Документы

Порядок уничтожения кадровых документов

Для каждого первичного документа, а также журналов, регистров существует определенный срок хранения, предусмотренный в рамках законодательства. Хранить их дольше не имеет смысла. Когда «первичка» подшивается, сотрудник делает на папке пометку «хранить до…». После наступления этой даты папки группируются и издается приказ на уничтожение документов.

Порядок уничтожения кадровых документов

Документальный образец в 2023 году

Предлагаем вам образец заполнения типового приказа, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:

Если считаете, что ваших знаний недостаточно для верного оформления приказа, дочитайте материал до конца. Продолжим…

Правовая сторона

Процедура избавления от ставших ненужными (архивных) документов довольно сложная. Во-первых, создается комиссия, члены которой должны быть юридически «подкованы», чтобы разобраться в том, какие бумаги правомерно уничтожить, а какие оставить для дальнейшего хранения.

Предварительно проводится проверка каждого документа, папки актируются, лишь после подписания акта они могут быть уничтожены. Всей процедуре предшествует издание специального приказа
, в котором дается указание на уничтожение документации с истекшим сроком хранения, озвучивается состав комиссии и способ уничтожения:

  • при помощи шредера;
  • путем сжигания;
  • отправка на утилизацию.

В последнем случае заключается договор со специализированной организацией. Бумага хранится не менее 5 лет, печать на ней не ставится.

Кто, когда и на каком основании составляет

Инициатором процедуры уничтожения документов с истекшим сроком хранения чаще всего выступает руководитель подразделения, в котором скопились лишние бумаги:

  • главный бухгалтер;
  • заведующий складом;
  • кадровик.
  • Комиссия чаще всего выбирается из сотрудников этих служб, так как они знакомы с законодательством и легко справляются с проверкой уничтожаемых документов на предмет истечения срока хранения.
  • Проект приказа передается руководителю, который принимает решение о его подписании.
  • Каждая организация вправе самостоятельно разработать бланк приказа и закрепить его применение в учетной политике. Однако есть необходимые пункты, которые должны содержаться в реквизитах:
  • название организации (ФИО ИП);
  • наименование – «Приказ об уничтожении…»;
  • дата составления;
  • основная часть, содержащая ФИО членов и председателя комиссии, указание на то, каким способом бумаги будут уничтожаться, даются ссылки на приложения;
  • подпись руководителя.

После издания приказа председателя и членов комиссии знакомят с ним под роспись.

Образец (поэтапное заполнение)

Часть Описание
Заголовочная Здесь приводится наименование компании, название формы, дата составления.
Содержательная В ней содержится приказ уничтожить документацию за период с… по …., назначается экспертная комиссия в составе председателя, членов с указанием должностей, ФИО, а также способ уничтожения бумаг.
Реквизиты Внизу проставляется должность, ФИО руководителя, ставится его подпись, а также предусматривается блок для ознакомления с приказом заинтересованных лиц.

Порядок уничтожения кадровых документов

Приказ об уничтожении документов составляется по разработанной в компании форме (можно применять унифицированную) в одном экземпляре, подписывается руководителем, печать не требуется.

                         ТРУДко, ИНФО

Уничтожение документов с истёкшим сроком хранения

Порядок уничтожения кадровых документов Ильдар Мустафин, Экономист-финансист

Перед любой организацией рано или поздно встаёт вопрос уничтожения документов с истёкшим сроком хранения. Закон не позволяет просто выбросить ненужные бумаги, необходимо правильно провести и оформить процесс их утилизации. Ошибки, неточности или безответственность в этом деле могут привести не только к штрафам, но и к более серьёзным санкциям.

Порядок уничтожения кадровых документов

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее

Работникам бухгалтерии и другим ответственным за работу с документами сотрудникам предприятия нельзя утилизировать бумаги по собственному желанию. Архивные дела могут быть уничтожены только в трёх случаях:

  • при истечении срока их хранения;
  • при потере актуальности и практического значения;
  • при порче документов.

