Новое

Хранение документов в электронном виде

Дата материала: 01.03.2023

Цифровые технологии проникают во все сферы жизни и бизнеса. Бумажные документы, как и деньги — это уже что из прошлого, им на смену пришли цифровые аналоги. Сейчас документы организаций, оформленные в электронном виде, могут не иметь оригинала на бумаге.

Но, как и раньше, информация из документов бывает нужна даже через несколько десятилетий после оформления, например, для судебных разбирательств или ответа на запросы контролирующих органов.

И для электронных документов важно обеспечить долговременное хранение с сохранением их юридической значимости.

На первый взгляд кажется, что организовать электронный архив документов несложно, ведь примерно понятно, как перенести информацию с бумаги в цифру.

Основная трудность заключается в обеспечении ее легитимности.

Согласно законодательству, срок хранения документов может достигать 75 лет и все это время документы должны обладать юридической силой, ведь может потребоваться представить их, например, в суде.

Когда электронный документ обладает юридической силой?

Согласно 63-ФЗ, электронные и бумажные документы равнозначны. И те, и другие заверяются личной подписью уполномоченного лица. В случае с цифровым форматом понадобится электронная подпись (ЭП).

Хранение документов в электронном виде  

ЭП равносильна подписи на бумаге, поставленной рукой владельца. Заверенный электронный документ, как и бумажный, используется сотрудниками компании в работе, при необходимости представляется в суде или передается в надзорные органы.

Какими бывают электронные архивы документов организаций?

Цифровые архивы можно разделить на 2 типа:

  • оперативные;
  • долговременные.

В первых размещают часто используемую информацию. К ней через системы электронного документооборота (СЭД) регулярно обращаются сотрудники компании.

Когда документы уже не нужны в повседневной работе, но их нужно хранить по требованиям законодательства или для других целей с юридической значимостью, то их переносят в долговременный архив — архивную систему хранения электронных документов. Освобождение СЭД от неиспользуемых данных увеличивает ее быстродействие.

По истечении обязательного срока хранения электронные документы, как и бумажные, уничтожают. Перед уничтожением составляют акт, в котором указывают реквизиты ненужных документов.

Что помогает сохранять легитимность электронного документа?

Одна из главных функций долговременного электронного архива документов организаций — поддержание их юридической значимости в течение длительного времени. Этому мешают два фактора:

  • сертификат ЭП для обычного пользователя действует только год;
  • устаревает формат записи файлов с документами.

Само тело документа не обладает юридической силой без метаданных — ЭП, меток доверенного времени, истории согласования, реквизитов. В этом списке ЭП — самый важный элемент.

Именно ее достоверность придется доказывать при каждом представлении документа в суд или контролирующие организации. Важно подтвердить, что ЭП была поставлена в период действия сертификата.

Он может стать недействительным из-за отзыва или истечения срока действия, тогда доказать юридическую значимость документа поможет метка доверенного времени (штамп времени) на основе технологии CAdES.

Хранение документов в электронном виде Александр Быков руководитель проектов развития бизнеса Directum

При формировании метки система обращается к службе штампов времени TSA (Time Stamping Authority), у которой есть доступ к источнику точного времени.

Метка не взаимодействует с содержимым документа, а лишь привязывает его к определенному моменту и доказывает, что при ее постановке сертификат ЭП был действителен. Каждая следующая метка доверенного времени ставится до истечения срока действия предыдущей.

В результате цепочка подписания электронных документов при хранении в архиве может выглядеть так, как показано на рисунке:

Хранение документов в электронном виде

Каждый штамп времени гарантирует, что на момент его постановки документ не был изменен и предыдущая отметка действительна. Создание новых штампов времени называют перештамповкой. Она помогает доказать подлинность ЭП, поставленной десятки лет назад, если ее сертификат давно недействителен.

Технологии стремительно развиваются, и возникает еще одна сложность — устаревание форматов записи документов. Например, уже сейчас непросто прочесть файл, созданный всего 25 лет назад с помощью редактора «Лексикон». Через 50 лет сделать это будет невозможно.

Перед выгрузкой из СЭД документы конвертируются в формат для долговременного хранения — PDF/A. Файлы содержат все необходимое для отображения информации, поэтому не приходится обращаться к сторонним базам данных. Прочитать документы можно спустя десятки лет.

