Документы

Хранение документов в электронном виде банк россии

Правоохранительные органы требуют от банков и страховщиков получать согласие на перевод бумажных документов в электронные от всех клиентов. В итоге эти организации не смогут сэкономить миллиарды рублей на хранении физических копий

Хранение документов в электронном виде банк россии

Екатерина Кузьмина / РБК

Банки и страховые компании смогут конвертировать бумажные документы в электронные, а также создавать электронные или материальные дубликаты только при наличии согласия стороны, создавшей и подписавшей исходный документ.

Введение такого ограничения содержится в новой версии законопроекта, регулирующего хранение электронных дубликатов документов, подготовленной Минэкономразвития ко второму чтению инициативы в Госдуме.

В среду, 19 октября, эта версия обсуждалась на заседании рабочей группы по нормативному регулированию при АНО «Цифровая экономика» (копия документа есть у РБК, ее подлинность подтвердили два собеседника, близких к рабочей группе).

По словам одного из источников РБК, инициаторы ограничений — «правоохранительные органы» (в частности, ФСБ), которые пытаются поддержать «слабую сторону», то есть клиентов, опасаясь подлогов со стороны банков.

Замгендиректора, директор направления «Эффективное регулирование» АНО Дмитрий Тер-Степанов подтвердил РБК, что обсуждаемая сейчас версия поправок предполагает, что финансовые организации смогут не хранить бумажные копии документов, только если подписавшая их другая сторона согласится на это.

«Для банков это означает, что все клиенты, однажды подписавшие какие-либо документы, должны будут вновь прийти в отделение и подписать согласие на создание электронного дубликата. Понятно, что вряд ли получится заставить людей, а в некоторых случаях это будет невозможно (если человек умер, потерял дееспособность и т.п.)», — отметил Тер-Степанов.

По его словам, это связано с разницей в позициях правоохранительных органов и ЦБ: первые видят в желании банков самостоятельно конвертировать документы конфликт интересов и угрозу нарушений закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», но ЦБ настаивает, что банки не могут передавать данные третьим лицам, это нарушит банковскую тайну.

РБК направил запрос в Центр общественных связей ФСБ России и ЦБ.

Как пытаются избавиться от бумажных архивов

Поправки в закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и ряд других, которые регулируют возможность конвертации документов, были разработаны Минэкономразвития и внесены в Госдуму правительством в мае 2021 года, а в апреле этого года приняты в первом чтении (дата второго чтения пока не определена).

Цель поправок — урегулировать вопросы конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и материальных дубликатов. Общие затраты российских компаний на работу с бумажными документами были оценены примерно в 3,5 трлн руб. в год. Затраты на архивное хранение бумажных документов только у Сбербанка, например, составляют 2,5 млрд руб.

в год, у оператора связи — 16 млн руб.

Как ранее пояснял РБК представитель Сбербанка, они обязаны хранить весь исторически накопившийся массив документов до закрытия счета и еще пять лет после этого.

Он также указывал, что среди клиентов банка много физлиц и юрлиц, которые обслуживаются десятилетиями, не закрывая счета.

Представитель ВТБ оценивал расходы группы на содержание архива документов на материальном носителе в 750 млн руб. в год.

В первоначальной редакции проекта было требование, что при конвертации документов итоговый вариант должны подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью все создатели документа. Аналогичное требование предлагалось ввести при создании дубликатов документов.

Лица, создавшие электронные дубликаты, получали возможность сократить срок хранения документов на бумажных носителях до года.

Против таких требований выступали представители крупнейших банков, поскольку для конвертации бумажной копии с целью впоследствии отказаться от ее хранения пришлось бы создавать электронные дубликаты с каждым клиентом, и у последних должна быть усиленная квалифицированная подпись.

В редакции законопроекта ко второму чтению для физлиц появилась возможность подписывать дубликаты документов при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи, созданной в инфраструктуре «Госуслуг».

Ряд экспертов, выступавших на заседании, по словам собеседников РБК, заявили, что в нынешнем виде законопроект будет бесполезным, поскольку банки — это одни из ключевых держателей бумажных архивов в России.

