Для чего предусмотрено заполнение штатного расписания, и как выглядит его образец? Устав (Положение) каждой Законодатель устанавливает четкий алгоритм действий, посредством которого происходит изменение штатного расписания предприятия, в связи Утверждение постоянного штатного расписания важно для любого крупного предприятия, которое стремится к успеху. Вряд Некоторых предпринимателей интересует, как составить штатное расписание для ИП. Оно не является обязательным даже Изменение должности в штатном расписании и его порядок действий необходимо знать каждому работнику кадровой Штатное расписание не входит в перечень документации, которая составляется на продолжительный период времени, поэтому Каждому работодателю следует ознакомиться с вопросом, как вносить изменения в порядок выполнения труда рабочим Статья рассказывает, как происходит переименование должности в штатном расписании, правильный порядок действий, разъясняет нюансы Нужно придерживаться определённого порядка действий, если требуется сокращение должности в штатном расписании. Устранить ту Составление штатного расписания вызывает немало вопросов у компаний. Не все знают, как часто его

В кадровой работе всех предприятий, независимо от формы собственности и направления деятельности, предусмотрен документ строгой отчетности – штатное расписание. Это обязательный к ведению отчет, который тем не менее не имеет единой формы. Кадровый работник, исходя из особенностей производства, может самостоятельно разрабатывать удобный формат файла. Но существуют универсальные требования и рекомендации, которые должны быть соблюдены.

Начало работы

Составление штатного расписания ложится на плечи кадровых работников, но утверждение документа – обязательство руководства предприятия. Отчет имеет вид журнала, который пронумерован и прошит в соответствии с требованиями ведения официальных документов. Прошиваются только пронумерованные листы.

На обложке журнала изготавливается титульный лист, на котором значатся:

• предприятие, сфера деятельности которого расписана в отчете;
• подразделение (если территориально оно находится отдельно от основного офиса);
• наименование документа («штатное расписание»);
• дата заведения, то есть день, когда ведение документа было зафиксировано в журнале регистрации локальной канцелярии;
• дата завершения (необходима для того, чтобы определить сроки хранения бумаг).

Сам документ штатного расписания представляет собой развернутую таблицу, в которой должны быть отображены следующие данные:

• количество и наименование должностей;
• сколько рабочих мест уготовано для каждой должности;
• процент занятости;
• свободные вакансии;
• должностной оклад по каждому рабочему месту;
• обязательные и регулярные выплаты, предусмотренные для каждой должности.

Важно! Штатное расписание является документом строгой отчетности, поэтому требует отображения только истинных данных. При внесении изменений в порядок организации или оплаты труда это должно отображаться в документе.

Принятие

Все обязательные графы, предусмотренные официальными рекомендациями, должны отображаться в теле документа. Их порядок ответственный работник может выбирать самостоятельно. Также предусмотрен алгоритм, как происходят принятие и утверждение штатного расписания, который подразумевает следующие стадии:

• ответственный сотрудник составляет и оформляет нужным образом журнал, после чего вносит полные и развернутые данные о должностях и окладах;
• готовый журнал передается на рассмотрение каждому руководителю подразделения, который проверяет отображенные данные, после чего ставит подпись (все должности делятся на группы по подразделениям, поэтому подписывает руководство только тот блок данных, который ему подведомствен);
• происходит проверка временной информации главным бухгалтером, который анализирует и сверяет зафиксированные финансовые данные;
• после подписи бухгалтера, если все цифры верные, ШР передается главному руководителю предприятия, который утверждает документ (одной подписи главного начальства недостаточно – необходима выдача официального приказа о присвоении Журналу статуса строгой отчетности и грифа «для служебного пользования»);
• подписанный всеми участниками журнал проходит регистрацию в локальной канцелярии, после чего считается имеющим юридическую силу.

До окончательного принятия документа с ним должны ознакомиться все руководители фирмы, но нет обязательного требования доводить содержание до ведома самих работников.

Также часто возникает вопрос, в чьи служебные обязанности входит заполнение штатного расписания. Единственного законного требования или правила касательно данного вопроса не существует, но эта обязанность передается кадровым сотрудникам. Не исключено назначение ответственного с числа других служащих, что фиксируется письменным приказом руководства.

