Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.

В статье разберем способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.

Есть четыре способа хранить электронные документы.

Внешние носители

Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.

Облачный электронный архив

Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.

Собственный электронный архив

Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники.Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны.

А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива.

Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.

Программы электронного архива

Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.

Внешние носители

Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.

Собственный электронный архив

Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники.Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны.

А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива.

Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.

Программы электронного архива

Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.

Облачный электронный архив

Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.

Для всех перечисленных способов требования и правила со стороны закона идентичные. Далее процессы и особенности хранения электронных документов мы будем рассматривать на примере облачных архивов.

Читаемость и интерпретируемость

Учет формата и возможность его чтения, интерпретации и отображения с течением времени. То есть у вас должны оставаться средства для верного открытия и чтения документа.

Организовать документы нужно так, чтобы их легко было найти, распознать и отнести к группам. На документах должны быть верные идентификационные номера или другие понятные и признанные маркеры.

Понятность и соотносимость

Понятная структура и расположение файла (адрес), принадлежность к другим документам группы. То есть файл легко найти и понять, к какой сделке он относится.

Надежность хранения, управление доступом, защита, стабильная среда хранения носителей информации.

Для соблюдения всех правил ГОСТА, отправлять в архив и хранить документы нужно по правилам. Документы сначала описывают с учетом всех требований, проверяют правильность оформления, а потом помещают в архив в двух и более экземплярах. Рассмотрим каждый процесс подробнее.

В архиве должно быть не менее 2-х экземпляров электронных документов на разных устройствах или в разных местах, их формат — PDF/A-1

У владельца электронных документов обязательно должны сохранятся средства для чтения, копирования, перезаписи и проверки состояния документов.

Обязательства по защите от утраты, повреждения, несанкционированного копирования и искажения полностью лежат на владельце электронных документов.

Проводить проверку нужно не реже раза в 5 лет и перезаписывать электронные документы на новые носители, если нужно, и в актуальные форматы с соблюдением правил ГОСТА.

Облачное решение для безопасного хранения электронных и отсканированных документов с системой тройного резервирования данных на серверах с уровнем надежности TIER III*

В архив направляют документы после завершения цикла документооборота. То есть документ должен быть принят, подписан, отклонен или аннулирован. Документы всегда дублируются, поэтому описание тоже составляется в двух экземплярах.

• Срок хранения, если нужно
• Дата сдачи в архив
• Информация о приемке/отправке документа
• Данные отправителя

• Уникальный идентификатор организации в системе
• Тип документа
• Идентификатор документа во внешней системе-источнике
• Данные о копиях и месте хранения

В описании указывают:

• Срок хранения, если нужно
• Дата сдачи в архив
• Информация о приемке/отправке документа
• Данные отправителя
• Уникальный идентификатор организации в системе
• Тип документа
• Идентификатор документа во внешней системе-источнике
• Данные о копиях и месте хранения

В опись также вносят дополнительные данные в зависимости от сервиса, решения руководителя делопроизводства или экспертной комиссии.

Документы в архиве и опись к ним ежегодно проверяются и проходят экспертизу ценности. По итогу проверки просроченные документы удаляются.

Также владелец документов обязан:

• Сохранять бумажный оригинал документа, если в архив отправляется его электронный образ с учетом требований Приказа ФНС.
• Иметь доказательства легитимности истекших сертификатов электронной подписи. Данные следует запрашивать в аккредитованном удостоверяющем центре, который выдал сертификат. Если УЦ закрыт, данные нужно запросить в головном удостоверяющем центре.

Архивный документ копируют, если его нужно выдать, распечатать или отправить кому-то. Все действия с архивным документом отражаются в специальном журнале с указанием информации:

• Дата запроса
• Данные о подразделении и сотруднике, который сделал запрос
• Номер запрашиваемого документа

Любое действие с архивными документами сохраняется для обеспечения контроля за безопасностью.

Ни один электронный документ в архиве нельзя удалить просто так. Информация об удалении отражается в учетных документах. Решение уничтожить данные принимается после проверки, если срок хранения документа закончился.