Под порчей подразумевается невозможность использования документа при неправильном хранении, выцветшие записи, расплывшиеся пятна. Если документ нельзя прочесть и распознать, он подлежит утилизации. Но даже в этом случае уничтожать их придётся строго регламентированным методом.

Потеря актуальности предполагает ликвидацию копий, дубликатов и оригиналов бумаг, которые заменены новыми версиями. Их хранение больше не требуется, так как при их уничтожении вся необходимая информация сохранится в других источниках и может использоваться для нужд организации.

Для уничтожения архивной и потерявшей актуальность документации не требуется привлечение сторонних лиц или организаций. Можно провести уничтожение документов с истёкшими сроками хранения самостоятельно. Для этого необходимо:

  • создать комиссию, которая будет принимать решение об уничтожении документов;
  • подготовить акт о необходимости утилизации документов;
  • провести утилизацию и привести в порядок оставшиеся на хранении архивные документы;
  • составить дополнительный акт с фиксацией совершённых действий.

Проведение и документальное оформление утилизации требует коллегиального участия сотрудников предприятия. Закон допускает единоличное принятие решения об уничтожении, но в таких случаях вероятность совершения ошибки при работе с архивными документами будет возрастать.

Строгих требований к процессу и актам уничтожения документов с истёкшим сроком также не предусмотрено. Ответственные сотрудники и руководство сами выбирают удобную форму и способы утилизации документа.

Основное условие — чётко, однозначно и понятно указать, что и по каким причинам утилизируется, обеспечить конфиденциальность уничтожаемой информации и позаботиться о том, чтобы при уничтожении дел с истёкшим сроком хранения не нарушались нормы безопасности (например, противопожарные нормы, если бумаги будет сжигаться).

Первый этап уничтожения дел с истёкшим сроком хранения — формирование комиссии. Рекомендуется включать в неё более трёх специалистов, в том числе представителей:

  • бухгалтерии;
  • юридического отдела;
  • кадровой службы.

Порядок формирования комиссии определяет директор компании, но указанные рекомендации связаны с тем, что:

  • перечисленные службы постоянно работают с документами;
  • у каждого подразделения своя специфика документооборота со своими требованиями и условиями;
  • эти специалисты работают с широким спектром нормативных актов по различным направлениям законодательства, и поэтому больше всех осведомлены об условиях хранения дел и о том, как уничтожать документы.
Читайте также:  Саморегулирование на рынке ценных бумаг

Формирование комиссии закрепляется приказом руководителя предприятия. Он составляется в свободной форме, и содержит перечень лиц, ответственных за уничтожение документов с истёкшим сроком хранения. Также в нём могут быть указаны обязанности и ответственность членов комиссии.

По итогам каждого заседания комиссии оформляется протокол, где фиксируются все принятые решения. Для составления протоколов и документального оформления работы комиссии в её состав может включаться секретарь. В протоколе проставляются подписи всех присутствующих на заседании членов комиссии.

Утилизация архивных документов с истёкшим сроком хранения требует составления двух актов. Первый акт идёт на выявление документов для утилизации, второй — на их фактическое уничтожение

Оба составляются в свободной форме, но должны включать следующие данные:

  • перечень документов, которые планируется утилизировать;
  • причины, побудившие комиссию принять подобное решение;
  • даты и номера документов;
  • способ утилизации бумаг;
  • подписи членов комиссии, принявших решение об уничтожении.

Перечислять наименование каждого архивного документа не требуется. Достаточно сгруппировать документы по их содержанию и указать крайние даты (первого и последнего документа в группе).

Также в актах может содержаться пункт «примечание», чтобы вносить важные пояснения. Информация о документах с истёкшим сроком хранения, которые не требуют утилизации, в акт не вносится.

Для безошибочного уничтожения документов с истёкшим сроком хранения необходимо точно знать, когда закон позволяет их утилизировать. Время хранения и уничтожения регламентируются сразу в нескольких документах:

Первый перечень действителен для документов, датируемых до августа 2010 года (дата подписания приказа Министерством культуры РФ). Приказ Минкультуры РФ актуален для документов, датируемых после 2010 года и до 18.02.2020 года — даты начала действия Приказа Росархива №236.

