Новое

При подготовке электронных документов к передаче в архив

Многие эксперты в сфере делопроизводства и архивного дела сходятся во мнении, что на электронные документы рас¬пространяются те же правила работы, что и на бумажные документы.

Вопрос: У нас в компании часть документов хранится в электронном виде. С этого года я перестала подшивать исходящие: в программе они есть, в сканированном виде тоже сохраняю. Соответствующее дело в номенклатуре предусмотрено. Вопрос: как мне сдать его в архив? Можно ли в электронном виде? Тогда как это должно выглядеть на CD-дисках?

Делопроизводитель, Приморский край

С появлением систем электронного документооборота вопросы по хранению, сдаче-приемке электронных докумен­тов на архивное хранение, а также уничтожению документов становится очень актуальными. Но, к сожалению, на сего­дняшний день нет четких рекомендаций на основании нормативных документов по тому, как организовать эти процессы.

Онлайн-тест на 5 минут. Сможете ответить, верны ли следующие 10 утверждений об электронном документообороте с контрагентами?

Многие эксперты в сфере делопроизводства и архивного дела сходятся во мнении, что на электронные документы рас­пространяются те же правила работы, что и на бумажные документы.

При подготовке электронных документов к передаче в архив Уверены, что разбираетесь в ЭДО с контрагентами? Проверьте себя!

В «Основных правилах работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)* содер­жатся правила организации архивного хранения электронных документов.

Воспользовавшись данными правилами, вы може­те организовать сдачу электронных документов в архив. В этом случае документы можно записать на CD-диски, оформить внутреннюю опись и сдать вместе с остальными документами по описи в архив.

Примечание: Документ носит рекомендательный необязательный характер.

При подготовке электронных документов к передаче в архив ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» При выборе места для хранения электронных докумен­тов обратите внимание на то, чтобы архив, в который вы сдаете документацию, был должным образом подготовлен для хранения информации в электронном виде. Главное тре­бование к архиву — возможность обеспечения сохранности этих документов на все время их срока хранения.

Документы постоянного срока хранения обязательно дол­жны сдаваться в архив в бумажном виде. Поэтому для этих документов электронный документ будет являться всего лишь копией.

Согласно «Рекомендациям по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осу­ществляться в форме электронных документов при органи­зации внутренней деятельности» (утв. приказом Росархива от 29.04.2011 № 32) документы, которым установлен в основном временный срок хранения:

  • проекты нормативных, распоряди­тельных, организационных и иных документов;
  • плановые, от­четные документы, подлежащие обобщению; информационные
  • документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка;
  • документы по регистрации, учету и контролю и др.), а также документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, норматив­ными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения могут быть ис­ключительно в электронном виде. Поэтому и сдача-приемка таких документов на архивное хранение может проводиться в электронном виде.
Но на практике государственные архивы пока не прини­мают документы в электронном виде, так как нацелены на хранение именно бумажных документов, хотя при этом часто делают для собственных нужд сканирование и все больше на­чинают использовать электронные документы.
Таким образом, для сдачи в архив электронных документов необходимо обго­ворить все нюансы передачи и правила оформления данных документов непосредственно с архивом.

Из опыта работы государственного архива российской федерации по приему и обеспечению сохранности электронных документов

О.В. ОЛЕЙНИКОВ | 09 Апреля 2017

О.В. ОЛЕЙНИКОВ, г. Москва, Российская Федерация

Из опыта работы государственного архива российской федерации по приему и обеспечению сохранности электронных документов

Аннотация

В статье освещается актуальная малоизученная тема работы с электронными документами, их приемом в государственные архивы, организацией хранения, учета и использования. Автор характеризует оригинальный опыт разрешения этих вопросов в Государственном архиве Российской Федерации.

Показывает, что ГАРФ готов к комплектованию электронными документами, имеет опыт их описания.

Подчеркивает, что более сложной задачей является обеспечение сохранности и использования электронных документов, поскольку современные технологии требуют адекватного финансирования и наличия специалистов со знаниями в двух областях – архивного дела и информационных технологий. От решения этих задач зависит сохранение современной истории России.

