ОСГ предоставляет полный спектр услуг, связанных с управлением документами и информацией. Ваш бизнес становится более эффективным и экономичным с использованием решений ОСГ.

Ваши документы мы надежно храним, создаём современный электронный архив из бумажного архива документов, а после окончания обязательного срока хранения конфиденциально уничтожаем.

Используйте профессиональные услуги ОСГ, чтобы ещё быстрее и легче находить нужную информацию, и управлять ею из любого места, с любого устройства.

• Электронный архив документов, создаваемый ОСГ – оцифрованные документы, помещённые в интерфейс, где можно быстро найти скан-образ документа по ключевым данным.
• Ваш архив занимает много пространства, дорого обходится, а документы тяжело найти? Самое время присоединиться к технологии современного интеллектуального архива!
• Ежедневно компании создают новые данные, например электронные сообщения, счета, отчеты и договоры. Представьте, что часть или все эти важные данные пропали.
• Хранение документов в архиве – это не только возможность освободить место для того, что важно для бизнеса, одновременно сохраняя ваши деньги, выгод намного больше.
• Хранение кадровых документов обычно производится в собственном архиве организации или внеофисно — в профессиональном коммерческом архиве.
• Ваши документы – ценность вашей организации. Будьте уверены, что документы надёжно защищены как во время хранения, так и во время их транспортировки.
• Архивисты ОСГ предложат комплекс архивных услуг, который позволит вам экономить на хранении, при этом обеспечивая безопасность и оперативность работы с документами.
• При переводе бумажных документов в электронный вид мы используем как автоматизированное распознавание, так и ручной ввод ключевой информации по оцифровываемому документу.
• Внеофисное хранение документов является формой аутсорсинга бизнес-процессов. Внеофисное архивное хранение документов включает в себя перевозку …
• ОСГ имеет свою собственную курьерскую службу, которая собирает и доставляет ваши документы и диски в любую точку мира. Наши водители носят униформу и удостоверения…
• В процессе подготовки годовой отчетности все компании проводят инвентаризацию своих основных средств на основании Статьи 11. Инвентаризация активов
• Зачем нужна индексация документов? Главный смысл индексации документов – в структуризации данных и возможности дальнейшего быстрого поиска
• Каталогизация документов — составление описания бумажных документов по корешкам дел — проводится для того, чтобы легко ориентироваться в архиве дел, убедиться в физическом наличии…
• Если вам нужно перевезти документы из одного места в другое — назначьте задачу по перемещению архива ОСГ. Квалифицированные архивисты ОСГ — лучшие профессионалы
• Бумажные документы перед передачей на хранение в архив следует сначала подготовить. Тщательная и аккуратная работа с документом позволит вам избежать санкций и штрафов
• Документы передаются на государственное хранение в двух случаях: при ликвидации организаций и в случае если документы компании являются фондообразующими.
• Оцифровка документов – это метод сократить расходы организации на оплате рабочего времени сотрудникам, которое они тратят на поиск бумажных документов, а также на аренде и обслуживании помещений
• Существует ряд значимых причин, по которым следует обратить внимание на то, как вы организуете уничтожение документов вашей компании. Если ваши сотрудники до сих пор выбрасывают документы в …
• Желаете повысить производительность своей компании? Тогда начните с реорганизации и автоматизации своей системы документооборота.
• Раньше для расчетов с поставщиками требовалась распечатка всех заказов на поставку, актов приемки-сдачи и счетов-фактур для их последующей
• Хранение любой информации на бумажных носителях сегодня не только несовременно, но и ненадёжно. Поэтому и в повседневной жизни, и в работе компании …
• Согласно действующему законодательству РФ и нормативным актам, установлен чёткий порядок создания, регистрации, учёта, хранения документов
• Большой частью потока бумажной документации являются бухгалтерские документы. Они составляют примерно 80% от общей массы документов.
• Ответственность за хранение и архивную обработку документов возложена на сотрудников организации, чаще всего руководителей. Во избежание возложения штрафов
• Перевод в электронный вид большого количества текстовой документации, библиотечных и научно-исследовательских каталогов с помощью технологии «ретроконверсия» становится все актуальнее
• Вопросы хранения и уничтожения документации не являются профильными для сотрудников бухгалтерии. Работа с архивом бухгалтерских документов — отдельная …
• Программа по защите информации обеспечит вам конфиденциальность, целостность и доступность информации при высокой безопасности.
• В соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать
• Законодательство обязывает организации передавать документы в Государственный архив через год после того, как документы отработаны во всех необходимых подразделениях
• На момент ликвидации в компании есть документы, которые нужно хранить даже после того, как компания ликвидировалась

Нотариусы начнут работу в новом году по новым Правилам

МГНП 29.12.2022

С 11 января 2023 года вступают в силу важные изменения в нотариальном делопроизводстве. Новая редакция самих Правил и ряд приказов Министерства юстиции Российской Федерации, регулирующих работу нотариусов с документами и Единой информационной системой (ЕИС) нотариата опубликованы  в официальных источниках.  

