Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д.

Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников.

У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.

Штатная единица — это…

Посмотрим, какое определение термину дают словари. Итак, штатная единица — это:

• Должностная единица, которая предусмотрена штатным расписанием организации, предприятия, учреждения.
• Единица из всего перечня должностей штатного расписания организации. Соответствует одному рабочему месту.
• Одна из должностей кадрового (штатного) расписания.

Это интересно: Техногенная чрезвычайная ситуация (ЧС)

Отличия от родственных понятий

Штатную единицу организации многие путают с родственными терминами. Дальше представим разницу.

• Должность и штатная единица. Под первым понятием скрывается определенный набор рабочих функций, под вторым — количественная составляющая кадрового расписания. Соответственно, в одной должности может быть сразу несколько кадровых единиц.
• Ставка и штатная единица. Первое понятие — это денежная величина, остов оплаты труда определенного сотрудника. А 1 штатная единица — это живой человек, работник. Вот такова разница между терминами.
• Рабочее место и штатная единица. Первое понятие — это организованное место для труда сотрудника. Второе — работник, человек. На одном рабочем месте может трудится сразу несколько штатных единиц. Например, посменно работающие продавцы, кассиры.

Штат

Штатная единица — это, соответственно, составляющая штата (штатного состава) или персонала организации. Так называется постоянный состав ее сотрудников. Вместе они составляют группу, сформированную по профессиональным или другим признакам с указанием должностей, а также присвоенными каждому (по должности) окладами.

Штатом также правомочно будет назвать всю совокупность работников организации. Это и те, которые заняты трудовой деятельностью, и те, которые состоят на балансе учреждения, но временно не работают в силу ряда причин (больничный, отпуск, декрет и прочее).

И еще одно определение. Штатный состав — вся совокупность трудовых ресурсов, которые находятся в распоряжении организации и требуются для осуществления конкретных функций, достижения общих целей и развития учреждения.

По российскому законодательству терминам «персонал», «штат» равнозначны понятия «кадры», «кадровый состав».

Для чего составляют «штатку»

В первую очередь документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание структурирует всю компанию и иерархию в ней.

Документ показывает, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным.

Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства.

Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут.

Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости.

На практике бланк штатного расписания необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Он является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета. Как правильно оформить штатное расписание — учесть в нем все требования трудового законодательства и внутренние потребности организации-работодателя.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробное руководство по работе со штатным расписанием. Разобрали не только как его заполнять, но и как хранить, как предоставлять проверяющим, как делать выписки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Введение новой штатной единицы

При объективной нехватке работников у организации есть один разумный выход — добавить еще одну кадровую единицу. По ст. 8 ТК РФ это вполне правомочное решение.

В случае организационной, производственной и экономической необходимости кадровое расписание может пополнится новой должностью или дополнительной штатной единицей.

Частоту, периодичность внесения таких изменений определяет сам работодатель.

Готового образца введения штатной единицы российское законодательство не предлагает. Однако профессионалы советуют проводить эту процедуру в три шага.

• Определение необходимости ввода единицы в штат.
• Оформление новой должностной инструкции.
• Составление докладного документа на имя руководителя.

Разберем озвученные этапы более подробно.

Это интересно: Убежище (укрытие) быстровозводимое

Ошибка Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

• Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367).

Образец служебной записки о введении новой штатной единицы. Бланк 2023 года

Любому структурному подразделению по различным причинам может потребоваться дополнительная штатная единица.

Посредством служебной записки о введении новой штатной единицы руководитель подразделения доводит до руководителя организации сведения о необходимости расширения штата.

Файлы в .

DOC:Бланк служебной записки о введении новой штатной единицыОбразец служебной записки о введении новой штатной единицы

Обязательна ли служебная записка

Оргструктура предприятия, ее состав и штатная численность определяются документом, называемым «штатное расписание». Штатное расписание утверждается и вводится в действие руководителем организации. На основании «штатки» рассчитывается фонд оплаты труда работников, планируются расходы на зарплату и надбавки.

Поскольку введение новой штатной единицы потребует дополнительных затрат, оно должно быть обосновано.

Иногда руководитель организации сам может принять решение о том, что какому-то подразделению необходим сотрудник.

Однако если организация крупная, руководитель может в силу известных причин не иметь информации о том, что конкретному подразделению не хватает кадров. В этом случае инициатором введения новой штатной единицы будет руководитель соответствующего подразделения.

