Налог

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

Книга отзывов и предложений является необходимой на предприятиях торговли и общественного питания. Её наличие регулируется законом «О правах потребителей», поэтому заведение не в праве вести свою деятельность, если книга отсутствует.

Кроме того, для успешного развития бизнеса сотрудники обязаны прислушиваться к мнениям клиентов, т. к. это позволяет развиваться и привлекать новых людей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

Особую роль следует уделить жалобам, на которые в случае проверки Роспотребнадзор обращает наиболее пристальное внимание.

Умение правильно реагировать на указанные клиентами недочёты позволит улучшить эффективность работы и поможет избежать возможных проблем с законом. Как правильно написать ответ на жалобу клиента в книге отзывов и предложений? Образцы и примеры приведем ниже.

О перечне обязательных документов для уголка потребителя в магазине вы можете узнать из нашей статьи.

Виды обращений

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

В книге отзывов и предложений можно встретить записи трёх видов:

  • жалобы и указания на нарушения;
  • благодарности и положительные отзывы;
  • предложения по улучшению работы.

Некоторые обращения клиентов могут состоять из нескольких блоков и совмещать в себе записи двух или даже трёх видов.

Чаще всего люди делятся отрицательными впечатлениями от посещения заведения: рассказывают о явных нарушениях, сообщают о неподобающем поведении персонала, жалуются на грязь и беспорядок.

Многие вносят предложения по расширению ассортимента, корректировке часов работы, расстановке стеллажей и т. д.

Совсем редко встречаются просто положительные отзывы и слова благодарности в адрес заведения или работников.

Как правильно писать жалобу?

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

  • Каждая книга жалоб и предложений должна содержать инструкцию по ведению, которая располагается на её первых страницах.
  • Это правило регулируется специальной инструкцией, выпущенной Министерством торговли и промышленности Российской Федерации.
  • При этом нет обязательных требований, предъявляемых к формату жалобы (кроме того, что для нового обращения отводится отдельная страница), но лучше придерживаться некоторых принципов, чтобы запись действительно была не бесцельной:
  1. Следует указать дату и время, когда было зафиксировано нарушение или неподобающее поведение сотрудника.
  2. Стиль письма должен быть официально-деловым.
  3. Желательно избегать грамматических ошибок, писать разборчиво и понятным языком, не использовать грубую лексику.
  4. Запись должна чётко описывать сложившуюся ситуацию, быть достаточно ёмкой без ухода от темы.
  5. Жалобу не стоит оставлять анонимно: следует указать свои контактные данные и имя.
  1. Многие люди пишут жалобы без указания своих контактных данных, но в данном случае администрация не сможет связаться с человеком для возможного уточнения деталей.
  2. Если последует служебное разбирательство, которому станет основой запись в книге отзывов и предложений, то предприятию надо знать, как связаться с клиентом.
  3. Необязательно оставлять номер домашнего или мобильного телефона: регулярно проверяемая электронная почта тоже подойдёт.

Какие товары не подлежат обмену или возврату в магазин? Ответ узнайте прямо сейчас.

Как написать благодарность?

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

Благодарность пишется по тем же принципам, что и жалоба:

  1. Надо открыть новую страницу в книге отзывов, указать дату и время.
  2. Чётко расписать то, что так порадовало клиента.
  3. Сообщить своё имя и оставить контактные данные (по желанию).

Чтобы благодарность была более конкретной, стоит хвалить заведение за определённые вещи, избегая общих фраз.

Администрация ценит те комментарии, которые содержат более узкую информацию: в магазине хорошие просторные проходы, салат «Оливье» очень вкусный, персонал вежливый, администратор помогла быстро решить проблему и т. п.

Это необходимо для того, чтобы предприятие знало свои сильные стороны.

Правила составления ответа

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

На все ли обращения необходимо отвечать? Закон регулирует необходимость ответа на все записи, оставленные в книге отзывов клиентами. Если информация носит благодарный характер, то достаточно отметить, что обращение получено и учтено.

Уведомлять потребителя в письменной форме или по телефону в данном случае напрямую не требуется. А вот когда оставлена жалоба, при наличии оставленных контактных данных сообщить о ходе её рассмотрения стоит незамедлительно.

