Документы

Приказ об уничтожении документов

В настоящее время все без исключения компании ведут делопроизводство, из-за чего, через некоторое время, скапливается большое количество бумаги.

Для каждого вида документов установлен свой срок хранения, их нельзя просто утилизировать разбирая рабочий стол или шкаф.

За несоблюдение правил хранения отчетов, актов, приказов и других важных документов, а также за их утилизацию, человек управляющий компанией рискует получить штраф или быть привлеченным к уголовной ответственности.

Сейчас вы узнаете, как не нарушая закона утилизировать бумаги, потерявшие свою актуальность, ведь этот процесс подробно расписан в законе. При утилизации документов запрещено отходить от правил. Если глава компании нарушит действующие законы о ликвидации и хранении важных бумаг, он может получить штраф или стать фигурантом уголовного дела.

Приказ об уничтожении документов

Все бумаги отражающие работу бухгалтерии и хозяйственного отдела имеют свои нюансы и время нахождения в архиве.

В законе сказано: бухгалтерия, финансовая деятельность, итоги проведения аудитов, учетная политика, локальные акты (распоряжения, инструкции приказы и т.п.), иные документы, относящиеся к бухгалтерской и экономической стороне компании, могут быть уничтожены не раньше 5 лет с момента завершения отчетного года их создания (ФЗ № 402, ст. 29)

Документация по налогам, а вместе с ней документы, несущие информацию о прибыли и тратах компании, подлежат обязательному хранению в архиве, по завершении отчетного периода и их оформления, 4 года (Налоговый кодекс РФ ст.23, пп.8, п.1).

Документы, несущие информацию об управлении компанией, запрещено уничтожать раньше срока прописанного в перечне к Приказу Министерства культуры РФ № 558.

Согласно закону, таможенные декларации, а также доверенности, подлежат обязательному нахождению в архиве 5 лет с момента их создания.

Бумаги кадровой службы, несущие информацию о сотрудниках (приказы о приеме и увольнении, личные дела, договора о трудовых отношения работника и работодателя, счета перечисления заработной платы), подлежат нахождению на складе 50 лет с момента их создания (ФЗ № 125 ст.22.1 «Об архивном деле»).

Время нахождения в архиве конкретных бумаг касающихся бухгалтерии и налогов, кадровой и хозяйственной службы указано в приказе Росархива № 236.

Когда требуется избавиться от информации на бумаге подшитой с действующими документами, следует убрать их из подшивки и прошить документы в актуальном виде.

Не имеет значения даже то, на каком носителе у вас находится информация, правила утилизации важных данных идентичны как для бумажного, так и для электронного документа.

Порядок уничтожения

Первым делом следует организовать проверку ценности бумаг, по итогу можно понять, какие документы не являются актуальными и подлежат уничтожению. Следующим этапом является составление специального акта, в котором указываются список дел, подлежащих утилизации.

В акте прописывается тип уничтожаемого документа, дата потери актуальности и т.п. Если данный этап завершен, в организации, распоряжением руководителя, формируется специальная комиссия, которая составляет приказ об утилизации бумаг, указанных в составленном ранее акте.

На данном этапе дела и документы потерявшие актуальность разрешается уничтожить. При этом составляется акт об уничтожении документов.

Приказ об уничтожении документов

betonguru.ru

Экспертиза

Аудит актуальности рабочей документации, уничтожение бумаг – неотъемлемый элемент существования архива. Действующее законодательство гласит, избавляться от хранящейся документации без проведения аудита важности бумаг запрещено.

В правилах деятельности архива сказано, что проводить аудит должен не один человек, а комиссия, так как нарушение данного правила может привезти к негативным последствиям. Например, по невнимательности или не достаточной компетентности, некоторые документы могут быть уничтожены имея актуальность на данный момент. И не важно каких размеров компания, один человек аудит проводить не может.

Как правило, для наиболее точного составления акта на списание и уничтожение документов, комиссия должна формироваться из следующих специалистов: руководитель или его первый заместитель, архивист, начальник бухгалтерии, специалист юридического отдела, секретарь руководителя, кто-то из персонала организации.

