Хозяйственные общества в процессе своей деятельности используют широкий спектр документов. Большинство из них имеет установленный законом срок хранения. Каким он может быть при ликвидации фирмы? Каким образом обеспечивается хранение документов при ликвидации ООО?

Каковы основные виды документов ООО и сроки их хранения?

Документы после ликвидации ООО нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Приказом Минкультуры России от  25.08.2010 № 558 (его юрисдикция распространяется и на частные организации) и иными нормативными актами, такими как, например:

• Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
• Постановление Правительства РФ № 1137, устанавливающее порядок использования различных документов для плательщиков НДС.

При этом не имеет значения то, работает ли ООО или ликвидируется, с точки зрения возникновения у фирмы обязанности исполнять предписания указанных норм права.

Сроки хранения устанавливаются законом для конкретных категорий документов, которые задействуются в хозяйственной деятельности. К основным категориям документов можно отнести:

1. Документы по личному составу.

Среди них:

• до 75 лет хранятся личные дела сотрудников, договоры с ними, их персональные карточки;
• до 45 лет — аттестационные документы.

1. Документы по кадровой отчетности.

До 5 лет должны храниться:

• табели для фиксации рабочего времени;
• расчеты о премировании сотрудников;
• документы, связанные с судебными спорами.

1. Первичные документы и бухгалтерская отчетность.

В течение 5 лет должны храниться:

• регистры учета;
• отчеты о прибылях и убытках, баланс;
• кассовые отчеты.

1. Документы налогового учета.

До 5 лет должны храниться:

До 4 лет подлежат хранению:

• книги учета по продажам, покупкам;
• счета-фактуры.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень категорий документов, которые могут применяться в деятельности ООО. Но указанные категории можно отнести к ключевым, тем, которые заслуживают приоритетного рассмотрения, как при текущей работе фирмы, так и при ее ликвидации.

Где хранятся документы после ликвидации фирмы?

Возникает вопрос: а где именно хранить документы, если фирма, их использовавшая, ликвидируется?

Документы, задействовавшиеся в хозяйственной деятельности фирмы, могут передаваться после ее ликвидации на хранение:

• В вышестоящую организацию (если она имеется и продолжает вести свою деятельность).

В этом случае порядок передачи документов ликвидируемого ООО на хранение устанавливается в рамках частных договоренностей между двумя структурами.

• В архив муниципалитета или государственный архив.

В этом случае между ответственными лицами ликвидируемого ООО (либо иными, которые имеют установленные правомочия) и архивной организацией заключается договор (как правило, на коммерческой основе) на обеспечение хранения документов.

Практические действия по подготовке документов ликвидируемого ООО в вышестоящую структуру либо в архив могут осуществлять:

1. При добровольной ликвидации организации — ее ответственные сотрудники (например, специалисты кадровой службы), директор, учредители.
2. При ликвидации компании в порядке банкротства — конкурсная комиссия, назначенная в рамках ликвидации организации.

К главным задачам ответственных лиц в части обеспечения сохранности документов можно отнести:

• обеспечение целостности, комплектности документации, передаваемой в архив;
• упорядочение документов (по отмеченным выше категориям и иным при необходимости);
• проведение юридических процедур в рамках передачи документации в вышестоящую организацию либо в архив.

В ходе подготовки документов к передаче в компетентную структуру могут быть выявлены те, которые необязательно направлять в архив (в частности, в силу того, что срок хранения, установленный для соответствующих категорий документов, истек). Такие документы подлежат уничтожению в порядке, установленном отдельными нормами законодательства.

В случае если руководство ликвидируемой фирмы или ликвидационная комиссия не выполнят действий, направленных на передачу документов в компетентную структуру, то в отношении ответственных лиц могут быть инициированы серьезные санкции. Изучим их.

Передача документов ликвидированного ООО на хранение: ответственность

1. Штрафа в 300-500 рублей, который выписывается на ответственное должностное лицо организации.

Основание: положения статьи 13.20 КоАП РФ.

Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.

• 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
• 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).

Основание: статья 13.25 КоАП РФ.