Требований к хранению электронных документов много, поэтому проще воспользоваться сервисом, который учитывает все, что предъявляет закон.

Кроме того, облачный электронный архив обладает очевидными достоинствами:

Экономит время и ресурсы

Ускоряет бизнес-процессы

Позволяет легко и быстро находить нужную информацию

Избавляет владельца документов от организации хранения и защиты данных

Помогает повысить контроль за процессами

Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами

Экономит время и ресурсы

Ускоряет бизнес-процессы

Позволяет легко и быстро находить нужную информацию

Избавляет владельца документов от организации хранения и защиты данных

Помогает повысить контроль за процессами

Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами

Облачное решение для хранения электронных и отсканированных документов с функцией поиска и формирования отчетов для налоговых проверок.

Составили чек-лист, по которому вам проще будет выбрать облачный архив под свои нужды.

Оцените базовые функции облачных архивов. Обычно это:

• Обеспечение безопасности и длительного хранения (5 лет)
• Управление ролями пользователей
• Быстрый поиск и легкий доступ к документам
• Удаление по правилам закона
• Легкое взаимодействие с другими системами

Стандартный набор функций закрывает базовые потребности по организации электронного архива.

За набор функций, который необходим именно вам, у поставщиков услуги будет разная стоимость. Мы советуем выбирать компанию, которая при подходящей цене будет обладать должной надежностью и опытом.

Учитывайте, что обеспечение безопасности, бесперебойности работы, а также соответствие всем требованиям закона предполагают немало усилий со стороны сервиса, поэтому слишком низкая цена — скорее, повод насторожиться.

Соответствие требованиям закона и надежность

Где сервис хранит документы, сколько делает копий, как давно на рынке? Внимательно изучите технические характеристики сервиса. Необходимо, чтобы документы хранились в России, в архив помещались минимум два экземпляра документа, а защита соответствовала стандартам ГОСТ.

Есть два варианта: веб-сервис и интеграция с учетной системой. Web-интерфейс не требует установки ПО, а интеграция позволяет отправлять в архив документы из вашей учетной системы, например, из 1С. Способ зависит от количества документов, которые нужно хранить, и потребностей компании. Интеграция требует дополнительных настроек, поэтому стоит дороже.

Это основные показатели, которые нужно учитывать при выборе облачного архива. Если у вас есть вопросы, оставьте заявку. Мы проконсультируем и расскажем, какой вариант вам подойдет.

*СФЕРА Архив в организации хранения учитывает, помимо Приказа Министерства культуры РФ № 526, также требования 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Хранение электронных документов в организации

Все большее число организаций активно использует электронный документооборот, а кто еще нет, все чаще задумываются о переходе на ведение своей документации в электронной форме. Этому способствуют и требования рынка, и желание контролирующих органов перейти на цифровой формат «общения».

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Рис.1 Схема архивного хранения ЭД

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором.

Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение.

Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем.

Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи.

При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Внедрение безбумажного документооборота (СЭД и ЭДО) предполагает создание электронного архива

Правила и сроки хранения электронных документов

Хранение электронных документов в организации

Все больше компаний переводят документы в электронный формат.

С помощью электронного документооборота (ЭДО) они обмениваются документами с контрагентами, в том числе иностранными, сдают отчеты в налоговую, Соцфонд, Росстат, миграционную службу.

Правительство поддерживает переход на ЭДО — вводит единые форматы отдельных документов. В статье расскажем, какие есть требования к хранению электронных документов, сколько их можно хранить и нужно ли дублировать в бумажном виде.

https://www.youtube.com/watch?v=o6yYghohhnY\u0026pp=ygVH0KHRgNC-0LrQuCDRhdGA0LDQvdC10L3QuNGPINGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdGL0YUg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0LI%3D

Электронный архив документов (далее также — е-архив) безопаснее организовать параллельно в двух вариантах:

Расскажем больше о каждой системе хранения.

