис Архив. Специалисты сервиса знают архивное законодательство и технологию проведения экспертизы ценности дел. Вы можете быть уверены, что конфиденциальная и коммерческая информация из документов защищена от «утечки». При ликвидации бумаг в шредере разрешено присутствие представителя компании.

Шаг № 4. Фиксация факта (актирование) уничтожения документов

Завершение процедуры тоже нужно заактировать. Данный документ фиксирует непосредственно факт физического уничтожения бухгалтерских бумаг.

За основу возьмите форму предыдущего Акта и пропишите в нем:

  • общий перечень ликвидированных документов;
  • способ, которым были удалены бумаги (шредирование, сжигание и т. п.);
  • реквизиты закрывающих документов об оказании услуг, если уничтожение выполнено силами специализированной организации.

Акт подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.

Лайфхак: Можно обойтись и одним Актом, т.е. прописать перечень документов с истекшим сроком годности в итоговом акте об уничтожении и не составлять первый. Но такой порядок оформления процедуры должен быть установлен в ЛНА организации.

Форма не доступна

Реклама: ООО «Делис Архив», ИНН 7718709131

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Подборка наиболее важных документов по запросу Уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Судебная практика

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 30.08.2022 N 88-13667/2022Категория спора: Пенсионное обеспечение.Требования заявителя: О возложении обязанности подать уточнение в индивидуальные сведения, выдать уточняющую справку.Обстоятельства: Не подтверждена полная занятость истца на работах, дающих право на досрочное назначение пенсии по старости в отношении указанного периода работы ни работодателем истца, ни представленными суду письменными доказательствами, притом что свидетельские показания являются недопустимым видом доказательств.

Решение: Отказано.

https://www.youtube.com/watch?v=ITkaKlW4wGc\u0026pp=ygV40KPQvdC40YfRgtC-0LbQtdC90LjQtSDQsdGD0YXQs9Cw0LvRgtC10YDRgdC60LjRhSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QsiDRgSDQuNGB0YLQtdC60YjQuNC8INGB0YDQvtC60L7QvCDRhdGA0LDQvdC10L3QuNGP

Факт полной занятости П. на работах с осужденными в период с 03 июля 2006 года по 31 декабря 2011 года ФКУ «ИК N 6» ни ранее (в письме в пенсионный орган от 22 августа 2013 года), ни при рассмотрении настоящего дела не подтверждало, указывая, что в обязанности бухгалтера бухгалтерии П.

входила работа с документами бухгалтерского учета на осужденных, а не с осужденными, вследствие чего ее право на досрочное пенсионное обеспечение в отношении указанного периода не подтверждается, кроме того, указывало на не сохранность документов о фактической занятости П.

на работах в этот период, в том числе табелей учета рабочего времени, уничтожение этих документов по истечении сроков хранения.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

«Методические рекомендации по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций (для конкурсных управляющих (ликвидаторов))»(утв. Росархивом)3.1.1.3. Документы временного срока хранения, образовавшиеся в деятельности кредитной организации до ее ликвидации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, а также, как правило, первичные плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые документы, не включенные в Приложение N 2, независимо от того, истек ли срок их хранения, включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Уничтожение документов после истечения срока хранения

Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы по умолчанию не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.

Как составить акт об уничтожении бухгалтерских документов?

Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.

Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в ФЗ № 402 о бухучете. При этом сроки хранения различной бухотчетности регулируются гл. II к Приказу Росархива № 236.

Как составить приказ о создании комиссии по уничтожению документов организации с истекшим сроком хранения?

Отбор документов, более не нужных

Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации.

Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки.

Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.

Рекомендуемый состав комиссии:

  • представитель руководителя;
  • бухгалтер;
  • юрист;
  • архивариус;
  • секретарь (кадровик);
  • один из сотрудников.

ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

Читайте также:  Годовой отчет эмитента

Задачи комиссии:

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.

Даты отбираемых документов

Для уничтожения отбираются документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, когда составлен акт об их уничтожении. Если срок хранения дела истек после 1 января, то его можно включить в акт только в будущем году. Например, если срок хранения документа истек 1 февраля 2023 года, то в акт об утилизации его можно включить не ранее 1 января 2024 года.

