Документы

Передача документов в архив при ликвидации

Передача документов в архив при ликвидации

Перечень бумаг

При ликвидации предприятия передаче в архив подлежат документы:

  • постоянного срока хранения;
  • по личному составу (со сроком хранения 75 лет);
  • временного срока хранения (до 10 лет) при условии, что он еще не истек.

Сюда относятся практически все важные бумаги организации: учредительные документы, свидетельство и решение о ликвидации, личные дела и карточки, трудовые договора, финансово-бухгалтерская отчетность, лицевые счета работников или зарплатные ведомости, штатные расписания и т.д. Наряду с этим, дополнительно готовятся и сдаются в архив описи дел по личному составу, историческая справка и акт о направлении на ликвидацию дел, не подлежащих хранению.

Подготовка документов

Подготовка документов для передачи в архив включает в себя следующие основные операции:

  • экспертиза ценности бумаг;
  • оформление дел, их систематизация, переплет и подшивка с проставлением нумерации и составлением внутренней описи и листа-заверителя;
  • подготовка описей всех документов.

Передачу бумаг на архивное хранение осуществляет специальная ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий. Однако все хлопоты по подготовке документов ложатся на ваши плечи. Процедура эта достаточно сложная и трудоемкая.

А потому будет лучше, если упорядочением бумаг займется специальная архивная компания.

Все, что нужно для этого, – заключить с соответствующим исполнителем договор от лица председателя ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего.

Куда передавать документы

Согласно законодательству, если ликвидируемая компания не имеет правопреемника или вышестоящей организации, она обязана передать документы на хранение в специализированный центр, а при его отсутствии – в государственный архив.

К сожалению, подобные центры функционируют пока только в отдельных регионах, поэтому вам, скорее всего, придется иметь дело с государственными органами. Последние, кстати, вправе отказать в приеме документов с временным сроком хранения.

В этом случае следует обратиться в специализированную компанию, которая осуществляет архивное хранение документов на договорной основе.

Главное – помните, что данная процедура является очень важной и ответственной. Передача документов на архивное хранение при ликвидации предприятия – это необходимое условие обеспечения социальных прав ваших бывших работников, от выполнения которого будет зависеть начисление им трудовых пенсий.

Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия

Передача документов в архив при ликвидации

Сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО?

Хозяйственные общества в процессе своей деятельности используют широкий спектр документов. Большинство из них имеет установленный законом срок хранения. Каким он может быть при ликвидации фирмы?

Документы после нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (его юрисдикция распространяется и на частные организации) и иными нормативными актами, такими как, например:

  1. Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
  2. Постановление Правительства РФ № 1137, устанавливающее порядок использования различных документов для плательщиков НДС.

При этом не имеет значения то, работает ли ООО или ликвидируется, с точки зрения возникновения у фирмы обязанности исполнять предписания указанных норм права.

[2]

Документы при ликвидации организации

Для сотрудников кадровой службы ликвидация организации означает не только оформление увольнения всех ее сотрудников, но и большую работу со всеми кадровыми документами, которые накопились в компании за время ее существования.

Ведь компании уже не существует, следовательно необходимости в ее документах также нет. Но такой ответ может дать только исключительно некомпетентный человек.

Данные о трудовой деятельности, занимаемой должности и получаемой сотрудником заработной плате имеют важное значение и должны быть сохранены.

Сдаем документы после ликвидации кампании в архив

> > 18 Октябрь 2013 Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто.

Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=cDugcbrK26E\u0026pp=ygVP0J_QtdGA0LXQtNCw0YfQsCDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QsiDQsiDQsNGA0YXQuNCyINC_0YDQuCDQu9C40LrQstC40LTQsNGG0LjQuA%3D%3D

Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.

На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты: «Основные правила работы архивов организаций»;«Об архивном

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

    Кадры26.01.2019 Несмотря на отсутствие прямой обязанности, личные дела на сотрудников заводят в большинстве коммерческих организаций.

Процедура ликвидации предприятия

Сегодня процесс прекращения деятельности предприятия должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Необходимо будет составить некоторые специальные документы, а также подать данные в ФНС.