Как обосновать необходимость нового сотрудника

Увеличение числа работников в подразделении может потребоваться по следующим причинам:

1. организация расширилась, и на подразделение в целом увеличилась нагрузка. Это может быть как физическое расширение зоны обслуживания (например, возведение нового здания), так и увеличение объема работ (например, увеличение числа машин, которые требуется обслуживать);
2. было произведено избыточное сокращение штата, по итогам которого подразделение перестало справляться с нагрузкой;
3. сократилось или было упразднено другое подразделение, и его обязанности легли на работников подразделения, которому теперь требуется штатная единица и так далее.

Составление служебной записки

Формы служебных записок, в том числе и записки о введении новой штатной единицы, законом не регламентированы. На нашем сайте имеются функциональные бланк и образец записки, которым также можно воспользоваться в работе. В бланк потребуется внести следующие данные:

1. в правом верхнем углу потребуется указать должность и ФИО руководителя организации в дательном падеже и название организации;
2. ниже под ним указываются должность, структурное подразделение и ФИО автора записки;
3. в центре листа или слева пишется название документа «служебная записка», а под ним — заголовок, например, «о введении новой штатной единицы в АХО».
4. в тексте записки указывается на необходимость нового работника и приводится ее обоснование;
5. в заключение ставится подпись автора записки и дата.

• Руководитель, рассмотрев записку, принимает решение об удовлетворении просьбы или об отказе.
• Если результат рассмотрения записки положительный, то издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, а само расписание переутверждается заново.
• После утверждения обновленной «штатки» в подразделении появляется вакансия, на которую можно будет принять нового работника.

Хранение

Служебные записки с резолюцией руководителя прикладываются к приказам о внесении изменений в штатное расписание. Хранятся они вместе с материалами к приказу постоянно.

Внесение изменений в штатное расписание, добавление штатной единицы

Приказ о введении новой должности в штатное расписание – обязательный для заполнения документ при введении новой рабочей единицы (или нескольких).

ФАЙЛЫ

ШР является одной из форм защиты прав работников от произвольного увольнения. Оно документально закрепляет структуру предприятия, определяет перечень должностей и окладов сотрудников.

Зачастую в развивающемся коллективе возникает необходимость создания новой рабочей единицы, не предусмотренной штатными документами.

Для этого руководителем выносится приказ о введении в устоявшийся кадровый состав нового рабочего места.

Порядок вынесения приказа

Необходимость внесения изменений в структуру компании может возникнуть:

• в результате введения нового направления деятельности;
• при привлечении новых специалистов из-за модернизации производства;
• ввиду сокращения должностей;
• в связи с повышением или понижением окладов и т.д.

Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо специальных требований для срока и порядка внесения изменений в структуру компании. Поэтому данные вопросы отводятся на усмотрение руководителя.

Если в организации необходимо создать новый отдел или иное структурное подразделение, то целесообразно поменять само штатное расписание.

Если нужно добавить новую штатную единицу, вполне достаточно изменить кадровое расписание путем издания соответствующего документа.

https://www.youtube.com/watch?v=I-eejR64UIM\u0026pp=ygUo0J3QvtCy0LDRjyDRiNGC0LDRgtC90LDRjyDQtdC00LjQvdC40YbQsA%3D%3D

Приказ о введении новой должности может быть разработан по распоряжению руководителя организации:

• кадровой службой;
• юристами;
• секретарем.

При разработке такого приказа необходимо:

1. Провести анализ общей информации:
   о должностных обязанностях;
2. об оптимальных временных затратах;
3. о часовых нормах, предусмотренных для соответствующего типа труда.
4. Решить вопрос о допустимых часовых объемах работы (ставка, 0,5 или 0,25 ставки или менее) для нового сотрудника.
5. Разработать проект должностной инструкции.
6. Подготовить предложение на имя руководства об увеличении штата. Оно может быть направлено от имени:
   начальника кадрового подразделения;
7. начальника отдела, в который предлагается новая единица.
8. Разработать форму приказа.