Правки

Документ требует отображения только правдивых данных, но внесение изменений в штатное расписание не может происходить самовольно. Для этого также предусмотрен алгоритм действий.

Учитывая, что создание Журнала происходило только на основании Приказа главного руководства фирмы, любые правки могут вноситься в документ исключительно после письменного волеизъявления начальника.

Дополнительно присоединяется документ, на основании которого возникла необходимость корректировки содержания отчетности.

Приказ о внесении изменений требует ознакомления руководителями подразделений, что фиксируется личными подписями каждого.

Есть два способа исправления отчета:

• путем коррекции имеющегося экземпляра;
• полной заменой действующего ШР на новый журнал.

Каким способом вносить изменения, решает ответственный работник по согласованию с администрацией фирмы. Но если незаметно внести правки не получается (то есть приходится делать массу зачеркиваний и исправлений), то придется заводить новый журнал. На практике те графы, которые поддаются частым изменениям, кадровики заполняют карандашом.

Причины

Есть две группы оснований, которые влекут за собой правки в содержание документа. Это изменение численности рабочего штата в большую или меньшую сторону. Легче увеличить численность вакансий. Для этого потребуется выполнить следующие действия:

• составляется приказ о добавлении в штат новой вакансии;
• готовится распоряжение о внесении правок в действующий должностной отчет;
• внесение указанных исправлений;
• подготовка должностной инструкции.

Ознакомления личного состава с такими изменениями не требуется, тогда как при сокращении письменное уведомление является обязательным условием. Закон требует направления уведомлений только тем работникам, которых коснутся сокращения, и минимум за 2 месяца до ожидаемой даты прекращения труда.

Предусмотрен ограниченный перечень причин, в силу которых возможно уменьшение количества рабочих мест, – это реорганизация и финансовый кризис предприятия.

Порядок выполнения происходит следующим образом:

• готовится документ, который подтверждает производственную необходимость на ликвидацию ряда вакансий;
• распоряжение подлежит письменному ознакомлению под подпись;
• правки отображаются в ШР;
• проводятся мероприятия по фактическому увольнению и аннулированию части рабочих мест.

Дополнительно

На титульной странице документа отображается дата прекращения ведения Журнала, которая служит отправной точкой в отсчете срока хранения бумаг. Согласно кадровым рекомендациям, Штатное расписание должно сохраняться в архиве предприятия не менее 3-х лет, после чего происходит его уничтожение с составлением соответствующего Акта.

Нарушение порядка ведения документа может повлечь применение к ответственному работнику мер дисциплинарного взыскания. Административным законодательством предусмотрены штрафные санкции за умышленное отображение неверных данных в содержании документа, а также за несвоевременное внесение правок.

Если нарушение было допущено должностным лицом, в отношении которого закреплены обязанности ведения ШР, то к нему могут применяться штрафы в размере от 2 до 5 тысяч рублей. Аналогичного размера наказание применимо и к руководителям фирм, а также главным бухгалтерам.

Если ответчиком по административному протоколу выступает юридическое лицо, то размер взыскания будет варьироваться в пределах 50-80 тысяч рублей.

Штатное расписание от А до Я

• Можно ли оставлять в штатном расписании вакантные должности?
• – Да, можно.
• Как часто нужно вносить изменения в штатное расписание?
• – В любое время, когда в этом есть необходимость.
• Можно ли указывать в штатном расписании должности на иностранном языке?
• – Нет, нельзя.

Штатное расписание – это удобный инструмент для работодателя. В соответствии с этим документом производят прием на работу и переводы, изменяют оклады и должности, сокращают штат. Когда надо корректировать штатное расписание? Как правильно это делать? Надо ли знакомить сотрудников с изменениями в этом документе?

Составляем штатное расписание

В штатном расписании перечисляются подразделения, наименования должностей, количество штатных единиц по ним, размеры должностных окладов и возможных надбавок. Можно не указывать период действия штатного расписания и применять его на протяжении всей деятельности компании до внесения в него изменений и дополнений.

При разработке штатного расписания можно воспользоваться унифицированной формой № Т-3 , утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 или утвердить в организации другую форму, которая будет содержать все необходимые сведения для ведения учета кадров ( ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). Особый порядок предусмотрен для организаций государственного сектора – для них формы первичной учетной документации устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

Штатное расписание – документ обезличенный . В нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним.

