• судебные дела;
• личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации;
• документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва;
• документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год;
• документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона;
• дела фильмов, рукописей, истории болезней.

Документы по СОУТ не относятся к категории переходящих дел, даже если мероприятия по подготовке и проведению специальной оценки (переписка, согласование договора и сроков, проведение торгов (конкурс) по выбору поставщика этой услуги) проводили в разные календарные (делопроизводственные) годы. Исходя из этого, скорее всего, в дела за 2010–2015 годы сформированы документы по СОУТ, которая проводилась несколько раз, то есть в разные календарные годы.

Рассмотрим, как следует формировать дела с документами по СОУТ. В п. 4.20 Правил 2015 сказано, что в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку, а при формировании дела необходимо соблюдать ряд требований (Схема).

Значит, документы по СОУТ правильнее формировать в дела по виду и по году.

Очевидно, что какие-то документы разных видов целесообразно сформировать в одно дело, если они являются приложениями (то есть неотъемлемой частью документа) и их содержание соответствует заголовку.

И несколько слов о хронологии: проведение СОУТ – это мероприятие, которое, как правило, планируют, готовят и оформляют договорными отношениями.

В. п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[5] отмечено, что документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Документы по СОУТ подтверждают факт наличия вредных условий производства, труда и соответствующих последствий таких трудовых отношений (возможность досрочного получения пенсионного обеспечения, льготных выплат и пр.

), а значит их можно отнести к категории документов по личному составу.

В п. 5.5 Правил 2015 указано, что в целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и учета и систематизации дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) сроков хранения, в организации нужно составлять описи дел, документов. Описи составляют отдельно на дела, документы:

• временных (свыше 10 лет) сроков хранения[7];
• по личному составу[8].

Таким образом, документы по СОУТ могут быть внесены в опись дел по личному составу или опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. В бланках этих описей есть графа № 5 «Срок хранения».

ЧТО ДЕЛАТЬ С ДЕЛОМ С ДОКУМЕНТАМИ ПО СОУТ В ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Провести полистную экспертизу дела с документами по СОУТ (в которое включены документы за 2010–2015 годы).

2. Включить дела в соответствующие годовые разделы описи дел по личному составу.

Выясним порядок закрытия и срок хранения журнала вводного инструктажа. В соответствии с п. 4.

1 Инструкции по применению Перечня 2019 временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Термин «завершено их ведение» подразумевает под собой наличие в журнале последней записи. При этом в журнале еще могут быть чистые листы.

Срок хранения журнала вводного инструктажа установлен в ст. 423 Перечня 2019. И если речь идет о журнале инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте), то он может быть внесен в годовой раздел описи дел по личному составу по году завершения.

В п. 1.2 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 отмечено, что если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Следовательно, вносить такой журнал в раздел описи по году надо после завершения его ведения.

Порядок ведения и закрытия журнала вводного инструктажа необходимо описать и закрепить в инструкции по делопроизводству либо в ином локальном нормативном акте, который устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве организации (компании, предприятия, фирмы и т.д.).

[1] СОУТ – специальная оценка условий труда.

[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Сколько хранить документы по охране труда

Сроки хранения журналов по охране труда: минимальный период всего 1 год, максимальный — 75. Но есть и такие документы, которые требуется оставить в архиве навсегда.   

Для каждого из документов по охране труда предусмотрен отдельный период сохранности. Все акты, распоряжения, справки и книги учета необходимо аккуратно сохранять.

Насколько долго — определяет Федеральная архивная служба России. Ее распоряжением от 20.12.2019 № 236 утверждены сроки, в течение которых необходимо держать документы в архивах.

Они перечислены в специальном Перечне типовых управленческих архивных документов в п. 7.3 раздела II.

Через какое время следует избавиться от отчетов и инструкций по ОТ, зависит от их значимости. Например, в приказе указано, какой срок архивного хранения установлен для журналов регистрации инструктажей по охране труда — 45 лет, а не 10, как раньше.

Где надо хранить документацию по охране труда

Несмотря на перевод некоторых документов в электронную форму, большинство справок и актов остаются в распечатанном виде на бумажных листах. Их легко испортить при помощи воды, огня, плесени и других негативных факторов. В связи с этим существуют строгие требования к условиям содержания бумаг.

https://www.youtube.com/watch?v=cA_i9nOf7ks\u0026pp=ygUu0KXRgNCw0L3QtdC90LjQtSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QsiDQodCe0KPQog%3D%3D

В каком состоянии находятся инструкции и отчеты, обследует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Комиссия определяет, где хранятся инструкции по охране труда, — в специально оборудованных помещениях.

Основные рекомендации для содержания документации:

• комнаты следует выбрать темные, сухие;
• обеспечить их хорошей вентиляцией;
• разместить документы подальше от света и окон.

Хранилища необходимо оснастить:

• специальным оборудованием (сейфами, стеллажами, шкафами);
• средствами пожаротушения;
• охранной и противопожарной сигнализацией.

