Приказ об утверждении структуры и штатной численности составляют каждый год. Поскольку он относится к распорядительной документации, составлять его необходимо по определенным правилам.

Список должностей и окладов — один из главных документов работодателя, где отражена вся структура организации, численность сотрудников, ежемесячный фонд заработной платы.

При внесении любого изменения (в структуру, наименование должностей, размер заработной платы) понадобится обновить ШР, а чтобы новшества заработали — принять документ об их введении.

Он же понадобится, если работодатель принял решение полностью изменить ШР.

Составляют распоряжение обычно секретари, работники бухгалтерии или кадровой службы. Такую функцию допустимо возложить и на руководителя, если организация небольшая.

Законодательно сроки, когда утверждается штатное расписание на следующий год, не утверждены, работодатель вправе самостоятельно регулировать этот вопрос. Новое ШР утверждают при организационных изменениях, изменении фонда оплаты труда и пр.

Вам пригодится:

1. Правила составления штатного расписания.
2. Образец штатного расписания.

Структура штатного расписания

Закон не содержит требований, как правильно организовать утверждение нового штатного расписания взамен устаревшего, применяют единые правила документооборота и учетной политики организации. Вся новая и измененная документация предприятий утверждается распоряжением руководителя.

В учетной политике предприятия допустимо закрепить, как утвердить штатное расписание на следующий год, если в организации произошли кадровые изменения. Новшества в кадровой структуре удобнее утверждать с началом года, чтобы наладить документооборот по всем отчетным периодам.

Если в учетной политике правил о введении нового ШР нет, составьте новый документ и утвердите его распоряжением директора.

Распоряжение о введении ШР не имеет строгой формы. Закон не содержит единых требований, как правильно оформить приказ на утверждение штатного расписания, нормативно закреплены правила оформления ШР.

Приказ оформляют на бланке предприятия в свободной форме с соблюдением основных требований к созданию распорядительной документации: обязательно указывают общие сведения о работодателе, дату выпуска и порядковый номер распоряжения, наименование документа.

Основная часть состоит из двух разделов. В первом уточняют причины принятия нового решения — реорганизация компании, совершенствование организационной структуры, расширение производства, мотивация сотрудников, другие основания. Второй раздел — вводная часть — содержит следующие данные:

• количество работников по новому (измененному) ШР;
• размер фонда оплаты труда;
• дату, с которой изменения вступают в силу;
• лица, ответственные за исполнение распоряжения.

Здесь же допустимы дополнительные указания. Например, в случае сокращения штата допустимо дать распоряжение о подготовке и рассылке уведомлений о предстоящем изменении и подготовке соглашений об увольнении. Если принято решение повысить оклады, надо распорядиться о подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками.

В приложения к документу включают само ШР. В тексте распоряжения уточняют его номер и дату принятия. Подписывает распоряжение о введении ШР руководитель компании. Также в нем должны стоять подписи лиц, ответственных за кадровые изменения. Знакомить с текстом всех работников предприятия не требуется.

Дополнительно: сколько и где хранить штатное расписание

Образцы штатного расписания

Новый приказ об утверждении штатного расписания в ДОУ на 2023 год, равно как и в любой другой организации, отличается от распоряжения о внесении изменений в старое ШР только формулировками.

Если вводится новая «штатка», то следует уточнить, что старая утрачивает силу с определенной даты.

Если меняются только некоторые части ШР, указывают, что изменится, затем вносят новые сведения о структуре, штате работников, их заработной плате.

https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026pp=ygVk0J7QsdGA0LDQt9C10YYg0L_RgNC40LrQsNC30LAg0L4g0LLQstC10LTQtdC90LjQuCDQvdC-0LLQvtCz0L4g0YjRgtCw0YLQvdC-0LPQviDRgNCw0YHQv9C40YHQsNC90LjRjw%3D%3D

Подготовили несколько примеров, как выглядят приказы об утверждении ШР и внесении изменений в него.

Пример распоряжения об утверждении нового ШР.

Вариант распоряжения при введении новой должности:

Пример при изменении окладов:

Дополнительно: как понять, что написано в расчетном листке

Приказ об утверждении штатного расписания: как правильно составить в 2023 году

Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом.

Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания.

Скачать образец на 2023 год можно ниже.

О штатном расписании

Такой локально нормативный акт, как штатное расписание обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.

ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия — кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется трудовой контракт, размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Порядок утверждения штатного расписания

Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.

Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.

Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.

На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.

Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению, если он затрагивает трудовую деятельность работника. Например, если зарплата работника зависит от штатного расписания. В иных случаях, по мнению Роструда ознакомление сотрудников с ним не обязательно.

Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица ознакомительного листа, либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.

Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа — «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

Дальше в приказе нужно указать дату его создания и место составления.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа — «Об утверждении штатного расписания».

Далее нужно отступить немного вниз и изложить причину, по которой на предприятии необходимо использовать штатное расписание. Эта часть будет вводной.

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

• Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
• Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
• Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
• Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
• Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Далее, приказ о штатном расписании должен подписать директор фирмы, который ставит подпись, а затем ее расшифровывает.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как вносятся изменение в штатное расписание

В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.

Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:

• Появляется новая должность;
• Изменение названия должности;
• Сокращение размера штата;
• Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
• Ликвидация пустых должностей.

Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.

Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.

[qsm quiz=18]
Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (2

Приказ на утверждение штатного расписания

Приказ на утверждение штатного расписания – это распорядительный документ, издаваемый от имени руководителя предприятия, в соответствии с которыми вводится штатное расписание. Во избежание проблем следует подойти к процессу составления распоряжения со всей ответственностью.

Назначение штатного расписания

Документ является крайне важным для любого предприятия. В нём фиксируется точное количество имеющихся на предприятии должностей, отмечается сколько из них занято сотрудниками, а сколько вакантно.

Расписание принимается на определённый период и является чем-то вроде плана. Предприятие рассчитывает, сколько оно имеет работников на каждой должности и сколько ему необходимо для осуществления своей деятельности.

Может быть принято решение о сокращении определённых должностей по причине нецелесообразности их содержания.

https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026pp=YAHIAQE%3D

В расписании также указывается размер оплаты труда по каждой позиции. Отмечается оклад и возможные дополнительные надбавки. В соответствии с этим документом бухгалтерия производит расчёт бюджета на расчётный период, предназначенный для выплат сотрудникам.

Что касаемо наименований должностей, перечисляемых в документе, то тут следует придерживаться требований законодательства. Государственные органы постоянно обновляют перечень профессий, к которым применяются определённые профессиональные стандарты.

Если на предприятии имеются такие должности, называть их нужно соответственно. Профстандарты применяются к должности не на основании её наименования, а в соответствии с трудовой функцией.

Процедура утверждения

Перед тем как утвердить штатное расписание, его нужно, непосредственно, составить. Руководитель организации отдаёт распоряжение кому-то из своих подчинённых.

В силу значимости документа, следует назначить обладающего должным уровнем квалификации работника. Обычно на предприятии этим занимается сотрудник кадровой службы, юридического отдела или бухгалтерии.

Расписание является комплексным документом и для составления требует множество различных бумаг.

Готовый проект расписания передаётся руководству фирмы на утверждение. Директор проверяет документ и, возможно, вносит в него какие-то изменения.

Следует помнить, что изменить содержание документа можно и после его принятия. Для этого необходимо будет издать соответствующее распоряжение – приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Поправки могут касаться наименования должностей, количества ставок и так далее.

Итоговый вариант, устраивающий руководство компании, утверждают приказом. Как уже было сказано выше, утверждается документ на определённый срок или без такового.

Может использоваться вариант с использованием одного и того же расписания до внесения в него изменений. Закон допускает такую возможность, но всё же правильнее будет установить срок в один год.

Такое решение будет способствовать планированию проекта развития фирмы.

Форма распоряжения

Законодательство не предусмотрело обязательной или хотя бы рекомендованной формы распоряжения об утверждении штатного расписания. Составлением документа занимаются сотрудники предприятия самостоятельно.

Несмотря на то, что приказ издаётся от имени руководителя, разработкой бумаги занимается, как правило, не он. Этим может заняться тот же работник, который написал само штатное расписание. Однако директор может поручить это другому сотруднику.

В силу простоты исполнения заняться этим может любое лицо, в чьи обязанности входит работа с документами.

Сам приказ можно изложить от руки шариковой ручкой, но всё же лучше будет воспользоваться компьютерными средствами. Машинописный вариант выглядит более презентабельно и надёжно. Исполненный на компьютере документ необходимо будет распечатать для подписания.

Объясняем, как правильно составить приказ

Распоряжение можно условно разделить на три структурных блока: шапка документа, его основа и часть с подписями сторон. Как и любой другой приказ, составлять его необходимо с шапки. В ней указываются реквизиты организации.

В качестве допустимого минимума достаточно будет отметить наименование предприятия согласно её учредительной документации.