Несколько участников заседания указали на то, что нынешнюю версию законопроекта необходимо менять, потому что она регулирует не только дубликаты бумажных документов, но и все электронные документы.

«Если проект будет принят в текущей редакции, все платежки, которые генерируются в мобильном банке, нужно будет подписывать усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью, иначе у них не будет юридической значимости», — пояснил один из собеседников РБК.

При этом ЦБ, по словам участников обсуждения, выступил с предложением разрешить кредитным организациям передавать документы, содержащие банковскую тайну, организациям, имеющим лицензию на конвертацию электронных документов и создание дубликатов.

Представитель Сбербанка сказал, что позиция ЦБ по законопроекту «учитывает интересы банков». «Сбербанк поддерживает позицию ЦБ и будет продолжать работать в этом направлении», — добавил он.

Вице-президент Всероссийского союза страховщиков (ВСС) Виктор Дубровин указал, что ежегодно заключается более 100 млн договоров, большинство из них в физическом виде и содержат десятки страниц текста. «Одновременно осуществляется урегулирование нескольких десятков миллионов страховых событий и вносятся изменения в договоры.

Эти сотни миллионов документов за годы складываются в огромные суммы затрат. Реальной необходимости в хранении такого массива документов нет», — настаивает Дубровин. Он считает, что процедура перевода в электронный дубликат, предусмотренная законопроектом, на 100% обеспечивает защиту интересов всех участников.

С учетом этого предложение по получению согласия является, скорее всего, избыточным.

Дмитрий Тер-Степанов говорит, что законопроект необходимо принять до конца года, что даст «многомиллиардный эффект за счет экономии на хранении бумажных документов организациями». В то же время он оговорился, что банки хранят больше всего бумажных документов, поэтому «наибольший эффект законопроект получит в случае, если под его действие будут подпадать все кредитные организации».

Выступавший на заседании рабочей группы представитель ФНС предложил принять законопроект в текущем виде, чтобы «хоть кто-то из участников рынка смог начать экономить», а к спорным вопросам, связанным с требованиями к банкам и страховым компаниям, вернуться позже, рассказали два собеседника РБК. Представитель ФНС отказался от комментариев.

РБК направил запросы в Минэкономразвития и представителям крупнейших банков.

Электронный архив банковских документов: новый инструмент эффективного бизнеса

Западный рынок давно оценил силу современных бизнес-технологий. Простые на первый взгляд решения способны существенно снизить затраты на ведение бизнеса при одновременном повышении эффективности рабочего времени. Сегодня это стало возможным и для российских организаций банковского сектора благодаря внедрению системы электронного архива.

К порядку – приучены, к проверке – готовы

Каждый банкир знает цену времени и денег, но зачастую забывает о ценности того первичного материала, из которого складывается работа кредитной организации. Операционная деятельность банка неизбежно связана с необходимостью создания, обработки и дальнейшего хранения огромного количества бумажных документов (мемориальные ордера, платежные поручения и т.д.).

С проблемой организации большого массива данных, хранящихся на бумаге, сталкиваются практически все ключевые отделы банка: управление кредитования и инвестиций, управление розничного бизнеса, управление казначейских операций, управление валютных операций и международных расчетов и др.

Как грамотно упорядочить банковские документы разных подразделений и при этом с уверенностью встретить представителей контролирующих органов?

Электронный архив – новый инструмент для решения целого ряда бизнес-задач, которые стоят на повестке дня любой кредитной организации. При этом он позволяет не только решить проблему физического хранения документов путем их перевода в электронный вид, но и привести разрозненный бумажный поток в полноценный структурированный архив еще до этапа сканирования. Как известно, банковские документы нередко хранятся согласно пресловутому русскому принципу «на авось»: вне всякой структуры и порой вне всякого закона. В итоге это приводит к тому, что нужный документ сложно найти (если он вовсе не утерян), а общее количество документов (сделки с контрагентами, досье и пр.) трудно подсчитать.