Другая трудность — устаревание электронных носителей. Возможно, что через полвека не будет технических средств для воспроизведения информации из файла и проверки ЭП. Уже очень сложно прочесть данные, например, с дискеты, а она широко использовалась всего 20 лет назад. Чтобы не потерять доступ к информации, ее перезаписывают на современные носители.

Когда меняются алгоритмы подписания, выполняется переподписание. Доверенный оператор архива ставит свою ЭП (подпись архивариуса) согласно новым требованиям.

Она гарантирует, что перед подписанием документ не изменялся и был проверен. За подписью архивариуса необходимо «ухаживать» точно так же, как за любой другой ЭП, то есть, ставить метки доверенного времени.

В будущем достаточно будет доказать подлинность только подписи архивариуса.

Хранение документов в электронном виде Александр Быков руководитель проектов развития бизнеса Directum

Сохранность документов гарантируют регулярные процедуры: не реже, чем раз в 5 лет выполняется проверка содержимого электронных документов, перезапись на новые носители — при необходимости. Резервное копирование помогает предотвратить потерю данных из-за повреждения носителей или других проблем.

Какие преимущества у цифрового архива Directum?

Привычную СЭД оптимально использовать в качестве оперативного хранилища, из него сотрудникам удобно получать необходимый для работы контент. В оперативной системе документы находятся не более 10 лет. Но что делать, если требуемый срок хранения некоторых из них превышает даже 75 лет?

Долговременный архив Directum полностью решает вопросы длительного или постоянного хранения управленческой и другой документации.

  1. Может принимать документы сразу из нескольких систем-источников. Хранение документов в электронном виде
  2. Поддерживается особый формат для архивного хранения — PDF/A. Весь документ, приложения к нему, метаданные (ЭП, метки доверенного времени) помещаются в один ZIP-контейнер в виде отдельных файлов.
  3. В фоновом режиме проводятся процедуры, нацеленные на сохранность документа и поддержание его юридической значимости. Без участия человека проверяется неизменность содержимого и добавляются новые метки доверенного времени, информация перезаписывается на носители нового образца, проверяется ее читаемость. Даже при значительном усовершенствовании технологий воспроизвести данные не составит труда.
  4. Содержать электронный архив документов организации проще и дешевле, чем бумажный. Даже при существенном росте объемов контента не растут затраты на хранение: помещения, транспортировку и сопутствующие процедуры. Специальная система для архива позволит оптимизировать затраты на цифровые хранилища за счет использования более дешевых медленных носителей и разгрузки оперативных систем.
  5. Легко организовать работу и управлять архивом электронных документов. Отыскать нужные файлы поможет поиск по реквизитам, полнотекстовый или интеллектуальный поиск. Снижается риск утери документов и штрафов за непредоставление информации.

0

Где хранить электронные документы: локально или в облаке?

Хранение документов в электронном виде

Не имеет значения, какое количество электронных документов при работе с деловыми партнёрами вы принимаете или отправляете. Их в любом случае придётся где-то хранить, поскольку того требует закон.

Но как выбрать подходящее решение для организации электронного архива? Выделить под эти задачи специальный сервер в офисе или завести облачное хранилище на стороне? Разбираем ситуацию.

Зачем вообще хранить документы

Юридически значимый документооборот строго регламентируется государством, поскольку служит доказательной базой при подтверждении коммерческой деятельности и сбора необходимых налогов.

Счета и накладные могут стать предметом изучения контролирующих органов, которые имеют право запрашивать их для проверки — подтвердить факт поставки, оплаты, сверить данные между сторонами сделок.

Бухгалтерское и налоговое законодательства России описывают сроки хранения «первички» — документы следует хранить в течение пяти лет.

Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы, поскольку они юридически равнозначны.

Для хранения бумажных документов компании используют классические бумажные архивы — папки, коробки, шкафы, которые при значительном объёме могут занимать целые склады.

Это несёт в себе большие неудобства — архив нужно обезопасить от воздействия внешних рисков — от пожара и наводнения до кражи и утери бумаг.

Ещё один минус связан с тем, что оперативно искать конкретные документы в большом бумажном архиве за короткий срок — задача трудозатратная.

