Правила работы с наличными

Содержание

Порядок осуществления предпринимателями кассовых расчетов наличными регламентируются указанием Банка России №3210-У от 11 марта 2014 года.

Все представленные там положения должны соблюдаться неукоснительно: за нарушения предусмотрена административная ответственность в виде солидных штрафов.

Рассказываем о проведении кассовых операций в 2023 году, нововведениях и особенностях соблюдения кассового порядка.

Фискальный регистратор «Ритейл-02Ф RS/USB(ДЯ)»

от 16960 Р

ПодробнееФискальный регистратор «Ритейл-02Ф RS/USB(автоотрез)»

от 22650 Р

ПодробнееФискальный регистратор «Ритейл-Комбо-01Ф»

29300 Р

ПодробнееСмарт-терминал ККТ «POScenter-A7L-Ф»

от 20200 Р

ПодробнееPOS-система, комплект «POScenter 54ФЗ»

от 34000 Р

ПодробнееФискальный регистратор «Ритейл-01ФM RS/USB»

31600 Р

ПодробнееФискальный регистратор «Ритейл-01ФМ RS/USB/2LAN»

33600 Р

ПодробнееФискальный регистратор «Ритейл-02Ф RS/USB»

от 16590 Р

ПодробнееСмарт терминал, комплект «POScenter-A7L-Ф 1С CТАРТ 2D»

от 21000 Р

ПодробнееPOS-система, комплект «POScenter Мобильный»

от 11000 Р

ПодробнееPOS-система, комплект «POScenter Рабочее место кассира»

50000 Р

ПодробнееPOS-система, комплект «POScenter Рабочее место кассира 2»

51000 Р

ПодробнееPOS-система, комплект «POScenter Рабочее место кассира 3»

47000 Р

ПодробнееPOS-система, комплект «POScenter Рабочее место кассира 5»

79900 Р

ПодробнееСмарт терминал, комплект «POScenter-A7L-Ф 1С CТАРТ 1D»

от 14305 Р

ПодробнееСмарт терминал, комплект «POScenter-A7L-Ф 1С БАЗОВЫЙ 2D»

от 22500 Р

ПодробнееPOS-система, комплект «POScenter Эконом 54ФЗ»

от 23715 Р

ПодробнееМобильная онлайн-касса «POSCENTER-BANK-01Ф»

26000 Р

ПодробнееФискальный регистратор «РИТЕЙЛ-02Ф LAN/USB (ДЯ, автоотрез)»

23500 Р

ПодробнееФискальный регистратор ККТ «РИТЕЙЛ-02Ф» LAN/USB (ДЯ)»

от 18410 Р

Подробнее Фискальный регистратор «Ритейл-01ФМ RS/USB/LAN»

32600 Р

Подробнее Фискальный регистратор POScenter-02Ф USB/RS/LAN

27600 Р

Подробнее

Что такое контрольно-кассовая дисциплина

Под контрольно-кассовой дисциплиной подразумевают соблюдение юрлицами и ИП правил порядка осуществления наличных денежных расчетов, предусмотренных законодательством РФ. При этом данные расчеты включают в себя абсолютно все операции с наличными деньгами, как приходные, так и расходные.

Кассовая дисциплина включает несколько аспектов:

оформление соответствующих кассовых документов (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера);
установление целесообразного лимита остатка денежных средств в кассе;
соблюдение порядка правил расходования и сдачи наличных денег в банк;
соблюдение определенных лимитов расчета наличными денежными средствами.

В рамках кассовой дисциплины одно из ключевых понятий – операционная касса, через которую предприниматели производят расчеты наличными. В числе наиболее частых операций – получение наличности от банка и ее сдача в банк, выдача заработной платы, работа с займами, расчеты с подотчетными лицами, а также поступление наличной выручки.

При этом для получения наличной выручки обязательно применение кассовой техники установленного образца в соответствии с Федеральным законом №54-ФЗ. Отказ от ее использования разрешен только в двух случаях:

осуществление определенных видов деятельности, предусмотренных пунктом 2 статьи 2 №54-ФЗ;
осуществление деятельности в условиях, при которых применение ККТ затруднено или невозможно (в соответствии с пунктом 3 статьи 2 №54-ФЗ).

Количество используемых аппаратов во всех указанных выше случаях не ограничена. Однако вся выручка должна быть оприходована в кассу предпринимателя или компании в конце каждого рабочего дня.

Положение о кассовых операциях
Правила обращения с наличными деньгами нередко оформляют, как отдельный нормативный акт – своего рода внутреннее положение о проведении операций с наличными деньгами. Однако формирование такого локального документа подразумевает не только подробное описание порядка проведения кассовых операций, но и следующие аспекты:

список лиц (или имя лица), назначенного для оформления кассовых документов;
лицо, ответственное за контроль соблюдения требований ведения кассовых операций и ежедневного остатка в кассе;
обязательства по составлению кассовых ордеров на каждую операцию (может быть прописана необходимость составлять их только в конце смены по полученным фискальным документам);
особенности обеспечения сохранности наличных средств в кассе;
порядок ведения наличных расчетов с обособленными подразделениями.

