Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.
[contents]

Как составить?

Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.

В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».

В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.

Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.

На практике имеются рекомендации по вставке слова «подпись» между инициалами и должностью лица, подписавшего акт. Однако данные положения не имеют документального подкрепления.

Если рассматривать такую рекомендацию по сути, то можно сказать, что она является лишней, так как вся документация проходит процесс регистрации после того, как на ней поставлена подпись.

Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. Содержание документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.

Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.

В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.

На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

Форма выдержки

Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

• название документации;
• дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2019»);
• название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
• заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
• примечания;
• занимаемая должность заверившего и его подпись;
• печать для заверки документов.

Скачать образец выписки из ШР в формате .xls

Кто может запрашивать?

Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.

Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.

Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.

Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.

https://www.youtube.com/watch?v=SCpH7vDQS50

Нюансы

При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.

Порядок составления

Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:

• надпись «Верна»;
• дата заверки документации;
• должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.

Образец заверенной выписки из ШР

Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.

Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.

Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:

• приказ, согласно которому человек принят на работу;
• выдержка из трудовых книжек и прочее.

Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.

Кто утверждает?

Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.

Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

Сколько она действует

Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.

Правила составления

Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.

Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

Пример составленной выдержки из штатного расписания

Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.

Содержание выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.

Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.

Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.

Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.

Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.

Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.

Соответствие оригиналу

Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.

Пример выписки из ШР

Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.

Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.

Образец заполнения

На фото представлен образец:

Пример заполнения выдержки

На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

• копия выписки из утвержденного ШР;
• документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Без окладов и выписка с завода

Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.

В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.

Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.

Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться  с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.

Как подготовить выписку из штатного расписания

Выписка из штатного расписания — это документ, содержащий часть информации о структуре организации, конкретных отделах или должностях, предусмотренных для них количествах трудовых единиц, окладе и надбавках сотрудников.

Штатное расписание — обязательный локальный нормативный акт в организации, содержащий информацию о разделении труда, структуре компании, количестве трудовых единиц по должностям и оплате труда сотрудников.

Информация из «штатки» предоставляется частично в двух случаях: если исходный документ имеет большой объем или содержит сведения, которые компания не хочет раскрывать вследствие их конфиденциальности или по иным причинам (размер оплаты труда составляет коммерческую тайну и т.д.).

Работодатель по ст. 62 ТК РФ обязан выдать работнику по запросу копии документов, связанных с работой, данные из «штатки» требуются и в других случаях. Выдается выписка или копия выписки из штатного расписания, если это допускается органом, компанией, куда предоставляется документ.

Кому и когда понадобится инфомация из ШР

Случаи, когда требуется информация из ШР:

• работнику для обращения в суд, государственные органы (ФСС, инспекцию труда);
• организации для участия в торгах, вступления в саморегулируемую организацию;
• организации для предоставления в суд, надзорным органам (ФНС, трудовой инспекции), в Пенсионный фонд и т.д.;
• в сторонние организации для СОУТ (проведения оценки условий труда).

Последний случай вызывает вопросы на практике. Перечень сведений для СОУТ в законе не установлен, но стандартный список у организаций, проводящих оценку, включает сведения из ШТ. Формат предоставления информации оговаривается в договоре, размер оплаты труда для оценки условий труда значения не имеет.

Руководитель вправе разработать бланк без окладов, согласовать его с компанией, проводящей СОУТ, и предоставить для проведения оценки условий труда. Вакантные единицы допускается не указывать, такое мнение высказывает Роструд РФ, но его поддерживают не все отделения ведомства и суды.

Этот вопрос решается работодателем самостоятельно с учетом позиции конкретного территориального органа и судебной практики в регионе.

Кто и как ее оформляет

Законодательством не установлены правила составления, унифицированный бланк не введен. Форма Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004, сейчас обязательной не является, но ее использование для разработки собственных бланков допускается.

Оформлением занимаются работники, которым в соответствии с должностными инструкциями поручено кадровое делопроизводство:

• специалист отдела кадров;
• секретарь;
• офис-менеджер;
• юрисконсульт, бухгалтер, заместитель директора, если предприятие небольшое.