В какие сроки необходимо ответить на жалобу и какова ответственность за их нарушение? Книга жалоб должна проверяться регулярно, чтобы у предприятия была возможность в оговоренные законом сроки ответить на претензию.

В течение двух дней после написания обращения администрация должна ответить на соответствующей странице о том, что информация принята к сведению и на её основании пройдёт разбирательство.

Если клиент указал свои контактные данные (адрес или номер телефона), то в течение пяти дней после того дня, когда он оставил жалобу, с ним обязан связаться представитель компании и сообщить о рассмотрении сложившейся проблемы.

Когда случай серьёзный, компания может продлить срок разбирательства до 15 суток. Если по истечении этого времени с потребителем никто не связался, он имеет право сообщить о нарушении в Роспотребнадзор, и в заведение придёт проверка.

Как ответить на обоснованную претензию?

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

Форма ответа на жалобу не регламентирована, пишется в свободной форме в соответствии с общепринятыми нормами.

Негласное правило ответа на любой вид записи говорит о том, что клиента необходимо поблагодарить за обращение, т. к. его мнение помогает улучшить качество работы предприятия.

Если потребитель подробно расписал ситуацию, то он в первую очередь помог фирме стать лучше. Следует также указать, какие именно меры были приняты после его замечаний.

В завершении можно извиниться за возникший конфликт, который и заставил потребителя обратиться к администрации через книгу жалоб.

Примерный ответ на обоснованную претензию может быть следующим:

«Благодарим Вас за обращение! Ситуация, которая произошла с Вами в нашем заведении 21.01.15 является для нас крайне неприятной, ведь мы всегда дорожили своими клиентами и предъявляли высокие требования к нашему персоналу.

На основании жалобы было проведено служебное расследование, в результате которого факт неподобающего поведения со стороны Ивановой С. С. был доказан. На неё наложено дисциплинарное взыскание, и мы надеемся, что подобное больше не повторится.

Приносим свои извинения за предоставленное неудобство, будем рады видеть вас вновь! С уважением, директор по персоналу Павлова М. М.».

О правилах написания и подачи коллективной претензии читайте здесь.

Нужно ли реагировать на необоснованное заявление?

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

  • Если клиент высказал необоснованную претензию, ни в коем случае нельзя сообщать ему об этом.
  • При рассмотрении жалобы, когда она действительно не имеет логического обоснования, достаточно поблагодарить потребителя за его мнение и сказать, что к нему прислушались и вопрос будет рассмотрен.
  • Если при своём обращении клиент оставил контактные данные для обратной связи, представитель предприятия обязан написать или позвонить, чтобы сообщить об этом лично.

Что можно отнести к необоснованным претензиям: отсутствие скидок в магазине эконом-класса, слишком острая еда в ресторане индийской кухни, сотрудник мясного отдела не может проконсультировать покупателя об ассортименте стиральных порошков и т. п.

Крайне важно подсказать недовольному клиенту, как его проблемы можно будет избежать в будущем, но не стоит говорить о том, в чём конкретно он неправ, обратившись в книгу жалоб.

Как сформулировать ответ на благодарность?

Чтобы написать ответ на благодарность довольного клиента, достаточно поблагодарить его от лица заведения. Иногда книга отзывов используется при выдаче денежных премий, учитывается при выборе «сотрудника месяца» или других поощрительный кампаний.

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

Если фирма практикует такие программы, то можно указать в ответе на благодарность, что обращение данного потребителя будет учтено при рассмотрении будущего поощрения.

Например, текст может быть следующим:

«Благодарим Вас за доверие к нашему магазину! Ваши слова о высоком профессионализме сотрудника Петрова А. А. учтены и могут повлиять на нашу корпоративную программу внутренних поощрений. Надеемся увидеть вас вновь!»