Кроме того, во внутреннем акте прописывают положения об установлении необходимого лимита остатка кассы (на основании соответствующего приказа). Когда документ сформирован, руководителю организации необходимо его утвердить и подписать для полноценного вступления в силу.

Письмо Министерства финансов №03-01-15/37692 также устанавливает нюансы ведения справки отчета и ведения журнала кассира-операциониста. Если предприниматель использует онлайн-кассу, их использование необязательно.

Как можно расходовать наличные деньги из кассы

Компании все чаще отдают предпочтение безналичным расчетам, однако для ряда операций по-прежнему сохраняют возможность использования наличных. Если оплата в этом случае проводится от компании, а не от физлица, на суммы наличности устанавливают определенные лимиты. При расчетах за товары, услуги или те или иные виды работ в рамках одного договора лимит составляет 100 тысяч рублей.

Предприятия и ИП могут расходовать наличные средства из кассы на следующие цели:

выдача заработной платы;
оплата товаров, услуг или работ в соответствии с договором;
выдача денежных средств подотчетным лицам;
социальные платежи;

возврат денежных средств покупателю при отказе от товара или услуги;
компенсационные выплаты сотрудникам компании;
возмещение по страховым договорам;
платежи платежного агента (наличные).

В соответствии с пунктом 1 указания Центробанка №5348-У от 09 сентября 2019 года предприниматели также могут расходовать данные средства на собственные нужды.
В любом случае, объем наличных, хранимых в кассе, всегда должен оставаться в пределах лимита, установленного внутренним положением и утвержденным руководителем компании.

Лимит остатка кассы: определение

Под лимитом остатка денежных средств в кассе понимают сумму наличных, которая обязательно должна остаться в кассе на момент закрытия смены или в конце рабочего дня. Его введение вполне обосновано — это еще один способ застраховать предприятие от внушительных денежных потерь, ограбления, растраты и других чрезвычайных ситуаций.

Как уже говорилось ранее, лимит наличности устанавливается каждой организацией отдельно на основании внутреннего положения, проведенного и установленного приказом руководителя. Все суммы сверх лимита обязательны к сдаче в обслуживающий банк, где они подлежать зачислению на расчетный счет.

Приказ, устанавливающий лимит остатка кассы утверждается компанией или организацией ежегодно. Однако это скорее рекомендация, чем жесткое правило: если руководитель не видит в этом необходимости, вполне достаточно однократного утверждения. Если же данный лимит фирмой не установлен, в конце рабочего дня сдаче в банк подлежат все наличные средства из кассы. Там не должно ничего оставаться.

В некоторых случаях сформировать и утвердить новый приказ по лимиту остатка наличных в кассе можно не дожидаясь окончания года. Как правило, необходимость в изменении лимита связана с изменениями в работе организации, напрямую влияющими на остаток кассы. Один из примеров – изменение объема поступающих в кассу наличных денег.

Как рассчитывают лимит остатка кассы

Расчет кассового лимита для наличности – процесс индивидуальный, поскольку у каждого предприятия свои особенности ведения подобных операций. Например, в некоторых компаниях наличные деньги только поступают в кассу и практически не тратятся, в других – расходуются в значительных объемах на определенные цели, при этом их пополнение внесением выручки не осуществляется.

Исходя из этих особенностей Центробанк предлагает две формулы для установки ограничений наличности в кассе — по поступлению наличности и по расходованию наличности. Рассмотрим их подробнее.

Формула расчета на основе поступления наличных денег
В данном случае порядок расчета выглядит следующим образом:
Лимит = Оп/Pп × П
Где:
Оп — объём наличности, поступившей за заданный расчетный период;
Pп – расчётный период. Юрлицо может определить его произвольно, однако он не может быть более 92 дней;
П — количество дней между самостоятельной сдачей наличных средств в банк или инкассациями (среднее).

Данный период не может превышать 7 рабочих дней. Если компания или предприниматель находятся в отдаленной местности без банковских отделений, то максимальный период для сдачи наличных денег составляет 14 рабочих дней.

Формула расчета на основе расхода наличности
В этом случае применяется иная формула:
Лимит = Ов/Pп × П
Где:
Ов — объём наличных денег, выданных за расчетный период (заработная плата в расчет не входит);
Pп – расчётный период (до 92 дней);
П – усредненный период между получением наличности в банке (не более 7 и 14 дней).

Порядок обеспечения сохранности наличных денег

В обязанности компании или индивидуального предпринимателя входит разработка мероприятий для обеспечения порядка безопасного хранения наличных, а также их инвентаризация и транспортировка. Когда план данных мероприятий утвержден и проработан, назначают материально ответственных лиц.

Как правило, это кассир или сотрудник, исполняющий обязанности кассира на постоянной или временной основе.

На него возлагается ответственность за сохранность денег в кассе и в случае возникновения недостачи он обязан возместить работодателю ущерб в соответствии со статьями 242 и 244 ТК РФ.

Данная ответственность также регулируется договором о полной материальной ответственности и распиской кассира об ознакомлении с его должностными обязанностями.

