Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие. В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
• Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Курс молодого ИП

11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки. 
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

• Шаблоны распространённых договоров:
• Шаблон договора об оказании услуг
• Шаблон договора подряда
• Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Статья про онлайн-кассы

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя.

Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя.

 Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

1. Шаблон накладной
2. Статья: товарная накладная ТОРГ‑12
3. В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру. 

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения). 

Статья актуальна на  30.01.2023

Как отразить передачу товаров на ответственное хранение в 1С?

Как отразить операцию по передаче товара на ответственное хранение?

Передача на ответственное хранение – это передача материальных ценностей по договору хранения (гл. 47 ГК РФ).

При передаче товаров на ответственное хранение перехода права собственности не происходит, поэтому товары у передающей стороны учитываются на балансовых счетах. На забалансовых счетах ведется учет комиссионных товаров, переданных субкомиссионеру.

Собственник, передающий товар на хранение сторонней организации, учитывает его отдельно от товаров на собственных складах. Для обособленного учета

Шаг 1. Создайте временный склад, например, с названием контрагента, которому передаете товар в разделе Справочники — Товары и услуги — Склады — кнопка Создать.

Укажите:

• Тип склада — Оптовый склад.

Шаг 2. Создайте документ Перемещение товаров в разделе Склад — Склад — Перемещение товаров — кнопка Создать. Также документ можно создать на основании документа Поступление (акт, накладная).

Если товары при поступлении приходуются сразу на склад ответственного хранения минуя собственные склады, то перемещение делать не нужно. В документе поступления укажите:

• Склад — склад-контрагент, т.е. куда переданы товары.

Укажите:

• Отправитель — склад, с которого передаются товары;
• Получатель — склад-контрагент, т.е. куда переданы товары;
• Счет отправителя — 41.01 «Товары на складах»;
• Счет получателя — 41.01 «Товары на складах».

• Проводки по документу
• 
• Документ формирует проводку:

• Дт 41.01 Кт 41.01 — перемещение только в количественном учете, т. к. в настройках не предусмотрен суммовой учет по складам.

Для оформления возврата товаров с ответственного хранения сформируйте еще одно Перемещение товаров, поменяв склады местами.

• Перемещение товара в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Унифицированная форма № МХ-1 — скачать бланк и образец

Унифицированная форма МХ-1 заполняется организацией-хранителем при приеме на ответственное хранение товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ). Подробнее об этой форме первичного учетного документа читайте в нашей статье. Также в ней вы можете скачать бланк этого документа и образец его заполнения.

Для оформления факта передачи имущества на хранение профессиональным и непрофессиональным хранителям потребуется оформить первичный документ. Лучшим вариантом документирования передачи ценностей на хранение (хотя и необязательным для применения) является использование акта приема-передачи ТМЦ по унифицированной формы МХ-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66.

Предпочтительно оформление операции передачи на хранение по форме МХ-1 потому, что в унифицированном бланке акт приема-передачи материальных ценностей предусмотрены поля для отражения всей необходимой информации и, вероятнее всего, его не потребуется существенно дорабатывать. Передача имущества, а также переход всех рисков возможной утери или порчи ТМЦ осуществляется одновременно с подписанием акта по форме МХ-1 сторонами.

Комплектность документов (количество приложений к акту по форме МХ-1), а также количество экземпляров заполненных форм определяется сторонами (поклажедателем и хранителем) в каждом конкретном случае в соответствии с условиями договора хранения.

Как учесть ответственное хранение, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.

О форме, которая заполняется при возврате ТМЦ из хранения, читайте в материале «Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец».

Порядок заполнения акта приема на хранение

Акт передачи материальных ценностей на хранение заполняется организацией-хранителем на основании предоставленных поклажедателем сведений о ТМЦ и сопроводительных документов. Заполненный документ подписывается всеми сторонами, участвующими в сделке (обычно это материально ответственные лица поклажедателя и хранителя).

Содержание акта по форме МХ-1 можно разделить на 3 части. В первой указывается информация о сторонах сделки и реквизиты договора. В табличной части приводятся все имеющиеся сведения об имуществе, передаваемом на хранение. В третьей отражаются дополнительные сведения о договорных условиях хранения и проставляются подписи ответственных лиц.

