Ведение штатного расписания на предприятии очень удобно. В любой момент можно узнать, ставок единиц всего, сколько занято и сколько требуется. Так же штатное расписание используется в кадровых документах для приема и перевода работников на конкретные штатные единицы.

Рассмотрим пошаговую инструкцию где найти и как создать новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП, как внести изменение в уже существующий документ и как изменить оклад сотрудника.

Предварительная настройка 1С ЗУП

Первым делом, чтобы включить рассматриваемый нами функционал, нужно произвести некоторые настройки. Они находятся в меню «Настройка» — «Кадровый учет».

В появившемся окне перейдите по гиперссылке «Настройка штатного расписания». Перед вами отобразится форма, где первым делом нужно установить флаг на пункте «Ведется штатное расписание». Так же в данной форме вы можете установить автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию, включить ведение истории и многое другое.

Утверждение штатного расписания

Найти штатное расписание в 1С ЗУП можно в меню «Кадры». Первым делом его необходимо утвердить. Производится это одноименным документом.

В том случае, когда утверждение не было произведено ранее, для вас будет доступно утверждение штатного расписания. В данном случае этот документ уже создавался, и мы переходим по гиперссылке «Утвердить новое штатное расписание».

Перед вами отобразится форма нового документа. В его шапке укажите организацию, подразделение и месяц, с которого данное штатное расписание вступит в силу.

Так как ранее у нас уже были утверждены две штатные позиции, табличная часть документа заполнилась автоматически. В случае создание первого утверждения, вам необходимо добавить все необходимые позиции.

При добавлении позиций, так же как и при двойном нажатии левой кнопкой мыши на уже созданную, откроется ее карточка. В ней вам необходимо указать подразделение и должность. Наименование сформируется автоматически и при желании его можно изменить. Так же здесь задается количество единиц и график работы. В нашем случае это пятидневка.

На закладке «Оплата труда» указывается разряд (если ведение функция ведения по разрядам была включена в произведенной ранее настройке программы). В табличной части перечислятся все виды оплат, применяемых для данной позиции штатного расписания. В нашем случае у директора только оплата по окладу в размере 70 тысяч рублей.

Обратите внимание, что строка с оплатой выделена синим цветом и в комментарии указан текст «Увеличен оклад (+ 5 000);». Это означает то, что ранее данная позиция ШР уже была утверждена с меньшей суммой. При создании новой позиции такого у вас не появится, и строка будет привычного черного цвета.

На вкладке «Дополнительно» можно указать условия приема на работу и ее характер, а так же задать отпуска.

После внесения всех необходимых данных в создаваемую позицию штатного расписания, нажмите на кнопку «ОК». Она появится в документе «Утверждение штатного расписания».

Добавьте в документ аналогичным образом все позиции и проведите его. Так же из данного документа по кнопке «Печать» можно сформировать приказ об утверждение штатного расписания и форму Т-3.

Теперь, вернувшись в само штатное расписание, вы увидите в списке все введенные вами единицы с указанием даты утверждения. Так же здесь вам доступен просмотр документов, утвердивших и изменивших штатное расписание, а так же создание данных документов. Для печали отчетности воспользуйтесь меню «Печать».

В справочнике должностей так же будут отображаться данные из штатного расписания (колонки «Введена» и «Дата ввода»). Так же эти данные будут отображаться и в самой карточке должности.

Изменения оклада и плановых начислений

Бывают случаи, когда при создании утверждения штатного расписания была допущена ошибка, либо нужно изменить начисления для какой-то позиции. Все подобные действия можно совершить в ранее созданном документе утверждения.

На форме штатного расписания перейдите по ссылке «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание».

В открывшемся документе внесите все необходимые изменения и проведите его. Также отсюда можно создать изменение плановых начислений по одноименной кнопке.

В результате создастся новый документ, где указывается, каким сотрудникам какие начисления были назначены. Дата вступления в силу данных начислений указывается в шапке документа.

