Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.

Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.

Основными функциями ЭК являются:

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
• методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации.

Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

В состав ЭК включают 3­5 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив. 

Каждый год при проведении ЭЦД в структурных подразделениях проводится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

В «1С:Документообороте» реализована функция отбора дел для передачи в архив и для выделения дел к уничтожению.

Сроки хранения дел определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и по номенклатуре дел организации.

При отборе документов особенное внимание следует уделять делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Такие дела необходимо просматривать полистно. Это позволит выявить ошибки, допущенные при формировании дел.

По результатам проведения ЭЦД в организации составляются:

• описи дел постоянного хранения;
• описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• описи дел по личному составу;
• акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно, утверждаются руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения (при необходимости). После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2015 г.

могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г. «1С:Документооборот» позволяет заполнять акт автоматически из дел, срок хранения которых истек.

При этом в акт нельзя внести незаконченные дела и дела, срок хранения которых еще не истек (рис. 1).

Рис. 1

Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Электронные дела подлежат уничтожению на общих основаниях. При этом проводится физическое уничтожение носителей, на которых они записаны, или уничтожение программно-техническими средствами.

Оформление дел

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.

Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:

• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.

В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.

Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов (с буквами – например, 2а, 2б, 2в). Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист ­– заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа ­– заверителя дела установлена Правилами хранения**.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Еще одним этапом в оформлении дела является оформление его обложки. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме. Здесь следует указывать:

• наименование организации и ее непосредственную подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер тома (части);
• заголовок дела (тома, части);
• крайние даты дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела;

Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется скобки, а новое пишется под ним.

В «1С:Документообороте» печатная форма обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя создается автоматически на основании информации, заведенной в карточку дела (рис. 2).

Рис. 2

Составление и оформление описей дел

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно:

• на дела постоянного хранения;
• дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• дела по личному составу;
• дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах.

Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

• Рис. 3
• Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.
• Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.
• Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.

Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).

Порядок передачи документов в архив организации

Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Электронные документы могут храниться в «1С:Документообороте» постоянно. Необходимость удаления электронных документов из «1С:Документооборота» определяется в ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов.

См. по теме также статьи: Номенклатура дел: правила составления и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

Прием и передача дел в архив: типичные ошибки

Правильно ли работники структурных подразделений организации передают, а секретарь и архивариусы принимают документы на хранение в корпоративный архив? Изучите типичные ошибки, которые часто сопровождают этот процесс, и никогда не допускайте их.

Ошибка № 1. В организации нет графика передачи дел

Как только в организации появляется архив, работники начинают настойчиво интересоваться, когда же можно будет передать на хранение документы структурных подразделений. Если с самого начала делопроизводители не выстроят процесс приема-передачи, то однажды их просто завалят документами.

Чтобы этого не произошло, в начале каждого года следует составлять график передачи документов в архив организации. Его должен утвердить генеральный директор.

Все структурные подразделения обязаны исполнять этот документ. Архив не должен принимать документы вне графика.

Если какой-то отдел забыл о передаче или не успел подготовить свои дела, то ему придется ждать следующего года.

О необходимости создания графика передачи сказано в п. 4.33 Правил 2015[1]. График составляют в том числе и для того, чтобы равномерно распределять нагрузку работников архива, а также грамотно и эффективно использовать архивное оборудование.

В архиве компаний редко работает больше одного или двух человек, а иногда обязанности по обеспечению сохранности документов делят между собой секретари или сотрудники канцелярии.

В любом случае на архив выделяют не много человеческих ресурсов, в связи с чем важно использовать их обдуманно.

Работу важно планировать, а неожиданный «подарок» от коллег в виде десятков коробок с документами может сорвать план: документы при приеме нужно не просто просмотреть, а пересчитать, сверить с описями и т.д.

Как создать график передачи дел в архив организации?

В начале года архивариусы закрывают номенклатуру дел, проводят экспертизу ценности документов, срок хранения которых истек в прошлом году, и уничтожают те из них, которые не имеют практической ценности. Эта работа заканчивается к началу апреля. Только тогда архив может принимать документы от структурных подразделений и ставить их на освободившиеся места.

