Документы

Утеря архивных документов

Утеря архивных документов

ЧТО ОТНОСЯТ К КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Каждой организации важно иметь полный пакет кадровой документации. Однако в законодательстве нет определения понятия «кадровые документы», также не установлен единый перечень таких документов.

Отчасти нас выручает Трудовой кодекс РФ и документы по организации архивной работы.

Например, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1] кадровые документы обозначены в разделах 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение», а в Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций[2] — в разделе 1.1 «Классификация документов по личному составу». Исходя из этого, можно структурировать документы по личному составу следующим образом (схема).

Утеря архивных документов

В любой организации обязательно должен быть определенный список документов. Этого требуют Трудовой кодекс, профильное законодательство, а также практика кадрового делопроизводства. Приведем примерный перечень кадровых документов:

• коллективный договор (ч. 1 ст. 8 ТК РФ, ст. 9 ТК РФ);

  • • штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
  • • ЛНА:
  • — ПВТР (ст. 189 ТК РФ);
  • — положение о персональных данных работников (ст. 86, 87 ТК РФ);
  • — положение об оплате труда и премировании, если этих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ);
  • — перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
  • — ЛНА, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
  • — должностные инструкции;
  • — положения о структурных подразделениях;
  • • трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним (ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ);
  • • приказы и распоряжения, регулирующие трудовые отношения с работниками;
  • • графики сменности (ст. 103 ТК РФ);
  • • графики работы;
  • • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

• табель учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ);

• трудовые книжки и книги по их учету (например, ч. 3 ст. 66, ст. 309 ТК РФ, п. 3 разд. I Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[3] (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек));

• личная карточка работника (п. 12, абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

Акт о неисправимых повреждениях документов. Образец и бланк 2023 года

Акт о неисправимых повреждениях документов составляется в случаях, когда важные бумаги физически пришли в негодность. Причем они сделали это раньше положенного для планомерного списания сроков.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о неисправимых повреждениях документов .xlsСкачать образец акта о неисправимых повреждениях документов .xls

Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.

Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.

И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.

Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.

Причины

Закон предусматривает несколько побуждающих мотивов для того, чтобы процедура признания повреждения документов неисправимыми прошла успешно:

  • Износ бумаги, естественное старение. Многие документы по личному составу обязательно должны храниться 75 лет. За такой длительный срок бумага может сгнить (истлеть, износиться и т.д.). Особенно если в помещении для хранения была повышенная влажность и исходная целлюлоза была не высокого качества. То же касается и аудио-, видеозаписей. Хотя для них эта причина менее актуальна. Условия хранения для бумаги и пергамента прописаны в ГОСТ 50-2002. Однако не всегда для их соблюдения есть возможности в реальных условиях.
  • Аварии на технических коммуникациях. Текст на бумаге может быть размыт потоками воды из прорванных труб, повышением температуры и проч. Такая причина тоже распространена. Ни одна компания (в том числе архив) не может быть застрахована от подобных ситуаций.
  • В результате катастроф: пожаров, затоплений, ураганов и проч. Стихийные бедствия могут наносить повреждения не только здоровью и имуществу, но и документации.

В последнем случае понадобится плотное взаимодействие с пожарным надзором, специалистами МЧС, следственными органами. Вид и способ взаимодействия будут зависеть от конкретных условий. Эти службы должны будут выдать справку о том, что катастрофа (возгорание, затопление, другая чрезвычайная ситуация) действительно была и привела к обнаруженным последствиям.

Внимание! В любом случае важно отразить тот факт, что бумаги пришли в негодность не под влиянием умышленного человеческого воздействия, иначе провинившийся должен понести заслуженное наказание.

Составные части акта

Документ удобнее заполнять в электронном виде, позже проставляя подписи, особенно если требуется описать много единиц документов с неисправимыми повреждениями. Прежде всего, заполняется шапка акта о неисправимом повреждении документов.