Если в локальных нормативных актах не установлены правила, как делается выписка из штатного расписания, используется стандартный порядок:

• сначала указывается полное наименование работодателя, в левом верхнем углу;
• ниже идет название документа, дата составления;
• основная часть для удобства копирует вид «штатки», то есть излагается в таблице, в ней указываются: структурное подразделение, отдел, должность, количество единиц, заработная плата (в некоторых случаях не указывается);
• визирует документ руководитель;
• далее идет отметка об ознакомлении работником под роспись, если документ выдается ему.

Информация должна полностью соответствовать «штатке»; если документ составляется на нескольких листах, он прошивается и нумеруется, на месте прошивки ставятся подписи, количество листов и дата.

Срок предоставления работнику по письменному заявлению — три рабочих дня по ст. 62 ТК РФ. Срок предоставления в сторонние организации и государственные органы определяется по договору или запросу.

Образцы

Образец, как выглядит выписка из штатного расписания:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» Выписка из штатного расписания на 26.10.2020 Структурное подразделение Должность Кол-во трудовых единиц Оклад (рубли) Надбавки Всего за месяц (рубли) Отдел кадров Начальник 1 20 000,00 нет 20 000,00 Генеральный директор Воронов А.В. Воронов Главный бухгалтер Смирнова В.Ф. Смирнова С выпиской ознакомлен Иванов И.И. Иванов

А это образец выписки из штатного расписания для СОУТ:

Надо ли как-то заверять документ

В Трудовом кодексе нет указаний, как оформить выписку из штатного расписания и заверить ее. Но в соответствии с п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, действующего с 2018 года, подпись на этом документе, удостоверяющая его соответствие подлиннику, необходима. По ГОСТу заверение состоит из должности уполномоченного лица, ее расшифровки с указанием инициалов и даты, оттиска печати.

Инструкция: готовим выписку из штатного расписания

Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.

Перечень профессиональных единиц составляется по форме Т-3 либо произвольно, обновляется при изменении информации о штате и зарплате сотрудников. Действует не более 1 календарного года.

Сведения о должностном составе являются внутренней информацией любого предприятия, поэтому для различных ситуаций используют выписку. Она представляет собой определенную выборку из общего перечня должностей организации.

Отличия от копии и от самого штатного расписания

Копия выполняется с исходника и полностью ему идентична. В выписке содержится только необходимая часть оригинального локального нормативного документа. Законодательно не регламентируется форма, по которой выдается выписка из штатного расписания на текущую дату, поэтому ее составляют произвольно либо используют исходную табличную форму основного документа.

Допускается сделать копию исходника путем сканирования, в этом случае документ заверяют следующим образом:

• делают надпись «Верно»;
• вписывают должность уполномоченного лица;
• ставят подпись с расшифровкой и текущую дату.

Кто и для чего ее может запросить

Выдается конкретным сотрудникам для предъявления в государственные учреждения:

Для этого обращаются в кадровую службу предприятия, но обязаны ли работникам предоставлять выписку из штатного расписания, если сотрудник не уточняет, для чего она требуется? Да, по закону это не является причиной для отказа в ее выдаче.

Также подобная справка понадобится непосредственно предприятию как юридическому лицу для предоставления:

• в налоговую службу;
• в трудовую инспекцию;
• в Пенсионный фонд;
• в Фонд социального страхования;
• в комиссию по организации тендерных мероприятий;
• при вступлении в СРО (саморегулируемую организацию).

Правомерно возникает вопрос, нужен ли официальный запрос для выдачи выписки из штатного расписания от госслужб, контролирующих деятельность организации? Да, любые государственные проверяющие органы обязаны направить такой запрос на получение сведений от кадровой службы.

Кто и в какие сроки ее готовит

Документ по запросу готовит сотрудник кадрового отдела. Он отвечает за правильное предоставление информации о наименовании должностей и количестве должностных единиц.

Бухгалтер несет ответственность за актуальное отображение в справке финансовых сведений об окладах, надбавках. В документе ставят подписи все участвующие должностные лица: кадровик, начальник отдела кадров и бухгалтер.