Важно помнить, что в октябре уже пора приниматься за номенклатуру дел на следующий год, то есть фактически архив ведет прием документов всего полгода – с апреля по сентябрь включительно. За это время нужно не только принять дела от подразделений, но и (в идеале) оформить их на хранение: пронумеровать листы, подготовить описи и листы-заверители, прошить и переплести.

Полугодовой период приема документов следует поделить поровну между структурными подразделениями. При этом нужно обращатьвнимание на «сезонность» работы каждого из них.

Например, бухгалтерию в апреле лучше не тревожить – до конца этого месяца нужно сдать годовой отчет, и им уж точно не до архива.

А у строителей – наоборот: вот-вот начнется самое горячее время в году, поэтому их лучше поставить в график самыми первыми.

Расписание передачи документов нужно составить и согласовать с каждым руководителем структурного подразделения.

На передачу документов подразделению следует выделять не конкретный день, а период из нескольких дней.

В конкретную дату работники могут быть заняты решением своих профильных задач, которые, конечно, сочтут приоритетными. Пусть у них останется в запасе еще немного времени на архив.

Форма графика – свободная. Обычно достаточно, чтобы документ утвердил генеральный директор – одно это сделает документ обязательным для исполнения. Некоторые компании для надежности утверждают график распорядительным документом или помещают его прямо в приказ (Пример 1), в котором отдельно прописывают обязанность исполнить график.

• 
• 
• Утвержденный график, при условии его исполнения, позволит избежать авральных передач или конфликтов с коллегами, когда принципиальный архивариус откажется принимать дела без очереди и заставит нести их обратно в отдел.

[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2021.

Передача дел в архив организации

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием-передача дел в архив организации производится работником архива организации в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

• Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
• При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
• формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
• формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
• проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
• проверка воспроизводимости электронных документов;
• проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);
• проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

1. После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.
2. На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:
3. наименование организации (полное, сокращенное);
4. номер фонда;
5. номер описи электронных дел, документов;
6. номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

• крайние даты документов электронного дела;
• при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.
• Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Архивирование документов в организации

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела.

Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.).

Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

Как построить систему хранения и архивирования бухгалтерских документов?

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

• документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
• если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
• структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
• если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Какой установлен порядок хранения документов по личному составу?

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

• индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
• заголовок;
• число единиц хранения;
• срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
• примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

• документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;

График передачи документов учреждений в архивный отдел администрации района

№ п/п Наименование предприятий, учреждений и организаций Передача документов постоянного хранения из учреждений в архивный отдел Срок передачи Количество дел — крайние даты дел Отметка о приеме дел

1	Администрация Александровского муниципального района	1 квартал	38 2010
2	Контрольно-счетная палата Александровского муниципального района Пермского края	1 квартал	18 2010
3	Администрация Всеволодо-Вильвенского городского поселения	1 квартал	13 2010
4	Администрация Яйвинского городского поселения	1 квартал	35 2010
5	Администрация Александровского городского поселения	2 квартал	26 2009
6	Совет депутатов и администрация Скопкортненского сельского поселения	2 квартал	10 2009; 3 2006-2011
7	Контрольно-ревизионная комиссия Александровского городского поселения	2 квартал	19 2007-2010
8	Отдел экономического развития	3 квартал	31 2007-2010
9	Территориальная избирательная комиссия Александровского муниципального района	3 квартал	44 2008
10	Управление Пенсионного фонда РФ (государственное учреждение) в г.Александровске Пермского края	3 квартал	29 1994-2002

№ п/пНаименование предприятий, учреждений и организацийПередача документов постоянного хранения из учреждений в архивный отдел

Срок передачи	Количество дел / крайние даты дел	Отметка о приеме дел
1	Прокуратура г. Александровска	1 квартал	14 2001-2002
2	Государственное казенное учреждение Центр занятости населения г. Александровска	1 квартал	17 2001-2002
3	Администрация Всеволодо-Вильвенского городского поселения	1 квартал	16 2009
4	Администрация Яйвинского городского поселения	2 квартал	33 2009
5	Совет депутатов и администрация Скопкортненского сельского поселения	2 квартал	9 2009
6	Управление образования администрации Александровского муниципального района	3 квартал	43 2006-2007
7	Территориальная избирательная комиссия Александровского муниципального района	3 квартал	14 2007