Санкция, о которой идет речь, применяется в отношении:

• ООО в статусе участника рынка ценных бумаг при невыполнении обязанностей, связанных с обеспечением хранения ценных бумаг и иных документов, которые применяются в ходе различных финансовых правоотношений;
• любого ООО, нарушившего предписания статьи 50 Закона «Об ООО» № 14-ФЗ, в которой устанавливаются требования по обеспечению хранения определенных типов документов.

1. Санкций по ст. 325 УК РФ в виде:

• штрафа в величине до 200 000 рублей (либо в размере дохода виновного лица за 1,5 года);
• назначаемых исходя из серьезности правонарушения обязательных, исправительных, принудительных работ, ареста, лишения свободы (на сроки, определяемые в соответствии с УК РФ).

Указанные санкции применяются именно в тех случаях, когда обязанности по передаче документов в компетентные структуры выполняет ликвидационная комиссия — то есть, при банкротстве организации. Действия комиссии могут быть, таким образом, квалифицированы как намеренное сокрытие документов (или же их уничтожение — если оно имело место).

Где и как нужно хранить документы после ликвидации

Ликвидация любого предприятия или организации — сложный, трудоёмкий процесс, требующий от руководителей немалых материальных и временных затрат. Хранение документов после ликвидации компании — проблема, с которой сталкивается каждый руководитель любой прекращающей свою деятельность фирмы (в том числе и банкрота). Прежде всего, речь идёт о хранении организационной документации постоянного срока хранения и документов по личному составу. В соответствии с федеральным законом об архивном деле в РФ от 22.10.2004 года хранение документов после ликвидации компании осуществляется исключительно государственными или муниципальными архивами. 

А вот хранение документов с не истекшим временным сроком хранения после ликвидации фирмы можно доверить негосударственной архивной компании, что зачастую является более выгодным решением. Стоит также отметить, что в случае реорганизации предприятия или фирмы хранения документации не предполагается вовсе: все бумаги передаются вновь организованной компании.

Сдача документов на хранение при ликвидации

Сдача документов на хранение при ликвидации в соответствии с действующим законодательством.

В случае ликвидации организации и отсутствия у нее правопреемника в архив должны быть сданы в упорядоченном состоянии следующие документы по личному составу (для документов, созданных или закрытых до 2002 года включительно, срок хранения – 75 лет, с 2003 года — 50 лет) и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, являющиеся основанием для выдачи справок социально-правового характера:

• приказы по личному составу
• личные карточки (Т-2);
• трудовые договоры и соглашения;
• документы по заработной плате работников;
• документы о травматизме (срок хранения – 45 лет);
• документы о вредных условиях труда;

Хранение документов после ликвидации компании

Постараемся разобраться с алгоритмом передачи на хранение документов после ликвидации компании более подробно. В негосударственной коммерческой компании после принятия решения о ликвидации создается ликвидационная комиссия, к которой переходят все права компании.

Целесообразно привлечь к работе комиссии специалиста из государственного архива, куда впоследствии будут переданы документы, данный специалист будет контролировать процесс подготовки документов к передаче в архив и не допустит совершения досадных ошибок.

Хранение документов после ликвидации коммерческой организации в государственном архиве является платной услугой, в то время как при ликвидации государственной компании документы передаются в государственный или муниципальный архив автоматически и хранение осуществляется бесплатно.

Руководителям ликвидируемых компаний стоит помнить о том, что подготовка документации к хранению: экспертиза, опись документов, их систематизация — также проводятся за счёт средств компании. Договор на оказание подобных услуг можно заключать с любой архивной организацией. Хранение документов после ликвидации — важная составная часть процесса закрытия каждой компании.

Оказание услуг по сдаче документов в архивы, а именно:

• консультация по сдаче в архив
• архивная обработка дел согласно всем установленным стандартам
• составление всех необходимых учётных документов для сдачи в архив
• передачу документов архив

Чтобы точно отразить потребность в услугах, наши специалисты бесплатно выезжают к клиентам, грамотно проконсультируют и составят смету. Для этого за прошедшие годы мы стали экспертами в области хранения документов и постоянно развивали наши другие услуги и новые технологий.

