Документы

Как организовать архив в организации

Закажите бесплатную консультацию

И мы поможем вам в решении вашего вопроса

Подать заявку

Архив должен быть на каждом предприятии. И в этой статье мы расскажем о том, какого плана должны придерживаться те, кто хочет справиться с этой работой самостоятельно.

Скажем сразу, процесс этот не слишком сложный, но очень кропотливый, требующий колоссальной внимательности, глубокого знания законов, тщательности и щепетильности.

Если описанная ниже инструкция покажется вам слишком сложной, вы всегда можете обратиться за помощью к профессионалам. Например, в петербургскую компаний «Первый Городской Архив» — http://pga-spb.ru, которая уже долгие годы занимается организацией архивов на предприятиях Северной столицы.

Подготовка — пошаговая инструкция

  1. Изучение требований закона. Начать нужно именно с этого, чтобы разобраться, что именно и каким образом нужно хранить.

  2. Решение оргвопросов — например, нужен ли вам только бумажный архив или вы будете создавать также его электронную копию.
  3. Издание приказа о назначении ответственного лица.

  4. Разработка номенклатуры дел — как правило, она проводится с опорой на федеральный Перечню типовых управленческих архивных документов.

Создание архива

Процесс непосредственного создания архива состоит из двух важных частей — архивной обработки документов и подготовки помещения, где будет располагаться хранилище.

В свою очередь обработка состоит из следующих этапов:

  1. Сбор документов и их предварительная оценка — необходимо выявить, имеются ли лакуны, то есть есть ли утраченные бумаги и каким образом их нужно восстанавливать. В абсолютном большинстве случаев такая нехватка обнаруживается.
  2. Экспертиза научной и практической ценности бумаг. Важно, опираясь на закон и текущие рабочие процессы, разобраться, какие документы должны попасть в архив, а какие нет. На практике очень часто в кабинетах такой хаос, что рядом с ценными документами лежат черновики и случайно распечатанные файлы, не несущие никакой значимости.
  3. Определение сроков хранения документов.
  4. Прием на хранение всей неиспользуемой в данный момент документации.
  5. Составление номенклатуры дел — как правило, выполняется в соответствии с принятым стандартом, но это не обязательно.
  6. Выделение дел с истекшим сроком годности — это очень важно, что просроченные документы нельзя просто выкинуть даже на этапе создания архива. Их нужно правильно оформить и уничтожить.
  7. Подготовка всех соответствующих актов.

Завершающий этап

Завершающая стадия состоит из следующих шагов:

  1. Разработать разрешения и ограничения доступа, чтобы четко понимать, кто именно и каким образом может попасть в архив.
  2. Разработка учета приема и выдачи документов — это необходимо для того, чтобы бумаги не исчезали из архива бесследно в процессе работы.
  3. Переплет и физическая организация архива.
  4. Учет актуальных бумаг.

Обратно к спискуКак организовать архив в организацииКак организовать архив в организацииКак организовать архив в организацииКак организовать архив в организации

Организация электронного архива документов

Электронный документооборот – все более популярная форма процессов, связанных с ведением документации, во многих организациях.

При этом сотрудники непросто иногда отправляют документы таким образом, они ежедневно используют на своих рабочих местах большую часть функционала систем ЭДО.

В процессе ЭДО имеется одно (заключительное) звено, которое во многих организациях зачастую не развито в нужной мере, за что сегодня многие уже расплачиваются, сталкиваясь с хаосом – это проблема хранения накопленных документов.

Далее мы поговорим об электронном архиве, его преимуществах перед бумажным, об организации такого вида архива в части информационных технологий, особенностях учета документов в нем и многих других аспектах.

Отметим, что данная статья написана, основываясь не только на опыте использования, но и на опыте внедрения систем ЭДО и электронных архивов, поскольку наша компания уже много лет предлагает на российском рынке свои услуги в этой области.

Проблемы бумажного архива документов

Бумажный архив по сей день сохраняется во многих организациях и имеет массу недостатков, которые легко решить внедрением электронного хранения документации (при этом, перевод бумажного архива в цифровую форму – сама по себе огромная проблема).