Для этого в самом верху листа с левой стороны прописывается название той организации, чьи документы «вышли из строя». Чуть ниже – название и номер самого акта с датой составления.
Утеря архивных документов
Всю левую верхнюю часть оставляют для дальнейшего утверждения руководителем организации. Он должен оставить свою подпись. Также здесь указываются его должность и дата, свидетельствующие о согласии с содержанием акта.

Если дело касается архивных документов и учреждение является архивом, то в правой верхней части должна содержаться информация о номере и названии фонда, из которого изымаются поврежденные документы.

Для того чтобы верно заполнить акт, нужно также иметь данные относительно:

  • Порядкового номера записи.
  • Номера описи.
  • Количества единиц хранения, которые занимает утраченный документ.
  • Количества листов в утраченной бумаге. Если это аудиозапись, то указываются время звучания, видеозапись (пленочная), ее метраж и прочие доступные для восстановления параметры.
  • Заголовка, который был у поврежденных единиц хранения. Эту информацию можно восстанавливать из документов других учреждений, контролирующих организаций, сохранившихся регистров и т.д.
  • Крайних дат. Имеются в виду числа, которые были указаны в документах с неисправимыми повреждениями. Эта информация необходима для фиксации времени их официального действия.
  • Сущности и причин повреждения бумаг.

Все эти данные для удобства помещаются в компактную таблицу. Продолжительность ее определяется перечнем бумаг с неисправимыми повреждениями. Чем больше наименований, тем длиннее таблица и продолжительнее получается акт. Он может располагаться как на одной, так и на двух или трех страницах.

На эту характеристику нет ограничений.
Утеря архивных документов
В самом конце таблицы отдельной графой прописывается, сколько всего единиц хранения повреждено и неисправимо. Ниже отдельно оставлено место для указания причин, которые повлекли повреждения (хотя в последнем столбике таблицы эта информация прописывается для каждой заполненной строки). При заполнении желательно, чтобы не оставалось пустых граф. Если это произошло, то нужно их перечеркнуть.

Исправления

Если в акте допущены и замечены какие-либо ошибки, то можно их исправить. Неверная информация зачеркивается одной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), рядом подписываются верные данные. И как можно ближе к ним должны располагаться подписи всех участников составления и заверения акта. Например, генерального директора и архивиста.

Кем принята эта форма акта

Ранее акт о неисправимых повреждениях был единственной формой, которая рекомендовалась к использованию в Архивном фонде, муниципальных и гос. архивах, библиотеках, муниципальных музеях, в Российской академии наук. Она была утверждена Распоряжением №19 Министерства культуры от 18 января 2007 года и была его первым приложением.

Скачать документна сайте Ассистентус

Как оформить утрату, порчу документов (часть 1)

В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей). Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив? В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.

Читайте также:  Архив документов при ликвидации организации

В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.

Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:

  • чрезвычайные обстоятельства: пожар, прорыв труб (залив документов), кража (взлом);
  • неудовлетворительная система хранения и учета документов;
  • невозврат документов из временного пользования;
  • утрата документов по причине халатности.

При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета.

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.

2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:

  • акт о неисправимых повреждениях архивных документов и
  • акт об утрате документов.

Причины утраты документов

Чрезвычайные обстоятельства

Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив.

Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.

Кража документов.

Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1: помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации.

Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы. Существуют также следующие меры предосторожности:

  • в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
  • научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
  • рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.

Неудовлетворительная система хранения документов

К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.

https://www.youtube.com/watch?v=ITkaKlW4wGc\u0026pp=ygUw0KPRgtC10YDRjyDQsNGA0YXQuNCy0L3Ri9GFINC00L7QutGD0LzQtdC90YLQvtCy

Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:

Фрагмент документа

Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.

Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.

Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).

Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения.

Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным.

Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.

Невозврат документов из временного пользования

Документы могут быть выданы из хранилища по запросу (внешнему или внутреннему пользователю) и потом возвращены обратно. Правилами установлено, что выдача документов из архивохранилища:

  • регистрируется в Книге выдачи дел и 
  • оформляется:
    • заказом (служебной запиской) на выдачу дел внутреннему пользователю,
    • а при выдаче сторонней организации – актом о выдаче дел во временное пользование.