Чтобы зафиксировать, кто именно из сотрудников какие должности занимает, а также отмечать вакансии, периоды длительного отсутствия на работе и временное замещение, составляют штатную расстановку .

Для этого удобно использовать форму штатного расписания № Т-3, включив в нее графы «Фамилия и инициалы», «Сведения о работнике».

Как указывать должности в штатном расписании

В штатном расписании отражаются все имеющиеся в организации должности, в том числе и вакантные.

Если работа не связана с вредными или тяжелыми условиями труда, работодатель может самостоятельно формулировать название должности ( ст. 57 ТК РФ ). При этом закон не запрещает использовать общепринятые сокращения «Оператор ПК», «Начальник отдела веб-разработок».

Однако лучше указывать полные названия должностей, чтобы избежать риска разночтения в их трактовке, поскольку установленного перечня сокращенных наименований не существует. Не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям .

Введите различия в названия и должностные обязанности по ним.

Внимание!

Филиалы не являются работодателями, поэтому составлять для них отдельное штатное расписание нельзя ( п. 3 ст. 55 ГК РФ )

Специфика работы многих организаций связана с сезонным привлечением работников. В случае если с дополнительными сотрудниками заключаются срочные трудовые договоры, это можно отразить в штатном расписании.

Для этого издайте приказ, которым увеличьте количество единиц по соответствующим должностям, отметив период, на который они вводятся (ст. 15 , 16 , 57 ТК РФ).

Для учета срока штатное расписание можно дополнить графой «Период работы» или отразить эту информацию в графе «Примечание».

Кадровые изменения, которые надо отразить в штатном расписании

Вид изменений	Письменное уведомление работников
Вводим новые должности, структурные подразделения	Не требуется
Изменяем оклады, систему оплаты труда	Необходимо
Переименовываем должности	Необходимо
Переименовываем структурные подразделения	Необходимо, если название подразделения указано в трудовом договоре
Переводим работника в другой отдел
Переводим работника на другую должность	Необходимо
Проводим сокращение штата	Необходимо
Упраздняем вакантные должности	Не требуется

Как внести изменения в штатное расписание

По решению работодателя могут изменяться структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и др. Эти события влияют на штатное расписание организации. Изменения оформляют одним из следующих способов: – приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание. При этом планируемые изменения перечисляют в тексте самого приказа;

– приказом об утверждении нового штатного расписания.

Вариант обновления документа работодатели выбирают сами. Если корректировки небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения приказом, когда же в организации планируются масштабные кадровые изменения – утверждать новое расписание.

Приказ о внесении изменений составляют в произвольной форме. В нем указывают причины корректировок и их суть, дату введения в действие, которая может не совпадать с датой издания приказа.

Пример

Генеральный директор ООО «Аристотель» Мария В. в связи с увеличением количества оказываемых услуг и оптимизацией штатного расписания приняла решение: – ввести в штатное расписание должность «водитель-экспедитор»;

– переименовать «отдел по соблюдению норм охраны труда» в «отдел охраны труда», а должность «начальника отдела по соблюдению норм охраны труда» в «начальника отдела охраны труда». После чего 24 апреля 2013 года был издан приказ о внесении изменений в штатное расписание с 6 мая 2013 года.

Ошибка	Как правильно
Работодатель установил в штатном расписании несколько должностей на иностранном языке: web-разработчик, IT-специалист, PR-менеджер.	Кадровое делопроизводство нужно вести на русском языке ( ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ , п. 6 Правил, утвержденных постановлением № 225).
Что будет, если…
Если работодатель на основе штатного расписания будет вносить в трудовые книжки сотрудников наименования должностей на иностранном языке, его могут привлечь к административной ответственности за нарушение норм трудового права в виде штрафа до 50 000 рублей ( ст. 5.27 КоАП РФ ). Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала Галина Дугина — юрист, кандидат педагогических наук, эксперт журнала «Кадровое дело» Работодатель сам решает, на какой период составлять штатное расписание. Как правило, оно оформляется на один год, а затем утверждается новое. Штатное расписание может быть и бессрочным – действовать на протяжении всей деятельности компании. Екатерина Аракчеева — директор ГБУ Московского городского правового Центра «Защита» (Москва) В связи с необходимостью переименования структурных подразделений или должностей, изменения окладов, сокращения численности или штата работников вносятся изменения в действующее штатное расписание или принимается новое по форме, удобной работодателю. Внесенные изменения и новое штатное расписание утверждаются приказом руководителя. Надежда Сенаторова — начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы» (Москва) Даты утверждения и введения в действие нового штатного расписания могут не совпадать. Например, при проведении крупных кадровых перестановок. В этой ситуации отделу кадров может быть предоставлен временной промежуток для оформления всех необходимых бумаг по ротации персонала. Документы должны быть подготовлены к дате введения в действие нового штатного расписания. Редакция журнала «Кадровое дело»