Порядок обращения с документами кассовой дисциплины

Читайте также: Скрылся от контроля

Контроль обращения с наличностью проводят ежеквартально или ежемесячно. При этом каждый пересчет лимита распечатывают, подтверждают подписью главного бухгалтера и хранят в соответствии с общими правилами документооборота.

Выдача наличных денег из кассы и их внесение оформляют соответствующим кассовым ордером. В первом случае формируют расходный кассовый ордер (РКО), во втором – приходный кассовый ордер (ПКО).

По каждому из них ответственным лицом вносится соответствующая запись в кассовую книгу.

Ордера и записи подлежат хранению в бумажном или электронном виде после завершения отчетного года на протяжении пяти лет.

Налоговые органы имеют право на проверку документов, а также соблюдения правил учета выручки за любой интересующий их период. При этом также выявляют факты нарушения статей 346.11 и 346.26 НК РФ, регламентирующих обязанности по соблюдению кассовой дисциплины. В числе таких фактов:

несвоевременное или неполное оприходование выручки;
превышение лимита остатка денежных средств в кассе или расчетов наличными;
невыдача кассовых чеков, либо бланков строгой отчетности;
использование контрольно-кассовой техники, не соответствующей установленным требованиям, а также неисправной или запрещенной;
несоответствие фактических остатков наличности указанным в отчетах, ордерах или иных документах суммам;
выдача под отчет наличности в больших объемах на ничем не обоснованный срок.

Порядок проведения проверки кассовой дисциплины

В 2023 году такие проверки проводят по решению руководителя инспекции ФНС. Порядок проведения установлен приказом Министерства финансов РФ №133н от 17 октября 2011 года. В соответствии с приказом проверяющие изучают следующие документы:

все бумаги, связанные с оформлением кассовых операций;
документы на приобретение контрольно-кассовой техники, а также ее регистрацию и обслуживание;
отчеты, хранящиеся в памяти фискального накопителя;
учетные регистры по хозяйственным или бухгалтерским операциям;
документы по приобретению, учету и уничтожению бланков строгой отчетности;
приказы по установлению лимита остатка наличности в кассе;
авансовые отчеты.

Проверяющие также имеют право запросить любые необходимые им документы и пояснения к ним. При этом руководитель организации или ИП обязан предоставить им неограниченный доступ к кассе (в том числе к паролям), а также к наличности.

Какая ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена в 2023 году

Соблюдение порядка и правил проведения операции с наличностью отслеживают представители Федеральной налоговой службы. Если нарушения выявлены, организация или индивидуальный предприниматель обязаны понести административную ответственность в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ.

В числе правонарушений, за которые предусмотрено наказание, следующие:

игнорирование требований по передаче в банк сумм сверх установленного кассового лимита;
проведение наличных платежей сверх лимита с участием ИП и юридических лиц;
нарушение правил хранения наличной выручки;
нецелевые траты наличных денег.

Штраф для ИП и руководителей организации в этом случае составит 4-5 тысяч рублей. Однако для юридических лиц он гораздо выше: им придется заплатить от 40 до 50 тысяч рублей.

Что касается представителей малого и среднего бизнеса, то в их отношении ФНС может отделаться и предупреждением, если предприниматель ранее не был замечен в подобном правонарушении или же оно не повлекло материального ущерба создания чрезвычайной ситуации и причинения вреда.

Кроме того, статья 15.1 КоАП РФ предусматривает срок давности по наказаниям за нарушение кассовой дисциплины, если с момента его совершения прошло более двух месяцев, взыскания не применяются.

Кассовая дисциплина в 2023 году не подверглась радикальным изменениям. Однако для предпринимателя важно отслеживать все актуальные новости и перемены в данной сфере, чтобы вести операции с наличными в соответствии с законодательством и избежать штрафов.

Учет наличных денежных средств — Контур.Бухгалтерия

Учет наличности — один из сложнейших разделов бухучета, его цель — обеспечить сохранность денег и контролировать их движение.

Часто на практике происходит путаница между применением термина «касса». Им называют операции с наличными деньгами и кассовую технику (ККТ).

Касса отражает движение наличных средств, используются документы о кассовых операциях, подтверждающие приходы и расходы.
Движение средств, отображаемое через онлайн-кассу (ККТ), — часть всех финансовых операций компании. Они подтверждаются фискальными чеками. Через ККТ проходят не все операции с наличкой, осуществляемые в компании.

В зависимости от численности работников и режима налогообложения бизнеса учет наличности может быть базовым или упрощенным.

Базовый учет

Все операции фиксируются в кассовой книге. При поступлении средств составляется приходно-кассовый ордер, при выдаче — расходно-кассовый (принято использовать сокращения ПКО и РКО).

Для выдачи наличными зарплаты и других поощрений используются расчетно-платежная форма и платежная ведомость.

Если сотруднику либо руководителю юрлица выдают деньги под отчет или они тратят свои средства, оформляется авансовый отчет.

Унифицированные бланки документов установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Формы зарплатных ведомостей приведены в аналогичном постановлении от 05.01.2004 № 1. Кассовые документы и книги могут вестись на бумаге или в электронном виде.

