Документы

Срок хранения первичных медицинских документов

Департамент мониторинга, анализа и стратегического развития здравоохранения в ответ на поступающие обращения из субъектов Российской Федерации по вопросу определения сроков хранения медицинской документации сообщает.

До утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, всем типам медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях, следует руководствоваться сроками хранения для наиболее часто используемых видов медицинской документации, согласно приложению.

Директор ДепартаментаЕ.П.Какорина

Приложение

N п/п Наименование формы N формы Срок хранения
1. Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации N 001/у 5 лет
2. Журнал учета приема беременных, рожениц и родильниц N 002/у 5 лет
3. Медицинская карта стационарного больного N 003/у 25 лет
4. Медицинская карта прерывания беременности N 003-1/у 5 лет
5. Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении N 007/у-02 1 год
6. Листок ежедневного учета движения больных и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому N 007дс/у-02 1 год
7. Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре N 008/у 5 лет
8. Сводная ведомость учета движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении N 016/у-02 1 год
9. Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому N 066/у-02 10 лет
10. История родов N 096/у 25 лет
11. История развития новорожденного N 097/у 25 лет
12. Журнал отделения (палаты) новорожденных N 102/у 5 лет
13. История развития ребенка N 112/у 25 лет
14. Обменная карта родильного дома, родильного отделения больницы. Сведения женской консультации о беременной N 113/у 5 лет
15. Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи N 109/у 3 года
16. Карта вызова скорой медицинской помощи N 110/у 1 год
17. Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему N 114/у 1 год
18. Дневник работы станции скорой медицинской помощи N 115/у 3 года
19. Индивидуальная карта беременной и родильницы N 111/у 5 лет
20. Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях N 025/у 25 лет
21. Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях N 025-1/у 1 год
22. Медицинская карта ребенка N 026/у 10 лет
23. Контрольная карта диспансерного наблюдения N 030/у 5 лет
24. Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг N 030-13/у 5 лет
25. Журнал записи родовспоможения на дому N 032/у 5 лет
26. Медицинская карта стоматологического пациента N 043/у 25 лет
27. Медицинская карта ортодонтического пациента N 043-1/у 25 лет
28. Журнал записи амбулаторных операций N 069/у 5 лет
29. Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы N 086/у и N 086-1/у) N 086-2/у 3 года
  • Электронный текст документа
  • подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:
  • файл-рассылка

Сколько хранить медицинские журналы?

    На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса. ВОПРОС Помогите, пожалуйста, определить сроки хранения для ряда медицинских журналов. Некоторые журналы можно найти только в утративших силу документах. Что делать в такой ситуации?  ОТВЕТ В Таблице приведем примерные сроки хранения для вашего списка журналов. Важно отметить, что эти сроки хранения обозначены применительно к этим заголовкам в текущих условиях конкретного учреждения здравоохранения на современном этапе. Также при определении сроков хранения специфических медицинских документов советуем изучить примерные номенклатуры дел, разработанные в учреждениях здравоохранения различных регионов страны. Найти их можно на сайтах организаций. ТАБЛИЦА Сроки хранения некоторых медицинских журналов