Изменения во многом предопределены Федеральным законом от 14.07.2022 № 339-ФЗ, который ввел в законодательство понятие нотариального архива в качестве структурного подразделения нотариальной палаты субъекта РФ.

До этого момента созданные нотариусом документы могли храниться только у него лично, а в случае сложения нотариусом полномочий, быть переданными в составе архива на временное хранение другому нотариусу. Теперь документы нотариусов после 10 лет хранения будут передаваться в нотариальный архив при нотариальной палате субъекта Российской Федерации.

Централизация в вопросе нотариальных архивных документов обеспечит более надежные условия их сохранности и позволит создать удобный механизм поиска и получения архивных копий гражданами.

В Московской городской нотариальной палате состоялся круглый стол, где нотариусы рассмотрели новеллы, с которыми им предстоит работать в новом году. Спикером круглого стола выступила член правления Федеральной нотариальной палаты, нотариус г. Москвы Александра Игнатенко.

Александра Владимировна отметила, что регламентируя работу нотариальных архивов, законодатель дал понятие нотариального документа и определил местом хранения нотариальных документов созданных в электронной форме, а также скан-образов нотариальных документов созданных на бумажном носителе, единую информационную систему нотариата.

Начиная с 2023 года, номенклатуры дел нотариуса и описи дел будут формироваться в ЕИС нотариата без бумажных аналогов. Обязанность утверждения номенклатур нотариуса и описей дел региональной палатой в новых Правилах не предусмотрена.

В связи с этим нужно иметь в виду, что опись дел за 2023 год будет осуществляться  по новой номенклатуре с применением новых индексов дел и сроков хранения. Старая форма номенклатуры дел нотариуса на 2023 год, утвержденная Палатой до 1 декабря 2022 года, применяться не будет.

  Поэтому производство по указанной номенклатуре необходимо завершить, включив ее в опись дел 2022 года.

Для корректного формирования электронных описей за 2023 год  дела в наступающем году необходимо формировать с индексами и сроками хранения, предусмотренными новыми Правилами. Что касается описей по итогам 2022 года, то их нужно будет составить в старой форме.

Первый раздел номенклатуры будет содержать сведения о номенклатурных делах, формируемых из нотариальных документов (по Типовой номенклатуре, предусмотренной приказом Министерства юстиции РФ № 393 от 14.12.2022 г.) с указанием сроков их хранения. Дела, которые не имели сроков хранения, нужно будет отбирать для уничтожения или передачи в нотариальный архив по срокам Типовой номенклатуры.

Второй раздел номенклатуры – это  документы, образованные в процессе деятельности нотариуса: реестры, книги учета и т.д.

В нотариальные архивы подлежат сдаче только нотариальные документы (01 раздел номенклатуры), однако нотариальная палата может принять решение о принятии на хранение иных номенклатурных дел. Прежде всего, из второго раздела номенклатуры – реестров, книг и журналов специального учета.

Документы нотариуса, которые формируются в процессе организации нотариальной деятельности, к примеру, страхования,  не включаются в номенклатуру и хранятся лично нотариусом. Что касается личных дел сотрудников нотариусов, то они  включены в номенклатуру, но по закону подлежат сдаче в муниципальные архивы.

По новым Правилам нотариусы будут составлять два вида описей дел. Александра Владимировна остановилась на особенностях новых правил составления описей.

В частности, в ее структуре будет предусмотрен новый раздел – переформированные дела, которые будут создаваться после ревизии дел и исключения из них документов с истекшим сроком хранения.

Эта работа поможет оптимизировать архивы нотариальных документов и облегчит процесс сдачи нотариусом документов в нотариальный архив, так как акт приема-передачи будет формироваться в ЕИС из этого раздела описи.

Также в ходе круглого стола обсудили требования новых ПНД по сканированию нотариусом созданных им нотариальных документов.

Александра Владимировна отметила, что сканирование архивов нотариусов сложивших полномочия и архивов государственных нотариальных контор будут производить сотрудники нотариальных архивов.

Для этих целей Федеральной нотариальной палатой будут предоставлены в нотариальные палаты субъектов РФ промышленные сканеры, которые существенно облегчат эту работу.

