Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы: налоговые, бухгалтерские и кадровые.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления.

Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 5 лет.

Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 5 лет.

Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах.

Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Бухгалтерские документы

В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.

2019 № 236 «‎Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полныйсокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Санкции за неправильное хранение документов

За нарушения правил хранения архивных документов могут оштрафовать по ст. 13.20 КоАП:

• юрлиц на сумму от 5000 до 10 000 руб.;
• должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.

Что делать, если документы живут дольше фирмы

При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.

Статья актуальна на  25.05.2022

Когда документы налогового учета хранят дольше пяти лет

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Напомним: сроки хранения документации определяют по Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.

Общий срок хранения — 5 лет. Началом срока хранения считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством.

Срок, исчисляемый годами, истекает 31 декабря последнего года срока хранения. Для хранения документов по налогам НК предусматривает в основном тот же пятилетний срок, хотя есть случаи, когда установлен срок 6 лет, и ряд случаев — когда 4. Вместе с тем просто знать срок хранения недостаточно. Главное – его правильно посчитать.

https://www.youtube.com/watch?v=lXVGzFoVeIU\u0026pp=ygU70JDQutGC0Ysg0YHQstC10YDQvtC6INGBINCY0KTQndChINGB0YDQvtC6INGF0YDQsNC90LXQvdC40Y8%3D

При определении срока хранения нужно учитывать некоторые особенности. Например, для налога на прибыль налоговый период — год, для НДС — квартал.

Документы, подтверждающие сумму убытка

Фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков, то есть переносит убытки на будущее.

Если убыток не переносят, то к хранению документов, подтверждающих его образование, применяют общий порядок хранения документов налогового учета.

То есть на эти документы распространяется общеустановленный срок хранения (5 лет). Так написано в письме Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632.

Обоснование: подпункт 8 пункта 1 статьи 23, пункт 4 статьи 283 НК.

По совокупности этих двух норм нужно обеспечить сохранность документов, подтверждающих размер убытков, в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Получите ответы на любые вопросы бухгалтерского, налогового и кадрового учета с подпиской Клерк.Премиум. Ответим за пару часов на любое количество ваших вопросов про налоги, проверки, учет, 1С, право. Только эксперты-практики. Подписывайтесь!

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2022 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2037 года. При этом в отчетные (налоговые) периоды по 31 декабря 2024 года налоговая база по налогу на прибыль за текущий отчетный (налоговый) период не может быть уменьшена на сумму убытков более чем на 50%.

Сохраняйте все первичные документы за календарный год, по итогам которого фирма получила убыток. Это накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и др.

Отсутствие документов, подтверждающих объем понесенного убытка, ведет к утрате права переносить убытки прошлых лет, как не подтвержденные документально, при расчете налоговой базы по налогу на прибыль за текущий год. Такое решение изложено в Постановлении ФАС Поволжского округа от 29 марта 2011 г. по делу № А49-4451/2010.

Документы при списании безнадежного долга

Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности в расходы по налогу на прибыль, хранятся 5 лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. Это договоры с контрагентами, письма, платежные документы.

Но срок их хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново. В этом случае и срок хранения тоже начинает течь заново.

К налоговым документам относятся и счета-фактуры. Порядок хранения счетов-фактур регулируют Правила ведения счетов-фактур, утвержденные постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Согласно его пункту 10, счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления (составления — в случае если документ не подлежит направлению покупателю) или получения за соответствующий налоговый период. Срок хранения и у бумажных, и у электронных счетов-фактур один — 5 лет.

Но одного только указания на предельный пятилетний срок недостаточно. Нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать. 

Разъяснения давал Минфин. Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться после окончания периода, в котором он в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см., например, письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829). 

Пример. Как определить начало срока хранения счета-фактуры

Фирма отгрузила покупателю товар и выставила счёт-фактуру № 200 от 2 июля 2023 г. Этот счет-фактура отражена в декларации за 3 квартал 2023 года. Значит, отсчёт срока хранения счета-фактуры начнётся 1 октября 2023 г., составит 5 лет и закончится 30 сентября 2028 г. 

