Каждая компания должна составлять большое количество официальных локальных документов, на основании которых обеспечивается эффективное применение трудовых ресурсов. Эти документы нередко проверяются государственными учреждениями.

К таким документам относится и штатная расстановка, обладающая определенными отличиями от штатного расписания.

Что такое штатная расстановка

Штатная расстановка представлена специальной таблицей, при заполнении которой используются сведения из штатного расписания. Дополнительно в нее вносятся другие сведения, на основании которых значительно упрощается процесс изучения передвижения кадров в компании.

В этом документе непременно имеется следующая информация:

• число имеющихся в компании штатных единиц;
• список сотрудников предприятия;
• другие сведения, например, сотрудники по совместительству или принадлежность тех или иных работников к льготным категориям;
• информация о приеме на работу граждан, об их переводе, сокращении или увольнении.

Законодательное регулирование

Отсутствуют в законе точная форма штатной расстановки, а также нет точных правил ее ведения, но при этом во время формирования документа следует ориентироваться на положения п. 98-99 Приказа Ростехнадзора №372.

Что такое штатная расстановка и ее особенности? Смотрите видео:

В этом Приказе дополнительно указывается, кто именно в компании может заниматься составлением и ведением документации. Некоторые сведения содержатся в Приказе Минкультуры РФ №558.

Является ли документ обязательным

Наиболее часто в разных компаниях формируется только штатное расписание. В него включаются наименования всех имеющихся должностной с указанием числа работников, занимающих данные должности.

Расстановка же с самого начала составляется на основании ФИО сотрудников. Поэтому с ее помощью решается большее количество разных задач.

За счет этого документа выполняются следующие действия:

• рассчитывается, сколько вакантных мест имеется в компании;
• определяется текучка кадров на предприятии;
• выявляются должности, занимаемые совместителями;
• устанавливается количество пенсионеров, несовершеннолетних или инвалидов в штате фирмы.

Особенно значимой считается вилка окладов, что позволяет отслеживать правильность начисления разных надбавок.

Чем отличается от штатного расписания

Эти бумаги являются кадровыми документами, поэтому обладают многими схожими особенностями.

Но при этом имеются и некоторые значимые отличия:

• расписание является обязательным документом в любой организации, а вот расстановка может не применяться в компаниях;
• в расписании лишь указывается количество должностей в фирме, а вот в расстановке имеется расшифровка с фамилиями сотрудников;
• составляется расписание по форме Т-3, а для расстановки применяется каждой компанией произвольная форма.

Этапы проведения штатной расстановки. ppt-online.org

Расписание содержит ограниченное количество информации, поэтому с помощью данного документа невозможно получить максимум сведений.

Зачем формируется

Расстановка представлена информационным документом. Основной целью ее формирования выступает упрощение создания разных отчетов или отслеживание эффективности перемещения кадров.

Почему ставка НДС будет 20%? Узнаете здесь.

С помощью этого документа определяется текучка кадров, а также легко выявляется, кто из сотрудников относится к льготным категориям.

Примеры различий

Расписание утверждается на законодательном уровне, а также в него включается 10 обязательных пунктов. Основной целью документа выступает предоставление сведений о наименовании всех имеющихся должностей и окладов работников.

Расстановка содержит больше информации, поэтому обычно в ней имеется около 15 граф. В ней четко прописываются сведения о наемных специалистах, а также о найме граждан на работу, об их переводах или увольнениях.

Как правильно оформить штатную расстановку? Ответ в видео:

Имеется информация об инвалидах, беременных женщинах или несовершеннолетних работниках. На основании этого документа легко выявить граждан, работающих в компании по совместительству.

Какие включаются сведения

Данный по кадровый перечень составляется в виде таблицы. Для заполнения документа используются данные из штатного расписания.

Непременно в расстановку включаются сведения:

• список трудящихся в компании сотрудников;
• число штатных единиц в организации;
• размер зарплаты наемных специалистов;
• информация о льготных сотрудниках, к которым относятся подростки, инвалиды или беременные женщины;
• размер отпуска, который может быть не только ежегодным, но и дополнительным, оформляемым для льготных работников;
• информация о дате приема граждан на работу, об их переводах или прекращении трудовых отношений.

Заполняется документация в рукописном или электронном виде. При необходимости в нее легко вносятся нужные изменения. Образец штатной расстановки можно скачать ниже.