Правилами определен срок выдачи документов – 1 месяц….

Как восстановить документы: порядок действий, возможные проблемы и штрафы

Причем не только данные (например, бухгалтерскую базу), но и сами оригиналы. Игнорирование этого процесса приведет к штрафам от ФНС, трудинспекции и других проверяющих.

Хранение документов

Все сделки и хозяйственные операции должны быть надлежащим образом задокументированы. Формы и содержание документов, за некоторым исключением, определяются руководителем компании. При этом существует обязательный минимум реквизитов, которые обязательно должны быть в каждом первичном документе:

  • наименование и дата составления документа;
  • информация о компании (предпринимателе);
  • данные о совершенной операции или сделке;
  • количественные характеристики операции, в том числе стоимостная оценка;
  • должности сотрудников, которые ответственны за совершение сделки;
  • подписи и фамилии должностных лиц.

Компании и предприниматели обязаны хранить учетные и иные документы, которые использовались для бухгалтерского и налогового учета, минимум пять лет после отчетного периода.

https://www.youtube.com/watch?v=ITkaKlW4wGc\u0026pp=YAHIAQE%3D

В зависимости от особенностей ведения учета конкретной компанией или предпринимателем, к подобным документам относятся:

  1. первичные учетные документы (акты, накладные и прочие);
  2. кадровые документы;
  3. регистры бухгалтерского и налогового учета;
  4. финансовая отчетность, включая аудиторские заключения;
  5. учетная политика, применяемая компанией.

Минимальные сроки хранения документов и иной информации могут устанавливаться как бухгалтерским, так и налоговым законодательством. Общий срок хранения документации, используемой для расчета налогов составляет пять лет, при этом для отдельных случаев (например, перенос убытком прошлых лет) срок может быть иным.

Поэтому после использования документов, необходимо заранее определить срок их хранения. После истечения этого срока — проводить периодические ревизии, в ходе которых оценивать необходимость хранения отдельных документов или данных о сделках.

Хранить документы необходимо в той форме, в которой они составлены. Переводить бумажные документы в электронный формат (оцифровывать) можно, но хранить бумажную версию все равно надо.

По электронным документам потребуется хранение в том числе данных для подтверждения подлинности электронной подписи, использованной в подобных документах.

Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документации, а также — их защиту от изменений и подделки. За сохранность и передачу документов отвечает главный бухгалтер, а за организацию их хранения — руководитель компании. При смене должностных лиц необходимо организовать официальную передачу документов. Правила подобной передачи компания устанавливает самостоятельно.

Безопасное хранение документов, защита от кражи и других ЧП доступно клиентам Делис Архив. Мы сохранить бумажные документы,а по вашему желанию оцифруем их и создадим электронный архив, к которому вас будет доступ в любое удобное время.

Заказать сканирование и пользоваться электронным архивом целый год бесплатно

Утрата документов

При выявлении пропажи или утраты первичных документов, руководитель компании должен приказом назначить комиссию по расследования причин утраты документации. Созданная комиссия выявляет причину потери документов, утраты в результате чрезвычайного происшествия, кражи и т. д., и документально ее подтверждает.

Например, если информация была уничтожена во время пожара, этот факт подтверждается справкой органов противопожарной службы. Если имело место коммунальная авария, то она подтверждается документами от коммунальных служб.

Кроме выявления причин, комиссия должна провести инвентаризацию недостающих документов. Ревизия необходима для последующего восстановления информации.

Данные о причинах потери и опись утраченных документов фиксируются специальным актом, утверждаемым руководителем компании. Подтверждающие документы (справки, описи, объяснительные и т. п.

) прикладываются к акту, составленному комиссией.

Читайте также:  Расчет средней численности для усн

Комиссия должна также определить виновных (если это, к примеру, сотрудники компании), варианты и сроки восстановления документов, ответственных лиц.

Следующий шаг — информирование налоговой инспекции о потере документов. Налоговое законодательство не обязывает компанию сообщать об утрате документов, однако это выгодно самой организации, особенно если в этот момент проходит камеральная или иная проверка.