• В служебной записке приводятся все данные статистики, которые удалось получить в обоснование оптимальности учреждения новых должностей.
• Если новая структурная единица вводится в отдел компании, служебную записку должен подписывать начальник соответствующего отдела.
• Служебная записка о необходимости введения нового рабочего места составляется начальником (или специалистом) отдела кадров:

• если новое должностное лицо будет подчиняться руководителю;
• если работник не будет иметь отношения ни к одному структурному подразделению.

К служебной записке в качестве приложения прикладывают приказ о введении новой штатной единице и подробную инструкцию с описанием обязанностей нового работника. После утверждения работодателем предложений, изложенных в докладной записке, им подписывается приказ о введении новой должности в штатное расписание.

Добавляем штатную единицу в штатное расписание: образец приказа

А как составить приказ о добавлении штатной единицы? Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату.

Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ). Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Поэтому и нужен приказ на добавление штатной единицы в штатное расписание.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст.

22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п.

Структура приказа

Трудовое законодательство не содержит утвержденной формы документа о введении в штат новой должности. На основании анализа требований к кадровой документации можно сделать вывод, что в приказе следует указать:

1. название организации (как в учредительных документах);
2. город составления, номер и дату составления;
3. наименование приказа (например: «Приказ о введении новой должности в штатное расписание», «Приказ о включении новой должности» и т.д.);
4. основание увеличения штата сотрудников (например, служебная записка, результаты статического анализа и т.д.);
5. наименование должности;
6. количество единиц, необходимых для выполнения имеющегося объема работы;
7. величину должностного оклада.
8. ответственных за выполнение приказа лиц (им могут быть бухгалтер или кадровый работник).

Документ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на то заместителем. Подписанный бланк передается в отдел кадров, а его копии – в бухгалтерскую службу и отделы, в которых будут работать данные специалисты.

Приказ об изменении штатного расписания

Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

приказа о штатном расписании

Скачать

Образец приказа о внесении изменений

при сокращении подразделения

Скачать

при переименовании должности

Скачать

Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота.

https://www.youtube.com/watch?v=I-eejR64UIM\u0026pp=YAHIAQE%3D

Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив.

Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

В примере обоснования указывают:

Количество ежегодно формируемых дел;

Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

Возможные ошибки

При утверждении приказа о введении новой должности работодатели не должны нарушать права действующих сотрудников или соискателей.

Например, часто работодатель сначала «пробует» фактически ввести новую должность и возлагает обязанности по ней на кого-либо из сотрудников.

Это нарушает право работника на выполнение только тех функций, которые прописаны трудовым договором и должностной инструкцией.

Важно! Поэтому новая штатная единица должна быть введена до момента обнародования вакансии в средствах массовой информации и тем более до момента фактического допуска лиц на работу.

Также кадровые работники зачастую избегают введения отдельных изменений в должностную структуру предприятия.

В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания.

Однако данный документ является основой всей кадровой структуры предприятия и не должен переиздаваться из-за незначительных корректировок. Менять штатное расписание целесообразно только в случае массовых кадровых перестановок.

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

1. По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.
2. Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
3. Выявить необходимость во внесении изменений;

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню. Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Рекомендуем прочесть: Исполнительный сбор при солидарном взыскании

Сроки хранения приказа

Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.

Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.

https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026pp=ygUo0J3QvtCy0LDRjyDRiNGC0LDRgtC90LDRjyDQtdC00LjQvdC40YbQsA%3D%3D

Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.

Как оформить изменения в расписании при…

…введении новой должности

Данный вид приказа единственный, который начинает действовать сразу после его издания. Дело в том, что при введении в штат новых должностей (подразделений), старые сотрудники никак не затрагиваются вводящимися изменениями.

При составлении приказа необходимо указать полное наименование новой должности (или подразделения) и дату, когда полномочия этой должности вступают в силу и сотрудники, назначенные на новую должность приступают к работе. Кроме того, должны быть указаны оклады или тарифные ставки.

Должна стоять отметка о дате принятия в штат новой должности или подразделения.

…сокращении штата

Такой вид приказа должен содержать список мест, подлежащих сокращению, с указанием даты вступления приказа в силу.

Работодатель вправе сократить или вывести должность и оставить сотрудника в штате фирмы, переведя его на другое место работы. Если оклад по новой должности будет меньше, чем по старой, сотрудник обязательно должен изъявить свое согласие на перевод.

В любом случае, наниматель обязан ознакомить всех сотрудников, попавших под сокращение, с документом под роспись.