Чтобы обеспечить надлежащее хранение, назначают ответственного за ведение и хранение журналов по технике безопасности — обычно это секретарь или инженер по охране труда. Он обязательно заверяет журналы при помощи подписи. В случае необходимости выдает книги учета и бланки сотрудникам, которые проводят инструктаж по ОТ.

Сколько хранить журналы регистрации инструктажей

Одни документы оставляют в архиве совсем ненадолго — на год, три или пять лет, а другие постоянно или до момента, когда их заменят на новые. Это зависит от важности находящейся в них информации. Например, ведомости по обеспечению сотрудников молоком и другим питанием, спецодеждой и другими средствами хранятся только 1 год (п.

428), индивидуальными средствами защиты — 3 (п. 427), сертификаты безопасности — 5 (п. 408). Книги о несчастных случаях на предприятии ­— 45 (п. 424). Такой же срок предусмотрен для протоколов о травмах и авариях на производстве, а если они сопровождаются материальным ущербом или человеческими жертвами, то их оставляют навсегда (п.

425а).

Одними из важных документов является инструктажи по ОТ. На новом рабочем месте каждый сотрудник сталкивается с тем, что обязан пройти вводный инструктаж (п. 2.1.2 Порядка обучения по ОТ, утв. постановлением Министерства образования РФ от 13.01.2003 № 1/29). Итоги записывают в специальную книгу учета, которую нельзя уничтожать длительное время.

Перечень Росархива четко оговаривает, сколько хранится журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда, — 45 лет (п. 423а).

Инструктаж обязателен и перед началом работ (п. 2.1.4 того же Порядка Минобразования РФ). И не важно, слесарь это или замдиректора, правила едины для всех.

В Перечне указано, сколько хранится журнал регистрации первичного инструктажа по охране труда по сегодняшним правилам – почти полувековой период (п. 423а). Эти книги содержатся в надлежащем состоянии в отделе по ОТ.

Если такового нет, то тогда в отделе кадров у сотрудника, который отвечает за обучение новых работников технике безопасности.

Немало протоколов, отчетов, деклараций соответствия, заключений специалистов остается в организации после внедрения мер по специальной оценке условий труда (СОУТ). Их необходимо содержать на предприятии от 45 до 75 лет, в зависимости от условий работы.

Если работники выполняют трудовые обязанности в обычной ситуации, то документы СОУТ держат в архиве 45 лет (по месту проведения). Если условия работы опасные или на здоровье сотрудников влияют вредные факторы, то предусмотрен двойной период 50/75 (п. 407).

В случае двойного периода сколько хранить — 50 или 75, выбирают исходя из ситуации, когда завершено делопроизводство. Если до января 2003 г. — 75, если после — 50.

Подробный перечень периодов для различных документов по ОТ:

Штрафы за несоблюдение правил и сроков хранения

Прежде чем выбросить лишние бумаги, хорошо проверьте, истек ли установленный законом срок хранения заполненных журналов инструктажей, отчетов по аттестации рабочих мест и других документов по ОТ. Иначе вы рискуете попасть под административную ответственность.

Если проверяющие не найдут нужный журнал инструктажа по ОТ, книгу учета проверки знаний или отчет СОУТ, то они вправе оштрафовать как должностное лицо, так и компанию.

Для ответственных сотрудников сумма достигает от 3000 до 5000 рублей, для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Хранение карточек СОУТ

Место хранения карточек СОУТ может варьироваться в зависимости от организации.

Работодатель несет ответственность за определение места или структурного подразделения, где хранятся карточки СОУТ. Они могут сделать это, создав нормативный акт, в котором описан порядок хранения этих документов. Нормативный акт содержит руководящие принципы и политику по организации документации и обеспечению ее сохранности.

В организациях, у которых есть отдельная должность или служба охраны труда, карточки аттестации будут храниться там. Служба охраны труда отвечает за управление охраной труда на рабочем месте, и в ее обязанности входит отслеживание результатов оценки и любой связанной с ними документации.

Если в организации нет соответствующего специалиста, карточки аттестации будут храниться либо в отделе кадров, либо в бухгалтерии (исходя из принципа — кто организовывал, у того и  хранятся документы). Эти отделы отвечают за управление данными о сотрудниках и документацией, связанной с трудоустройством, что делает их подходящим местом для хранения карточек аттестации рабочих мест.

https://www.youtube.com/watch?v=cA_i9nOf7ks\u0026pp=YAHIAQE%3D

Для организаций крайне важно правильно хранить карты СОУТ, чтобы избежать каких-либо юридических проблем или проблем с соблюдением требований законодательства.

Карточки служат доказательством того, что работодатель провел специальную оценку условий труда и принял меры по снижению любых выявленных рисков.

Хранение их в безопасном и доступном виде гарантирует, что они могут быть представлены властям в случае проверки или расследования.

Таким образом, карточки СОУТ содержат важную информацию, связанную с оценкой, проводимой на рабочем месте. Их хранение является важнейшим аспектом соблюдения требований законодательства.