А когда срок хранения счета-фактуры продлевается? 

Это связано с переносом налоговых вычетов по НДС по правилам пункта 2 статьи 171 НК. 

Вычеты НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента принятия на учет товаров (работ, услуг). То есть, если фирма заявит вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше. 

Если это будет максимально разрешенный срок, то хранить счет-фактуру придется фактически 8 лет.

Пример. Как рассчитать срок хранения счета-фактуры при переносе вычета

Для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учёт в июле 2023 г. Поставщик предъявил счет-фактуру № 200 от 2 июля 2023 г.

https://www.youtube.com/watch?v=lXVGzFoVeIU\u0026pp=YAHIAQE%3D

Несмотря на то, что условия для вычета выполняются, фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3 квартал 2024 г. Пятилетний срок хранения начнёт течь 1 октября 2024 г. и закончится 30 сентября 2029 г.

Сколько хранить требования от ИФНС, ПФР, трудовой инспекции?

Вряд ли найдется хоть одна компания, проработавшая на рынке не менее года, и не получившая ни одного требования от ИФНС, ПФР или других ведомств.  Выбрасывать эти документы нельзя. Приказом Росархива установлены свои сроки хранения для запросов от контролирующих органов.

Больше всего требований о предоставлении информации или разного рода пояснений поступает из налоговой инспекции, на втором месте ПФР и трудовая инспекция.

Требование ИФНС

ИФНС может выслать требования по различным причинам: встречная проверка контрагента; ошибки в декларации; низкая зарплата; низкий показатель налоговой нагрузки и так далее. 

В большинстве случаев требования от ИФНС поступают через оператора ЭДО в электронном виде. Распечатывать их и хранить не нужно. Все электронные копии сохраняются системе ЭДО.

Требование может поступить в компанию в бумажном виде по почте. Такое требование нужно хранить в течение нескольких лет. А, точнее – 5 лет.

Эти документы прямо поименованы в приказе Росархива от 20.12.2019 года. В соответствии с пунктом 314 этого приказа:

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней нужно хранить 5 лет.

Запрос из ПФР

ПФР вправе истребовать документы в ходе как выездной, так и камеральной проверки.

Срок хранения запросов, справок, актов, предписаний, проверочных листов и так далее составляет 10 лет.   Это касается документов, которые компания получает или отправляет в ведомство государственного контроля, в которым относится и ПФР.

Согласно пунктом 141 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236:

Документы (уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения) проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора), в том числе без взаимодействия с объектом надзора нужно хранить:

• в проверяющей организации 10 лет ЭПК;
• в проверяемой организации 10 лет.

Требование от Трудовой инспекции

Трудовая инспекция осуществляет надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (статья 353 ТК РФ).

При проведении камеральной проверки в компанию поступает копия распоряжения руководителя государственной инспекции труда о проведении проверки и запрос о предоставлении документов. Трудовая вправе запросить необходимые для проведения проверки документы за любой период, в том числе в отношении уволившихся работников.

Уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения проверок, проводимых органами государственного контроля, в том числе без взаимодействия с объектом надзора хранятся:

• в проверяющей организации — 10 лет ЭПК;
• в проверяемой организации – 10 лет.

Десятилетний срок хранения этих документов установлен пунктом 141 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Составленные по итогам проверки протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления об административных правонарушениях нужно хранить 5 лет (пункт 145 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Запрос от местных властей

В компанию может поступить запрос из местной администрации. Такие документы нужно хранить 5 лет.

Этот срок установлен пунктом 146 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Документы (акты, протоколы, постановления, определения, заключения, запросы, заявления, переписка) административных комиссий субъектов Российской Федерации, муниципальных образований хранятся 5 лет.

Столько же нужно храните акты, протоколы, постановления, определения, заключения, заявления и переписку с административными комиссиями региона или муниципального образования.