• Кадровое делопроизводство

• Документооборот
• Кадровые документы

Все о штатном расписании: что это такое, зачем его составлять и кто должен оформлять этот документ?

• Для каждой компании очень важно наладить делопроизводство.
• Этому способствует и штатное расписание.
• Попробуем разобраться во всех его нюансах.
• В статье мы рассмотрим о чем оно информирует, как оформлять документ и зачем составлять штатное расписание, а также присутствует инструкция по заполнению.

Скрыть содержание

О чем оно информирует?

Штатное расписание – это обобщенная в одном документе информация о числе единиц штата всех должностей, об окладах и надбавках.

Госкомстатом России с этой целью предложена форма Т-3. Она рекомендательна, то есть на деле учреждение вправе применять отличный от упомянутой формы вариант исполнения.

Остановимся подробнее на внешнем виде документа, оформленного по унифицированной форме.

В этом случае штатное расписание представляет собой журнал, содержащий информацию в табличном виде (УФ Т-3).

Количество страниц в нем зависит от численности работников и структурной организации штата. То есть документ может состоять как из одной страницы, так и нескольких.

В последнем случае все они (страницы) должны быть пронумерованы и подписаны уполномоченными на то сотрудниками, а сам журнал прошит.

Зачем составлять штатное расписание?

Наличие его в учреждении в интересах самого руководства организации. Поскольку расписание штата позволяет упорядочить кадровую деятельность, а также, в случае возникшей необходимости, отстоять свои интересы в ходе судебных разбирательств.

К основным «плюсам» наличия у компании грамотно оформленного документа относятся следующие аспекты:

1. позволяет проанализировать структуру организации систему оплаты трудовой деятельности сотрудников;
2. отражает наличие или отсутствие вакантных должностей;
3. позволяет аргументировать увольнения сотрудников, если возникла необходимость в сокращении численности штата (т. е. наглядно демонстрирует невозможность перевода их на альтернативные должности);
4. зачастую позволяет избежать спорных ситуаций при проверках уполномоченных органов.

Обязана ли фирма иметь расписание штата?

Вокруг этого всегда много споров. Полемика вызвана отсутствием четко законодательно оформленного обоснования обязанности всех без исключения организаций иметь в наличии данный документ, в то время как некоторые документы и проверяющие инстанции считают его необходимым.

1. Соответственно организации иных форм собственности теоретически могут осуществлять свою деятельность без данного внутреннего норматива.
2. Однако стоит помнить о трактовке его отсутствия, а именно:
3. Однако имеют место ситуации, когда фирма попросту не может иметь в наличии штатное расписание.
4. А именно в случае, если ее учредителем и одновременно единственным работником является индивидуальный.
5. Сам с собой заключить трудовой договор он не может (об этом гласит статья 20 Трудового кодекса), а также не имеет фиксированной заработной платы, а лишь получает доходы от своей коммерческой деятельности.
6. В то время как штатное расписание подразумевает наличие договора с указанием профессии и тарифной ставки.

Кто отвечает за составление?

Который из сотрудников должен составлять штатное расписание, остается на усмотрение руководства учреждения. По большей части к этому привлекается персонал отдела кадрового управления, финансового или же юридического подразделений.

Кроме того, часто расписание составляет непосредственный руководитель или иной уполномоченный на это работник.

Желательно оформить личную ответственность сотрудника за составление списка штата. Реализовать это можно одним из способов: составлением персонифицированного приказа или указанием соответствующего пункта в трудовом договоре.