Проблема Описание и последствия
Утеря документов Данная проблема зачастую возникает и до передачи документов в бумажный архив и после долгого хранения, а также в процессе релокации архива
Скорость поиска документа Как правило, поиск документов очень трудоемкий процесс, особенно, если речь идет о поиске документа двадцатилетней давности, а локаций бумажного архива несколько, и находятся они в разных городах
Стоимость аренды помещения для хранения Наряду с огромным количеством документов приходит необходимость их где-то хранить, но не у всех учреждений есть свободные помещения для организации бумажного архива. В этом случае аренда дополнительных помещений – дорогостоящая, но все же необходимость.
Возможность работать в документе совместно Зачастую существует необходимость работы с одним документом нескольким сотрудникам удаленно, что невозможно, используя бумажный носитель без перевода его его в цифровой формат
Отсутствие версионирования При изменении архивного документа, а такие случаи тоже встречаются, особенно когда проводится изменение в приказе по личному составу или отпускам, нет возможности хранить историю изменений этого документа, кроме как завести повторный бумажный бланк
Подготовка отчетности Отчетность – достаточно трудоемкий процесс, а при отсутствии быстрого доступа к единому электронному архиву, он затягивается на длительный срок
Зависимость от ЧС Пожар или затопление архива грозит тем, что часть данных на бумажных носителях может быть утеряна и не подлежать восстановлению. Резервных копий документов на бумажных носителях, как правило, не предусмотрено

Эти и другие недостатки стандартного архива делают его ведение устаревшим процессом, который давно пора заменить электронным архивом.

Что такое электронный архив и каковы его преимущества?

Электронный архив представляет собой хранилище, в котором из ЭДО или прочих цифровых источников поступает поток документации, который по определенным правилам разбивают, организуя учет и архивирование документов

Правила регламентируются организацией, ее локальными нормативными актами и ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492.

Организация архива электронных документов:

  • Локальный архив – хранение документов в электронном виде на сервере пользователя;
  • Облачное хранилище – хранение документов в электронном виде на стороннем сервере и организация доступа через Интернет;
  • Хранилище системы ЭДО и архива – хранение документов у провайдера ЭДО. Организация и доступ оговариваются с провайдером.

Преимуществами электронного архива являются:

Простота и скорость работы с архивом, обусловленные доступностью любого документа за любой период в несколько кликов. Все документы хранятся в единой базе.

Быстрый ответ на требования налоговой. Облегчается и ускоряется поиск документов для ответа на многочисленные требования проверяющих органов.

Подтверждение ставки НДС 0%. Подтверждать обоснованность льготного налогообложения, в том числе ставку НДС 0%, становится проще Надежность и безопасность.

Организация электронного архива происходит таким образом, что доступ на запись и изменение файлов, по сути, имеет только автоматизированная система, а пользователям доступно только чтение документов.

Хранение документации выполняется на носителе информации, с которого создаются резервные копии на других носителях, при этом сервера должны находиться на разных (физически) машинах.

Если каким-то образом сгорит или будет затоплен один сервер, то всегда есть его резервная копия, которую нетрудно было сделать. Также отсутствует возможность несанкционированного доступа к данным, поскольку работает система разграничения доступа и прав.

Эффективность работы. Архив электронного вида позволяет не только структурировать, но и сортировать документы относительно явных признаков, например, дата, наименование и пр.

Возможность масштабирования. С ростом компании постепенно растет поток документации и соответственно место, занимаемое на носителях.

В случае с электронным архивом достаточно приобрести дополнительный носитель информации и подключить его к системе архивирования.

При этом для некоторых документов можно задавать «срок годности», после истечения которого они будут автоматически стерты.

Отсутствие необходимости в помещениях. В отличие от архива с бумажными носителями с ростом электронного архива не требуется расширения помещений, а значит компания получает большую экономию, сумму которой можно рассматривать как часть прибыли при переводе с бумажного варианта архива на электронный.

Как организовать архив в организацииРис.1 Схема цифрового архива

Создание электронного архива: поэтапный план

Продумывание этапов и четкое следование плану по организации архива в электронном формате поможет выявить основные потребности к самому архиву и всей системе в целом. Нижеперечисленные пункты обязательно должны входить в этапы планирования перехода на электронный архив.

Определение функционала системы. На первом этапе необходимо определиться с требованиями к системе, а именно – какие действия должна выполнять сама система, откуда будут поступать данные, способ хранения, функционал пользователя и пр. На этом этапе формируется представление о системе в целом.

Анализ деятельности компании или определение видов бумаг под хранение. Выявление видов бумаг, которые подлежат оцифровке в первую очередь. Формирование понимания потоков документации.

