Документы

Срок хранения актов сверок

Срок хранения актов сверок

Достаточно часто совершаются сделки между двумя юридическими лицами. При этом осуществляются определенные расчеты, отображать которые следует в специальном документе. Именно он и называет актом сверки взаиморасчетов, в котором указаны все производимые расчеты за определенный период времени.

Файлы для скачивания:

Форма акта

Срок хранения актов сверок

Стоит отметить, данный документ не является обязательным. И к его оформлению приступают только в том случае, когда обе стороны на это согласны. Однако практика показывает, практически все компании оформляют акт сверки взаиморасчетов. Связано это с тем, что данный документ позволяет быстро понять, какие именно расчеты были произведены, и кто кому остался должен.

Для чего нужен акт сверки взаиморасчетов

Срок хранения актов сверок

Достаточно часто акт сверки составляется в таких ситуациях:

  • Покупатель производит платеж не сразу, а через какое-то время после сделки;
  • При регулярном предоставлении товаров или услуг;
  • Отсрочка платежа объясняется высокой стоимостью;
  • Между компаниями заключается большое количество соглашений и договоров.

Оформление акта может преследовать разные цели. Если с одним контрагентом оформляется несколько договоров, акт можно составлять сразу на все договоры, или на какой-то отдельный.

Главной целью оформления данного документа является выявление должника. Определяется это при помощи фиксации всех денежных поступлений и расхождений. Если появляются какие-либо разногласия, одна из сторон, на основе этого акта, имеет право подать в суд. Кроме акта, необходимо будет предоставить счет-фактуру, договор или накладную.

Не стоит забывать о сроке исковой давности, который равняется трем годам. Таким образом, обратиться в суд, чтобы взыскать задолженность, можно не позднее этого времени.

В связи с этим практически все компании составляют акт сверки ежегодно. Бывают ситуации, когда продавец не обнаружил задолженность в течение трех лет.

В этом случае суд ссылается на истечение срока давности, и разрешает должнику не выплачивать долг.

Когда акт сверки подписан должником, то он соглашается со своей задолженностью. Если долг так и не будет выплачен, на его основании можно обратиться в суд, чтобы прервать срок давности. Таким образом, у заявителя еще будет время на взыскание долга.

Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов

Срок хранения актов сверок

В акте обязательно нужно указать информацию о договоре, по которому составляется сверка. Также следует отметить товары или услуги, которые являются объектом сделки. Необходимо приложить документы, подтверждающие их стоимость. При отсутствии данных документов акт не будет наделен юридической силой.

Кто кому должен

Срок хранения актов сверок

Обычно акт составляется за определенный период. Он позволяет считать сумму долгов по кредиту и по дебету. При помощи несложных расчетов выявляется остаток. Если он дебетовый, то должны вам, если кредитовый – должны вы. По сути, здесь нет ничего сложного. Главное тщательно изучить документ, и внимательно произвести расчеты.

Срок хранения акта сверки взаиморасчетов

Обязательные сроки хранения закон выдвигает преимущественно к первичным документам. Акт сверки взаиморасчетов не относится к таковым.

Его составление объясняется деловым оборотом, что не регулируется законодательством. Таким образом, сколько должен храниться данный акт, определяется учетной политикой организации.

Другими словами, каждая компания сама определяет, сколько хранить подобные документы.

(Видео: «Как провести сверку взаиморасчетов с контрагентами»)

Кто может подписывать акт сверки взаиморасчетов

Как правило, подготовкой и заполнением акта сверки занимаются работники бухгалтерии. Но подписывать документ должен исполнительный орган организации. Именно учредительные документы наделяют такими полномочиями руководителя компании. Естественно, это делается после того, как директор определен уставом организации.

Срок хранения актов сверок

В некоторых ситуациях представлять интересы организации может и бухгалтер. Однако нужно понимать, его должностные обязанности не позволяют подписывать данные документы. Таким образом, если бухгалтер наделяется этими полномочиями, должна быть оформлена соответствующая доверенность или приказ.

Конечно, принято, чтобы акт сверки подписывался обеими сторонами. Хотя порядок подписания и составления оговаривается между сторонами. Имеются ситуации, при которых имеется возможность одностороннего подписания документа.

Здесь делается пометка о том, что в течение какого-то количества дней контрагент должен внести коррективы или подписать акт. После этого один экземпляр он должен вернуть обратно. Если документ не будет подписан в указанный срок, даже с одной подписью он будет считаться действительным, а расчеты правильными.