Спикер также обратила внимание коллег, на то, что меняется порядок  регистрации наследственных дел. Теперь в первую очередь их нужно будет регистрировать в реестре наследственных дел ЕИС, который будет присваивать им уникальный номер.

Запись в реестре будет автоматически формироваться в книге учета наследственных дел в ЕИС.

Бумажная версия книги учета наследственных дел останется, но только для  форс-мажорных ситуаций, связанных с отсутствием интернет связи или электричества.

Александра Владимировна отметила, что вместе с изменениями порядка делопроизводства законодатель упростил некоторые процессы оформления дел.

Новые ПНД позволяют опускать в заголовках дел информацию, данную в скобках.

Также нотариусам не надо будет регистрировать в журналах входящей/исходящей корреспонденции запросы и документы, поступающие в связи с совершением нотариального действия в соответствии с требованиями Регламента совершения нотариальных действий, сведения, направляемые нотариусом в связи с совершенным нотариальным действием, например, в порядке ст.85 Налогового кодекса, в связи с исполнением законодательства ПОД/ФТ, документы информационного характера, не требующие ответа.

Видеозапись круглого стола размещена в разделе для нотариусов сайта МГНП

Организация архивного хранения документов

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

• Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
• Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
• Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
• Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей.

При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки.

Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м.

Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м.

От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%.

Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С.

Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Как сохранить архив на десятилетия?

24.03.2008 Игорь Корепанов

Оперативный доступ. Типичным примером может служить файловый сервер, главная задача которого — немедленное предоставление необходимых данных большому количеству пользователей корпоративной сети. Основные требования к подобным системам — непрерывность доступа и высокая скорость работы. Идеальным вариантом решения является массив RAID.

Резервное копирование. Этот этап хранения подразумевает высокую потоковую скорость записи и чтения и большую eмкость носителя. Долговечность хранения не имеет особого значения, поскольку резервное копирование производится регулярно. Оптимальным выбором будут системы на основе ленточных накопителей.

Архивное хранение.

В данном случае предполагается хранение важной информации в течение длительного времени при обеспечении быстрого доступа к ней, что диктует вполне определенные требования к технологиям хранения и оборудованию, в частности, длительное хранение больших объемов информации в неизменном виде. Всем этим условиям отвечают роботизированные библиотеки оптических дисков.

Надо отметить, что в большинстве европейских стран и США необходимость архивного хранения ключевой для бизнеса информации закреплена на законодательном уровне. Во всем мире принято около 25 тыс.

директив, в том числе постановления правительств и отдельных министерств Германии, Италии, США, Великобритании и других стран, требующих сохранять данные по финансовым транзакциям, биржевым сделкам, медицинским исследованиям и страховым выплатам на протяжении пяти-десяти лет.

Законодательные нормативы хранения данных активно разрабатываются и в нашей стране. Планируемое вступление России в ВТО является мощным катализатором этого процесса.

В ближайшее время многие компании законодательно обяжут хранить данные в течение длительного срока, тем что им придется модернизировать свои системы хранения.

Поэтому общемировые темпы роста рынка архивных накопителей в России наверняка будут существенно превышены.

ОСОБЕННОСТИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

Первое и самое важное требование к электронному архиву — исключение физической возможности удалить или изменить данные как по неосторожности, так и по злому умыслу. Иначе говоря, информационный носитель должен обеспечивать однократную запись при многократном чтении (True Write Once Read Many, True WORM).

Как следствие, защита данных от удаления должна быть не программной, а аппаратной. Кроме того, к ключевым требованиям относятся долговечность хранения и высокая емкость носителя.

Это позволяет существенно снизить совокупную стоимость владения системой (TCO) и удовлетворить запросы к емкости хранения со стороны крупнейших компаний, в том числе предприятий государственного и промышленного сектора.

Из перечисленных условий следует, что ни массивы RAID, ни ленточные накопители справиться с задачей архивного хранения данных не могут. Несмотря на это, в России основная часть информационных ресурсов хранится на жестких дисках или массивах RAID. Жестким дискам доверяют даже информацию, которая требует долговечного и надежного хранения.

Между тем сам принцип работы жесткого диска подразумевает постоянное механическое движение, что предполагает сбои в работе устройства и периодические потери информации. Гарантий работоспособности жесткого диска в течение десятилетий производители не дают.

Доверяя самые ценные данные массивам RAID, пользователи подчас не придают значения тому факту, что технология RAID была создана для восполнения ненадежности и недолговечности жесткого диска.

Схожие вопросы возникают и при попытке построить архивное хранилище данных на основе ленточных накопителей: недолговечность носителя вынуждает периодически переносить данные со старой ленты на новую.