Не секрет, что технология электронного архивирования появилась не вчера. Однако ее применение стало по-настоящему оправданным лишь после того, как в России была создана прочная законодательная база, позволяющая документам электронного архива функционировать наравне с традиционными бумажными документами.

Так, в 2010 году в законную силу вступило указание ЦБ РФ от 25.11.

2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета», согласно которому ряд банковских операций может осуществляться на основе документов, хранящихся в электронном виде.

Какие задачи решает электронный архив

Электронный архив – технология успешного бизнеса, поскольку внедрение этой системы в рамках организации позволяет решить целый ряд задач: приведение архива в полный порядок согласно заданным параметрам, снижение рисков, связанных с различными проверками, и повышение уровня защиты банковских документов, уменьшение общих затрат на ведение бизнеса и улучшение эффективности рабочего дня.

Организация структурированного хранения

Зачастую, перед тем как приступать к непосредственной оцифровке банковского архива, необходимо задать ему четкую систему координат, то есть навести порядок. Для чего это нужно? Структурированное хранение позволит решить сразу несколько задач.

В первую очередь, упорядоченная система (пока еще) бумажных документов поможет облегчить поиски в физическом архиве в том случае, если потребуется оригинал на бумаге.

Руководитель или ответственное лицо всегда будут иметь представление о том, сколько документов, относящихся к одному подразделению или типу договоров, хранится у него в архиве.

Кроме того, при создании электронного архива наличие четкой структуры упростит и, следовательно, ускорит процесс внедрения системы, поскольку часть работы по структурированию уже была выполнена на подготовительном этапе. 

Подготовка к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ РФ

Проверка застала вас врасплох? Ни один сотрудник не способен сработать в критической ситуации столь же быстро и хладнокровно, как компьютер. Функционал электронного архива поможет в разы сократить стандартное время подготовки к аудиторским проверкам и проверкам Центрального банка России.

Во-первых, сотрудник банка с легкостью может просмотреть электронные образы документов из самой системы и документов, записанных на диск. Во-вторых, по распечатанным документам и по выданным дискам программа автоматически готовит описи. В-третьих, любой документ можно без труда найти в считанные секунды, а затем выгрузить его в папку, отправить по электронной почте или распечатать.

И наконец, в системе предусмотрена возможность сформировать отчет по заданным критериям.

Повышение уровня защиты документов

Читайте также:  Уведомление о внесении изменений в штатное расписание

Электронный архив работает не просто как база данных, а умная система с настраиваемым правом доступа к конкретным документам. Каждый сотрудник, подразделение или филиал организации получат доступ только к тем документам, которые открыты для работы настройками программы.

Право редактирования документов также можно ограничить в зависимости от набора полномочий специалиста. Вдобавок к этому, благодаря автоматизированной системе учета на основе технологии штрихкодирования можно проследить за передвижением любого банковского документа.

   

Рост эффективности рабочего времени

В работе электронного архива существует одна важная закономерность: чем меньше времени сотрудник тратит на поиски документов, тем эффективнее становится его рабочий день, который он может посвятить выполнению профильных или более приоритетных задач.

  Автоматизированная система электронного архива банковских документов позволяет осуществлять быстрый поиск образов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах.

Это в значительной степени сокращает временные издержки на создание, обработку и хранение архива, что в результате приводит к общему росту эффективности рабочего времени.   

Управляемый доступ к документам

Представьте ситуацию, когда к одному документу одновременно должны получить доступ несколько сотрудников. Когда речь идет о двух-трех экземплярах небольшого документа, проблема решается копированием с помощью обычного ксерокса.

А что если с многостраничным отчетом должны ознакомиться сотни и даже тысячи сотрудников в разных подразделениях и филиалах? Имея систему электронного архива, вам достаточно сделать выгрузку и быстро разослать документ либо задать возможность одновременного мультидоступа.

Что бы вы ни выбрали, контроль над ситуацией останется в ваших руках.    

