Новое

Передача электронных документов в архив

  • Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации ежегодно не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами.
  • Передача электронных дел в архив организации производится в упорядоченном состоянии на основании сдаточных описей (приложение 2).
  • Документы на обособленных электронных носителях физически перемещаются из структурных подразделений в архив организации.
  • Информационная система архива организации должна поддерживать требования к организации архивного хранения и использования электронных документов и иметь:
  • · программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы);
  • · программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах;
  • · возможность проводить копирование, конвертирование и миграцию электронных документов;
  • · специализированное программное обеспечение для поиска электронных документов, хранящихся в архиве.
  • При приеме единиц хранения электронных документов в архив:
  • · проверяется соответствие единиц хранения сдаточным описям;
  • · проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;
  • · проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра – основного и рабочего).
  • Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных носителей, их объем в байтах, номера отсутствующих электронных носителей, дата приема–передачи, подтверждаемой подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы.
  • Обособленные материальные носители единиц хранения должны иметь футляры, каждый футляр должен быть снабжен фронтальным вкладышем.
  • После приема электронных дел в архив вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на фронтальные вкладыши, оформляемые в архиве.
  • На фронтальном вкладыше, оформляемом в архиве, указывается:
  • · сокращенное название организации;
  • · учетный номер единицы хранения;

· статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

  1. · номер фонда;
  2. · номер описи электронных дел;
  3. · крайние даты электронных документов;

· при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа и т.п.

Фронтальный вкладыш помещается в футляр единицы хранения (диска) таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.

На обособленный материальный носитель электронных документов несмываемым водостойким маркером наносится учетный номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) с указанием типа экземпляра: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий).

  • 8. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ) АРХИВ
  • Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с правилами и по графику, устанавливаемыми государственным или муниципальным архивом.
  • Приложение 1
  • ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
  • электронных документов единицы хранения №_______
  • __________________
№ п/п Дата получения Индекс документа Дата документа Заголовок документа Кол-во листов ед. хр. Формат Объем (байт, Мб) Наличие электронной подписи
  1. Итого _____________________документов. (цифрами и прописью)
  2. Количество листов внутренней описи ___ . (цифрами и прописью)
  3. Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись
  4. документов дела Подпись Расшифровка подписи
  5. Дата
  6. Приложение 2
  7. Наименование организации
  8. Наименование структурного подразделения[*]
  9. ОПИСЬ №_______
  10. единиц хранения электронных документов________________
№ п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Срок хранения[**] Тип носителя[***] Объем (Мб)[***] Примечание
основного экз. рабочего экз. основного экз. рабочего экз.
Название раздела
  • В данную опись внесено _ (цифрами и прописью)
  • единиц хранения электронных документов
  • с №_____________________________ по № ______________________________, в том числе:
  • литерные номера: _______________________________
  • пропущенные номера: ___________________________
  • Руководитель структурного подразделения[****] Подпись Расшифровка подписи
  • Дата
  • Передавал ______________________________единиц (цифрами и прописью)
  • хранения электронных документов.
  • Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
  • Дата
  • Принял ___дел (цифрами и прописью)
  • и _____________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам. (цифрами и прописью)
  • Наименование должности работника архива Подпись Расшифровка подписи
  • Дата
  • [1] Электронные документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) формируются в электронные дела в форматах, в которых они были созданы в информационной системе организации и в архив организации не передаются.

[*] Опись утверждается руководителем структурного подразделения при наличии у него соответствующего права. При наличии ЭК структурного подразделения опись согласуется ЭК.

  1. [**] Графа опускается в описи дел электронных документов постоянного срока хранения.
  2. [***] В описи электронных документов рабочих экземпляров единиц хранения графы 7, 9 не заполняются, в описи резервных экземпляров графы 6, 8 не заполняются.
  3. [****] При утверждении описи руководителем структурного подразделения опись подписывает ее составитель.
  4. Приложение 8