Где скачать бланк и образец формы МХ-1

Унифицированную форму МХ-1 скачать можно на нашем сайте. Причем доступным для скачивания будет и бланк этой формы, и заполненный образец.

• 
• Скачать унифицированную форму МХ-1
• Образец заполненного документа можно отредактировать, внеся в него свои данные.
• 
• Скачать образец заполненной формы МХ-1

Итоги

Формой МХ-1 оформляется факт передачи товарно-материальных ценностей на хранение. Форма содержит все необходимые реквизиты и очень удобна для использования. Порядок ее оформления, бланк и образец представлены в нашей статье.

Форма МХ-1. Акт приема-передачи ТМЦ на ответственное хранение. Бланк и образец 2023 года

В текущей деятельности любой компании может случиться ситуация, при которой возникнет необходимость передачи имущества на временное сохранение другому предприятию. В этом случае создается специальный документ – акт приема передачи на ответственное хранение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи на ответственное хранение .xlsСкачать образец акта приема-передачи на ответственное хранение .xls

Что входит в понятие «ответственное хранение»

Вообще, в российском законодательстве такой термин отсутствует. Согласно ст. 514 Гражданского кодекса при отказе покупателя (получателя) от переданного товара поставщик обязан обеспечить сохранность этого товара (ответственное хранение).

На практике под ним понимается передача товарно-материальных ценностей от одного лица другому (физическому или юридическому) на какой-либо промежуток времени под полную материальную ответственность за определенную плату.

Местом хранения обычно является склад или иное помещение, для этого предназначенное (например, ангар, гараж, база и т.д.).

Какие товары можно передавать на ответственное хранение

Поскольку прием товарно-материальных ценностей на хранение под ответственность относится к профессиональной предпринимательской деятельности, не регламентированной строго законом, перечень товаров всегда определяется индивидуально. Обычно к хранению принимаются любые изделия, оборудование, техника, транспорт и т.п., то есть все, кроме скоропортящихся продуктов питания.

Зачем нужен акт, его значение

Роль акта приема-передачи на ответственное хранение довольно проста – он удостоверяет факт того, что собственность компании перешла в другие руки на какой-то временной отрезок. Документ закрепляет действие ранее заключенного договора, иными словами, он служит подтверждением исполнения одного из основополагающих условий договорных отношений.

С момента подписания акта вся ответственность за сохранность имущества переходит к принявшей его стороне.

Если товару будет причинена какая-либо порча, он будет частично или полностью утрачен, на основе этого акта в дальнейшем можно будет подать иск в суд о взыскании нанесенного ущерба.

Если же товарно-материальные ценности будут возвращены в полном объеме и в установленный срок, то необходимо будет составить свидетельствующий об этом новый акт.

В какой момент делается документ

Акт всегда оформляется непосредственно в момент приема-передачи товарно-материальных ценностей. Именно эту дату и надо ставить в документе. Заполнением акта занимается обычно представитель принимающей фирмы.

Как сформировать акт, особенности бланка

Если вы изучаете данный материал, значит, почти наверняка перед вами поставлена задача по формированию акта приема-передачи на ответственное хранение. Прежде чем дать вам детальное представление о документе, предоставим общую информацию, которая имеет отношение ко всем таким бумагам.

Во-первых, имейте в виду, что на сегодняшний день унифицированные формуляры отменены, то есть практически любые акты сейчас можно писать в произвольном виде. Конечно, если руководство вашей организации установило требование о формировании данного акта по действующему внутри компании шаблону, следует делать документ по его типу.

Также допустимо оформлять акт по ранее обязательному к применению образцу – форме МХ-1, – такой вариант освобождает вас от необходимости продумывать в полном объеме структуру и содержание документа. Кроме того, на свое усмотрение и в зависимости от обстоятельств, вы можете его расширять или, напротив, убирать из него ненужные строки и таблицы.

Хорошо, если вид бланка (стандартный или нет) будет обозначен в локальных бумагах предприятия.