Сокращение денежных затрат на ведение бизнеса

Электронный архив экономичен во всех смыслах. Затраты на внедрение упорядоченной системы банковских документов несопоставимы с суммарными затратами на закупку расходных материалов, копировальной и прочей офисной техники, содержание штата сотрудников и др.

Нельзя забывать о самой важной статье экономии: квадратных метрах! Вместе с оцифровкой архива пропадает необходимость использовать арендуемые помещения, приспособленные под склад с «отслужившими» документами.

Размер арендной платы можно заметно снизить либо найти высвободившимся площадям более рациональное применение.

Возможности новой системы для банка

Перед тем как приступить к созданию электронного архива в банке, необходимо определиться с возможностями электронной системы, которые при обращении в архивную компанию вы можете превратить в требования к будущему архиву. Безусловно, не существует универсального набора требований, но среди наиболее важных для успешной работы архива можно обозначить несколько типичных характеристик.

Синхронизация с основными программами банка

Профессиональная система электронного архива должна быть интегрирована с АБС, СЭД, CRM, ERP и другими системами банка. Это позволяет работать с электронными образами документов в основной программе сотрудника.

Помимо этого, важно предусмотреть возможность автоматически перебрасывать/выгружать/отправлять документы из АБС в электронный архив в конце каждого рабочего дня. Документам автоматически присваиваются атрибуты, заданные заказчиком (например, отделение банка, дата текущего дня, срок хранения документов и т.д.).

По результатам этой работы программа формирует отчет о количестве документов, выгруженных в архив, который носит название «Справка о количестве и итоговых суммах первичных документов по каждому счету».

Гибкие настройки

Чтобы получить максимально эффективную систему, заточенную именно под вашу организацию, необходимо заранее узнать обо всех возможных опциях и настройках. Разные программные продукты отличаются не только их количеством, но и степенью управляемости.

Одни компании могут предложить систему с широким набором стандартизированных опций, другие при менее внушительном списке способны обеспечить возможность полностью настроить систему под себя.

Кроме этого, еще на этапе установки по требованию банка компания-исполнитель может изменить набор модулей, например, задать возможность формировать отчеты, различные поля и вкладки программы.

Создание резервных копий документов

В целях обеспечения информационной безопасности всего фонда документов, хранящихся в электронном виде, в некоторых системах реализован механизм создания резервных копий документов.

Система настраиваемых прав доступа предотвращает возможность несанкционированного копирования, замены единиц хранения и доступа к их резервным копиям.

Шаг за шагом: реализация проекта электронного архива

Реализация проекта электронного архива банковских документов включает в себя несколько этапов.

1. Определение требований к системе

На первоначальном этапе важно прописать все требования к будущей системе. Для этого нужно продумать список задач и требований, с которыми будет связана работа электронного архива.

При этом не стоит включать в список те параметры, которые навязаны ИТ-модой, но фактически не участвуют в решении поставленных задач.

Думайте по существу – и вы значительно снизите стоимость и сроки выполнения проекта.

2. Выбор программного продукта и установка программы

При выборе программного продукта учитывайте не только характеристики программы, но и надежность разработчика. Если в прошлом компания уже внедрила похожие проекты, это повысит ее шансы на успех в работе с вами. Узнайте о деталях проекта.

Для этого необходимо назначить встречу с представителем компании или приехать к ним в офис, где вам продемонстрируют возможности программы. Сегодня многие компаний предлагают бесплатно протестировать демоверсию электронного архива.

Несмотря на то что в такой версии функционал и объем загрузки документов ограничен, она позволит соприкоснуться с продуктом вживую и оценить его преимущества и возможные недостатки.

Кроме того, при выборе программного обеспечения не менее важны технические характеристики, требуемые для работы программы (требование к серверу, DLP и др.).