Передача электронных документов в архив

Приложение 9

Министерство лесного хозяйства Кировской области УТВЕРЖДАЮ Министр лесного хозяйства Кировской области _________ Р.Г. Ахмадуллин «____» __________ 2016 год
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ лесного отдела министерства лесного хозяйства Кировской области лесничества _________________ № _______ на 2016 год
Индекс дела Заголовок дела Количество единиц хранения Срок хранения и № статей по перечню Примечание
58-хх*-01 Положение о министерстве лесного хозяйства Кировской области, положение лесного отдела министерства лесничества. Копии ДМН Подлинники находятся в архиве министерства
58-хх-02 Журнал учёта лесных деклараций Постоянно
58-хх-03 Журнал регистрации входящих документов 5 лет Ст. 258г
58-хх-04 Журнал регистрации исходящих документов 5 лет Ст. 258г
58-хх-05 Журнал регистрации обращений граждан 5 лет Ст. 258е
58-хх-06 Переписка с министерством лесного хозяйства Кировской области 5 лет ЭПК Ст. 33
58-хх-07 Переписка с органами местного самоуправления, органами исполнительной власти Кировской области, федеральными органами исполнительной власти по основной деятельности 5 лет ЭПК Ст. 32
58-хх-08 Переписка с лицами, использующими леса, по основной деятельности 5 лет ЭПК Ст. 35
58-хх-09 Обращения граждан (жалобы, предложения, заявления) и документы по их рассмотрению 5 лет ЭПК Ст. 183б В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения
58-хх-10 Документы по согласованию документов, связанных с определением границ земель лесного фонда, лесных участков на территории лесничества 15 лет ЭПК
58-хх-11 Книга рубок ухода Постоянно
58-хх-12 Книга расхода леса лесничества Постоянно
58-хх-13 Книга лесного питомника Постоянно
58-хх-14 Книга учёта лесонарушений Постоянно
58-хх-15 Книга учёта лесных культур Постоянно
58-хх-16 Книга учёта лесных пожаров Постоянно
58-хх-17 Книга учёта площадей с проведёнными мерами содействия естественному возобновлению леса Постоянно
58-хх-18 Книга площадей вышедших из-под сплошных рубок Постоянно
58-хх-19 Лесные декларации 5 лет
58-хх-20 Реестр договоров купли – продажи лесных насаждений Постоянно
58-хх-21 Договоры купли – продажи лесных насаждений Постоянно Ст. 797
58-хх-22 Договоры аренды лесных участков, дополнительные соглашения к ним. Копии ДМН
58-хх-23 Документы, образующиеся в судебных процессах при участии лесного отдела (исковые заявления, доверенности, акты, справки, решения, постановления, определения, протоколы и другие) 5 лет Ст. 189 После вынесения решения
58-хх-24 Документы по освоению лесов (проекты освоения лесов, расписки, заключения государственной экспертизы проектов освоения лесов) Постоянно
58-хх-25 Документы по лесопатологическому обследованию (акты, служебные записки, листки сигнализаций) 5 лет После окончания мероприятия
58-хх-26 Документы по лесным пожарам (акты, протоколы, расчёты ущерба, документы о расследовании органами государственного пожарного надзора) Постоянно
58-хх-27 Документы по нарушениям лесного законодательства (акты о выявленных лесонарушениях, требования, справки расчета ущерба и др.) 5 лет Ст. 189 После вынесения решения
58-хх-28 Документы по технической приемке лесных культур (акты, ведомости, проекты, учётные карточки) 10 лет
58-хх-29 Документы по выполнению государственных контрактов (контракты, акты выполненных работ) 5 лет Ст. 272, 273
58-хх-30 Акты проверки выполненных работ по охране, защите и воспроизводству лесов (за исключением актов, связанных с выполнением государственного контракта) 5 лет ЭПК Ст. 173а
58-хх-31 Статистические отчёты по охране, защите и воспроизводству лесов Постоянно Ст. 467а
58-хх-32 Документы по ежегодной оценке эффективности лесовосстановления (отчёты, сведения) Постоянно
58-хх-33 Приказы начальника лесного отдела министерства лесничества о командировках 5 лет Ст. 695з
58-хх-34 Отчетность по администрированию платежей: — месячный отчет о начисленных и уплаченных суммах платы за использование лесов — сведения о погашении недоимки, возврате (зачету) переплат, уплате платежей на выяснении, сложившихся на начало отчетного года — реестр недоимщиков организаций (лесопользователей) по состоянию на отчетную дату и на начало отчетного года — реестр переплаты организаций (лесопользователей) по состоянию на отчетную дату и на начало отчетного года Постоянно
58-хх-35 Платежные документы (квитанции) об оплате платежей за использование лесов 5 лет ЭПК
58-хх-36 Журнал учёта дел об административных правонарушениях Постоянно
58-хх-37 Дела об административных правонарушениях 5 лет
58-хх-38 Доверенности, выданные на осуществление отдельных полномочий министерства начальникам и главным специалистам – экспертам лесного отдела 5 лет ЭПК Ст. 60 После истечения срока действия доверенности
58-хх-39 Акты плановых и внеплановых проверок по федеральному государственному лесному надзору, федеральному государственному пожарному надзору в лесах Постоянно Ст. 173а
ТАКСАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
58-хх-40 Таксационные описания по лесничеству (лесничествам) Постоянно Ст. 907**
58-хх-41 Планы лесонасаждений по лесничеству (лесничествам) Постоянно Ст. 905**
58-хх-42 Лесохозяйственные регламенты лесничества (лесничествам) и изменения в них Постоянно Ст. 904**
Читайте также:  Депозитарное хранение документов

