Документы

Архивное хранение электронных документов

Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.

В статье разберем способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.

Есть четыре способа хранить электронные документы.

Внешние носители

Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.

Облачный электронный архив

Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.

Собственный электронный архив

Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники.Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны.

А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива.

Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.

Программы электронного архива

Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.

Внешние носители

Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая — защиту диска или флешки легко взломать.

Собственный электронный архив

Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники.Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны.

А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правила хранения и организации локального архива.

Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.

Программы электронного архива

Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив.

Облачный электронный архив

Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.

Для всех перечисленных способов требования и правила со стороны закона идентичные. Далее процессы и особенности хранения электронных документов мы будем рассматривать на примере облачных архивов.

Читаемость и интерпретируемость

Учет формата и возможность его чтения, интерпретации и отображения с течением времени. То есть у вас должны оставаться средства для верного открытия и чтения документа.

Организовать документы нужно так, чтобы их легко было найти, распознать и отнести к группам. На документах должны быть верные идентификационные номера или другие понятные и признанные маркеры.

Понятность и соотносимость

Понятная структура и расположение файла (адрес), принадлежность к другим документам группы. То есть файл легко найти и понять, к какой сделке он относится.

Надежность хранения, управление доступом, защита, стабильная среда хранения носителей информации.

Для соблюдения всех правил ГОСТА, отправлять в архив и хранить документы нужно по правилам. Документы сначала описывают с учетом всех требований, проверяют правильность оформления, а потом помещают в архив в двух и более экземплярах. Рассмотрим каждый процесс подробнее.

Архивное хранение электронных документов

В архиве должно быть не менее 2-х экземпляров электронных документов на разных устройствах или в разных местах, их формат — PDF/A-1

Архивное хранение электронных документов

У владельца электронных документов обязательно должны сохранятся средства для чтения, копирования, перезаписи и проверки состояния документов.

Архивное хранение электронных документов

Обязательства по защите от утраты, повреждения, несанкционированного копирования и искажения полностью лежат на владельце электронных документов.

Архивное хранение электронных документов

Проводить проверку нужно не реже раза в 5 лет и перезаписывать электронные документы на новые носители, если нужно, и в актуальные форматы с соблюдением правил ГОСТА.

Облачное решение для безопасного хранения электронных и отсканированных документов с системой тройного резервирования данных на серверах с уровнем надежности TIER III*

В архив направляют документы после завершения цикла документооборота. То есть документ должен быть принят, подписан, отклонен или аннулирован. Документы всегда дублируются, поэтому описание тоже составляется в двух экземплярах.

  • Срок хранения, если нужно
  • Дата сдачи в архив
  • Информация о приемке/отправке документа
  • Данные отправителя
  • Уникальный идентификатор организации в системе
  • Тип документа
  • Идентификатор документа во внешней системе-источнике
  • Данные о копиях и месте хранения

В описании указывают:

  • Срок хранения, если нужно
  • Дата сдачи в архив
  • Информация о приемке/отправке документа
  • Данные отправителя
  • Уникальный идентификатор организации в системе
  • Тип документа
  • Идентификатор документа во внешней системе-источнике
  • Данные о копиях и месте хранения

В опись также вносят дополнительные данные в зависимости от сервиса, решения руководителя делопроизводства или экспертной комиссии.

Документы в архиве и опись к ним ежегодно проверяются и проходят экспертизу ценности. По итогу проверки просроченные документы удаляются.

Также владелец документов обязан:

  • Сохранять бумажный оригинал документа, если в архив отправляется его электронный образ с учетом требований Приказа ФНС.
  • Иметь доказательства легитимности истекших сертификатов электронной подписи. Данные следует запрашивать в аккредитованном удостоверяющем центре, который выдал сертификат. Если УЦ закрыт, данные нужно запросить в головном удостоверяющем центре.

Архивный документ копируют, если его нужно выдать, распечатать или отправить кому-то. Все действия с архивным документом отражаются в специальном журнале с указанием информации:

  • Дата запроса
  • Данные о подразделении и сотруднике, который сделал запрос
  • Номер запрашиваемого документа

Любое действие с архивными документами сохраняется для обеспечения контроля за безопасностью.

Ни один электронный документ в архиве нельзя удалить просто так. Информация об удалении отражается в учетных документах. Решение уничтожить данные принимается после проверки, если срок хранения документа закончился.

Требований к хранению электронных документов много, поэтому проще воспользоваться сервисом, который учитывает все, что предъявляет закон.

Кроме того, облачный электронный архив обладает очевидными достоинствами:

Архивное хранение электронных документов

Экономит время и ресурсы

Архивное хранение электронных документов

Ускоряет бизнес-процессы

Архивное хранение электронных документов

Позволяет легко и быстро находить нужную информацию

Архивное хранение электронных документов

Избавляет владельца документов от организации хранения и защиты данных

Помогает повысить контроль за процессами

Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами

Экономит время и ресурсы

Ускоряет бизнес-процессы

Позволяет легко и быстро находить нужную информацию

Избавляет владельца документов от организации хранения и защиты данных

Помогает повысить контроль за процессами

Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами

Облачное решение для хранения электронных и отсканированных документов с функцией поиска и формирования отчетов для налоговых проверок.