Планирование приоритета блоков по внедрению. На этом этапе определяется очередность реализации блоков электронного архива. Зачастую блоки представляют собой поэтапное введение видов документов.

Анализ существующего бумажного архива. Пересмотр правила принятия документации в архив. Определение системы учета и оформление описей. Оцифровка бумажных носителей. Данный этап подразумевает постепенное сканирование имеющегося архива при необходимости. Обычно оцифровка архива проводится за последний год, т.к. вероятность использования таких документов при работе высока.

Читайте также:  Неподача отчетности по экологическому сбору

Введение оцифрованных данных. Заключительный этап, позволяющий ввести необходимые данные в систему и начать работу.

В кратчайшие сроки создадим электронный архив для оперативной работы с документами

Данный перечень не конечен, каждая организация ввиду своих особенностей может изменить или дополнить план другими этапами.

Комплектование архива и организация работы с электронными документами в нем

Существует огромное количество нормативных документов, которые определяют понятие электронного документа и регламентируют взаимодействие с системой их оборота.

Чтобы не разбираться во всех тонкостях, а также сэкономить массу времени на организации электронного архива, обратитесь в компанию, которая предоставляет услуги по ЭДО, ведь процесс этот потребует не только экспертных знаний по внедрению и анализу системы документооборота, но и человеческих ресурсов – сотрудников, наполняющих архив.

Наша компания предоставляет услуги по настройке безбумажного документооборота на предприятиях любого масштаба, к которым относится и внедрение системы управления электронным архивом.

Перед передачей документов в электронный архив проводится экспертиза ценности этих документов, что также регламентировано. Критериями такой экспертизы можно считать возможность обеспечения продолжительного хранения, способ содержания, степень сохранности и пр.

Основным этапом комплектования архива является запись упорядоченных документов на электронные носители. К предъявляемым требованиям в этой области может относиться соответствие определенным форматам записи файлов или их шифрование, применение лицензионного ПО, соответствие ГОСТу и другие требования.

Заключительным этапом является проверка носителей с записанными файлами, создание на них соответствующей документации и направление в архив для хранения.

Как организовать архив в организацииРис.2 Способы комплектования архива

Особенности учета электронных документов в архиве

Учет электронных документов ведется в определенных единицах – делах. Каждое дело получает свой учетный номер, который является частью шифра. Шифр и некоторые учетные данные могут быть нанесены на вкладыш футляра цифрового носителя. Архивный шифр должен содержать:

  • Номер архивного фонда;
  • Номер описи дел;
  • Номер единицы хранения согласно описи.

Вкладыш цифрового носителя должен содержать:

  • Наименование компании;
  • Наименование подразделения;
  • Тип экземпляра;
  • Номер описи;
  • Дата записи на электронный носитель;
  • Отметки об ограничении доступа.

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 регламентирует правила, по которым электронные документы направляются в архивную библиотеку.

Согласно этому ГОСТу установлена необходимость создания описи, в которой будут перечислены документы, входящие в определенное дело.

Такая опись прикладывается к делу, и по ней может осуществляться поиск для дальнейшей обработки документов или утилизации. Описи необходимо объединять в реестр описей, что также способствует быстрому поиску нужной документации.

Любая передача документов в архив должна быть отражена в учетной книге поступления носителей, и факт хранения должен быть отражен в книге учета единиц хранения (дел). Все эти и другие записи могут производиться также в электронном виде.

Это позволяет полностью автоматизировать архив, как в сочетании с системой ЭДО или СЭД, когда вся документация, включая документы бухгалтерского учета, поступает в уже отсканированном виде, и ее нужно только поместить в архив, так и в сочетании с ручной оцифровкой документации, что, конечно, менее эффективно, но все равно не мешает использовать все преимущества электронного архива, которые были описаны выше. В заключение отметим, что внедрение безбумажного документооборота подразумевает создание электронного архива.

Как организовать архив в организации с нуля: пошаговая инструкция создания архива с нуля на предприятии. Офисная служба

ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА СОБСТВЕННЫМИ СИЛАМИ

Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом. Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.

Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать.

Место архива в делопроизводстве

Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря.

Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы.

Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.

Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет.

Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.

Как организовать архив в организации

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой

Юридические основы ведения архива: кому нужно создавать архив

Ведение архива требуется независимо от формы документооборота и может осуществляться как своими силами, так и с привлечением сторонних фирм. Хранить документы вне своей организации, довольно дорогостоящая услуга, плюс быстро получить доступ к требуемой бумаге будет проблематично.