3. Сканирование документов, ввод атрибутов, распознавание документов

Львиная доля работ при создании электронного архива приходится на перевод всех документов в электронный формат. В зависимости от возможностей организации существует несколько вариантов оцифровки банковских документов.

https://www.youtube.com/watch?v=eMaUkRhCKl8\u0026pp=ygVe0KXRgNCw0L3QtdC90LjQtSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QsiDQsiDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3QvtC8INCy0LjQtNC1INCx0LDQvdC6INGA0L7RgdGB0LjQuA%3D%3D

Создание собственного отдела сканирования. Для этого вам придется закупить профессиональное сканирующее оборудование (в основном поточные сканеры), а также провести обучение среди сотрудников компании и при необходимости нанять новых.

Передача документов на аутсорсинг. Если в компании каждый день образуется большое количество документов, то пункт сканирования можно организовать в самом банке. При этом сканирование будут проводить сотрудники компании-исполнителя.

Если же документов немного и они отправляются в центральный офис не каждый день, то лучше прибегнуть к услуге абонентского сканирования.

В последнем случае сотрудники архивной компании будут переводить документы в электронный вид периодами (например, один раз в месяц).

По требованию банка архивная компания производит распознавание текста электронных образов документов. Это необходимо для организации быстрого контекстного поиска по всем документам.

Процесс сканирования документов сопровождается вводом атрибутов в базу и их одновременной загрузкой в систему электронного архива. Это большой пласт работы. Каждому документу присваиваются свои атрибутивные характеристики (обычно 3-6), которые заносятся в программу.

Из-за необходимости обработки огромного массива данных на этом этапе чаще всего подключают машинисток.

О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета от 25 ноября 2009

(с изменениями на 19 мая 2020 года)

В соответствии с Федеральным законом от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст.2790; 2003, N 2, ст.157; N 52, ст.5032; 2004, N 27, ст.2711; N 31, ст.3233; 2005, N 25, ст.2426; N 30, ст.3101; 2006, N 19, ст.2061; N 25, ст.2648; 2007, N 1, ст.9; ст.10; N 10, ст.

1151; N 18, ст.2117; 2008, N 42, ст.4696; ст.4699; N 44, ст.4982; N 52, ст.6229, ст.6231; 2009, N 1, ст.25; N 29, ст.3629; N 48, ст.5731; 2010, N 45, ст.5756; 2011, N 7, ст.907; N 27, ст.3873; N 43, ст.5973; N 48, ст.6728; 2012, N 50, ст.6954; N 53, ст.7591, ст.7607; 2013, N 11, ст.1076; N 14, ст.1649; N 19, ст.2329; N 27, ст.3438, ст.3476, ст.3477; N 30, ст.

4084; N 49, ст.6336; N 51, ст.6695, ст.6699; N 52, ст.6975; 2014, N 19, ст.2311, ст.2317; N 27, ст.3634; N 30, ст.4219; N 40, ст.5318; N 45, ст.6154; N 52, ст.7543; 2015, N 1, ст.4, ст.37; N 27, ст.3958, ст.4001; N 29, ст.4348, ст.4357; N 41, ст.5639; N 48, ст.6699; 2016, N 1, ст.23, ст.46, ст.50; N 26, ст.3891; N 27, ст.4225, ст.4273, ст.4295; 2017, N 1, ст.46; N 14, ст.

1997, N 18, ст.2661, ст.2669; N 27, ст.3950; N 30, ст.4456; N 31, ст.4830; N 50, ст.7562; 2018, N 1, ст.66; N 9, ст.1286; N 11, ст.1584, ст.1588; N 18, ст.2557; N 24, ст.3400; N 27, ст.3950; N 31, ст.

4852)) и решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 24 ноября 2009 года N 23) Банк России устанавливает следующий порядок хранения в кредитной организации в электронном виде в файлах, размещенных на отчуждаемых машинных носителях информации, с исключением возможности изменения или утраты ранее записанной на них информации до истечения установленного срока хранения, отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

(Преамбула в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У; в редакции, введенной в действие с 5 февраля 2018 года указанием Банка России от 16 ноября 2017 года N 4607-У; в редакции, введенной в действие с 25 декабря 2018 года указанием Банка России от 16 ноября 2018 года N 4971-У. — См. предыдущую редакцию)     

1.1. Кредитная организация вправе хранить указанные в приложении 1 к настоящему Указанию документы в электронном виде (далее — ДЭВ).