Однако юридической силой данный документ будет обладать в том случае, если такая возможность подписания была оговорена между сторонами заранее.

Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов

Срок хранения актов сверок

В акте указывается информация не только по расчетам. Здесь необходимо присутствие данных, с помощью которых можно без проблем идентифицировать участников сделки.

Отмечается следующая информация:

  • Дата составления документа и его порядковый номер;
  • Название организаций, в том числе и коды ОГРН и ИНН;
  • Период, за который выполняется сверка;
  • Остаток, имеющийся в начале данного периода;
  • Суммы поставок и оплаты;
  • Реквизиты накладных, платежных поручений, актов о предоставлении услуг;
  • Остаток в конце отмеченного периода.

Остаток пишется не только цифрами, но и словами. Документ состоит из двух таблиц – по одной для каждой стороны. Однако сторона, которая занимается составлением документа, заполняет только одну таблицу.

Вторая заполняется контрагентом, который вносит данные своего учета. Каждая сторона должна прописать долг под своей таблицей. Если стороны вели правильный учет, сумма долга будет одинаковой. Также бывают ситуации, когда долг вообще отсутствует.

Об этом нужно сделать соответствующую отметку.

Чтобы акт получил юридическую силу, он должен быть подписан руководителями организаций или сотрудниками, которые имеют соответствующие полномочия. Здесь нужно указать должность ответственного лица и расшифровку его подписи.

Образец заполнения на 2023 год

Срок хранения актов сверок

Сопроводительное письмо к акту

Срок хранения актов сверок

Здесь указываются такие данные:

  • Дата;
  • Название фирмы, которой адресуется письмо;
  • Юридический адрес получателя;
  • Должность человека, который будет получать письмо;
  • Информация о ранее заключенном договоре;
  • Сама просьба в вежливом тоне;
  • Срок подписания;
  • Подпись директора компании-отправителя.

Текст пишется от первого лица во множественном числе. Рекомендуется указывать в письме отдельные пункты, которые обозначаются арабскими цифрами. Как правило, подготовкой акта сверки занимаются работники бухгалтерии. В их обязанности входит и подготовка сопроводительного письма.

Хотя это может сделать делопроизводитель, секретарь или другой сотрудник, которому доверены данные полномочия. Такой работник должен понимать важность составления сопроводительного письма.

Ведь одной некорректной фразы достаточно, чтобы организация-контрагент отказалась от дальнейшего сотрудничества.

Если после распечатывания сопроводительного письма была обнаружена ошибка, ее можно исправить. Общие правила обязывают перечеркнуть ее одной чертой, и рядом указать верную информацию. Исправление должно быть заверено ответственными сотрудниками, подписи которых должны стоять в документе.

Сроки подписания акта сверки взаиморасчетов

Срок хранения актов сверок

Как уже было сказано, в сопроводительном письме необходимо указать, сколько дней имеется у контрагента на подписание акта. Если с его стороны не последовало никаких действий, можно отправить документы заказным письмом с обязательным уведомлением. Таким образом, если дело дойдет до судебного разбирательства, у составителя акта будет документальное подтверждение того, что он пытался мирно разрешить ситуацию.

Практика показывает, так как составление акта сверки не является обязательным, некоторые организации вообще отказываются от данной процедуры. Однако многие компании уже оценили преимущества составления данного документа.

Скачать образец и бланк акта сверки взаиморасчетов в формате excel

0 0 голоса

Рейтинг статьи

Таблица сроков хранения документов для бухгалтерии, канцелярии, секретариата и других

Срок хранения актов сверок

Таблица сроков хранения документов для канцелярии, секретариата, бухгалтерии, архивной и кадровой служб.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Защитить документ от изменений можно, подписав его электронной подписью – Бухгалтеру об электронной подписи.

Читайте также:  Архивная справка образец

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

  1. 1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

    (в ред. Федерального закона от 23.07.2013 N 251-ФЗ)

  2. 2.

    Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

  3. 3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
  4. 4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно. (часть 4 введена Федеральным законом от 28.06.2013 N 134-ФЗ)
Узнайте, как можно организовать архив электронных документов

Сроки хранения управленческих документов

Таблица подготовлена на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения на основании приказа Министерства культуры РФ от 26 августа 2010 Г. № 63 в связи с принятием другого приказа Приказа Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558.

Ранее использовалась таблица подготовленная на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого Руководителем федеральной архивной службы России В.П.Козловым 6 октября 2000 года. Изменения внесены решением ЦЭПК при Росархиве от 27 октября 2003 года.