Облачный электронный архив

Облако для хранения электронных документов предоставляет оператор ЭДО, к системе которого подключена организация.

Архив хранится на специальном сервере с закрытым доступом. Оператор ЭДО обеспечивает необходимую защиту своих серверов и оперативный доступ к документам.

Организация (ИП) может как открыть, так и ограничить доступ и права определенным пользователям. К примеру, некоторые документы пользователям можно только просматривать, без права редактирования.

Определенной группе пользователей (например, руководителям отделов) будет доступна возможность редактировать, скачивать, удалять.

Локальный электронный архив

На компьютере организации создается папка или сетевой диск, доступ к которым есть у всех или только у части сотрудников.

Главная проблема банальна: если компьютер сломается или вирус повредит данные, есть риск потерять нужную информацию, поэтому локальный архив допустимо сочетать с облачным хранилищем.

Как хранение электронных документов реализовано в СБИС

Документы, которые вы загружаете в систему СБИС и передаете контрагентам или госорганам, хранятся на сервере оператора ЭДО. Это защищенный сервер, который соответствует современным требованиям безопасности.

Документы в системе хранятся неограниченное время. Это относится и ко всем отчетам, которые отправили из СБИС.

Самые популярные, востребованные в компании документы, например списки клиентов, можно выложить на СБИС Диск — это облачное хранилище, куда сотрудник может зайти с любого устройства.

С помощью СБИС Коннекта или СБИС Архива можно организовать локальный архив электронных документов. В этом случае документы, которые вы отправили или получили через личный кабинет в СБИС, сохраняются в локальном каталоге на сервере вашего компьютера. Как сохранить конкретный документ в СБИС, можно посмотреть здесь. Как найти отчет или документ в СБИС Архиве — здесь.

Если перешли на электронный документооборот (сдаете отчетность) через оператора ЭДО, например СБИС, не придется задумываться над тем, как содержать архив.

Вы просто создаете документы и автоматически получаете к ним бессрочный доступ на сервере оператора ЭДО. При необходимости можете делать бумажные копии электронных документов.

При желании можете сохранить локальные копии документов на своем компьютере.

Для безопасной работы с е-архивом, учитывайте:

• требования федерального стандарта бухучета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»;
• рекомендации Минкультуры (приказ от 31.03.2015 № 526).

ФСБУ 27/2021 требует:

• хранить все документы и электронные базы только на территории России и уничтожать по истечении срока хранения;
• принимать все возможные меры по восстановлению утраченных документов;
• хранить в архиве организации подлинники документов (бумажные, электронные). Нельзя переводить бумажные документы в электронный вид, чтобы уничтожить бумажную версию документа.

Минкультуры рекомендует раз в 5 лет проверять содержимое физических носителей и своевременно перезаписывать на новые носители. Актуально для тех, кто ведет локальный архив.

Для электронных и бумажных документов установлены одинаковые сроки хранения — их привели в таблице.

Как определяется срок хранения электронных документов

Срок хранения отсчитывайте с 1 января года, который следует за тем годом, в котором по конкретным документам закончилось делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

В декабре 2022 года ИП заключил договор с другим предпринимателем на выполнение работ. Работы выполнены в марте 2023. Срок хранения договора нужно отсчитывать с 1 января 2024.

Первичные документы рекомендуем хранить в течение 5 лет не с даты оформления, а с момента последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=o6yYghohhnY\u0026pp=YAHIAQE%3D

Обязательно храните:

• бумажный оригинал документа, если сделали его электронный образ, при условии что документ изначально создавался на бумаге;
• документы, связанные с электронной подписью (ЭП), чтобы при проверке можно было доказать легитимность той ЭП, которой был подписан электронный документ.

Документы, которые изначально составлены в электронной форме и подписаны ЭП, распечатывать нет необходимости. Они равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Исключение — электронные документы необходимо распечатать и заверить:

• по требованию сотрудников компании. Например, когда работнику нужна справка о доходах;
• при запросе налоговой, других государственных органов. Так, если электронный документ составлен не по формату ФНС, то в налоговую, когда она запросит такой документ, придется представить бумажную распечатку или скан. Пользователям СБИС удобно: они могут сканировать файлы прямо в своем личном кабинете.