Также он должен помнить, что Трудовой кодекс РФ, статья 179, четко обозначивает несколько категорий граждан, не подлежащих увольнению по причине сокращения штатов. Такие сотрудники могут быть только переведены.

1. Статья 179. Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников
2. При сокращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.
3. При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается: семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию); лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание; инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества; работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.
4. Коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

…изменении должности либо ее наименования

При издании приказа с таким основанием, руководитель должен учитывать, занята изменяющаяся должность или нет. В связи с изменением вакантной должности проблем для кадровых служб не возникает никаких.

Применяется упрощенная схема изменений. Но если должность занята, то тут имеется ряд особенностей:

сотрудник должен быть извещен об изменении или переименовании его должности и согласен с ним;

работодатель заключает новый трудовой договор с сотрудником, в котором будет указана новая должность;

в трудовой книжке сотрудника (при наличии, и в личной карточке) должны быть отражены изменения.

Кроме того, как и в других случаях издания приказа, должна стоять дата вступления изменений в силу.

…изменении оклада/тарифной ставки

Здесь важно разделять увеличение и уменьшение оклада сотрудника. О увеличении оклада обычно просит непосредственный руководитель работника в служебной записке, составленной на имя руководства фирмы.

Согласно ст.74, руководитель фирмы обязан за 2 месяца предупредить своих сотрудников об уменьшении их окладов и получить подписи на дополнительных соглашениях к трудовому договору.

Если кто-то из работников организации не согласен работать при таком окладе, то работодатель предоставляет вакантную или нижестоящую должность, соответствующую профилю сотрудника, его образованию и состоянию здоровья.

  Работник отказывается подписывать должностную инструкцию

• Должности предоставляются сотруднику в списке, с указанием оклада по ним.
• Если сотрудник отказывается занять другую должность, то оформляется приказ о расторжении трудового договора.
• После ознакомления работников с изменениями оклада или тарифных ставок и подписания ими дополнительных соглашений, специалистами кадровой службы предприятия составляется приказ на изменение штатного расписания образец которого приводится ниже, с указанием новых окладов/ставок.

…ликвидации вакантных должностей

При таком изменении штатного расписания не происходит затрагивания интересов работающих сотрудников организации. Поэтому такие изменения проходят достаточно быстро и тихо.

Подготавливается приказ о исключении незанятых должностей с указанием даты, когда они должны быть убраны из состава организации. После чего эти изменения отражаются в штатном расписании.

Обоснование новой штатной единицы образец 2023

Штатное расписание считается одним из важнейших кадровых документов. Оно представляет собой таблицу, в которой указывают структурные подразделения компании, должности, численность и зарплаты сотрудников.

Отсутствие или неполное ведение штатного расписания уже является основанием для привлечения к административной ответственности. При проверке трудовая инспекция обычно запрашивает штатное расписание для проверки соблюдения трудового законодательства.

В случае споров, исходя именно из штатного расписания, доказывается или опровергается правомерность сокращения штата, наличие дискриминации в оплате труда, индексация зарплаты.

1. Задайте вопрос через через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию: Вся РФ — 8(800)302-58-65

Кадровикам часто требуется пошаговая инструкция по реформированию штата. Из этой статьи вы узнаете, как грамотно внести правки в штатное расписание и оформить соответствующий приказ.

Как внести изменения в штатное расписание

Напомним, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Составляется оно либо по унифицированной форме Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, либо по уникальной форме самого работодателя.

Применение унифицированной формы необязательно, хотя на практике чаще всего используется именно она.

• изменение зарплаты;
• переименование должности;
• переименование структурного подразделения;
• сокращение численности сотрудников или целого подразделения.

Если предстоящие правки не касаются названных событий, то шаг с уведомлением можно пропустить.

В частности, увеличение или уменьшение зарплаты означает исправление условий трудовых договоров об оплате труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК).

Переписать зарплату в ШР в одностороннем порядке работодатель может только через предварительное информирование работников. Организация обязана не позднее, чем за два месяца до предстоящих поправок разослать письменное уведомление. В нем должно быть изложено об обновлениях, а также о причинах, вызвавших необходимость таких нововведений (ч.

2 ст. 74 ТК).