Хранение документов после ликвидации компании

• Главная
• Статьи
• Хранение документов после ликвидации компании

При ликвидации компании особое место занимает вопрос о том, как в дальнейшем осуществлять хранение документов после ликвидации.

В связи с тем, что уничтожение документов не может быть произведено по срокам давности, архивные документы передаются в Государственный или частный архив.

Таким образом, даже после исчезновения юридического лица как такого, есть возможность обратиться к различным документам, созданным в процессе его работы.

Работа ликвидационной комиссии

Хранение документов после ликвидации коммерческих компаний определяется ликвидационной комиссией. Она создается сразу же после объявления о ликвидации организации и обладает всеми полномочиями, связанными с решением вопросов по данному юридическому лицу.

Оформление «передаточного акта»

Для соблюдения всех правовых норм обязательно оформление так называемого «передаточного акта», в котором содержится вся информация о документах постоянного хранения и документах временного срока хранения с не истекшим сроком.

Решение вопроса хранения документов после ликвидации фирмы

Решение вопроса о том, как осуществлять хранение документов после ликвидации фирмы, лежит полностью на комиссии. Именно она подбирает необходимый архив и заключает с ним договор на хранение.

Обработка, упорядочивание и подготовка к сдаче документов

В зависимости от выбранного архива, ликвидационной комиссии иногда приходится заниматься обработкой, упорядочиванием и подготовкой к сдаче документов.

Она отвечает и за проведение экспертизы ценности документов и решение об уничтожение тех или иных бумаг.

В большинстве случаев оптимальным способом решения данной проблемы является сдача дел постоянного хранения в муниципальный или Государственный архивы, а остальных – в коммерческий.

Хранение документов в коммерческом архиве

Хранение документов после ликвидации компании в коммерческом архиве удобно тем, что подобный архив предоставляет так же и услуги по подготовке документации к архивному хранению, и услуги по уничтожению документов с закончившимся сроком хранения.

Хранение документов после ликвидации государственных организаций

Хранение документов после ликвидации государственных организаций сложнее и регулируется специальными нормативными постановлениями.

Посмотреть все статьи

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Частые вопросы

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок «корона».

Какая скорость шредирования документов? Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов? Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов? Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации? Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение? Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения? Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов? Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации? После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия? При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение? Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение? Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив? Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов? Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании.

Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

По договору с ГБУ «ЦГАТО г. Москвы», стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 410 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взимается.

• Компания «Проект-Архив» осуществляет сдачу документов на хранение в государственные архивы  центрального федерального и других округов РФ, работаем со всеми СРО Арбитражных управляющих.
• Специалист по сдаче документов в государственные архивы: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08
• Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

5. Акт выполненных работ.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3.

Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7.

Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11.

Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14.

Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;

16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

 Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.

08.2010 № 558).

На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет.

Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).

История сохранения и передачи на хранение в государственные и муниципальные архивы 1 документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работников и работодателей, как многое в нашей действительности, имеет корни в советской эпохе.

https://www.youtube.com/watch?v=Ibd_W-2w8Jo\u0026pp=ygVF0KXRgNCw0L3QtdC90LjQtSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QsiDQv9C-0YHQu9C1INC70LjQutCy0LjQtNCw0YbQuNC4

В далеком 1972 году постановлением Союзного Совмина было утверждено Положение, согласно которому доказательством стажа работника были определенные документы.

Фрагмент документа

Пункт 117 постановления Совмина СССР от 03.08.1972 № 590 «Об утверждении Положения о порядке назначения и выплаты государственных пенсий» 2

• 117. Доказательством стажа работы могут служить:
• а) трудовые книжки, трудовые списки, послужные списки (в том числе по работе до установления Советской власти), членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов – все в отношении записей, внесенных на основании документов;
• б) справки, удостоверения и тому подобные документы о работе, выданные с места работы;

в) справки вышестоящих учреждений той же системы, в которой работал данный рабочий или служащий (например, справки министерств, главных управлений, трестов, союзов промысловой кооперации и т.д.);

г) справки архивных учреждений.