Читайте также:  Наследственная Масса Совместно Нажитое Имущество В 2023 Году

Итак, что же важно запомнить про книгу отзывов и предложений:

  • на все без исключения сообщения администрация должна ответить в самой книге;
  • если запись оставлена в виде жалобы, её необходимо рассмотреть и отчитаться перед потребителем, связавшись с помощью оставленных им контактных данных (когда они указаны);
  • форма ответа в самой книге жёстко не регламентирована, и сотрудник в праве отвечать в свободной форме.
  1. Компания не должна относиться к книге отзывов и предложений исключительно как к инструменту контроля со стороны вышестоящих органов.
  2. При грамотном ведении бизнеса это прекрасный инструмент, чтобы увидеть работу своего предприятия глазами клиента, устранить недостатки и подчеркнуть сильные стороны.
  3. Если администрация прислушиваться к потребителю, то он будет вновь и вновь обращаться к услугам этого предприятия и рекомендовать его другим.
  4. О необходимости книги жалоб и предложений на предприятиях торговли и общественного питания вы можете узнать из видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году
Это быстро и бесплатно!

Книга отзывов и предложений. Как оформить? Образец 2023 года

Книга отзывов и предложений – документ, который регистрирует мнение посетителей различного рода заведений об уровне обслуживания, качестве товара, соблюдении норм порядка и чистоты и прочих параметрах деятельности организации.

Кто должен иметь книгу отзывов (жалоб) и предложений

Согласно п. 6 Постановления № 1515, книгу жалоб и предложений должны иметь все предприятия общепита. Того же мнения закон придерживается в отношении компаний, занятых бытовым обслуживанием населения. Порядок обусловлен тем, что во многом именно этот документ является самым наглядным источником информации для надзорных органов.

Отметим, с 1 января 2021 года лица, работающие по договору розничной купли-продажи, в том числе дистанционной, освобождены от обязанности иметь книгу отзывов и предложений и предоставлять ее по требованию клиента.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк книги отзывов и предложений .docСкачать образец заполнения книги отзывов и предложений .doc

Правила распоряжения книгой отзывов (жалоб) и предложений

  1. По закону данный документ должен располагаться на заметном месте, например, на кассе или специальном стенде при входе. Но некоторые организации предпочитают держать его «под столом», выдавая его посетителям «по требованию». Несмотря на распространенность такого подхода, в случае проверки он может вызвать неудобные вопросы со стороны представителей контролирующей службы.

    Поэтому рекомендуется размещать книгу отзывов и предложений в уголке потребителя вместе с другой обязательно информацией.

  2. Рядом с книгой отзывов и предложений обязательно должна находиться ручка, но не карандаш, чтобы у сотрудников предприятия не возникало желания стереть негативные отзывы.

    Кроме того, посетителю должно быть предоставлено удобное место для внесения записи в книгу, то есть как минимум стул и стол. При этом клиент имеет полное право не предоставлять администрации заведения никаких личных документов и оставить запись анонимно (правда в этом случае, рассчитывать на письменный ответ со стороны учреждения не придется).

  3. Книга отзывов и предложений всегда должна храниться в организации, которой она принадлежит, передавать ее кому-либо на предмет снятия копий или проверки внесенных в нее сведений, в том числе сотрудникам надзорных структур нельзя.

  4. Руководитель (директор или генеральный директор) компании-держателя книги отзывов и предложений или уполномоченное действовать от его имени лицо должны не реже одного раза в три месяца проверять правильность ведения документа.

Правила по составлению книги отзывов (жалоб) и предложений

Единого, унифицированного образца книги нет, так что предприятия и организации могут составлять ее в свободной форме, хотя бы даже в виде тетради. Тем не менее, есть стандартный перечень данных, который должен обязательно в ней содержаться:

  • полное наименование, адрес компании, Ф.И.О. директора;
  • сведения об инстанции, которая занимается контролем за деятельностью организации;
  • на бланках, отведенных для собственно мнений и предложений, отводится место для внесения контактов посетителей;
  • дата начала и окончания ведения книги;
  • лицо, ответственное за ведение книги;
  • строки для отражения принятых мер в соответствии с отзывом.

Книга относится к перечню документов строгой отчетности, поэтому к ней необходимо относиться очень внимательно. Списывать ее можно только после того, как все листы в ней будут заполнены, а до этого ежегодно необходимо продлевать ее действие путем внесения соответствующей записи.

Правила по оформлению

Несмотря на отсутствие унифицированного бланка, специалисты все же разработали рекомендованный вариант документа. Организации могут использовать готовый шаблон либо создать индивидуальный, опираясь на этот пример.