Как внести изменения в штатное расписание в 1С ЗУП

Для внесения локальных изменений в существующее штатное расписание (которые не сильно затрагивают структуру предприятия) в 1С ЗУП 3.1 предназначен документ «Изменения штатного расписания». Найти его можно как из меню «Кадры», так и из формы списка штатного расписания. Во втором случае достаточно перейти по гиперссылке «Изменить текущее штатное расписание».

• Принцип заполнения данного документа описывать мы не будем, так как он аналогичен заполнению утверждения штатного расписания.

Отчетность

В данной программе существует множество различных типовых отчетов по штатному расписанию. Они расположены в меню «Кадры» — «Кадровые отчеты».

Перед вами откроется форма, откуда можно сформировать множество отчетов по кадровому учету. Все нужные нам отчеты в рамках данной задачи находятся в разделе «Штатное расписание».

Изменение штатного расписания: порядок действий при увеличении оклада, переименовании, сокращении и введении новых должностей, образцы приказов

Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание.

Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства.

В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.

Штатное расписание — основа деятельности предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников — эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.

https://www.youtube.com/watch?v=-y5USWenHjU\u0026pp=ygVV0KHRgNC-0LrQuCDQstC90LXRgdC10L3QuNGPINC40LfQvNC10L3QtdC90LjQuSDQsiDRiNGC0LDRgtC90L7QtSDRgNCw0YHQv9C40YHQsNC90LjQtQ%3D%3D

Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.

Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.

На каких основаниях изменяют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:

1. Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
2. Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
3. Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
4. Повышение или понижение фонда заработной платы.
5. Реорганизационные процессы на предприятии.
6. Корректировка наименований должностей.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Стандартная форма штатного расписания применяется как на частных, так и на государственных предприятиях

Существуют ли исключения и ограничения по закону

Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все.

Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность.

Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Увеличение и уменьшение оклада

Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:

1. Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
2. Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
3. Точная дата внесения изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований.

Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт.

Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

Изменения в оплате труда вносятся в штатное расписание посредством приказа

В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами. Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.

Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением.

Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд.

Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей

В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия. С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие — среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.

https://www.youtube.com/watch?v=-y5USWenHjU\u0026pp=YAHIAQE%3D

В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:

1. Список сокращаемых должностей.
2. Точная дата сокращения.

Сокращению могут подвергаться как отдельные должности, так и целые отделы

Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.

При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).

Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Видео: консультация юриста об увольнении по сокращению; категории лиц, которых не могут сократить

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:

1. Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
2. Точная дата вступление изменений в силу.

В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.

Если контроль за исполнением приказа возлагается на конкретных сотрудников, они расписываются в том, что ознакомлены с ним

Порядок действий при переименовании должности

Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».

Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.

В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует.

Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ.

Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Иногда переименование должности входит в целую группу измениений штатного расписания, все их можно ввести одним приказом

Методика внесения изменений в штатное расписание

Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.

Правила составления приказа

Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.

На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть — законное основание и причина, вторая — конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.

https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026pp=ygVV0KHRgNC-0LrQuCDQstC90LXRgdC10L3QuNGPINC40LfQvNC10L3QtdC90LjQuSDQsiDRiNGC0LDRgtC90L7QtSDRgNCw0YHQv9C40YHQsNC90LjQtQ%3D%3D

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудников

Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.

Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.

В каких случаях нужно утверждение нового расписания

При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.

Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.

Если изменения в штатном расписание глобальные, проще упразднить старый и составить новый документ

Обоснование изменений: служебная записка

Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.

Форма составления и заполнения служебной записки произвольная

Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника. Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки.

В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы.

Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг — подачу иска в суд.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер.

Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы.

Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.

• Илья Лаптев
• Распечатать

Внесение изменений в штатное расписание

Татьяна Вепрева, Юрист

В штатном расписании указывают ключевые параметры работы предприятия: численность штата, названия должностей, размеры зарплат и надбавок, рабочие часы и многое другое. Поэтому любые нововведения в трудовом порядке сопровождаются внесением изменений в штатное расписание. 