Сроки хранения требований, актов, переписки с контролирующими органами. Таблица

Ведомство	Документы	Срок хранения	Пункт Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236
ИФНС	Переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней	5 лет	Пункт 314
ПФР и Трудовая инспекция	Уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения проверок, ревизий.	10 лет	Пункт 141
Составленные по итогам проверки протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления об административных правонарушениях	5 лет	Пункт 145
Местные органы власти	Акты, протоколы, постановления, определения, заключения, запросы, заявления, переписка	5 лет	Пункт 146

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности  всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Обратите внимание! В ст. 23 и 24 НК РФ внесены поправки, которые увеличили сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их требуется в течение 5 лет вместо четырех.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

• Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
• Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.
• Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
• Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
• Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет) При отсутствии лицевых счетов:

Новый срок хранения налоговых документов с 2020 года: таблица

Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 о новых сроках хранения документации. Расскажем, какие изменения он привнес в сроки хранения документов налогового учета.

Ключевые нововведения приказа Росархива

Придерживаться новых сроков архивирования обязаны государственные органы, органы местного самоуправления и организации с 18 февраля 2020 года. Примечательно, что оговорки в отношении ИП тоже есть: например, налоговые декларации за периоды до 2002 года включительно ИП должны хранить 75 лет.

Обозначение 50/75 лет означает, что документация по 2002 год включительно сохраняется 75 лет, а с 2003 года — 50 лет.

Основные изменения:

• счета-фактуры теперь подлежат хранению в течение 5 лет (вместо 4);
• документы об уплаченных обязательных платежах и задолженности по ним — 5 лет с момента погашения долга (ранее — 5 лет с возможностью дальнейшего отбора на постоянное хранение);
• расчеты по страховым взносам — 50/75 лет (ранее — 5 лет);
• реестры сведений о доходах граждан — 5 лет (вместо 75 лет).

Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, по которому легко найти нужную строку и срок архивирования.

Сроки хранения налоговых документов: таблица

Списку документов налогового учета посвящен п. 4.3 Приказа № 236:

Вид документов	Срок хранения	Пункт по Приказу № 236
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним	5 лет с момента погашения долга	303
Документы: об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней; по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства РФ	5 лет	304, 306
Справки: об исполнении обязанности по уплате; о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	305
Реестры для расчета земельного налога	5 лет	307
Расчеты по страховым взносам:	308
годовые	50/75 лет
квартальные	50/75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет	309
Налоговые декларации (расчеты)	5 лет (для ИП по 2002 год включительно — 75 лет)	310
Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ	5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет	311
Справка о доходах и суммах налога физического лица	5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет. В налоговых органах — не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим	312
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами	5 лет	313
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней	5 лет	314
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности	6 лет	315
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период	5 лет	316
Счета-фактуры	5 лет	317
Книги учета доходов и расходов в рамках УСН	5 лет	318
Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним	5 лет	319
Журналы, карточки, базы данных учета:	5 лет	320
сумм доходов и НДФЛ; реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС

О новых сроках хранения других документов читайте статьи:

Подводим итоги

• Вступил в силу Приказ Росархива № 236, обновивший сроки хранения документов с 18 февраля 2020 года.
• Сроки хранения документов налогового учета приведены в п. 4.3 Приказа № 236.

Сроки хранения бухгалтерских документов в 2023 году: большая таблица

Любой документ, как-либо связанный с деятельностью предприятия, подлежит ответственному хранению. Просто так уничтожать важные бумаги нельзя. На основе имеющейся первичной документации создается бухгалтерская отчетность.

Она подлежит аудиту. Отчетность и бумаги, на основании которых она оформлялась, могут затребовать при проведении налоговой проверки. Существуют определенные сроки, в течение которых нужно хранить бумаги.

Они устанавливаются соответствующими законами РФ.

Вопрос: Сколько лет необходимо хранить документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов, если для некоторых из них (например, для больничных) в разных нормативных актах установлены разные сроки хранения?
Посмотреть ответ

Какие документы подлежат хранению?