Кроме того, в период восстановления организация может получить требование о предоставлении пояснений или документов, например, к декларации по НДС или УСН. Если заранее заявить об утрате данных, то у инспекции не возникнет подозрения, что документы пропали в такой неподходящий момент — при получении требования.

Для информирования налоговой службы организация и предприниматель должны обратиться в инспекцию по месту учета с соответствующим заявлением, составленным в произвольной форме.

К заявлению следует приложить подтверждение причины утраты документов, копию акта комиссии.

Направление в ИФНС заявления не освобождает от обязанности восстановить утраченные документы, это потребуется в любом случае.

Восстановление документов

Начать процесс восстановления можно с банковских выписок. На основе этих данных вы получите перечень контрагентов, с которыми проводились безналичные расчеты.

Каждому из контрагентов необходимо направить официальный запрос с просьбой прислать копии первичных документов, которые оформлялись в рамках договора (запрашивать стоит документ с указанием конкретного периода и отсылки к договору).

Дополнительно необходимо сформировать и направить контрагентам акты сверки расчетов. Это поможет выявить договоры и сделки, которые по каким-либо причинам не отразились в банковских документах, например, если по какой-то поставке еще не проходила оплата.

https://www.youtube.com/watch?v=SsQv36l-O7g\u0026pp=ygUw0KPRgtC10YDRjyDQsNGA0YXQuNCy0L3Ri9GFINC00L7QutGD0LzQtdC90YLQvtCy

При получении от партнеров документов, необходимо начать процесс восстановления регистров по расчетным счетам: формировать обороты за несколько периодов и сальдо на отчетную дату. После получения всех актов сверки у вас будет полная информация о расчетах с контрагентами.

Данные по наличным расчетам можно получить через ОФД, если вы используете онлайн-кассу. Если речь идет о расчетах с сотрудниками: выплата зарплаты, выдача подотчет и т. п., то восстановить такие сведения будет сложнее. Можно попробовать запросить у работников сохранившиеся расчетные листки, проверить служебную переписку, где обсуждались вопросы командировок и т. д.

Проще восстановить нужные документы, если организация создавала электронный архив. Его данные не всегда могут быть юридически значимыми (например, отсканированные трудовые договоры), зато можно будет переподписать их в электронном виде или распечатать дубликаты и заверить личными подписями.

Особый подход к хранению кадровых документов: подготовка к архивному хранению, формирование личных дел, защита персональных данных, оцифровка документов, выдача справок по запросу государственных органов или сотрудников. Доверьте работу с кадровыми документами опытным специалистам Делис Архив.

Оставьте заявку и мы рассчитаем стоимость услуги

Восстановить документы по бывшим сотрудникам намного труднее.

Если удастся с ними связаться, действия будут такими же, как описано выше — запрос документов, которые есть на руках (расчетные листки, трудовые договоры, соглашения, трудовые книжки и т. п.), а потом — переподписание.

Если контакта не будет, остается только использовать цифровые копии или распечатывать их, заверять печатью и подписью ответственного лица компании и делать отсылку к акту комиссии.

Запросить сведения о работе (те, которые ранее сдавались по формам СЗВ-ТД) можно в Пенсионном фонде. Также, если отчетность сдавалась в бумажном виде, можно попробовать запросить копии отчетов (6-НДФЛ, РСВ) в налоговой службе, 4-ФСС — в Фонде социального страхования, СЗВ-М — в ПФР и так далее. Если отчеты сдавались электронно, то доступ к ним у компании сохранится через оператора ЭДО.

По материальным ценностям — основные средства, ТМЦ, капитальные вложения — необходимо провести внеплановую инвентаризацию.

По рассчитываемым суммам (например, амортизации) потребуется создать комиссию для определения СПИ и степени износа основных средств и иных объектов. На основании этой информации вы сможете рассчитать накопленную амортизацию.

Документы о приобретении ОС и других ТМЦ можно будет получить через контрагентов.

