Скачать образец акта об уничтожении документов

Нормативный порядок и сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе №402-ФЗ «О бухучете» и в специальном перечне, утвержденном Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

Но некоторые данные по сроку обеспечения сохранности документации разнятся.

Разберемся, зачем сохранять бланки, отчеты и регистры, и что делать, если нормативы хранения по закону и по Приказу №236 не соответствуют.

Штрафы за нарушение хранения архивной документации вырастут

Государственная дума приняла законопроект №759112-7 с поправками в КоАП РФ, внесенный Государственным советом Республики Татарстан. Законодатели намерены ужесточить административную ответственность должностных лиц и ввести ее для организаций, нарушающих правила хранения, комплектования, учета или использования архивной документации.

Нормы действующей редакции статьи 13.20 КоАП РФ предусматривают, что за подобное правонарушение контролирующие органы выносят нарушителю — должностному лицу — предупреждение или назначают штраф в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций за это нарушение пока не предусмотрено никакого наказания.

В пояснительной записке к законопроекту сказано, что:

На системной основе выявляются факты бесконтрольного уничтожения документов, «брошенные» архивы, информация о которых поступает от сторонних организаций.

В указанных обстоятельствах происходит утрата документов Архивного фонда РФ, в том числе ценных документов по личному составу.

Потребность обеспечения сохранности документов обусловлена их юридической значимостью для исполнения архивными учреждениями социально-правовых запросов в целях обеспечения прав граждан и организаций.

А действующие санкции статьи 13.20 КоАП РФ не обеспечивают исполнения законодательных требований, т.к. являются несоизмеримо низкими по сравнению с нарушением, и их предложено увеличить в 10 раз для должностных лиц. Штрафы установят в новых размерах. Если нарушили сроки хранения в архиве бухгалтерских документов, придется заплатить:

• для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
• для организаций — от 5000 до 10 000 рублей.

Предупреждение сохранится в качестве наказания для нарушителей, совершивших проступок в первый раз.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично.

При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная и нарушила требования к хранению бухгалтерских документов в бюджетном учреждении, то совокупная сумма штрафа исчисляется десятками тысяч рублей.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по Закону №402-ФЗ необходимо сохранять 5 лет, а в перечне из Приказа №236 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как поступить в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения, и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

И в 402-ФЗ, и в Приказе №236 указано, сколько хранится бухгалтерская отчетность: годовая постоянно, а промежуточная — 5 лет. Если сроки в нормативах разнятся, обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух актов. Соблюдайте аналогичный порядок и срок хранения для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

1. Назначьте ответственного за сохранность документации и первичных бланков. Издайте приказ и закрепите в нем, кто обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета — бухгалтер или работник архива организации. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
2. Закрепите в учетной политике сроки хранения документации. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 Закона №402-ФЗ.
4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или на иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), подписывается, прошивается и пронумеровывается в установленном порядке.

Утверждаем сроки хранения документов

Срок сохранности бухгалтерской документации необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухгалтерской документации.

Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации на 2020 год:

Вид документа

Период хранения

Ссылка на нормативно-правовой акт

Регистры бухгалтерского учета, журналы учета	Не менее 5 лет	Ч. 1 ст. 29 Закона №402-ФЗ
Главная книга	Не менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела	Ст. 276 ч. 4.1 Приказа №236
Учетная политика и иные стандарты ведения бухучета	Не менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов)	Ст. 267 ч. 4.1 Приказа №236
Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по ней	Годовая хранится постоянно. Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно. Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно	Ст. 268, 269, 286 ч. 4.1 Приказа №236
Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки и пр.)	Не менее 5 лет при условии проведения ревизии	Ст. 276, 277 Приказа №236
Путевые листы и журналы учета путевых листов	5 лет	П.18 раздела III Приказа Минтранса №152 от 18.09.2008
Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и пр.)	Не меньше 6 лет. Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 лет	Ст. 295 ч. 4.2 Приказа №236
Инвентаризационные описи	Постоянно. В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 лет	Ст. 321, 322 ч. 4.4 Приказа №236
Документация по учету объектов основных средств	Постоянно	Ст. 321, 323 Приказа №236
Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контракты	5 лет ЭПК (некоторые соглашения хранят постоянно). В отношении государственных и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно	Ст. 224, 225 ч. 2.4 Приказа №236

Документацию необходимо хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передаче на хранение во вновь созданный субъект.

Если бухгалтерская документация, подтверждающая опасные, тяжелые, вредные условия труда отсутствует, то хранить путевые листы необходимо 75 лет.

Сроки хранения документов налогового учета

Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке.

А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, обязан каждый.