Составляется книга в одном экземпляре, все ее страницы скрепляются при помощи толстой нити и пронумеровываются, во избежание удаления негативных мнений. Еще один вариант: заказать книгу отзывов и предложений в типографии по индивидуальному образцу.

Образец книги отзывов (жалоб) и предложений

Оформление титульного листа

На первой странице документа (титульном листе) вписывается полное наименование предприятия-держателя книги. Строку «Зарегистрирована» заполнять не надо, поскольку процедура регистрации данных книг до сих пор не определена. Далее указываются:

  • дата начала ведения книги;
  • номер документа;
  • Ф.И.О. руководителя организации;
  • подпись руководителя.

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

Оформление оборотной стороны титульного листа

Вторая часть документа ─ оборотная сторона титульной страницы ─ сведения о контролирующих и надзорных органах (их название, адрес и телефон на тот случай, если клиент надумает лично обратиться в эти структуры), а также количество страниц, отведенных непосредственно под мнение посетителей.

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

Оформление первого листа книги

Здесь приводится пример заполнения книги посетителем. На лицевой стороне листа пишется собственно отзыв/предложение, с обязательным указанием его даты.

Если мнение касается кого-то из работников предприятия, необходимо указать его должность, фамилию, имя, отчество, а также конкретные причины, побудившие к написанию заявления.

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

Оформление оборотной стороны листа книги

На оборотной стороне листа посетитель должен внести свои контактные данные: фамилию, имя, отчество, адрес и телефон.

Ниже администрация организации в установленные сроки описывает меры, принятые по результатам записи. Здесь же должна стоять подпись начальника заведения и дата ответа.

В завершение ставится дата отправления ответа заявителю и отметка со стороны руководителя организации.

Как Правильно Написать Ответ В Книге Отзывов И Предложений В 2023 Году

Действия в ответ на мнение посетителя

В зависимости от содержания отзыва для исполнителя установлены, в частности, следующие сроки их рассмотрения и удовлетворения:

  • по требованию об улучшении качества услуг ─ в разумный срок, назначенный потребителем;
  • по требованию об уменьшении цены за оказанную услугу, а также о возврате средств за нее с компенсацией убытков ─ в течение 10 дней со дня предъявления соответствующего требования;
  • по требованию о повторном оказании услуги ─ в срок, который утвержден для срочного предоставления услуги, а если он не установлен, то в срок, предусмотренный договором об оказании услуги.

Но на практике из-за отсутствия в законодательстве положений о порядке ведения книги жалоб и предложений отраженные в ней претензии часто остаются без ответа.

Администрация торговой точки, заведения общепита и др. организаций, занимающихся продажей товаров или предоставлением услуг, обязана своевременно отреагировать на поступившее мнение, независимо от того, благодарность это, хвалебный отзыв, претензия или предложение по улучшению работы.

Если это критика действий кого-либо из сотрудников предприятия, то она должна быть проверена и только при наличии доказательств вины сотрудника, к нему могут быть применены дисциплинарные меры воздействия.

  1. В саму книгу отзывов и предложений должна быть внесена запись о принятых мерах (на оборотной стороне листа с мнением посетителя).
  2. В пятидневный период о реакции администрации в письменной форме необходимо сообщить и автору заявления (при условии, что он оставил свои координаты в книге). Причем ответное письмо необходимо писать в двух экземплярах, один из которых нужно отправлять через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении, а второй оставлять на предприятии и хранить в течение одного года с момента написания.

Скачать документна сайте Ассистентус

Как правильно написать ответ в книге отзывов и предложений в 2023 году – Olgagp

Книга отзывов и предложений — официальный документ. Закон обязывает владельцев предприятий общественного питания, торговли и сферы оказания услуг иметь такую книгу.

https://www.youtube.com/watch?v=a10Kecj58CI\u0026pp=ygV90JrQsNC6INCf0YDQsNCy0LjQu9GM0L3QviDQndCw0L_QuNGB0LDRgtGMINCe0YLQstC10YIg0JIg0JrQvdC40LPQtSDQntGC0LfRi9Cy0L7QsiDQmCDQn9GA0LXQtNC70L7QttC10L3QuNC5INCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

В этой книге потребитель может оставить своё мнение о заведении, предложить свои идеи, которые касаются улучшения качества обслуживания, а также пожаловаться на неподобающее поведение сотрудников и любые другие обнаруженные в заведении проблемы. Кроме того, что наличие такой книги предписано законом — есть определённый регламент для ответа на записи в ней.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно !

Кто должен рассматривать обращения?

Все записи в книге отзывов и предложений должны рассматриваться непосредственно руководителем компании. Но, в случае с крупным сетевым бизнесом это не представляется возможным. Поэтому в сетевых заведениях записи могут рассматривать локальные руководители — территориальные управляющие, либо управляющие или менеджеры отдельной точки.

Лица, которые не занимают руководящие должности не имеют права на рассмотрение и ответы на записи в книге отзывов и предложений.

Рассматривать жалобы в книге отзывов и предложений может только сотрудник, занимающий должность выше, чем тот, на которого поступила жалоба. Рассматривать жалобы на самого себя запрещено.

Нужно ли реагировать на любую запись?

Записи в книге отзывов и предложений считаются официальными письменными обращениями, которые требуют ответа.

В самой книге ответ должен быть дан на каждую имеющуюся в ней запись. Также, при наличии контактов потребителя для обратной связи (телефон, электронная почта, почтовый адрес) — ответить нужно не только в книге, но и предоставить письменный ответ по указанным данным.

Если запись содержала благодарность, то личное оповещение потребителя о её рассмотрении не обязательно и остаётся на усмотрение руководства. В целом, достаточно лишь ответа в книге. О том, как написать благодарность в книге жалоб и предложений, вы можете узнать в отдельном материале.

В какой форме нужно давать обратную связь?

Как уже было сказано выше —ответ обязателен для любой внесённой записи. В какой форме буден дан ответ зависит от содержания записи:

    Если потребитель оставил обоснованную жалобу, выразил недовольство чем-либо, то ответ на неё должен быть таким же обоснованным, а не простой «отпиской». В первую очередь необходимо составить ответ в книге сразу же после прочтения. Если ситуация не решается сразу же, а требует определённых разбирательств, то нужно внести в книгу отметку о том, что проводится внутреннее разбирательство.

Как правило, при составлении жалобы люди оставляют адрес электронной почты, а не обычной. После того, как жалоба будет рассмотрена, а виновные наказаны — надо отправить ответ в письменной форме на электронную почту/по адресу проживания. Ответ должен быть направлен с электронной почты компании, а бумажное письмо должно быть подписано лицом, рассматривавшим жалобу.

Если жалоба или претензия написана неразборчивым почерком, но оставлены контакты для связи — надо связаться с человеком, оставившим жалобу и попросить объяснить, что произошло.

Как правильно ответить?

Правильно составленный ответ на заявление потребителя — хороший способ дать понять, что к нему прислушиваются, и его мнение для компании не безынтересно.

На жалобу

Жалоба — самая серьёзная запись, которую может оставить посетитель. Если от потребителя поступила жалоба, её в обязательном порядке необходимо рассмотреть и дать ответ.

Ответ должен содержать:

  1. Благодарность посетителю, за оставленную запись.
  2. Меры, которые были предприняты для разрешения ситуации.
  3. Извинение за произошедшее.

Примеры того, как лучше отвечать в книге:

  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Благодарим вас за оставленную запись. По вашей жалобе было проведено соответствующее расследование, в ходе которого подтвердился факт нарушения. С виновными сотрудниками были проведены разъяснительные беседы, а также выписаны штрафы. Приносим свои извинения за доставленные вам неудобства!
  • Уважаемы/ая (ФИО заявителя)! Описанная вами ситуация оказалась для нас неожиданной и непривычной. Виновные сотрудники были наказаны с применением выговора и депремирования. Спасибо вам за оставленный отзыв и приносим свои извинения за сложившуюся ситуацию. Надеемся что в будущем такого не повторится!