Потому многие выбирают архивное хранение внутри своей компании — создают под архивное хранение отдельный кабинет, а иногда и целое помещение. Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища.

Если организация невелика, а расширения штата не предвидится — то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот. Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.

Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.

Бумажный и электронный архив

Процесс создания архива сегодня вовсе не обязательно включает бумажные записи. По традиции, все важные(и в государственном, и в частном смысле) документы имеют бумажные дубликаты, однако их значение в последние годы значительно пересматривается. Плюс традиционных физических носителей — энергонезависимость. Прочесть с листа можно всегда, никакой привязки к электронике.

Минус — чрезвычайная хрупкость бумаги. Стандартный писчий лист очень тонкий и моментально отсыревает. Любой архив с традиционными документами обязан храниться в строжайших условиях соблюдения влажности воздуха, пылезащищенности, ограничения яркости света и т.д. Электронный же архив — технология повседневности и будущего.

Все наиболее передовые методы защиты касаются именно электронной формы хранения документов. Законодательная же база, к сожалению, запаздывает и тем самым серьезно ограничивает применение новейших технологий сбережения документации. В целях кибербезопасности наиболее важные архивные данные хранятся исключительно в локальных сетях на серверах в самом хранилище.

В последнее десятилетие активно развиваются «облачные» технологии, но и «облако» лучше делать внутренним в случае содержимого исключительно высокой важности. Переход на электронные технологии также требует немалой переподготовки архивариусов.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой.

Использование материальных бэкапов оправдано и с точки зрения повышения надежности хранения важных данных, и исходя из базовых вопросов кибернетической безопасности.

Процесс организации архива

Начинается процесс неизменно с определения необходимости сохранения бумаг. Инициировать организацию может как руководитель компании, так и ответственные за деловодство подчиненные.

Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел — структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения. Обычными этапами создания собственного архива с нуля бывают:

  • издание приказа по учреждению относительно назначения отвечающих за архивное дело сотрудников. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Однако это приводит к излишней нагрузке на человека в случае большого объема документооборота;  
  • разработка номенклатуры дел. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Последняя редакция Перечня произведена Правительством РФ в 2016 году и является обязательной к исполнению;  
  • определение сроков хранения. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно. Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. В особых случаях приказом может быть прописано помещение документов в архив на три, пять и иное количество лет;  
  • раздача отделам и сотрудникам специальных выписок с заголовками дел, находящимися в ответственности их подразделений. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет — с образцом из предприятий профильной отрасли.  
Читайте также:  Исключение должности из штатного

Перечисленные этапы – стратегические, их придерживаются в течение всего срока работы архива. Первичный же план действий архивного работника таков:  

  • Оценка организации архивного дела на месте работы. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.  
  • Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Ознакомление начальником архива либо замещающим его руководителем новых ответственных работников со спецификой работы в архивах и юридическими тонкостями сохранности документации;  
  • Организация приема всей не используемой на текущий момент информации на хранение. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке.  
  • Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Устраняются недочеты в описаниях дел, удаляются неактуальные сведения  
  • Составление номенклатуры дел. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.  
  • Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая — то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений — обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации.  
  • Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа.  
  • Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы (либо к ответственным сотрудникам) за отчетами. При надобности — оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц.  
  • Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации.  
  • Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Вся документация должна еще в рабочем процессе иметь категорию важности и будущего хранения  

Помимо перечисленного, в компетенцию архивариуса входит подача сметы в бухгалтерию касательно финансовой стороны дела. Это одна из важнейших сторон заведения архива. Если в компании при реорганизации или создании уже есть стеллажи и помещение под хранение документации — то траты на оборудование архива незначительны. Однако организация процесса с нуля говорит о необходимости более серьезных финансовых влияний. В следующем разделе детально описаны строгие условия содержания документации, от которых категорически нельзя отступать. Поэтому экономия здесь также неуместна.

В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения.

Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей — парафия технического отдела.

А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.

Как хранить архивные документы

Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности. Однако для единообразия и простоты оборота все связанные с архивным вопросом бумаги хранят в папках-регистраторах форм-фактора «корона».

Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами. Также для архивирования данных важно иметь соответствующие ТСО (технические средства обучения). Это презентационная техника, зачастую раритетная.