* индекс дела согласно приложению

Примечание: при составлении примерной номенклатуры дел лесного отдела министерства лесного хозяйства Кировской области использованы:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М., 2010 г.

2) ** Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2007 г.

Начальник управления организационной и кадровой работы «___» ______________ 2015 г. А.А. Тетерин
Ведущий специалист — эксперт управления организационной и кадровой работы «___» ______________ 2015 г. Н.А. Перевозчикова
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК министерства лесного хозяйства Кировской области от __________ № _____ СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области от _____________ № _______

Электронный архив документов организации: учет, комплектование, использование — Контур.Бухгалтерия

Передача электронных документов в архив

Есть два варианта работы с архивом электронных документов. Первый случай — архив хранит оригиналы. У электронной накладной или акта нет бумажного подлинника, документ сразу создается в электронном виде. В архиве он хранится в зашифрованном виде, для доступа и внесения изменений в документ нужна электронная цифровая подпись.

И есть другая ситуация: в электронном архиве хранятся цифровые копии бумажных документов.

Оригиналы при этом могут лежать на полках и стеллажах в компании, которой эти документы принадлежат, или же в платных архивах, которые заботятся о сохранности бумаг.

Архивы скан-копий документов популярны, потому что они облегчают работу с документами компании: в цифровом архиве документ легче найти по тэгам, просмотреть нужные данные.

Как работают с электронным архивом

При традиционном «бумажном» способе хранения, если сотруднику компании нужен документ, он ищет его на полках, работает с ним, затем отправляет обратно. Это требует времени и дополнительных действий. А если бумажный архив находится не в том месте, где обычно трудится работник, задача усложняется.

С электронным архивом все иначе: бумажные документы отсканированы или в виде цифровых оригиналов загружены на защищенные сервера, к которым у сотрудников компании есть круглосуточный доступ.

При размещении документов в электронном архиве информация в них индексируется: в каждом документе задаются данные для быстрого поиска. Например, номер договора, адрес офиса, ФИО или название контрагента.

Вы можете в любое время быстро искать, передавать, распечатывать сканы документов или отправлять цифровые оригиналы в контролирующие органы по запросу — это экономит время и силы.

Для работы с электронным архивом не нужны дополнительные программы или оборудование. Может понадобиться разве что сканер, но во многих архивах сканирование — это часть услуги по загрузке документов.

Доступ в архив происходит через интернет, так что смотреть и пересылать документы можно из любого офиса в любой точке мира.

Нужно будет только выдать нужным сотрудникам пароли для входа в архив, настроить уровни доступа и работать с цифровыми копиями, как с бумажными документами, только быстрее и проще.

Как легко вводить документы в систему учета

Работу с цифровым архивом удобно совмещать с другим типом автоматизации — автоматическим вводом в учетный софт первички. Есть два способа:

  • Электронный документооборот (ЭДО) — контрагенты присылают вам входящую первичку сразу в виде электронных документов. Их можно легко и без ошибок принять в учет в несколько кликов и потом хранить в цифровом архиве. Правда перейти полностью на электронный документооборот не всегда получается: многие контрагенты продолжают работать с бумажными документами.
  • Программы для распознавания сканов первички — они умеют «читать» сканы документов и переносить информацию в систему учета. Это сокращает трудозатраты бухгалтера в несколько раз по сравнению с ручной обработкой документов. Вот алгоритм работы такой программы:
    • бухгалтер сканирует документ и отправляет скан на распознавание;
    • система читает скан и переносит реквизиты, номенклатуру и цифры в документ в учетной системе, при этом выделяет цветом некоторые поля, если сомневается в точности распознавания;
    • бухгалтер проверяет правильность распознавания и проводит документ;
    • после этого скан накладной можно отправить на хранение в электронный архив.