После ответа в книге необходимо, при наличии контактов для связи, отправить потребителю уведомление о том, что его жалоба получена и рассмотрена. Также в письме следует указать как решалась проблема, какие меры были предприняты, извиниться и поблагодарить.

https://www.youtube.com/watch?v=a10Kecj58CI\u0026pp=YAHIAQE%3D

Если разбирательство требует дополнительного времени — в графах для ответа на претензию стоит поставить отметку о том, что жалоба получена и идёт разбирательство. После чего направить потребителю уведомление о получении жалобы и сообщить о том, что разбирательство уже началось. Когда разбирательства будут окончены — оставить ответ в книге и отправить письменное уведомление заявителю.

На положительный отзыв

Реакция на положительные и рекомендации записи не менее важна, чем на отрицательные. Это даёт потребителю понять, что его слышат и к нему прислушиваются.

Для ответа на положительный комментарий достаточно просто поблагодарить заявителя за его отзыв.

Если заявителем были предложены рекомендации, то их тоже стоит рассмотреть и дать честную обратную связь. Даже в том случае, если в рекомендации отсутствует какой-либо конструктив в ответе надо мягко объяснить, что предложенные вещи невозможны.

Примеры обратной связи на предложения и рекомендации:

  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Благодарим за вас за внимание к нашему заведению и за ваши рекомендации! Ваше предложение показалось нам интересным. Мы обязательно обсудим его в ближайшее время и решим, как лучше претворить это в жизнь.
  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Мы благодарны вам за внесённую запись и предложение. К сожалению, пока предложенные вами изменения невозможны. Возможно в будущем что-то изменится и мы сможем воспользоваться вашей рекомендацией.

На необоснованную претензию

Часто бывает так, что претензии от посетителя могут необоснованы. Либо в записи содержится недостаточное объяснение сути претензии, либо претензия заключается в том, что по существу не является проблемой.

Например, часто бывают жалобы на высокие цены или отсутствие скидок. В таком случае стоит мягко объяснить почему рассмотрение жалобы невозможно.

Примеры обратной связи на необоснованные жалобы:

  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Благодарим вас за оставленную запись! К сожалению, для подробного рассмотрения жалобы и установления виновных лиц указанных вами данных недостаточно. Просим предоставить вас более подробную информацию о произошедшем.
  • Уважаемый/ая (ФИО заявителя)! Мы благодарны вам за обратную связь! Ваша претензия была направлена в соответствующий отдел компании. Будем рады видеть вас снова!

Также, давая обратную связь на необоснованную претензию, при наличии контактов для обратной связи, следует сообщить о рассмотрении претензии с помощью телефона/почты.

Сроки ответа на отзыв в книге жалоб и предложений

Для записей в книге отзывов и предложений, как и для всех письменных обращений есть установленные сроки, в которые они должны быть рассмотрены и отвечены.

На рассмотрение записи выделяется 5 дней. В течение этого срока должна быть составлена грамотная обратная связь в книге. В это же время заявитель должен быть уведомлён о рассмотрении записи.

Отсчёт срока начинается с момента занесения замечания или жалобы в книгу. Если при составлении претензии заявитель не указал дату — руководство компании может не инициировать разбирательство в описанной ситуации.

Законом не регламентируются различные сроки для обратной связи по записям в жалобной книге в зависимости от того положительные они или отрицательные. Для каждой внесённой записи срок рассмотрения един. Но, как правило, срок рассмотрения положительной записи гораздо меньше, так как не требует никаких разбирательств.

Срок рассмотрения может быть увеличен от 15 до 30 дней в зависимости от ситуации.

Если срок рассмотрения затягивается для проведения внутреннего расследования, то для разбирательства компания может использовать до 15 дней с момента получения претензии.

При этом, в течение первых 5 дней заявитель должен быть уведомлён о том, что срок рассмотрения затягивается, о чём также должна стоять метка в книге.

Если же в своем обращении потребитель требует возврата или обмена товар, возврата денежных средств, то в этом случае сроки регламентируются Законом РФ «О защите прав потребителей» и срок рассмотрения может составлять до 30 дней. Но, так же как и во всех остальных случаях, заявитель должен быть уведомлён в течение 5 дней.

Для тех, кто интересуется оформлением книги жалоб и предложений, на нашем сайте мы разместили статьи, из которых вы узнаете о том, нужна ли регистрация данного документа, как правильно ее прошить и каковы требования к оформлению. Также мы подробно расскажем вам о том, как оставить претензию или отзыв в книге.