Необходимо проверить и собрать информацию из открытых источников. Например, финансовую отчетность можно получить из государственного информационного ресурса бухгалтерской отчетности (ГИР БО).

Важнейший шаг при восстановлении документов — запрос сверки и информации с налоговым органом. ИФНС обязана по запросу предоставить справки о состоянии расчетов с бюджетом и об исполнении обязанности по уплате налоговых платежей. Также инспекторы могут прислать информацию из ЕГРЮЛ и справку о ваших открытых расчетных счетах.

На основании восстановленной документации и полученных сведений организация должна заново сформировать остатки и обороты по бухгалтерскому и налоговому учету.

Далее необходимо сформировать отчетность и рассчитать налоговые обязательства. Если показатели совпадут с полученными данными из ФНС, ПФР и ФСС, то документы восстановлены в полном объеме.

Если будут расхождения, то потребуется либо продолжать восстановление документов, либо подавать уточненные декларации и в дальнейшем рассчитывать платежи в бюджет на основании восстановленных данных по доходам и расходам.

Штрафы за отсутствие документов

За нарушение правил работы с первичными документами установлена ответственность. Налоговый кодекс предусматривает следующие штрафы:

  • за отсутствие документов, если это не привело к занижению налоговой базы — 10 тысяч рублей;
  • если нарушения касаются двух и более налоговых периодов — 30 тысяч рублей;
  • если из-за отсутствия документации была занижена налоговая база — 20% от суммы недоимки, но не менее 40 тысяч рублей.

Дополнительно для должностных лиц, ответственных за учет и контроль документации, установлены штрафы от 5 до 10 тысяч рублей при первом нарушении и от 10 до 20 тысяч — при повторных ошибках. При установлении наказания не играет роли общее количество утраченных документов, имеет значения только последствия этой ситуации.

https://www.youtube.com/watch?v=SsQv36l-O7g\u0026pp=YAHIAQE%3D

Отсутствие документов может привести к более значительным штрафным санкциям. Если у налогоплательщика будут отсутствовать документы, подтверждающие принятие к учету товаров (работ, услуг), то при налоговой проверки может быть отказано в праве на вычет «входного» НДС.

Негативные последствия ждут также расходы по налогу на прибыль. Если у компании не будет соответствующих документов, то затраты не получится признать для целей налогового учета.

Статья 5.27 КоАП обещает работодателю, у которого отсутствуют кадровые документы следующие штрафы:

  • юрлицо — 30 000 — 50 000 рублей;
  • должностное лицо (или ИП) — 1 000 — 5 000 рублей.

Чтобы утрата документов не стала еще большей проблемой

Если инспекция запрашивает документы, а их у фирмы нет, ей придется доказывать проверяющим, что бумаги действительно утрачены, например, сгорели при пожаре или промокли при затоплении помещения.

Это нужно сделать так, чтобы инспекция не заподозрила, что факта гибели документов как такового не было, а фирма прикрывает этим какое-то свое нарушение. Кроме того, утраченные документы нужно восстановить.

Как это правильно сделать, читайте в статье.

Каковы причины, по которым фирма может лишиться документации? Как правило, это происходит из-за пожара, затопления или кражи. Отсюда и как минимум 3 инстанции, которые могут подтвердить факт события: МЧС, коммунальные службы, полиция. К ним и обращаются за информацией в первую очередь.

Если документы во время происшествия находились на территории фирмы, и это подтверждается, подозрения у проверяющих не возникают.

Если же выяснится, что документов на территории фирмы в момент аварии не было, или, к примеру, архив находится по другому адресу, или полиция не подтверждает факт кражи, так как о нем никаких заявлений от «пострадавшей» компании не поступало,то проверять будут дольше и тщательнее.

Например, в результате может выясниться, что пожар в арендуемом помещении действительно был, и документы сгорели, но это другая фирмы, которая имеет то же название, но другой ИНН (см. Постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).

Или в процессе проверки факта затопления помещения может выясниться, что в теплоснабжающую организацию о прорыве водопровода фирма не заявляла, и более того, он в момент «аварии» находился на консервации, то есть без воды.