Если предприятие не располагает службой кадрового учета, то ее функцию в этой ситуации выполняет руководитель.

Если работник подал заявление на выписку из штатного расписания, то начиная с этого момента ее обязаны предоставить в течение трех дней. Это общее правило выдачи заверенных документов, связанных с трудовыми отношениями.

Как ее оформить

Утверждена официальная форма (Т-3) постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Однако работодатель исходя из условий работы и потребностей предприятия вправе изменить ее содержание или использовать произвольный вид.

Если кадровый отдел применяет в работе форму Т-3, то она содержит ряд обязательных данных:

• в верхнем поле записывают наименование работодателя (в полном и сокращенном виде);
• заголовок, обозначающий вид документа;
• дата выпуска документа;
• номер приказа, например: «Утверждено приказом №03 от 06 июня 2020 г.»;
• срок действия, например: «Вступило в действие с 06 июня 2020 г.»;
• основная часть, которая содержит сведения о позиции из исходного документа;
• подписи уполномоченных лиц.

В случае выдачи документа по заявлению от конкретного сотрудника сведения указывают только о нем одном. Работник ставит подпись наряду с другими лицами.

Образец

Примерный образец документа, составленного в произвольной форме, выглядит так:

Выписка из штатного расписания за 11.01.2021 ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Структурное подразделение Должность Кол-во штатных единиц Оклад Надбавки Месячный фонд заработной платы Примечание Основное спортивное Преподаватель верховой езды 1 18 500,00 — 18 500,00 Нет Директор Иванов Иванов И.И. Главный бухгалтер Викторова Викторова В.В. Руководитель отдела кадров Александрова Александрова А.А.

Для предоставления сведений о кадровом составе организации в государственные службы составляется выписка из штатного расписания, подтверждающая наличие сотрудников, по форме Т-3. Поля таблицы заполняются с учетом необходимой информации. Если бухгалтерские сведения о тарифных ставках и надбавках не требуются, то графы оставляют пустыми.

Еще один образец, как оформить выписку из штатного расписания по форме Т-3:

Надо ли как-то заверять выписку

Документ заверяется путем обязательного проставления подписей уполномоченными лицами предприятия: руководителем организации или исполняющим его обязанности, работником отдела кадров, начальником кадровой службы, если такая имеется, бухгалтером и самим сотрудником.

Ставить печать необязательно, но если штампы в организации используются, то бланк следует завизировать, как и прочие документы компании.

Выписка из штатного расписания. Образец и бланк 2023 года

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде.

В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация.

Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк выписки из штатного расписания .docСкачать образец выписки из штатного расписания .doc

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е.

регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования).

Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким.

Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом.

Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков.

Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Образец выписки из штатного расписания

Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и ми к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

1. В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
2. После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
3. Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
4. Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
5. В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.

Скачать документна сайте Ассистентус

Выписка из штатного расписания

Выписка из штатного расписания – это самостоятельная официальная бумага, содержащие необходимые заинтересованному лицу сведения из штатного расписания фирмы. В настоящем материале мы разберём, что представляет собой штатное расписание, когда может понадобиться выписка и правила оформления документа.

Бланк выписки из штатного расписания

Образец выписки из штатного расписания

Штатное расписание

Штатное расписание – это документ, утверждаемый руководителем фирмы и её главным бухгалтером, в котором фиксируются следующие положения:

• количество рабочих мест в фирме;
• наименования всех имеющихся должностей, их количество;
• оклад и общая зарплата для каждой должности;
• количество сотрудников на одной должности.

По состоянию на сегодняшний день закон не обязывает коммерческие организации в обязательном порядке иметь в наборе документации штатное расписание, чего нельзя сказать о государственных учреждениях. Как правило, официальную бумагу используют исключительно крупные фирмы, численность сотрудников которых превышает 20 человек.

Когда может понадобиться

Выписка из штатного расписания может носить как внешний, так и внутренний характер. Это означает, что документ используется как во внутренних процессах фирмы, так и предоставляется для изучения третьим лицам.