Данное разделение вызвано тем, что обновлённые приказы не имеют обратной силы и не распространяются на документы, созданные до момента их публикации.

Отдельные дела и акты, созданные во время существования СССР (до 1991 года), утилизируются на основе правил работы с документами и срока хранения, действовавших в то время.

Если у членов комиссии появились сомнения в необходимости или правомерности уничтожения определённых документов, следует обратиться за разъяснениями в Госархив. Такое решение немного затянет срок утилизации документа, но позволит избежать нарушений законодательства.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения выделен в отдельную категорию, поскольку у него есть некоторые особенности, которые регламентируются Налоговым кодексом РФ и Федеральным законом «О бухгалтерском учёте».

Они устанавливают минимальный срок хранения налоговых и бухгалтерских документов в 5 лет. При наличии несоответствий в сроках хранения документов, указанных в приказах Минкультуры, Росархива с показателями НК РФ и указанного Федерального закона, приоритет будет оставаться за последними.

Факт нарушения сроков хранения документов могут выявить при выездных или камеральных налоговых проверках. Кроме того, преждевременное уничтожение финансовых документов может нанести вред самому предприятию, например, из-за отсутствии оснований для подтверждения своей правоты в судах или спорах с государственными органами.

Не следует уничтожать бухгалтерскую документацию при наличии убытков. Поскольку убытки переносятся на следующие периоды, факты и основания подобного переноса должны иметь закреплённое документами подтверждение. Это позволит избежать претензий налоговых органов и доказать правомерность действий компании.

Убедитесь лично в функциональных возможностях сервиса

Зарегистрируйтесь прямо сейчас в интернет-бухгалтерии «Моё дело» и оцените все возможности системы в течение бесплатного пробного периода.

Получить бесплатный доступ

Закон прямо не указывает, как утилизировать документы с истёкшим сроком хранения. Комиссия самостоятельно выбирает приемлемый порядок уничтожения старых дел. Вариантов может быть несколько:

  • обратиться к стороннему исполнителю;
  • использовать шредер (уничтожитель бумаг) и обрезки утилизировать;
  • сжечь старые дела, акты и бумаги.

Последний способ избавления от документов с истекшим сроком хранения неудобен, поскольку требует специально оборудованного места, соответствующего требованиям противопожарной безопасности. Далеко не все компании могут это обеспечить, а сжигать бумаги подручными средствами далеко не безопасно и ещё к тому же может привести к санкциям контролирующих служб.

После применения шредера остаются обрезки документов, которые тоже надо как-то уничтожить. Обращение в сторонние организации чревато утечкой информации, поскольку конфиденциальные документы попадут в посторонние руки. Поэтому утилизировать документы нужно в присутствии члена комиссии или иного ответственного сотрудника.

Использовать другие способы утилизации стоит при условии, что:

  1. документы будут уничтожены полностью, без остатка;
  2. не нарушаются нормы законов;
  3. не наносится вред окружающей среде.

Повторное использование списанных документов (например, оборотной стороны документа в качестве черновика) недопустимо.

Нарушение порядка уничтожения документов с истёкшим сроком хранения или преждевременная утилизация влечёт за собой штраф в размере до 3 тысяч рублей. Этот штраф, независимо от состава комиссии по утилизации, накладывается на руководителя предприятия. Повторное нарушение влечёт штраф в увеличенном размере.

Если дело касается документов по налогообложению и бухучёту, сумма штрафа на должностной лицо увеличится и составит:

  • от 5 до 10 тысяч рублей при первом нарушении
  • от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификация от 1 до 2 лет при повторных нарушениях (статья 15.11 КоАП РФ).

Предусмотрено ещё более жёсткое наказание — лишение свободы до 1 года согласно статье 325 Уголовного Кодекса РФ. Это будет грозить в случае специального уничтожения документов, приведшее к тяжёлым последствиям. Например, утилизация кадровых документов по расчёту стажа, что привело к уменьшению начисленной пенсии.