В материале расскажем, как изменить штатное расписание, в каких случаях это можно делать и какой порядок нужно соблюдать.

hidden>

Изменения в штатное расписание вносятся по разным причинам. Например:

• введение новой должности;
• исключение каких-то позиций из списка должностей;
• сокращение штата;
• изменение размера зарплаты и надбавок.

Как происходит изменение штатного расписания в разных случаях

hidden>

Порядок действий зависит от оснований. Вот главные:

Причина Как внести изменения в штатное расписание

Появление новых подразделений и должностей	Нужно издать приказ. В нем указать: дату, с которой изменения вступят в силу; названия новых отделов, филиалов, должностей; количество новых объектов; размер окладной части, надбавок и других показателей.
Исключение должностей и отделов	Аналогично предыдущему пункту, издают в приказ, в котором прописывают: дату наступления изменений; названия исключаемых должностей; их количество.
Увольнения в связи с сокращениями	Сотрудников предупреждают об увольнениях за 2 месяца. Предлагают занять на новые должности или перевод. Издают приказ о новом штатном расписании.
Изменение названий должностей, отделов, подразделений, размер окладов.	Работников за 2 месяца предупреждают о новом порядке.После уведомления издают приказ о новом расписании.

Кто может оформить приказ

hidden>

Создать приказ может любой сотрудник, наделенный такими полномочиями: юрист, кадровик, секретарь, директор. В каждом случае глава предприятия официально визирует документ.

Как указать основания для изменений в штатном расписании

hidden>

Основание — это причина изменений. Их указывают прямо в приказе, часто в формулировке «В связи с…». Причина в документе должна точно совпадать с тем, что случилось на предприятии. Хорошо, если можно дать ссылку на подтверждающий документ, например, служебную записку.

Можно ли внести изменения в штатное расписание задним числом

hidden>

Приказ об изменении штатного расписания выносят предварительно, и оформлять его нужно строго текущей датой. Внести корректировки в расписание задним числом нельзя.

Чтобы законно корректировать расписание, нужно учесть эти нюансы:

1. Руководитель сам принимает решения об изменениях. Поменять расписание можно в любой момент, если этого требуют обстоятельства.
2. Если работник переходит на новую позицию, нужно заключить с ним новый трудовой договор и отразить это в его трудовой книжке. Потом издать приказ об изменении расписания. При изменении оклада порядок такой же.

Уведомлять конкретного сотрудника нужно, если корректировки расписания касаются его трудовых обязанностей и условий работы. Например:

• при изменении зарплаты;
• при переименовании должности, отдела, подразделения;
• сокращении;
• переводе и т.д.

Работнику направляют письменное уведомление, которое он должен подписать. Только затем издают приказ.

Если сотрудник саботирует порядок (отказывается от новых должностей и перевода, не подписывает уведомление) нужно пригласить его на комиссию и зафиксировать его отказ в акте при свидетелях. Если он не придет на собрание — это также фиксируют в акте.

После этого работодатель вправе издать приказ.

Для приказа о корректировках штатных расписаний нет особой формы. Документ можно составить произвольно. Его содержание зависит от самих нововведений.

Например, при внесении изменений в штатное расписание из-за изменения должностей, отделов, исключения позиций и других единичных корректировок, поправки указывают в тексте приказа. Документ может выглядеть так:

• 
  Как вносить изменения в штатное расписание. Образец 1
• Если изменений много и они значительно сказываются на порядке, нужно утвердить новое расписание. Оформить приказ можно так:
• 
  Как вносить изменения в штатное расписание. Образец 2

Особенности внесения изменений в штатное расписание: порядок их оформления и утверждения

Давайте рассмотрим, что это за процедура, как часто можно вносить изменения и как сделать всё правильно, чтобы не нарушить закон и права работника.