Работодатели должны определить подходящее место для хранения этих документов и обеспечить их надлежащее обращение и сохранность.

Это поможет избежать любых юридических проблем и предоставит доказательства мер, принятых организацией для снижения рисков на рабочем месте.

Карта СОУТ | Журнал EcoStandard group

Согласно ФЗ № 426 «О специальной оценке условий труда» все работодатели обязаны не реже, чем раз в пять лет, проводить спецоценку. Это целый комплекс мероприятий, цель которого в итоге — улучшение условий труда.

Спецоценку проводит специализированная организация. После проведения всех требуемых по методике специальной оценки условий труда мероприятий эксперты организации готовят для заказчика итоговый отчет. Среди прочих документов в него (III раздел) входит карта СОУТ.

Что это такое?

Это документ, содержащий в себе сведения о состоянии условий труда на рабочем месте на момент проведения специальной оценки условий труда. Форма и правила заполнения карты СОУТ указаны в Приложениях к Приказу Минтруда №33н от 24.01.2014 г.

Карта СОУТ оформляется для каждого рабочего места, для которого экспертами организации проводились измерения и оценки. На рабочие места, проходившие процесс идентификации и декларирования, оформлять карту СОУТ не нужно, поскольку на них не было обнаружено вредных и/или опасных факторов. Для аналогичных мест готовится одна карта.

За заполнение карты отвечает обычно эксперт или комиссия организации по СОУТ, поскольку именно она устанавливает классы и подклассы условий труда для рабочих мест.

Что вносится в карту СОУТ:

• Результаты оценки на конкретном рабочем месте.
• Класс и/или подкласс условий труда.
• Гарантии и компенсации для работника.
• Предложения и рекомендации по улучшению условий труда.

Также в карте обязательно указываются коды организации-работодателя по классификаторам ОКПО, ОКОГУ, ОКВЭД, ОКАТО и ИНН работодателя; наименование должности работника (важно: должности (профессии) должны указываться строго в соответствии с Общероссийским классификатором профессий и должностей служащих), название структурного подразделения, количество и номера аналогичных рабочих мест, СНИЛС сотрудников, сведения об используемом на рабочем месте оборудовании ( с указанием модели и серийного номера), материалах.

Затем оформляется таблица с информацией по оценке факторов на рабочем месте и классе условий труда. Если были выявлены вредные или опасные условия труда, то в карте указывается класс рабочего места.

Согласно классификатору СОУТ выделяется 4 класса и три подкласса условий труда. От класса и подкласса зависят гарантии и компенсации, которые работодатель обязан предоставить сотруднику.

Сведения о них вносятся в карту с указанием их обоснования согласно действующему законодательству.

В данных об опасных и вредных факторах указываются и сведения об оценке эффективности средств индивидуальной и коллективной защиты. Последний пункт карты СОУТ — это рекомендации комиссии по улучшению условий труда на данном рабочем месте.

Стоит отметить, что работодатель обязан выполнить их. Содержание рекомендаций зависит от конкретных условий труда: комиссия может внести предложения по подбору сотрудников, порекомендовать режим работы и отдыха, сокращенную рабочую неделю и т.д.

Все члены комиссии должны расписаться в карте СОУТ. Также все сотрудники, занятые в любой степени на этом рабочем месте, должны ознакомиться с результатами оценки и подписать карту.

Работник имеет право выразить несогласие с результатами оценки, зафиксированными в карте, например в случае понижения класса условий труда при сохранении прежней ситуации по вредным и опасным факторам.

В этом случае он подает письменную заявку на получение на руки копии карты СОУТ по своему рабочему месту. И с этой копией он направляет жалобу в Государственную инспекцию труда.

Любой сотрудник имеет право изучить карту СОУТ по своему рабочему месту не только непосредственно после проведения оценки, но и в любое время. Также при различных проверках надзорные органы обращают внимание на этот документ.

Работодатель самостоятельно определяет, какое именно структурное подразделение несет ответственность за хранение документов по итогам специальной оценки, в том числе карты СОУТ.

Если в организации функционирует служба по охране труда или есть отдельный специалист, то документы хранятся у него.

В случае отсутствия специалиста, их можно хранить в подразделении, определенным нормативным актом работодателя.

Как оформлять, использовать и хранить документы по аттестации рабочих мест?

С 1 января 2014 года аттестация рабочих мест заменена на новую процедуру – специальную оценку условий труда в связи с принятием Федерального закона «О специальной оценке условий труда» № 426-ФЗ от 28.12.2013 года. Вместе с этим изменен перечень документов, который готовится по итогам проведения процедуры. Подробности читайте здесь.

Аттестация рабочих мест (АРМ, – ред.) – это процесс контроля условий труда на рабочих местах организации. Обязанность по ее проведению возлагается на работодателя (ст. 212 ТК РФ). Преимуществ у аттестации множество.

Она не только позволяет выявить несоответствия государственным требованиям законодательства об охране труда, но и улучшить ситуацию на рабочих местах, что приведет к минимальным потерям фонда рабочего времени, выплат компенсаций, страховых взносов.