В качестве воспроизводимых форматов могут понадобиться:

  • дисководы на трехдюймовые, пятидюймовые, восьмидюймовые дискеты;
  • проекторы диафильмов и слайдов;
  • бобинные киноаппараты (обыкновенно — восьмимиллиметровые). Помещение для хранения документов оборудуют специально. Впрочем, в небольших организациях это обычные кабинеты. В идеальных условиях запрещено прокладывать по хранилищу трубы водоснабжения и канализации, технологический слив воды. Особая роль тут выделена отдельной системой пожаротушения и автономной сигнализацией. Запрещено ставить рядом с архивохранилищами различные комнаты с мощным электрооборудованием, холодильные установки, бойлеры — во избежание протечек и коротких замыканий. Вентиляция также обязана быть автономной.

Условия хранения документации приближены к музейным, хотя и немного проще. «Свежие» дела хранятся несколько дольше, однако российским законодательством регламентировано многолетнее содержание документации в кондиционных условиях. Температуру и влажность помещений обязательно контролируют термометрами и гигрометрами. В отдельных случаях устанавливают психрометры, одновременно меряющие и влажность, и температуру. Офсетная бумага очень тонкая, с плотностью около 70 грамм, ей чрезвычайно вредят скачки влаги и температуры. Воздух по хранилищу обязан ходить свободно, дабы исключить наличие плесени, пыли, насекомых мелких грызунов. Техническое обеспечение архивного подразделения (оно же — матчасть) сильно разнится для организаций в зависимости от функций и размера штата, но есть общие рекомендации. Дела обыкновенно хранят на стеллажах или в шкафах, первое и второе должны обладать несгораемостью, а потому металлические. Стеллажи обязательно ставят торцом к окнам, чтобы свет не попадал на бумагу. К наружным стенам стеллажи не ставят, дабы исключить сырость и промерзание. Далее следует рассчитать площадь. Обыкновенно принимаются такие параметры:

  • на метровый стеллаж становятся 30 папок типа «Корона» либо 50 обычных скоросшивателей;  
  • в архивном стеллаже 230 см высоты и 12 полок.

Итого на один стеллаж можно поставить минимум 350 и максимум 600 дел. Расстояние между отдельными стеллажами — от 80 см, габаритные параметры с боковыми стойками — 100х65 см. Самая ответственная часть организации архива — передача туда дел. Помимо собственно формирования кадров, занимающихся документооборотом, нужно формировать и оформлять сами дела, а также произвести экспертизу по их ценности. Для вынесения решения по ценности материалов производится подшивка, либо переплет с нумерацией листов, описью, правильным оформлением обложки и надписи на самом деле. Только такие документы вообще могут приниматься к рассмотрению на продление хранения. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения необходимо подшить в том. Ограничение на объем каждого тома — 250 страниц. В случае, если дело не подлежит слишком долгому хранению, практикуется процедура частичного оформления, не требующая всех реквизитов. В этом случае можно не нумеровать листы, не писать заверительные надписи и не заниматься дополнительной систематизацией внутри самого дела. Таким образом, даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и требуют значительного времени. Именно поэтому на данный участок работ назначают исключительно продуктивных и ответственных людей, могущих в дальнейшем бесперебойно заниматься как учётом уже существующих дел, так и документооборотом с участием «новоприбывших» материалов. Вышеописанные советы актуальны в первую очередь для ИП и ООО. Однако общие принципы организации процесса «нулевого» архивирования не зависят от типа юридического лица. Итоговые же тезисы относительно архивного дела с нуля таковы:

  • каждый новый архив требует тщательного логистического и финансового планирования;
  • электронные формы архивации – технология будущего, однако с недостаточной законодательной базе;
  • условия хранения бумажных носителей обязаны быть строжайшими;
  • при формировании архива обязательно делегируются полномочия по ответственности за все поступающие документы.  

Количество показов: 38811

Как собственными силами создать архив «с нуля»? — Право на vc.ru

Архив – это собрание старых бумажных (электронных) документов, представляющих ценность для хранения. Трудно представить компанию без архива документов.

{«id»:546394,»gtm»:null}

???? Папки с документацией могут быть просто разложены на столе (лучший вариант – расставлены на полках в шкафу) либо организовано архивное хранение в соответствии с законами и есть сотрудник (архивариус), ответственный за его ведение.

Если «на лицо» 1-й вариант, то не трудно создать архив «с нуля» своими силами. И не просто навести порядок, а организовать быстрый доступ к любому документу. Это сразу повлияет на производительность процессов в лучшую сторону.