При работе с электронными документами таких проблем обычно не возникает, поэтому компании с большим объёмом данных традиционно стараются перейти на архив электронный. Правильно организованный электронный архив хранит все необходимые документы со всеми электронными подписями, что позволяет обезопасить себя от проблем при проведении налоговых проверок.

Что нужно для организации электронного архива

Хранение электронных документов потребует содержания определённой технической инфраструктуры. В самом начале стоит решить, на каких носителях держать данные — локально или в облаке.

С одной стороны, современные физические носители имеют свойство стареть и подвержены внешним воздействиям, с другой — облачные архивы должны также обладать высокой защищённостью, а доступ к ним обязан быть стабильным.

Просто хранить электронные документы в каком-нибудь электронном пространстве ради самого факта хранения недостаточно. Электронный архив незаменим в работе бухгалтерской службы, обеспечивая возможность мгновенного формирования необходимых подборок первичных документов по запросу ФНС, например, счетов-фактур по контрагенту, с возможностью вывода скан-образов документов на печать.

Особенно это актуально, если у компании множество территориально распределённых филиалов или речь о холдинговой компании с несколькими юрлицами. В таком случае электронный архив позволит централизовать службу.

Базовые преимущества электронных архивов «первички» выигрывают у любых характеристик формата работы с бумажными архивами.

  • Меньше времени на поиск и получение нужных документов в архиве
  • Сокращается ФОТ, который до этого тратился на специалистов по работе с бумажными документами
  • Исключаются риски многократного копирования и дублирования документов, потери и утраты бумаг
  • Становится легче взаимодействовать с удалёнными подразделениями и филиалами
  • Жёстче контроль за наличием оригиналов первичных документов и их физического местонахождения
  • Можно автоматически составлять подборки документов по требованию ФНС.
Читайте также:  Техногенная чрезвычайная ситуация

Облачный архив. Плюсы и минусы

За

Основной плюс перевода хранилища документов в облако — уход от необходимости закупки дорогой техники с высокой производительностью и большим объёмом памяти. Сервера обычных компаний в среднем загружены не более, чем на 15 — 20% их мощности.

В отдельные периоды может появиться потребность в дополнительных вычислительных ресурсах. Сервера либо простаивают, либо не справляются со своей работой. При переходе на облачные вычисления эта неразумная трата ресурсов будет решена.

Такие архивы не нужно обслуживать своими силами, тратя на это бюджет. Кроме того, они не занимают места в офисе, а для работы с ними подойдёт даже компактный ноутбук. Компания может использовать только нужное количество вычислительных ресурсов.

При хранении информации на сервере пользователи могут забыть об ограничениях жёстких дисков. Облако очень гибко подстраивается под нужды пользователя.

Если же большая компания озабочена, что её данные обрабатываются «на стороне», то для такого случая можно организовать личное облако.

Против

Для организации облачного архива потребуется постоянный и скоростной доступ в интернет. Если соединения нет, то можно работать лишь с теми документами, которые были загружены на локальный компьютер. Впрочем, организация стабильного канала связи — достаточно тривиальная задача.

Теоретически при использовании облака данных может оказаться под угрозой. Поэтому особенно тщательно следует подходить к выбору решения. Если ваше облако шифрует данные и делает постоянные резервные копии, ИТ-подрядчик надёжен, имеет все необходимые лицензии и сертификаты, то никаких сложностей не должно возникнуть.

Локальный архив. Плюсы и минусы

За

Основное преимущество локального хранения данных в том, что это один из наиболее простых и доступных вариантов.

Не имеет принципиального значения, через какое решение идёт обмен электронными документами — данные можно хранить на своих дисках и серверах.

Это одновременно подходит как небольшому бизнесу (у которого объём документооборота невысок), так и крупным холдингам (для которого важно хранение данных на своей территории). Вопрос только в объёме информации.

Против

Большой минус этого типа хранения электронных документов в том, что редкая компания может сама себе гарантировать безопасность. К локальным дискам получить доступ не сложно, кроме того, всегда есть риск вмешательства внешних форс-мажорных факторов. Жёсткие диски плавятся и горят не хуже бумажных папок. Надёжность локального архива придётся контролировать самостоятельно.