При проведении аттестации важным моментом является итог или результат работ, который отображается в определенном перечне документов. Именно он является подтверждением состояния условий труда на рабочих местах.

Специалисты Центра сертификации и лицензирования «Единый Стандарт» ответили на важные вопросы работодателей по поводу содержания документов по аттестации, оформления результатов и их дальнейшего применения в деятельности организации.

Какие документы нужно оформить для проведения аттестации рабочих мест?

Для того, чтобы начать проведение АРМ, работодателю, как ответственному лицу, необходимо оформить документы, свидетельствующие о начале проведения работ по аттестации.

После выбора аттестующей организации и состава аттестационной комиссии, ему необходимо составить график проведения АРМ, в котором указываются сроки проведения работ и назначаются ответственные лица за ведение каждого этапа.

Официально состав комиссии по аттестации утверждается приказом работодателя о проведении аттестации на предприятии. Дата издания приказа считается официальным началом проведения работ.

После его утверждения, члены аттестационной комиссии определяют точное количество рабочих мест, подлежащих аттестации и утверждают их в перечне рабочих мест. После оформления всех этих документов, участники приступают к непосредственному проведению оценок факторов производственной среды, травмоопасности, обеспеченности средствами коллективной защиты.

Какими документами оформляются результаты аттестации рабочих мест?

В соответствии с порядком, регулирующим проведение АРМ, Приказом Минздравсоцразвития РФ № 342н от 26 апреля 2011 года (Приказ, – ред.), результаты проведенных работ оформляются в виде пакета документов, который является фактическим подтверждением условий труда в организации.

В соответствии с пунктом 44 Приказа, результат утверждается отчетом об аттестации и содержит следующие документы:

• приказ о проведении аттестации рабочих мест по условиям труда на предприятии;
• график проведения работ по аттестации;
• перечень рабочих мест;
• карты аттестации рабочих мест (Карта, – ред.);
• сводная ведомость результатов АРМ;
• сводная таблица классов условий труда;
• план мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда;
• сведения об аттестующей организации;
• протокол заседания аттестационной комиссии по результатам АРМ по условиям труда;
• заключение по итогам государственной экспертизы условий труда (при наличии);
• предписания должностных лиц о выявленных нарушениях (при наличии), итоговый протокол заседания аттестационной комиссии по результатам аттестации;
• приказ о завершении аттестации и утверждение отчета.

Документы готовит аттестационная комиссия, после чего направляет их для ознакомления работодателю.

Он же, в свою очередь, должен ознакомиться с ними в течение 10 рабочих дней, ознакомить, при согласии с отчетом, работников с картой АРМ, где содержится информация об условиях труда на их рабочих местах, о положенных компенсациях и льготах (если они установлены в ходе проверки).

После этого, работодатель издает приказ о завершении аттестации в организации и направляет сводную ведомость результатов АРМ и сведения об аттестующей организации в государственную инспекцию по труду (ГИТ, – ред.) в течение 10 календарных дней с момента издания приказа.

https://www.youtube.com/watch?v=cA_i9nOf7ks\u0026t=30s

В течение последующих пяти лет с момента завершения аттестации пакет документов может запрашиваться госорганами для проверки условий труда, при возникновении несчастных случаев, спорных ситуаций с работниками.

Как оформить результаты проведения в организации аттестации рабочих мест?

Результаты проведения в организации аттестации рабочих мест очень важны для деятельности каждого предприятия. Они, как правило, оформляются в виде пакета документов, который является подлинным подтверждением проведения аттестации.

Весь перечень необходимых документов представлен в Приказе Минздравсоцразвития РФ № 342н, в котором также содержатся пошаговые рекомендации по их заполнению и даются образцы бланков. Инструкции даны в приложениях Приказа:

• Приложение № 1 – Образец перечня рабочих мест и рекомендации по его заполнению;
• Приложение № 2 – Образец карты аттестации рабочих мест;
• Приложение № 3 – Рекомендации по заполнению карты;
• Приложение № 4 – Образец протокола оценки травмоопасности рабочего места;
• Приложение № 5 – Образец протокола оценки обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты на рабочем месте;
• Приложение № 6 – Образец сводной ведомости результатов АРМ;
• Приложение № 7 – Образец сводной таблицы классов условий труда;
• Приложение № 8 – Образец плана мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда;
• Приложение № 9 – Образец протокола заседания аттестационной комиссии по результатам АРМ;
• Приложение № 10 – Образец сведений об аттестующей организации.

Документы должны соответствовать требованиям Приказа, потому как стандарт есть стандарт и он должен выполняться в надлежащем виде. В противном случае, если при передаче в органы государственной инспекции по труду, будет найдена ошибка в оформлении, документы вернут на доработку.

Нужно ли знакомить трудовую инспекцию с результатами аттестации рабочих мест?

Направление в трудовую инспекцию результатов АРМ – обязательное условие для каждого работодателя, потому как государственная инспекция по труду является непосредственным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением порядка проведения аттестации. ГИТ выносит итоговое решение о правомерности проведенных действий со стороны работодателя и аттестующей организации.

Если документы не будут представлены вовремя в органы ГИТ, аттестация в организации считается непроведенной.

Кроме того, при проверках государственных органов работодатель будет облагаться штрафными санкциями в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

О размерах, а также о других видах ответственности за нарушение трудового законодательства Вы можете ознакомиться в материале: «Какие штрафы и санкции существуют при АРМ?».

Какие документы о результатах аттестации нужно направить в трудовую инспекцию?

ГИТ является надзорным органом, одной из функций которой является проверка соответствия проведения АРМ государственным нормативным требованиям в организациях.

Главным итогом аттестации является пакет документов, который готовится аттестационной комиссией. Он является фактическим подтверждением того, что АРМ в организации была пройдена. А вот насколько законно и по правилам – это уже выясняет трудовая инспекция.

За содержание документов ответственность несет работодатель, поэтому он должен внимательно ознакомиться с каждым документом, который получает по завершении аттестации.

После проверки и утверждения приказа о завершения АРМ на предприятии, работодатель обязан представить в ГИТ следующие документы: сводную ведомость по результатам аттестации и сведения об аттестующей организации.

Документы предоставляются в 10-дневный срок с момента издания приказа о завершении АРМ на предприятии. В сводной ведомости результатов фиксируется количество рабочих мест по каждому классу труда по основным показателям.

В сведениях об аттестующих организациях содержится полная информация о деятельности (номер в реестре аккредитованных организаций, предоставляющих услуги в области охраны труда, полное наименование, юридический и фактический адрес, аккредитация лаборатории по аттестации, сведения о работниках испытательной лаборатории, сведения об использованных поверенных приборах).

Инспектор по труду проводит их анализ на основании Приказа Роструда от 31 августа 2011 года № 193. При неправильном оформлении, документы отдаются работодателю на доработку с указанием конкретного срока.

После устранения недостатков, инспектор по труду проводит документарную проверку сведений, анализируя ситуацию на рабочих местах. Если данные вызывают сомнения, инспектор вправе организовать внеплановую выездную проверку в организацию, представившую документы.

При обнаружении существенных нарушений, проведение аттестации является недействительным и работодатель должен незамедлительно провести АРМ повторно.

Кроме того, в полномочия трудовой инспекции входит и плановая проверка условий труда, которая осуществляется согласно графику, который утверждается в конце календарного года.

https://www.youtube.com/watch?v=cA_i9nOf7ks\u0026t=100s

Для того, чтобы заранее выявить все несоответствия в документах, а также в проведенных исследованиях, работодатель может до обращения в ГИТ направить полный пакет документов на государственную экспертизу условий труда.

Госэкспертизу проводят федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов РФ. Они проводят анализ представленных данных и выносят заключение по качеству проведения АРМ.

При выявленных нарушениях, органы выдают решение, на основании которого он должен будет устранить недостатки, чтобы получить положительное заключение.

Как используются результаты проведенной аттестации рабочих мест?

Результаты проведенной АРМ являются свидетельством объективной оценки условий труда в организации. Аттестация была введена для контроля за условиями труда и их оптимизации.

Увидеть все недостатки и недочеты в организации трудового процесса на рабочих местах можно с помощью полученных результатов – комплексной оценки рабочих мест.

На их основе разрабатываются и реализуются мероприятия по рационализации – приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда.

Результат аттестации влияет также на дальнейшее назначение льгот и компенсаций работникам, чьи условия на рабочих местах были признаны вредными или опасными.

Компенсации назначаются в виде сокращенной продолжительности рабочего времени, дополнительного отпуска, дополнительных денежных выплат, выдачи молочных пищевых продуктов, предоставление ежегодного лечения в профилакториях и санаториях.

При неудовлетворительных условиях, работодатель должен предоставлять ежегодный бесплатный медицинский осмотр, чтобы врач смог проследить тенденции ухудшения здоровья и предотвратить дальнейшее развитие профессиональных заболеваний.

Результаты также используются работодателем для обоснования планирования и финансирования мероприятий по улучшению условий труда. На основе их он может получить скидки и надбавки по страховому взносу от несчастных случаев и профзаболеваний в организации из средств Фонда социального страхования.

Результаты необходимо предоставлять в государственную инспекцию по труду субъекта РФ в виде сводной ведомости о результатах АРМ и сведений об аттестующей организации. Инспектор по труду также использует эти результаты для анализа ситуации и соответствия проведения аттестации на основании требований законодательства.

Как организации применить результаты, полученные по итогам аттестации рабочих мест?

Работодатели задаются этим вопросом при проведении аттестации. Мнение о том, что они необходимы только для органов трудовой инспекции, ошибочное.

Результаты работы по аттестации оформляются в виде пакета документов, который является подтверждением проведения АРМ в организации, служит дальнейшей опорой при проверках государственных органов, при возникновении несчастных случаев, устранении трудовых споров.