  • Ключевые слова
  • Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), электронные документы, информационные технологии, использование электронных документов, система учета электронных документов
  • При подготовке электронных документов к передаче в архив
  • Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) получает электронные документы как от организаций – источников комплектования архива, так и в составе личных фондов.

Работа по изучению электронных документов началась в архиве с середины 1990-х гг., а в 2002 г. Правительство Российской Федерации поставило перед архивом задачу принять к 1 января 2004 г. графические образы переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 г.. Забегая вперед отметим, что прием этого массива документов состоялся только в 2012 г.

по причине отсутствия нормативной и методической базы, а также необходимости убеждать руководство Госкомстата России в том, что передавать носители нужно в двух экземплярах, что аутентичность документов должна быть как-то подтверждена, что архив не собирается принимать эти документы «россыпью».

Пока решались эти и другие подобные вопросы, ГАРФ готовился к приему документов на электронных носителях.

В ходе совещаний с участием представителей научных организаций было принято решение обеспечить бесконтактное хранение и использование этих носителей. В 2008 г.

Росархив из средств ФЦП «Культура России» закупил для архива два комплекта роботизированных библиотек – по одному на каждый экземпляр носителей. Библиотеки предполагалось установить по двум адресам.

К сожалению, задержка с передачей Росстатом носителей неблагоприятно сказалась на активации лицензий на программное обеспечение, а обе библиотеки в итоге были установлены в здании на Бережковской набережной.

Сейчас в них загружены графические образы переписных листов всероссийских переписей 2006 и 2002 гг. в одном экземпляре.Кроме того, графические образы и их носители нужно было описать. С этой целью специалистами ГАРФ была разработана система учетных документов из двух элементов – описи электронных дел, документов и удостоверяющего листа.

В архивной описи указываются название электронного дела, документа, его крайние даты, объем и количество файлов, носитель и форматы файлов, а также перечисляются файлы, составляющие документ, дело, на каком носителе они расположены.

В новых Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях 2015 г.

Читайте также:  Депозитарное хранение документов

дана более упрощенная форма описи, на которую, вероятно, архив будет переходить.

Особое внимание ГАРФ обращает на правильное составление предисловий: они должны содержать как описание создания, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение информационных систем, электронных документов, так и их описание, необходимое для понимания структуры, взаимосвязей и назначения различных элементов электронного документа.

Удостоверяющие листы служат для «удостоверения» файлов, составляющих электронное дело, документ.Они содержат показатели: дата последнего изменения файла, объем и контрольная сумма (используются форматы md5, sha-1), формат файла (используемое программное обеспечение).

Удостоверяющий лист позволяет подтвердить, что переданные в архив файлы в процессе хранения остаются целостными и аутентичными (до первого конвертирования, естественно).

Использование удостоверяющих листов связано, в том числе, и с тем, что у принятых или готовящихся к передаче в ГАРФ электронных документов отсутствуют электронные подписи.

Проведенная к 2008–2009 гг. работа позволила уже в 2010 г. принять на государственное хранение графические образы переписных листов Всероссийской сельскохозяйственной описи 2006 г.

, базы данных государственных реестров ФГУП «Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции Российской Федерации», учетную базу данных ФГУ «Фонд взаимопонимания и примирения».

Графические образы были загружены в роботизированные библиотеки.

Электронные документы в ведомствах выявляются при изучении нормативных документов, составлении номенклатур дел, в ходе посещений ведомств или во время проведения упорядочения документов в организациях.

Особняком стоят электронные документы, информационные системы, выявленные на стадии упразднения организации, во время работы ликвидационной комиссии, а значит, в условиях недостатка времени, финансирования и специалистов на проведение мероприятий по подготовке таких технологически сложных документов, отобранных на постоянное хранение, к передаче в архив. В итоге, прием осуществляется по факту – лишь бы сохранить то, что есть.

В 2013–2014 г. совместно с Российским государственным архивом кинофотодокументов (РГАКФД) рассматривался вопрос о приёме на государственное хранение архива видеоматериалов по выборам Президента Российской Федерации 4 марта 2012 г.

– записей веб-камер с избирательных участков, Экспертно-проверочная комиссияРГАКФД приняла решение об отказе от включения указанных видеосъёмок в состав Архивного фонда Российской Федерации и от приёма их на постоянное хранение в архив из-за низкого качества записей, малоинформативного ракурса съемки, сложностью уточнения мест проведения съемок, описания записей и подтверждения статуса документа, при большом объеме.