В этом плане выгоднее будет воспользоваться фирменным бланком компании, на котором уже будет указано наименование и другие реквизиты (юридический адрес, номер налогоплательщика и т.д.).

Под шапкой вписываем название документа (приказ на утверждение штатного расписания) и присваиваем ему номер. Он будет использоваться во внутреннем документообороте фирмы.

Сразу под названием отмечаем дату составления распоряжения и населённый пункт. Предварительно проверив правильность указанных данных, переходим к основной части.

Начать следует с мотивации принятия решения об утверждении расписания. Этот пункт можно пропустить, но всё же с ним распоряжение будет выглядеть более комплексно. В качестве причины указывается истечение срока действия предыдущего расписания, отмена действия прошлого расписания соответствующим приказом руководителя и т.д.

Далее пишем слово «приказываю» и по пунктам перечисляем следующие положения:

• утверждаем новое штатное расписание. Указываем номер документа и дату, с которой он вводится на предприятии;
• назначаем ответственного за исполнение настоящего распоряжения. Это может быть главный бухгалтер или начальник кадровой службы. В их компетенцию входит работа с такими документами. Указанное лицо будет отчитываться перед руководителем о проделанной работе.

На этом составление документа окончено. Осталось заполнить последнюю его часть, проставив подписи сотрудников. В приказе расписываются все указанные в нём лица. В нашем случае это главный бухгалтер предприятия.

Распоряжение заверяет своим автографом руководитель организации, придавая тем самым ему юридическую силу.

После подписания приказа на утверждение штатного расписания, оно начнёт действовать с обозначенной в документе даты.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Каждое предприятие, независимо от его размеров, должно составлять кадровый документ о составе своего штата, именуемый штатное расписание.

Обычно штатное расписание составляют в конце года на следующий календарный год, если же изменения в штатном составе организации не значительные или вовсе отсутствуют, то имеет смысл создавать расписание на срок, более одного года.

В любом случае, каким бы ни был срок, штатное расписание вступает в действия после издания приказа об утверждении штатного расписания. Образец данного приказа вы можете скачать по ссылке в конце статьи.

Приказ об утверждении штатного расписания образец

Как уже было выше сказано, данный распорядительный документ утверждает штатное расписание, содержащее информацию о штатных единицах предприятия, их количестве, наименовании должностей, окладах и месячном бюджете на заработную плату. Более подробно о том как заполнить форму штатного расписания Т-3 смотрите в статье: «Как правильно составить штатное расписание. Форма Т-3«.

Составляет эту форму, как правило, кадровая служба. После чего руководитель издает приказ, который утверждает форму Т-3.

В приказе о введении штатного расписания нужно указать все необходимые реквизиты, соответствующие распорядительным документам.

Прописывается наименование организации, а также ее место нахождения. Приказу присваивается номер и ставится дата.

Текст приказа можно начать со слов «утверждаю штатное расписание», далее указать номер и дату этого расписания, количество штатных единиц для каждой должности, указанных в нем, и месячный фонд зарплаты для всего штата.

Руководитель подписывает приказ о введении штатного расписания, после чего его номер и дата отмечаются на самом бланке расписания.

Стоит также отметить, что при необходимости внести корректировки в существующее утвержденное штатное расписание, можно издать дополнительный приказ об изменении штатного расписания, в котором указать, какие изменения произошли. Если же изменения достаточно массовые и серьезные, например, сокращение штата работников, то лучше утвердить новое штатное расписание.

Пример заполнения приказа об утверждении штатного расписания

Скачать приказ об изменении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания — образец и бланк, порядок составления и подписания

• Главная ›
• Бланки ›
• Приказ об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания составляется согласно положению о делопроизводстве, действующему в данной организации.

Приказ должен быть завизирован начальником отдела кадров и главным бухгалтером, а затем подписан руководителем организации.

Бланк приказа об утверждении штатного расписания Образец приказа об утверждении штатного расписания

Утвердить штатное расписание (и издать об этом приказ) нужно в следующих случаях:

• когда открылась новая фирма и формируется новый штат сотрудников,
• когда произошла индексация (или повышение иным способом) зарплаты, указанной в штатном расписании,
• когда произошли кадровые изменения — введены новые должности или сокращены имевшиеся ранее.

Зачастую штатное расписание кадровики обновляют с каждого нового года — это позовляет учесть все изменения в штате за год, а также ежегодное повышение МРОТ.

Форма приказа

Следуйте форме приказа, принятой на предприятии. Разумеется, издание приказа нестандартной формы не делает его недействительным. Смысл унификации делопроизводства в том, чтобы документами было удобно пользоваться, их было удобно хранить.