Например, при проверках санитарно-эпидемиологических служб, результаты запрашиваются для того, чтобы проверяющий мог ознакомиться с общим состоянием на каждом рабочем месте и вынести уже свой вердикт в отношении организации.

При несчастных случаях, аттестация позволяет работодателю избежать уголовной ответственности, потому как в любых подобных ситуациях виновным является ответственное лицо.

Но главным образом, организация должна применять результаты для улучшения ситуации на рабочих местах. Предложения об усовершенствовании содержатся в плане мероприятий по улучшению условий.

В нем назначаются эффективные меры, указывается источник финансирования и ответственный за исполнение.

Работодатель должен будет внедрить все предложения в производственный процесс, устранить грубые нарушения в области охраны труда сотрудника в течение пяти лет со дня проведения аттестации и начала последующей аттестации.

Результаты аттестации можно также применить и к начислению скидок и надбавок к страховым тарифам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

В соответствии с Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 39н, максимальный размер скидок равен 40% на основании итогов деятельности страхователя за три года.

В Фонд социального страхования (является ответственным за начисление) предоставляются сведения о страховых случаях, личные дела пострадавших по страховым случаям, о проведении обязательных медицинских осмотров работников, а также аттестации.

  Решение о скидках принимается Фондом не позднее 1 сентября текущего года. В случае, если в организации в финансовом году произошел несчастный случай со смертельным исходом не по вине третьих лиц, в установлении скидки отказывается.

За счет средств ФСС работодатель может также частично возместить и затраты на проведение аттестации. Размер не превышает 20% сумм страховых взносов. Главное условие – предоставление документов, подтверждающих расходы.

Производительность труда высока там, где выстроен благоприятный психологический климат, а он в свою очередь требует надлежащих условий труда.

В течение какого срока организация должна хранить документы, подтверждающие результаты аттестации рабочих мест?

Документы по АРМ являются подтверждением соответствия условий труда на рабочих местах. АРМ должна проводиться в организации один раз в пять лет. Полученные данные являются действительными на протяжении указанного срока.

Документы по аттестации должны находиться в непрерывном действии после проведения процесса, так как на их основании внедряется план мероприятий по улучшению условий, устраняются замечания аттестационной комиссии. Документы являются центром внимания также и у государственных органов.

При проверках, к примеру, ГИТ в субъекте РФ, Роспотребнадзора, главным образом, запрашиваются материалы АРМ, которые наглядно отражают всю ситуации на отдельно взятом рабочем месте. Даже по прошествии сроков действия аттестации, организация должна продолжать хранить документы, подтверждающие результаты аттестации в архиве или в ином структурном подразделении.

Рекомендуемый срок – 45 лет. Потому как работодателю не стоит забывать, что даже по истечении срока хранения документов, они также могут понадобиться в дальнейшем при различных судебных разбирательствах, проверках госорганов.

Мы также предлагаем Вам подробнее ознакомиться с материалом: «Документы для аттестации рабочих мест».

Карта СОУТ — специальной оценки условий труда рабочего места

Проведение специальной оценки условий труда согласно требованиям федерального закона от 28 декабря 2013 года N 426-ФЗ обязательно для большинства работодателей. Исключение составляют те организации, которые используют труд только надомных или дистанционных работников – при этом проводить СОУТ не нужно.

В законе № 426-ФЗ зафиксированы общие принципы организации такой процедуры. Для определения методики ее выполнения разработан дополнительный нормативный документ – приказ Минтруда от 24 января 2014 года N 33н. Он также содержит образцы документов, которые подлежат оформлению.

Организация спецоценки

В соответствии с действующим законодательством основная цель проведения СОУТ – получение проверенной и обоснованной информации об условиях труда на каждом рабочем месте на предприятии.

Это делается для разработки и реализации системы мер, направленных на минимизацию имеющегося негативного воздействия на работников, а также для внедрения комплекса льгот и компенсаций сотрудникам.

Поэтому для обеспечения объективности информации, получаемой при выполнении такого контроля, проводить спецоценку работодателям не разрешается. Эту работу они могут поручить только специализированной организации, внесенной в реестр Минтруда.

Выбор исполнителя работодатель вправе проводить самостоятельно, изучив все предложения, имеющиеся на рынке. После того, как выбор сделан, и договор между сторонами подписан, начинается сама процедура СОУТ. Она включает следующие этапы:

• создание на предприятии комиссии по СОУТ и определение списка рабочих мест, подлежащих спецоценке. Комиссия также определяет, какие из этих мест имеют статус аналогичных, поскольку согласно статье 16 426-ФЗ проводить специальную оценку разрешается только на 20% из них;
• передача исполнителю списков рабочих мест для проведения замеров, а также технологических карт, инструкций по эксплуатации оборудования, сведений о ранее проведенных СОУТ и других данных, которые помогут при выявлении условий труда на рабочих местах сотрудников;
• проведение исполнителем идентификации наличия вредоносных факторов на рабочих местах персонала;
• в случае выявления таких факторов – выполнение замеров интенсивности их влияния на здоровье сотрудников;
• классификация рабочих мест с присвоением класса риска – от оптимального (1) до опасного (4);
• составление отчетной документации по результатам СОУТ и передача ее на утверждение работодателю;
• утверждение работодателем отчета либо оформление разногласий по результатам выполненных работ;
• передача данных об итогах СОУТ в государственные и иные инстанции согласно действующему порядку. Исполнитель направляет такие сведения в Федеральную государственную систему учета итогов спецоценки. Работодатель передает эти сведения в ФСС, размещает на официальном сайте организации и доводит до сведения работников;
• разработка и внедрение системы мер по результатам спецоценки согласно действующим требованиям закона.