  • Список сокращений:
  • г. — год
  • л. — лет
  • Пост. — постоянно
  • ст. — статья
  • ЦЭК — центральная экспертная комиссия
  • ЦЭПК — центральная экспертно-проверочная комиссия
  • ЭК — экспертная комиссия
  • ЭПК — экспертно-проверочная комиссия
Номер статьи Вид документа Срок хранения документа Примечания
1 2 3 4
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Руководство
1 Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты: (1) Относящиеся к деятельности организации — пост.
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До минования надобности (1)
2 Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке: (1) Относящиеся к деятельности организации — пост.
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До минования надобности (1)
3 Регистры нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; муниципальных нормативных правовых актов; документы по их ведению Пост. (1) (1) Состав документов и сведений, содержащихся в регистрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения регистров, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
4 Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке Пост.
5 Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению Пост. (1) (1) По оперативным, непрофильным для данной организации, вопросам деятельности — 5 л. ЭПК
6 Поручения вышестоящих организаций; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению Пост. (1) (1) По оперативным вопросам деятельности — 5 л. ЭПК
7 Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1) 5 л. ЭПК (1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа
8 Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законов и иных нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления Пост.
9 Государственный реестр муниципальных образований Пост. (1) (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения
10 Свидетельства о включении муниципальных образований в Государственный реестр муниципальных образований Пост.
11 Регистрационное дело муниципального образования (сведения, представленные для включения муниципального образования в государственный реестр, копии устава муниципального образования, копии свидетельства о государственной регистрации устава муниципального образования, информация, относящаяся к конкретному муниципальному образованию) Пост.
12 Уставы муниципальных образований Пост.
13 Соглашения по передаче полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований Пост.
14 Документы (конкурсные заявки, доверенности) на создание особых экономических зон Пост.
15 Документы (конкурсные заявки, доверенности) на создание особых экономических зон, не прошедшие конкурсный отбор 3 г. (1) (1) В случае возникновения споров, разногласий, возбуждения уголовных дел и судебных разбирательств — сохраняются до вынесения окончательного решения
16 Соглашения, дополнительные соглашения о создании особых экономических зон Пост.
17 Реестр резидентов особых экономических зон Пост. (1) (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения
18 Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним: (1) Присланные для сведения — до минования надобности (2) Оперативных
а) заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации, заседаний органов законодательной власти субъектов Российской Федерации, заседаний правительств субъектов Российской Федерации, заседаний органов местного самоуправления Пост. (1)
  1. совещаний — 5 л. ЭПК
  2. (3) При сложной структуре организации (структура в структуре) — 5 л. ЭПК

Магазин

Сроки хранения документов установлены  Налоговым Кодексом РФ, Федеральных законах от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Вид документа Срок хранения
Документы о финансировании
Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов 5 лет
Договоры банковского счета 5 лет после истечения срока действия договора
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств 5 лет после полного исполнения обязательств
Учет и отчетность
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная
  • Не менее 10 лет
  • Не менее 10 лет
  • 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
  • 1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) 5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) 5 лет при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей 5 лет при условии проведения проверки
Счета-фактуры 4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые; б) квартальные Не менее 10 лет 6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)
Налоговые декларации по всем видам налогов 5 лет
Таможенные декларации 5 лет при условии проведения проверки
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование Не менее 10 лет 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о доходах физических лиц 5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Реестры сведений о доходах физических лиц 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях 5 лет
  1. Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
  2. а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности;
  3. б) по трудовым договорам, договорам подряда
  4. в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям
  • 5 лет после истечения срока действия договора
  • 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
  • 5 лет после истечения срока действия договора
Кадровый документооборот
Коллективные договоры Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы о премировании 5 лет
Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях Не менее 10 лет 3 года
Личные дела: а) руководителей б) работников Не менее 10 лет 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Личные карточки работников 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников 5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года
Графики предоставления отпусков 1 год

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ для расчета налогов.

Правило на случай выездной проверки: Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2016 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Сведения о тех случаях, когда докуметы хранят дольше обычного, мы представили в таблице ниже.