Именно поэтому стандартная форма приказа всегда уместна.

Содержание приказа

Поскольку смысл данного приказа в утверждении другого документа, он не будет слишком многословным. Обязательно включите в приказ

1. причину изменения штатного расписания (причина пишется перед словом «ПРИКАЗЫВАЮ»);
2. указание. что утвверждаемая редакция штатного расписания прилагается к приказу (укажите дату утверждаемого расписания и храните приказ и эталонный вариант штатки вместе, подшитыми друг к другу);
3. назначение лиц, ответственных за контроль над исполнением приказа.

Порядок издания и подписания приказа

Ответственный за разработку штатного расписания обычно оформляет и приказ о его утверждении.

После согласования с компетентными должностными лицами приказ утверждает руководитель. Копия приказа и штатаного расписания визируется кдаровиком и раздается в подразделения (можно раздать только выписки из штатки — соответственно, на каждое подразделение).

Бланк приказа об утверждении штатного расписания Образец приказа об утверждении штатного расписания

© 2006 — 2023 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

В штатном расписании отражаются организационная структура, перечень наименований должностей и профессий по каждому структурному подразделению и в целом по организации, а также сведения о количестве штатных единиц, тарифных ставках (окладах) и надбавках работников. Поскольку законодательство не содержит особых требований к штатному расписанию, у работодателей при его составлении возникает множество вопросов. Наша статья ознакомит с порядком действий при утверждении этого документа.

Утверждение нового штатного расписания

Для того чтобы сформировать новое штатное расписание, нужно соблюсти определенную процедуру, главной частью которой является издание приказа. Именно этот документ придаст штатному расписанию законную силу, поэтому его оформлению необходимо уделить особое внимание.

Приказ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на это лицом, например, заместителем директора, руководителем кадровой службы или главным бухгалтером.

Законодательно установленного порядка делегирования таких полномочий не существует, но так как штатное расписание — это внутренний ЛНА, по смыслу норм трудового законодательства передача подобных полномочий должна быть прописана в уставе либо в ином учредительном документе компании.

Примерная формулировка в уставе компании-работодателя о передаче права утверждать штатное расписание может выглядеть следующим образом.

5.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.

Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.

Если речь идет лишь о временном делегировании полномочий на время болезни, пребывания в командировке или в отпуске, то дополнительно потребуется и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего гендиректора.

Дело в том, что доверенность в данном случае не сработает, поскольку она применяется в сфере гражданских, а не трудовых отношений – п. 1 ст. 182 ГК РФ. Кроме того, по пункту 1 ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое для представительства перед третьими лицами, коими являются, например, контрагенты и госорганы.

При передаче полномочий на утверждение ЛНА от руководителя иному работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.

Для утверждения нового штатного расписания можно использовать как унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, так и самостоятельно разработанный бланк.

К примеру, можно внести в графы 6-8 с общим названием «Надбавки» дополнительные стимулирующие и компенсационные выплаты, которыми поощряются работники в данной организации. Это могут быть:

• персональные надбавки;
• надбавки за стаж работы в компании или в отрасли;
• надбавки за работу с секретными сведениями;
• доплата за вредные условия работы.

В унифицированной форме Т-3 предусмотрены все необходимые реквизиты. Например, есть специальный блок информации об утверждении документа: «Утверждено» с реквизитами приказа и количеством штатных единиц. Именно здесь и должна быть ссылка на приказ.

Новое штатное расписание можно вводить:

• в любой момент, если изменения касаются вакантных должностей;
• через два месяца, если изменения касаются работников. Например, при сокращении должностей даты утверждения штатного расписания и его ввода в действие совпадать не должны. Новое штатное расписание утверждается текущей датой, а вводится не ранее чем через два месяца. Без утверждения нового штатного расписания сокращение работников может быть признано незаконным (Определение ВС Республики Башкортостан от 12.03.2015 № 33-3950/15).

Утверждение изменения штатного расписания

• Внесение изменений в штатное расписание может быть вызвано различными событиями: сокращением или добавлением определенных должностей, исключением вакантных должностей, их переименованием, изменением окладов.
• Изменения утверждаются на основе принятого работодателем решения, закрепленного приказом.
• Оформить изменения можно двумя путями:

• изданием приказа о соответствующем изменении;
• утверждением нового штатного расписания.

Способ работодатель выбирает самостоятельно.

На протяжении всей своей деятельности организация может иметь лишь одно штатное расписание и только отдельными приказами регулировать число должностей или структурных подразделений.