В качестве третьих лиц обычно выступают госучреждения: налоговая служба, пенсионный фонд, фонд социального страхования. Дело в том, что заработная плата работников не может быть ниже МРОТ.

Выписка из штатного расписания выступит доказательством соблюдения законодательства в этом аспекте.

Внутренняя выписка применяется, как правило, для решения финансовых или кадровых вопросов. Главбух может запросить документ для правильного исчисления размера заработной платы, пособия, компенсации или иной выплаты.

Выписка для работника

На практике случаются ситуации, в которых и работникам предприятия становится необходима данная выписка. Обычно речь идёт также об обращении в органы социального страхования, налоговую и так далее.

Также документ может являться составной частью пакета бумаг, подаваемого подчинённым для получения кредита в банковской организации, хотя это и происходит крайне редко.

Сотрудникам банка зачастую достаточно лишь выписки из трудовой книжки, порядок и правила составления которой мы разобрали в другом нашем тексте.

Как получить выписку

Процедура получения всех связанных с работой документов, каковым безусловно является выписка из штатного расписания, содержится в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Норма гласит, что работник должен самостоятельно написать заявление на имя директора с просьбой о выдаче официальной бумаги. При чём мотивировать необходимость необязательно.

Закон в этой части предусматривает гарантии для сотрудников.

Необходимо учесть, что работодатель не имеет права отказать подчинённому в его просьбе. У администрации компании будет 3 рабочих дня на оформление выписки, по факту истечения которых у работника появится возможность обжаловать действия фирмы в трудовую инспекцию. Инспекция обязана ответить заявителю в течение 30 календарных дней вне зависимости от того, каким будет её решение.

Споры с работодателем по поводу выписки

Несмотря на то, что споры по поводу получения выписки из штатного расписания происходят крайне редко, любой гражданин должен знать, что он имеет право на защиту своих законных интересов.

Если решение трудовой инспекции не удовлетворило работника, следует обращаться в суд. Данная категория споров подсудна судам общей юрисдикции.

С порядком и правилами составления, подачи искового заявления можно ознакомиться в Главе 12 Гражданского процессуального кодекса РФ. Работодатель выступит в качестве ответчика, а сотрудник – истца.

Как оформить

Существует два традиционных способа оформления выписок из любых документов. Для наглядности рассмотрим каждый из них.

Первый способ – сканирование изначальной официальной бумаги. Ксерокопия заверяется автографом ответственного представителя компании, тем самым приобретая юридическую силу. Второй способ – собственноручное написание выписки.

Лицо, которому было поручено оформить документ, от руки или в печатном виде переписывает положения штатного расписания. Следует отметить, что огласке придаётся только та часть, которую запрашивает заинтересованная сторона.

Оба варианта имеют распространение на практике.

Копия или выписка

Следует проводить чёткое разграничение между понятиями «копия» и «выписка». Основное отличие – это объём указанной информации. Далеко не всегда представителям второй стороны обязательно знать все тонкости и нюансы штатного расписания организации. Как правило, запрашиваются лишь данные, затрагивающие конкретного сотрудника, его должности, размера заработной платы.

И копия, и выписка должны быть заверены подписью ответственного лица. Обычно таковым является начальник отдела кадров предприятия.

Рассказываем, как составить выписку «на пальцах»

Напоминаем, что выписка – это самостоятельный документ со своими реквизитами.

Первым делом в верхней части листа бумаги прописываем его наименование со ссылками на реквизиты штатного расписания компании (дата утверждения и номер).

Далее по тексту указываем наименование компании, её организационно-правовую форму. Следующим шагом обозначаем тот объём данных, который был запрошен заинтересованной стороной.

Примерный образец

Как только все необходимые сведения будут отражены на бумаге, переходим к завершающей части работы. Осталось лишь заверить документ подписью и проставить дату его составления.

Автограф в обязательном порядке подлежит расшифровке (фамилия и инициалы).

Дата выписки – немаловажный фактор, ведь штатное расписание может быть в любой момент изменено соответствующим приказом руководителя компании.