Аудиовизуальные документы на машиночитаемых носителях и видеокассетах были выявлены в упраздненных АНО «Оргкомитет «Сочи 2014», АНО «Спортивное вещание». Вопрос отбора и приема на государственное хранение записей спортивных мероприятий Олимпийских игр 2014 г. в г.

Сочи был передан на рассмотрение РГАКФД, в ГАРФ же были приняты и находятся в стадии описания так называемые «результаты интеллектуальной деятельности» (РИДы) – отчеты по выполненным контрактам.

В их состав входят фото- и видеодокументы, в том числе записи передач, съемки с различных мероприятий, макеты логотипов, сайтов, информационные ролики для телевидения и сайтов. В основном, документы записаны на оптические носители, имеются и жесткие диски, флешки, аудио- и видеокассеты.

От АНО «Спортивное вещание» поступили цифровые фотографии и видеокассеты XDCAM HD с записями различных соревнований.

Основные сложности при упорядочении этих документов связаны с тем, что по большей части отсутствует описание запечатленных мероприятий для составления заголовков дел, ориентироваться приходится на метки дисков, названия папок и файлов, отрывочную информацию на носителях и их конвертах, боксах. На примере фотографий можно отметить ещё одну особенность таких электронных документов – легкость их создания, что выражается в наличии нескольких десятков практически одинаковых снимков, иногда отличающихся буквально смещенным на сантиметры ракурсом или тенью.

Наиболее оптимальным вариантом является заблаговременная подготовка электронных документов к передаче на постоянное хранение, и здесь можно выделить Росстат, в котором отраслевая статистика хранится и обрабатывается в электронном виде, – вопрос о подготовке носителей с отчетами и создании архивных описей включен в план производственных работ Росстата.

ГАРФ с начала 2000-х гг.

принимает на хранение личные фонды, в числе документов фондов имеются фотографии, хотелось бы особенно обратить внимание на два фонда – № 10094 «Трояновский Марк Антонович, кинодокументалист, кинооператор, сценарист» и № 10140 «Темин Виктор Анатольевич, фотокорреспондент, заслуженный работник культуры РСФСР». Эти фонды содержат фотографии за 1930-е – 1980-е гг. по различным аспектам жизни СССР, включая мир и войну.

Вместе с документами на традиционных носителях, в ГАРФ поступают и электронные, аудиовизуальные документы – представленные видеозаписями.

Так, в фонд № 10148 Александрова Григория Матвеевича, писателя, политзаключенного, правозащитника отобрана оцифрованная видеосъемка обследования психического здоровья Г.М. Александрова американскими врачами в 1989 г.

на 4 носителях DVD, один из которых оказался поврежденным (часть файлов структуры DVD-видео оказалась недоступна), однако непосредственно видеофайлы удалось сохранить.

В фонд № 10244 «Днепров Эдуард Дмитриевич, государственный деятель, академик Российской академии образования» поступила электронная видеозапись 2006 г. к 15-летнему юбилею создания Правительства Российской Федерации.

ГАРФ принимает электронных документы на двух экземплярах носителей, в случае, если фондообразователь передает в одном экземпляре и у него нет возможности сделать второй экземпляр, а также, если носители разнородные и есть сомнения в качестве носителя и записи, силами сотрудников архива создается необходимое количество экземпляров в подходящих для долговременного хранения носителей. Основной вид носителей, хранящихся в ГАРФ, это DVD.

Читайте также:  Инвентаризация ценных бумаг

При приеме электронных документов проводится проверка носителей на читаемость и проверка файлов на соответствие контрольной сумме, для этого файлы копируются с носителя на жесткий диск, после чего запускается программа сверки контрольных сумм.

Проверке подлежат все носители и файлы, кроме документов всероссийских переписей – они проверяются выборочно, по крайней мере, до выявления проблем с читаемостью. Это связано с большим объемом носителей – от 670 в переписи 2006 г. до 1150 – в переписи 2010 г..

В настоящее время, в ГАРФ изучается вопрос о создании одновременно с проверкой носителей, включающей создание временной копии файлов, 3 экземпляра – фонда пользования.