Локальный архив без организации системы внутреннего поиска и управления данными может стать такими же бесполезным, что и бумажный. Как только он разрастётся, бизнес столкнётесь с трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам. Внедрять же специальную СЭД или ECM может оказаться избыточным для небольших компаний.

Как выбрать архивное решение

Проекты создания электронных хранилищ данных или электронных архивов по-прежнему востребованы. При внедрении такого архива бизнес-пользователь фактически получает единую базу для хранения всех бумаг и корпоративных данных организации, которая структурирована для удобства поиска конкретных документов и имеет разграничение прав доступа в соответствии с позициями сотрудников в компании.

Крупный бизнес экономит бюджет, особенно в тех сферах, где приходится регулярно обрабатывать «тонны» документов — в розничной и оптовой торговле, логистике, финансовой сфере. У лидеров рынка экономия может составлять миллиарды рублей.

К выбору подходящего решения следует подходить из особенностей бизнеса, его целей и приоритетов:

  • Если компания готова потратить ресурсы для создания и обслуживания замкнутого хранилища на своей стороне, то оптимальным будет выбор локального электронного архива. Главное — правильная организация внутренних потоков документооборота и наличие подходящего функционала.
  • Для экономии на самом факте хранения оптимальнее обратиться к облачным решениям. Но здесь стоит позаботиться о стабильном доступе к нему и репутации выбранного поставщика решения.

Учимся хранить документы в электронном виде

Отдел кадров относится к своему документообороту очень щепетильно. Ведь кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам.

По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде.

Рассмотрим основные процессы, связанные с хранением электронных документов.

В последние годы наметилась тенденция – и в отделах кадров в том числе – переводить в электронный формат как можно больше документов. Это плюс.

Минус же в том, что вопрос хранения электронных документов до последнего времени был урегулирован на федеральном уровне довольно слабо, а точнее, практически никак. Не так давно ситуация изменилась в лучшую сторону.

В статье рассмотрим основные правила хранения электронных документов.

Всем известно, как щепетильно отдел кадров относится к своему документообороту. Немудрено: время от времени кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам со стороны государственных органов. Поэтому независимо от того, как налажена система общего делопроизводства в организации, кадровое, в большинстве случаев, ­содержится в относительном порядке.

Проблема хранения электронных документов стояла давно. Частично из-за того, что никто толком не знал, как нужно обращаться с ними после того, как они будут завершены делопроизводством. Более того, в отделах кадров до сих пор ведется в бумажном виде то, что давным-давно можно было бы вести в электронном.

Какие документы можно перевести в электронный формат

По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде.

Обратимся к приказу Росархива от 29.04.2011 № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти1 перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» (далее – Рекомендации).

В приложении к нему приведен перечень таких документов, и документы кадрового делопроизводства фигурируют в нем наравне с остальными.

Просим также обратить внимание на слово «должно» в заголовке приказа: если ФОИВ предписывается переводить свой документооборот на ­электронные рельсы, то и всем остальным можно и нужно это делать.

Таким образом, не стоит опасаться того, что электронный формат делает документ ненадежным, недействительным и вообще каким-то ­ненастоящим. Это не так.

Что такое электронный документ

Давайте определимся, что такое электронный документ. Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.

2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в ­информационных системах.

И самое главное: электронный документ весь свой жизненный цикл, от создания до уничтожения, проводит в электронном…

Требования к архивному хранению документов в «1С»

В статье поговорим о том, что представляет из себя архив электронных документов и как подготовиться к его созданию. Ответим на следующие вопросы:

Преимущества архивного хранения документов в «1С»

Сдача электронного документа заканчивалась на указании в реквизитах, к какому делу он относится. Тем временем сами электронные документы продолжали храниться в СЭД – системе электронного документооборота.

Можно сказать, что архив оставаться бумажным: в него передавали либо бумажные документы, которые формировали перед подписанием, либо электронные документы на материальных носителях (дисках) и прикрепляли к ним бумажную опись.

Но сейчас пойдет речь об электронном архиве, для которого бумажных вариантов документов не существует.

Какие требования предъявляют к электронному архиву документов?