    № п.п. Документ Срок хранения Основание (в том числе примерное)
    1  Журнал выдачи медикаментов  1 год  Статья 241   Приказа         № 1030[1]
    2  Журнал регистрации термометрии     сотрудников обсерватора  3 года  Статья 295   Приказа       № 1030
     3 года ЭПК  Статья 301   Приказа         № 1030
    3  Журнал регистрации термометрии     сотрудников центра  3 года  Статья 295   Приказа       № 1030
     3 года ЭПК  Статья 301   Приказа       № 1030
    4  Журнал учета отходов класса Б  3 года  Статья 1108   Перечня   2007[2]
     5 лет ЭПК  Статья 288   Приказа       № 1030
     5 лет  Статья 423   «б»   Перечня   2019[3]
    5  Журнал учета отходов класса В  3 года  Статья 1108   Перечня НТД   2020
     5 лет ЭПК  Статья 288   Приказа       № 1030
     5 лет  Статья 423   «б»   Перечня   2019
    6  Журнал дезинфекционных   мероприятий  3 года  Статья 295   Приказа       № 1030
    7  Журнал генеральных уборок  3 года  Статья 295   Приказа         № 1030
    8  Журнал учета процедур                       в процедурном кабинете  1 год  Статья 110   Приказа         № 1030
    9  Журнал предстерилизационной   очистки № 366-У  1 год  Статья 110   Приказа       № 1030
    10  Журнал учета обследования   сотрудников методом молекулярно-   биологического исследования мазков   со слизистой ротоглотки и носа на   коронавирус COVID-19 (SARS –CoV-2)  10 лет  Статья 170   Приказа       № 1030
    11  Журнал учета обследования   пациентов методом молекулярно-   биологического исследования мазков   со слизистой ротоглотки и носа на   коронавирус COVID-19 (SARS –CoV-2)  10 лет  Статья 170   Приказа         № 1030
    12  Журнал учета контроля температуры,   АД, сатурации пациентов,   поступающих в центр  3 года   после   последнего   обращения  Статья 342   Приказа       № 1030
    13  Журнал учета проведения   дезкамерной обработки постельных   принадлежностей после пациентов   № 354-У  3 года  Статья 296   Приказа       № 1030
    14  Журнал регистрации и контроля   работы бактерицидной   установки     № 450/у-06  3 года  Статья 295   Приказа       № 1030
    15  Журнал учета операций, связанных     с обращением лекарственных   средств  для медицинского   применения № 450/у-06  3 года  Статья 295   Приказа       № 1030
    16  Журнал проведения инструктажа для   среднего и младшего медицинского   персонала  45 лет  Статья 423   «а»   Перечня   2019
     5 лет  Статья 423   «б»   Перечня   2019
    17  Журнал регистрации температуры       и относительной влажности воздуха     в помещении  1 год  Статья 183   «е»   Перечня   2019
    18  Журнал выдачи дезинфицирующих   средств и кожных антисептиков  1 год  Статья 241   Приказа       № 1030
    19  Журнал учета ингаляций  1 год  Статья 110   Приказа       № 1030
    20  Журнал учета инъекций на посту  1 год  Статья 110   Приказа       № 1030
    21  Журнал учета перевязок  1 год  Статья 110   Приказа       № 1030
    22  Журнал учета постановки блокад  1 год  Статья 110   Приказа       № 1030
    23  Журнал учета выдачи направлений   на  консультации  10 лет  Статья 332   Приказа       № 1030
    24  Журнал учета обследования   пациентов, поступающих на   медицинскую реабилитацию                 и санаторно-курортное лечение           в Центр на определение антител   классов М, G (IgM, IgG) к новому   коронавирусу COVID-19  5 лет  Статья 257   Приказа       № 1030
    25  Журнал учета обследования   сотрудников Центра на определение   антител классов М, G (IgM, IgG)           к новому коронавирусу COVID-19  5 лет  Статья 257   Приказа       № 1030
    26  Журнал регистрации отбора   биологических объектов на   определение содержания этилового   спирта № 453/у-06  5 лет  Статья 367     Приказа       № 1030
    27  Журнал контроля работы   стерилизаторов воздушного,   парового (автоклавов) № 257-У  1 год  Статья 235   Приказа       № 1030
    28  Журнал регистрации   микробиологических исследований   № 252-У  3 года  Статья 230   Приказа       № 1030
    29  Журнал изолятора, изоляционной   комнаты № 125/у  3 года  Статья 75   Приказа       № 1030
    30  Журнал учета инфекционных   заболеваний № 60/у  3 года  Статья 119   Приказа       № 1030

    [1] Здесь и далее – Приказ Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030.

Формирование архива медицинских документов в поликлинике. О сроках хранения медицинской документации в новом письме минздрава. Понятие медицинской документации

Согласно ФЗ No323 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ», клиника отвечает за хранение медицинской документации. Ниже мы разбираемся в законодательном моменте этого вопроса, а также узнаем, каким образом должен быть организован процесс хранения документов в клинике.