Уничтожение электронных документов

Уничтожайте документы по истечении срока их хранения. Какие сроки хранения предусмотрены для конкретных видов документов, рассказали выше.

Современные технологии позволяют восстанавливать удаленные документы. Поэтому,если электронный документ записан на физический носитель (USB-флешкуили жесткий диск), нужно уничтожить сам носитель.

Если боитесь что-то удалить преждевременно, попробуйте работу со СБИС Архивом. Когда пользователь удаляет документ раньше срока, система предупреждает его. Если все-таки удалили документ по ошибке и поняли это при сдаче отчетности или сверке с контрагентами — можете восстановить файл (откатить операцию удаления назад).

• В чем разница между электронным документом и электронной копией?Электронный документ изначально создается в электронном виде и подписывается ЭЦП. Электронная копия — это оцифровка бумажного документа.Вы можете распечатать электронные документы, но юридической силы они иметь не будут. Нужно смотреть электронный вариант. И наоборот: цифровой аналог бумажного документа без оригинала бесполезен.
• Что будет, если нарушить сроки хранения электронных документов?За нарушение правил хранения архивной документации предусмотрены предупреждение или штраф (ст. 13.20 КоАП РФ):
  • 5 000-10 000 ₽ — для юридических лиц;
  • 3 000-5 000 ₽ — для ИП и должностных лиц.

  Если при проверке инспектор не обнаружит первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, налогоплательщик может быть оштрафован в размере (ст. 120 НК РФ):

  • 10 000 ₽ — когда нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • 30 000 ₽ — когда нарушение совершено в течение двух или более налоговых периодов;
  • 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 ₽ — когда в результате нарушения занижена налоговая база (база для исчисления взносов).

• Что делать, когда истек срок действия электронной подписи (ЭП), которой подписывали документ?

  Если сертификат ЭП стал недействителен, документ, который подписывали ранее этой подписью, автоматически не теряет юридической силы. Однако потребуются доказательства того, что на момент подписания сертификат ЭП был действителен и ЭП была верна. Для этого можно запросить сведения в удостоверяющем центре, который выдал сертификат ЭП.

• Какие преимущества у электронного архива по сравнению с бумажным?

  • Не нужно создавать отдельное помещение для архива и содержать его.
  • Организовать сортировку и поиск электронных документов легче, чем бумажных.
  • Уничтожать электронные документы после того, как закончился срок их хранения, проще, чем бумажные.
  • Возможен доступ ко всем архивным документам в режиме реального времени.
  • Система электронного архива СБИС при печати документа автоматически генерирует QR-код, чтобы связать бумажный носитель с его виртуальной копией.

Как хранить электронные документы

Правительством планируется, что к 2024 году большинство субъектов бизнеса перейдет на электронный документооборот. На каких носителях хранить электронные документы, в каком формате, через сколько лет можно утилизировать файлы — об этом подробно в новой статье.

Кратко: что такое электронные документы и ЭДО

Немногие компании сейчас продолжают заполнять документы вручную. В основном, любые формы создаются с помощью компьютерных программ.

https://www.youtube.com/watch?v=OuQ6YXOw1C4\u0026pp=ygVH0KHRgNC-0LrQuCDRhdGA0LDQvdC10L3QuNGPINGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdGL0YUg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0LI%3D

Для передачи в госорганы или контрагентам документы распечатываются, подписываются уполномоченным лицом и скрепляются печатью организации (при ее наличии).

Но можно обойтись и без этого, если данные в электронном виде подписать цифровой подписью и передать адресату с помощью ЭДО (системы электронного документооборота).

Цель: увеличить скорость работы бухгалтерии и организации в целом, сделать более удобным ведение и хранение документации, обеспечить конфиденциальность данных.