Обязанность вести кассовую книгу распространяется на обособленные подразделения, даже если у них нет собственного расчетного счета (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Упрощенный учет

Для ИП и малого бизнеса на спецрежимах требования упрощены. Они вправе не вести бухучет в полном объеме и, соответственно, не применять все кассовые документы (подп. 1 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Бизнес, которому разрешен упрощенный порядок кассовой дисциплины, вправе не оформлять РКО, ПКО, вести кассовую книгу. Но если у ИП есть наемные работники, необходимо оформлять ведомости, прочие документы, связанные с зарплатой, авансовые отчеты.

Учет наличных денежных средств через кассу

Компания должна предусмотреть максимальный лимит налички в кассе. Руководитель организации должен назначить ответственного за нее. Этот сотрудник несет материальную ответственность, проводит все операции с первичкой, заносит данные в регистры.

Проводки

В бухучете отражение операций в денежном эквиваленте называется проводкой.

Все проводки наличных через кассу осуществляются с применением счета 50 «Касса». Если деньги выдаются — в записи указывается Кт 50, при получении — Дт 50.

К счету открываются субсчета, по которым контролируется движение денег в разрезе. Основные из них: 50-1«Касса организации», 50-2 «Операционная касса» (операции в обособленных подразделениях); 50-3 «Денежные документы».

Если компания использует онлайн-кассу, то в обязательном отчете будут отражаться приходы с разным типом проводок: полная или частичная оплата, предоплата. Без онлайн-кассы их придется отражать в регистрах бухучета.

Лимиты по денежным средствам

Установление максимального предела налички должно быть оформлено по всем правилам. Руководитель компании обязан утвердить приказом такой лимит и ознакомить с ним кассиров, бухгалтеров. Величину лимита он определяет сам, на основании оборота компании, формы расчетов с партнерами, объема текущих расходов.

Нарушать лимит запрещено. Исключение — зарплатные дни и дни, когда сотрудники получают соцвыплаты от компании. Тогда можно держать в кассе больше налички, но не дольше пяти рабочих дней.

Сумму, которая превышает лимит, необходимо поместить в банк на расчетный счет компании. Таким образом, кассовый лимит — это количество денег, которые разрешается хранить в кассе.

В действующем законодательстве есть ограничения по видам операций, которые можно проводить с наличкой. Для ряда операций установлены еще и собственные лимиты.

Полный список операций, по которым разрешено использовать наличку, содержится в Указаниях Центробанка от 9 декабря 2019 г. N 5348-№У. В частности, это:

оплата товара от поставщиков;
возврат денег покупателю;
оплата аренды, коммунальных услуг;
оплата текущих нужд компании (например, покупка канцтоваров);
расходы на служебные командировки сотрудников, выдача им средств под отчет.

Остальные операции и платежи свыше лимита надо проводить через расчетный счет. Максимальная сумма для расчетов наличкой — 100 000 рублей. На операции между физлицами это ограничение не распространяется.

За нарушения по лимитам установлены штрафы:

для ИП и должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей;
для юрлиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Операции по кассе

С 2017 года продавцы с онлайн-кассами могут не использовать ряд форм кассовой отчетности. Документы отправляются в ФНС автоматически из ККТ. Например, можно не оформлять акт о проверке наличных денежных средств кассы.

ПКО и РКО оформляются в электронном виде, если ККТ интегрирована с сервисом бухучета — например, настроена связь между товароучетной системой Контур.Маркет и онлайн-бухгалтерией Контур.Бухгалтерия. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-кассы установлены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.

Расходным ордером документируются: выдача заработной платы, оплата товара контрагенту, возврат денег покупателю.

В первых двух случаях надо указать, по какой причине деньги вынимаются из кассы. При этом напрямую отчет в налоговую не уходит.

Если надо совершить возврат, то действия сотрудника зависят от способа и даты оплаты товара. Покупка за наличку и возврат в тот же день — возврат наличкой. Если клиент пришел за возвратом позже, сначала надо найти смену продажи. Наличку берут из денежного ящика ККТ.

Если оплата производилась через терминал эквайринга, необходимо получить от клиента заявление о возврате, оформить РКО, которое подпишет покупатель. Затем создается платежное поручение. Выплата по нему идет наличными из общей кассы или со счета компании.

Ведите учет наличности в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия, настраивайте интеграцию с товароучетной системой и онлайн-кассами. В сервисе простой учет, налоги, работа с сотрудниками, отчетность и другие инструменты. Первые две недели работы бесплатны для новичков.

Кассовая дисциплина в 2023 году, порядок ведения операций и ответственность за нарушение правил

Доля наличных расчётов в бизнесе сокращается с каждым годом. Тем не менее, кассовые операции, то есть приём, выдача, хранение, учёт наличных денег, продолжают осуществляться. При этом надо соблюдать кассовую дисциплину – особый порядок работы с наличными денежными средствами, утверждённый Центробанком России.

Что такое касса

Сразу отметим, что не надо путать операционную кассу с кассовым аппаратом, хотя его часто называют онлайн-кассой.