Кем подписывается и утверждается

Составлением данного документа обычно занимается работник кадровой службы, наделяемый соответствующими полномочиями приказом руководителя компании. Он обладает всеми необходимыми сведениями обо всех работниках предприятия, поэтому без сложностей может заполнять документацию.

Подписывается список обычно руководителем фирмы, но это не является обязательным моментом. Это обусловлено тем, что документ носит исключительно информационный характер, поэтому требуется для выполнения других задач, но не является обязательной документацией.

Что делать, если заболел в отпуске, можно ли оформить больничный? Подробности по ссылке.

Если же ведение этого документа необходимо на основании локальной внутренней документации фирмы, то на нем ставится подпись ответственно лица, главного бухгалтера и руководителя фирмы.

Чтобы расстановка обладала юридической силой, она утверждается приказом, издаваемым директором организации.

Срок хранения

В компании штатное расписание должно храниться не меньше трех лет. А вот расстановка должна находиться в архиве предприятия не меньше 75 лет. Это обусловлено тем, что в этот документ вносятся личные сведения о работниках фирмы.

Образец заполнения штатной расстановки. buhguru.com

Обычно в течение трех лет располагается документация непосредственно у работников кадровой службы, после чего переносится в архив.

Заключение

Штатная расстановка не является обязательным документом по законодательству РФ, но она часто применяется в разных компаниях. С ее помощью значительно упрощается процесс анализа эффективности применения трудовых ресурсов в компании.

Ее составлением занимается работник кадровой службы. Так как в нее вносятся личные данные о работниках, то храниться она должна не меньше 75 лет.

Добавьте FBM в избранные новости

Подпишитесь на срочные экономические новости @FBM_ru

Штатная расстановка: образец и бланк

В данном материале вы можете скачать образец и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.

Для чего нужна штатная расстановка

Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой. Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3.

В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности.

Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.

Ведение штатной расстановки

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки.

Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске.

С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Образец и бланк штатной расстановки

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы.

Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние).

На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

• Заполненный образец штатной расстановки может выглядеть так:
  
• Скачать заполненный образец штатной расстановки.
• Также вы можете бесплатно скачать бланк штатной расстановки (можете заполнить его самостоятельно).

Срок хранения штатной расстановки

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

Штатная расстановка: образец заполнения

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Штатное расписание — унифицированная форма Т-3 Посмотреть Скачать

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом.

За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв.

Постановлением Госкомстата РФ № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Какие сведения содержит документ:

• Перечень структурных подразделений.
• Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.
• Размер тарифной ставки (оклада) каждого.
• Дополнительные сведения или примечания.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

• отследить «текучесть» кадров;
• определить наличие вакантных мест;
• установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
• проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности.

Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них.

Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

• В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
• В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
• Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
• В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
• Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
• Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Образец штатной расстановки:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Есть ли отличия между понятиями “штатное расписание” и “штатная расстановка”?

• Понятия штатного расписания и штатной расстановки зачастую путают даже опытные сотрудники кадровой службы предприятия.
• При этом, несмотря на схожее внутреннее содержание, документы различаются по цели создания и необходимости наличия их в организации.
• Рассмотрим важные особенности этих документов и основные отличия их оформления.

Скрыть содержание

Что это такое?

• Штатное расписание – документ организационно-распорядительного характера, применяемый для фиксирования структуры организации, ее штатного состава и численности.
• Штатная расстановка фиксирует занятые штатные единицы с указанием ФИО сотрудников и вакантные должности, которые есть в организации.

Где в законе о них говорится?

Оба рассматриваемых документа зафиксированы в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций.

Штатное расписание также упоминается в Трудовом кодексе Российской Федерации в статьях 15 и 57, связанных с трудовыми отношениями и трудовым договором.

1. Статья 15 ТК РФ. Трудовые отношения
2. Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
3. Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.