И простой гражданин, и частник, и юридическое лицо.

Помимо обязанности в уплате налогов, плательщики должны предоставлять отчетность. Кроме того, налоговики вправе запросить документы, подтверждающие правильность исчисления взносов, сборов и фискальных платежей. Следовательно, организациям необходимо сохранять не только документы бухгалтерского учета, но и регистры, первичку и отчетность в части налогового учета.

Периоды хранения отразим в таблице:

Вид документации

Срок хранения

Основание

Регистры налогового учета	Не меньше 5 лет	Ст. 23 и 24 НК РФ. Ст. 308-313 ч. 4.3 Приказа №236
Отчетность по налогам, сборам, взносам (налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам, расчеты по страховым взносам, справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и прочие сведения)
Квитанции об отправке отчетности в территориальные органы Федеральной налоговой службы
Описи вложений в почтовые отправления при передаче отчетности почтой
Счета-фактуры	Не менее 5 лет	Ст. 317, 318
Книги покупок, книги продаж, дополнительные листы к книгам покупок и продаж
Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур
Книга учета доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенный режим обложения (УСНО)	Постоянно либо до полной ликвидации учреждения	Ст. 346.18 НК РФ
Расчеты и сведения, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов	Не меньше 6 лет	Ст. 23 НК РФ
Расчетные ведомости по отчислению взносов	Не меньше 5 лет. Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно — 75 лет	Ст.310 Приказа №236
Расчет по форме 4-ФСС	Не менее 5 лет	П. 5.2, 6.2 и 6.3 Приказа ФСС №19 от 12.02.2010

Срок истек: порядок действий

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение бумаг. Например, срок хранения главной книги бюджетного учреждения — 5 лет. По истечении этого срока бухгалтерскую документацию уничтожают по установленным правилам.

Если нарушить сроки и порядок уничтожения бухгалтерской документации учреждения, есть вероятность получить административное наказание. Например, некоторые сведения содержат персональные данные работников или даже государственную тайну. За разглашение такой информации предусмотрена уголовная ответственность.

Пошаговая инструкция, как уничтожить документацию с истекшим сроком хранения:

1. Создайте специальную экспертную комиссию, уполномоченную проводить экспертизу документов. Обязательно включите в комиссию работников бухгалтерии и специалистов по налоговому учету. Для уничтожения кадровой документации — работников отдела кадров, представителей секретариата.
2. Разработайте и утвердите положение о работе экспертной комиссии. Закрепите все права, полномочия и обязанности, которые возлагаются на новую структурную единицу. С содержанием положения необходимо ознакомить членов комиссии под подпись.
3. Назначьте срок проведения заседания экспертной комиссии. Результат оформите специальным протоколом. Отразите, какая документация включена в проведение экспертизы, обозначьте результаты проведенного анализа.
4. На основании протокола подготовьте акт об уничтожении документации бухгалтерского или налогового учета. По завершению процедуры акт должны подписать все члены экспертной комиссии.

Акт об уничтожении документации бухучета составляйте в произвольном виде. Учитывайте требования к составлению деловой документации. В обязательном порядке укажите следующие реквизиты:

• наименование и реквизиты экономического субъекта;
• дату и место составления;
• номер в хронологическом порядке;
• наименование документа;
• состав комиссии;
• предмет рассмотрения;
• перечень документации допустимо отразить в виде таблицы (наименование, количество);
• заключение;
• подписи ответственных лиц (председатель и члены экспертной комиссии).

Акт утверждается руководителем учреждения.

Смена руководителя

Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.

В передаточный акт включите все виды документации, не только бухгалтерскую, но и кадровую, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии вправе выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм и сроки закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

Ответственность и наказания за нарушение сроков хранения документации

В ст. 267 Приказа №236 указано, сколько времени надо хранить документы учетной политики, — 5 лет после замены на новые регистры. Этот срок необходимо соблюдать. За нарушение установленных правил контролеры вправе наказать.

Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС и пр.), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по ст. 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

• 5000–10 000 рублей — за первый проступок;
• 10 000–20 000 рублей — за второй и последующие.

Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Как избежать штрафов за неправильное хранение документов? Объясним за 5 минут

Добрый день, дорогие друзья! Отпуск закончился, как всегда, слишком быстро и вот опять дела, дела, дела. Нам нужно провести архивную обработку документов! Что же это такое и как это делать?