№ п/пНаименование предприятий, учреждений и организацийПередача документов постоянного хранения из учреждений в архивный отдел

Срок передачи	Количество дел — крайние даты дел	Отметка о приеме дел
1	Земское Собрание Александровского муниципального района	1 квартал	28	За созыв
2004-2009
2	Дума Всеволодо-Вильвенского городского поселения	1 квартал	42	За созыв
2005-2008
3	Администрация Всеволодо-Вильвенского городского Поселения	1 квартал	11	По описи № 1, 3 дел постоянн.хр
2008
4	Администрация Яйвинского городского поселения	1 квартал	24	По описи № 1, 3 дел постоянн.хр
2008
5	Совет депутатов и администрация Скопкортненского сельского поселения	2квартал	9	По описи № 1, 3 дел постоянн.хр
2008
6	Территориальное управление Министерства социального развития Пермского края по Александровскому и Кизеловскому муниципальным районам	3 квартал	23
2001-2004
7	Александровский филиал государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования Кизеловский горный техникум	3 квартал	27
2001-2004

Как сдать документы в госархив. Все этапы и альтернативы

Первое, что надо знать: это платная услуга. Окончательная цена зависит от территориального местоположения архива. Например, в московском Центральном государственном архиве трудовых отношений (ЦГАТО) прием одного дела по описи составляет 310 руб. (приказ от 25.12.2018 № 147).

Основными поводами для передачи документов коммерческой фирмы в госархив по-прежнему являются ликвидация и банкротство (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Второй принципиальный момент: предварительную архивную обработку, описание, переплет, доставку документов до архива обеспечивает передающая сторона, т. е. коммерческая организация. Сотрудники архива только принимают готовую к передаче документацию. Если она оформлена неверно — отдадут на доработку.

Третий момент: дело это не быстрое. Нормативно не установлены сроки, в течение которых госархив должен осуществить прием документов, и ускорить этот процесс невозможно.

https://www.youtube.com/watch?v=W6OCJDDADdM\u0026pp=ygUy0JPRgNCw0YTQuNC6INC_0LXRgNC10LTQsNGH0Lgg0LTQtdC7INCyINCw0YDRhdC40LI%3D

Госархивы не особо заинтересованы в росте «клиентуры». Делис Архив превосходит большинство госархивов по ценам, безопасности, скорости и качеству обслуживанию.

Узнайте за три минуты, почему стоит делегировать хранение и обработку документов именно Делис Архив — посмотрите короткий ролик.

Восемь этапов подготовки документов к архивированию

Опишем процесс приема документов на хранение в государственный архив на примере московского ЦГАТО. Сразу ответим на часто задаваемый вопрос: весь процесс займет как минимум два месяца, максимум — полгода.

Этап 1: отобранные документы вносятся в опись, к описи составляется предисловие, а также историческая справка юридического лица.

Этап 2: в архив по месту регистрации юридического лица представляется:

• заявление (при ликвидации это форма № 1);
• оригинал доверенности на лицо, которое будет взаимодействовать с архивом непосредственно.

• Доверенность такого рода заверяют печатью и подписью руководителя организации.
• При представлении документов не забудьте выяснить дату регистрации и входящий номер.
• Этап 3: не позднее 30-ти календарных дней будет назначен куратор, который будет непосредственно работать с вами (его контакты сообщают по телефону и е-мейлу, указанному в заявлении).

Этап 4: не позднее двух недель со дня назначения куратор должен подъехать на место хранения документации, оценить качество проведенной обработки, корректность описаний и при необходимости выдать указания по устранению недостатков. После устранения недостатков вас может посетить эксперт госархива для повторной экспертизы (а может и не посетить, куратор, возможно, справится сам).

Если хотите с первого раза правильно подготовить к хранению документы — доверьте архивную обработку Делис Архив. От экспресс-аудита ваших документов до сдачи их в госархив — все этапы работ мы возьмем на себя.

Этап 5: все вопросы сняты — куратор представляет ваши документы экспертной комиссии, которая заседает не чаще раза в месяц.

Этап 6

2.Порядок и передача дел в архив

2.1.Порядок передачи дел в архив

В
архив организации передаются все дела
постоянного, вре­менного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу.