Ответственность за нарушение сроков

Законом не предусмотрена как таковая ответственность за нарушение сроков подачи ответа, или в целом его отсутствия.

Но в случае, если потребитель будет принципиально настроен на разбирательство, а ответа на свою жалобу не получит — он имеет полное право обратиться с жалобой в Роспотребнадзор, где его обращение будет принято.

А разбирательство в произошедшей ситуации пройдёт по всей строгости закона. Поэтому лучше такого не допускать.

В ходе плановых проверок Роспотребнадзора в обязательном порядке проверяется книга отзывов и предложений (её доступность, наличие и ведение). В случае нарушений правил ведения на организацию может быть наложен штраф до 10 000 рублей.

Книга отзывов и предложений является строгим отчётным документом, ведением которого не стоит пренебрегать. Соблюдение всех правил и требований закона приведёт к тому, что проверка не обнаружит у вас нарушений и поможет избежать штрафов. А своевременное и качественное рассмотрение жалоб сможет вернуть лояльность потребителя.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Как оставить претензию или отзыв в книге жалоб и предложений? Образцы записей

Книга жалоб и предложений: актуальный образец 2023 года — Яндекс Бизнес

Из-за отзывов в интернете многие забыли о жалобной книге — и посетители, и компании. Ещё с января 2021 года её отменили для магазинов. Однако есть сферы, в которых предприниматели обязаны сделать такую книгу. Рассказываем, кому она нужна, предлагаем образец, который можно скачать, и разбираемся, как отвечать на претензии, на примерах.

Жалобная книга — это простой инструмент для работы с претензиями клиентов. Каждый посетитель может написать, что ему не понравилось или какие моменты стоит улучшить, а компания — обработать отзыв и отчитаться об изменениях. Книга жалоб и рекомендаций выполняет несколько задач:

  • Защищает интересы клиентов — каждый посетитель может поделиться мнением о качестве товаров и услуг или уровне сервиса.
  • Помогает контролирующим органам во время проверок делать выводы о том, соблюдает ли компания права потребителей.
  • Отражает историю жалоб клиентов и реакцию бизнеса. Посетители увидят, что к их мнению прислушиваются.

Книга жалоб и предложений в 2023 году обязательно должна быть у компаний и ИП из трёх сфер:

До 2021 года в этом списке были также онлайн- и офлайн-магазины, но потом для них жалобную книгу отменили.

Если у турагентства, парикмахерской или кафе нет книги жалоб и предложений, Роспотребнадзор назначит штраф по ст. 14.4. КоАП РФ. Сумма зависит от категории предпринимателя:

  • Для руководителей компаний — от 3 000 до 10 000 ₽
  • Для ИП — от 10 000 до 20 000 ₽
  • Для юридических лиц — от 20 000 до 30 000 ₽

В реальности обычно Роспотребнадзор сначала делает предупреждение, а если компания не исправляется — назначает штраф.

Конкретных правил или регламента нет. Поэтому вы можете самостоятельно решить, как хотите работать с книгой.

В качестве ориентира можно использовать советскую инструкцию 1973 года. Например, взять из неё следующее:

  • Если клиент захочет что-то написать в книге жалоб и предложений, компания должна создать условия для этого — поставить стол и стул в помещении и дать клиенту ручку.
  • Сотрудникам нельзя требовать, чтобы посетитель показал документы или объяснил, почему написал претензию.
  • Если посетитель оставил запись в жалобной книге, руководство компании обязано рассмотреть её в течение двух дней и принять меры.
  • Книга жалоб и рекомендаций должна быть на видном месте в уголке потребителя.