Электронные документы выполняют те же функции, что и их аналоги на бумажных носителях, при этом пригодны для обработки различными системами. Посредством ЭДО отчеты передаются в ФНС, фонды, другие контролирующие госорганы, идет обмен документами между клиентами и поставщиками. Сегодня уже существуют такие виды электронных документов, как

• бухгалтерские,
• складские,
• перевозочные,
• управленческие,
• архивные,
• кадровые.

Юридически электронный документ, подписанный ЭП, имеет ту же силу, что и документ на бумажном носителе с «живой» подписью руководителя.

Важно различать электронный документ и электронную копию (цифровой образ документа)

Требования к хранению электронных документов

Конкретных требований к процедуре хранения электронных документов законодательством не установлено. Есть закон «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004, но он вступил в силу почти 20 лет назад. За это время современные технологии ушли далеко вперед, и возможности составления, хранения, оборота, удостоверения документов в электронном виде сильно изменились.

В 2015 году Минкультуры выпустило приказ № 526, в котором даны рекомендации (принципы) содержания, архивирования, хранения цифровой документации. В основном, участники ЭДО опираются на этот нормативный акт, за неимением других более близких по смыслу законов.

Рекомендуем, брать нижеследующие правила за основу и адаптировать их под специфику своего предприятия.

Правила хранение электронных документов внутри организации:

1. электронные документы передаются в личный архив на основании описей по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии информационного цифрового хранилища у компании) или на физических материальных носителях (каждый в 2 экземплярах);
2. основной и рабочий экземпляры одного документа должны находиться на разных физических устройствах;
3. рекомендуемый тип хранения — PDF/A, стандарт ISO 19005-1:2005 (базируется на описании стандарта PDF версии 1.4 от Adobe Systems Inc.);
4. содержимое на физических носителях проверяется минимум раз в пять лет;
5. в случае повреждения электронных данных, файлы необходимо переписать в идентичном виде на новый носитель;
6. при перезаписи необходимо обеспечить аутентичность, полноту, достоверность, целостность и неизменность электронных данных;
7. способ хранения электронных документов должен исключать их утрату, незаконную рассылку, уничтожение или искажение информации;
8. в организации должно быть назначено приказом лицо, ответственное за сохранность архива электронных документов. Если его нет, то полномочия исполняет директор. При хранении данных в информационной системе организации ответственность несет руководитель IT-отдела;
9. по запросу копия электронного документа может быть выдана в цифровом (при помощи заверения КЭП) или физическом формате на бумаге.

В целом, принципы хранения электронных документов организации можно заключить в один общий тезис: обеспечить надежность от утечки и утраты, создать не менее 2 идентичных экземпляров одного документа, регулярно проверять сохранность данных.

Хранение бухгалтерских документов по новому ФСБУ 27/2021

С начала 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (см. приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).

В новом стандарте, в частности, прописаны дополнительные требования к хранению первичной документации и регистрам бухгалтерского учета.

Согласно ФСБУ 27/2021:

• хранению подлежат только подлинники документов (бумажных и электронных);
• не допускается перевод бумажных документов в электронный вид для удобного хранения и уничтожение при этом всех бумажных копий;
• хранить документы и электронные базы данных нужно только на территории РФ;
• список лиц, которые имеют доступ к бухгалтерским документам в хранилище, определяется приказом руководителя;
• в случае утраты первички, компания должна принять меры к ее восстановлению;
• после истечения срока хранения, документы необходимо уничтожить.

Способы хранения электронных документов

Итак, перейдем к следующему важному вопросу: как организовать «хранилище» документов в рамках конкретного предприятия.

1. Локальный электронный архив.

Самый простой формат хранения документов, но одновременно с этим самый неудобный и небезопасный.

• Компания создает на жестком диске локального ПК каталог файлов.
• Электронные документы классифицируются по нужному признаку и отправляются в подходящий раздел.
• Сотрудники имеют доступ к такому «хранилищу», любой может воспользоваться архивом, ознакомиться или скачать себе на флешку документ.