Составили чек-лист, по которому вам проще будет выбрать облачный архив под свои нужды.

Оцените базовые функции облачных архивов. Обычно это:

  • Обеспечение безопасности и длительного хранения (5 лет)
  • Управление ролями пользователей
  • Быстрый поиск и легкий доступ к документам
  • Удаление по правилам закона
  • Легкое взаимодействие с другими системами

Стандартный набор функций закрывает базовые потребности по организации электронного архива.

За набор функций, который необходим именно вам, у поставщиков услуги будет разная стоимость. Мы советуем выбирать компанию, которая при подходящей цене будет обладать должной надежностью и опытом.

Читайте также:  Дробные части ценных бумаг

Учитывайте, что обеспечение безопасности, бесперебойности работы, а также соответствие всем требованиям закона предполагают немало усилий со стороны сервиса, поэтому слишком низкая цена — скорее, повод насторожиться.

Соответствие требованиям закона и надежность

Где сервис хранит документы, сколько делает копий, как давно на рынке? Внимательно изучите технические характеристики сервиса. Необходимо, чтобы документы хранились в России, в архив помещались минимум два экземпляра документа, а защита соответствовала стандартам ГОСТ.

Есть два варианта: веб-сервис и интеграция с учетной системой. Web-интерфейс не требует установки ПО, а интеграция позволяет отправлять в архив документы из вашей учетной системы, например, из 1С. Способ зависит от количества документов, которые нужно хранить, и потребностей компании. Интеграция требует дополнительных настроек, поэтому стоит дороже.

Это основные показатели, которые нужно учитывать при выборе облачного архива. Если у вас есть вопросы, оставьте заявку. Мы проконсультируем и расскажем, какой вариант вам подойдет.

*СФЕРА Архив в организации хранения учитывает, помимо Приказа Министерства культуры РФ № 526, также требования 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Хранение электронных документов в организации

Все большее число организаций активно использует электронный документооборот, а кто еще нет, все чаще задумываются о переходе на ведение своей документации в электронной форме. Этому способствуют и требования рынка, и желание контролирующих органов перейти на цифровой формат «общения».

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Архивное хранение электронных документовРис.1 Схема архивного хранения ЭД

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором.

Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение.

Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем.

Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи.

При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Внедрение безбумажного документооборота (СЭД и ЭДО) предполагает создание электронного архива

Правила и сроки хранения электронных документов

Как хранить электронные документы

Правительством планируется, что к 2024 году большинство субъектов бизнеса перейдет на электронный документооборот. На каких носителях хранить электронные документы, в каком формате, через сколько лет можно утилизировать файлы — об этом подробно в новой статье.

Кратко: что такое электронные документы и ЭДО

Немногие компании сейчас продолжают заполнять документы вручную. В основном, любые формы создаются с помощью компьютерных программ.

https://www.youtube.com/watch?v=TpSwGmlN9u0\u0026pp=ygVN0JDRgNGF0LjQstC90L7QtSDRhdGA0LDQvdC10L3QuNC1INGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdGL0YUg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0LI%3D

Для передачи в госорганы или контрагентам документы распечатываются, подписываются уполномоченным лицом и скрепляются печатью организации (при ее наличии).

Но можно обойтись и без этого, если данные в электронном виде подписать цифровой подписью и передать адресату с помощью ЭДО (системы электронного документооборота).

Цель: увеличить скорость работы бухгалтерии и организации в целом, сделать более удобным ведение и хранение документации, обеспечить конфиденциальность данных.

Электронные документы выполняют те же функции, что и их аналоги на бумажных носителях, при этом пригодны для обработки различными системами. Посредством ЭДО отчеты передаются в ФНС, фонды, другие контролирующие госорганы, идет обмен документами между клиентами и поставщиками. Сегодня уже существуют такие виды электронных документов, как

  • бухгалтерские,
  • складские,
  • перевозочные,
  • управленческие,
  • архивные,
  • кадровые.

Юридически электронный документ, подписанный ЭП, имеет ту же силу, что и документ на бумажном носителе с «живой» подписью руководителя.

Важно различать электронный документ и электронную копию (цифровой образ документа)

Требования к хранению электронных документов

Конкретных требований к процедуре хранения электронных документов законодательством не установлено. Есть закон «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004, но он вступил в силу почти 20 лет назад. За это время современные технологии ушли далеко вперед, и возможности составления, хранения, оборота, удостоверения документов в электронном виде сильно изменились.

В 2015 году Минкультуры выпустило приказ № 526, в котором даны рекомендации (принципы) содержания, архивирования, хранения цифровой документации. В основном, участники ЭДО опираются на этот нормативный акт, за неимением других более близких по смыслу законов.

Рекомендуем, брать нижеследующие правила за основу и адаптировать их под специфику своего предприятия.