Скрыть содержание

Требования законодательства

Никаких ограничений на то, сколько раз в год можно вносить изменения в штатное расписание, не устанавливается. Другими словами, работодатель имеет полное право корректировать расписание так часто, как ему будет угодно. Другое дело, что непрекращающееся внесение правок может вызвать чрезмерный интерес у трудовой инспекции.

Трудовым кодексом накладываются ограничения только на основания для изменения количества и качества персонала. Другие же аспекты в рамках, соответствующих собственным уставным правилам компании, каждая отдельная организация вольна регулировать, опираясь на собственные интересы и сложившуюся в фирме ситуацию.

ВАЖНО! Если планирующееся внесение изменений в расписание подразумевает увольнение части работников в связи с проводящимися сокращениями, то согласно ст. 180 ТК РФ эти лица должны быть об этом решении уведомлены не менее чем за два месяца до фактического увольнения.

В этом случае выпускается специальный приказ, который дают для изучения увольняемому работнику, после чего тот должен собственной подписью подтвердить, что он предупреждён.

Это делается для того, чтобы потеря работы не была для людей как гром среди ясного неба, чтобы они за предоставляемые им два месяца успели подыскать себе какую-нибудь другую работу.

Правило о предварительном оповещении относится не только к сокращениям. Аналогичная процедура должна проводиться при введении любых других изменений, которые существенно сказываются на рабочих условиях сотрудников. Таковы, например, размер зарплаты, профессиональный разряд, название профессии и другие.

Приведем в пример ст. 81, п. 2 (сокращение персонала), в этой статье идет речь о ситуации возникшей после увольнения, то есть сокращения части коллектива. Через какое-то время были наняты люди с идентичными должностными обязанностями.

https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026pp=YAHIAQE%3D

В данном случае сокращения были проведены не в соответствии с законодательством.

В связи с чем делают?

Когда можно вносить изменения в расписание? Рассмотрим самые частые причины, в связи с чем может возникнуть такая необходимость:

• реорганизация фирмы, сопровождающаяся оптимизацией её структуры и увеличением или уменьшением существующих должностей (о том, как правильно произвести изменение штатного расписания в связи с оптимизацией работы организации, можно узнать здесь);
• спад объёмов производства, влекущий за собой необходимость в снижении количества работников в штате;
• расширение компании, требующее набора рабочей силы и появления новых штатных единиц;
• изменение количества денег, выделяемых на выплату зарплаты;
• внесение изменений в названия должностей.

Список далеко не исчерпывающий, но именно описанные ситуации чаще всего вынуждают работодателей корректировать штатное расписание.

Порядок внесения корректировок

Увеличение или уменьшение оклада

Если директор предприятия пришёл к заключению, что необходимо повысить сотрудникам зарплаты, добавить какие-либо надбавки и дополнительные выплаты, то обязательно потребуются корректировки в штатном расписании. Внести и утвердить их можно приказом, включающим в себя:

• перечень сотрудников, которых напрямую затрагивают изменения;
• обновлённые суммы выплат и надбавок;
• день, с которого изменения будут претворяться в жизнь.

Так как по закону, а именно – части второй ст. 57 ТК РФ размер и условия начисления заработной платы и всех прочих выплат фиксируются строго в трудовом соглашении, любые принятые изменения нужно закреплять в нём же. Поэтому просто оповестить сотрудников недостаточно.

С каждым из них требуется заключить соглашение, дополняющее трудовой договор, и в этом самом соглашении зафиксировать все корректировки в начислении разнообразных выплат.

Гораздо больше проблем возникает, если было принято решение не увеличить оклад, а напротив, его сократить.

ВНИМАНИЕ! Уменьшать выплаты без подтверждённого разрешения сотрудника считается легальным только в тот момент, когда предприятие испытывает действительно серьёзные и зафиксированные документально материальные проблемы. Правда, такая «уважительная причина» сотрудника, конечно, не утешит.

Если же работодатель пытается принудить работника к согласию на сокращение зарплаты, в том числе пытаясь давить своей властью, применяя угрозы в духе «не хочешь работать за меньшие деньги – не работай здесь вообще», это самое настоящее и очень грубое нарушение трудового законодательства и есть повод начать с таким директором судебное разбирательство.