Реализовать процедуру ликвидации возможно будет разными способами. При этом все их можно будет разделить на две основные группы:

  1. принудительно, по инициативе третьих лиц.
  2. по собственной инициативе, добровольно;

Причем в качестве третьих лиц могут выступить только лишь акционеры или же заинтересованные иным образом.

Что делать с документами при ликвидации компании

Источник: Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами.

Однако и это еще не финишная прямая. Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму.

Процесс прекращения деятельности компании для начала ее деятельности в новом формате с другими учредителями или в составе другой организации после разделения на две фирмы называется ликвидацией.

В случае успешной процедуры закрытия, которая прошла в соответствии со всеми нормами и правилами налоговая служба прекращает свою деятельность по контролю над действиями компании, в том числе и над внутренними бумагами.

Поэтому после ликвидации часть документации должна быть передана на сохранение в государственные архивы.

Чтобы процедура передачи прошла успешно, руководителю компании и ответственным за выполнение данной задачи лицам важно понимать, какие бумаги и на каких условиях необходимо передавать, а также внимательно ознакомиться с некоторыми законодательными актами.

Читайте также:  Выписка по счету депо погашение ипотеки

О правилах сдачи в архив документов при ликвидации предприятия мы сегодня и поговорим.

Завершение ликвидации, сдача документов в АРХИВ

так есть ли ответственность?

Вопрос Вопрос: Обязательно ли при ликвидации организации передавать в архив кадровые документы, срок хранения которых не истек: документы постоянного срока хранения (по основной деятельности) и кадровые документы сроком хранения 75 лет? Предусмотрена ли какая-либо ответственность за непередачу таких документов на хранение и на кого она может быть возложена (на собственника организации, руководителя или иное ответственное за ведение кадрового учета лицо)?

С уважением, Топольняк Татьяна Ответ Передача документов архив при ликвидации юридического лица обязательна. В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч.

Личные дела уволенных сотрудников

Оформление ее обложки включает:

  1. дату окончания личного дела (дата увольнения);
  2. номер дела;
  3. количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
  4. фамилию, имя, отчество сотрудника;
  5. наименование организации;
  6. срок хранения дела.
  7. дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);

Важно знать сроки хранения личных дел.

Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (пункты «а».

Порядок сдачи документов в архив при ликвидации предприятия

Ликвидация предприятия — довольно сложный и болезненный процесс: за относительно короткое время необходимо выплатить задолженности подрядчикам и поставщикам, окончательно рассчитаться с персоналом, сверить отчетность с налоговыми органами. Отдельным пунктом в этом длинном списке обязанностей стоит сдача документов в архив при ликвидации организации.

Cдача документов в архив при ликвидации

Каким должен быть ваш первый шаг при подготовке документов к сдаче в архив, если предприятие ликвидируется? Для начала вам стоит ознакомиться с информацией, представленной в архивном законодательстве РФ.

Особенности сдачи документов

Нужно четко понимать, что сдача документов в архив при ликвидации предприятия — процесс достаточно длительный, требующий знания массы нюансов.

Так, если на базе ликвидируемого предприятия создается другая организация, архив ликвидируемого предприятия поступает к правопреемнику, то есть в создаваемую организацию.

Если же правопреемник отсутствует, необходимо определиться, является ли ликвидируемое предприятие источником комплектования госархива.

Специализированный архив документов

В том случае, если предприятие не имеет правопреемника, если у нее нет вышестоящей организации, бумаги передаются в специализированный архив документов по личному составу. Если такого архива нет, осуществляется не просто сдача документов в архив при ликвидации ООО, но передача бумаг в государственные архивы.

Архивная обработка документации при ликвидации

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия предполагает необходимость полной архивной обработки документации.

Можно заняться обработкой документов самостоятельно, но, как показывает практика, неопытные сотрудники тратят очень много времени, не достигая оптимального результата.

Поэтому все более востребованными становятся услуги профессиональных архивистов, в частности, сотрудников Архивного Центра.