Сроки хранения бумаг указаны в ФЗ «О бухучете» от 6 декабря 2011 года №402, а также в приказе Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года №558.

Правила относятся к документам, которые можно разделить на две категории: находящиеся в постоянном использовании на протяжении отчетного года и подлежащие хранению на протяжении всего срока существования предприятия. К первой категории относятся следующие бумаги:

• Первичные бумаги и регистры по различным направлениям.
• Различная отчетность, включающая декларации, бухотчетность, заключения аудиторских компаний.
• Учетная политика, бумаги с данными о предприятии.

Вопрос: При каких условиях первичные документы (выписки банка, платежные поручения) могут храниться в электронном виде и как в этом случае представлять их для налоговых проверок?
Посмотреть ответ

Срок хранения данного перечня документов определяется в зависимости от целей хранения:

• Для осуществления бухгалтерского учета (согласно статье 29 закона «О бухучете» №402) – 5 лет с даты завершения отчетного года или даты последнего использования.
• Для налогового учета (согласно статье 23 НК РФ) – 4 года.

ВАЖНО! В некоторых случаях эти сроки могут быть продлены. Например, представители инвестиционных проектов страны обязаны хранить бумаги на протяжении 6 лет. Если возник убыток, на сумму которого уменьшается налогооблагаемая база, нужно сохранить документы по убытку на всем протяжении снижения базы.

Вторая категория документов – это бумаги предприятия, которые нужно хранить на протяжении всей его деятельности. К ним относятся:

• Регистрационная документация.
• Бумаги, подтверждающие право на имущество предприятия.
• Протоколы об организованных собраниях учредителей.
• Бумаги о выпуске акций.
• Положения о подразделениях компании.
• Перечни аффилированных лиц.
• Заключения экспертов касательно какой-либо деятельности компании.

Как составить номенклатуру дел бухгалтерии?

Данные документы могут быть затребованы при проверках. Они могут понадобиться при взаимодействии с различными официальными органами.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:

• Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
• Квартальная – 5 лет.
• Месячная – год.

ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе.

Рассмотрим сроки хранения другой документации:

• Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
• Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
• Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
• Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
• Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
• Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
• Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
• Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет.

Порядок хранения документации

Хранить бухгалтерские бумаги можно следующими способами:

• В собственном архиве. Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг.
• Вне офиса. В этом случае документы передаются на хранение в архивную компанию. Это выгодный вариант по многим причинам: в помещениях таких компаний есть все условия для хранения документов, не потребуется выделять комнату под бумаги.

Выбор конкретного метода зависит от финансовых возможностей предприятия и нюансов ведения документооборота.

Причины увеличения и сокращения срока хранения документов

Срок хранения документации может быть продлен в следующих случаях:

• Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
• Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.

ВАЖНО! В законе указаны все сроки хранения документации. Если это необходимо, их можно продлить, однако уменьшать минимальные сроки нельзя.

Ответственность за нарушение правил хранения документации

За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос:

• Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
• Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
• Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
• Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

ВАЖНО! Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор (пожар, наводнение) или кража, поджог, совершенный злоумышленниками. В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия.

Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора. Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции.

Данные документы необходимы для того, чтобы подтвердить факт непричастности руководителей предприятия к инциденту.

Как сверяться с ФНС в 2023 году

С 2023 года, из-за введения единого налогового счета (ЕНС), отменили привычные формы, с помощью которых налогоплательщики сверялись с налоговой. В статье расскажем, какие бланки ФНС утвердила для сверки с бюджетом с 2023 года, как проверить расчеты с бюджетом и состояние сальдо ЕНС.

https://www.youtube.com/watch?v=lXVGzFoVeIU\u0026t=57s

Чтобы проверить информацию по сальдо ЕНС, в любое время по своей инициативе вы можете запросить в ФНС три новых документа. Мы их перечислили в таблице.

Например, сначала вы запросили справку о сальдо ЕНС. Из справки следует, что сальдо положительное, но оно не сходится с данными вашего учета. Тогда для подробного анализа запрашивайте справку о принадлежности сумм и акт сверки.