Расширение или сокращение штата

Если у компании всё хорошо, она растёт и развивается, рано или поздно ей потребуется увеличить свой штат – создать новые рабочие места или целую отдельную службу/филиал. Для этого также нужно издавать приказ о корректировка расписания. В приказ должны быть включены:

• название созданной службы или отдела;
• все новые должности и количество набираемых сотрудников;
• ставки и оклады;
• дата приобретения корректировками актуальности.

Такой приказ можно вводить в действие немедленно – ведь он никоим образом не касается интересов сотрудников, которые в компании уже работают, а значит, их информирование и получение согласия совсем не обязательны.

Если штат, наоборот, сокращается, то в приказе пишутся:

1. Кандидаты на увольнение.
2. Дата проведения увольнений.

ВАЖНО! Нужно внимательно выбрать сокращаемых людей, чтобы они не попадали в те категории граждан, которые сокращениям не подлежат.

В каких случаях требуются дополнительные поправки в штатное расписание?

Если ставка или фиксированный оклад сотрудника составляется в какой-то зависимости от МРОТ, то при его изменении, конечно, также потребуются правки в штатном расписании.

https://www.youtube.com/watch?v=I-eejR64UIM\u0026pp=ygVV0KHRgNC-0LrQuCDQstC90LXRgdC10L3QuNGPINC40LfQvNC10L3QtdC90LjQuSDQsiDRiNGC0LDRgtC90L7QtSDRgNCw0YHQv9C40YHQsNC90LjQtQ%3D%3D

Если же доход большинства сотрудников зависит значительно от этой величины, то разумнее всего будет не изменять старое, а составить новое расписание с учётом всех планирующихся изменений, поправок и корректировок. При этом должны учитываться выдержки из законодательства: все должно идти четко по пунктам установленных правил.

Узнать о том, как правильно внести изменения в штатное расписание, а также посмотреть инструкции по оформлению этого документа, можно здесь.

Оформление приказа для утверждения

Законом не устанавливается никаких ограничений в отношении работника компании, который занимается составлением такого рода бумаг. Самое главное, чтобы он умел их правильно писать и ему были предоставлены для этого все необходимые внутренние полномочия.

Чаще всего это бухгалтеры, работники юридического подразделения предприятия или секретари. Вне зависимости от того, кто вносит изменения и занимается их оформлением, приказ обязательно передаётся лично в руки директору компании, чтобы тот поставил на нём свою подпись для его утверждения.

СПРАВКА! Какого-то единого образчика или бланка государство также не предоставляет, поэтому каждая компания может составлять его так, как пожелает – в свободной форме на самом простом чистом листочке А4 или отпечатать на специально разработанном фирменном бланке с логотипом организации.

Важно, чтобы в тексте документы были чётко прописаны:

1. название и реквизиты организации;
2. уникальный номер и день написания;
3. причины для внесения изменений;
4. исчерпывающий перечень корректировок.

Какие сотрудники должны также поставить свою подпись на документе?

Экземпляр приказа требуется обычно один, после подписания от отправляется в папку, предназначенную для действующих в конкретном рабочем периоде нормативных актов и местных указов, после исполнения и потери актуальности обычно перенаправляется в архив, где хранится вместе с остальными аналогичными документами.

Необходимые документы

Служебная записка

Перед непосредственным выпуском приказа начальство должно обратиться к сотрудникам, чтобы рассказать им о планирующихся действиях, узнать их мнение по этому поводу.

Для ознакомления выпускается особая служебная записка, которая доносится до тех людей, в условиях работы которых хотят что-нибудь поменять. Они знакомятся с ней и выражают своё мнение по представленным проблемам.

Именно на основе этой записки и принимается окончательный перечень корректировок, который позднее находит своё отражение в приказе.