Случаев выявления проблемных носителей, специально подготовленных для передачи в ГАРФ, при приеме ещё не было, при хранении – да, такие носители появляются, но это уже тема для следующего выступления. В случае выявления повреждений, носители заменяются либо фондообразователем, либо перезаписываются со второго экземпляра.

Носители с графическими образами переписных листов хранятся в двух экземплярах раздельно – на двух территориях, при этом на Бережковской набережной документы ВПН-2002 и ВСХП-2006 загружены в роботизированные библиотеки, в архивном городке на Большой Пироговской улице они хранятся в индивидуальных чехлах в коробах на полках. Остальные носители по другим фондам передаются в отдел учета, организующий их дальнейшее хранение.

Как говорилось выше, от ликвидационных комиссий электронные документы, базы данных информационных систем поступают в исходном формате, поскольку финансирования и времени на их конвертирование не остается, могут быть приложены дистрибутивы программ и инструкции по их развертыванию и использованию.

Вопрос о правомерности использования проприетарного программного обеспечения, лицензий, выданных ведомствам, ещё не решен. В случае, если организация готовит электронные документы, базы данных к передаче заблаговременно, – возможно их конвертирование в согласованный с ГАРФ формат.

Так, в архив поступали базы данных, конвертированные в форматы: текст с разделителями (каждая таблица в отдельном файле) и MicrosoftAccessВ последнем случае на хранение вместе с конвертированной версией поступила и база данных в исходном формате.

С учетом имеющегося опыта, сотрудники архива, кураторы организаций просят ведомства обращать внимание на необходимость заранее готовить электронные документы к передаче на постоянное хранение, разрабатывать необходимые процедуры, предусматривать возможность выгрузки сведений.

В ГАРФ имеется также некоторый опыт обращения кбазе данных хранящихся электронных документов при исполнении запросов.К самим аудиовизуальным электронным документам еще не обращались.

Во- первых, вышеупомянутая база данных поступила в виде отдельных таблиц (текст с разделителями).

По этой базе данных Государственного реестра проводился поиск информации, но исполнитель не стал собирать таблицы в базу данных, поиск результатов не дал.

К сожалению, не проводилась проверка, почему поиск был отрицательным: отсутствовала необходимая информация или нужно было предварительно собрать полноценную базу данных.

Во-вторых, от ликвидационной комиссии Минрегиона России поступил Единый реестр (база данных) лицензий на осуществление деятельности в области проектирования и строительства упраздненного ранее Федерального агентства по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству. Реестр поступил на системном блоке в одном экземпляре, идет работа по созданию работающих копий. Вместе с тем, по реестру уже выполняются социально-правовые вопросы.

Самой нужной для архива оказалась третья база данных, поступившая в исходном формате и конвертированная в Access.

Учетно-поисковая база данных претендентов и их наследников, обращавшихся за получением компенсаций ФГУ «Фонд взаимопонимания и примирения» в исходном формате – для неё была создана виртуальная машина – используется для выполнения социально-правовых запросов.

Конвертированная база данных в формате Access, содержащая меньший объем сведений, нашла своё применение после упразднения Фонда – на её основе были подготовлены проекты 55 описей, что позволило существенно сократить временные и трудовые затраты на описание почти полмиллиона дел.

К сожалению, про опыт использования аудиовизуальных электронных документов, и даже графических образов переписных листов, пока рассказать нечего, поскольку к ним еще не было обращений.

С выходом последних правил работы архивов организаций был завершен этап, на котором ГАРФ обращал внимание Росархива, ВНИИДАДна необходимость передачи ведомствами в государственные архивы электронных версий контрольных экземпляров описей.

Сейчас усилия сосредотачиваются на совершенствовании научно-справочного аппарата архивов и создании электронных фондов пользования за счет передачи в архив вместе с документами постоянного хранения их электронных образов и метаданных из информационных систем организаций (систем электронного документооборота, электронных архивов).

В настоящее время продолжается работа по изучению электронных документов в организациях – источниках комплектования ГАРФ. В ходе последней паспортизации источников комплектования архива в 2015 г.

Читайте также:  Двойная должность в штатном расписании

ГАРФ попросил ведомства ответить на вопросы о наличии электронных документов и информационных систем постоянного хранения и по личному составу, использовании систем электронного документооборота.