Напомним, что все документы предприятия должны храниться в архиве на протяжении определенных сроков, предусмотренных законодательством РФ. К примеру, бухгалтерская документация хранится, как правило 5 лет. А дела по личному составу — до 75 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=_fmQ5fF_1XY\u0026pp=ygU10KjRgtGA0LDRhCDQt9CwINGF0YDQsNC90LXQvdC40LUg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0LI%3D

Архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации. Когда дело доходит до решения вопросов, связанных с архивной обработкой документов, нередко возникают проблемы с тем, в какой последовательности приступить к реализации процедур, необходимых для этого.

Как хранить документы правильно, чтобы избежать наказания?

Архивная обработка документов представляет собой комплекс архивных мероприятий, направленных на упорядочение и систематизацию управленческих документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Порядок действий и требования к архивной обработке документов регламентируются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (от 31 марта 2015 г. N 526).

Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

• подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя дела (приложение N 8);
• составление внутренней описи документов дела (приложение N 27);
• оформление обложки дела (приложение N 28).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложения N N 17, 18).

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации;
• приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;
• лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств;
• дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела (приложение N 27), в конце каждого дела — лист-заверитель дела (приложение N 8).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Имеются требования и к формулировкам заголовков дел, их содержимому, оформлению обложки, способу подшивки, передаточным описям и т. д. и т.п.

Ответственность за нарушение правил хранения

К сожалению, не всегда руководители осознают необходимость архивной обработки документов либо понимают ее крайне неоднозначно, а ведь именно руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка их архивной обработки.

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

При этом к несоблюдению порядка архивного хранения относятся:

• неправомерное уничтожение документов;
• утрата до истечения установленного срока хранения;
• нарушение правил комплектования, фондирования и т.д.;
• несоблюдение требований к условиям хранения (например, для бухгалтерских документов это отдельные помещения или специально оборудованные закрывающиеся шкафы) и т.д.

Виды и степень возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ (НК РФ), Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) и другими нормативными документами федерального и регионального значения.

Гражданско-правовая ответственность

Гражданско-правовая ответственность за нарушение архивного законодательства носит компенсационный характер. Другими словами, лицо, виновное, например, в утрате или порче документов, обязано возместить причиненный ущерб.

Чаще всего наказание ограничивается материальным взысканием в виде уплаты неустойки или штрафа. Однако в случае серьезных нарушений, к примеру, при несоблюдении правил хранения особо ценных документов, последние могут быть изъяты по решению суда в соответствии со ст. 240 ГК РФ.

Административная ответственность

Административная ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов заключается в наложении штрафов, размер которых регламентируется КоАП:

• за нарушение должностными лицами правил хранения, комплектования и учета архивных документов – 300-500 руб. (ст. 13.2о КоАП);
• за грубое нарушение правил ведения и представления бухгалтерской отчетности – 2000-3000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

Наряду с административной, за подобные нарушения законодательством РФ также предусмотрена налоговая ответственность. В частности, в ст. 120 НК РФ установлены следующие размеры штрафных санкций:

• 10 000 руб. при отсутствии первичных документов за 1 налоговый период;
• 30 000 руб. при непредставлении документов более чем за 1 налоговый период;
• 20% от суммы неуплаченных налогов, но не менее 40 000 руб. при условии, что утрата документов повлекла занижение налоговой базы.

Уголовная ответственность

Уголовная ответственность может быть наложена за «уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов» (ст. 325 УК РФ), а также за непредставление их налоговой службе (ст. 199 УК РФ). В зависимости от тяжести нарушения виновное лицо может быть наказано штрафом в размере от 100 000 руб., исправительными или принудительными работами, либо лишением свободы на срок до двух лет.

Штрафы стали больше: за нарушение правил и сроков хранения документов придется поплатиться

За нарушение правил хранения архивных документов десятикратно выросли штрафы. 26 октября 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 15.10.2020 №341-ФЗ, изменивший абзац 2 статья 13.20 КоАП. Штрафовать будут за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. 

Сколько теперь придется заплатить в случае нарушения

https://www.youtube.com/watch?v=_fmQ5fF_1XY\u0026pp=YAHIAQE%3D

Сравним суммы штрафов, какие были ранее, и какие стали:

Для юридических лиц ранее ответственность предусмотрена не была, теперь же она есть. Для остальных субъектов правонарушения штрафы выросли в 10 раз.

Кроме того, статьей предусмотрено вынесение предупреждения, если деяние малозначительно, или совершено в первый раз.

Кстати говоря, минимальная сумма штрафа по проекту нового КоАП, который сейчас в Госдуме, будет 500 рублей.

Важно: штрафы по статье 13.20 КоАП не относятся к нарушениям требований законодательства по хранению информации и документов, содержащихся в информационных системах. Накажут за нарушение правил хранения в сейфах, шкафах, картотеках и компьютерах компаний.