Руководители «молодой» организации не задумываются об архиве. Да, документов пока мало. А через год их будет уже много, несмотря на автоматизацию делопроизводства. Но лучше с первых шагов сделать всё правильно и структурированно, чтобы потом не тратить значительные финансовые и людские ресурсы.

Читайте также:  Изменение штатного расписания переименование должности

????И не забываем, что документация компании содержит конфиденциальную информацию и персональные данные сотрудников. Поэтому создаём архив с учётом юридических нюансов.

Для хранения архива выбираем место (чаще отдельное помещение) и ответственного человека.

Можно привлечь сторонние архивные компании для ведения архива своей компании. Но это услуга платная, и быстрый доступ к документу получить не удастся.

????Начинаем создание архива с базы: ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Здесь находятся все правила, положения, перечни и инструкции для архивного хранения документов.

Традиционные бумажные документы удобны всегда, их не требуется «привязывать» к компьютерной технике. У бумаги также есть «минусы»: она горит, пересыхает и отсыревает. Поэтому требуются специальные условия хранения документов с соблюдением норм t°, % относительной влажности, ограничения по интенсивности света.

Документы в электронном формате зависят от уровня кибербезопасности в компании, хранятся только на корпоративных серверах. ИТ-технологии затратны и требуют инвестиций.

Поэтому дубликаты бумажной документации и её хранение не теряют свою актуальность.

Выполняем стратегические и тактические этапы организации архива.

  • издание Приказа о назначении ответственного за архивное дело.
  • разработка Номенклатуры дел.
  • определение сроков хранения. Они зависят от статуса документов. «особо важные» хранятся в архиве постоянно. Документы временного хранения помещаются в архив на 3, 5, 10 и более лет.
  • архивные выписки составляются в строгом соответствии с каталогом архивных дел назначенным ответственным сотрудником (архивариусом).

10 тактических этапов формирования архива (действия архивариуса).

  • Составление предварительной Описи существующих документов, выявление недостающих бумаг, определение сроков их сдачи в архив.
  • Знакомство со спецификой работы в архиве и юридическими нюансами хранения документации.
  • Сбор, классификация и перерегистрация не используемых документов на текущий момент.
  • Инвентаризация наличных в архиве документов. Создание картотек, записывание атрибутов Дел.
  • Составление Номенклатуры дел (с учётом отраслевых стандартов).
  • Установление разрешений и ограничений доступа к архивному хранилищу.
  • Учёт приёма и выдачи документов (создание электронной или физической картотеки лиц, пользующихся документами с указанием степени доступа).
  • Поиск недостающих архивных документов.
  • Организация переплёта дел (в соответствии с методичками).
  • Учёт актуальных документов: создаём новые карточки, организуем порядок передачи дел в архив.

Дополнительные полномочия архивариуса: разработка сметы по финансированию процессов архивирования и подача её в бухгалтерию.

Какие помещения требуются под архив? Это могут быть отдельные кабинеты, в которых отсутствуют трубы водоснабжения и канализации. Обязательна система пожаротушения + автономная сигнализация и вентиляция.

❌Рядом с архивом запрещается располагать помещения с мощным оборудованием, бойлеры, холодильники.

Архивная документация, в основном, хранится в папках на металлических стеллажах и в шкафах. Требуется рассчитать площадь хранения. Например, на архивном стеллаже (2,3 м высотой с 12-ю полками) размещается от 350 до 600 папок «КОРОНА».

Какая самая ответственная фаза архивного делопроизводства? Передача дел в архив. Оценивается ценность материалов (подшивки, переплёта с нумерацией листов и описью) на основе проведения их экспертизы. Правильно оформляется обложка дела. Так, документы с постоянным и долговременным сроком хранения >10 лет подшиваются в тома (max объём тома – 250 страниц).

В нашей статье мы дали только краткий этап работ. При организации архива необходимо учесть много факторов. Создание собственного архива очень непростая и затратная задача, как физически, так и материально.

Решить этот вопрос можно делегировав ведение архива сторонним архивным компаниям. Один из вариантов – это передача документов на внеофисное хранение (на постоянной или временной основе).

Вы освободите себя от многих трудоёмких функций – сортировка, подшивка, опись и сдача в архив документов. Специалисты Делис Архив помогут разрешить все проблемы.

Все советы данного поста актуальны для ООО, индивидуальных предпринимателей.