Кроме того, лента нуждается в обслуживании — если она не используется, ее необходимо регулярно перематывать, чтобы не допустить размагничивания.

Эта технология имеет другие недостатки, в частности, невозможен прямой доступ к произвольному файлу на ленте.

Для решения задачи архивного хранения данных был разработан новый класс специализированных устройств — архивные накопители. Эти роботизированные библиотеки оптических дисков под управлением особого программного обеспечения позволяют построить надежную систему хранения для поддержки автоматического управления жизненным циклом информации.

СТАТИСТИКА ОТКАЗОВ ЖЕСТКИХ ДИСКОВ

3.Новый порядок пользования архивами

04.07.1924 были приняты Правила пользования архивными материалами ЕГАФ, которыми:

• введено анкетирование пользователей для выявления их соци­ального происхождения, партийности, цели посещения архива, предполагаемого выхода архивной работы;
• введен обязательный просмотр заведующим читальным залом архивных выписок (без этого их вынос был запрещен).

В 1926 г. были приняты Правила пользования архивными материалами ЕГАФ,основными новеллами которых были:

• введение секретной части документов до 1917 г. по идеологическому признаку, их закрытие для использования;
• разрешение учреждениям, предприятиям, организациям засек­речивать свои текущие документы по своему усмотрению.

В 1922 г. были закрыты СПб. И Московский Археологические институты, вместо них созданы архивные курсы, что привело к падению качества подготовки архивистов.

Несмотря на разгром дореволюционного архивного дела, 1917—1927 гг. были «Золотым веком» отечественного краеведе­ния; имело место массовое использование архивных материалов в историко-краеведческих трудах.

4.Новый порядок управления архивным делом

28 01.1929 было принято ВЦИКом и СНК РСФСР Положение об архивном управлении РСФСР, которое подвело итоги архив­ного строительства 1920-х годов:

• в состав ЕГАФ — ГАФ РСФСР вошли все документы как исторические, так и текущие, находящиеся на территории РСФСР;
• документы делились на дореволюционные и советские, централь­ные и местные;
• соответственно архивы также делились на дореволюционные и советские, центральные и местные;
• во главе архивной системы находилось Центральное Архивное Управление РСФСР при Президиуме ВЦИК РСФСР, состоящее из секретариата, отделов центральных и местных архивных уч­реждений, редакционно-издательского и административно-ма­териального отделов;
• ЦАУ РСФСР подчинялись краевые, областные, губернские, окружные архбюро при местных исполкомах;
• все архивы подчинялись ЦАУ РСФСР или его местным архбюро снизу доверху;
• документы из учреждений, организаций, предприятий передавались в госархивы после проведения их экспертизы ценности в следующие сроки:

• через 10 лет — после завершения делопроизводством из госучреждений;
• через 3 года — после завершения делопроизводством из сельсо­ветов;
• через 75 лет — по личному составу;
• при необходимости документы хранятся в ведомствах до 25 лет;

• дела вносились в описи постоянного и временного хранения в зависимости от срока их хранения;
• дела уничтожались после утверждения отборочных списков архивными органами;
• дела передавались из ведомств в госархивы разобранными по описям;
• было предусмотрено использование архивных документов в на­родно-хозяйственных и научных целях по классовому признаку.

10.04.1929 было принято Постановление ЦИК и СНК СССР о создании ЦАУ СССР, которым:

• была ликвидирована самостоятельная архивная система РСФСР; она была включена, наравне с архивными системами других союзных республик, в единую архивную систему СССР;
• на ЦАУ СССР было возложено руководство всем архивным делом в СССР:
• в ведение ЦАУ переданы фонды союзного значения дореволюционных и советских центральных учреждений, документы Октябрьской революции и гражданской войны союзного значения;
• создана сеть союзных архивов, подчиняющихся непосредственно ЦАУ СССР.

История российского дореволюционного архивного дела за­вершилась. Началась история архивного дела СССР.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Для чего нужно архивное хранение документов?

• Закон «Об архивном деле», который был принят в 2004 году;
• Одобренные правила Российского архива, начиная с 2002 года;
• Указание №558, которое имеет силу с 2010 года;
• Приказ Министерства финансов №105.

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов.

Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров.

Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт.

Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Когда организовывают архив?

Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.

Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.

При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

• архивы временного хранения данных;
• архивы с документами, которые используются очень часто;
• архивы долгого хранения документов;
• помещения, где работают архивные сотрудники.

Функции архивов

Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.

1. Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
2. Прием документов от любых организаций.
3. Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
4. Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
5. Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
6. Постоянный контроль по заполнению документов.
7. Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.

Сколько хранятся документы в архиве?

Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.

Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:

• отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
• декларации о налогах;
• книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
• статистика, которая формируется на предприятии в течение года.

Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:

• отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
• планы счетов предприятия;
• книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
• первичные документы;
• журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
• документы о дебиторской задолженности;
• данные об инвентаризации предприятия;
• прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.

В архивах могут храниться документы, которые запрещается уничтожать до 75 лет.

Учет и хранение документов в архиве

Существует ряд законов и нормативных актов, которые гарантируют сохранность документов в архиве.

1. Закон «Об архивном деле».
2. Закон, подтверждающий ведение бухгалтерского учета.
3. Законы, которые регламентирую сроки хранения тех или иных документов в архиве.
4. Закон об организациях с ограниченной ответственностью.

Документы обязательно должны храниться в архиве, о деятельности которого уведомляется предприятие.

Правила хранения документов в архиве

Разработаны специальные правила, по которым документы принимаются и хранятся в архивах. Итак, вот некоторые из правил.

1. Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
2. Температурный режим. Температура и влажность – это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве. С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.
3. Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
4. Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.

Как передают документы в архив на сохранение?

В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди. Для этого сотрудники хранилища разрабатывают графики приема документов. На их основе представитель предприятия согласовывает дату сдачи документов в архив.

Обязательно должен присутствовать человек, который отвечает за передачу данных в архив. При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. Как уже упоминалось, они могут варьироваться от одного года до 75 лет.

Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?

Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех – пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:

• оформление соответствующего акта;
• проведение экспертизы, которая определит ценность передаваемых на хранение документов;
• подготовка акта, в котором будет указано, какие бумаги нужно уничтожить;
• создание описания каждого дела.

Экспертиза проводится на основании документов, которые утверждают сроки хранения той или иной информации. Необходимо внимательно анализировать каждый документ.

В комиссию входят лица, которые составляют совещательный орган. Решение комиссии выдается в виде акта. Руководитель комиссии ставит на нем свою подпись. Заседание комиссии проводится не чаще, чем два раза в год.

После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.

Архивные документы и их классификация

Все документы, которые будут отправлены в архив, нуждаются в классификации. Так, документы можно разделить на две группы.

1. Документы временного хранения.
2. Документы, которые передаются на постоянное хранение.

• Временные документы хранятся не более 10 лет, а те, которые принято сдавать на постоянное хранение – примерно 75 лет.
• Прежде чем передать в архив документы постоянного хранения, их нужно обработать.
• Документы временного хранения:

• отпускные приказы;
• командировочные;
• договоры, подписанные юридическими лицами;
• бухгалтерские учеты;
• путевые листы;
• прочее.

На длительное хранение в архив передаются такие документы:

• журнал, в котором зарегистрированы все приказы начальства предприятия;
• расписание работы сотрудников;
• акты, подтверждающие уничтожение документов или причину их утраты;
• смета за год/квартал;
• тарифы на выпускаемую продукцию;
• книга учетов акций предприятия;
• прочая документация.

Для того чтобы доверенное лицо могло взять на временное пользование документ из архива, руководитель предприятия должен выдать доверенность. В том случае, если документ подкреплен в общее дело, то отдельно его не получится взять из архива.

Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.

Организация архивов. Файлы, идеи и заметки — Julia Cores на vc.ru

Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала «Life as a project», сегодня я пишу о том, где лучше хранить идеи, заметки и файлы. Какие бывают способы организации хороших архивов? И как получать максимум пользы от новых идей, используя Zero Inbox?

{«id»:185719,»gtm»:null}

С Входящами при работе с задачами или почтой, мы разобрались в прошлых статьях. Но при работе с информацией — заметками, файлами и идеями, Входящие также являются крайне необходимой папкой.

Вся входящая информация должна приходить в специализированный “накопитель” — папку Входящих. Оттуда она поступает в механизм, на выходе из которого оказываются элементарные действия. Они могут отправляться в списки дел, либо сразу же воплощаться в жизнь.

Наши мысли и идеи — точно такая же поступающая к нам информация, как и электронные письма. Зачастую, мы не воспринимаем их, как что-то ценное и новое, что нужно подчинить общему закону обработки. Но наши мысли также новы и важны. Если не относиться к ним правильно, то мы рискуем потерять драгоценную информацию, созданную нашим сознанием (забыть).

Идея, которая из-за неправильного навыка работы с информацией оказалась забыта, – потенциал, который мы растратили. Мы могли сделать важное открытие, создать интересный поворот в произведении или гипотезу для улучшения показателей бизнеса. Но не отправив идею во Входящие, как только она поступила, мы расточительно относимся к ней, и чаще всего забываем ее.