Какие формы отменили с 2023 года

С 2023 года для сверки с бюджетом больше не применяются:

• выписка операций по расчетам с бюджетом (КНД 1166107);
• справка о состоянии расчетов (КНД 1160080).

Запросить сверку можно:

• лично или через представителя по доверенности непосредственно в налоговой или в МФЦ, если у него есть полномочия принимать подобные запросы;
• через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
• через бухгалтерскую программу, то есть по ТКС;
• по «Почте России» с уведомлением о вручении и описью вложения.

На каком бланке подавать запрос и в течение какого срока ждать ответ — подскажет наша таблица. Способ получения документа из ИФНС выбирается на стадии заполнения заявления.

Порядок проведения сверки расчетов

Считая сроки выдачи справок и актов сверки, учитывайте, что 28 числа каждого месяца ФНС проводит работы по актуализации ЕНС. На эту дату блокируется формирование справок и актов сверки. Если 28 число выпадает на нерабочий день, блокировка переносится на следующий рабочий день.

В личных кабинетах на сайте ФНС по состоянию на 28 число отображаются данные на 27 число. Инспекторы возобновляют формирование справок и актов сверки автоматически с 29 числа или в ближайший рабочий день, если 29 число выпадает на выходной (письмо ФНС от 28.04.2023 № АБ‑4‑19/5479).

Пример заполнения заявления на справку о сальдо ЕНС

Вам не придется искать нужные бланки для запроса сверки и думать, как их заполнить, если решили заказать сверку в СБИС. Перейдите в «Отчетность/Налоговая/Сверка с бюджетом». В открывшемся окне выберите нужный пункт. Программа сама предложит указать необходимые данные.

Перечень документов для сверки с бюджетом в СБИС

Например, надо заказать справку о принадлежности сумм. Укажите период, выберите формат справки и проверьте получателя — должна быть указана инспекция, в которой ваша компания стоит на учете.

Запрос через СБИС справки о принадлежности сумм

Помимо новых форм, в СБИС также можно запросить:

• перечень представленной отчетности (КНД 1166108). Помогает контролировать полноту сдачи отчетности;
• справку об исполнении обязанности по уплате налогов (КНД 1120101). Пригодится, например, если получаете лицензию на продажу алкоголя или обращаетесь за кредитом.

При наличии разногласий (расхождений) с данными полученных справок запросите акт сверки, чтобы разобраться подробно.

Если не согласны с данными акта сверки, представьте в инспекцию свой вариант акта с правильными показателями. Укажите свои суммы в графе 3 разделов I и II акта только по тем строкам, где указаны неверные данные со стороны налоговой.

Чтобы налоговая быстрее разобралась в ситуации, можете приложить:

• обращение в свободной форме с соответствующими пояснениями;
• подтверждающие документы. Например, платежный документ, если не учтен авансовый налоговый платеж, или доказательство сдачи уточненной декларации.

Как сообщить в налоговую о своем несогласии с данными

Чтобы разобраться с расхождениями, обращайтесь в налоговую лично или через представителя, через бухгалтерскую программу, личный кабинет на сайте ФНС или по почте.

В программе СБИС можно отправлять в налоговую неформализованные обращения, поясняющие документы. Вы видите статус отправки и точно знаете, когда инспекторы получили ваше сообщение. Весь документооборот с налоговой — в одной программе.

Как проверить, что налоговая исправила данные

ФНС рассмотрит ваше обращение о наличии разногласий и предоставит вам ответ в течение 30 календарных дней.

Если налоговая примет ваши доводы, важно через 2 недели повторно провести сверку, чтобы убедиться в корректности данных на ЕНС. В СБИС удобно настроить автосверку — тогда программа сама сверится с налоговой и предупредит вас о расхождениях, если таковые есть. Регулярная сверка (минимум один раз в квартал) убережет от неожиданных претензий контролеров и доначислений.