Медицинская документация – правовой аспект

Прежде чем приступить к вопросу хранения медицинской документации, обратимся к приказу Минздрава России от 22 января 2001 No12, где говорится, что медицинскими документами
считаются определенные формы, в которые врачи вносят записи о своих действиях в процессе предоставления медицинской помощи.

Виды форм медицинской документации
были утверждены еще приказом Минздрава СССР в 1980 году. Приказ утратил свою силу, однако, письмо Минздравсоцразвития России No14-6/242888 допускает использование той части приказа, где говорится о применении форм.

Сегодня действует приказ Минздрава России No834 «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации…». Данный приказ внес значительные обновления в формы медицинских документов, но он регулирует не все формы документов.

Поэтому, узаконено использование более узконаправленных приказов, регулирующих частные ситуации.

К примеру, приказ Минздрава РФ No107н «О порядке использования вспомогательных репродуктивных технологий, противопоказаниях и ограничениях к их применению» распространяет свое действие на медицинские карты пациентов, использующих вспомогательные репродуктивные технологии.

Срок хранения медицинской документации

Следуя ФЗ No125 «Об архивном деле в Российской Федерации», медучреждение должно хранить медицинскую документацию на протяжении определенного времени. Эти сроки определяются следующими правовыми актами:

  • приказом Минкультуры РФ No558
  • перечнем Главархива СССР от 15 августа 1988 г. Перечень устанавливает срок хранения для медицинских карт амбулаторных пациентов – 5 лет, для медицинских карт пациентов стационара – 25 лет.
  • письмом Минздрава No13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации». Здесь говорится, что медицинские карты амбулаторного пациента и пациента стационара должны храниться в течение 25 лет, а медицинская карта маленького пациента – 10. Помимо этого, в письме указывается, что данные сроки должны применяться всеми медучреждениями до момента вступления в силу нового перечня документации.

В настоящее время за клиникой не закреплено обязательство ведения электронной документации, и, поскольку нет нормативных актов о сроке их хранения, то к ним применяются те же сроки, что к бумажным.

Возможно, вам будет интересно:

  • Правила учета, хранения и оформления медицинской документации

Как мы уже говорили, в обязанности медицинской организации входит хранение документации.

При ведении архива медицинских документов следует руководствоваться постановлениями Правительства No687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» или же No1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработк,е в информационных системах персональных данных».

Для того чтобы установить, какие медицинские документы и сколько будут храниться в архиве, необходимо проанализировать их значимость. С этой целью создается специальная комиссия, куда входят:

  • председатель – главврач либо его заместитель
  • заведующий архивом и работник архива
  • заведующий канцелярией или делопроизводитель.

Уничтожение медицинской документации происходит в двух ситуациях: если закончился срок хранения или если экспертно-проверочная комиссия решила, что в дальнейшем хранении этой документации нет необходимости. Ликвидацией документации также занимается комиссия: создается акт, в который вносится вся информация об уничтожаемых документах. Заполненный акт заверяется всеми членами комиссии.

Вся работа, которая касается вопросов ведения, хранения и уничтожения медицинской документации, регулируется локальными актами клиники.

ВАЖНО! При ликвидации медучреждения документация пересылается в архив муниципалитета.

В бумажном виде хранение медицинской документации предполагается в архиве медучреждения. Хранение электронной документации происходит в разных условиях по-разному:

  • если медучреждение работает в локальной информационной системе, то документация находится на сервере учреждения
  • если медучреждение работает с информационной системой по модели SAАS, то документация хранится в центре обработки данных. В основном, архив медучреждения прикреплен к кабинету медицинской статистики, поэтому отвечать за хранение документов должен его руководитель.

Потому, что так считают в Минздраве.