Штатное расписание	Штатная расстановка
Оформление и работа с документом
Наличие унифицированной формы	Постановление Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму Т-3 для оформления штатного расписания.Хотя с 01.01.2013 года эта форма обязательной не является, большинство специалистов рекомендуют использовать именно ее для оформления документа	Унифицированной формы не существует. Обычно документ делают на основе формы Т-3, добавляя столбцы с ФИО сотрудником и конкретизируя информацию по окладам.
Утверждение документа	Приказ руководителя организации либо уполномоченного лица	Не обязательно. Документ можно вести только в электронном виде для более удобной работы с кадрами и формирования кадровых отчетов.Однако, если штатная расстановка входит в фиксированный локальными актами по документообороту список документов организации, то утверждать ее будет необходимо.
Внесение изменений	Приказ руководителя организации либо уполномоченного лица. В ряде случаев (сокращение штата, изменение окладов, переименование должностей) приказ о внесении изменений необходимо оформить не менее чем за два месяца до вступления изменений в силу.	По необходимости. В случае официального ведения документа потребуется приказ.
Период действия	Может быть утверждено на любой срок, но обычно его делают на год.	До приема/увольнения сотрудника. При любом изменении в кадровом составе штатная расстановка должна быть изменена.
Хранение документа	Постоянно	75 лет при условии официального ведения
Особенности содержания
Наименование должности и количество штатных единиц	Указывают общее количество единиц по каждой должности. Например, должность «уборщик служебных помещений», ей соответствует 3 штатные единицы.Наименование должности в штатном расписании должно соответствовать наименованию должности в квалификационном справочнике.	Показывают распределение должностей по конкретным работникам с указанием их ФИО. Например,Иванова Мария Сергеевна, уборщик служебных помещений, 1 шт.ед.Петрова Галина Яновна, уборщик служебных помещений, 1/2 шт.ед.Если по определенной должности работник отсутствует, то указывают вакансию.
Тарифная ставка	В рублях указывается месячная заработная плата по тарифной ставке или окладу по каждой должности.	Вносится информация по окладу/тарифной ставке каждого сотрудника.
Надбавки	По всем должностям указываются надбавки стимулирующего или компенсационного характера, регламентированные либо законодательством РФ, либо системой оплаты организации, закрепленной соответствующими документами.	По каждому сотруднику указывается его индивидуальный перечень надбавок. У разных сотрудников, даже имеющих одинаковые должности, надбавки могут быть разными.

Как правильно выбрать и в чем отличие?

Законодательно обязанность работодателя оформлять штатное расписание или штатную расстановку напрямую не прописана. Однако, в статье 57 Трудового кодекса указано, что в трудовой договор обязательно вносится информация о трудовой функции – работе по должности в соответствии со штатным расписанием.

Поэтому, если сотрудник принимается на определенную должность, то у работодателя должно присутствовать утвержденное штатное расписание. В противном случае происходит нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, в случае отсутствия штатного расписания работодатель не сможет подтвердить правомерность своих действий при сокращении работников.

Отсутствие в документообороте организации штатной расстановки нарушением не является и никаких негативных последствий не несет.

Штатное расписание является необходимым документом для организации и к его оформлению и хранению необходимо относиться ответственно. Штатная расстановка вводится по желанию и является удобным инструментом для работы с кадровым составом организации.

Что устанавливает штатное расписание: в чем отличие от расстановки?

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

• 8 (800) 700 95 53
• ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
• Это быстро и БЕСПЛАТНО!

  Штатное расписание: исключаем должность (образец)

Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.

Что это такое?

Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.

В частности, в расстановке отражаются следующие данные:

• количество штатных единиц с одновременным по фамильным списком работников;
• размер окладов и надбавок;
• дополнительные сведения, к примеру, совместительство либо же принадлежность сотрудника к льготной категории;
• сведения о приеме, переводе либо увольнении.

То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

• наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
• «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
• дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
• в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
• в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

• графа 1 «Наименование структурного подразделения»;
• графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
• графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
• в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
• в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
• графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
• графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
• графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Нормативная база

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.

Как сделать штатную расстановку

Предыдущие публикации:

· Как отразить в штатной расстановке совмещение должностей

• Если вы решили вести штатную расстановку, вам следует:
• 1) разработать её форму;
• 2) определить должностное лицо, ответственное за ведение штатной расстановки;
• 3) утвердить порядок ведения расстановки.

Разработать форму штатной расстановки – значит, продумать, какие сведения вы будете в неё вносить. Об этом мы уже говорили в предыдущих публикациях. Обязательными являются:

1. · наименование структурных подразделений и должностей (профессий, специальностей);
2. · фамилия, имя, отчество работника, замещающего должность (профессию, специальность);
3. · количество штатных единиц, которые замещает работник;
4. · размеры оклада (тарифной ставки), доплат и надбавок, установленных конкретному работнику.
5. Также на своё усмотрение можете добавлять любую информацию, которую посчитаете полезной, например:
6. · реквизиты приказов (распоряжений) о приёме, переводе работника;
7. · сведения о совмещении должностей;

· сведения о текущем статусе работника (находится в отпуске, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.);

· сведения о принадлежности работника к льготным категориям (инвалид, несовершеннолетний и др.);

· количество дней оплачиваемого отпуска;

· наличие почётного звания, учёной степени и т.п.