Касса для организации или ИП – это место проведения любых операций с наличными. Им может быть отдельная комната в помещении, окошко или сейф в кабинете бухгалтера либо руководителя. Место расположения операционной кассы может быть любым, закон ничего в этом плане не оговаривает. Главное – обеспечить сохранность наличных денег и оформление обязательных документов.

Если поток движения наличности в организации значительный, кассовыми операциями занимается отдельный работник – кассир. Если наличные деньги поступают время от времени, то должность кассира совмещают, обычно эти обязанности поручают продавцу или бухгалтеру. Кроме того, кассовыми операциями может заниматься лично руководитель или индивидуальный предприниматель.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину

Правило здесь одно – если в бизнесе вы оперируете наличными деньгами, надо разобраться в кассовой дисциплине и строго её соблюдать. Это условие не зависит от организационно-правовой формы (ООО или ИП), уровня доходов, применяемой системы налогообложения и других критериев.

https://www.youtube.com/watch?v=55vIMslREUA\u0026pp=ygUx0J_RgNCw0LLQuNC70LAg0YDQsNCx0L7RgtGLINGBINC90LDQu9C40YfQvdGL0LzQuA%3D%3D

Однако послабления всё же есть – индивидуальные предприниматели, микропредприятия и малые компании вправе проводить кассовые операции в упрощённом порядке.

Можно ли вообще не иметь кассы? Да, если в вашем бизнесе нет наличных расчётов.

Но имейте в виду, что наличные могут обращаться не только при получении оплаты от клиентов, покупателей и контрагентов.

Это может быть возврат подотчётных денег, выплата ущерба, или ваш работник будет настаивать на получении зарплаты только наличными. Для отказа от кассы надо полностью исключить подобные операции.

Что такое кассовая дисциплина

Работа с наличными деньгами регулируется следующими нормативными актами Центробанка:

Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У;
Указание от 9 декабря 2019 г. № 5348-У.

В первом документе приводится порядок ведения кассовых операций, а во втором – правила наличных расчётов.

В соответствии с этими Указаниями, под кассовой дисциплиной понимают:

своевременное и корректное оформление кассовых документов;
контроль лимита остатка кассы;
целевое использование наличной выручки;
соблюдение лимита наличных расчетов между контрагентами.

Рассмотрим каждое требование подробнее.

Кассовые документы

Формы кассовых документов утверждены ещё Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и являются обязательными к применению. Вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде. Хранят кассовые документы минимум пять лет.

Для кассовых операций предусмотрено несколько форм, но обычно используют только три из них.

Приходный кассовый ордер или ПКО (форма № КО-1) заполняется при приёме наличных денег. ПКО выдаётся на каждое поступление наличности, но если расчёт дополнительно подтверждается чеками ККТ или аналогом БСО, то оформляется один ордер на общую сумму, полученную за день. ПКО состоит из двух частей, одна из них отрывается и выдаётся покупателю или клиенту в качестве подтверждения оплаты.
Расходный кассовый ордер или РКО (форма № КО-2) оформляется при выдаче наличных из кассы – на зарплату, личные нужды ИП, оплату коммунальных услуг, на покупку ТМЦ и в других целях. РКО подписывает не только кассир, но и руководитель (либо бухгалтер), а также получатель денег. Причём получатель должен сообщить свои паспортные данные и указать сумму прописью. Это необходимо для снижения рисков неправомерной выдачи денег из кассы.
В кассовой книге (форма № КО-4) на основании ПКО и РКО отражают движения по кассе за каждый день, а также за отчётные периоды. Если кассовых операций не было, то книгу в этот день не заполняют.

Кроме того, при необходимости могут дополнительно заполнять ещё две формы.

Расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49) ведётся, если зарплата или другие выплаты работникам выдаются наличными. Вместо формы Т-49 можно вести по отдельности расчётную и платёжную ведомость.
Книга учёта выданных и принятых кассиром денежных средств (форма № КО-5) нужна, если в компании или у ИП работает несколько кассиров. Тогда один из них назначается старшим. В книге отражается передача наличности между кассирами в течение рабочего дня.

Лимит остатка кассы

Наличные деньги в кассе можно хранить только в пределах установленного размера. Лимит остатка кассы организация рассчитывает самостоятельно, по выбору:

исходя из размера поступающей наличной выручки;
по сумме расходования наличных денежных средств.

Если выбран первый вариант, лимит рассчитывается так:

(Наличная выручка за период/Количество рабочих дней в периоде) * Количество рабочих дней между днями сдачи денег в банк.

Покажем расчёт лимита кассы по выручке на примере.

✐ Пример ▼

Компания «Селена» работает без выходных, то есть рабочими являются все календарные дни. Выручка сдаётся в банк раз в пять дней. Посчитаем количество дней для 1 квартала: 31 + 28 + 31 = 90 дней. Известно, что наличная выручка составила:

849 000 р. в январе;
789 000 р. в феврале;
934 000 р. в марте.

На основании этих данных рассчитаем допустимый остаток кассы: ((849 000 + 789 000 + 934 000) / 90) * 5 = 142 888 рублей. Округлив эту сумму, получим 143 000 рублей.