Требования к документации, которая должна поступать в электронный архив, прописаны в TR 18492 и ГОСТом Р 54989-2012. В них указано, что для передачи цифровых документов в электронный архив нужно формировать опись с перечислением документов, которые входят в конкретное дело.

Опись прикладывается к делу, чтобы с ее помощью искать документы, например, для внесения изменений, обработки или уничтожения.

Со «Скан-Архивом» вы можете найти скан-копию документа за несколько кликов мышкой. Оставьте заявку на консультацию о продукте.

Как организовать архивное хранение в «1С»

Процесс схож с организацией хранения бумажных документов, но есть различия. Рассказываем, что важно сделать.

1. Проанализируйте виды электронных документов

Необходимо уточнить, какие электронные документы есть и продолжают создаваться в вашей организации, оценить их количество. Так вы сможете определить требования к хранению ваших электронных документов и далее сформировать номенклатуру дел.

2. Определите информационные системы-источники, из которых документы будут поступать в электронный архив

Во многих крупных организациях используются разные информационные источники, например, СЭД или ERP. Один и тот же документ имеет свой формат в зависимости от той системы, в которой находится, а также может находиться одновременно в разных информационных системах. Рекомендуем выбрать в качестве системы-источника ту, в которой электронный документ был изначально создан.

Читайте также:  Хранение ценных бумаг

3. Определите, где будут храниться электронные документы

Обычно электронные документы хранятся в той системе, в которой были сформированы. Стоит ли для архивного хранения использовать оперативные информационные системы – вопрос актуальный до сих пор. Как вариант, можно выделить отдельную систему архивного хранения документов, чтобы:

  • разгрузить хранилища оперативных ИС;
  • организовать длительное хранение документов по единым требованиям;
  • снизить стоимость хранения;
  • снизить требования к SLA;
  • упростить работу архивариусам и делопроизводителям.

4. Уточните момент передачи электронных документов в архив

Схема выглядит примерно так: работа с документом — оперативное хранение — архивное хранение.

То есть сначала ведется активная работа с электронным документом. Далее на протяжении определенного периода к документу все так же часто обращаются, дополняют метаданными, он хранится в оперативной информационной системе.

Когда работы с документом завершены, его передают в архивное хранение. Распорядительные документы – обычно в конце года, а бухгалтерские – после отчетного периода.

5. Зафиксируйте формат передачи электронных документов

Вот, что необходимо для передачи документа в электронный архив:

  • документ должен быть в исходном формате, как и информация о его подписании;
  • метаданные (в зависимости от вида документа, могут содержать важную информацию, на усмотрение самой организации);
  • копия документа в специальном формате (например, PDF/A), благодаря которому документ можно воспроизводить в течение всего периода его хранения.

6. Сформируйте дела

  • Чтобы передать документы на хранение в электронный архив, необходимо сформировать их в дела.
  • В номенклатуре дел вы увидите все виды документов, которые есть в вашей организации, включая электронные.
  • Как сформировать дела?
  • Есть 2 варианта:
  • Списать электронные документы в дела в системе-источнике. В архивную систему передать документы вместе с информацией о делах, к которым они относятся.
  • Сформировать дела уже в самом электронном архиве документов, распределить документы во время приема. Для этого нужно передать общую номенклатуру дел организации в архивную систему. По традиции, источник такого справочника – система электронного документооборота.

7. Передайте электронных документов на хранение

Теперь можно передать электронные документы в архив, как с помощью СЭД (системы электронного документооборота), так и в архивной системе.

Какие преимущества получает организация с электронным архивом?

  • Быстрый и простой доступ для сотрудников к документам (H3), которые находятся на хранении.
  • Сохранность документов (H3), даже временного хранения (до 10 лет).
  • Снижение нагрузки (H3) на оперативные хранилища
  • Низкая стоимость хранения документов (H3) – к серверному оборудованию и системам хранения меньше требований по сравнения с требованиями к оперативным системам.

Получите полный контроль над финансовыми документами, быстро готовьтесь к проверкам и распределяйте время бухгалтера эффективно на более важные задачи, чем поиск документов.

Снизьте риски штрафов за утерянные и невовремя предоставленные документы: «Скан-Архив» автоматически отслеживает их возврат.

Архивное хранение документов с ЭДО и без, или при чем тут автоматизация?