Скачать образец служебной записки

Ходатайство

Работники компании могут повлиять на изменения по распределению должностей. Для этого сотрудником в письменной форме составляется обращение к начальству, в теле которого он и излагает свои пожелания.

Скачать образец ходатайства

Уведомление

Этот документ составляется уже после выпуска приказа. Он предназначен для того, чтобы проинформировать работника, в отношении которого вводятся серьёзные корректировки. Кроме того, ознакомление с последними член коллектива должен подтвердить – расписаться в специальном поле уведомления.

Скачать образец уведомления о корректировке условий трудового договора

Подробно о том, какие документы нужны для внесения изменений в штатное расписание, читайте в отдельном материале.

Нужно ли оповещать работников?

Работников следует письменно оповещать об изменении штатного расписания (и более того, требовать их личные подписи в подтверждение того, что они ознакомлены с приказом). Случаи эти следующие:

1. Рост или сокращение заработной платы (включая и различные надбавки к ней).
2. Изменения в названии должностей (перевод на другую должность или просто смена ее наименования).
3. Изменения в наименовании структурного подразделения, прописанного в трудовом соглашении и в трудовой книге.
4. Смены должности (например, при повышении).
5. Проведении сокращений в штате.
6. Прочие изменения условий труда, указанные в трудовом договоре.

СПРАВКА! Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы.

Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.

Сроки внесения изменений в штатное расписание

Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки внесения изменений в штатное расписание (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 11.08.2022 N 88-14753/2022Категория спора: Защита прав и интересов работника.Требования работника: 1) О взыскании задолженности по заработной плате; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) О признании незаконным увольнения в связи с сокращением.Обстоятельства: Истица считает, что в результате увольнения до установленного приказом срока работодателем нарушены ее права на труд и получение заработной платы.

Решение: 1) Дело направлено на новое рассмотрение в суд апелляционной инстанции; 2) Дело направлено на новое рассмотрение в суд апелляционной инстанции; 3) Дело направлено на новое рассмотрение в суд апелляционной инстанции.

Суд апелляционной инстанции при разрешении по существу настоящего дела вследствие неправильного применения норм материального права, регулирующих условия и порядок увольнения работников по пункту 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации (в связи с сокращением численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя), пришел к ошибочному выводу о том, что указание в приказе «О внесении изменений в штатное расписание и сокращении штата работников» от 09 сентября 2021 даты упразднения юридического отдела и сокращения штатной единицы начальника юридического отдела — 01 декабря 2021 не свидетельствует о том, что увольнение истца произведено ранее даты, предусмотренной ст. 180 Трудового кодекса РФ, поскольку двухмесячный срок с момента предупреждения работника об увольнении и увольнением работника ответчиком соблюден, отметив, что за оставшийся период истцу выплачена денежная компенсация. При этом, суд апелляционной инстанции исходил из того, что законодатель не связывает необходимость увольнения лица в связи с сокращением штата с датой, в которую должность или структурное подразделение упраздняются и учел, что после расторжения трудового договора с Г. 25 ноября 2021, то есть в период с 26 ноября 2021 до 01 декабря 2021 никакой иной сотрудник на освободившуюся должность не принимался и обязанности начальника юридического отдела не исполнял, после 01 декабря 2021 и до настоящего времени юридический отдел как структурное подразделение в организации ответчика отсутствует.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Путеводитель по кадровым вопросам. УвольнениеОднако если работодатель заинтересован во временном работнике, то он вправе не прекращать с последним трудовые отношения.

Для этого достаточно в день выхода на работу постоянного работника не издавать приказ об увольнении временного работника и внести изменения в штатное расписание, добавив штатную единицу.

Таким образом, трудовой договор становится заключенным на неопределенный срок, а условие о срочном характере утрачивает силу.

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Статья: Перевод работника на другую работу: что делать, если работник «передумал»?(Щербатова С.)

(«Трудовое право», 2019, N 2)

В ходе проверки, проведенной прокуратурой, было установлено, что гр-ка Б. работала в Больнице санитаркой на основании трудового договора. Приказом главного врача в штатном расписании должности санитарок переименованы в должности уборщиц. В нарушение требований ст. ст. 22, 74 ТК РФ работники (в т.ч.