Все, что нужно, чтобы извлечь из каждой мысли максимум пользы, — отправить их во Входящие, чтобы они попали внутрь механизма, где наш алгоритм анализа превратит их в действия.

Когда вы попробуете так поступать, то удивитесь, как много ваших идей и намерений реализуются буквально с момента их появления! Ваша жизнь обретет насыщенность, ведь ваши идеи не будут больше расходится с делами.

Входящие позволяют сохранять сознание чистым и свободным для новых идей. Весь механизм обработки информации ограждает нас от хаоса в голове. Он позволяет нам сосредоточиться на важном и завершить начатое. Он дает возможность использовать идеи, которые могут перевернуть нашу жизнь.

У нас уже есть свой отсек Входящих для писем на почте, и свой в таск-трекере для новых задач. Для файлов я предлагаю завести свои Входящие, они могут быть в виде папки на компьютере или в облачном хранилище, например. Для заметок и идей тоже — заведите папку Входящих в вашем хранилище заметок, и отправляйте туда все то, что приходит вам в голову, конспекты встреч, статьи из интернета и т.д.

На что похожи архивы многих из нас? На свалку всех файлов. У всех есть место, где хранятся файлы, и может даже заметки, но состояние этого места часто оставляет желать лучшего. Если вы не можете найти нужный вам документ или заметку в течение 15 секунд, значит у вас очень плохой архив.

Хороший Архив соответствует следующим критериям:

• быстрое сохранение
• быстрый доступ
• надежность

Чаще всего хаос, в котором ничего не найти, возникает из-за того, что обращение с файлами не имеет никакого принципа. Мы сохраняем файлы куда попало и под каким угодно именем. Все же помнят ту самую “папку с папками”, которая была у всех на рабочих столах в нулевых.

Мы совершаем известную когнитивную ошибку, выбирая крохотный комфорт сейчас (бросить файл в первое попавшееся место), чтобы получить большую боль позже (долгий поиск файлов). Если бы мы выбрали маленькую боль сейчас (потратили немного сил, чтобы правильно сохранить файл), то в будущем получили бы большой комфорт (все легко и быстро нашли).

Хорошая новость — сейчас не придется выбирать даже маленькую боль, достаточно следовать простому правилу, чтобы навести полный порядок в архивах.

• папочный или древовидный
• ассоциативный

Практически все из нас пользуются именно таким методом. На всех курсах по компьютерной грамотности учат создавать дерево каталогов с папками и подпапками. Я сама всегда использовала его. Сначала у меня были очень не систематизированные папки и та самая “Папка с папками”, но со временем я создала четкую структуру вложенности папок по проектам и сферам жизни.

• Все в вашем архиве выглядит очень организовано и чисто. Каждый файл разложен по папкам, папка имеет свои подпапки, и все находится в порядке.

• Чем дольше «живет» ваша система, тем глубже растет. Иногда, чтобы найти нужный файл, приходится идти вглубь папок на 8–9 уровней. Когда папок становится много, происходит самое интересное: мы начинаем колебаться, куда сохранить файл. Например, фото с путешествия нужно сохранять в папку фото или в папку путешествия?
• Процесс поиска нужных файлов занимает большое количество времени. Система папок плоха тем, что, когда документ относится к нескольким темам (как в примере с фото из путешествий), место, куда их можно сохранить, будет только одно. А вот искать их мы станем по всем папкам, где они могут быть. Если искать 5 файлов в день по всем похожим папкам, тратя на каждый в среднем 3 минуты, то в год на это у нас уйдет 90 часов.

Человек мыслит ассоциациями и имеет врожденную потребность к структурированию и систематизации. Мы объединяем вещи в категории по по общим признакам, расставляя все на мысленные полки. Нечто подобное можно организовать и в электронном архиве, если опираться на ассоциативные связи.

Нам придется отказаться от привычного представления Архива, как чего-то организованного по папкам или полкам. При использовании этого метода, то, как выглядит Архив становится неважным.

Важными остаются только три критерия хороших Архивов: мгновенное сохранение, быстрый поиск и безопасность.

Безопасность достигается хранением файлов и заметок на облачных носителях (в специальных программах).

• Хранить все файлы в общих папках. Это не значит, что надо свалить все файлы в кучу. Нужно просто отсортировать файлы по нескольким общим папкам. То есть, у нас не должно быть нескольких, разбросанных по Архиву папок, в которых лежат куски одного целого: документы, рисунки, фото, договоры. Все, что относится к общему делу/проекту должно быть в одной папке. Можно назвать эту папку с файлами “Мои документы”, можно “Работа” — это не важно. Главное — нужна общая материнская папка. Она нужна для того, чтобы удобно перемещать файлы между разными архивами (с компьютера в облако) и удобно находить файлы, с которыми вы недавно работали (если сделать сортировку файлов по дате изменения).
• Давать файлам очень подробные названия. Например, название «Договор на получение гранта для соц.проекта от фонда Т.» содержит 4 ассоциативных ключа: 1. Тип документа – договор. 2. Тип договора – договор на получение гранта. 3. Предмет документа – соц.проект. 4. Сторона договора – фонд Т.