Для создания комиссии и согласования ее состава руководитель издает приказ. Допускается наличие комиссии, действующей на постоянной основе, либо состав комиссии по решению руководителя утверждается ежегодно. Созданная комиссия должна выявлять документы с истекшим сроком хранения, писать акт о уничтожении бумаг и согласно данному акту подготовить бумаги для утилизации.

Даты отбираемых документов

Специальная комиссия проводит проверку актуальности только тех документов, которые попадают под временной промежуток, указанный руководителем в приказе. По правилам, документ должен потерять свою актуальность для компании на 1 января года, написанного в приказе.

Например, если согласно приказу подлежит рассмотрению документация 2013 года, то бумаги за 2014 год и позже комиссия не рассматривает, хотя некоторые из них уже могут быть недействительными.

Ведь согласно правилам, документация датированная 2014 годом, подлежащая к хранению в архиве на протяжении 3 лет, не подлежит уничтожению до 2018 года, так как в 2017 году 3 полноценных года еще не прошли.

Образцы актов

Акт о списании и ликвидации документов и дел, с истекшим сроком хранения

Имеем оформленный акт. На нем ставит свою подпись ответственный за составление данного акта. Члены комиссии на собрании согласовывают акт, путем проставления на нем определенной надписи.

После этого, акт должен утвердить непосредственно руководитель организации, так как именно на нем лежит вся ответственность за правильную сохранность документов организации.

В случае, когда компания представляет собой фондообразование государственного архива, то акты подлежат утверждению исключительно после проверки описей документов бессрочного хранения и документов по личному составу ЭПК государственного архива, о чем на акте обязательно проставляется соответствующая запись.

Приказ об уничтожении документов

Дела подлежащие хранению в архиве допускается уничтожить непосредственно на территории организации или перевести в специализированное место для их уничтожения.

В целях предотвращения потери и хищения документов, все бумаги подлежат тщательной упаковки.

Несмотря на все вышесказанное, компания оставляет за собой право на погрузку и транспортировку бумаг самостоятельно, либо это может сделать специализированная компания, чей профиль деятельности заключается в уничтожении ненужных документов.

Но стоит помнить, что при обращении в специализированную компанию, сотрудник заказчика должен находиться при погрузке, транспортировке и уничтожении документов, так как необходимо сберечь данные от распространения и передачи третьим лицам.

При выборе компании обязательно учитывайте тот факт, что есть организации, чья основная деятельность, это вывоз макулатуры с целью ее дальнейшей переработки (такие работы зачастую выполняются для заказчика бесплатно, так как фирмы имеют хороший доход от передачи переработанной бумаги на производство), но есть и обратная сторона вопроса, это фирмы, готовые предложить клиенту конфиденциальность и хорошую степень надежности. Если вы сотрудничаете с организациями по приему макулатуры, то будьте готовы к тому, что вам придется столкнуться с «утечкой информации», и неизвестно к каким последствиям это приведет.

Условия качественного уничтожения бумаг

  • выемка нужных документов из помещения, в котором они находятся на хранении;
  • удаление всех без исключения скрепок, брошюровки, и иных инородных тел;
  • качественная обертка, с целью доставки к месту утилизации (фирма может утилизировать и на своей территории).

Ни в коем случае, не применяйте для использования под черновики бумаг и документов подлежащих утилизации.

Способы уничтожения документов

Если вы приняли решение о физическом уничтожении дел, то вам следует помнить:

  • нормативно правовые акты, которые регламентируют порядок уничтожения документов на бумажном носителе;
  • нельзя избавляться от документов, связанных с прошедшими или предстоящими судебными разбирательствами;
  • при утилизации потерявших актуальность документов, нужно строго следить за конфиденциальностью всей находящейся в них информации;
  • любые копии уничтожаемых документов, также подлежат утилизации.

Когда документация находится на бумажных носителях, то ее можно уничтожить несколькими способами:

  • использовать шредер в промышленных масштабах;
  • применять химические вещества;
  • использовать метод сжигания (у крупных компаний, с большим объемом макулатуры, данная процедура проводится на специализированных площадках на лицензируемом оборудовании).
Читайте также:  Пример расчета среднесписочной численности работников за 2019 год

Приказ об уничтожении документов

Существует огромное количество достоинств и недостатков данных методов, поэтому можно привести в пример еще один метод, метод «закапывание».

Некоторые допускают использование данного метода, но он является малоэффективным.

Как правило, уничтожение архивных документов проводят путем их сжигания или отдают на специализированные перерабатывающие предприятия, использующие оборудования по типу шредера.

При задаче утилизировать большие объемы данных, в которых содержится конфиденциальная информация, заключают договор на утилизацию с лицензированной организацией. При небольших объемах, с задачей уничтожения можно справиться с помощью собственных ресурсов.

Когда срок не истек, но больше хранить нельзя

Существуют случаи, когда срок хранения не закончился, но больше в сохранности документов нет необходимости.

Это обычно происходит тогда, когда бумаги находящиеся на хранении испортились или имеют явные повреждения.

Получить повреждения документы могут разными способами – от самого элементарного халатного отношения к правилам хранения до наступления чрезвычайной ситуации или катастрофы природного, или техногенного характера.

В акте, составленном на такие документы, необходимо указать точную причину, из-за которой бумаги пришли в негодность и дальнейшее их хранение не является целесообразным.

Какие из документов лучше сохранить

Бывают ситуации, в которых уничтожение потерявших свою актуальность бумаг не является правильным решением. Не надо уничтожать бумаги, несущие следующую информацию:

  • все виды документов, которые задействованы в идущем судебном процессе или судебное разбирательство по ним намечается в ближайшее время;
  • документы финансовой отчетности, в случае, когда компания несет убытки: в таком случае, они подлежат хранению, на весь период, пока организация работает себе в убыток.

Для все бухгалтерской документации установлены свои правила касательно периода сохранности. Да, действующие законодательные акты устанавливают правила хранения и уничтожения, как и для иных документов, для бумаг бухгалтерского учета установлены дополнительные законодательные правила, которые отражены в Налоговом кодексе и федеральном законе «О бухгалтерском учете»:

  • абсолютно весь перечень документации, которая имеет непосредственное отношение к вычисление и уплате организацией налогов, подлежи обязательному хранению в течении 4 лет (ст.23 налогового кодекса Российской Федерации);
  • первичный бухгалтерский учет обязателен к ответственному хранению не менее 5 лет (ст.29 федерального закона)

Приказ об уничтожении документов

Уничтожение электронной документации

С развитием компьютерных технологий, появилась тенденция, хранить документацию в электронном виде на компьютере или в облачном хранилище. Доля такого способа хранения данных очень велика.

Электронный документооборот, также как и бумажный, нуждается в правильном хранении и своевременной отчистки от потерявших актуальность бумаг, как и передача на утилизацию бумажной макулатуры.

В настоящее время, законом не регламентируется разница в каком виде хранится документация (ст.5 федерального закона – 125). В случае необходимости уничтожения старых документов, порядок действий идентичен тому, как списывается информация, хранящаяся на бумажном носителе.

Правда имеются определенные особенности:

  • правило гласит, что при уничтожении любого документа, подлежит утилизации и носитель этого документа (диск, карта памяти);
  • в случае, когда документ храниться на жестком диске стационарного компьютера или ноутбука, обычное перемещение файла в корзину или нажатие клавиши «delete» не гарантирует его полного уничтожения. Как показывает практика, даже по прошествии 8 циклов уничтоженные файлы подлежат восстановлению по «магнитному эху» (по ГОСТам Пентагода, процедура имеет место быть даже через 50 циклов).

Из-за этого, для полного уничтожения ненужного файла требуется либо продолжительная перезапись, либо уничтожение непосредственно жесткого диска (способов много: электромагнитное излучение, применение химических средств, физическое уничтожение). Только в этом случае есть уверенность, что документы ликвидированы полностью и третьим лицам не удастся их заполучить.

Когда ликвидируете документацию, хранящуюся на электронном носителе, обязательно нужно уничтожить все копии, сделанные с помощью других носителей информации, в том числе бумажные, так как в ими могут завладеть третьи лица и использовать в своих целях.

Ответственность руководителя

Бывают ситуации, что утилизировали документацию, которая подлежала ответственному хранению, это грубое нарушение и ответственность лежит исключительно на руководителе.

В случае выявления нарушений времени ответственного хранения бумаг и и их дальнейшего уничтожения, КоАп регламентированы штрафы – от 2 до 3 тысяч рублей, а в случае повторного факта нарушения – еще больше.

Акт ???? об Уничтожении Документов ???????? Правильный Образец и Бланк 2023

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг.

Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл.

Уничтожение документов проводится в соответствии с правилами делопроизводства и положениями закона «Об архивной деятельности в Российской Федерации».

Файлы для скачивания:

Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения (образец) состоит из последовательных этапов:

  1. предварительно проводят экспертную комиссию, чтобы определить ценность дел, подготовленных к уничтожению;
  2. затем составляют акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения;
  3. после этого переходят к непосредственной утилизации.

Инструкция по заполнению акта

  1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту.

    Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.

  2. В основную часть акта вписывают
    • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
    • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
    • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Образец и содержание акта

Единый образец акта об уничтожении документов не утвержден на законодательном уровне. Организация может сама разработать форму, скачать типовой шаблон из интернета. Для бюджетных учреждений образцы актов могут утверждаться ведомственными нормами.

Приказ об уничтожении документов

В содержании акта должны быть указаны следующие данные:

  1. дата и номер (если в организации ведется нумерация актов);
  2. состав комиссии с указанием ФИО, должностей;
  3. основания для проведения процедуры (например, реквизиты приказа руководителя);
  4. сроки уничтожения (например, если процедуры проводится в течение нескольких дней);
  5. реестр документации, которая была уничтожена в присутствии комиссии (указывается тип документа, количество страниц);
  6. способ уничтожения, реквизиты договора со сторонней организацией (если она привлекалась);
  7. подписи всех членов комиссии.

На акте ставится отметка об утверждении руководителем. По мере необходимости, на бланке проставляется печать предприятия. По итогам уничтожения определяется лицо, которое будет хранить акты.

Кто занимается утилизацией документа

Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой.

Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.

  • Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации.
  • Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.
Читайте также:  Хранение документов СОУТ

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.

Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание. За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

Что такое акт об уничтожении документов

Ряд документов, имеющих юридическую силу, необходимо хранить постоянно. По мере необходимости, они могут передаваться в централизованные или собственные архивы, оцифровываться с внесением информации в базы данных. Однако большинство документов утрачивается свое значение достаточно быстро. Как только истекут регламентированные сроки хранения, их можно уничтожить.

Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации. Обычно планы по уничтожению документации готовят структурные подразделения в пределах своей компетенции.

Для некоторых видов бланков и форм необходимо соблюдать специальные правила уничтожения. Например, в организациях, работающих со сведениями гостайны или с персональными данными граждан, утверждены специальные регламенты.

Виды документов

Существует четко регламентированная градация видов документов, в основу которой положена значимость документа. В соответствии с градацией установлены сроки хранения документации на предприятии. Так, существуют документы официальные, личные, простые, сложные, секретные и внутренние.

Исходя из их значимости, сроки хранения могут быть временными или постоянными.

Все документы хранятся в оперативном обращении предприятия или организации в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия. При подготовке сдачи в архив производится экспертиза ценности документов, в ходе которой устанавливается срок их хранения или возможность их уничтожения.

Документы, не представляющие собой юридической, политической или культурной ценности, подлежат уничтожению. В каждом ведомстве действуют межотраслевые перечни сроков хранения для того или иного типа документов.

Руководствуясь перечнем, экспертиза по отбору выделяет:

  • ценные документы, подлежащие передаче в государственный архив;
  • ценные документы, сдающиеся в архив предприятия с условием их хранения не менее 10 лет;
  • ценные документы сроком хранения до 10 лет, которые будут храниться в соответствующих отделах предприятия, например, бухгалтерские документы — в бухгалтерии;
  • ненужные документы с истекшим сроком хранения, подлежащие уничтожению.

Выводы экспертизы оформляются в письменном виде раздельно по документам в зависимости от их дальнейшей судьбы.

Так, составляются:

  1. перечень документов и дел постоянного хранения;
  2. перечень документов и дел для хранения сроком свыше 10 лет;
  3. перечень документов и дел для хранения менее 10 лет.

Перечень документов, отобранных для уничтожения, оформляется в виде Акта о выделении документов к уничтожению. Перечни рассматриваются экспертной комиссией и передаются на апробацию руководителю предприятия или организации. Во исполнение решения экспертной комиссии канцелярия предприятия приступает к уничтожению документов.

Сам процесс уничтожения происходит в составе нескольких человек и оформляется Актом об уничтожении документов.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Не очень. Информация устарела.

Вам также может понравиться

Акт об уничтожении документов

Бумажный документооборот сопровождает деятельность любой организации. Как бы мы ни хотели отказаться от использования бумаги и полностью перейти на «цифру», сделать это не представляется возможным по ряду причин.

К примеру, когда речь касается организационно-распорядительных документов, трудовых договоров, приказов, то их распечатка необходима в соответствии с законодательством. То же самое касается подотчетных документов, которые составляются «под роспись», требуют заверения печатью организации, нотариального заверения и т.п.

Вся эта бумажная документация не просто составляется по определенной форме, но и требует внимательного и бережного отношения. За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрено наказание в виде административного штрафа (в соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ). Для юридических лиц штраф может достигать 300 тысяч рублей.

Если организация не сможет предоставить какой-то из документов по запросу контролирующего органа, сославшись, например, на его потерю, то избежать штрафа вряд ли удастся. Это означает, что ни в коем случае нельзя просто так выбрасывать или уничтожать документы.

Порядок уничтожения документов

У любого документа есть срок обязательного хранения. К примеру, договоры, налоговые декларации, оборотные ведомости, журналы и другие аналогичные бумаги должны храниться в организации не менее 5 лет. По истечении этого срока документы можно уничтожать, но делать это нужно тоже с соблюдением особого порядка.

Запрещено рвать старые документы на части, пускать на черновики или выбрасывать на свалку.

Самый простой способ избавиться от архива по всем правилам — это обратиться в специализированную организацию. Предприятия из Санкт-Петербурга и Ленинградской области могут воспользоваться услугами компании «Корона». Мы выполняем весь комплекс работ по уничтожению:

  • кадровых и бухгалтерских документов;
  • архивов и секретной документации;
  • налоговой отчетности;
  • первичных документов;
  • документов с истекшим сроком обязательного хранения

Уничтожение документов возможно тремя способами: варкой в бумагоделательной машине, шредированием и кипованием. Каждая технология позволяет использовать отходы переработки в качестве вторсырья для производства санитарно-гигиенической продукции. При этом вероятность передачи информации третьим лицам сведена к нулю.

Заказчик или его представитель может присутствовать при утилизации лично или наблюдать за происходящим по видеосвязи в режиме реального времени. Процедура уничтожения документов осуществляется с соблюдением конфиденциальности, а по факту физической ликвидации архива составляется соответствующий акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Инструкция по заполнению акта об уничтожении

Приказ об уничтожении документов

Акт составляется в соответствии с утвержденной формой. Документ условно можно разделить на две части:

  • в первой приводится перечень подлежащих уничтожению бумаг
  • во второй описывается порядок и способ уничтожения

При составлении акта следует придерживаться определенных правил:

  • В графе «Наименование организации» должно быть указано полное или краткое наименование в соответствии с уставом организации.
  • Дата регистрации акта должна соответствовать дате его утверждения, документу присваивают внутренний порядковый номер.
  • Документ утверждается руководителем организации (как правило, гендиректором) — именно он принимает решение об уничтожении и несет за это ответственность.
  • В основной части акта дают ссылку на приказ или иное распоряжение, ставшее основанием для проведения процедуры.
  • Далее указывают состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого члена.
  • В виде таблицы составляется перечень подлежащих утилизации документов. Если уничтожаемые бумаги были внесены в описи, то в акте указывают их номер.
  • Во второй части акта обязательно указывают способ уничтожения. Если операцию выполняет подрядная организация, в акте указывается общий вес принятого на уничтожение архива, а также данные договора, на основании которого оказывается услуга.
  • Внизу документа должны поставить свои подписи все члены комиссии

Компания «Корона» работает по договору, а по факту выполнения заказа выдает акт об уничтожении документов, в котором подробно прописываются ключевые обстоятельства: факт уничтожения, способ утилизации и использованное оборудование, уровень секретности и объем документации.