истец) с данным приказом не ознакомлены и в установленный законом срок не уведомлены о внесении изменений в штатное расписание. При этом согласно указанному приказу санитаркам были внесены записи в трудовые книжки о переводе на новые должности.

Особое внимание суд обратил и на то обстоятельство, что трудовые функции лиц, ранее занимавших должности санитарок, не изменились, а заработная плата уменьшилась.

Нормативные акты

Внесение изменений в штатное расписание

Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровой документацией. Кадровая документация связана с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.

Оформление кадровой документации включает:

• разработку,
• утверждение
• и внесение необходимых изменений.

Штатное расписание — документ, утвержденный руководителем и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатный единиц) по каждой должности, перечень должностей, должностных окладов и надбавок к ним.

Законодатель не установил сроки разработки и утверждения штатного расписания. Поэтому работодатель решает данный вопрос самостоятельно. Если в предыдущем году расписание достаточно часто изменялось, то в начале календарного года лучше утвердить новое.

Необходимость внесения изменений в штатное расписание организации возникает в случаях:

• введения новых
• или исключения каких-либо штатных единиц (подразделений) в связи с изменением организационных условий.
• Так же изменения в штатное расписание оформляются при изменении окладов,
• переименовании структурных подразделений или должностей.

Работодатель вправе самостоятельно решить, как внести изменения — приказом или утверждением нового штатного расписания.

Работодатель может иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений.

Чаще всего при незначительных (единичных) изменениях можно издать приказ об этом, а в форме (штатного расписания) в графе «Примечание» сделать ссылку на данный приказ.

Если же изменения коснутся наименований должностей, введения или исключения отделов,  утвердить новое штатное расписание.

При переименовании должности:

• без изменения функциональных обязанностей, необходимо получить согласие работника, после чего оформляется приказ о внесении изменений.

На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись о переименовании должности. Внесение данной записи предписано п. 3.

1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Если требуется ввести новые должности или структурные подразделения, нужно издать приказ

Унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, он составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации. Дата введения должности может отличаться от даты приказа (т.е. должность вводится позже даты издания приказа).

В приказе необходимо указать:

• наименование вводимой должности,
• структурных подразделений;
• количество новых штатных единиц, размер оклада.

При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с изменениями.

Исключение должностей или отделов также оформляется приказом, либо утверждается новое штатное расписание без включения в него сокращаемых должностей.

Если исключаемая должность вакантна, то уведомление о сокращении численности или штата не требуется.

Приказ об исключении должностей из штатного расписания составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно.

Если сокращается не вакантная должность:

• необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца. Таким образом, дата ввода в действие изменений в штатное расписание не может наступать ранее чем через 2 месяца после издания приказа.

Вторым важным шагом при сокращении следует:

• издать приказ, в котором указать проводимые мероприятия по сокращению штата или численности работников организации, дату внесения предполагаемых изменений, подразделения, должности, фамилии, имена, отчества работников, подлежащих увольнению, их права и предоставляемые гарантии в соответствии с законодательством.

После оформления данных приказов необходимо подготовить и выдать уведомления работникам, подлежащим увольнению в связи с сокращением численности или штата (если работники не были ознакомлены под роспись с приказом о сокращении штата или численности).

Законом не установлена обязанность работодателя выдавать работнику экземпляр такого уведомления, поэтому достаточно ознакомить с ним работника под роспись (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).

При принятии решения об изменении окладов также издается приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Поскольку заработная плата относится к существенным условиям трудового договора, необходимо соблюдать порядок внесения изменений в трудовой договор в соответствии со ст. 74 ТК РФ:

• уведомить работников о предстоящих изменениях размера должностного оклада.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Если такой работы нет или работник отказался от предложенного, трудовой договор прекращается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно

Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня). А вот переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п. 73 Перечня).