Сдача кадровых документов в архив

Сдача кадровых документов в архив при ликвидации организации практически всегда сопровождается дополнительными требованиями со стороны государственного архива. Специалисты Архивного Центра знакомы с этими требованиями: мы гарантируем вам, что подготовленная нами к сдаче документация будет принята государственным (и любым другим) архивом.

Оказание архивных услуг

Кроме того, наши специалисты оказывают и другие архивные услуги. В частности, мы готовы отсканировать особо ценные документы, создать электронный архив.

Вне зависимости от того, интересует ли вас сдача кадровых документов в архив при ликвидации организации или вы хотите создать электронный архив вашей компании, обращение в Архивный Центр станет лучшим выходом из положения, ведь мы готовы не только предложить вам широкий спектр архивных услуг, порадовать вас безупречным качеством нашей работы, но и удивить вас приятными ценами. Обращайтесь!

При ликвидации или «банкротстве» компании необходимо передавать документы в государственный архив. Если хотите понять, как подготовить документы так, чтобы угодить работникам архива с первого раза, читайте нашу статью.

Большинство государственных архивов оказывают услуги по упорядочению документов. Узнайте в архиве, в который планируете передавать документы, стоимость услуги и как долго будут обрабатываться документы.

Если очередь на архивную обработку расписана на несколько месяцев вперед, а ждать некогда, поинтересуйтесь у работников архива, не согласятся ли они подготовить ваши документы по договору подряда, например.

Не хотят? Тогда справимся сами: тут ничего сложного.

  • Собираем документы для передачи в архив:— документы о создании предприятия (решение о создании, все редакции Устава с изменениями и дополнениями, учредительный договор, копия свидетельства о государственной регистрации);
  • — документы о ликвидации предприятия: протокол собрания учредителей / решение учредителя, ликвидационный баланс;
  • — годовые бухгалтерские балансы и пояснительные записки к ним;
  • — годовые статистические отчёты по основным направлениям деятельности (кроме форм «1-страхование (Белгосстрах)» и «4-фонд (Минтруда и соцзащиты)»);
  • — протоколы собраний учредителей или решения учредителя;
  • — приказы по основной деятельности;
  • — приказы по личному составу (о приёме, перемещении, увольнении, длительных (больше месяца) командировках за пределы Республики Беларусь, премировании, предоставлении отпусков по уходу за ребенком, об изменении должностных окладов, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, установлении надбавок, об изменении фамилий);
  • — лицевые счета по заработной плате / расчетные листки по начислению заработной платы / расчетные ведомости по зарплате / книга по начислению заработной платы;
  • — личные карточки уволенных работников (должны быть оформлены полностью);
  • — личные дела уволенных работников;
  • — невостребованные трудовые книжки (только заполненные).
Читайте также:  Ценные бумаги госслужба

Документы, скорее всего, будут перепутаны. Статистические отчеты часто хранят вместе с бухгалтерскими отчетами, личные карточки — в личных делах. Разделяем все по приведенной выше схеме.

Теперь раскладываем документы по годам. Личные дела пока не трогаем! Приказы за 2017-й год помещаем в одну папку, за 2018-й — в другую и т. д.

Передача документов в архив при ликвидации организации

Практически каждый день и на протяжении всего периода своего существования любая компания имеет дело с различной документацией, которая является результатом ее деятельности. Так, за несколько лет своего функционирования, предприятие или фирма могут накопить огромное количество самых разнообразных документов, касающихся различных сфер и сторон деятельности организации.

У каждого документа своя важность и срок хранения

Именно поэтому, в случае необходимости, все документы должны быть переданы в архив при ликвидации компании. Так, если возникла ситуация, в которой организация объявила о банкротстве или по каким-либо причинам ликвидируется, необходимо определить судьбу всех документов, которые фирма накопила за весь срок своего существования.

Нельзя просто выкидывать

В первую очередь необходимо учесть, что документы, которые имеют ценность или срок хранения которых еще не истек, должны быть переданы в архив — при банкротстве и ликвидации компании это является обязательным условием.