Если общий вес подлежащих уничтожению бумаг превысит 500 кг, то услуга оказывается бесплатно, а заказчик получает денежное вознаграждение за предоставленное вторсырье. Нужно уничтожить большой архив? Выполним эту работу предельно ответственно и предоставим все необходимые документы!

*обращаем Ваше внимание, что указаны максимальные цены на прием вторсырья. Цена может меняться в зависимости от его вида, типа упаковки, объема и способа вывоза.

Читайте также:  Режим повышенной готовности в Белгородской области

Также мы уведомляем Вас: при сдаче вторсырья объемом менее 100кг, въезд на территорию платный — 100₽

Образец приказа о формировании комиссии по уничтожению документов 2023 года. Бланк для скачивания

Для организации уничтожения документов организации, утративших свою актуальность, создается специальная комиссия. Назначается она приказом руководителя о формировании комиссии по уничтожению документов.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о формировании комиссии по уничтожению документовОбразец приказа о формировании комиссии по уничтожению документов

О хранении документов

Фонды (предприятия), комплектующие муниципальные и государственные архивы, обязаны организовать учет и хранение документов и их передачу в архив на ответственное хранение по истечении определенного срока.

Однако несмотря на то, что коммерческим организациям такая обязанность не вменена, существует целый ряд нормативных актов, предусматривающих обязанность частных организаций хранить и предоставлять по первому требованию отдельные документы (как правило, учредительные, правоустанавливающие, финансовые). Так, например:

  • Федеральный закон от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50) устанавливает, что ООО обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества;
  • Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (статья 89) также устанавливает, что АО (ПАО) обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

За утрату, утерю или неправомерное уничтожение таких документов могут полагаться штрафы.

Ценность документов

Не все образующиеся в процессе деятельности организации документы должны храниться постоянно. Некоторые документы с течением времени утрачивают свою актуальность и могут быть уничтожены.

Главным критерием отбора документа к уничтожению является утрата им ценности.

Все документы условно могут быть разделены на три группы в зависимости от ценности:

  1. документы постоянного хранения. Это документы, имеющие непреходящее социальное, историческое, экономическое значение. К ним относятся учредительные документы организации, реестры акционеров, описи дел, годовые бухгалтерские отчеты и т.п.;
  2. документы длительного (свыше 10 лет) хранения. Это документы по личному составу (награждение), документы по несчастным случаям на производстве и т.п. — то есть то, что может иметь значение в течение человеческой жизни;
  3. документы временного хранения. Это документы, имеющие ценность «здесь и сейчас», то есть в период оперативного делопроизводства в течение делопроизводственного года и, как правило, до 5 лет. К ним относятся приказы по дисциплине, общая переписка, внутренние служебные документы и т.п.
  • Поскольку документы, образующиеся в делопроизводстве различных организаций, достаточно схожи, с целью облегчения их учета и определения ценности разработан специальный Перечень типовых управленческих документов (утвержден Росархивом в 2019 году), в котором указаны сроки хранения большинства документов.
  • Также на уровне ведомств и отраслей могут быть утверждены свои Перечни, в которых указаны сроки хранения более специфичных для отрасли документов.
  • На основании Перечня и описи дел, ведущихся в организации, лицом, ответственным за делопроизводство, при участии экспертной комиссии предприятия формируется сводная номенклатура дел организации.

Экспертная комиссия

Согласно Правилам работы архивов организации, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года, в начале каждого делопроизводственного года организация обязана провести экспертизу ценности документов.

Проведением экспертизы ценности документов занимается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя. О том, как составить этот приказ, мы рассказали в материале по ссылке. Во время своего заседания экспертная комиссия:

  • просматривает документы с истекшим сроком хранения и определяет необходимость его продления (или отсутствие необходимости);
  • определяет срок хранения для новых документов в случае, если они отсутствуют в Перечне, и ответственный за делопроизводство затрудняется самостоятельно определить их ценность;
  • согласовывает описи дел и утверждает список дел, выделенных к уничтожению.

Все эти вопросы отражаются в протоколе заседания экспертной комиссии.

Комиссией по уничтожению документов, таким образом, может называться как сама экспертная комиссия, так и специально созданная, отдельная комиссия, которая на предприятии занимается только уничтожением документов.

Задачи комиссии по уничтожению документов

Основными задачами комиссии по уничтожению документов, как правило, являются:

  • согласование и представление на утверждение руководителю списка документов, подлежащих уничтожению (акта о выделении документов к уничтожению);
  • организация уничтожения (выбор места, времени, способа уничтожения, заключение договора с организацией, оказывающей такие услуги);
  • проведение уничтожения в случае, если оно проводится силами самой организации.

При этом комиссия обязана убедиться в том, что:

  • будут уничтожены не только оригиналы, но и копии и дубликаты документа, включая электронные;
  • уничтожение будет проводиться с соблюдением коммерческой и другой тайны. Например, недопустимо уничтожение бухгалтерских документов выбрасыванием в общий мусорный контейнер и т.п.;
  • не будут уничтожены документы, необходимые для длящегося или предстоящего судебного разбирательства.

Сам факт уничтожения оформляется актом об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Как правило, составляют акт члены комиссии по уничтожению.

Как создать комиссию

В комиссию могут быть включены любые работники на усмотрение руководителя. Как правило, в обязательном порядке в члены комиссии включаются заведующий делопроизводством или начальник отдела кадров, или юрист, но могут быть привлечены и другие сотрудники.

Председателем комиссии является либо сам руководитель организации, либо кто-то из лиц высшего руководства (например, директор по административной работе или начальник управления документационного обеспечения).

Приказ об уничтожении документов

Сама комиссия может быть как постоянно действующей, так и временной, создаваемой для уничтожения конкретных документов. Работу комиссия осуществляет в соответствии с Инструкцией по делопроизводству данной организации. С ней все члены комиссии должны быть ознакомлены под подпись.

Для уничтожения документов с грифом «ДСП» (для служебного пользования) составляется отдельная комиссия.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа о создании комиссии по уничтожению документов не существует. Организация вправе свои, утвержденные на внутреннем уровне образцы распорядительных документов. На нашем сайте имеются образец и бланк приказа, которые также можно применять в работе.

Приказ оформляется на фирменном бланке (если организация его использует) или на обычном листе формата А4. В последнем случае в верхней части листа потребуется указать:

  • наименование организации;
  • юридический адрес;
  • ИНН/КПП.

Сам документ состоит из следующих структурных элементов:

    1. название и заголовок;
    2. преамбула. В данной части документа указываются основания для его издания (ссылки на нормативные акты федерального, отраслевого или локального уровня, например, на Положение о делопроизводстве), а также указывается цель его издания, например, «с целью организации уничтожения документов с истекшим сроком годности»,
    3. слово «приказываю»;
    4. текст приказа, в котором перечисляется состав комиссии с указанием ФИО, должности, подразделения каждого члена комиссии, оговариваются сроки работы комиссии и ее прямые обязанности («заключить договор на уничтожение документов с ООО «Шредер» в срок до 12.04.2023 года, представить мне на утверждение акт о выделении документов к уничтожению»). Также делается ссылка на документ, которым в своей деятельности должна руководствоваться комиссия;
    5. данные об ответственных за ознакомление с приказом членов комиссии и лице, контролирующем исполнение приказа;
    6. должность, подпись, расшифровка подписи руководителя.

В свою очередь реквизиты приказа вписываются в качестве основания в акт об уничтожении документов.

Хранение

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов относится к приказам по основной деятельности и хранится в деле приказов постоянно.