Перечисленные этапы обязательны для всех сторон, участвующих в процедуре СОУТ, и должны реализовываться в строгой последовательности. За нарушение правил проведения спецоценки предусмотрена административная ответственность.

Отчетная документация

Все этапы выполнения контроля регламентированы действующим законодательством, включая процесс оформления документов. По результатам выполненной работы исполнитель составляет отчет.

Он формируется по установленному образцу, который определен приложением № 3 к приказу Минтруда № 33н.

Основная часть документа дополняется приложениями, в число которых входят протоколы проделанных измерений, а также карты СОУТ для каждого рабочего места.

Форма карты специальной оценки условий труда работников

Карта спецоценки представляет собой официальный документ. Ключевое назначение карты специальной оценки условий труда — фиксация условий работы на конкретном месте.

Она составляется отдельно для каждой позиции по установленному образцу: формирование карты произвольного вида не допускается. Такой образец приведен в разделе III приложения № 3 к приказу Минтруда № 33н.

Он содержит большое количество блоков, которые заполняются последовательно.

Внесение всех сведений в документ осуществляется организацией, которая проводила СОУТ на предприятии. Это делается на основании результатов выполненных ею измерений.

Все данные, внесенные в карту, должны подтверждаться протоколами или иными документами и соответствовать этой документации. Срок действия карты СОУТ определяется сроками следующей процедуры спецоценки по действующему законодательству.

Согласно пункту 4 статьи 8 426-ФЗ она проводится каждые пять лет, однако при некоторых обстоятельствах срок ее действия может быть продлен.

Заполнение карты специальной оценки условий труда

Процедура заполнения карты для каждого рабочего места осуществляется пошагово. Первый шаг – это заполнение «шапки» карты. Он содержит следующие данные:

• полное название организации, где выполнялась спецоценка;
• адрес нахождения компании, фамилия, имя и отчество ее руководителя, адрес его электронный почты;
• реквизиты организации – ИНН, код ОКПО, код ОКОГУ, код вида деятельности по ОКВЭД и код региона по ОКАТО. Эти данные заполняются в табличном виде.

Этот раздел будет одинаковым для всех карт, заполняемых для одной организации. После этого исполнитель приступает к внесению данных в основную часть карты, которые будут различаться для разных рабочих мест. Поэтому к этому процессу нужно отнестись с особым вниманием.

Первое, что нужно сделать при заполнении этого блока – проставить порядковый номер рабочей позиции. Его нужно взять из списка рабочих мест, которые составила комиссия по СОУТ перед началом работ.

Если конкретное рабочее место отнесено ею к категории аналогичных, в карте проставляется основной номер позиции, на которой действительно проводились измерения, и к нему прибавляется буква «А» для указания на аналогичный характер позиции, для которой заполняется карта.

Затем вносятся данные о названии структурного подразделения, в которое входит это рабочее место, число и номера аналогичных позиций.

Унифицированные сведения, которые затем используются и при формировании государственной статистики по деятельности организаций, отмечены специальными кодовыми наименованиями строк.

Так, строка 010 содержит реквизиты специальной литературы, которая использовалась при составлении штатного расписания. При этом обычно используются Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) или Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС).

Здесь нужно указать выпуск справочников, год их утверждения и раздел, где содержатся использованные данные.

После этого исполнитель приступает к заполнению строки 020 – она отражает сведения о численности работников. Здесь фиксируются данные о количестве сотрудников, которые работают на данном месте и числе аналогичных рабочих позиций.

Также нужно отразить, входят ли в число сотрудников, работающих на этом месте, женщины, несовершеннолетние работники до 18 лет и лица, имеющие инвалидность. Если таковые имеются, нужно указать их количество. Строка 021 содержит СНИЛС работников, которые трудятся на данной позиции.

Затем заполняется строка 022, в которую вносятся данные об оборудовании, сырье и материалах, используемых в рамках производственного цикла.

Необходимость этой информации обусловлена тем, что некоторые виды техники, материалов и сырья могут обусловливать возникновение рисков для здоровья работника, который непосредственно контактирует с ними при выполнении должностных обязанностей.

Строка 030 представляет собой, пожалуй, наиболее важный раздел, поскольку здесь отражаются данные о результатах оценки наличия и интенсивности воздействия вредоносных факторов на рабочем месте. Она заполняется в табличном виде.