Необходимо определить, какие документы надлежит передать в государственный или муниципальный архив, а какие из них уничтожить. К уничтожению допускаются те документы, которые не представляют собой никакой ценности, а также документация с уже истекшим сроком хранения.

Далее необходимо провести опись документов и отправить их на уничтожение, которое должно быть проведено должным образом.

Что делать с оставшейся документацией

Другие же документы, с еще не истекшим сроком хранения и представляющие собой ценность, необходимо передать в архив при ликвидации компании. В этом случае на документы делается опись и они передаются на депозитарное хранение. Так, минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет. В зависимости от типа документации, срок может увеличиваться.

Что стоит учитывать при передаче

Порядок передачи документов в архив строго регламентирован и требует соблюдения множества требований.

В обязательном порядке необходимо провести опись на передаваемые документы, после чего передать их в государственный или муниципальный архив. При этом вся документация должна быть представлена в должном и строго упорядоченном виде.

Такая задача, как передача документов в архив при банкротстве компании, требует соблюдения всех установленных правил и норм.

Поэтому лучше обратиться к профессионалам

Сотрудники компании могут самостоятельно провести передачу документов в архив, однако это займет достаточно много времени. Кроме того, выполнение таких задач сотрудниками, не обладающими соответствующей квалификацией, может привести к некачественному результату.

В нашем штате состоят только опытные и высококвалифицированные сотрудники, которые обладают всеми необходимыми знаниями и навыками, позволяющими проводить передачу документации в архив не только в максимально короткие сроки, но и в полном соответствии со всеми установленными законодательством правилами и требованиями.

Что делать с документами организации при ее ликвидации

Ликвидация организации влечет ее прекращение. Но прекращается она как запись в ЕГРЮЛ. Ее имущество, активы — распродаются и за счет этого покрываются требования кредиторов. Офис, если арендован — возвращается арендодателю, договоры расторгаются. А вот документы — кадровые, бухгалтерские, внутренние — остаются. И просто так сжечь их или сунуть в шредер не получится. Их необходимо передать в архив.

Нормативное обоснование

Такая обязанность определена п. 10 ст. 23 ФЗ «Об архивном деле»:

«При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства».

Понятие «упорядочения архивных документов» содержится в ст. 3 того же закона:

упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

https://www.youtube.com/watch?v=cDugcbrK26E\u0026pp=YAHIAQE%3D

То есть, их нельзя просто свалить в кучу и передать в таком виде. Их нужно распределить, рассортировать, подшить в отдельные дела, составить по ним описи. Также дополнительно необходимо подготовить исторические справки, предисловия к описям. И только потом передавать документы в архив.

Компания «Делис Архив» поможет подготовить дела к передаче: проведет экспертизу, составит описи, сброшюрует документы по всем правилам архивного дела.

Какие документы остаются после ликвидации компании

Документов, на самом деле, остается много, особенно если компания реально осуществляла деятельность и просуществовала не один год.

Документы могут быть следующие:

  • кадровые документы;
  • договоры с контрагентами со всеми дополнениями;
  • внутренняя и внешняя корреспонденция;
  • статистическая, налоговая, бухгалтерская отчетность;
  • бухгалтерская первичка;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • прочие документы.
Читайте также:  Включаются ли декретницы в списочную численность

В случае ликвидации организации обязанности по передаче документов на хранение в архив возлагается на ликвидатора (ликвидационную комиссию).

Куда передавать документы?

В государственный архив сдать документы можно только при наличии договора и то не все, а только кадровые документы (документы по личному составу). Если госархив обладает свободными площадями и ликвидатор готов оплачивать передачу, то на хранение могут принять и бухгалтерские документы, но зачастую госархив такие документы не принимает.

Важно: Заключать договор лучше после подачи сообщения о составлении промежуточного ликвидационного баланса. Тогда становится ясно, каким путем будет ликвидирована компания (ликвидация или упрощенное банкротство), и соответственно, чьей головной болью будет передача документов в архив — ликвидатора или арбитражного управляющего.