Расчетные книжки и членские билеты профсоюзов могут служить доказательством стажа работы лишь при отсутствии других документов…

Согласно тому же Положению 1972 г., документы, необходимые для назначения пенсии, представлялись как в подлинниках, так и в копиях, засвидетельствованных в нотариальном порядке или районным (городским) отделом социального обеспечения. Документы о трудовом стаже представлялись обычно в подлинниках.

Однако в тех случаях, когда доказательством стажа служила трудовая книжка, представлялась выписка из нее, засвидетельствованная администрацией предприятия, учреждения, организации по месту последней работы или районным (городским) отделом социального обеспечения.

Копии трудового или послужного списка (это предшественники трудовой книжки) принимались только на бланке установленной формы 4.

Таким образом, основой пенсионной системы позднего периода истории СССР была вполне сложившаяся система документирования, базировавшаяся на документах по личному составу, хранившихся в основном в архивах самих организаций, реже – в так называемых объединенных ведомственных архивах (создавались по отраслевому принципу, например: торговли, бытового обслуживания, народного образования, колхозные и т.п.). Без особых изменений так было до конца СССР.

По сравнению с сегодняшним днем минималистическим выглядел набор архивных документов, подтверждающих стаж работы для начисления пенсии. В Перечне документов со сроками хранения 1988 г. 5 имелись кратковременные сроки хранения для многих документов по личному составу, которые в настоящее время предписано хранить гораздо дольше, например:

• табели учета рабочего времени имели срок хранения 1 год 6, а в настоящее время срок хранения – 5 лет (при обычных условиях труда) и при вредных, тяжелых или опасных условиях труда – 50/75 лет 7;
• трудовые книжки (невостребованные) имели срок хранения не менее 50 лет 8, в настоящее время – 50/75 лет 9;
• трудовые договоры имели срок хранения 5 лет 10, в настоящее время – 50/75 лет ЭПК 11.

Это всего лишь несколько примеров увеличения сроков хранения документов по личному составу за 30 лет существования практики их приема в государственные архивы и муниципальные архивы.

Какие кадровые документы и куда сдавать

Начало созданию государственных архивов по хранению документов по личному составу было положено распоряжением российского Правительства № 781-р от 23.04.1992.

В этом документе предписывалось: «Учреждениям государственной архивной службы осуществить меры по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидируемых предприятий, организаций, колхозов, совхозов и иных организационных структур, независимо от формы собственности, в случае отсутствия у них правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа» 12.

Временное, по сути, решение, которым в архивы с постоянным сроком хранения форс-мажорно принимались документы пусть длительных, но все же временных сроков хранения, стало основой существующей ныне развитой сети государственных архивов кадровой документации (трудовых отношений, по личному составу и т.п.).

Сейчас Законом об архивном деле 13 для ликвидируемых организаций установлена обязанность по передаче документов в архив.

Фрагмент документа

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

…10.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

К сожалению, эта обязанность не сопровождается выделением бюджетных средств на упорядочение архивных документов.

Это актуально для архивов организаций, ведущих свою историю с советского периода, а потому вынужденных брать на себя расходы по приведению в порядок документов, относящихся к государственной (муниципальной) собственности, хранящихся в архивах их организаций с советских лет. При этом расходы на упорядочение архивных документов по личному составу несет ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий.

https://www.youtube.com/watch?v=Ibd_W-2w8Jo\u0026pp=YAHIAQE%3D

В отдельных российских регионах в первом десятилетии этого века была предпринята попытка исправить положение и компенсировать из бюджета расходы конкурсных управляющих на архивную обработку документов по личному составу за советский период, однако, видимо, в силу экономии бюджетных средств такой порядок до наших дней не сохранился.

Теперь ответим на вопрос, какие кадровые документы нужно сдавать на государственное архивное хранение? Все, у которых не истекли сроки хранения на момент ликвидации организации, т.е.

 даже с кратковременными сроками, а не только 50/75 лет 14 – это следует из формулировок процитированной нами ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле.

Моментом ликвидации считается дата снятия юрлица с налогового учета в ФНС России.