Оба способа можно комбинировать: часть документов вы получаете по ЭДО, а часть вводите в учет с помощью системы распознавания. В современных бухгалтерских веб-сервисах — например, в Контур.Бухгалтерии — есть оба эти инструмента. А еще в Бухгалтерии сканы первички и электронные документы можно прикрепить к соответствующим документам в учете для быстрого поиска.

Как электронные архивы обеспечивают безопасность

Данные в архивах хранятся и передаются в зашифрованном виде. Базы данных находятся на серверах в охраняемых дата-центрах. Для повышенной безопасности сведений архивы применяют те же технологии, что и банки.

Для доступа в архив требуют логин и пароль, затем подтверждение через смс-код, а для работы с электронными документами (а не цифровыми копиями-сканами) нужна электронная цифровая подпись.

В чем удобство работы с электронным архивом

Экономия. Сотрудники быстрее находят нужные документы, освобождается время для полезной работы. Любой документ можно найти в течение минуты, так что все процессы в компании ускоряются.

А если вы работаете с электронными документами, а не цифровыми копиями, то экономите также время и деньги, потому что у вас становится меньше бумажных документов, которые надо распечатывать, пересылать и хранить.

Простота. Для работы с электронным архивом не нужно специальное обучение: как правило, интерфейс интуитивно понятен, и сотрудники сразу могут пользоваться системой.

Безопасность. Сведения хранятся в защищенных дата-центрах с одной или двумя резервными копиями, в зашифрованном виде. Каждому сотруднику создают учетную запись с индивидуальными настройками доступа: например, только для просмотра, или также для пересылки, редактирования документов.

Читайте также:  Срок хранения чековых книжек

Контроль. Вы видите, какие документы добавлены, историю работы с ними, обращение сотрудников к конкретным документам.

Любой объем. Вы можете хранить в электронном архиве любое количество документов, в нем не кончится место.

Подключайте удобный веб-сервис Контур.Бухгалтерия для учета, работы с документами, налогов, зарплаты, отчетности через интернет. Большинство функций сервиса автоматизированы, интерфейс понятен и прост, есть подсказки и напоминания. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.

Электронные документы: как учитывать в номенклатуре дел, при передаче в архив и в актах на уничтожение

Какими бывают электронные документы. Как их отразить в номенклатуре дел и потом в ее итоговой записи по завершении года (показываем разные варианты). Как оформить опись электронных дел на их передачу из подразделений в архив организации. Как составить к ней реестры с описанием содержимого каждого передаваемого электронного дела.

Почему в архив поступает мало электронных документов и копий. Как оформить передачу электронных копий в качестве фонда пользования в дополнение к бумажным оригиналам. Как составить акт о выделении к уничтожению электронных дел. На какую нормативную базу можно опереться. В чем заключаются «шероховатости» зафиксированной в ней теории.

И как их преодолевать на практике.

Что такое электронные документы и какими они бывают

Определение понятия электронный документ дано в законе: «электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» 1. Данное определение было введено в закон в 2010 году и является спорным. Если из него убрать всю лишнюю информацию, останется только то, что электронный документ – это информация, представленная в электронной форме. Но такое определение в терминологии называют закольцованным, поскольку понятие определяется через самое себя. В итоге получается, что определение электронного документа есть, но оно мало что объясняет 2.

Всем, кто работает с управленческой документацией, известно, что в настоящее время мы фактически создаем и используем 2 типа электронных документов:

  • изначально созданные в виде электронных документов («рожденные цифровыми»);
  • полученные в результате оцифровки документов, созданных на бумажном носителе.

Напомним, что Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства), устанавливая общие принципы документирования и требования, предъявляемые к созданию документов, выделяют 3:

  • документы, созданные на бумажном носителе;
  • электронные документы (то есть созданные в цифровой форме);
  • электронные копии документов (полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе).

С точки зрения делопроизводства, это принципиально – различать 2 типа электронных документов. И важно это, прежде всего, с точки зрения организации хранения данных документов:

  • документ, созданный как цифровой, является подлинником, поэтому именно он должен храниться в течение установленного срока;
  • электронная копия документа (скан-копия), изготовленная на основе бумажного документа, если это не единственный экземпляр документа в организации, по общему правилу хранится до минования надобности (при необходимости электронные копии документов могут передаваться в архив организации в качестве фонда пользования). При наличии документа-подлинника на бумажном носителе именно он должен храниться в течение установленного срока 4.