Предположим, что компания получает выручку в безналичном виде, но ей нужны наличные деньги для закупки вторсырья у населения. В этом случае лимит рассчитывается на основании расходования наличности (в лимит не включают наличные на выплату работникам). Принцип расчёта аналогичный, только учитывают не частоту сдачи денег в банк, а снятия наличности с расчётного счёта.

Новые организации рассчитывают лимиты на основании предполагаемой выручки или объёма выданной наличности.

https://www.youtube.com/watch?v=55vIMslREUA\u0026pp=YAHIAQE%3D

Рассчитанный лимит остатка кассы утверждается приказом руководителя. Изменить установленную сумму можно в любое время, ведь объём оборота наличных не всегда стабилен.

Если у организации есть обособленные подразделения, которые зачисляют выручку на расчётный счёт, минуя кассу головного подразделения, то для них рассчитывают отдельные лимиты.

На что можно тратить наличные из кассы

Тратить наличную выручку в 2023 году можно только на цели, перечисленные в Указании ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У:

оплата труда и выплаты социального характера: зарплата, премии, отпускные, компенсации, оплата путёвок, выходные пособия, матпомощь, взносы на добровольное страхование и др.;
страховые суммы по договорам страхования физлиц;
личные нужды индивидуального предпринимателя;
оплата товаров, работу, услуг кроме ценных бумаг (если оплата производится с организациями или ИП, то в пределах лимита в 100 000 рублей по одному договору);
выдача работникам подотчётных сумм, в том числе командировочных;
возврат за оплаченные товары, не оказанные услуги, не выполненные работы;
выдача займов, возврат ранее привлеченных займов ломбардами, МФО, потребительскими кооперативами в пределах лимита;
выдача наличных денег по операциям банковского платёжного агента.

Частый случай нецелевого расходования выручки – оплата наличными из кассы аренды недвижимости или другого имущества. Дело в том, что по ГК РФ аренда не относится к услугам, кроме аренды транспортного средства с экипажем. И хотя судебная практика по этому вопросу противоречива, безопаснее оплачивать аренду не выручкой из кассы, а наличными, снятыми с расчётного счёта.

Лимит наличных расчётов по одному договору

В пункте Указания ЦБ № 5348-У приводится максимально допустимая сумма расчётов наличными между организациями и индивидуальными предпринимателями в любом соотношении (две организации, два ИП, ООО и ИП, и др.). Это всего 100 000 рублей в рамках одного договора. На обычных физлиц, в том числе самозанятых, не имеющих статуса индивидуального предпринимателя, лимит не распространяется (п. 5 Указания).

Обратите внимание, что речь идёт о всей сумме договора, а не разовой оплате. Например, если арендная плата за месяц составляет 20 000 рублей, а срок договора — 11 месяцев, то платить наличными можно только 5 месяцев, остальные платежи надо проводить безналом.

В лимит наличных расчётов включают не только основные платежи по договору, но и возможные штрафы, пени, санкции, возмещение убытков.

Упрощённый порядок ведения кассовых операций

Кассовая дисциплина в организациях, относящихся к субъектам малого предпринимательства, а также в бизнесе ИП, может соблюдаться в упрощённом порядке. Такая возможность предоставлена пунктом 1 Указания ЦБ от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Упрощённый порядок ведения кассовых операций предполагает отказ от оформления кассовых документов (ПКО, РКО, кассовая книга). Однако безопаснее их оформлять, потому что выдачу наличных из кассы, во избежание спорных ситуаций, стоит подтверждать на бумаге с подписью получателя.

Кроме того, в пунктах 5 и 6 Указания № 3210-У прямо сказано, что приём наличных денег, а также выдача денег работникам должны оформляться кассовыми ордерами, и исключения для упрощённого порядка не устанавливается. А это дополнительный риск споров с проверяющими.

Необходимо также учесть, что заполнение книг учёта для разных систем налогообложения производится на основании первичных документов, к которым как раз и относятся ПКО и РКО. При отказе от кассовых документов их придётся заменять другими, поэтому упрощённый порядок на практике мало применим.

Но кассовая дисциплина в малых компаниях и ИП предполагает ещё одно послабление – отказ от установления лимита кассы. Это означает, что хранить наличными можно любую сумму.

Для закрепления этого положения необходимо издать приказ. Формулировка может быть такой: «На основании абзаца 10 пункта 2 указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У приказываю: Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка». Этим же приказом можно назначить ответственного за сохранностью денежных средств (кассира, бухгалтера, продавца и др.).

Ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ. Вот за что могут наказать по этой статье:

сумма наличных расчётов превышает 100 000 рублей по одному договору;
остаток средств в кассе больше установленного лимита;
наличная выручка использовалась не по целевому назначению;
несоблюдение порядка хранения наличности;
наличность не оприходована в кассу полностью или частично.

Штраф за нарушение порядка кассовой дисциплины для должностных лиц (в том числе, ИП) составляет от 4 000 до 5 000 рублей. Организацию накажут на сумму от 40 000 до 50 000 рублей.

Правда, здесь есть благоприятные для бизнеса нюансы.