• Вести штатную расстановку может любое должностное лицо в зависимости от структуры и масштаба вашей организации:
• · специалист по кадрам;
• · секретарь;
• · бухгалтер по заработной плате;
• · юрисконсульт;
• · делопроизводитель;
• · экономист по труду;
• · табельщик

и т.д.

Главное, чтобы эта обязанность была закреплена в его должностной инструкции либо трудовом договоре. Если такой обязанности не было, а теперь вы решили её ввести, помните, что это квалифицируется как изменение трудовой функции. Варианты действий:

1) ведёте переговоры с работником о внесении дополнений в должностную инструкцию. Возможно, он согласится расширить перечень своих обязанностей без доплаты ????, в этом случае вы редактируете должностную инструкцию либо, если обязанности были указаны в трудовом договоре работника, оформляете дополнительное соглашение;

2) если должность работника, которого вы планируете для ведения штатной расстановки, в вашей организации в единственном экземпляре, то есть вам не придётся соблюдать правило «одинаковые должности – одинаковый оклад», вы можете повысить оклад, одновременно расширив должностные обязанности, т.е. вы действуете в рамках ст. 72 ТК РФ;

3) можете оформить новые обязанности как дополнительную работу. Для этого вам нужно будет ввести в штатное расписание новую штатную единицу – целую или дробную часть (0,25; 0,5; 0,75) в зависимости от объёма предполагаемых работ. Наименование должности можете выбрать сами.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37, обязанность по составлению штатного расписания закреплена за экономистом по труду. Он же осуществляет контроль за соблюдением штатной дисциплины, а это, собственно, и делается при помощи ведения штатной расстановки.

Далее действуете в соответствии со ст. 60.2 и 151 ТК РФ: договариваетесь с работником о размере доплаты и оформляете соглашение о выполнении дополнительной работы и приказ. Если работник будет выполнять работу по той же должности, это квалифицируется как увеличение объёма работ, если должность будет другая – совмещение должностей;

4) возможно, вам повезёт, и должность, за которой вы хотите закрепить новые обязанности, у вас вакантна. В этом случае утверждаете новую должностную инструкцию, и вновь принятый работник уже будет обязан вести штатную расстановку.

Далее вам следует утвердить порядок ведения штатной расстановки. На целое положение он не тянет, возможно, это будет инструкция либо специальный раздел в общем положении о кадровом документообороте, либо вы обойдётесь приказом, который, тем не менее, будет носить характер локального нормативного акта.

Главное, утвердить форму штатной расстановки, указать, что изменения вносятся на основании приказов по личному составу, описать, в каком виде будет вестись документ.

Вряд ли кому-то придёт в голову вести его в бумажном виде, безусловно, без электронной версии не обойтись, но иногда возникает необходимость зафиксировать текущую ситуацию, распечатав документ.

Установите периодичность такой фиксации, порядок заверения документа (кто имеет право подписывать распечатанную штатную расстановку), место хранения бумажных документов. Вам также придётся внести изменения в номенклатуру дел организации.

Напоминаю, что п. 74 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, установлен срок хранения штатных расстановок (штатно-списочного состава работников) 75 лет***.

Штатная расстановка — Главный бухгалтер

— Организация бизнеса — Кадры — Штатная расстановка – что это такое

Среди кадровых документов предприятия особое место в России занимают штатная расстановка и штатное расписание – каждому кадровику или руководителю следует знать отличия между этой документацией и принципы ведения.

Ведь в отношении данных документов действуют различные нормативы и требования законодательства.

И чтобы оформить штатную расстановку на 2021 год по всем правилам, лучше всего будет ознакомиться с образцом такого документа.

Штатная расстановка – что это такое

Под штатной расстановкой подразумевается документ, в котором хранятся персонифицированные сведения по сотрудникам, должностям, окладам и иным аспектам трудовой деятельности работников, важным для кадрового отдела, работодателя и бухгалтерии. При этом необходимо понимать, что данный документ составляется в свободной форме по решению самого работодателя и не является обязательным документом для осуществления предпринимательской деятельности и управления персоналом.

Никаких законодательных нормативов, которые регулировали бы вопросы правовой необходимости штатной расстановки, нет.