Что касается содержания, в той же советской инструкции есть список данных, которые нужно указать:

  • Полное и сокращённое название компании или ФИО ИП
  • Юридический адрес организации
  • Название органа, который будет проверять книгу
  • Страницы нужно пронумеровать, а корешок — прошить.
  • Если не хочется самостоятельно оформлять книгу жалоб, скачайте готовый шаблон.
  • Пройдёмся по шаблону, который мы предложили:
  • Титульный лист. Здесь нужно указать полное название организации, даты начала и окончания ведения, номер тома и нормативный акт, которым вы утвердили книгу. В нашем случае книгу ведёт компания «Бизнес», её утвердил директор Иванов И. И., и она будет действовать с 1 января 2023 года по 1 января 2024 года.
  • Жалобы и предложения. Для каждой записи выделяется по одной странице. Внутри есть место для текста посетителя, поля для ответа и отчётности. Получается удобный документ, в котором видно, кто и когда оставил жалобу и что с этим сделала компания.

Разберём несколько примеров обратной связи и посмотрим на хорошие и плохие способы реакции.

Предложение. Была на стрижке у мастера Юрия, очень понравилось. Хотелось бы, чтобы в вашей парикмахерской появились услуги по наращиванию ресниц и контурингу бровей. Было бы здорово делать все бьюти-процедуры в одном месте!
Принятые меры. В предложении отказано, так как наша компания является парикмахерской, которая специализируется на стрижке волос. Принятые меры. Компания рассмотрела возможность внедрить новые услуги. Мы ценим, что вы готовы доверить нам не только стрижку, но пока не можем добавить наращивание ресниц и контуринг бровей в список услуг: у нас нет мастеров, которые смогут за это взяться.

подпись таблицы

Не стоит сразу отказывать. Лучше обсудите предложение с коллегами, а если не получится добавить такие услуги, расскажите о проделанной работе. Так клиенты увидят, что вы внимательно относитесь к их идеям, — это повышает лояльность.

Жалоба. Заказал пасту карбонара, официант сказал, что её подадут через 15 минут, в итоге ждал 40 минут. Официант даже не извинился. Обучите персонал.
Принятые меры. Официант, который обслуживал этот столик, получил штраф Принятые меры. Шеф-повар провёл собрание с сотрудниками зала и рассказал о времени приготовления всех блюд из меню. Теперь официанты точно знают, когда подадут заказ.

подпись таблицы

Старайтесь не просто наказывать виновных, а делать так, чтобы ошибки больше не повторялись. Так вы избежите новых подобных жалоб.

Жалоба. Я не смог поехать по путёвке в назначенную дату по независящим от меня обстоятельствам. Администратор сказал, что компания не может вернуть деньги за отменённый тур, хотя в договоре есть список причин для возврата средств, среди них — «невозможность совершения поездки по независящим от клиента обстоятельствам». Я буду жаловаться в Ростуризм.
Принятые меры. Администратор уволен, средства возвращены. Принятые меры. Директор компании подробно изучил ситуацию и ввёл ежеквартальную аттестацию сотрудников. Деньги за тур вернули клиенту.

подпись таблицы

Грубые ошибки сотрудников сильнее всего привлекают внимание посетителей. Поэтому важно не просто наказать провинившихся, а показать, что в компании проводится работа с претензиями клиентов.

Если посетитель написал не отзыв, а требование — например, оформить возврат за некачественную услугу, — предприниматель обязан ответить. Конечно, это получится сделать, только если клиент указал контакты: номер телефона, email или почтовый адрес.

Изучите претензию, обсудите её с сотрудниками и отработайте. А затем отправьте официальный ответ на бланке компании с подписью руководителя или представителя по доверенности. Так вы сможете уладить конфликт с клиентом. Копию ответа сохраните себе: если всё-таки дело дойдёт до суда, вы сможете предъявить её как доказательство.

Вот что необходимо знать предпринимателям о книге жалоб и предложений:

  1. Она обязательно нужна в трёх сферах — общепит, туризм и бытовые услуги. Офлайн- и интернет-магазинам с 2021 года разрешили её не заводить.
  2. За отсутствие жалобной книги можно получить штраф от Роспотребнадзора: для руководителей компаний — от 3 000 до 10 000 ₽, для ИП — от 10 000 до 20 000 ₽, для юридических лиц — от 20 000 до 30 000 ₽.
  3. Нет никаких требований и правил по оформлению жалобной книги. Для удобства можно воспользоваться готовым образцом.
  4. Если внимательно относиться к жалобам и предложениям клиентов, можно повысить лояльность. Для этого вместо обезличенных ответов лучше рассказывать о проделанной работе.