Какие сроки хранения архивных документов

Срок хранения того или иного документа начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором он был закончен делопроизводством .

Сроки хранения зависят от вида документа, определяются НК и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Все организации, вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности должны их соблюдать. 

Важно: сроки не зависят от используемого носителя. 

Материалы по бухгалтерскому и налоговому учету, а также необходимые для расчета и уплаты налогов относятся к налоговым документам.

Сроки хранения по ним следующие:

• передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, а также пояснительные записки к ним; положение об оплате труда и премировании работника — постоянно.
• документы по продаже движимого имущества, а также о недостачах, присвоениях, растратах — 10 лет.
• документы о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности; по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов) и т.д. — 6 лет.
• документы об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты; по расчету налоговой базы организациями; налоговые декларации юридических лиц и предпринимателей; учетная политика и др. — 5 лет.
• документы по исчислению и уплате страховых взносов на ОМС, ОПС и временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) — 6 лет.

Также свои сроки есть для других бухгалтерских документов:

• первичные учетные документы — 5 лет;
• кассовые документы – 5 лет;
• выписки по банковскому счету – 5 лет;
• налоговые декларации – 5 лет;
• больничные листы – 5 лет;
• годовая бухгалтерская отчетность – постоянно.

Свои сроки хранения есть и у кадровых документов:

50/75 лет необходимо хранить кадровые документы по личному составу: 

• лицевые счета, 
• личные карточки, 
• трудовые договоры, 
• приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и др.

Остальные кадровые документы хранятся в течение следующих сроков:

• приказы о дисциплинарных взысканиях и направлении в командировку– 3 года;
• табель учета рабочего времени — 5 лет;
• графики отпусков – 3 года.

Определить срок хранения документа с помощью бесплатного сервиса “Архивист Онлайн”

Ранее мы уже рассказывали о сроках хранения документов и санкциях, которые ожидают организацию, если она не сможет предоставить необходимые документы, например, в рамках налоговой проверки. Теперь у компаний появилось еще больше поводов поволноваться.

Количество дел, связанных с правильным хранением документов было невелико, теперь же, судя по всему, интерес к этой сфере стал более активным. Тем более, что появились штрафы для юрлиц, а размеры других значительно выросли.

Обратили внимание, что санкции установлены не только непосредственно за неправильное хранение, но и за комплектование, учет и использование документов? Т.е. мало просто сохранять документацию, она должна быть правильно архивирована.

Учитывая, что большинство организаций не имеют собственных архивных служб, разбираться с нюансами придется непосредственно руководителю, а с большей вероятностью — главному бухгалтеру или его помощникам. Уверены, что им и без того хватает работы.

Воспользоваться Калькулятором архивной обработки. С помощью данного калькулятора вы сможете рассчитать объем документов и определить:

• Количество дел к обработке
• Определить нормы выработки (чел/дней)
• Сформировать подробный лист задания для архивных специалистов

Избежать штрафов и вести архивное дело в соответствии с законом поможет Делис Архив. Наши специалисты оценят масштабы работы, составят перечень мероприятий по организации архива, подготовят ваши документы для хранения и проконсультируют по всем вопросам, связанным с ним.

Только посмотрите, как выглядят дела до и после архивной обработки: 

Если у вас отсутствует возможность хранить документы в офисе, мы предоставим вам наше надежное хранилище, а по желанию еще и составим электронный архив документов.

Какие документы можно хранить в личном деле, а какие нельзя

Содержание страницы

1. Разрешено и запрещено
2. Правовые нюансы

Кадровые работники при формировании личного дела сотрудника зачастую стремятся собрать как можно больше сведений о нем.

Однако существует категория документов, на хранение которых в личном деле законодатель налагает строгий запрет. За его нарушение фирма может получить штраф или даже повестку в суд.

Рассмотрим, какие документы хранить в личном деле можно, а какие оттуда лучше заблаговременно удалить.

Разрешено и запрещено

Работники кадровой службы несут персональную ответственность за документы, предоставленные работником. В личном деле должны храниться только документы, относящиеся к профессиональной, трудовой деятельности работников. Нельзя требовать какие-то сведения или копии документов «на всякий случай».

Законом разрешено хранить в первую очередь именно документы, описывающие трудовую деятельность:

• трудовой договор;
• приказы, регулирующие трудовую деятельность: о приеме на работу, совмещении, переводе, премировании;
• объяснительные и докладные записки.

Если подписывался документ о неразглашении сведений, в дело подшивают и его.

Законом запрещено хранить документы или их копии, относящиеся к персональным данным: паспорт, ИНН, СНИЛС, документ об образовании, документы воинского учета (военный билет), документы, относящиеся к семейному положению работника (о браке, о рождении детей и т.д.). Такие сведения кадровик обязан внести в карточку, а документы вернуть владельцу (ст. 65 ТК РФ). Многие из них могут понадобиться в будущем для работы, например, для сверки каких-либо данных в оперативном режиме, для уточнения.

Чтобы не нарушать закон о персональных данных, нужно получить согласие работника на обработку, подписанное личной подписью. Пренебрегать им рискованно, кадровику и фирме придется уплатить штраф за нарушение законодательства (ФЗ № 152 от 27/07/06 ст. 9, ст. 13.11 КоАП).

Категорически запрещается хранить в личном деле любые документы, связанные непосредственно с личной жизнью, этическими аспектами, личными убеждениями гражданина (например, личные фотографии, информацию о членстве в религиозной или политической организации).

Правовые нюансы

Личные дела в большинстве случаев можно не вести. Обязательными по закону они являются для гражданских служащих (всех чиновников), военнослужащих и «силовиков», таможенников, педагогических работников.

Коммерческие фирмы освобождены от обязанности вести личное дело на каждого сотрудника, но чаще всего оформляют на добровольной основе. Работнику кадровой службы удобно иметь такие сведения и оперировать ими, в том числе и в интересах сотрудника (например, оперативно назначить ему какие-либо льготы).

При работе с данными, кроме наличия самого письменного согласия гражданина на их обработку, нужно учитывать два момента:

• в согласии четко прописать цели хранения и обработки данных;
• избегать избыточности данных в соотношении с этими целями.

Это следует из норм ФЗ № 152 «О персональных данных». Иначе говоря, даже при наличии согласия сотрудника суд или иные контролирующие органы могут признать ксерокопии паспортных данных, СНИЛС, ИНН и др. избыточными и наказать фирму.

Цели тоже играют свою роль. Так, размещение информации о должности, фамилии, имени и отчестве сотрудника на внутреннем ресурсе фирмы можно признать целью определенной и законной.

В ст. 13.11 КоАП можно выделить три основные причины нарушений:

• избыточное, без причины хранение персональных данных (ч. 1);
• хранение и обработка, если не получено письменное согласие сотрудника (ч. 2);
• игнорирование или задержки с ответом на запросы сотрудника (ч. 5).

Штрафы на юрлицо по ним значительные. Может быть наказан и конкретный кадровый работник, допустивший нарушение.

В вопросе законности и незаконности хранения в личном деле тех или иных данных присутствуют нюансы, которые приходится учитывать кадровику. Они требуют внимательного подхода, поскольку допускают различные толкования. Например, работник не дал письменного согласия на обработку персональных данных. При запросе из контролирующих органов (ФНС, трудовая инспекция и др.

) ряд специалистов советует направить чиновникам ответное письмо, где будет указана причина отсутствия данных. По сути, это аргументированный отказ госорганам со стороны фирмы.

 Однако, существует письмо Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года, опубликованное на сайте ведомства, в котором разъясняются вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве.

В документе говорится, что фирма может свободно передавать данные в госорганы, даже если у сотрудника есть возражения – при проверках или в других ситуациях, когда чиновники законно исполняют свои обязанности. Если запрос делает не госорган, а, например, страховая компания, нужно согласие.

Или ситуация с биометрическими данными (фото, отпечатки пальцев), спецкатегориями личных данных (политические взгляды, религиозные убеждения, здоровье), трансграничной передачей данных (передача в другие страны).

Хранить их в личном деле в общем случае запрещено. Однако бывают, хотя и достаточно редко, ситуации, когда приходится это делать в интересах работника или передавать данные, как сказано выше.

Например, при заключении трудового договора, в котором участвует иностранная компания.

Существующие международные правовые нюансы подсказывают вывод для кадровика: письменное согласие от работника нужно, несмотря на то что речь идет о трудовом договоре. Лучше обезопасить себя и фирму, ведь с другой стороны речь идет о передаче данных, на которую требуется согласие человека.

Обратите внимание! Сотрудник не обязан соглашаться на работу со всеми личными данными сразу. Он может выбрать отдельные категории.

Заметим, что правила работы с данными соискателей практически такие же, как с сотрудниками. Согласие требуется на получение характеристики с места предыдущей работы, при работе с резюме кандидата на должность.

Если фирма создает кадровый резерв, согласие соискателя, чтобы его данные были туда занесены, тоже требуется.

 Кандидат еще не имеет подписанного с фирмой трудового договора, поэтому согласие на обработку его данных нужно брать всегда.