Медицинская карта пациента (далее медкарта) хранится в лечебном учреждении, которое осуществляет лечение амбулаторного или стационарного больного. Ведение медицинской карты является обязательным во всех случаях обращения гражданина за врачебной помощью.

Считается, что медкарта на руки выдается только по требованию самого пациента или его доверенного лица, действующего на основании удостоверенной в установленном законом порядке доверенности.

Однако в действительности положение пациента оказывается не таким простым, как кажется на первый взгляд. Дело в том, что в настоящее время не существует ни одного нормативного акта, который бы прямо предусматривал выдачу такой карты самому гражданину.

Так, согласно ч. 4 ст.

31 Основ законодательства РФ Об охране здоровья граждан пациент имеет право непосредственно знакомиться с медицинской документацией, отражающей состояние его здоровья, и получать консультации по ней у других специалистов.

По требованию гражданина ему предоставляются копии медицинских документов, в том числе и указанной карты. При этом реальной ответственность за отказ в выдаче даже копии медицинской карты добиться крайне сложно.

Согласно Письму Минздравсоцразвития РФ от 04.04.2005 N 734/МЗ-14 «О порядке хранения амбулаторной карты» выдача медицинских карт на руки пациенту возможна вообще только с разрешения главного врача учреждения. Таким образом, из право пациента поставлены в прямую подчинено праву главного врача. Мотивами отказа в выдаче такой карты на руки, чаще всего, являются ссылки на то, что:

  • 1)медкарта должна храниться в лечебном учреждении;
  • 3) опасность ее потери и даже ее подделки в период нахождения на руках у пациента.
  • При этом совершенно игнорируется тот факт, что утеря медицинской карты в случае выдачи ее на руки лишает истца ссылаться на ее данные.

С введением электронных медицинских карт, получить мед карту на руки стало еще сложнее. Электронную медицинскую карту забрать технически не представляется возможным, а можно получить лишь ее копию. Порядок же ведения и хранения медицинских карт в электронном виде определяется медицинской организацией самостоятельно.

Вероятность отказа многократно возрастает, если у гражданина есть обоснованные предположения считать действия врачебного персонала незаконными.

В такой ситуации возникает вопрос о том, как же правильно действовать, если Вам не выдают медицинскую карту на руки, чтобы наиболее простым и быстрым способом получить полный доступ до мед документации с целью проведения оценки качества оказания медицинской помощи.

Бытует мнение, что получить медицинскую карту на руки будет проще через адвокатский запрос. Однако, как показывает практика адвоката, этот путь не является самым эффективным.

Особенно, если речь идет о получении мед карты из психиатрического диспансера. Срок ответа на адвокатский запрос составляет до 30 дней, ответственность лечебного учреждения за нарушение указанного срока не предусмотрена.

В этом случае рациональным представляется получение карты через судебный или иной официальный запрос.

Письмо минздравсоцразвития рф от 04.04.2005 n 734/мз-14 «о порядке хранения амбулаторной карты»

  1. МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
  2. ДЕПАРТАМЕНТ РАЗВИТИЯ МЕДИЦИНСКОЙ ПОМОЩИ И КУРОРТНОГО ДЕЛА ПИСЬМО 4 апреля 2005 г.

    N 734/МЗ-14

  3. О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ АМБУЛАТОРНОЙ КАРТЫ

Департамент развития медицинской помощи и курортного дела рассмотрел письмо о порядке хранения и передачи «Медицинской карты амбулаторного больного» — учетная форма N 025/у-04 (далее — Карта) (утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 N 255), хранится в регистратуре: в поликлиниках по участкам и в пределах участков по улицам, домам, квартирам; в центральных районных больницах и сельских амбулаториях — по населенным пунктам и алфавиту. Карты граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, маркируются литерой «Л».

В случае госпитализации больного в стационар, объединенный с поликлиникой, Карта передается в стационар и хранится в медицинской карте стационарного больного.

После выписки больного из стационара или его смерти медицинская карта амбулаторного больного с эпикризом лечащего врача стационара возвращается в поликлинику.

Медицинские карты умерших изымаются из действующей картотеки и передаются в архив лечебного учреждения, где хранятся 25 лет.

Выдача медицинских карт на руки пациенту возможна только с разрешения главного врача учреждения.

Заместитель Директора Департамента
Е. П. КАКОРИНА

В Министерстве здравоохранения и соцразвития России объяснили, что, в соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 22.11.2004 г. № 255, медицинская карта амбулаторного больного хранится в регистратуре.

Поскольку карта является юридическим документом, она не должна выдаваться на руки пациенту. Хранение медкарт на руках у пациента противоречит п. 6 ст. 30, чч. 3, 4 и 5 ст. 31, ч. 1 ст. 61 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан (ОЗ РФ).

Если вы переходите на медобслуживание в другое лечебное учреждение, то оттуда должны сделать запрос на вашу медкарту.

Все необходимые выписки из медкарты больного должен делать участковый или лечащий врач-терапевт бесплатно (!), даже если вы обслуживаетесь по полису добровольного медстрахования. Если вам отказываются давать выписку, ссылайтесь на ст.

31 ОЗ РФ, где прописано, что человек имеет право на информацию о состоянии своего здоровья.

В любой момент вам обязаны бесплатно выдать карту на руки, чтобы вы могли на месте ознакомиться с документом и самостоятельно сделать необходимые выписки.

Кстати, выдача медкарты на руки пациенту возможна только с разрешения главного врача учреждения и только лично тому человеку, чьё имя указано на карте.

Министерство здравоохранения издало новый приказ, регулирующий доступ пациентов в своей медицинской информации. Теперь люди смогут на законной основе прочитать те записи, которые врач сделал на приеме, сразу после окончания консультации.

Если же им потребуется получить свою медицинскую карту на руки — необходимо будет обратиться в нужное учреждение здравоохранения с запросом, и в течение 30 дней информацию обязаны будут предоставить.

Изучать свои данные пациент должен будет лично, а если он недееспособен или не достиг совершеннолетия — ознакомиться с информацией смогут также законные представители пациента.

Приказ вступил в силу с 27 ноября 2016 года, однако эксперты уже высказываются о новом документе скептически. Член общественного совета Минздрава Сергей Лазарев заявил, что за 30 дней сотрудники учреждения здравоохранения смогут исправить все возможные недочеты в карте, которые пациент иначе бы нашел.

Его поддержал руководитель «Лиги защитников пациентов» Александр Саверский, который отметил, что хотя записи в карте и делают медики, но сами медицинские данные принадлежат больным, которые должны иметь возможность ознакомиться с ними в день обращения.

Он уточнил, что случаются ситуации, когда информация может потребоваться срочно — например, для получения второго мнения в другой медицинской организации.

Нововведение, касающееся возможности просмотра записей врача после приема, эксперты в целом одобрили, однако Александр Саверский заявил, что этого недостаточно — по его мнению, чтобы избежать конфликтов, нужно ввести в практику обязательность подписи пациента, которой он будет удостоверять, что с лечением ознакомлен и согласен.

Еще один пункт приказа регулирует физический доступ к информации — теперь учреждения здравоохранения обязаны будут предоставить пациенту или его законному представителю отдельную комнату, где он сможет прочитать записи в карте.

Требования к такому месту не указаны, поэтому, как предполагает глава «Лиги защитников пациентов», поликлиники просто отгородят часть помещения в холле или рядом с регистратурой.

Большим недочетом, по мнению Александра Саверского, является то, что данные нельзя будет получить по доверенности, то есть родственник тяжелого больного не сможет ознакомиться с его картой, даже если там будут содержаться жизненно необходимые данные. «Лига защитников пациентов» в лице своего руководителя планирует обратиться в Верховный суд с иском об обжаловании документа.

Общая оценка материала: 5

История изобретения пенициллина — препарата глобального масштаба Антиоксиданты и свободные радикалы — разбираемся в терминах
Абстиненция у бросающих курить — комплекс психоневрологических и физических симптомов