В случае несогласия сотрудника трудиться при новой структуре штатного расписания работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую вакантную должность (она может как подходить под квалификацию сотрудника, так и быть выше или ниже его компетенций), на которой он может трудиться, в том числе с учетом ограничений по здоровью (ч. 3 ст. 74 ТК).

Если ни одной свободной вакансии нет или работник от всего отказался, то его можно уволить по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.

За два месяца работники, которые оказались в ухудшившихся условиях, могут определиться с дальнейшим порядком действий. Кого-то устроит перевод на другую должность внутри компании, а кто-то решит уволиться. За нарушение данного порядка грозит административная ответственность по ч. 1, 2 ст.

5.27 КоАП — за различные нарушения порядка реформирования существенных условий трудового договора.

Например, если в нарушение ч. 2 ст. 74 ТК вы не уведомили работника под подпись о предстоящих переменах существенных условий трудового договора и причинах, вызвавших такие изменения.

На втором этапе нужно издать приказ об обновлении штатного расписания или о принятии нового.

На последнем этапе вносятся корректировки в существующее штатное расписание или оформляется новое штатное расписание, если обновления были существенными.

Знакомить работников под подпись с ШР не нужно, так как это не локальный акт, непосредственно связанный с их трудовой деятельностью. Исключение — вы прописали такую обязанность в коллективном договоре, соглашении или ЛНА.

Каким документом вносятся изменения в штатное расписание

На предприятии нужно издать специальный приказ, который фиксирует утверждение правок и содержит перечень позиций, в которые нужно внести правки.

Оформить правки можно двумя способами, а именно приказом:

1. о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
2. об утверждении нового штатного расписания.

Составление приказа о внесении обновлений в штатное расписание происходит, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ.

При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив, сокращения штата.

Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

Унифицированной формы для таких приказов нет, поэтому работодатель вправе разработать форму самостоятельно. Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо.

В приказе укажите следующие данные:

• дату приказа;
• наименование организации;
• дату начала действий обновлений;
• перечень правок;
• список сотрудников, которых касаются изменения;
• Ф.И.О. ответственного за выполнение приказа сотрудника.

Уведомление об изменении штатного расписания

Работника нужно уведомлять не о реформировании штатного расписания, а о корректировке условий труда. Скачайте бланк уведомления по ссылке:

Изменение структуры штатного расписания

В условиях нестабильной экономической ситуации необходимо и развитие субъектов. Процессы освоения новых рынков, внедрения новых технологий производства, оптимизации затрат, внедрение новых подходов к использованию труда квалифицированных специалистов и иные неизбежные процессы приводят к необходимости реформировать устоявшуюся организационную структуру.

Такие реформы могут быть всеобъемлющими: например, переход компании от одного типа организационной структуры к другому, и менее значимыми — изменение подчиненности отделов, объединение структурных единиц, создание новых, введение новых должностей топ-менеджеров с переподчинением им единиц и иные.

При любом обновлении организационной структуры компании придется пройти ряд стадий:

1. Проработать новую организационную структуру и закрепить ее локальным нормативным актом. Этот шаг необходим, если в организации существовал ранее локальный акт, который содержал схему или описание организационной структуры.
2. Начать работу с персоналом, чьи должности или единицы сокращаются, переименовываются. Таким образом, корректируются условия, которые стороны трудового договора прописали в трудовом договоре. Статья 74 Трудового кодекса требует в этих случаях соблюдения процедуры предварительного уведомления, предложения иной работы. Процедуры, проводимые при сокращении, описаны в ст. 179, 180 ТК. На реализацию данного этапа требуется не менее двух месяцев, так как срок предупреждения работников о предстоящем сокращении или изменении условий трудового договора составляет два месяца минимум.
3. Обновить штатное расписание. Для этого работодатель издает приказ, где прописывается, какие структурные единицы упраздняются, а какие вводятся.

• штатное расписание
• ТК РФ
• образец заполнения
• кадровые документы

Обоснование для введения штатной единицы

Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе. Как это сделать?

• Наталья Храмцовская, член Гильдии управляющих документацией и «ARMA International»
• Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:
• ● исходящие письма (1219) (в скобках – показатели за 8 месяцев прошлого года);
• ● входящая служебная корреспонденция (1215);
• ● обращения граждан (510);
• ● распоряжения вышестоящих организаций (429);
• ● распоряжения руководителя (232);
• ● входящие телефонограммы (155).

Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе. Как это сделать?

Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

● «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23;