Это 4 ассоциации, по которым его можно найти за пару секунд. Если к названию прибавить дату, или имя ответственного человека, то мы приблизимся на 90% к тому, чтобы хранить и искать информацию также, как это делает наша память.

Алгоритм поиска такой: Нужно найти договор? С кем? С фондом Т. Открываем поиск по системе (есть во всех современных компьютерах и программах для заметок) и пишем “договор с фондом”. Даже можно не писать ключи полностью, вам моментально покажется список всех файлов с такими словами в названии.

Минус такого подхода может быть в том, что нельзя посмотреть все наработки по какому-то проекту в одной папке. Например, иногда мне хотелось почитать что я писала в папке отношения про них, я заходила в соответствующую папку и смотрела все заметки по ней.

При сквозном поиске в системе это можно сделать двумя способами: либо оставить материнскую папку по какому-то важному проекту, либо искать через ключевые слова — в данном случае отношения, любовь, доверие и т.д.

Но подозреваю, что не всегда получится найти все мысли на эту тему.

• Если файлов по двум-трем ключам в поиске показывается много, то уточняем поиск следующим ключем.
• Если можно ошибиться в окончании слов, то лучше их не писать. То есть, ищем “показать”, вместо “показателям”.
• Создайте папку временных файлов. У меня она называется “temproary”, туда я отправляю из входящих все, что мне пригодится в ближайшее время, а потом станет бесполезным. Это могут быть, например, документы для отправки по почте, картинки для блога, скрины и т.д. — все, что не имеет смысла держать в Архиве, но уже проработано нами, чтобы продолжать лежать во Входящих. Я чищу эту временную папку раз в неделю, чтобы там долго не копился ненужный мусор.
• Если вы хотите перейти на этот метод, но вам слишком лень переименовывать существующие файлы, то вы можете просто переименовать папки и подпапки, увеличивая названия папки так, чтобы оно подробно описывало все файлы в ней и содержало 3-4 ключа. Тем не менее, новые файлы сохраняйте уже по-новому.
• Ищите файлы по их форматам. Например, если вы хотите посмотреть все книги в вашем архиве, введите в поиске “epub” (или другое расширение), и вам покажется список из всех файлов с таким форматом в системе.

Под файлами я подразумеваю все документы, фото, видео, и другие форматы данных, которые у вас есть. Что нужно сделать, чтобы упорядочить ваши файлы:

• Создайте папку «Inbox» или “Входящие” в компьютере и сложите туда все файлы, которые разбросаны по системе.
• Выберите одну из систем организации архивов, предложенных выше.
• На основе этой системы либо создайте папки и подпапки, либо несколько главных папок.
• Прогоните каждый файл из папки Входящих через Алгоритм обработки. Часть файлов вы скорее всего удалите, часть возможно вызовет у вас потребность сделать какое-то действие, остальное отправьте в уже подготовленный Архив.
• Создайте резервную копию Архива. Желательно, выгрузить все файлы в облачную систему, на ваш выбор. Так, у вас всегда будет доступ к Архиву, и ваши данные будут застрахованы от потерь из-за поломки/пропажи компьютера. Но можно и воспользоваться жестким диском — этот вариант дешевле, и как правило памяти там можно получить больше. Но он не дает преимущества облака в сохранении данных.

Облачных хранилищ для файлов существует большое количество. Какое-то время я пользовалась Дропбоксом, но потом перешла на бесплатную версию Гугл Драйв, так как мне хватает 45гб ( по 15гб на каждом аккаунте) для всех моих файлов. Вот табличка сравнения разных сервисов:

Независимо от того, чем вы пользуетесь для ведения заметок и записывания идей, впервую очередь нужно создать папку/сектор/проект “Входящие”. Поместите туда все то, что не обработали и отсортировали ранее.

Если вы всегда записывали мысли в бумажные блокноты, я рекомендую перейти в диджитал. Да, я тоже люблю запах бумаги, я люблю рисовать, писать от руки и листать исписанные блокноты.

Но, все-таки, если перед нами стоит цель — организовать архивы эффективно, так чтобы в них можно было в любой момент удобно найти нужное, то от бумажных носителей, по понятным причинам, придется отказаться. Для себя я придумала другую функцию блокнотам, чтобы совсем не лишать себя радости от их использования.