Здесь перечисляются факторы производственного процесса с указанием класса или подкласса условий труда по каждому из них по результатам первоначальных измерений, отражаются сведения об эффективности применяемых защитных средств. Также таблица содержит информацию о скорректированном значении класса или подкласса условий труда с учетом результативности используемых СИЗ.

Всего оцениваются 14 производственных факторов. Затем в итоговой части таблицы проставляются данные о классе или подклассе условий труда на конкретном рабочем месте.

Строка 040 содержит информацию о гарантиях и компенсациях, которые предоставляются сотруднику, работающему на этом месте. Данные фиксируются по семи видам гарантий, предусмотренных действующим законодательством.

В таблице этого раздела отмечается фактическое наличие таких гарантий на момент проведения спецоценки, а также указываются сведения о необходимости их внедрения по результатам выполненных измерений с фиксацией основания для их предоставления.

Затем в строке 050 приводится информация о рекомендациях исполнителя по введению дополнительных гарантий и компенсаций работникам в связи с характером условий их труда на данной позиции.

Заключительная часть карты включает сведения, удостоверяющие содержащиеся данные: должности, фамилии, имена и отчества ответственных лиц, их подписи и дату подписания документа.

Карта специальной оценки условий труда должна подписываться председателем комиссии по СОУТ, ее членами, а также экспертами компании, проводившей спецоценку.

После этих данных в карте предусмотрен раздел, где проставляются подписи и сведения о работниках, занимающих эту позицию. Тем самым они подтверждают факт своего ознакомления с информацией, содержащейся в карте.

Организация, проводящая спецоценку, несет ответственность за правильность заполнения документа и достоверность содержащихся сведений. Если нужно оформить изменения в карте СОУТ, работодателю также нужно будет обратиться к ней.

Процедура ознакомления работников с результатами СОУТ

В соответствии со статьей 5 федерального закона № 426-ФЗ работник обязан ознакомиться с результатами спецоценки, проведенной на его рабочем месте. Это условие предусмотрено для того, чтобы сотрудник получил достоверную информацию об условиях своего труда и знал, какие риски влечет за собой осуществление трудовых обязанностей.

Работодатель обязан предоставить сотрудникам эту информацию не позже, чем в течение 30 календарных дней с даты утверждения отчета по СОУТ. Если в течение этого периода сотрудник находился на больничном, в отпуске или на межвахтвом отдыхе, указанный срок продляется на период его пребывания в таких обстоятельствах.

Подтверждением факта ознакомления сотрудника с итогами спецоценки служит его подпись в карте рабочего места.

Хранение карты СОУТ

Карты рабочих мест представляют собой приложения к основному отчету о результатах проведения спецоценки условий труда и недействительны без него. Поэтому хранить такую документацию нужно вместе.

Как правило, лицом, ответственным за ее хранение, назначается специалист по охране труда в организации или руководитель соответствующей службы: к примеру, именно он будет отвечать, если в компании потеряли карты СОУТ.

Срок хранения карт СОУТ в соответствии с действующим законодательством составляет 45 лет, а если на рабочих местах обнаружены вредные или опасные условия – 75 лет.

В соответствии со статьей 217 ТК РФ в компаниях, где количество работников превышает 50 человек, введение такой должности или службы становится обязательным для работодателя. Если число работников предприятия составляет меньше 50, этот вопрос остается на усмотрение руководителя организации.

Однако, принимая во внимание значимость вопросов безопасности труда в компании, работодатели, как правило, вводят соответствующую штатную единицу и в компаниях меньшего масштаба. Тем не менее, если решение о формировании такой позиции не принято, осуществлять хранение документации по спецоценке можно в службе персонала или другом профильном подразделении.

Определить круг лиц, ответственных за хранение этих документов, работодатель должен специальным приказом.

Ответственность за нарушение правил оформления карты СОУТ и ее использования

Перечисленные правила проведения спецоценки условий труда в организации и, в частности, порядок оформления и хранения карты СОУТ становятся обязательными для обеих сторон, задействованных в этом процессе.

Речь идет о работодателе, для которого организуется оценка, и организации, проводившей эту процедуру. За невыполнение установленных требований действующим законодательством предусмотрена серьезная ответственность.

Работодатель, нарушивший порядок необходимых операций, подвергается ответственности по статье 5.27.1 КоАП РФ. На юридических лиц по этой статье может быть наложен штраф в размере до 80 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф может возрасти до 200 тысяч рублей либо быть заменен остановкой работы компании на срок до 90 суток.

Исполнитель, по вине которого неверно заполнили карту рабочего места, например, указали старый ОКВЭД в картах СОУТ, наказывается по статье 14.54 КоАП РФ.

Юридические лица по ней штрафуются на сумму до 100 тысяч рублей при первичном нарушении; при повторении таких ошибок штраф для них возрастает до 200 тысяч рублей либо заменяется остановкой работы компании на срок до 90 суток.

Эксперт, персонально виновный в допущенных ошибках, штрафуется на сумму до 30 тысяч рублей при первичном нарушении и на сумму до 50 тысяч рублей – при повторном. В последнем случае вместо штрафа он может быть дисквалифицирован на срок до 3 лет.