Хранение указанных документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Указания.

ДЭВ хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (далее — срок хранения).

1.2. С момента формирования ДЭВ должны обеспечиваться его неизменность и возможность предоставления на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшим на момент составления ДЭВ. Для ДЭВ должна обеспечиваться идентификация его составителя.

Читайте также:  Утверждение штатной расстановки

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

1.3.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель кредитной организации в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст.7344; 2013, N 26, ст.3207; N 27, ст.3477; N 30, ст.4084; N 44, ст.5631; N 51, ст.6677; N 52, ст.6990; 2014, N 45, ст.6154).

(Пункт в редакции, введенной в действие с 9 февраля 2015 года указанием Банка России от 8 декабря 2014 года N 3472-У. — См. предыдущую редакцию)

2.1. ДЭВ подлежат хранению в виде файлов на отчуждаемых машинных носителях (далее — единица хранения, ЕХ).

  • Фонд ЕХ представляет собой совокупность ЕХ, снабженных ярлыками, и описей на ЕХ.
  • При формировании ЕХ должны быть созданы и поддерживаться в актуальном состоянии их резервные копии (не менее одной), а также должна быть обеспечена регистрация действий, связанных с формированием ЕХ и их резервных копий.
  • В кредитной организации должно быть назначено лицо (лица), ответственное (ответственные) за организацию и проведение работ с ЕХ.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

2.2. Запись ДЭВ на ЕХ производится в следующие сроки:

  1. формы синтетического и аналитического учета (кроме лицевых счетов), ведомости открытых и закрытых счетов — не реже одного раза в месяц;
  2. другие документы за каждый операционный день — не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем.
  3. Помещение ЕХ в фонд ЕХ производится после полной записи ЕХ, либо после записи ДЭВ за последний операционный день года, либо по решению кредитной организации, не противоречащему данным условиям.

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

2.3. Каждая ЕХ должна быть снабжена ярлыком на бумажном носителе, который формируется по мере записи ДЭВ на ЕХ и должен включать:

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

  • полное (сокращенное) фирменное наименование кредитной организации;
  • уникальный номер ЕХ;
  • наименование (код) подразделения, формирующего (сформировавшего) ЕХ;

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

  1. срок хранения ЕХ;
  2. наименование ДЭВ (согласно приложению 1 к настоящему Указанию);
  3. дату (период) ДЭВ;

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

дату (даты) записи ДЭВ на ЕХ;

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

тип файлов, содержащих ДЭВ;

название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ;

результат вычисления хэш-функции для всех файлов, записанных на ЕХ за каждый операционный день, реализованной в соответствии с требованиями национального стандарта Российской Федерации  ГОСТ Р 34.11-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации.

Функция хэширования», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 7 августа 2012 года N 216-ст «Об утверждении национального стандарта» (М.

, ФГУП «Стандартинформ», 2013), который при печати в целях визуализации всех его символов преобразуется в шестнадцатеричную систему счисления (далее — значение функции хэширования).

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

Кредитная организация вправе отражать на ярлыке и иную необходимую по ее мнению информацию.

Информация, содержащаяся на ярлыке, должна быть подписана собственноручными подписями работников, осуществивших запись ДЭВ на ЕХ (создание резервной копии), с указанием их фамилий, имен, отчеств (далее — Ф.И.О.).

  • В случае если на одну ЕХ записываются разные типы файлов, то тип файла, название и версия программного обеспечения для воспроизведения ДЭВ указываются на ярлыке отдельно по каждому типу файла;
  • Допускается формирование и хранение ярлыка в электронном виде с возможностью получения копии на бумажном носителе.
  • (Абзац дополнительно включен с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У)

2.4. На ЕХ записываются ДЭВ, подготовленные программными средствами в готовом для просмотра формате — TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML, DOCX, XLSX, HTML. Также возможно использование архиваторов — ZIP, ARJ, RAR, TAR.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 9 февраля 2015 года указанием Банка России от 8 декабря 2014 года N 3472-У. — См. предыдущую редакцию)