Передача
дел производится только по описям и в
соответствии с составленным заведующим
архивом графиком, согласованным с
руководителями структурных подразделений
и утвержденным руководителем организации.

Вместе с делами в архив передают­ся
регистрационно-контрольные картотеки
делопроизводственной службы учреждения.

Заголовок
каждой картотеки должен быть включен
в опись.

Дела
временного (до 10 лет) хранения в архив
организации, как правило, не передаются.

Принимая
дела, сотрудник архива тщательно сверяет
каждое дело с описью, проверяет
правильность формирования и оформления
дела. Заведующий архивом расписывается
в приеме дел на всех экземплярах годовых
разделов описи, указывает дату приема
и количество принятых дел. Один экземпляр
годовых разделов описей возвращается
сдатчику, остальные остаются в архиве.

• При
  сдаче дел на государственное хранение
  организация представляет в государственный
  архив:
• • отношение
  на имя руководства государственного
  архива с указанием названия
• организации,
  общего количества дел и крайних дат
  документов;
• • описи
  в трех экземплярах, утвержденные ЭПК
  архивного отдела;
• • историческую
  справку организации, если дела сдаются
  на государственное
• хранение
  впервые;
• • справку
  о неполной сохранности документов (если
  какие-либо дела утрачены).

Затем
дела шифруются. Шифровка включает в
себя указание на обложке дела номера
фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные
с описью и зашифрованные дела увязывают
в ар­хивные связки. Сдача дел оформляется
актом.

Организация-сдатчик и государственный
архив расписываются на всех экземплярах
описей и акта сдачи документов.

Два
экземпляра описи и один экземпляр акта
остаются в го­сударственном архиве,
третий экземпляр описи и второй экземпляр
акта возвращаются организации и хранятся
постоянно в делопроизводственной
службе.

2.2.Передача дел в архив

Завершающим
этапом процесса делопроизводства архива
является передача дел в архив учреждения,
или в ведомственный архив (Ведомственным
называется архив, находящийся в
непосредственном подчинении соответствующей
организации, не входящей в систему
государственной архивной службы, или
являющийся структурным подразделением
организации.) Ведомственный архив
осуществляет хранение документов
организаций и в процессе её деятельности.

Обычно
архив при передача дел руководствуется
следующими правилами. Документы должны
быть обязательно дополнительно оформлены
и описаны в унифицированных учетных
архивных формах.

Оформление дела — это
комплекс работ по его переучету, нумерации
листов, составлению заверительной
надписи, внутренней описи документов;
начинается оно с момента заверения дела
в делопроизводстве и завершается в
процессе подготовки к передаче дел в
архив после окончания календарного
года, в течение которого дело было
заведено.

Также архив при передаче дел
может устанавливать и дополнительные
правила установленные согласно внутренним
инструкция по приёму-передаче документов
в архив.

С
момента заведения и до передачи дел
архив они хранятся в рабочих комнатах
или в специально отведенных для этой
цели помещениях. Дела помещают в
закрывающиеся шкафы, которые должны
обеспечивать сохранность документов,
и ставят корешками наружу.

За
сохранность документов, находящихся в
стадии делопроизводства, несет
ответственность руководитель организации.

Передаче дел в архив подлежат законченные
делопроизводством документы постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу после истечения
двухлетнего срока их хранения и
использования в структурном подразделении.

Их передача производится только по
описям дел.

Дела временного (до 10 лет
включительно) хранения передаче в
ведомственный архив не подлежат и должны
храниться централизованно в канцелярии,
секретариате или другой службе
делопроизводства учреждения или в
структурных подразделениях. В
исключительных случаях по решению
руководителя организации они могут
быть переданы в ведомственный архив по
описям или номенклатуре дел, что
определяет ведомственный архив.

Передача
дел в архив производится по описи и в
обоих ее экземплярах против каждого
передаваемого дела делается отметка о
его наличии в конце описи в каждом ее
экземпляре цифрами и прописью указывается
количество фактически принятых в архив
дел, приема-передачи дел, а также ставятся
подписи сотрудников ведомственного
архива и лица, передавшего дела. При
приеме ценных дел проверяется количество
листов в деле.