Избежать хаоса в крупном архиве можно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, что самое печальное, время. Много людей — больше хаоса, ибо человеческий фактор непредсказуем.

Мало людей — больше времени уйдет на организацию архивного хранения документов. И даже если регламенты соблюдены и формирование дел выполнено по правилам, какой-нибудь вопрос застает службу или человека, отвечающего за архив, врасплох.

Вот несколько таких вопросов:

  • А где лежат акты, закрытые в мае позапрошлого года? Срочно нужны все из них по контрагенту такому-то!
  • Кто последний брал вот этот документ? Кого бить за износ бумаги?
  • Сколько времени и сил нам нужно, чтобы предоставить налоговой все, что она просит? У нас вообще все это есть?

Бывают вопросы и позаковыристей, и почудесатей, что только не случается в мире бизнеса, Вам ли не знать. Система хранения архива, существующая исключительно на бумаге или, еще хуже, в головах избранных сотрудников, таких экзаменов может и не выдержать.

Практика показывает: какими бы ответственными ни были руководители и сотрудники, как бы бережно компания ни относилась к архиву, все равно хранение архивных документов без фиксированной системы управления ими рано или поздно привносит долю хаоса в производственный процесс.

Сложность вносит и непростая навигация. Ориентироваться в таком физическом архиве нужно мастерски. Получается, что для поиска нужен человек, знающий архив, как свои пять пальцев. А он не всегда доступен, у него может быть высокая загрузка, наконец, такого человека может не быть вообще. Поиск документов постепенно ассоциируется у сотрудников с нервами, паникой и стрессом.

А сколько денег потеряли компании даже за последние пару лет, положившись на канцелярские книги, записи и вечную память сотрудников! Не перечесть. А сколько еще могли бы сэкономить…

Наконец, бумажный архив крайне легко потерять. И даже если не вспоминать страшные истории про пожары в архивах, следует помнить о том, как недолговечна и тонка бумага, как непостоянны чернила и типографская краска. Бумага иногда может пропасть изумительно незаметно. Без системы управления узнать, кто ее видел последней, кто держал в руках, кто и для кого делал копии, бывает невозможно.

Нет, мы не говорим, что бумажный архив не нужен. Нужен! Часто — необходим и незаменим! Просто стоит подумать, как избежать или хотя бы минимизировать озвученные риски.

Требования к архивному хранению: долгожители среди документов

Пожалуй, все начинается с требований «свыше». Любое хранение документов в архиве организации подчиняется узаконенным и опубликованным перечням, регламентам и приказам. Вот основные из них:

  • Закон «об архивном деле», действительный с 2004 года.
  • Приказ №558 об архивных документах, одобренный в 2010 году.
  • Приказ №105, одобренный Министерством финансов.

Есть и другие. Некоторые мы упомянем ниже.

Для иллюстрации специфики законодательства в архивном деле возьмем сроки хранения архивных документов в организации. Самое простое — хранить все документы по 10 лет, не прогадаете, только замучаетесь обеспечивать такой архив необходимыми ресурсами.

Для определения сроков хранения созданы специальные типовые и ведомственные перечни архивных документов для разных типов организаций. Разработаны специальные сервисы, благодаря которым можно быстро посмотреть требования законодательства относительно того или иного документа. Использовать их хорошо, но еще лучше, когда такая информация вшита в систему хранения архива в электронном виде.

Кстати, есть документы — главным образом бухгалтерские — которые должны храниться и 10 лет, и 50, и 75, и больше, и даже которые вообще нельзя уничтожать.

Так что будьте внимательны! Сроки хранения и прочие требования к разным видам документов указаны также в специфических отраслевых законах — например, в Законе «О ведении бухгалтерского учета», «Об акционерных обществах» и «Об ООО».

В каком порядке и сколько хранить документы указано и в Постановлении №-03-33пс.

Особые требования есть и к помещению, где располагается архив. Они направлены на минимизирование рисков утери архива из-за пожара, разрушений, плесени и т. п. Если архив большой, придется позаботится о наличии помещений и для временных документов, и для тех, что постоянно используются, и для хранилища, и для работы сотрудников архива.

Описаны требования к световому, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому и охранному режиму. Например, показатели влажности нужно контролировать два раза в неделю, раз в год убирать пыль на всех полках, а документы желательно располагать в северной части здания и изолировать от дневного света.