В соответствии с п. 4.13 Правил хранения документов аналогичный порядок распространяется на электронные документы с истекшим сроком хранения.

Отметим, форма акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения унифицирована в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры № 526.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

Подготовка к уничтожению:

  • изъятие соответствующих документов из места их хранения;
  • освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
  • упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Срок не истек, но больше хранить нельзя

Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.

При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

  • документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
  • финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  • все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет;
  • первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет.

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует. Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоит в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи, можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху».

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Ответственность несёт руководитель

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

Как уничтожить бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения?

Ответ эксперта

Вопрос:

У нас накопилось много бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. Как с ними поступить, чтобы не нарушить закон?

Ответ:

Бухгалтерские документы уничтожают по истечении сроков хранения, установленных законодательством. Перечень документов, выделенных к уничтожению, определяет комиссия. После этого документы уничтожают физически, о чём составляют акт.

Обоснование:

Рекомендуем при уничтожении бухгалтерских документов придерживаться следующего порядка. 

Шаг первый

Создайте экспертную комиссию по уничтожению документов. Её персональный состав утвердите приказом руководителя организации. Основной задачей комиссии является отбор документов для уничтожения.

В её состав включите специалистов, способных оценить практическое значение и сроки хранения документов. В частности, для экспертизы ценности бухгалтерских документов включите в комиссию бухгалтера.

Если в вашей организации сложная организационная структура (например, есть филиалы), то можно дополнительно создать центральную экспертную комиссию, которая будет координировать работу экспертных комиссий (п. п. 4.7, 4.9 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

 На экспертную комиссию могут быть возложены следующие обязанности: 

  • выделение к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, с составлением соответствующих актов;
  • участие в процедуре уничтожения документов с составлением акта об их уничтожении;
  • подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не установленных законодательно;
  • участие в разработке документооборота организации;
  • организация хранения документов.

Задачи и функции экспертной комиссии зафиксируйте в положении о такой комиссии. За основу можно взять Примерное положение об экспертной комиссии организации.

Шаг второй

Проведите экспертизу бухгалтерских документов. В ходе экспертизы комиссия изучает бухгалтерские документы и определяет их сроки хранения. По результатам экспертизы силами комиссии сделайте следующее (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526):

  • составьте описи документов, отобранных для постоянного хранения;
  • выделите документы с истекшими сроками хранения. 

Шаг третий

Составьте акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Укажите в акте перечень документов, выделенных к уничтожению. Вы можете включить в него только те документы, срок хранения которых закончился к 1 января года составления акта (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Вы можете использовать форму акта, приведённую в Правилах хранения документов, утверждённых Приказом № 526, или самостоятельно разработанную форму. Перечень документов, внесённых в акт, согласуйте на заседании экспертной комиссии. После этого акт утвердите у руководителя организации (п. 4.11 Правил хранения документов, утверждённых Приказом № 526).

Кстати, вы можете не составлять указанный акт, а перечень документов, подлежащих уничтожению, привести непосредственно в акте об уничтожении бухгалтерских документов. Такой порядок должен быть установлен в локальном нормативном акте вашей организации.

Шаг четвёртый

Уничтожьте бухгалтерские документы и зафиксируйте это актом. Вы можете это сделать сами, например, силами экспертной комиссии, а можете привлечь специализированную организацию. В этом случае рекомендуем передачу бухгалтерских документов на уничтожение и их непосредственное уничтожение проводить под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого работника организации.

Такой надзор обеспечит конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых бухгалтерских документах. Для фиксации факта физического уничтожения бухгалтерских документов составьте акт об их уничтожении. Утверждённой формы такого акта нет, поэтому составьте его в произвольной форме. 

В акте укажите: 

  • перечень уничтоженных бухгалтерских документов или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • способ уничтожения документов (например, измельчение документов в шредере или стирание информации в случае электронных документов). Если документы были уничтожены сторонней организацией, то включите в акт реквизиты первичного документа, оформленного по факту оказания услуги.
  • После уничтожения бухгалтерских документов акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель организации.
  • Узнать о том, как хранить бухгалтерские документы с учётом требований ФСБУ 27/2021 вы можете из готового решения.
  • Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций «Что делать Консалт»
  • Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.