Следующий вопрос – в какой архив будем сдавать документы? Формулировка в Законе об архивном деле «в соответствующий государственный или муниципальный архив» означает следующее:

• если организация уже является источником комплектования какого-то из этих архивов, то сдаем туда (даже если первоначальный адрес «прописки» изменился, например, с «московского» на «тюменский»);
• если организация на момент ликвидации не является источником комплектования государственного либо муниципального архива, то территориальную принадлежность она определяет по своему ИНН 15. На этой территории и надо искать государственный архив кадровой документации или муниципальный архив, который бы согласился заключить договор (возмездный или нет) на прием и принять документы ликвидируемой организации. Искать лучше через поисковую систему в Интернете. Ранее в рунете был единый ресурс, где были собраны все ссылки на интернет-адреса российских архивов. Сейчас придется вбивать запросы в обычный поисковик («Яндекс», «Гугл» или др.) и «шерстить» выдаваемые им страницы.
  В выбранный архив надо написать письмо о предстоящей передаче документов в упорядоченном виде по личному составу в связи с ликвидацией организации. Далее:
• с вами заключают договор и назначают куратора либо
• отказывают в приемке документов (мотивируя, например, отсутствием стеллажной площади). Если отказывает архив той территории, к которой вы относитесь, просите дать вам письменный отказ, возможно, что в нем укажут на другой более подходящий для этих целей архив вашего или соседнего региона 16.

Сколько хранить документы после закрытия ИП: порядок и сроки хранения бухгалтерской и кадровой документации

Зависит от того, что это за документ и истек ли срок его хранения

Читатель Антон спрашивает: «Я индивидуальный предприниматель. За время работы накопилось много разных документов: договоры, чеки, зарплатные ведомости и другое. Можно все это выкинуть?»

По закону у большинства документов бизнеса есть срок хранения. Для каждого он свой в зависимости от того, насколько важен документ: некоторые нужно беречь лишь в течение года, другие — значительно дольше. Например, некоторые кадровые документы хранят до 75 лет, и нельзя их уничтожить, даже если бизнес пришлось закрыть.

Документы могут пригодиться для ответов на вопросы налоговой, трудовой инспекции или для оформления пенсии бывшего сотрудника.

Срок хранения документов ИП зависит от типа документов.

Первичные документы. Документы, которые нужны для налогового учета, надо хранить пять лет с момента последнего использования для исчисления налогов. Например, столько нужно хранить договоры и акты приема-передачи, товарные чеки, накладные.

Срок хранения документов — подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ

Кадровые документы. В эту группу входят те документы, которые предприниматель оформляет на работников. Например, приказы о приеме на работу, трудовые договоры, зарплатные ведомости. Если сотрудник уволился, документы, которые работодатель на него оформлял, все равно нужно хранить.

Самый короткий срок хранения кадровых документов — год, столько хранят правила внутреннего распорядка. Некоторые кадровые документы нужно хранить 75 или 50 лет — в зависимости от того, когда было закончено делопроизводство, до 2003 года или после. К таким документам относят трудовые договоры и личные дела сотрудников.

Приказ Росархива о сроках хранения кадровых документов

После того как ИП закрыл бизнес и снялся с регистрации, документы все равно надо хранить до тех пор, пока не закончится срок хранения.

Первичные документы можно хранить дома или сдать в архив — подойдет и частный, и государственный.

Кадровые документы нужно передать в архив, по ним сотрудникам назначают пособия и пенсию. Для хранения подойдет только государственный или муниципальный архив.

Отсутствие документов, которые нужны для налогового учета, закон считает грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. За это нарушение действующий ИП может получить штраф до 40 000 ₽.

Штраф за отсутствие первичных документов

Когда срок хранения документов истек, их все равно нельзя выкидывать в обычную мусорку. Документы надо правильно утилизировать:

1. Составить акт в произвольной форме. В нем надо указать все документы и способ их утилизации. Например, измельчение шредером.
2. Уничтожить документы выбранным способом — самостоятельно или при помощи компании, которая занимается утилизацией.

Если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, вы имеете право не представлять их по требованию трудовой инспекции или налоговой.