В общем, хранение документов в собственном архиве организации — дело хлопотное, но необходимое. Как же автоматизация может сократить количество хлопот?

Хранение документов: возможности организации электронной системы управления архивом

И здесь мы плавно переходим к операциям, которые нам предстоит проделывать с документами в процессе архивного хранения. Да, с помощью системы автоматизации мы не улучшим условия хранения. Но зато можем существенно упростить организацию!

Вот — простая наглядная таблица, показывающая, как выглядит одна и та же операция с автоматизацией и без, независимо от того, электронный у вас архив или классический, бумажный.

Передача документов на архивное хранение Сотрудники архива разрабатывают график сдачи документов и согласовывают его с руководителем подразделений и компании. И даже если забыть о цепочке согласований, то создание графика без средств автоматизации само по себе требует большого времени. А теперь добавим к этому напоминания сотрудникам о необходимости сдать бумаги в архив и умножим на масштаб компании. Система сама напоминает сотрудникам о наступлении срока передачи документа в архив. В пару кликов можно посмотреть, какие документы сейчас в архиве, какие на руках у сотрудников или контрагентов, когда будут сданы, какие просрочены, сколько будет возвращено или прибудет в следующем месяце и т. п. Однократная регистрация документа — один из принципов электронного документооборота — позволяет однозначно идентифицировать документ и исключает в дальнейшем ошибки и потери.
Оформление дел Сотрудники формируют дела, соблюдая требования закона. Например, в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих. Документы постоянного хранения и временных сроков группируются отдельно, документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики в дело не помещаются. В процессе люди ошибаются, работу требуется проверять и согласовывать. Дело печатается, переплетается, создается обложка, внутренняя опись и лист-заверитель. Все это нужно вбивать вручную, и при большом объеме такая работа занимает значительное время. Ошибки, опять же, не исключены. Уже при занесении документов в базу мы можем указать, в какое дело они будут помещены после исполнения. Можем поместить вручную. В два-три клика мы переносим документы из одного дела в другое. При попытке «подшить» в дело неподходящий документ система оповестит об этом. Программа самостоятельно предлагает подходящие для сохранения конкретного документа дела. А в «карточке» дела мы указываем, где физически в архиве оно находится: на каком стеллаже, в какой полке. Это чтобы потом за 2–3 секунды узнать, где искать нужную бумагу. Обложка и все листы дела, создающиеся в процессе формирования, в системе можно сделать и распечатать по шаблону за несколько секунд.
Подготовка к архивному хранению Структурное подразделение и сотрудники архива проверяют правильность формирования дела, его оформления и соответствие количества бумаг, включенных в опись, номенклатуре дел. Проверка занимает время. Многие данные подставляются автоматически и являются уже проверенной информацией. При нехватке документов и расхождении с номенклатурой система не даст провести дело и уведомит о нарушении. При передаче дел в программе электронного документооборота — например, в «1С:Документооборот» — можно составить опись и печатную форму, посмотреть, какие дела в данный момент открыты, какие считаются исполненными или уже переданы в архив.
Выдача документа из архива За время курсирования документа по рукам отметки в журнале передачи часто пропускаются, бумаги теряются, при срочном требовании не всегда понятно, где они. Бывает трудно установить, отправлялась ли уже конкретная бумага в конкретную организацию, сколько копий бумаги было сделано и у кого они находятся. Журнал передачи оформляется в электронном виде и используется для контроля возврата выданных дел. Мы сразу видим, какой документ кому передан, когда срок возврата или когда документ возвращен, сколько копий сделано. Журнал передачи можно распечатать. По шаблону, в несколько кликов, можно создать карту-заместитель дела.
Уничтожение дел Экспертная комиссия вручную отбирает дела, которые по сроку подлежат уничтожению. На эти дела комиссия составляет акт, он отправляется на согласование к руководству. Процесс часто занимает много времени, а единичные ошибки даже при грамотном подходе все равно не исключены. Процедура проходит в системе электронного документооборота, которая не позволит поставить на уничтожение дела с не истекшим сроком хранения. Возможность ошибки ничтожна. Процедура согласования регламентирована и контролируется программой.
Поиск документа Обычно чтобы найти документ, нужно знать номер дела, его содержание, ответственных за него людей, либо просматривать все дела за нужный отрезок времени. Если дело потерялось, поиск его в большом архиве становится почти равнозначным поиску иголки в стоге сена. Поиск документа возможен даже при знании минимума информации о нем. Например, в строке поиска можно ввести слова, которые встречаются в содержании дела. Можно делать выборку за конкретный отрезок времени, с дополнительными фильтрами по ответственным, статусам дел, наличии документов и т. п. Если даже в итоге поиска выводится не один, а несколько документов, отобрать из списка не так сложно. В электронной карточке каждого дела указано его местоположение в физическом архиве.
Читайте также:  Штатное расписание 2019