Когда сроки хранения первичных документов больше четырех лет

Документы Срок хранения Комментарий
По основным средствам:  акт приемки-передачи, договор и другие документы, связанные с приобретением и продажей основного средства, а также с его реконструкцией и модернизацией Четыре года + весь период, в течение которого компания начисляет амортизацию (письмо Минфина России  от 12 февраля 2016 г. № 03-03-06/1/7604). Если компания реализовала основное средство, то четыре года после продажи (подп. 7 п. 1 ст. 268 НК РФ) либо после учета в расходах убытка от этой сделки Предположим, что срок полезного использования основного средства, который компания установила в соответствии с классификацией, составляет 10 лет. Тогда документы, которые подтверждают первоначальную стоимость этого имущества, нужно хранить в течение 14 лет. Если компания продаст этот объект с убытком после 8 лет эксплуатации, то убыток от продажи в налоговом учете надо будет равномерно относить на расходы в течение двух лет (п. 3 ст. 268 НК РФ). Но первичные документы по данному основному средству все равно нужно хранить 14 лет с момента приобретения
По дебиторской и кредиторской задолженности: товарные накладные, акты приемки-сдачи работ или услуг, договоры, платежные поручения, акты сверки, гарантийные письма и другие документы, подтверждающие задолженность Четыре года после списания просроченной дебиторской задолженности на расходы или учета кредиторки в доходах Зачастую компании оставляют только акты сверки, в которых покупатель подтверждает сумму долга. Однако чтобы списать задолженность, необходимы договоры и первичные документы на отгрузку товаров, реализацию работ или услуг, на основании которых образовался долг. Если компания не представит инспекторам указанные бумаги, учесть задолженность покупателя в расходах при расчете налога на прибыль не удастся.
По затратам на обучение работников: договор, приказ руководителя компании о направлении работника на обучение, копия лицензии, учебная программа, акт на оказанные услуги, копия сертификата или другого документа, выданного образовательной организацией Четыре года после завершения обучения (п. 3 ст. 264 НК РФ) Например, сотрудник учился в 2013–2016 годах. Документы по расходам на обучение нужно хранить до 2020 года включительно
По убыткам: отчетность, налоговые регистры, а также первичные документы, которые подтверждают отрицательный финансовый результат Четыре года + весь период, в течение которого компания включает сумму убытка на расходы (максимум — 10 лет) (п. 4 ст. 283 НК РФ) Для подтверждения размера убытка обязательны не только отчетность и регистры, но и первичные документы, на основании которых компания рассчитала финансовый результат за убыточный период (постановление Президиума ВАС РФ от 24 июля 2012 г. № 3546/12). Даже если налоговики уже проверяли расчет убытка в ходе выездной ревизии (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278). Аналогичное требование действует для компаний на упрощенке (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). На примере. Компания в 2012 году получила убыток и учитывала его в расходах с 2013 по 2015 год. В этой ситуации первичные документы за период 2012 года должны быть в наличии с 2016 по 2019 год включительно
По ошибкам, найденным в расчете налогов: документы, которые подтверждают расчет налога за прошлый период, если компания исправляет ошибку этого периода в текущей отчетности Четыре года после исправления ошибки Если недочет привел к переплате налога, компания может не составлять уточненную декларацию за прошлый период, а скорректировать текущую отчетность (п. 1 ст. 54 НК РФ). При этом в организации должны быть документы, относящиеся к расчету налога за прошлый период. Например, компания завысила выручку от реализации в декларации по налогу на прибыль за 2013 год. Эту ошибку можно исправить в 2016 году. Тогда документы, которые подтверждают размер выручки 2013 года, нужно хранить до 2020 года включительно
По расходам, которые компания списывает в следующем налоговом периоде: счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и услуг, если компания заявляет расходы или вычеты не в том периоде, когда эти документы выставлены, а позже Четыре года после окончания периода, в котором компания использовала документ для расчета налога (письмо Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104) Например, компания в 2013 году учла какие-либо расходы, которые подтверждены документами 2012 года. В этом случае бумаги нужно хранить до 2017 года включительно

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов 

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). А так же инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами, что может привести к начисленным штрафам и пени.

Срок хранения актов

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

  • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
  • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
  • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП».

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

  • Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
  • Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.
  • Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
  • Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
  • Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн» Срок хранения согласно перечню,
утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли Не менее 5 лет
Отчетность в ФСС Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет
Отчетность в Пенсионный фонд Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: – годовая; – полугодовая и квартальная; – единовременная;– месячная

Постоянно*.5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*.

  1. Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
  2. Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах
  3. Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

См. также «Минфин напомнил, сколько нужно хранить первичку».

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет.

Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене.

Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале.

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Подробнее о нюансах учета убытка читайте в статье «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?».

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии.

Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала.

ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Сроки хранения документов