Для понятийного аппарата и в практических целях было бы правильнее определять электронный документ как документ, созданный в цифровой форме и не имеющий аналога (подлинника) на бумаге. Будем исходить именно из такого представления об электронном документе.

https://www.youtube.com/watch?v=Uqc3ZLla5uY\u0026pp=ygVK0J_QtdGA0LXQtNCw0YfQsCDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3Ri9GFINC00L7QutGD0LzQtdC90YLQvtCyINCyINCw0YDRhdC40LI%3D

Нормативно закреплено, что «Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов» 5.

Это означает, что подлинники документов со сроком хранения 10 лет и выше должны создаваться в бумажной форме.

Объясняется это отсутствием правовой и технической возможности пока поддерживать юридическую значимость таких документов в течение более 10 лет.

Электронный документ и электронная копия документа имеют разную структуру:

  • цифровой документ – это контент (содержание), метаданные, файл электронной подписи (или файлы нескольких подписей);
  • электронная копия документа – файл, полученный в результате оцифровки бумажного документа, как правило, в графическом формате (чаще используется формат PDF), один или несколько файлов электронной подписи.

Обратите внимание: электронной подписью может быть подписан как электронный документ, так и электронная копия документа.

Поскольку электронные документы имеют сложную структуру, при передаче их по информационно-телекоммуникационным каналам, а также при архивном хранении содержимое электронного документа помещается в контейнер – папка…

Требования к документам, передаваемым в электронный архив

  • В архив организации электронные документы могут поступать:
  • — из информационных систем организации и размещаться для хранения на серверах (основном и рабочем) архива организации;
  • — на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух экземплярах (основном и рабочем) и размещаться в помещениях для их хранения в соответствии с учетными документами архива.
  • Не менее важны вопросы по формату передаваемых документов в архив:
  • При сдаче документов в архив их необходимо сконвертировать в формат архивного хранения, которым назван формат — PDF/A-1.
  • Учётной единицей электронных архивных документов является единица хранения, именуемая контейнером электронного документа.

Электронные документы, подлежащие хранению, будут передаваться в архив организации в виде контейнеров, обеспечивающих их целостность по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив организации должна осуществляться в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

Контейнер электронного документа будет представлять из себя zip-архив (сжатую zip-папку), включающую: — электронный документ в формате архивного хранения с приложениями и электронными подписями; — метаданные документа.

В контейнер электронного документа, подлежащий передаче в архив организации, включаются: — файл электронного документа в формате архивного хранения; — файлы приложений документа в формате архивного хранения, если они имеются и не включены в файл основного электронного документа; — файлы электронных подписей; — файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи; — файл метаданных электронного документа в формате XML (для обеспечения последующей конвертации метаданных в информационную систему архива организации), включающий: 1) метаданные — реквизиты электронной регистрационной карточки документа и 2) метаданные, отражающие процессы управления электронным документом до момента его включения в информационную систему (публикации документа в системе).

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа. Состав архивного шифра электронного документа:

* номер единицы хранения электронных документов (контейнера электронного документа) по описи электронных дел, документов

* номер фонда, в состав которого включены электронные документы

* отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) — основной, (раб.) — рабочий

* номер описи электронных дел, документов. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает те же элементы, что и архивный шифр хранения бумажных документов и дополнительно указывается отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) –основной, (раб.) – рабочий.

Читайте также:  Учетная политика по операциям с ценными бумагами

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра.

Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования.