Во-первых, при выявлении нескольких нарушений по одной статье штраф накладывают, как за одно.
Во-вторых, если нарушитель – микропредприятие или малая компания, то штраф в данном случае взимается в половинном размере, то есть от 20 000 до 25 000 рублей.
В-третьих, если оштрафовано виновное должностное лицо, то саму организацию уже не накажут.
В-четвёртых, срок давности по привлечению к ответственности за подобное нарушение составляет всего два месяца.
В-пятых, если правонарушение совершено впервые, его заменят предупреждением.

Обратите внимание, что контроль за соблюдением кассовых операций возложен на ФНС, раньше им занимались банки. На налоговые проверки надзорный мораторий не распространяется. А учитывая, что обычно контроль кассовой дисциплины происходит одновременно с проверкой применения ККТ, есть риск получить сразу два штрафа.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Кассовая дисциплина в 2023 году

Кассовая дисциплина – это совокупность регламентов, устанавливающих правила работы с наличными деньгами. Общеобязательные правила устанавливает Банк России, однако некоторые нормы компании фиксируют самостоятельно в локальных нормативных актах.

https://www.youtube.com/watch?v=muBYJDdyxBg\u0026pp=ygUx0J_RgNCw0LLQuNC70LAg0YDQsNCx0L7RgtGLINGBINC90LDQu9C40YfQvdGL0LzQuA%3D%3D

Основные регламентирующие документы устанавливают обязанность экономических субъектов:

производить расчеты наличными в пределах определенного лимита;
в установленные сроки и в полном объеме оприходовать полученную наличную выручку;
расходовать наличные только на определенные цели;
контролировать остатки в кассе.

Кроме того, организации обязаны:

формировать расходные и приходные кассовые ордеры;
вести кассовую книгу.

ИП от такой обязанности освобождены, но могут оформлять кассовые документы по собственной инициативе (указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Кассовая дисциплина используется не только для соблюдения законодательных норм, но и для контроля денежных средств в бизнесе.

Если у компании множество операций осуществляется за наличные (например, в розничной торговле), то контролировать оборот наличных денег – это жизненная необходимость для организации.

Регламенты, введенные Банком России, существенно упрощают осуществление подобного контроля.

Откройте расчетный счет в Ак Барс Банке и получите реквизиты счета онлайн. А если хотите получить все лучшее сразу – оформите Коробку и экономьте на банковском обслуживании. РКО, карты и все нужное для бизнеса – в одной коробке.

Требования к кассовой дисциплине в 2023 году

Лимит расчетов

В 2023 году продолжает действовать указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У по разрешенному лимиту расчетов наличными: по одному договору можно получить или заплатить не более 100 тысяч рублей наличными. Это же ограничение действует для операций в иностранной валюте (она пересчитывается в рубли по курсу ЦБ).

Лимит наличных расчетов не зависит от типа договора, периода его действия, частоты платежей за товары и/или услуги. Всегда применяется единое ограничение. Поэтому дробление расчетов на несколько договоров – это риски привлечения внимания со стороны налоговой инспекции.

Максимальная сумма расчетов наличными действует только для операций между организациями, предпринимателями и по сделкам между ИП и компаниями.

Однако, для расчетов с физическими лицами, не являющимися ИП, это ограничение не действует, компании и предприниматели могут рассчитываться с гражданами в любых объемах.

При условии, что операции будут экономически обоснованы и документально подтверждены. Массовые выплаты наличных в адрес физлиц вызовут подозрения.

Как можно тратить наличные

Денежные средства из кассы можно потратить только на некоторые бизнес-цели, перечень которых устанавливает Банк России (указание от 09.12.2019 № 5348-У).

Среди разрешенных оснований:

Выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера.
Выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами.
Выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности.
Приобретение товаров (кроме ценных бумаг), оплата услуг и работю.
Выдача наличных под отчет.
Возврат денежных средств за товары и услуги, которые покупатель ранее оплачивал наличными деньгами.

При этом даже на разрешенные цели можно тратить не любые наличные из кассы, а только те, что поступили от:

продажи товаров, работ и услуг;
выплат по договорам займов, возврата основного долга, процентов и штрафов по договорам займов – если в качестве участника расчетов выступает МФО, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив;
выплат страховых возмещений;
паевых взносов – если участником расчетов является сельскохозяйственный потребительский кооператив или кредитный потребительский кооператив.

В других случаях сначала придется внести наличные из кассы на расчетный счет, а затем снять и оприходовать в кассе.

https://www.youtube.com/watch?v=muBYJDdyxBg\u0026pp=YAHIAQE%3D

В соответствии с частью 2 статьи 14 закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» работодатель-резидент обязан выплачивать заработную плату работнику-нерезиденту исключительно в безналичной форме.

Открытие счета бесплатно, обслуживание первый месяц 0 ₽, реквизиты сразу онлайн

Оставьте контакты в форме ниже, и мы свяжемся с вами:

Контроль остатка в кассе

Лимит остатка – это максимально возможная сумма денег, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Организации самостоятельно рассчитывают этот лимит, исходя из специфики бизнеса. При этом установленное ограничение необходимо закрепить приказом руководителя.