На практике такой формат хранения еще имеет право на существование, но все больше компаний отказываются от примитивных электронных архивов в пользу более современных.

2. Облачный архив.

В отличие от первого способа, документы хранятся не на жестком диске ПК (что весьма ненадежно для предприятия), а в «облаке» — архиве на удаленном сервере, с закрытым доступом.

https://www.youtube.com/watch?v=OuQ6YXOw1C4\u0026pp=YAHIAQE%3D

Плюс в том, что администратор может ограничить доступ для различных категорий пользователей. Например, в локальной сети компании право просматривать и скачивать документы, включающие коммерческую тайну, финансовые ведомости, могут иметь только лица из определенного круга (топ-менеджмент, руководители подразделений, главный бухгалтер и т. п.).

Либо на какие-либо документы ставят защиту от редактирования и скачивания. Желающие вправе только ознакомиться с документом, но не могут его скопировать или отредактировать.

Из минусов: обязательный доступ в интернет.

3. Архив системы ЭДО.

Современный и наиболее удобный способ сохранения документов в электронном формате.

Многие компании и ИП уже сотрудничают с оператором ЭДО: с помощью систем электронного документооборота подается отчетность в госорганы, а также происходит обмен накладными, актами, договорами с контрагентами.

Все нужные документы остаются в цифровом хранилище оператора. Пользователи ЭДО могут получить доступ к архиву, который находится на сервере, из внешней сети. Так же, как и при работе с локальной сетью, допустимо ограничить право ознакомления для некоторых категорий сотрудников.

Система Астрал.ЭДО дает доступ в любое время к архивным документам: как формализованным (УПД, акты, накладные Торг-12 и др.), так и неформализованным (в формате .pdf, .png и .jpeg).

Почему хранение в системе ЭДО это удобно:

• всегда есть доступ к любому документу в режиме реального времени;
• электронный документ можно распечатать, скопировать, отправить контрагенту;
• документы из ЭДО, подписанные цифровой подписью, приравнены к оригиналам;
• легкий поиск нужного файла.

Сроки хранения и утилизации электронных документов

Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:

• счета-фактуры, первичка — 5 лет;
• регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
• квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
• годовые финансовые отчеты — 10 лет;
• учетная политика предприятия — 5 лет;
• сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
• передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
• все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.

При этом отсчитывать срок хранения нужно не от даты самого документа, а с 1 января года, который следует за годом, когда по конкретный файл вышел из делопроизводства (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).

Например, если товарная накладная подписана 01.04.2022, хранить ее следует до 01.01.2028.

Когда срок хранения документа истек, его нужно утилизировать. При этом если файл хранился на физическом носителе, его недостаточно просто отформатировать, а рекомендуется уничтожить сам носитель (флешку, диск и т. п.).

Если сертификат ЭП истек раньше срока хранения документа

Остается выяснить, будет ли иметь юридическую силу документ в течение всего срока хранения (допустим, 5 лет), если действие сертификата ЭП, которой он подписан, истекает через 1 год.

Электронная подпись в любом случае окажется невалидна раньше, чем компания сможет утилизировать документы. Это ставит под вопрос легитимность документации в хранилище.

Закон об электронной подписи № 63-ФЗ говорит, что при проверке должен быть:

• либо действующий сертификат ЭП,
• либо доказательства, что он действовал на момент подписания документа. Это может подтвердить оператор ЭДО, как правило, подпись содержит в себе штампы времени, OCSP-ответы, CRL-списки.

Операторы также предоставляют возможность автоматического переподписания документа (но эту информацию нужно уточнять у разработчика конкретного сервиса, с которым вы работаете). Система сама ежегодно переподписывает хранящиеся документы новым действительным сертификатом, таким образом, обеспечивается непрерывная легитимность.

Сервисы Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО дают возможность не только обмениваться электронными документами с контрагентами и государственными учреждениями, но и хранить их в надежном архиве. Любые файлы всегда под рукой, в защищенном доступе и удобном формате для работы и пересылки.

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об ЭДО

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!