2.5. При хранении ДЭВ на ЕХ кредитные организации должны обеспечивать:

  1. режим хранения, исключающий утрату, несанкционированную рассылку ДЭВ, уничтожение или искажение информации;
  2. работоспособность и проведение синхронного изменения используемых программно-технических средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи ДЭВ, контроля физического и технического состояния ЕХ;
  3. хранение программно-технических средств, необходимых для воспроизведения ДЭВ;
  4. перезапись ДЭВ в случаях изменения физического состояния ЕХ;
  5. перезапись ДЭВ в новые форматы в случае преобразования программно-аппаратной среды, исключающего возможность воспроизведения ДЭВ, а также на новые ЕХ в случае ухудшения воспроизводимости ДЭВ с обеспечением полноты и неизменности информации, содержащейся в ДЭВ.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 5 февраля 2018 года указанием Банка России от 16 ноября 2017 года N 4607-У. — См. предыдущую редакцию)

2.6. На ЕХ, снабженные ярлыками и передаваемые в фонд ЕХ, составляются описи, которые должны включать:

вид отчуждаемого машинного носителя;

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

информацию, содержащуюся на ярлыках ЕХ (в том числе значение функции хэширования);

Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, составившего опись;

Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, осуществившего передачу ЕХ с описью в фонд ЕХ;

Ф.И.О. и собственноручную подпись работника кредитной организации, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.

https://www.youtube.com/watch?v=eMaUkRhCKl8\u0026t=2880s

Возможно формирование описи в электронном виде. В этом случае в течение всего срока хранения описи должны обеспечиваться ее неизменность и возможность получения копии на бумажном носителе, а также идентификации составителя и работника кредитной организации, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.

(Абзац в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

2.7.

При выполнении по указанию главного бухгалтера кредитной организации исправительных бухгалтерских записей формируется ДЭВ, содержащий лицевой счет за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление (далее — ДЭВ об исправительных записях). ДЭВ об исправительных записях записываются на EX не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем выполнения исправительных бухгалтерских записей. Хранение ЕХ организуется способом, обеспечивающим возможность установления связи между ЕХ, на которых хранятся ДЭВ об исправительных записях, и ЕХ, на которых хранятся ДЭВ с ошибочной записью (пункт в редакции, введенной в действие с 31 октября 2011 года указанием Банка России от 2 сентября 2011 года N 2683-У, — см. предыдущую редакцию).

2.8. Кредитная организация обязана подшивать в документы дня, в дело (сшив) с кассовыми документами либо помещать на хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету, которые должны отвечать требованиям, указанным в приложении 2 к настоящему Указанию.

Решение о способе формирования и помещения на хранение такой справки принимается кредитной организацией.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 5 февраля 2018 года указанием Банка России от 16 ноября 2017 года N 4607-У. — См. предыдущую редакцию)

2.9. При хранении ЕХ кредитная организация должна обеспечивать:

  • учет ЕХ;
  • прием ЕХ в фонд ЕХ на хранение;
  • поиск и предоставление ЕХ (предоставление доступа для чтения данных с ЕХ) по запросам, в том числе информирование о наличии исправительных записей о ДЭВ, содержащихся в предоставляемых ЕХ;
  • уничтожение ЕХ (удаление информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения);
  • информационную безопасность ЕХ;
  • сохранность ЕХ.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

2.10.

Организация и проведение работ с ЕХ осуществляются в соответствии с настоящим Указанием и документом (документами), утвержденным (утвержденными) кредитной организацией, определяющим правила работы с ЕХ (далее — Регламент). Регламент (Регламенты) разрабатывается с учетом положений настоящего Указания, в нем должна быть отражена информация, предусмотренная приложением 3 к настоящему Указанию.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 31 октября 2011 года указанием Банка России от 2 сентября 2011 года N 2683-У; в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

2.11. Учет ЕХ должен обеспечивать регистрацию действий, связанных с формированием, передачей, поступлением, выдачей (предоставлением доступа для чтения данных с ЕХ) и процедурой уничтожения ЕХ (удаления информации с ЕХ по истечении установленного срока хранения).