Таким образом, этот документ является вспомогательным, не проверяется контролирующими органами и используется работодателями только в своих внутренних целях, а значит – составляться может в какой угодно форме.

Штатная расстановка дает возможность работодателям отслеживать соответствие деятельности штата штатному расписанию, дает эффективные инструменты для ведения бухгалтерской отчетности и позволяет легко ориентироваться в штатной документации, касающейся вопросов трудоустройства и трудовых договоров. При этом так как единых нормативов для штатной расстановки в законодательстве не предусмотрено, этот документ также может называться штатным замещением или штатной книгой.

Отличия штатной расстановки от штатного расписания

Рассматривая существующие отличия штатной расстановки от штатного расписания, необходимо понимать, что это два абсолютно различных документа, каждый из которых имеет свои особенности и сферу применения.

Несмотря на то, что и расписание, и расстановка касаются кадровых вопросов организации и рассматривают управление персоналом, в большинстве аспектов они достаточно сильно отличаются – выразить эту разницу можно при помощи простой таблицы:

Штатная расстановка	Штатное расписание
Обязательность с точки зрения законодательства	Расстановка является внутренним документом и работодатель не обязан составлять ее в принципе.	Расписание относится к документации, которая в обязательном порядке должна присутствовать у любого субъекта хозяйствования, который имеет трудоустроенных работников.
Форма	Никакой установленной законодательно единой формы для штатной расстановки не предусмотрено.	Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, однако с 2013 года работодатели вправе разрабатывать и свои формы.
Характер информации о трудящихся	В штатной расстановке указываются сведения о конкретных сотрудниках с указанием их паспортных данных, а также приказов на основании которых они были приняты в штат.	Штатное расписание не содержит информации о конкретных работниках, а лишь о перечне должностей на предприятии и действующих окладах или тарифных ставках.
Сроки хранения	Как и другой внутренний документ, штатная расстановка должна храниться на предприятии в течение 75 лет с момента прекращения её ведения.	Законодательство предполагает сроки хранения штатного расписания в течение 3 лет.
Возможность дополнения	Штатную расстановку можно дополнить новыми должностями или сведениями о сотрудниках в любой момент.	Штатное расписание можно дополнить только при соблюдении соответствующих процессуальных мероприятий и издании приказа.
Актуальность сведений	В штатной расстановке указываются фактические показатели с учетом всех дополнительных надбавок и премий.	Штатное расписание предполагает указание лишь базовых величин окладов или тарифных ставок без учета дополнительных выплат.
Влияние на трудовую деятельность	Расстановка может влиять на трудовую деятельность лишь согласно внутренним нормативным документам предприятия.	На основании штатного расписания проводится подбор специалистов и влючение их в штат для занятия определенной должности.

Штатная расстановка на 2021 год – оформляем по всем правилам

• Многих кадровых специалистов интересует, как должна оформляться штатная расстановка на 2021 год, и как сделать это по всем правилам.
• Как таковых, конкретных нормативов оформления штатной расстановки нет, соответственно государственные органы не могут предполагать вынесение каких-либо санкций за нарушение порядка создания и ведения подобной документации.
• В то же время, для того, чтобы штатная расстановка была эффективным и удобным документом, следует придерживаться ряда рекомендаций:

• В штатной расстановке должны быть указаны не только должности трудящихся и количество рабочих мест – под каждое рабочее место должна быть вынесена отдельная строка с целью указания сведений о работнике, занимающем его.
• Штатную расстановку следует обязательно дополнять информацией про документы, касающиеся трудовых взаимоотношений, что впоследствии облегчит поиск приказов о приеме на работу или увольнении, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам.
• Штатная расстановка может вестись как в электронной, так и в бумажной форме – рекомендуется дублировать документацию во избежание ошибок и для упрощения доступа к ней работников, которым может потребоваться этот документ.
• В штатной расстановке стоит предусмотреть отдельные столбцы для указания обязательных надбавок или доплат, регулируемых законодательством или внутренними документами организации.
• Лучше всего, если предприятие будет иметь отдельный бланк штатной расстановки и конкретные правила по ее заполнению, принятые отдельным нормативным документом.

Штатная расстановка и все указанные в ней сведения могут считаться штатным расписанием, если содержат все необходимые для последнего документа данные. В таком случае, на штатную расстановку начинают распространяться все требования законодательства, но это может упростить ведение кадровой документации. (19 голос., 4,20