Все, что остается, ликвидатор может по акту передать участнику ликвидируемой компании. Если компания не ликвидирована, а, к примеру, реорганизована через присоединение, документы по акту передаются компании-правопреемнику.

Итак, перед передачей документов в архив необходимо:

  • заключить договор (это можно сделать только при ликвидации, заранее нельзя);
  • оплатить пошлину (размер определяется договором);
  • дождаться результатов приемки — госархив проверит сопроводительные документы, если что-то оформлено неверно, придется исправлять ошибки.

Оставшуюся документацию придется хранить где-то еще.

Документы временного и постоянного срока хранения, кадровые дела ­можно передать на внеофисное хранение в коммерческую организацию. И тут — внимание! Важно предусмотреть в договоре условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.

У «Делис Архив» собственное помещение для хранения, мы маркируем документацию при помощи штрих-кодов поэтому легко найдем любой документ, если он вам вдруг понадобится. По вашему желанию мы организуем электронный архив, которым вы сможете пользоваться самостоятельно.

Рассчитать экономию при депозитарном хранении документов

Что делать с печатями

Печати нужно уничтожить, по этому поводу ликвидатор составляет соответствующий акт. Торопиться с уничтожением не стоит, лучше всего это сделать, когда из регистрирующей налоговой получен соответствующий Лист записи об исключении компании из ЕГРЮЛ в связи с ее ликвидацией.

Печать сложно утилизировать самому (не стоит просто ее выкидывать), поэтому лучше доверить эту работу специализированной компании.

Ликвидирующимся организациям — МКУ ВГА

       Информация для конкурсных управляющих и председателей ликвидационных комиссий по передаче документов на хранение

При ликвидации муниципальных унитарных, казенных предприятий, муниципальных учреждений города Волгограда в соответствии с п.10 ст.23 Федерального закона от 22.10.

2004 №125-Ф3 «Об архивном деле РФ» документы по личному составу подлежат обязательной передаче на хранение в муниципальное казенное учреждение «Волгоградский городской архив».

Прием документов осуществляется на безвозмездной основе.

  Архивные документы передаются в муниципальный архив представителем конкурсного управляющего, ликвидатора, председателя ликвидационной комиссии (далее ликвидатор) ликвидируемой организации. Ликвидатору необходимо обратиться в орган местного самоуправления с ходатайством о передаче документов ликвидируемой организации в муниципальный архив.

Ликвидатор организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации. Документы принимаются архивом только в обработанном виде, т.е. должны быть сформированы и оформлены в соответствии с требованиям Приказа Минкультуры России от 31.03.

2015 № 526 » Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

  • Основные требования к оформлению дел:
  •   — формирование и систематизация листов дела;
  •   — подшивка документов дела в 4 прокола в твердую обложку;
  •   — нумерация листов дела;
  •   — составление листа-заверителя;
  •   — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
  •   — оформление обложки дела.

Ликвидатор организует транспортировку упорядоченных дел в архив. Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками муниципального архива и оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается ликвидатором и директором МКУ «ВГА».

Вместе с документами на хранение в архив передаются три экземпляра описи дел и ее электронный вариант, научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описи и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

  1.   К описям документов прилагаются справки на отсутствующие документы, с указанием причин отсутствия.
  2. Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации:
  3.   1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации, документы о создании, устав или положение организации, документы о ликвидации, свидетельства об исключении из Единого государственного реестра юридического лица);
  4.  2. Приказы или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве);
  5.   3. Трудовые договоры, контракты, соглашения;
  6.   4. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников);

 5. Личные дела уволенных работников (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.);

  6. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы;

  7. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);

  8. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.);

  •   9. Акты о несчастных случаях;
  •   10. Штатные расписания;
  •  11. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, изменение в должности и социально-правовом положении граждан;

  12. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение.

       За консультацией по всем вопросам обращаться отдел комплектования, обеспечения сохранности и государственного учета документов МКУ «ВГА» по адресу: г.Волгоград, ул. Кирова, д. 96 а, тел. 44-06-17.