Во-вторых, вы можете взять для акта обычный лист любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5 или же фирменный бланк компании.

Можете заполнять документ вручную или же вносить нужные сведения на компьютере, при этом, если вы выбрали второй способ, после окончательного формирования, акт распечатайте – это нужно для того, чтобы присутствующие при приеме-передаче товарно-материальных ценностей на ответственное хранение лица могли поставить под ним свои автографы.

Делайте акт в двух экземплярах – один из них отдайте представителю компании, от которой принято имущество, второй оставьте у себя. Он пригодится в том случае, если к вам будет предъявлена претензия о порче или утрате товара. По мере необходимости можете акт и размножить, только обязательно заверьте все копии нужными подписями.

Сведения об акте внесите в специальный журнал учета – он должен быть в каждой организации, предоставляющей услуги по хранению чужого имущества. Акт храните на протяжении периода, который установлен по закону или же в течение срока, обозначенного в учетной политике вашей компании.

Образец акта приема-передачи на ответственное хранение

Наконец мы приблизились к основной части нашей статьи – примеру. За основу мы взяли ранее общеприменимую форму МХ-1. Надо сказать, что этот документ хоть и не особо труден, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда создадите свой акт.

• Вначале документа напишите название и адрес предприятия, которое берет товарно-материальные ценности на ответственное хранение,
• затем наименование структурного подразделения, где непосредственно будет находиться принимаемое имущество.
• Далее аналогичным образом внесите сведения об организации, которая временно расстается со своей собственностью.
• Справа в табличке обозначьте коды ОКПО обеих компаний, дайте ссылку на договор, в соответствии с которым действуете (отметьте номер и дату его заключения).
• После этого сам акт также пронумеруйте и датируйте.

Затем идет основной блок. Здесь автоматически фиксируется факт приема-передачи имущества, вам нужно вписать только точное название места хранения и срок, в течение которого оно должно осуществляться. В табличке ниже укажите идентификационные характеристики принимаемых ценностей (название, количество, стоимость и т.п.).

Но оборотной стороне бланка подведите итог: сколько всего товарно-материальных ценностей и на какую сумму было принято. Заверьте документ необходимыми подписями, указав должности и ФИО ответственных лиц.

Скачать документна сайте Ассистентус

Первичная документация: срок хранения

Документы первичного учета составляют в момент осуществления хозяйственных операций. Список первичных документов в зависимости от типа сделки может быть разным. Разные у этих документов и сроки хранения.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении хранения документации устанавливает такие правила:

• первичные документы, бухгалтерские регистры, финансовая отчетность, аудиторские заключения подлежат хранению организацией в течение сроков, устанавливаемых правилами архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ);
• учетная политика и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ);
• организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ); — хранение документов бухгалтерского учета должен организовать руководитель компании (п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Общий срок хранения документов, согласно Налоговому кодексу – 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Сроки хранения отдельных первичных документов установлены Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В таблице представлены основные первичные документы со сроками их хранения.

Тип документа Когда составляется Срок хранения

Договор	При обсуждении условий сделки	Договоры аренды недвижимого имущества – 10 лет, движимого имущества – 5 лет после истечения срока действия договора. Договоры банковского счета – 5 лет. Договоры дарения имущества – до ликвидации организации. Договоры о сотрудничестве с международными и иностранными организациями – постоянно. Договоры об оказании аудиторских услуг – 5 лет. Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи — 5 лет после истечения срока действия договора.
Выписка с расчетного счета	При оплате по сделке	5 лет
Кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, БСО	При оплате по сделке	5 лет
Товарная накладная	При получении товара или услуги	50 лет
Акт выполненных работ/оказанных услуг	При получении товара или услуги	50 лет

Обязательные первичные документы

Перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

Заключается при осуществлении сделки. В нем прописываются детали предстоящих операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг. Договор оформляется в двух экземплярах с подписями каждой из сторон.

https://www.youtube.com/watch?v=r0bBlLdWAeU\u0026pp=ygVM0J_QtdGA0LLQuNGH0L3Ri9C1INC00L7QutGD0LzQtdC90YLRiyDQv9C-INC00L7Qs9C-0LLQvtGA0YMg0YXRgNCw0L3QtdC90LjRjw%3D%3D

Для некоторых сделок письменная форма договора не требуется. Например, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

В счете на оплату которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги. Если покупатель согласен с условиями сделки, он оплачивает выставленный счет.

Кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эти документы позволяют подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К этой группе платежных документов также относятся платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом.

Товарная накладная или товарный чек

Накладные используются преимущественно организациями для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Лицо, отпускающее товар, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура контролирует движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Этот документ заменяет пары документов:

• накладная и счет-фактура;
• акт и счет-фактура.

НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРАЭлектронная версия популярного журналаНовые документы с ми экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.Подписаться

Как принять товар на ответственное хранение: документы, проводки и риски

Под ответственным хранением понимается обеспечение покупателем сохранности товара, переданного ему поставщиком, и отказ от которого соответствует требованиям закона или договора (п. 1 ст. 514 ГК).

Покупатель обязан обеспечить сохранность товара, а продавец – возместить понесенные покупателем расходы на обеспечение сохранности, реализацию товара или его возврат продавцу (п. 3 ст. 514 ГК).

Если имущество не может быть возвращено поставщику в натуре, покупатель в соответствии со ст. 1102 и 1105 ГК обязан возместить его действительную стоимость на момент приобретения, а также убытки, вызванные последующим изменением стоимости (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.07.2015 № Ф05-8953/2015 по делу № А40-98534/12).

Ответственное хранение товара требуется не во всех ситуациях. Например, если покупатель осуществляет выборку товара и обнаруживает его несоответствие договору, то он просто отказывается от приемки товара. Принимать продукцию на свой склад для ответхранения он не должен.

Если покупатель отказывается принимать товар, находящийся на складе поставщика без предусмотренных законом оснований, то поставщик имеет право взыскать с покупателя оплату товара, а также штрафные санкции (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 15.10.

2015 № Ф03-4088/2015 по делу № А37-55/2015).

Кстати в этом процессе участвует ФСБУ 6/2020 «Основные средства». По нему надо делать проводки. Как работать по всем шести ФСБУ разобрали эксперты на курсе «Шесть новых ФСБУ». Посмотрите бесплатный урок — там объясняем как работать по одному из шести ФСБУ — Аренде.

Когда возникает обязательство ответственного хранения

Обязательство по обеспечению сохранности возникает в тех случаях, когда у покупателя есть законное право отказаться от принятого товара:

• при поставке продавцом продукции ином в количестве, нежели предусмотрено договором (ст. 466 ГК);
• при поставке изделия, не соответствующего оговоренным в договоре цвету, моделям, размерам, видам и иным признакам (ст. 468 ГК);
• при поставке имущества с недостатками, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или временных затрат, а также если недостатки проявляются неоднократно (ст. 475 ГК);
• при поставке некомплектного товара (ст. 480 ГК);
• на других основаниях, предусмотренных договором.

Хранение документов в организации: что и как нужно хранить, какие есть правила

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые нельзя выбрасывать даже после того, как вы закрыли бизнес. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а от каких можно избавиться, и узнали, какие еще есть варианты.

https://www.youtube.com/watch?v=r0bBlLdWAeU\u0026pp=YAHIAQE%3D

Пока компания или ИП ведут дела с партнером, они хранят все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

Закрывающие документы: зачем они нужны и как их составить

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

• документов налогового учета;

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Можно выделить документы временного и постоянного хранения.

Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании или у ИП, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним завершили. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2022 года, а закончили работу в 2023 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2024 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых лет, чтобы учесть их в текущем году на ОСН или УСН «Доходы минус расходы». Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как бизнес перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании или ИП в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив.

Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности архивных документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти основные правила работы архивов небольшой организации или ИП может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Многие компании и ИП давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

https://www.youtube.com/watch?v=egQvW17_soM\u0026pp=ygVM0J_QtdGA0LLQuNGH0L3Ri9C1INC00L7QutGD0LzQtdC90YLRiyDQv9C-INC00L7Qs9C-0LLQvtGA0YMg0YXRgNCw0L3QtdC90LjRjw%3D%3D

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

А вот оцифровать все документы в компании или у ИП и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

• хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
• у компании или ИП должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
• соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
• проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в компании или у ИП изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Рассказываем об основных ошибках, которые допускают компании и ИП при хранении документов.

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания. Но учтите: даже со справкой документы надо будет восстановить, просто она поможет отсрочить исполнение требования налоговой о представлении бумаг.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию или ИП.

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании или ИП могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Вот как уничтожить документы с истекшими сроками хранения по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет документы. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь. ИП, работающий без персонала, может обойтись без комиссии и сделать все сам.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

https://www.youtube.com/watch?v=egQvW17_soM\u0026pp=YAHIAQE%3D

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.
3. Если не хотите следить за сроками и правилами хранения первичных бухгалтерских документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Документооборот по ответственному хранению товаров

Ответственное хранение – это один из видов услуг, сущность которого заключается в обеспечении сохранности еще неоплаченных товарно-материальных ценностей и возможности поставщика вернуть их обратно.

Основной задачей ответственного хранения является защита интересов сторон договора купли-продажи. С использованием ответственного хранения организация покупатель вправе отказаться от приобретения тех или иных товарно-материальных ценностей, но при этом не ущемляются права поставщика в части сохранения товарных свойств материальных ценностей.

Под термином «ответственное хранение» понимается целый ряд операций:

• поступление товара от ответственного лица;
• передача товара ответственному лицу;
• размещение товарно-материальных ценностей в соответствии с нормами складирования;
• отпуск товарно-материальных ценностей со склада ответственного хранения;
• списание товаров у ответственного лица;
• выкуп товара ответственным лицом.

Операции ответственного хранения регламентируются в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, а именно главой 47. Согласно ст. 887 ГК РФ в случае заключения двухстороннего договора хранения одна из сторон договора обязуется хранить и вернуть в сохранности товарно-материальные ценности.

Какими первичными документами оформляются операции ответственного хранения ценностей экономического субъекта?

Первым и основным документом в случае оформления операций ответственного хранения ценностей является договор ответственного хранения. Договор может быть составлен как в письменной форме, так и в устной.

В устной форме договор может быть составлен только в случае, если стоимость товара, принимаемого на хранение, не превышает десяти размеров минимального размера оплаты труда.

Письменная форма такого договора должна быть удостоверена следующими документами:

• двойным или простым складским свидетельством;
• складской квитанцией.

Движение товаров (в т. ч. передача на ответственное хранение) хозяйствующей единицы в обязательном порядке сопровождается оформлением установленных действующим законодательством первичных документов. Наиболее часто оформляемым документом при реализации товара и его выдачи со склада является товарная накладная, составленная по форме №ТОРГ 12.

«Документооборот по ответственному хранению товаров» ???? Готовые курсовые работы и рефераты Купить от 250 ₽ Решение учебных вопросов в 2 клика Найти эксперта Помощь в написании учебной работы Узнать стоимость

Также такие операции оформляются рядом первичной типовой документации, формы которой утверждены Постановлением Росстата №66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».

Для отражения операций по приему, передаче товарно-материальных ценностей на ответственное хранение такая хозяйственная операция должна сопровождаться оформлением акта о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение по форме №МХ-1. Количество экземпляров оформляемого акта, его комплектность должны быть определены в каждом отдельном случае сторонами договора самостоятельно.

Для отражения операций по возврату товарно-материальных ценностей, принятых ранее на ответственное хранение, такая хозяйственная операция должна сопровождаться оформлением акта о возврате товарно-материальных ценностей на хранение, сданных на хранение по форме №МХ-3.

Также все операции по движению товаров отражаются в специализированном журнале по форме №МХ-2.

Стоит отметить, что при приеме, а также возврате ценностей должна быть проведена сверка количества товарно-материальных ценностей, принимаемых/передаваемых на хранение.

Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу