Минэкономразвития приказом от 9 июля 2014 г. № 435  утвердило порядок и сроки хранения документов, содержащихся в государственном кадастре недвижимости. Ведомственный нормативный акт дополняет внушительную юридическую базу по правилам и срокам хранения документов.  

• Государственный кадастр недвижимости (ГКН) является федеральным государственным информационным ресурсом – сводом содержащихся в бумажном и электронном виде сведений об объектах недвижимости, о прохождении Государственной границы Российской Федерации и иных границ между субъектами Российской Федерации и муниципальными образованиями, о территориальных зонах, о геодезической и картографической основе ГКН.
• Орган кадастрового учета, ответственный за ведение ГКН, ставит своей целью формирование наиболее полных и достоверных сведений, служащих для подтверждения прав собственности на недвижимость для всех участников рынка, расширения налогооблагаемой базы, государственного контроля за использованием земли и земельных ресурсов, развитием территорий.
• Необходимость сохранения документов (бумажных и электронных), относящихся к данной информационной системе, установлена законодательно, а регулирующим органом поименовано отраслевое ведомство – Минэкономразвития.

По данным Минэкономразвития, для обеспечения хранения имеющегося объема бумажных документов эксплуатируется более 3 тыс. помещений, общей площадью порядка 240 тыс. кв. метров. Их заполненность близка к 100%. При сохранении тенденции к росту физического объема документов, ежегодно требуется увеличение архивных площадей в среднем на 6%.

Порядок и сроки хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов

Порядок и сроки хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов (далее – Порядок), утвержденный главой ведомства, распространяется на кадастровые дела, сформированные по принципу отнесения документов к индивидуально-определенным объектам недвижимости, учетные дела и дела нерассмотренных заявлений.

Работа с документами, содержащими секретную информацию и информацию для служебного пользования, регламентируется иными нормативными актами и внутренним распорядком.

Правила хранения документов государственного кадастра недвижимости

Формирование кадастровых дел происходит из документов, поименованных в п.5 Порядка и подтверждающих существование объекта недвижимости или подтверждающих прекращение существования такого недвижимого имущества, а также иных сведений о недвижимом имуществе в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2007 года № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости».

Сведения группируются таким образом, чтобы каждое кадастровое дело было максимально полным и информативным.

Если принятые органом кадастрового учета или поступившие в порядке информационного взаимодействия при ведении ГКН документы относятся сразу к нескольким объектам, они сканируются и вносятся в электронное кадастровое дело, а бумажный документ включается в одно из дел с наименьшим кадастровым номером.

При переходе к ведению свода с использованием автоматизированной информационной системы ГКН (АИС ГКН) некоторые виды документов, поступивших от заявителей или в порядке межведомственного взаимодействия, хранятся исключительно в электронном виде.

Бумажные документы сканируются, включаются в электронные кадастровые дела и передаются на архивное хранение в подразделении органа кадастрового учета, ответственном за хранение таких документов — архив.

Сформированные до утверждения Порядка документы и дела перекомплектовываются и оцифровываются и также передаются в архив.

По данным Минэкономразвития, переведено в электронный вид 7,2% от общего объема документов, комплектующих Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственный кадастр недвижимости (взаимосвязанные информационные ресурсы в сфере регистрации прав и кадастрового учета).

Процесс хранения кадастровых дел и документов на бумаге подразумевает:

• содержание в условиях, предотвращающих хищения, утрату или порчу документов, искажения, подделки или утрату содержащейся в них информации;
• рациональное размещение с закреплением мест хранения в стеллажных указателях.

Электронные дела хранятся с использованием системы АИС ГКН, с обеспечением тех же условий безопасности.

Сроки хранения документов государственного кадастра недвижимости

Сроки хранения отдельных видов дел приведены в приложении к Порядку:

С учетом срока исковой давности, указанного в пункте 2 статьи 196 Гражданского кодекса РФ

Законодательное регулирование сроков хранения архивных документов. 

Необходимость обеспечения хранения документов устанавливается целым рядом нормативных документов. Прежде всего, это Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Для определения сроков хранения типовых архивных документов используются действующие в настоящее время:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558); 

Об утверждении порядка ведения, порядка и сроков хранения реестровых дел, книг учета документов, а также документов, подлежащих выдаче заявителям после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на недвижимость, но не полученных ими от 28 июня 2022

В соответствии с частью 8 статьи 7 Федерального закона от 13 июля 2015 г. N 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 29, ст.4344; 2021, N 18, ст.

3064), пунктом 1 Положения о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2009 г. N 457 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.

3052; 2022, N 27, ст.4860),

приказываю:

1. Утвердить прилагаемые порядок ведения, порядок и сроки хранения реестровых дел, книг учета документов, а также документов, подлежащих выдаче заявителям после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на недвижимость, но не полученных ими.

2. Признать утратившими силу приказы Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии:

от 23 декабря 2015 г. N П/666 «Об утверждении порядка ведения, порядка и сроков хранения реестровых дел и книг учета документов при государственном кадастровом учете, государственной регистрации прав на недвижимость» (зарегистрирован Минюстом России 1 марта 2016 г., регистрационный N 41262);

от 30 ноября 2020 г. N П/0449 «О внесении изменений в порядок ведения, порядок и сроки хранения реестровых дел и книг учета документов при государственном кадастровом учете, государственной регистрации прав на недвижимость, утвержденные приказом Росреестра от 23 декабря 2015 г. N П/666» (зарегистрирован Минюстом России 11 января 2021 г., регистрационный N 62036).

РуководительО.А.Скуфинский

• Зарегистрировано
• в Министерстве юстиции
• Российской Федерации
• 16 ноября 2022 года,
• регистрационный N 70980

УТВЕРЖДЕНЫприказом Федеральной службыгосударственной регистрации,кадастра и картографии

от 28 июня 2022 года N П/0254

1.

Порядок ведения, порядок и сроки хранения реестровых дел, книг учета документов, а также документов, подлежащих выдаче заявителям после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на недвижимость, но не полученных ими (далее — Порядок), в соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. N 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (далее — Федеральный закон N 218-ФЗ) устанавливает единые для Российской Федерации:

________________

Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 29, ст.4344; 2022, N 43, ст.7272.

1. правила ведения книг учета документов;
2. правила ведения реестровых дел, в том числе состав подлежащих хранению в них документов;
3. порядок и сроки хранения реестровых дел и книг учета документов;
4. порядок и сроки хранения документов, подлежащих выдаче заявителям после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в соответствии с Федеральным законом N 218-ФЗ, но не полученных ими.
5. 2. Ведение и хранение реестровых дел и книг учета документов, хранение документов, подлежащих выдаче заявителям после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в соответствии с Федеральным законом N 218-ФЗ, но не полученных ими, осуществляют:
6. Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (далее соответственно — Росреестр, орган регистрации прав);
7. территориальные органы Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее соответственно — территориальные органы Росреестра, орган регистрации прав);
8. органы исполнительной власти Республики Крым и города федерального значения Севастополя при передаче им полномочий органа регистрации прав постановлениями Правительства Российской Федерации в соответствии с частью 8 статьи 72 Федерального закона N 218-ФЗ (далее — орган регистрации прав);
9. ________________

Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 29, ст.4344; 2022, N 1, ст.18.

публично-правовая компания «Роскадастр» в соответствии со статьей 3.1 Федерального закона N 218-ФЗ (далее соответственно — Роскадастр, орган регистрации прав).

________________

Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 29, ст.4344; 2022, N 27, ст.4586.

3. Реестровые дела и книги учета документов являются частью Единого государственного реестра недвижимости (далее — ЕГРН) (часть 2 статьи 7 Федерального закона N 218-ФЗ).

________________

Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 29, ст.4344; 2022, N 29, ст.5238.

4. Книги учета документов ведутся в электронной форме с использованием федеральной государственной информационной системы ведения ЕГРН (далее — ФГИС ЕГРН).

5. Реестровые дела ведутся в электронной форме с использованием ФГИС ЕГРН. Реестровые дела хранятся в электронной форме, а в случаях, указанных в пунктах 64, 65, 67 Порядка, также на бумажном носителе.

• 6. ФГИС ЕГРН обеспечивает взаимосвязь:
• разделов ЕГРН, содержащих сведения об объектах недвижимого имущества, реестровых дел, открытых на соответствующие объекты недвижимости, а также записей книг учета документов в отношении таких объектов недвижимости;
• записей об объектах реестра сведений о границах зон с особыми условиями использования территорий, территориальных зон, границах публичных сервитутов, границах территорий объектов культурного наследия, особо охраняемых природных территорий, особых экономических зон, охотничьих угодий, территорий опережающего развития, зон территориального развития в Российской Федерации, игорных зон, лесничеств, территории, в отношении которой принято решение о резервировании земель для государственных или муниципальных нужд, о Государственной границе Российской Федерации, границах между субъектами Российской Федерации, границах муниципальных образований, границах населенных пунктов, о береговых линиях (границах водных объектов), границах Байкальской природной территории и ее экологических зон, а также сведений о проектах межевания территорий (далее — реестр границ), реестровых дел, открытых на соответствующие объекты реестра границ, а также записей книг учета документов в отношений таких объектов реестра границ.

7.

Книги учета документов содержат данные о документах, принятых (поступивших) для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, в том числе документах, поступивших в порядке межведомственного информационного взаимодействия, уведомительном порядке, для внесения сведений в реестр границ, а также иные предусмотренные Порядком документы, принятые (поступившие) для внесения сведений в ЕГРН.

1. 8. Орган регистрации прав ведет следующие книги учета документов:
2. книгу учета входящих документов (далее — КУВД);
3. книгу учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, иных ограничений прав и обременений объектов недвижимого имущества (далее — КУА).
4. 9. Книга учета документов идентифицируется следующими данными:
5. наименованием книги учета документов;
6. номером книги учета документов;
7. датами начала и окончания работы с книгой учета документов.
8. При этом дата окончания работы с книгой учета документов указывается в ней при закрытии, иные указанные в настоящем пункте данные — при открытии книги учета документов.
9. 10. Номер книги учета документов формируется следующим образом:
10. сокращенное наименование книги учета документов (КУВД, КУА);
11. порядковый номер книги учета документов, ведущейся органом регистрации прав;
12. год, в котором осуществляется ведение книги учета документов.
13. ________________
14. Например: КУВД-001/2022 (где КУВД — сокращенное наименование книги учета входящих документов, 001 — порядковый номер книги учета документов, 2022 — год, в котором осуществляется ведение книги учета документов).
15. Записи в каждой книге учета документов нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.

11. Книги учета документов открываются Росреестром.

https://www.youtube.com/watch?v=OL_JBmM4aBs\u0026pp=ygUu0KXRgNCw0L3QtdC90LjQtSDQutCw0LTQsNGB0YLRgNC-0LLRi9GFINC00LXQuw%3D%3D

По окончании календарного года все текущие книги учета документов закрываются для новых записей.

С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг начинается с единицы.

При закрытии книги учета документов в записи о закрытии книги дополнительно указывается последний порядковый номер записи. Если при ведении книги учета документов порядковая нумерация записей была нарушена, об этом также указывается в записи о закрытии книги.

Записи о закрытии книги учета документов удостоверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) Росреестра.

Датой закрытия книги учета документов (датой окончания работы с книгой) является дата внесения в нее последней записи. В закрытых книгах допускается только дополнение уже существующих записей.

Закрытым книгам учета документов, в которых заполнены все записи, присваивается статус «архивная». При наличии в закрытой книге учета документов записей, в которые не внесены сведения о результате рассмотрения представленных документов, до внесения таких сведений такой книге учета документов присваивается статус «закрыта».

Книги учета документов со статусами «закрыта» и «архивная» должны быть доступны для работы с ними только в целях просмотра содержащихся в них сведений, анализа и составления статистической и иной отчетности и аналитической информации, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, содержащихся в них сведений, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях, а книга учета документов со статусом «закрыта» — также для дополнения ее соответствующих записей сведениями о результатах рассмотрения представленных документов.

12.

Внесенные в книгу учета документов сведения заверяются УКЭП работника органа регистрации прав, внесшего в книгу учета документов такие сведения, либо УКЭП Росреестра, если такие сведения вносятся в книгу учета документов в автоматизированном режиме при поступлении документов с использованием системы межведомственного информационного взаимодействия, официального сайта Росреестра, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).

13. При внесении изменений (исправлений) в записи книги учета документов ранее внесенные в них сведения сохраняются.

Изменения (исправления) в записи книги учета документов, а также дополнительные сведения, вносимые в предусмотренных Порядком случаях в записи книги учета документов, заверяются простой электронной подписью внесшего их работника органа регистрации прав.

14. КУВД предназначена для внесения записей о документах, принятых для государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, ограничений прав, обременений объектов недвижимости, сделок, внесения сведений в реестр границ, а также внесения в ЕГРН изменений и иных записей в соответствии с Федеральным законом N 218-ФЗ.

• 15. В КУВД производятся записи по следующим заявлениям и документам:
• заявлениям о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав, ограничений прав, обременений объекта недвижимости, сделок с прилагаемыми документами (статьи 15, 19( )Федерального закона N 218-ФЗ);
• ________________

Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 29, ст.4344; 2021, N 50, ст.8415.

Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 29, ст.4344; 2022, N 1, ст.45.

требованиям судебных приставов-исполнителей о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав на основании судебного акта или осуществляемых в предусмотренных Федеральным законом от 2 октября 2007 г. N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» случаях (статья 15 Федерального закона N 218-ФЗ);

________________

Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 41, ст.4849; 2022, N 29, ст.5282.

1.4. Подготовка кадастровых дел к архивному хранению

При подготовке
кадастрового дела к архивному хранению
оформляются:

• обложка
кадастрового дела, на которой указывается
полное и сокращенное наименование
органа кадастрового учета и структурного
подразделения;

номенклатурный
индекс (номер кадастрового дела, который
соответствует кадастровому номеру
земельного участка); заголовок и дата
кадастрового дела (тома, части); арабскими
цифрами крайние даты документов дела
(год заведения и окончания дела);
количество листов в деле (томе, части),
при этом объем каждой части, тома не
должен превышать 250 листов, согласно п.
86 Порядка; срок хранения («Хранить
постоянно») и архивный шифр дела, который
состоит из номера фонда, номера описи
и номера делало описи.

На обложке дел
предусматривается место для наименования
и обозначения кодов государственного
архива, в который кадастровые дела будут
приняты на постоянное хранение. Архивный
шифр заполняется специалистом
государственного архива.

• Лист-заверитель
на отдельном листе, на котором цифрами
и прописью указывается количество
листов в кадастровом деле, количество
листов внутренней описи, особенности
отдельных документов (наличие литерных
листов, пропущенных номеров листов,
номеров крупноформатных листов дела);
лист-заверитель кадастрового дела
объекта недвижимости подписывается
его составителем и подшивается в конец
дела (приложение 2).

• Во внутренней
описи документов дела, составленной
специалистом органа кадастрового учета,
ответственным за ведение кадастровых
дел, производится итоговая запись, в
которой указывается цифрами и прописью
количество включенных в нее документов
и отдельно количество листов внутренней
описи.

В целях обеспечения
сохранности и закрепления порядка
расположения документов дела, все листы
этого дела (кроме листа-заверителя и
внутренней описи) нумеруются арабскими
цифрами в правом верхнем углу листа
простым карандашом или нумератором.
Подшитые в дело документы с собственной
нумерацией листов нумеруются в общем
порядке. Лист-заверитель и листы
внутренней описи не включаются в общее
количество листов в деле. Листы внутренней
описи документов дела нумеруются
отдельно.

Документы,
составляющие дела, подшиваются на 4
прокола в твердую обложку из картона
или переплетаются с учетом возможности
свободного чтения текста всех документов,
дат и виз. При подготовке дела к подшивке
(переплету) металлические скрепления
(скрепки, булавки) из документов удаляются.
Архивное кадастровое дело скрепляется
печатью органа кадастрового учета.

Документы, не
включенные в кадастровые дела, помещаются
в соответствующие номенклатурные дела
и хранятся в установленном порядке
(например, запрос о предоставлении
сведений государственного кадастра
недвижимости).

При изменении
«временного» статуса кадастровых
сведений на «аннулированный» с документов,
подлежащих возвращению заявителю (ч. 4
ст. 24 Федерального закона от 24.07.

2007 №
221 — ФЗ «О государственном кадастре
недвижимости») изготавливаются копии,
которые взамен оригиналов включаются
в соответствующее кадастровое дело.

Указанное кадастровое дело объекта
недвижимости с «аннулированным» статусом
кадастровых сведений хранится в течение
трех лет, после чего подлежит уничтожению
в установленном порядке.

Кадастровые дела
с постоянным сроком хранения группируют
отдельно от кадастровых дел с временным
сроком хранения.

Подготовка
документов к архивному хранению включает
также работу по проведению экспертизы
ценности документов и составлению
описей дел постоянного хранения и актов
о выделении дел к уничтожению.

При
проведении экспертизы ценности документов
в структурных подразделениях осуществляется
отбор дел постоянного хранения для
передачи в архив, отбор дел с временными
сроками хранения, подлежащих хранению
в структурных подразделениях, выделение
к уничтожению дел за предыдущие годы.

• При составлении
  описи дел соблюдаются следующие
  требования:
• • каждое дело
  вносится в опись под самостоятельным
  порядковым номером (если дело состоит
  из нескольких томов (частей), то каждый
  том (часть) вносится в опись под
  самостоятельным номером);
• • порядок нумерации
  дел в описи — сквозной за несколько лет;
• • графы описи
  заполняются в точном соответствии с
  теми сведениями, которые внесены на
  обложку дела; при внесении в опись подряд
  дел с одинаковыми заголовками пишется
  полностью заголовок первого дела, а все
  остальные однородные дела обозначаются
  словами «То же», при этом другие сведения
  о делах вносятся в опись полностью (на
  каждом новом листе описи заголовок
  воспроизводится полностью);

• графа описи
«примечание» используется для отметок
о приеме дел, особенностях их физического
состояния, о наличии копий и т.п.

1. Опись дел постоянного
   хранения составляется в 3-х экземплярах.
2. Отбор документов
   к уничтожению за соответствующий период
   производится после составления описей
   дел постоянного хранения за тот же
   период. На отобранные к уничтожению
   документы составляется акт, в который
   вместе с
3. кадастровыми
   делами объектов недвижимости с
   «аннулированным» статусом кадастровых
   сведений и учетными делами, по которым
   были приняты решения об отказе в
   осуществлении государственного
   кадастрового учета, включаются документы
   государственного кадастра недвижимости,
   сроки хранения которых истекли согласно
   номенклатуре дел структурного
   подразделения.

Указанные описи
и акты утверждаются руководителем
структурного подразделения и
рассматриваются на заседании Экспертной
комиссии ФГУ «Земельная кадастровая
палата» по Свердловской области.

Согласованные Экспертной комиссией
описи утверждаются Экспертно-проверочной
комиссией архивного учреждения.

После
этого структурное подразделение ФГУ
«Земельная кадастровая палата» по
Свердловской области имеет право
уничтожать дела, включенные в акты.

Как получить документы на недвижимость из архива Кадастровой палаты

В марте архивисты России отмечают профессиональный праздник – День архивов. Устройство современного архива предполагает оцифровку накопленного бумажного фонда, а также перевод в электронный вид вновь поступающей на хранение документации.

Создание электронного архива решает задачи оперативного доступа и использования информации.

Федеральная кадастровая палата рассказала, как формируется цифровой архив учреждения и как получить архивные документы на объект недвижимости, даже если

он расположен на другом конце страны.

На 1 января 2020 года на архивном хранении в Кадастровой палате числится около 62 млн. кадастровых дел. Из них к началу года в цифровую форму переведено более 34 млн. кадастровых дел, или 55% архива кадастровых документов.

К началу 2020 года полностью оцифрованы архивы 15 филиалов Кадастровой палаты: Москвы и Московской области, Санкт-Петербурга, Магаданской области и Чукотского АО, Иркутской области, республик Коми, Марий-Эл, Калмыкии, Тывы, Хакасии, Ингушетии, Дагестана, Северной Осетии – Алании, Татарстана, Алтая.

Что такое кадастровое (реестровое) дело?

Кадастровое дело представляет собой совокупность скомплектованных и систематизированных документов, на основании которых в Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН) внесены сведения об объекте. Это документы, которые подтверждают образование или прекращение существования объекта недвижимости, изменение его основных характеристик.

Какие документы подлежат оцифровке?

Современный архив Кадастровой палаты представляет собой комплексное хранилище, в котором содержатся документы на бумажном и электронном носителях.

Документы, находящиеся на хранении или поступившие в архив на бумажном носителе, подлежат постоянному хранению как в бумажном, так и в электронном виде.

В электронную форму переводятся заявление о кадастровом учете, межевой и технический планы, акт определения кадастровой стоимости, акт обследования, подтверждающий прекращение существования объекта, копия разрешения на ввод объекта в эксплуатацию, копия документа, подтверждающего разрешение земельного спора о согласовании местоположения границ земельного участка и пр, если указанные документы поступили в бумажном виде до утверждения их электронной формы. Все созданные файлы заверяются личной электронной подписью специалиста архива Кадастровой палаты.

Поступающие в настоящее время в архив Кадастровой палаты документы подлежат хранению только в электронном виде.

В каких жизненных ситуациях могут понадобиться архивные документы?

В большинстве случаев граждане и юридические лица запрашивают копии документов из архива Кадастровой палаты при проведении различных сделок с недвижимостью, а также для урегулирования земельных споров.

К примеру, может потребоваться копия межевого или технического плана, копия документа, подтверждающего принадлежность земельного участка к определенной категории земель, установленное разрешенное использование участка и изменение назначения здания или помещения.

• Кто вправе запрашивать документы из архива Кадастровой палаты?
• Копии любых документов, на основании которых сведения внесены в ЕГРН, предоставляются только правообладателям или их законным представителям, либо физическим и юридическим лицам на основании доверенности
• от правообладателя или его законного представителя.
• Можно ли забрать оригинал документа из архива?
• Документы кадастровых дел подлежат строгому учету и выдаются по официальному запросу только в виде копии. Оригиналы документов хранятся
• в архиве Кадастровой палаты бессрочно и не подлежат изъятию или утилизации даже в случае ликвидации объекта недвижимости.
• Как запросить копии документов из архива?

Запрос можно подать в ближайшем офисе МФЦ, направить в адрес Кадастровой палаты почтой или воспользоваться электронными сервисами Росреестра. По одному запросу выдается только один документ.

В чем разница между бумажной или электронной копией?

Копию документа, на основании которого сведения о недвижимости внесены в ЕГРН, можно получить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронная копия юридически равнозначна бумажной, так как заверяется электронной подписью специалиста учреждения. При этом электронная копия обойдется дешевле.

1. В какие сроки предоставляются копии документов из архива?
2. Срок рассмотрения запроса на выдачу копий архивных документов занимает не более трех рабочих дней.
3. Можно ли запросить документы из архива другого региона?

Оцифровка архива решает задачи не только долговременного хранения информации. Перевод бумажного архива кадастровых дел в «цифру» позволяет оперативно проводить операции с недвижимым имуществом в том числе по экстерриториальному принципу, то есть вне зависимости от места расположения объекта недвижимости. К примеру, житель Санкт-Петербурга, унаследовавший дом

в Ростовской области, может оформить недвижимость, не выезжая за пределы своего региона.

При подаче экстерриториального запроса работники Кадастровой палаты передают копии документов из одного архива в другой в электронном виде. Благодаря этому сроки оказания учетно-регистрационных услуг, предоставляемых по экстерриториальному принципу, не отличаются от обычных.

Можно ли получить копию документа, который еще не оцифрован?

Все бумажные документы архива подлежат обязательной поэтапной оцифровке. При этом когда заявитель запрашивает копию архивного документа, который еще не оцифрован, кадастровое дело по запросу сканируется вне очереди, и документы далее хранятся уже в двух формах: бумажной и электронной.

Перевод кадастровых дел в «цифру» продолжается с опережающими план темпами. Так, в 2019 году доля переведенных в электронный вид кадастровых документов должна была достигнуть значения в 52%. Кадастровой палате к началу 2020 года удалось оцифровать 55% архива.

«Перевод кадастровых дел в цифровой формат позволяет сократить время оказания государственных услуг. Так, например, при проведении операций с недвижимостью по экстерриториальному принципу сотрудники филиалов Кадастровой палаты передают электронные копии документов из одного архива

в другой

, – добавила заместитель директора Кадастровой палаты по Москве Александра Кондратьева. – Благодаря созданию электронного архива любой желающий может оперативно получить документы, ранее направленные в Кадастровую палату по Москве при осуществлении учетных действий».

• Контакты для СМИ
• Кадастровая палата по Москве
• Москва, шоссе Энтузиастов, д. 14
• 8 (495)587-78-55 (вн.23-33)

[email protected]

С января 2023 года архивные документы о недвижимости можно получить в ппк «роскадастр»

В архиве публично-правовой компании «Роскадастр», которая является правопреемником Кадастровой палаты, содержатся правоустанавливающие документы на все объекты недвижимости, данные о которых были внесены в Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН).

«Ранее архив правоустанавливающих документов находился в ведении Росреестра, однако в декабре прошлого года полномочия по ведению данного архива были переданы бывшему филиалу ФКП Росреестра по Калининградской области, реорганизованному с 1 января 2023 года в филиал ППК «Роскадастр» по Калининградской области» — отметила заместитель руководителя регионального Управления Росреестра Олеся Бурганшина.

В случае, если собственник недвижимости утратил документы, он может получить их копии.

К примеру, для обращения в суд или получения наследства может потребоваться копия межевого или технического плана, копия документа, подтверждающего принадлежность земельного участка к определенной категории земель, установление вида разрешенного использования участка и изменение назначения здания или помещения.

Однако следует помнить, что не каждый гражданин имеет право получить архивные документы. Согласно вступившим в действие поправкам в закон «О государственной регистрации недвижимости» копии документов из реестровых дел предоставляются:

• правообладателю или его законному представителю;
• нотариусу по запросу сведений необходимых для совершения нотариального действия;
• судам, правоохранительным органам, имеющим в производстве дела, связанные с объектами недвижимости
• органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность.

«Если же возник спор между соседями о границе земельных участков, то сведения содержащегося в межевом плане акта согласования местоположения границ земельных участков предоставляются правообладателям земельных участков, чьи личные подписи в нем содержатся, их представителям, а также лицам, к которым права на соответствующие земельные участки перешли в порядке универсального правопреемства», — пояснила заместитель директора филиала ППК «Роскадастр» по Калининградской области Елена Рифальская.

Копию архивного документа можно получить как в бумажном виде, так и в электронном. В бумажном виде получить копию архивного документа можно лично, обратившись в ближайший офис МФЦ, расположенный на территории Калининградской области.

В электронном виде копия архивного документа предоставляется посредством направления документа по адресу электронной почты заявителя. Получить её можно через обращение на официальном портале Росреестра через личный кабинет.

В этом случае в строке поиска в личном кабинете пользователя достаточно набрать «Получить копию документа из ЕГРН» и заполнить предложенную форму запроса на недвижимое имущество. Электронный документ заверяется цифровой подписью и имеет такую же юридическую силу что и бумажный.

Все созданные файлы заверяются личной электронной подписью специалиста архива филиала ППК «Роскадастр» по Калининградской области.

Что же касается сведений из Государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства (ГФДЗ), которые также можно получить, обратившись в филиал ППК «Роскадастр» по Калининградской области, то в большей степени они востребованы при проведении кадастровых работ по уточнению границ ранее учтенных земельных участков, описании территориальных зон и границ населенных пунктов, а также при формировании земельных участков или перераспределении земель. Поэтому материалы ГФДЗ зачастую запрашиваются заинтересованными лицами, среди которых представители государственных органов и кадастровые инженеры.

Статья подготовлена специалистами Управления Росреестра по Калининградской области.

Телефон горячей линии Управления: 8(4012)596-555 (время работы: пн-чт с 8:30 до 17:30 пт с 8:30 до 16:15)

Получение архивных копий землеустроительных дел

Архивную копию землеустроительного дела можно получить в отделе землеустройства Росреестра вашего региона. Заявление можно подать лично или отправить по почте.

Копия документации предоставляется бесплатно, оплачивать пошлину или вносить прочие платежи — не надо.

Срок предоставления архивной копии — 3 рабочих дня с момента получения заявления сотрудником Росреестра. Если в предоставлении копии землеустроительного дела откажут, то отказ вам направят также в течение 3 рабочих дней с момента получения заявки.

Если заявка направлялась по почте, то копию дела или отказ в ее предоставлении вам отправят в течение 15 дней с момента получения заявления. 

Порядок хранения и предоставления архивной документации регулируется законом № 78-ФЗ от 18 июня 2001 года, Приказом Минэкономразвития России № 376 от 14 октября 2006 года и другими нормативно — правовыми актами.

В Росреестре можно получить геодезические и картографические материалы, результаты почвенных, геоботанических и других обследований и изысканий, а также сведения об инвентаризации участков и т.п.

Также в фонде хранятся дела по межеванию земель, которые были созданы с 2001 по 2009 год, пока не были введены в действие новые требования к документации о межевании участков.

Обратиться в фонд данных для получения землеустроительной документации могут как граждане, так и организации или кадастровые инженеры.

Также запрос может быть отправлен из судов или правоохранительных органов. Это означает, что если копия землеустроительного дела вам нужна для судопроизводства, то вы можете не обращаться в Росреестр сами, а ходатайствовать суду о том, чтобы он запросил соответствующую документацию сам.

Документы для получения копии землеустроительного дела

Если в Росреестр вы обращаетесь лично, вам понадобится заявление и паспорт (или другой документ, удостоверяющий вас). Если в Росреестр обращается ваш представитель или представитель организации, ему понадобится заявление и доверенность, выданная уполномоченным на то лицом.

Если документы отправляются почтой, то переслать в Росреестр надо только заявление, с указанием адреса получателя копий.

Форму заявления можно получить на приеме у специалистов, там же его можно сразу заполнить и подать соответствующему сотруднику. Также скачать форму заявления о получении копии землеустроительного дела можно здесь.

В фонде Росреестра можно ознакомиться с оригиналом землеустроительного дела. Выносить его оттуда нельзя, но можно прочитать и выписать необходимую информацию. Аналогию здесь можно провести с читальным залом библиотеки — документацию вам не дадут забрать домой, но могут дать почитать, сделать самостоятельную выписку или даже сфотографировать.

За один раз можно запросить для ознакомления не более десяти документов, имеющих инвентарный номер. Время работы с землеустроительным делом в фонде в течение рабочего дня не ограничивается.

В фонде можно самостоятельно сделать выписку или выкопировку из дела, а затем заверить ее подписью и печатью сотрудника Росреестра. При обращении в фонд по почте, будут предоставляются только копии такого землеустроительного дела.

Уточнить порядок получения архивной копии можно у нашего специалиста — по телефону или на консультации.

Минэкономразвития утвердил порядок и сроки хранения кадастровой документации

24 сентября 2014

Глава Минэкономразвития Алексей Улюкаев подписал приказ от 9 июля 2014 № 435, утверждающий «Порядок и сроки хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов». Нормативный документ был принят в развитие положений Федерального закона от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости».

• Согласно Порядку органы кадастрового учета обязаны хранить постоянно документы кадастровых дел (кроме содержащих аннулированные сведения об объекте недвижимости) и 10 лет учетные дела, дела нерассмотренных заявлений и аннулированные данные об объектах недвижимости.
• 1) кадастровые дела объектов недвижимости;
• 2) кадастровые дела территориальных зон;
• 3) кадастровые дела зон с особыми условиями использования территорий;
• 4) кадастровые дела кадастрового деления;
• 5) кадастровые дела геодезической основы ГКН;
• 6) кадастровые дела картографической основы ГКН;
• 7) кадастровые дела участков Государственной границы Российской Федерации;
• 8) кадастровые дела границ между субъектами Российской Федерации;
• 9) кадастровые дела границ муниципальных образований;
• 10) кадастровые дела границ населенных пунктов;
• 11) учетные дела, формируемые из заявлений и необходимых для кадастрового учета 
• документов;
• 12) дела нерассмотренных заявлений, формируемые из оригиналов заявлений с оттиском штампа об отказе в их приеме.

В изданном документе определен порядок формирования кадастровых дел объектов недвижимости, приведен перечень документов, подлежащих включению в дело. Некоторые из них (см. подпункты 2, 3, 11-14 п.

5 приказа) необходимо хранить исключительно в электронном виде.

Другие виды документов передаются на архивное хранение в бумажной форме, пройдя предварительную процедуру сканирования и включения в автоматизированную информационную систему.

Хранение документов ГКН организовывается в подразделении органа кадастрового учета, ответственном за хранение таких документов (архиве) с соблюдением мер безопасности, обеспечивающих сохранность данных документов и целостность содержащейся в них информации. Рациональное размещение дел в архиве, ведение топографический стеллажных указателей и учетных документов также являются мерами, предписанными для обязательного соблюдения. 

Отметим, что полномочия ведомства по принятию нормативного правового акта, устанавливающего порядок и сроки хранения документов, содержащихся в государственном кадастре недвижимости, закреплены в  Положении о Министерстве экономического развития РФ, утвержденном постановлением Правительства РФ от 5 июня 2008 г. № 437.