  1. Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование. Комплектование архива организации электронными документами включает:
  2. – определение структурных подразделений, электронные документы которых передаются в архив;
  3. – определение состава электронных документов, подлежащих приему в архив;
  4. – организацию передачи электронных документов в архив.
  5. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях однократной записи в виде контейнеров электронных
  6. дел, включающих электронные документы в формате архивного хранения.
  7. Сроки передачи электронных документов в архив организации устанавливаются организацией самостоятельно в графике приема-передачи дел.
  8. Архив организации ведет список структурных подразделений, от которых электронные документы поступают в архив организации.
  9. В процессе подготовки электронных документов к передаче в архив организации осуществляется:
  10. — конвертирование электронных документов в формат архивного хранения;
  11. — включение электронных документов в формате архивного хранения
  12. в контейнеры электронных документов;
  13. — создание описей электронных документов структурных подразделений.
  14. В контейнер электронного документа, подлежащего передаче в архив организации, включаются:
  15. файл электронного документа в формате архивного хранения;
  16. файлы приложений документа в формате архивного хранения, если они
  17. имеются и не включены в файл основного электронного документа;
  18. файлы электронных подписей;
  19. файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи;
  20. файл метаданных электронного документа в формате XML7 (для обеспечения последующей конвертации метаданных в информационную систему архива организации; XML (eXtensible Markup Language) – формат данных, используемый для описания содержимого документов), включающий: 1) метаданные — реквизиты электронной регистрационной карточки документа и 2) метаданные, отражающие процессы управления электронным документом до момента его включения в информационную систему (публикации документа в системе).
  21. В информационной системе рассчитываются следующие параметры
  22. контейнера электронного документа:
  23. — объем электронного дела в Мб;
  24. — контрольная сумма контейнера электронного дела.
  25. В информационной системе формируется опись электронных документов структурного подразделения по установленной форме.
  26. При приеме контейнера электронного документа в архив организации к
  27. метаданным электронного документа добавляется присвоенный в архиве организации архивный шифр.
  28. При приеме электронного дела в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети в информационной системе архива:
  29. — формируется запись об электронном документе в базе данных информационной системы архива организации;
  30. — запись об электронном документе дополняется ссылкой на место хранения электронного документа.
  31. Одновременно проводится проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.
  32. При передаче электронных документов в архив организации на обособленных материальных носителях проводится:
  33. – проверка физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей однократной записи, предназначенных для записи электронных документов;
  34. – запись контейнеров электронных документов на физически обособленные материальные носители однократной записи в двух экземплярах (основном и рабочем);
  35. – проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;
  36. – составление в структурном подразделении описи электронных документов, предназначенных для передачи в архив организации.
  37. При записи электронных документов на физически обособленные материальные носители рекомендуется соблюдать принцип размещения на одном носителе электронных документов одного электронного дела.
  38. Каждый футляр физически обособленного материального носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:
  39. – сокращенное название организации;
  40. – сокращенное название структурного подразделения организации;
  41. — индекс дела;
  42. — заголовок дела;

— отметка о статусе экземпляра электронного дела: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

  • — объем электронного дела в Мб;
  • — контрольная сумма электронного дела;
  • – дата записи электронных документов на носитель;
  • – при необходимости отметки об ограничении доступа и др.
  • Вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки четким разборчивым почерком специальными черными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

Для надлежащей подготовки документов в архив суда могут привлекаться специалисты отделов информатизации судов, которые осуществляют системное администрирование информационных систем, в том числе филиалов ФГБУ ИАЦ ГАС «Правосудие» в соответствующих субъектах Российской Федерации.

Технические аспекты приема электронных документов, организации учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители информации могут устанавливаться, в том числе, локальными нормативными актами председателей судов и начальников управлений Судебного департамента в субъектах РФ.

В контейнер электронного документа включаются как электронный документ в формате архивного хранения, так и метаданные документа, в том числе электронные подписи.

В настоящее время опыт работы судов по обработке электронных документов находится в стадии своего становления.

Согласно положениям Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций контейнер электронного документа представляет собой zip-архив, который содержит сам документ и его метаданные (включая ЭП — сжатую zip-папку) (Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. М.: ВНИИДАД, 2013; Согласно проекту стандарта ISO/IEC CD 21 320 – 1 «Информационные технологии. Файл контейнера документа. Часть 1: Ядро» (Information technology — Document Container File — Part 1: Core). Формат zip-архива описывается в открытой спецификации, доступной по адресу: http: //www.pkware.com/documents/ casestudies/ APPNOTE.TXT). Систематизация документов в дела и распределение в контейнеры проводится в подразделении, в котором ведется дело. Контейнеры на хранение могут передаваться по сети или на обособленном носителе информации однократной записи в двух экземплярах – основной и рабочий.

  1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел.
  2. Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра, понятно, что если документы передаются обособленных носителях, то шифр необходимо проставлять на футляре носителя. При хранении электронного документа в информационной системе шифр включается в метаданные контейнера документа
  3. Годовые разделы описей электронных дел, документов составляются на электронные дела постоянного срока хранения и на электронные дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения на основе описей электронных дел структурных подразделений.
  4. Первоочередной задачей архива организации является составление годовых разделов описей дел постоянного срока хранения, в том числе электронных, с целью обеспечения их сохранности и последующей передачи в государственный (муниципальный) архив.

Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.

При передаче контейнеров электронных документов из структурного подразделения в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети содержимое контейнера электронного документа включается в информационную систему архива организации и размещается на сервере, выступая в качестве основного экземпляра документа.

В информационной системе архива организации формируются рабочие экземпляры (копии) электронных документов, которые размещаются на сервере рабочих копий.