Поэтому, чтобы избежать непредумышленного нарушения, уничтожаемые архивные документы следует тщательно проверять. Особенно в случаях, когда в одну папку попадают бумаги разного характера, сроков хранения и происхождения.

При смешении бумаг, подлежащих уничтожению, с теми, которые необходимо сохранить, дело нужно расшить, выделить из него устаревшие документы, сшить заново и вернуть на хранение. Перечень документов нужно обновить.

Помимо бумажных документов организации обязаны заниматься уничтожением данных с истекшим сроком хранения в электронном формате. Процесс утилизации зависит от носителей, на которых сохранилась информация. В зависимости от потребности компании допускается:

  • стирание устаревших данных;
  • перезапись данных на другой электронный носитель;
  • физическое уничтожение носителя с документами (дисков, дискет, карт памяти).
Читайте также:  Нормативы численности работников общественного питания

Независимо от выбранного способа утилизации компании обязаны придерживаться описанной ранее процедуры уничтожения документов.

Решение должно приниматься комиссией, которая обоснованно указывает, какие электронные файлы подлежат уничтожению. Сам процесс утилизации фиксируется актами и закрепляется подписями членов комиссии.

Без этой процедуры уничтожение архивных документов после истечения срока хранения считается незаконным.

В небольших организациях сложно сформировать полноценную комиссию по уничтожению документов после завершения срока хранения. Поэтому разрешается обходиться и без неё, возложив функции комиссии на конкретного сотрудника. Издаётся отдельный приказ, в котором указываются функции и полномочия ответственного за утилизацию дел лица.

Основной минус данного подхода в том, что знаний одного работника может оказаться недостаточно, чтобы восполнить отсутствие комиссии. В результате вероятность уничтожения документа раньше завершения срока хранения возрастает. Ответственность за нарушения несёт руководитель компании, поэтому перед назначением сотрудника для утилизации бумаг следует учесть все возможные последствия.

Чтобы снизить вероятность совершения ошибок, следует предоставить сотруднику право подключать к работе других работников компании. Тогда он сможет консультироваться по вопросам уничтожения документов и уточнять срок хранения с теми, кто занимается ими постоянно (с бухгалтерами — по первичным документам, с кадровиками — по трудовым договорам и приказам, и т.д.).

Уничтожение документов после завершения срока хранения должно проходить на законных основаниях. Принимать решение об утилизации ненужных дел должна специально созданная приказом комиссия, которая состоит как минимум, из 3 человек. Если размеры компании этого не позволяют, можно возложить обязанности на одного сотрудника.

Все её решения обязаны сопровождаться протоколами и актами, которые подтвердят правомерность принятых решений и позволят отследить, какие дела уже уничтожены.

Процесс физической утилизации документов должен быть безопасным и не нарушать законодательных норм. Срок хранения документов зависит от их назначения и регулируется приказом Росархива от 20.12.

2019 №236, НК и ФЗ “О бухгалтерском учёте”. Например, для налоговых и первичных учётных документов это 5 лет.

В случае преждевременного уничтожения документов должностному лицу организации грозит штраф до 20 тысяч рублей или дисквалификация сроком от 1 до 2 лет.

Как компаниям уничтожать персональные данные с 1 марта 2023 года

Порядок уничтожения кадровых документов С 1 марта 2023 года для организаций и ИП изменился порядок уничтожения персональных данных. Рассказываем, кто и когда обязан уничтожать персональные данные, как это делать и как правильно подтвердить факт уничтожения.

Когда компании должны уничтожать персональные данные

С 1 марта для организаций и ИП, обрабатывающих персональные данные физлиц, в том числе и для работодателей, был изменен порядок уничтожения персональных данных.

Теперь компании должны подтверждать факт уничтожения таких данных в целях пресечения их незаконной обработки.

Ранее никаких требований к документальному оформлению факта уничтожения персональных данных законодательством установлено не было. 

Обязанность по уничтожению персональных данных возникает в следующих случаях (ч.ч. 3−5 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»):

  • при необоснованном получении персональных данных (например, получение персданных физлица без его согласия);
  • при неправомерной обработке персональных данных (незаконная передача персданных третьим лицам, необеспечение сохранности данных и т.д.);
  • при достижении целей обработки персональных данных (например, при истечении срока действия ранее исполненного договора);
  • при отзыве субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных.

В первых двух случаях компания обязана незамедлительно прекратить неправомерную обработку персональных данных и обеспечить правомерность обработки персональных данных. Если обеспечить законность обработки не удается, компания должна уничтожить имеющиеся в ее распоряжении персональные сведения, которые обрабатываются с нарушением установленных законодательством требований. 

Также уничтожению подлежат персональные данные, цель обработки которых была достигнута, и данные, согласие на обработку которых было отозвано. В этих случаях обеспечивать правомерность обработки персональных данных не требуется – данные попросту уничтожаются.

Как уничтожать персональные данные

Под уничтожением персональных данных понимают действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание ранее полученных персональных данных (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Конкретный порядок уничтожения персональных данных законодательством не установлен. Данный порядок компания вправе определить самостоятельно, прописав его в отдельном локальном нормативном акте.

В таком акте можно определить ситуации, когда требуется уничтожение персональных данных, а также способ их уничтожения.

В любом случае уничтожение должно предполагать, что персональные данные станут непригодными для дальнейшего использования, обработки и передачи – цифровые носители будут зачищены, а материальные носители – безвозвратно уничтожены.

Уничтожение персональных сведений осуществляется на основании приказа или распоряжения руководства компании.

Этим приказом формируется комиссия из числа работников компании, в состав которой входит должностное лицо, ответственное за обработку персональных данных.

Комиссия определяет перечень персональных сведений, подлежащих уничтожению. После этого комиссия приступает непосредственно к самому уничтожению данных.

Способ уничтожения персональных сведений компания выбирает самостоятельно. Если данные хранятся на бумажных носителях, эти носители могут быть, к примеру, сожжены, разорваны или измельчены через шредер до такой степени, чтобы их нельзя было восстановить.

Если информация хранится на машиночитаемых носителях (жестких дисках, флешках) или в информационной системе, она может быть уничтожена как путем физического уничтожения самого носителя, так и путем удаления информации из системы, форматирования диска или записи на него новой информации. И в том и в другом случае восстановление ранее содержащихся на носителе или в информационной системе сведений должно полностью исключаться.

Читайте также:  Категории ценных бумаг

После уничтожения компания должна документально оформить уничтожение персональных данных для целей возможного подтверждения данного факта в суде, в правоохранительных или контролирующих органах.

Как подтвердить уничтожение персональных данных

Правила подтверждения факта уничтожения персональных данных утверждены приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, вступившим в силу с 1 марта 2023 года. По новым правилам, если обработка персональных данных осуществляется вручную, без применения компьютеров, то уничтожение персональных данных нужно подтверждать специальным актом об уничтожении.

Если же компания обрабатывает персональные данные с использованием компьютерной техники, то она по завершении уничтожения данных должна представить и соответствующий акт, и выгрузку из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.

То же самое касается и случаев, когда обработка персональных сведений в компании производится и вручную и с применением компьютерной техники.

Никакой специальной формы для акта об уничтожении персональных данных законодательством не предусмотрено. Компания может составить его в произвольной форме. Главное, чтобы акт содержал следующие реквизиты и сведения:

  • наименование организации или ФИО предпринимателя и их адрес местонахождения;
  • ФИО лиц, чьи персональные данные были уничтожены;
  • ФИО и должность лица, уничтожившего персональные данные, а также его подпись;
  • перечень категорий уничтоженных персональных данных;
  • наименование уничтоженного материального носителя, содержащего персональные данные, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя (в случае обработки персональных данных вручную);
  • наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные (в случае их обработки на компьютере);
  • способ уничтожения персональных данных;
  • причину уничтожения данных и дату уничтожения.

Выгрузка из журнала регистрации должна содержать:

  • ФИО лиц, чьи персональные данные были уничтожены;
  • перечень категорий уничтоженных персональных данных;
  • наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные;
  • причину уничтожения персональных данных и дату их уничтожения.

Если выгрузка из журнала не позволяет указать все эти сведения, то недостающие сведения нужно указать в акте об уничтожении. Акт об уничтожении и выгрузка подлежат хранению в течение 3 лет с момента уничтожения персональных данных. 

Данный порядок уничтожения персональных данных будет действовать до 1 марта 2029 года.

Уничтожение кадровых документов

В кадровом отделе любой фирмы со временем скапливается большое количество бумаг. Их обычно помещают в архив, но когда он переполняется, то от некоторых документов можно и нужно избавляться.

Самое главное тут – это сделать все юридически верно, чтобы государственные органы контроля не смогли предъявить компании претензии.

В данной публикации мы расскажем, как должно происходить правильное уничтожение кадровых документов и как эта процедура должна быть задокументирована.

Организации, которые специализируются на коммерческой деятельности, должны обеспечивать сохранность документации, находящейся в архиве. Сюда относятся и бумаги, которые касаются личного состава фирмы, называемые кадровыми.

За нарушение правил хранения предприятию грозят штрафные санкции, согласно ст. 13.20 КоАП РФ. Меры заключаются в вынесении предупреждения или выплате в размере 100-300 рублей для физических лиц и от 300 до 500 рублей для лиц должностных.

Порядок уничтожения

Избавиться организация имеет право только от бумаг, срок хранения которых истек. Бывают случаи, когда контролирующие службы в ходе проведения проверок запрашивают старые документы, которые должны храниться в архиве определенное время. Если таких документов представлено не будет, то предприятию может грозить наказание.

Если в ходе проверки компания не сможет представить необходимый документ из архива, ее ждут штрафы; если же будет доказано, что данный документ был уничтожен сознательно для сокрытия информации, – вплоть до уголовного преследования ответственных лиц.

Начинается уничтожение кадровых документов с истекшим сроком хранения всегда с приказа, который издает руководитель компании. Согласно этому приказу, собирается экспертная комиссия, которая занимается инвентаризацией архива.

Председателем этой группы может быть назначен руководитель или его заместитель, секретарем – работник архива. Эксперты начинают с того, что просматривают описи дел, касающиеся хранения документов по личному составу фирмы.

Также смотрят инструкции делопроизводства, акты о выделении бумаг, срок хранения которых уже истек.

Документы собираются изо всех отделов компании, и отбираются дела постоянного и долговременного хранения. Они перемещаются в архив после определения их ценности. После того как описи утверждены подписью руководителя, можно приступать к операции по уничтожению. Но для этого понадобится составить специальный акт, который подтвердит совершение данной операции. В акте указывается:

  • Перечень документации, подлежащей уничтожению.
  • Дата проведения.
  • Полное название организации.
  • Подписи ответственных лиц, входящих в состав экспертной комиссии.
  • Выбранный способ уничтожения бумаг.

Способ избавления от документов с истекших сроком хранения компания выбирает самостоятельно. Это может быть сжигание, измельчение с помощью специального устройства (шредера) или ручное измельчение. Для хозяйственных нужд применять эти бумаги запрещено.

Также нельзя самостоятельно избавляться от такой документации как мусора, это должно быть поручено специальным компаниям, которые на этом специализируются (по договору). Чтобы сдать бумаги в качестве макулатуры, обязательно нужно сделать накладную.

Деньги за сдачу макулатуры оформляются в бухгалтерском учете как прочие доходы фирмы.

Бумаги, которые экспертная группа включила в перечень для уничтожения, должны быть отделены от других документов во избежание ошибок.

Что касается электронной документации, то она подлежит удалению с жесткого диска компьютера, на что тоже требуется составить акт. Если данные находятся на переносных цифровых носителях (картах памяти, лазерных дисках, внешних жестких дисках), уничтожать потребуется и сами носители.