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

2.12. Для обеспечения сохранности ЕХ, в том числе при чрезвычайных ситуациях, резервные копии ЕХ должны храниться в местах, территориально удаленных от мест хранения основных ЕХ.

Читайте также:  Как утвердить штатное РАСПИСАНИЕ ТСЖ

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

2.13. Помещения для хранения ЕХ и их резервных копий должны быть оборудованы средствами их сохранности, обеспечивающими уровень защиты ЕХ не ниже уровня защиты, применяемого кредитной организацией при архивном хранении документов на бумажном носителе.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 30 августа 2016 года указанием Банка России от 8 июля 2016 года N 4064-У. — См. предыдущую редакцию)

Как банк хранит первичные документы по кредиту

В настоящее время много судебных процессов по кредитным обязательствам. Обычно заканчивается суд не в пользу должника. Но согласно ст.56 ГПК.

Каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается как на основания своих требований и возражений, если иное не предусмотрено федеральным законом. Т.е.обязанность кредитной организации доказать факт использования заемщиком кредитных средств.

А это должно подтверждаться первичными документами и не только выпиской по счету. Предоставит банк в суд эти первичные документы, если он их обязан хранить?

Положение Банка России от 27.02.2017 N 579-П

4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.

https://www.youtube.com/watch?v=eMaUkRhCKl8\u0026pp=YAHIAQE%3D

Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации.

Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений.

Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России N 630-П.

(в ред. Указания Банка России от 18.12.2018 N 5019-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

4.2. Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее 10-го рабочего дня следующего месяца). До истечения указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним.

Несброшюрованные бухгалтерские документы за операционный день, до проверки полноты формирования документов дня, не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем, должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним.

До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

В случае когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме и содержанию, которые действовали на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).

Абзац утратил силу. — Указание Банка России от 15.02.2018 N 4722-У.

(см. текст в предыдущей редакции)

Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.

4.3. Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации с различными сроками хранения.

В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета. Допускается формирование и хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету.

(в ред. Указания Банка России от 15.02.2018 N 4722-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.

4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (за исключением документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, затем кредитуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

4.6. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

  • «Срок хранения ________________________________________________________
  • Архивный индекс _______________________________________________________
  • _______________________________________________________________________
  • (полное или сокращенное фирменное наименование кредитной
  • организации (наименование ее филиала)
  • Документы за «__» ____________ ____ г.
  • по балансовым по внебалансовым
  • счетам счетам

Сумма _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.

Из них:

хранятся на бумажном носителе и находятся в отдельных папках:

кассовые документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.

по операциям с иностранной валютой:

бухгалтерские документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.

срок хранения _________

кассовые документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.

срок хранения _________

по операциям с драгоценными металлами:

бухгалтерские документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.

срок хранения _________

кассовые документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.

  1. срок хранения _________
  2. и так далее по документам с разными сроками хранения;
  3. хранятся в электронном виде:

кассовые документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.

бухгалтерские документы _________ руб. __ коп. _________ руб. __ коп.

и так далее по документам с разными сроками хранения.».

  • В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам, и делается надпись:
  • «документы сброшюрованы и подшиты _____________________________________
  • ___________________________________________________________________________
  • (подпись бухгалтерского работника, осуществившего сшив и проверку полноты
  • сброшюрованных документов)».
  • На лицевой стороне обложки основной папки делается надпись «С данными бухгалтерского учета сверено» и ставится подпись главного бухгалтера (его заместителя) или уполномоченного лица.
  • Допускается формирование и хранение в электронном виде обложки папки сброшюрованных документов.

(абзац введен Указанием Банка России от 15.02.2018 N 4722-У)

4.7. Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации.

При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, установленными пунктами 4.2 — 4.6 настоящей части.

4.8. Выемка бухгалтерских документов (далее — выемка документов) производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

  1. При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).
  2. Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.
  3. Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.

На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.