Эксперты Тинькофф отвечают на вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Чтобы мы разобрали вашу ситуацию, пишите на [email protected].

Позаботьтесь о сотрудниках: зачем сдавать документы в архив при ликвидации бизнеса — Право на vc.ru

С февраля 2022 года компании, которые специализируются на архивной обработке и хранении документов фиксируют постоянный рост спроса на услуги по подготовке и сдаче документов в государственный архив со стороны компаний, которые ликвидируют свой бизнес.

Таких компаний сегодня действительно много – согласно исследованию аудиторско-консалтинговой сети FinExpertiza, только за март-июнь 2022 года в России закрылось 113,5 тысяч компаний – на 17,5% больше, чем за аналогичный период прошлого года.

Новые бизнесы появляются, но их почти наполовину меньше.

{«id»:543999,»gtm»:null}

Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 (п. 10 ст.

23) предписывает любой организации при ликвидации или прекращении деятельности передавать документы на хранение в государственный, ведомственный или муниципальный архив.

О том, для чего это нужно и как передать документы правильно рассказываем вместе с основателем компании «Первая архивная компания» Михаилом Долбиным.

Ликвидируемые частные организации должны сдавать документы в городские и муниципальные архивы того города или района, в котором они зарегистрированы.

Исключение составляют дочерние структуры крупных промышленных предприятий, у которых есть собственные отраслевые архивы (то есть они имеют право хранить часть документов Архивного фонда РФ).

К примеру, при госкорпорации «Росатом» с 2009 года действует «Центральный архив атомной отрасли Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом», основной целью деятельности которого является хранение, комплектование, учет и использование архивных документов по истории развития атомной отрасли.

Какие именно документы подлежат сдаче в архив в случае ликвидации компании? Прежде всего, это документы по личному составу и заработной плате:

• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, декретных отпусках, присвоении разрядов и другие);
• Личные карточки и трудовые договоры уволенных работников;
• Документы по заработной плате (лицевые счета/расчетные ведомости и др.).

Что будет, если не сдать документы в архив при ликвидации? Есть требование закона, значит, существует и ответственность за его несоблюдение. И действительно, статья 13.

20 КоАП РФ предусматривает санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, но небольшие – от предупреждения до мелких штрафов (физическим лицам придется заплатить не более 3 тысяч рублей, должностным – не более 5 тысяч, а юридическим лицам – не более 10 тысяч).

Только в отдельных случаях некоторые виды организаций (ПИФы, управляющие компании акционерных инвестфондов, негосударственные пенсионные фонды и ряд других) могут быть оштрафованы на сумму до 300 тыс. рублей.

Вместе с тем передача документов в архив – вопрос социальной ответственности и порядочности организации, проявление ею заботы о сотрудниках.

Ведь если информация о компании, в том числе о назначениях, зарплате сохраняется, человек при необходимости может ее восстановить, затребовав из соответствующего архива.

А это бывает крайне важно при устройстве на новую работу или определении размера пенсии.

Для выполнения этой работы потребуется профессиональный подрядчик. В случае добровольной ликвидации организации его выбирает и привлекает руководитель ликвидационной комиссии. Если же ликвидация является принудительной (по требованию кредиторов в рамках процедуры банкротства), за привлечение подрядчика отвечает конкурсный управляющий.

Сам процесс сдачи документов в архив включает в себя целый ряд процедур, которые можно разделить на два этапа.

Сначала необходимо определить, организационно-правовую форму организации и в какой именно архив ликвидируемая организация должна сдать документы, государственный, ведомственный, городской или муниципальный.

Затем все документы организации должны пройти экспертизу ценности, которая позволяет установить, какие именно документы подлежат помещению в архив и на какой срок, а какие подлежат временному хранению вне архива, либо уничтожению. Например, документы по личному составу компании могут храниться 50/75 лет, у других документов срок хранения может не превышать 10 лет, а некоторые и вовсе должны оставаться в архиве бессрочно.

После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, систематизируются и группируются по различным критериям (году, тематике и т.п.). Правильно сгруппированные документы объединяются в архивные дела, нумеруются и подшиваются в твердую обложку. Это особенно важно для дел с многолетним сроком хранения, чтобы документы внутри них со временем не пришли в негодность.