Периодичность актуализации лимита законодательно не регламентирована, поэтому приказ будет действовать до составления и подписания нового приказа, устанавливающего обновленный лимит. Если приказа в компании нет, налоговая служба будет расценивать это как установление нулевого лимита, а значит всю дневную выручку предприниматель (кассир) обязан сдавать в банк.

Для малого бизнеса действуют преференции: они имеют право хранить в кассе любые суммы и при этом не устанавливать лимит. Предварительно необходимо закрепить эту возможность в локальных актах компании.

Если малое предприятие не воспользуется льготой и установит лимит остатка для кассы, его придется соблюдать на общих основаниях.

Откройте расчетный счет для бизнеса и пользуйтесь преимуществами:

удобным интернет-банком и мобильным банком для круглосуточного доступа к расчетному счету с любого устройства;
бесплатным выпуском и обслуживанием бизнес-карты;
бесплатными платежами в бюджет;
специальным счетом по 44-ФЗ.

Открыть счет

Документирование кассовых операций

Кассовые операции оформляют следующими документами:

Приходный кассовый ордер (ПКО) заполняется при поступлении денег в кассу. В случае когда наличность оформляется кассовым чеком или бланком строгой отчетности, ордер выписывают только на общую сумму наличных средств, поступивших за день.
Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче наличности из кассы, подписывается бухгалтером или руководителем. При получении денег по расходному кассовому ордеру, получатель средств должен предоставить кассиру подтверждающие документы и предъявить документ, удостоверяющий личность.
Кассовая книга – регистр, в котором фиксируют данные приходных и расходных кассовых ордеров. В конце дня необходимо вывести остаток денег в кассе. Если в течение дня не было движений денег в кассе, то записи в кассовую книгу не вносят.
Книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств – фиксирует передачу наличности между старшим кассиром и другими кассирами в течение рабочего дня. Она нужна в том в случае, когда на предприятии несколько кассиров.
Расчетно-платежная ведомость или платежная ведомость оформляется при выдаче из кассы заработной платы, стипендии и прочих выплат сотрудникам.

Любые документы по учету наличных нужно хранить минимум пять лет после окончания года, когда была проведена операция.

Например, кассовый ордер, оформленный в январе 2023, нужно хранить до конца 2028 года. Если документ фигурирует в налоговом или судебном споре, хранить его придется до принятия окончательного решения по делу, но не менее пяти лет. При необходимости срок хранения можно увеличить по решению руководителя компании (предпринимателя).

Кассовые операции в бухгалтерском учете

Оборот наличных денег для целей бухгалтерского учета отражается на счете 50 «Касса». Это синтетический счет, на котором отражаются агрегированные данные по операциям и остаткам. В дополнение к нему могут быть открыты субсчета для детализации проводок.

Например, отдельный субсчет можно создать для наличных в ящиках ККТ или для учета денежных документов (путевок сотрудников, авиа- и ж/д билетов).

Дополнительно используемые субсчета необходимо в обязательном порядке зафиксировать в учетной политике компании.

Получение наличных или денежных документов в кассу отражается дебетовым оборотом по соответствующим субсчетам. Расход показывается по кредиту.

В качестве корреспондирующих счетов могут выступать:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
90 «Продажи»;
71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и другие счета.

Контроль кассовой дисциплины

Оборот наличных контролируется налоговой службой. Этот тип контроля осуществляется только вне плана. ИФНС имеет право провести ревизию за любой интересующий период, однако штраф выпишут только за выявленные нарушения, не связанные с ККТ, за последние два месяца. Срок привлечения к ответственности за нарушения в работе с ККТ составляет 1 год.

Стоит отметить, что до конца 2023 года продлили мораторий на внеплановые проверки применения ККТ (Постановление Правительства от 29.12.2022 № 2516).

В рамках проводимой проверки налогоплательщик обязан предоставить все документы, перечисленные в требовании ФНС. Они предоставляются инспекторам в общем порядке – оригиналы или заверенные копии. Если документ не отправлен, налоговики выпишут штраф: от 2 тысяч до 10 тысяч рублей.

После проведения контрольных мероприятий, ФНС выдает акт проверки.

Если будут выявлены нарушения, налогоплательщику дополнительно выпишут специальное предписание, на основании которого необходимо устранить нарушения.

Дополнительно составляется протокол об административном правонарушении. А затем инспекция вынесет постановление о назначении административного наказания. Если срок давности истек, то постановление не оформляется.

Размер штрафных санкций варьируется от 4 тысяч до 50 тысяч рублей (в зависимости от того, на кого он будет выписан).

Однако, с 2022 года был отменен «двойной» штраф, когда ИФНС выписывало два штрафа за одно правонарушение (один – на организацию, другой – на должностное лицо).

Откройте расчетный счет для малого бизнеса и воспользуйтесь следующими преимуществами:

Получите круглосуточный доступ к средствам на расчетном счете с помощью универсальной карты.
Подключение к онлайн-бухгалтерии – отдельный счет для налоговых накоплений, моментальное создание и отправка платежей в налоговую, 3% годовых на остаток.
До 7,02% годовых на остаток по счету.
В течение месяца переводы до 2 млн руб. физлицам.