Не помогут и ссылки на то, что полицейские после проверки не вернули часть документов, если у них окажется расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объеме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).

Также проверяющие могут обратиться к контрагентам компании, которые должны подтвердить, что она обращалась к ним за копиями утраченных бумаг.

Чтобы обезопасить себя от негативных последствий, к которым может привести отсутствие первички, нужно тщательно задокументировать факт ее утраты. Если утрата документов плохо задокументирована, ссылаться на нее нельзя.

Как задокументировать утрату документов

Если на фирме произошло событие, которое привело к утрате документов, первое, что нужно сделать, — это издать приказ директора о создании комиссии, которая будет расследовать причины утраты вместе с компетентными органами (п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

Без участия МЧС, полиции и других уполномоченных госорганов причины утраты документов не будут считаться документально подтвержденными.

Например, если документы пришли в негодность из-за прорыва трубы, в качестве доказательства нужно представить договоры и акты выполненных работ по аварийному ремонту системы отопления (см.

постановление АС Северо-Кавказского округа от 13 сентября 2016 г. № А53-19924/2015).

Если утрата документов связана с погодными условиями, то также понадобится справка от метеослужбы или постановление местных властей о введении режима ЧС и мерах ликвидации его последствий (с приложением договоров и актов выполненных работ).

Читайте также:  Изменение штатного расписания декретная ставка

По итогам расследования комиссия составит акт. В нем нужно отразить:

  • в каких условиях работала комиссия;
  • по какому адресу комиссия проводила осмотр и почему именно здесь (указать документы: приказ, в котором прописан адрес архива фирмы, регламент передачи документов и т. п.);
  • порядок определения перечня утраченных документов (к примеру, сопоставление со списком переданных в архив документов, со сведениями на электронных носителях, выписками банка и др.);
  • причины, по которым документы невозможно восстановить и др.

Затем комиссия составляет опись утраченных документов и акт об их утилизации.

Налоговикам об утрате документов нужно направить уведомление своевременно — максимум в течение недели после происшествия, чтобы не было лишних подозрений (см. постановление АС Уральского округа от 22 декабря 2015 г. № А60-10762/2015).

Также в дальнейшем им нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.

Как восстанавливать документы

К кому следует обратиться за помощью в восстановлении документов?

  1. У налоговой инспекции запросите копии бухгалтерской и налоговой отчетности. Станет ясен объем операций, который придется подтверждать.
  2. У банка запросите выписки по расчетному счету, чтобы определить круг контрагентов и составить перечень нужных документов.
  3. У контрагентов попросите заверенные дубликаты первичных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с вашей фирмой. Они необходимы для восстановления бухгалтерского и налогового учета. Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт.

Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.) (см. постановление Восьмого ААС от 29 апреля 2015 г. № А75-8580/2014). Не забудьте назначить ответственное лицо.

  1. Помочь восстановить учет может аудиторская фирма. На основе восстановленной документации нужно заново сформировать регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность.

Уведомить инспекцию

О том, что работы по восстановлению утраченных документов прекращены, директор должен уведомить налоговую инспекцию путем направления акта комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).

Очень важно правильно оформить все документы. В этом случае проверяющие «закроют глаза» на технические ошибки, которые неизбежны в процессе восстановления документов (постановление АС Северо-Кавказского округа от 10 ноября 2019 г. № А53-39817/2018).

Как подтвердить стаж работы, если не сохранились документы

Сегодня нередки случаи, когда люди, выходящие на пенсию по старости, сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы. Что необходимо предпринять,  если Вы столкнулись с данной проблемой.

Суть проблемы

До 1990 г. процедура получения  необходимых для начисления пенсии сведений была проста и понятна. Человек  обращался в архив или отдел кадров предприятия, на котором работал, и быстро получал исчерпывающую информацию.

После начавшегося в 90-х годах процесса приватизации, ликвидации государственных предприятий, появления коммерческих структур, процесс получения справок усложнился, так как документы зачастую оказывались утраченными.

К сожалению, многие руководители  не осознавали важности сохранения документов по личному составу.