На дела постоянного хранения и дела по личному составу составляется опись, которая является не только поисковым, но и учетным документом при передаче дел в архив (по ней же составляется акт приема-передачи дел). Кроме того, потребуется подготовить историческую справку ликвидируемой организации.

В нее входит перечень всех наименований организации за весь период ее существования, а также изменений в статусе и структуре самой организации, ее филиалов, если они есть, а также организации-предшественника (нужно указывать даты и номера документов, на основе которых производились изменения). Весь этот комплект документов называется научно-справочный аппарат или коротко НСА.

На этом первичная архивная обработка документов завершается и начинается следующий этап.

Для этого нужно обратиться в выбранный на первом этапе архив – от него будет назначен куратор, который выборочно проверит правильность архивной обработки документов и корректность научно-справочного аппарата. Все обнаруженные им недочеты потребуется устранить, после этого куратор готовит заключение.

В дальнейшем экспертно-проверочная комиссия архива рассмотрит и утвердит НСА организации. Если все в порядке, эксперты вынесут положительное заключение о том, что документы ликвидируемой организации могут быть приняты на хранение. После этого с архивом заключается договор, архивные дела доставляются к месту хранения и оформляется акт сдачи-приемки документов.

Подписание акта означает полное и успешное завершение работы.

Подробнее о том, как правильно подготовить документы компании к временному хранению или помещению в архив читайте в этом материале.

{«contentId»:543999,»count»:0,»isReposted»:false,»gtm»:null}

{«id»:543999,»gtm»:null}

Куда девать документы после ликвидации компании — Седьмая печать

Вопрос, куда девать документы после ликвидации компании — один из самых актуальных при банкротстве и ликвидации фирм, ведь деятельность любой организации сопровождается образованием большого количества документов, и многие из бумаг нужно хранить в течение нескольких лет или даже десятилетий.

Фактически процедура сдачи документов в архив при банкротстве и ликвидации организации регулируется двумя основными российскими законами, это закон «О несостоятельности (банкротстве)» и закон «Об архивном деле в РФ» — первый ФЗ объясняет куда девать документы после ликвидации организации, второй регулирует процесс сдачи документации в архив.

Сдача документов в архив

Мало знать, куда девать документы после ликвидации компании, нужно правильно подготовить бумаги к передаче в архив.

Сдачей архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, занимается ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий — подготовленные бумаги направляются в государственный или коммерческий архив.

Кроме вопроса о том, куда девать документы после ликвидации, нужно озаботиться еще и вопросом, какие именно документы нужно подготовить к сдаче в архив.

Какие документы сдаются в архив при ликвидации:

• трудовые договоры и приложения к ним;
• личные карточки уволенных работников;
• приказы о приеме, увольнении, переводе, поощрении;
• расчетно-платежные ведомости или лицевые счета.

Все это нужно сдавать в муниципальный или государственный архив по юридическому адресу компании.

Так, например, документы по исчислению заработка, трудового стажа, оформленные до 2003 года, хранятся 75 лет, эти же документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет — столь большие сроки обусловлены тем, чтобы дать возможность заинтересованным лицам обратиться в архив, чтобы уточнить данные по исчислению, например, трудового стажа.

Что делать с остальными документами

Куда девать те документы после ликвидации организации, которые государственный архив не принимает? Тут два варианта. Можно найти место у себя и хранить по истечение срока хранения — как правило, срок хранения документов не менее пяти лет.

Либо есть альтернатива — обработать и систематизировать документы, составить соответствующую опись и направить документы на депозитарное хранение в любой архив, предлагающий соответствующие услуги на платной основе.

Компания «Седьмая печать» предлагает широкий спектр архивных услуг, в частности, мы позаботимся о подготовке документов для передачи в архив.

С нами вам не придется переживать о том, как и куда девать документы после ликвидации — мы выполним подготовку документации в соответствии с российским законодательством, поможем сдать документацию в архив и предоставим вам акт приема-передачи. Ждем ваших обращений!