Сведения собирались по разработанной архивом форме, 99 организаций подтвердили наличие систем электронного документооборота и/или электронных документов, информационных систем. Анализ ответов будет представлен на дирекции ГАРФ в декабре текущего 2016 г. Ожидается дальнейшее поступление электронных документов и в составе личных фондов.

В целом, ГАРФ готов к комплектованию электронными документами: есть определенный опыт по их описанию и приему, тем более, что количество таких документов в организациях – источниках комплектования ГАРФ будет только увеличиваться.

Более сложной задачей является обеспечение сохранности и использования.К сожалению, современные технологии требуют адекватного финансирования и специалистов со знаниями в двух областях – архивного дела и информационных технологий.

Вместе с тем, ГАРФ надеется, что вместе– архивы и Росархив – смогут решить эти проблемы и сохранить современную историю страны.

Сведения об авторах

Порядок принятия электронных документов в архив

Электронные документы принимаются в архив после проведе­ния экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их со­держания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов.

Другим критерием является их читабельность. Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включаю­щей компоновку документа, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные про­граммы.

  • После экспертизы ценности документов они поступают в архив.
  • Архивы хранят электронные документы трех уровней:
  • ü пользовательский уровень, предполагающий описание данных документов для возможного вторичного использования;
  • ü административный уровень, включающий регулирующие отно­шения архива с пользователями документы;
  • ü каталожный уровень, с помощью которого осуществляется по­иск данных в массиве документов.
  • При подготовке электронных документов для передачи в архив:
  • ü проверяется их техническое состояние;
  • ü проводится их описание;
  • ü на единицах хранения проставляются архивные шифры;
  • ü подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характери­стика содержания, электронный формат, физическая и логиче­ская структура, объем.
  • Все операции, производимые во время передачи документов на хранение и во время хранения, должны быть документированы для обеспечения их аутентичности.

Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, со­вокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске.

Единицей хранения является физически обособленный носитель файла.

Единицей учета выступает комплект единиц хранения с запи­сью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится ана­логично учету документов на бумажной основе.

Систематизация документов производится с помощью ката­лога. При этом происходит структурирование потока информа­ции, деление ее по индивидуальным файлам.

При формировании ка­талога учитываются название файла, сопроводительная доку­ментация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла.

Заголовок к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельно­го заголовка, расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заго­ловок.

Описание файла включает вид данных, количество до­кументов и байт информации. При многочастевом файле ука­зывается приблизительное число программ и байт информации отдельно в каждой части файла.

Физическое описание файла содержит число носителей ин­формации по видам, сообщение о декодировании на звуковос­производящем оборудовании или цветном дисплее, другие фи­зические параметры, сообщение о наличии сопроводительных документов.

Для звуковых документов указывается время звучания и его тип. Кроме того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины по­иска. Особое внимание следует уделять электронной цифровой подписи, предназначенной для защиты информации и опреде­ления отсутствия ее искажений.

Хранение электронных документов происходит при температуре 15—20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на ме­таллических стеллажах и хранилищах с паразитными постоян­ными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметич­ную индивидуальную упаковку. Проверка состояния докумен­тов производится раз в 5 лет.

При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хра­нить электронные документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе.

Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бу­мажной основе. По мере старения носителя должна произво­диться перезапись электронного документа на новый носитель.

При этом все этапы перезаписи должны строго документиро­ваться, исключая искажение информации.

Научно-справочный аппарат соответствует аналогичному аппа­рату к документам на бумажной основе.

При поиске информа­ции отмечаются ее регистрационный и валовой номер, дата, вид, заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, объ­ем. Использование электронных документов аналогично ис­пользованию традиционных документов.

Доступ к ним осуществляется при использовании электронной цифровой подписи, определяющей пользователей и закрывающей информацию для других.

Создание электронных архивов оправданно при условии их включения в документальное обеспечение управления для опе­ративного поиска и использования необходимых в реальной работе документов.

Длительное хранение электронных доку­ментов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов.

Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные техно­логии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасно­стью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.

Вопрос 42. Организация работы архива

Воспользуйтесь поиском по сайту:

При подготовке электронных документов к передаче в архив