«В карточке Вы можете указать временной отрезок документов и место хранения (стеллаж, полку)».

«Печатную форму внутренней описи документов дела можно распечатать и приложить к делу».

Становится ясно, что электронная система автоматизации полезна даже для архивного хранения документов в бумажном виде, поскольку помогает экономить трудозатраты.

Как следствие — позволяет держать меньшее количество сотрудников, ответственных за архив, а также — минимизирует вероятность ошибок.

Упомянем еще несколько преимуществ, которые Вы получите при наличии системы электронного документооборота:

  • В системе есть возможность выполнять различные операции параллельно. Так время движения документа сокращается.
  • Непрерывность движения документа позволяет видеть, кто в данный момент является ответственным за исполнение документа.
  • Единая база информации исключает появление дублей.
  • Оперативный доступ к документам упрощает ряд операций с ними и ускоряет многие рабочие процессы.
  • Согласование документов, а вслед за ним и принятие решений существенно ускоряется.
  • Наличие однозначного ответственного лица на каждом этапе движения документа способствует повышению исполнительской дисциплины.
  • Шифрование данных и настройка прав доступа помогает охранить документы от несанкционированного использования информации.
  • При электронной регистрации и оформлении документов формирование архива происходит автоматически, без необходимости предпринимать дополнительные шаги.

Следствие — и главное преимущество использования СЭД для ведения архива — это снижение финансовых затрат на документооборот и содержание архивных подразделений. По данным нашей собственной аналитики, расходы на архивное хранение документов сокращаются на 17–72% в зависимости от размера архива и масштаба организации.

Отметим и минусы применения системы ЭДО для ведения архива. Основной — большие вложения, необходимые для покупки ПО и внедрения системы в производство. Плюс для функционирования должным образом часто приходится идти и на апгрейт «железа» — компьютеров на рабочих местах.

Но такое масштабное вложение является единоразовым: регулярное сопровождение системы уже не будет столь дорогостоящим. А финансовая экономия благодаря системе окупит инвестиции.

Стоимость сопровождения системы зависит от многих факторов: от состояния ИТ-структуры компании до добросовестности сотрудников, выполняющих работы по поддержке. Часто лучше отдать сопровождение системы на аутсорсинг.

Чтобы сразу посмотреть, как это и сколько стоит, зайдите в наш раздел, посвященный сопровождению программ на платформе «1С» или, проще, позвоните и получите исчерпывающую консультацию.

Уже через 5–10 лет наличие электронного архива и, тем более, наличие электронной системы управления архивом станет мастхэв для крупных предприятий и государственных организаций. И вопрос для сомневающихся: как Вы думаете, сколько документов и людей скопится в архиве вашей компании к этому времени и насколько возрастут первоначальные вложения по сравнению с сегодняшней ситуацией?..

Решение затягивать с автоматизацией в сфере хранения документов, увы, неоднозначно. Гораздо эффективнее будет сосредоточиться на выборе хорошего интегратора и поставщика ПО — вот тут грамотный подход действительно позволит сэкономить и средства, и время.

Другой минус — это необходимость обучать сотрудников. Но если учитывать этот пункт с самого начала, риск саботажа сотрудниками новой схемы работы будет минимален. На помощь придут и современные методики геймификации обучения, и опытные преподаватели (тут вернемся к вопросу о выборе компании-интегратора), и включение специалистов в проектную команду, и другие инструменты.

Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный

Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.

Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.

Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы.

Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения.

И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.

Остались вопросы? Звоните!