В них я рисую или пишу короткие мысли, когда у меня появляется творческое настроение или я нахожусь в дороге, и хочу запечатлеть момент. Потом, я могу листать блокноты ради эстетического наслаждения или воспоминания приятных моментов жизни, но никакой информации я никогда там не храню.

Если мысли, которые я туда записала, мне важны, то я сразу же переношу их в электронный архив. Совет, как перенести в Архив все, что копилось годами на бумаге: делайте сканы/фото в вашей программе хранилища (эта функция доступна почти во всех сервисах), а затем ищите информацию через поиск (да, программы считывают текст с фото, даже рукописный).

Раньше мои заметки в Notes от Apple выглядели так

Моя история с хранением заметок развивалась таким образом: сначала я писала все в блокнотах, потом поняла неудобность этого и начала записывать все в одну папок заметок на телефоне, потом сделала папки по сферам жизни и проектам, и совсем недавно решилась на “переезд” в оптимизированную систему хранения информации — Notion. Важно понимать, что любой переезд (даже ваших данных) требует ресурсов: времени и сил. Поэтому, решение о переезде должно быть обдумано. У меня на обдумывание ушло четыре месяца 🙂

Предпоследний вариант, когда я хранила все в папочной структуре обычного приложение Notes от Apple, тоже был достаточно хорош.

Но в какой-то момент мне захотелось организовать более сложную структуру своих мыслей ( а заметки, если их вести регулярно, и являются структурированной моделью наших мыслей). Мне хотелось найти способ, который помог бы сделать эту модель больше похожей на реальную структуру моей головы.

Я делала ресерч разных сервисов и способов в течение пары месяцев, потом еще два месяца решалась на переезд, и буквально на днях сделала его.

Важно: я всегда говорю, что важна система организации чего-либо, а не программа для организации, так как в любом сервисе можно использовать почти любую систему. Но в случае заметок, между сервисами есть разница: некоторые поддерживают только папочный метод организации, т.к. в них отсутствует сквозной поиск по всей системе.

После переезда в новых архив, я приняла решения переорганизовать систему и уйти от бесконечных папок. Я все еще оставила папки важных проектов и вложенность информации, но теперь я всегда пишу подробные заголовки заметкам и файлам, и провожу поиск по ключевым словам. Также, я начала пользоваться тегами и создала отдельную систему для хранения идей и моих цитат.

Вот таблица сравнения самых популярных сервисов для ведения заметок.

Notion в ней еще нет, но у него есть все те же функции + несколько других.

Так как я только начинаю пользоваться Notion, я не могу говорить о долговременных результатах, но по многочисленным отзывам и моему первому впечатлению — приложение действительно очень удобное и качественное (это не реклама, а мои искренние мысли).

У Notion есть сильные преимущества перед другими программами:

• красивый минималистичный дизайн
• большой функционал — при желании там можно вести списки задач, и назначать события в календаре, и хранить файлы, и создавать таблицы, но пока мне кажется неудобным хранить все в одном месте
• быстрый поиск — необходимая вещь, если вы склоняетесь к ассоциативному методу организации информации
• веб-клиппер, с помощью которого можно сохранять статьи/ссылки за секунды прямо из браузера
• контент страницы можно смотреть в разных вариантах — в виде таблицы, в виде канбан доску, в виде календаря и др.
• возможность интеграции различных медиа-файлов и с большим количеством сервисов
• бесплатная версия для студентов (и еще несколько удобных тарифов)

Кроме того, в Notion есть большая коллекция шаблонов разных вариантов использования сервиса: от конспектов лекций до организации брендинга.

С помощью шаблонов можно научиться работать с сервисом и подстроить каждый шаблон “под себя”, чтобы не создавать страницу с нуля.

Не вижу смысла писать о разных советах по использованию этой программы, так как их большое множество в интернете, и на сайте самого Notion.

Скрин шаблона по контент плану в Notion

Любое приложение можно использовать неэффективно, если не иметь системы, которая работает для вас. Изучайте себя и вы найдете самый удобный для вас метод организации информации. Но, старайтесь всегда иметь папку входящих и папку временных файлов.

Если подчинить все поступающее к нам одному правилу — новое попадает во Входящие, а после анализа превращается в действия, отправляется в Архив или выбрасывается; то везде будет чистота и порядок — и в ваших гаджетах, и в вашей голове.

А архивы организуйте так как считаете нужным: по древовидной структуре или по ассоциативной. Или замиксуйте их по вашему личному рецепту 🙂