Каким образом утверждается расписание?

Итоговое согласование с последующим утверждением осуществляется старшими сотрудниками финансового и кадрового обеспечения путем публикации отдельного приказа.

Учитывая, что начисление зарплаты должно осуществляться ежемесячно, нужно вводить в делопроизводство документ с первого дня месяца.

Кто вправе проверять расписание?

Его запрашивают следующие компетентные органы:

1. Инспекция труда.
2. Налоговая инспекция.
3. Фонд социального страхования.
4. Пенсионный фонд.

Инструкция по заполнению

1. Сначала указываются реквизиты учреждения:
   • наименование и номер данного документа;
   • дата составления;
   • наименование компании (строго как в свидетельстве о регистрации);
   • код по ОКПО;
   • должность, фамилия с инициалами, подпись сотрудника, составлявшего документ.
2. После указываются сведения о распоряжении, которое утверждает данный документ.
3. Далее следует таблица, состоящая из десяти столбцов. Рассмотрим правила внесения них информации.
   • Графа 1 “Наименование”.Указываются подразделения, составляющих структуру организации.СПРАВКА! Для удобства наиболее рационально перечислять подразделения, поделенные на группы по иерархическому принципу.
   • Графа 2 «Код».Каждому из указанных подразделений присваивается, как правило, цифровой код.Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.
   • Графа 3 “Должность, разряд, класс квалификации”.Здесь отражаются названия всех имеющихся должностей и информация об уровне мастерства. При заполнении таблицы рекомендуется сверяться с актуальными редакциями принятых в России классификаторов профессий (ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР).Нередко в этих справочных формах нет интересующей специальности вследствие их давнего обновления, поэтому между кадровой документацией учреждения и этими классификаторами разногласия вполне допустимы (кроме случаев, когда за осуществление трудовой деятельности в конкретной должности работнику положены различные льготы или компенсации).
   • Графа 4 “Количество штатных единиц”.Информирует о числе рабочих мест для каждой должности в отдельности.ВАЖНО! При наличии неполной единицы штата в ячейку вносится долевое выражение (десятичная дробь).Кроме того, данная графа позволяет создать кадровый резерв на случай расширения штата, потому как трудоустроить сотрудника возможно исключительно при наличии вакантной должности. Это стоит предвидеть заранее, указав данные с запасом.
   • Графа 5 “Оклад”.Содержит информация о должностных ставках. Это должно быть регламентировано различного рода внутренними актами. В таблице указывается только цифра, без валюты.Статья 133 ТК РФ запрещает устанавливать величину оклада ниже МРОТ.Между работниками кадровых служб по-прежнему не угасают споры: допустима ли зарплатная «вилка»? Так принято называть ситуацию, когда сотрудникам на одной должности установлен разный оклад (к примеру из-за различий в квалификации или объеме работы).Мнение «за» мотивировано ст. 132 ТК РФ, которая как раз и позволяет такую разницу окладов. Однако на деле проще для одной должности назначить фиксированный оклад, а итоговый размер зарплаты для каждого сотрудника регулировать посредством надбавок.
   • ТК РФ, Статья 132. Оплата по труду
   • Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом.
   • Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда.
   • Графы 6 – 8 “Надбавки”.

     Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат. Некоторые надбавки положены сотрудникам законодательно (северные, за секретность и т.д.), другие же вводятся по решению руководства компании (за квалификацию, высокую производительность и пр.).

     Согласно другой классификации, дополнительные выплаты могут быть двух разновидностей:

     1. фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
     2. часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).
   • Графа 9 «Всего, руб.».

     Отражает количество денежных средств, начисляемых в расчете на все рабочие единицы каждой должности (все оклады и надбавки) по прошествии календарного месяца.

   • Графа 10 «Примечание».

     Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений о штате сотрудников.

   • Строка «Итого».

     Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее для учреждения число штатных единиц, также итоговая сумма всех окладов и надбавок. То есть здесь отражена величина месячного фонда заработной платы компании.

1. Бланк штатного расписания
2. Образец заполнения штатного расписания
3. Процедура грамотного составления документа вовсе не сложна, а его наличие позволяет с уверенностью смотреть в будущее.