Между тем документы по личному составу содержат важную информацию для назначения пенсии работнику, подтверждают стаж его работы, размер заработной платы работника, должность (если речь идет о профессиональных категориях граждан, имеющих право на досрочную пенсию).

Как подтвердить стаж работы до 1 января 1998 года

По пенсионному законодательству основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору до 01.01.1998 г. (до регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования), является трудовая книжка установленного образца. И если все записи в ней оформлены правильно, то обычно никаких проблем не возникает.

  • При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, если в  ней содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются:
  • — письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений;
  • — трудовые книжки колхозников;
  • —  справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
  • —  выписки из приказов;
  • — лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием (землетрясением, наводнением, ураганом, пожаром и тому подобными причинами) и восстановить их невозможно, подтвердить факт работы гражданина до 01.01.1998 года,  можно на основании показаний двух и более свидетелей.  

При утрате документов о работе из-за небрежного хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин не по вине работника, периоды работы устанавливаются на основании показаний двух и более свидетелей, знающих этого работника по совместной работе у одного работодателя и располагающих документами о своей работе за время, в отношении которого они подтверждают работу гражданина. Характер работы показаниями свидетелей не подтверждается!

При этом продолжительность стажа, установленного на основании свидетельских показаний, не может превышать половины страхового стажа, требуемого для назначения страховой пенсии.

Так для назначения страховой пенсии по старости на общих основаниях  в 2019 году требуется страховой стаж не менее 10 лет. Соответственно, по свидетельским показаниям можно подтвердить не более 5 лет страхового стажа.

В качестве примера рассмотрим следующую жизненную ситуацию:

Вопрос: Как можно подтвердить стаж работы в совхозе с 1985 по 1997 годы, если  трудовая книжка утеряна. Совхоз ликвидирован в начале 2000-х годов, в архив документы не сдавались.

Ответ: Если документы по личному составу и книги по начислению заработной платы совхоза в архивном учреждении не сохранились, период работы в совхозе можно подтвердить свидетельскими показаниями двух и более коллег, которые совместно работали с ним в этом совхозе в период с 1985 по 1997 годы. При этом факт работы свидетелей должен быть подтвержден документально, в том числе трудовыми книжками. При этом территориальный орган ПФР запрашивает сведения об отсутствии (наличии) на хранении документов совхоза в архивном учреждении или в архивном отделе муниципального образования.

Ответственность за утрату кадровых документов работников, аналитика судебной практики

Действующее законодательство Российской Федерации предусматривает, что организации, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе, документов по личному составу, в течение сроков их хранения (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно ст. 27 вышеупомянутого Федерального закона, юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

2. Административная ответственность юридического и должностного лица за неисполнение обязательства по обеспечению сохранности архивных документов

ст. 13.20 КоАП РФ – «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан в размере от 100 до 300 рублей;
  • на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Судебная практика по ст. 13.20. КоАП РФ:

1. Так, Старостина О.В., являлась председателем ликвидационной комиссии ОАО «Птицефабрика «Нолинская», а в период осуществления указанным должностным лицом руководства и контроля за деятельностью ликвидируемого общества была выявлена утрата архивных документов. Судом было установлено, что Старостина О.В.

совершила административное правонарушение, предусмотренное статьей 13.

20 КоАП РФ, а именно: нарушила правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, так как было выявлено, что при сдаче дел по личному составу ОАО «Птицефабрика «Нолинская» в отдел по делам архивов министерства культуры Кировской области (далее – отдел по делам архивов) поступили описи дел по личному составу за 1965-2014 гг. в количестве 285 ед. хр., но при этом часть документов по личному составу отсутствовала – приказы по личному составу, личные карточки работников, т.е. были утеряны (в здании ликвидируемого общества не обнаружены).

Суд указал, что утрата указанных документов создает невозможность получения и использования необходимой информации, полученной на их основе, государственным органам, органам местного самоуправления либо иным юридическим или физическим лицам, обращающимся к данным документам на законных основаниях.