{«contentId»:546394,»count»:0,»isReposted»:false,»gtm»:null}

{«id»:546394,»gtm»:null}

Кто отвечает за текущее и архивное хранение документов в организации

Документы как один из видов активов компании в условиях рыночной экономики требуют большего внимания, ответственности и даже уважения. В данной статье даются рекомендации по системной регламентации их текущего оперативного и архивного хранения в организации, при этом особое внимание уделяется разграничению зон ответственности сотрудников и руководства.

Документы (прежде всего официальные, возникающие в деятельности юридических и физических лиц) представляют собой уникальное социальное явление и в истории, и в современном развитии человечества, и в государственном управлении, выполняя свою основную роль – регулятора общественных отношений. Документы представляют собой юридически значимые объекты, т.к. влекут правовые последствия.

Они являются объектами регулирования в гражданском праве, поскольку только на основании документов возможно подтвердить права собственности на имущество и иные имущественные права1.

В административном праве документы являются доказательствами2, за подделку документов (а также печатей, штампов и бланков; ст. 19.23 КоАП) и нарушение требований законодательства об их хранении акционерными обществами и иными участниками рынка ценных бумаг наступает административная ответственность (ст. 13.25 КоАП РФ).

Однако четкое определение документа как одного из объектов права в действующем законодательстве отсутствует, отсутствует и прямая норма, позволяющая считать документы имуществом или имуществом особого рода.

Особый характер документа определяется тем, что документ и сам является материальным объектом, и фиксирует, доказывает права на имущество, выполняя правовую функцию, функцию доказательства. Кроме того, имущество подлежит денежной оценке и может быть отчуждено, но по отношению к документам методика денежной оценки остается практически неразвитой.

Вопросы изъятия официальных документов кратко упоминаются в КоАП РФ. А в сделках слияния или поглощения документальный и архивный фонды практически никогда не упоминаются в актах приема-передачи основных средств.

Руководители организаций нормы ст. 210-211 ГК РФ о бремени содержания имущества собственником и рисках случайной гибели или случайного повреждения, которые собственник имущества принимает на себя, не относят к документальному фонду или архиву своей организации.

Более того, в профессиональном сообществе довольно часто возникают обсуждения анекдотичных указаний руководителей организаций разного уровня, которые тем не менее одинаково не хотят создавать архив, возлагать на кого-либо ответственность за обеспечение сохранности документов (документального и архивного фонда), а всерьез планируют уплачивать административные штрафы в размере 300 тыс. руб. с должностного лица (ст. 13.25 КоАП РФ) и уничтожать все документы из-за якобы слишком дорогого хранения.

В связи с этим рекомендуем коллегам еще раз обратить внимание на Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»3:

  • Во-первых, при отсутствии прямых законодательных норм об ответственности коммерческих организаций за обеспечение сохранности их документальных и архивных фондов статьей 3 ФЗ № 125 тем не менее предусмотрено осуществление архивного дела не только государственными органами, органами местного самоуправления, но и организациями и гражданами.
  • Во-вторых, дается определение понятия «владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором».
  • В-третьих, права владения, пользования и распоряжения составляют суть содержания права собственности. Поэтому ст. 9 ФЗ № 125 прямо относит к частной собственности архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными. Таким образом, документы как собственность необходимо организовать, систематизировать, взять на учет, назначить ответственного за них и т.п. Собственность необходимо эффективно и рационально использовать, т.е. управлять ею. Для управления архивными документами организации имеют право (но не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ст. 13 ФЗ № 125). Но в то же время ст. 17 ФЗ № 125 устанавливает, что не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами, а также перечнями документов со сроками хранения.

Сделаем выводы:

1.

Руководители (креативный топ-менеджмент) должны понимать значение документов как собственности организации, необходимость их хранения и документированного делегирования ответственности за обеспечение их сохранности, что предусматривается нормами корпоративного управления. Служба делопроизводства, которая стремится к реализации концепции управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (а также по стандартам ISO 15489:2001 и новой серии ISO 30300:2011), может помочь руководству.

2. Руководитель службы делопроизводства, отвечающий за ведение делопроизводства в организации, инициирует создание архива как структурного подразделения в составе службы делопроизводства (такова практика последних лет). Руководству организации представляются:

  • обоснование создания архива в зависимости от состава и количества документов организации, включая обоснование его штатной численности (в форме служебной записки);
  • проект положения об архиве;
  • проект внесения соответствующих изменений в штатное расписание службы…