Правила хранение электронных документов внутри организации:

  1. электронные документы передаются в личный архив на основании описей по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии информационного цифрового хранилища у компании) или на физических материальных носителях (каждый в 2 экземплярах);
  2. основной и рабочий экземпляры одного документа должны находиться на разных физических устройствах;
  3. рекомендуемый тип хранения — PDF/A, стандарт ISO 19005-1:2005 (базируется на описании стандарта PDF версии 1.4 от Adobe Systems Inc.);
  4. содержимое на физических носителях проверяется минимум раз в пять лет;
  5. в случае повреждения электронных данных, файлы необходимо переписать в идентичном виде на новый носитель;
  6. при перезаписи необходимо обеспечить аутентичность, полноту, достоверность, целостность и неизменность электронных данных;
  7. способ хранения электронных документов должен исключать их утрату, незаконную рассылку, уничтожение или искажение информации;
  8. в организации должно быть назначено приказом лицо, ответственное за сохранность архива электронных документов. Если его нет, то полномочия исполняет директор. При хранении данных в информационной системе организации ответственность несет руководитель IT-отдела;
  9. по запросу копия электронного документа может быть выдана в цифровом (при помощи заверения КЭП) или физическом формате на бумаге.

В целом, принципы хранения электронных документов организации можно заключить в один общий тезис: обеспечить надежность от утечки и утраты, создать не менее 2 идентичных экземпляров одного документа, регулярно проверять сохранность данных.

Хранение бухгалтерских документов по новому ФСБУ 27/2021

С начала 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (см. приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).

В новом стандарте, в частности, прописаны дополнительные требования к хранению первичной документации и регистрам бухгалтерского учета.

Согласно ФСБУ 27/2021:

  • хранению подлежат только подлинники документов (бумажных и электронных);
  • не допускается перевод бумажных документов в электронный вид для удобного хранения и уничтожение при этом всех бумажных копий;
  • хранить документы и электронные базы данных нужно только на территории РФ;
  • список лиц, которые имеют доступ к бухгалтерским документам в хранилище, определяется приказом руководителя;
  • в случае утраты первички, компания должна принять меры к ее восстановлению;
  • после истечения срока хранения, документы необходимо уничтожить.

Способы хранения электронных документов

Итак, перейдем к следующему важному вопросу: как организовать «хранилище» документов в рамках конкретного предприятия.

1. Локальный электронный архив.

Самый простой формат хранения документов, но одновременно с этим самый неудобный и небезопасный.

  • Компания создает на жестком диске локального ПК каталог файлов.
  • Электронные документы классифицируются по нужному признаку и отправляются в подходящий раздел.
  • Сотрудники имеют доступ к такому «хранилищу», любой может воспользоваться архивом, ознакомиться или скачать себе на флешку документ.

На практике такой формат хранения еще имеет право на существование, но все больше компаний отказываются от примитивных электронных архивов в пользу более современных.

2. Облачный архив.

В отличие от первого способа, документы хранятся не на жестком диске ПК (что весьма ненадежно для предприятия), а в «облаке» — архиве на удаленном сервере, с закрытым доступом.

https://www.youtube.com/watch?v=TpSwGmlN9u0\u0026t=1s

Плюс в том, что администратор может ограничить доступ для различных категорий пользователей. Например, в локальной сети компании право просматривать и скачивать документы, включающие коммерческую тайну, финансовые ведомости, могут иметь только лица из определенного круга (топ-менеджмент, руководители подразделений, главный бухгалтер и т. п.).

Читайте также:  Как рассчитать экологический сбор

Либо на какие-либо документы ставят защиту от редактирования и скачивания. Желающие вправе только ознакомиться с документом, но не могут его скопировать или отредактировать.

Из минусов: обязательный доступ в интернет.

3. Архив системы ЭДО.

Современный и наиболее удобный способ сохранения документов в электронном формате.

Многие компании и ИП уже сотрудничают с оператором ЭДО: с помощью систем электронного документооборота подается отчетность в госорганы, а также происходит обмен накладными, актами, договорами с контрагентами.

Все нужные документы остаются в цифровом хранилище оператора. Пользователи ЭДО могут получить доступ к архиву, который находится на сервере, из внешней сети. Так же, как и при работе с локальной сетью, допустимо ограничить право ознакомления для некоторых категорий сотрудников.

Система Астрал.ЭДО дает доступ в любое время к архивным документам: как формализованным (УПД, акты, накладные Торг-12 и др.), так и неформализованным (в формате .pdf, .png и .jpeg).

Почему хранение в системе ЭДО это удобно:

  • всегда есть доступ к любому документу в режиме реального времени;
  • электронный документ можно распечатать, скопировать, отправить контрагенту;
  • документы из ЭДО, подписанные цифровой подписью, приравнены к оригиналам;
  • легкий поиск нужного файла.

Сроки хранения и утилизации электронных документов

Электронные аналоги бумажных документов должны сохраняться на предприятии те же сроки. Напомним, какие требования установил закон:

  • счета-фактуры, первичка — 5 лет;
  • регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;
  • квартальные финансовые отчеты — 5 лет;
  • годовые финансовые отчеты — 10 лет;
  • учетная политика предприятия — 5 лет;
  • сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;
  • передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;
  • все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет.

При этом отсчитывать срок хранения нужно не от даты самого документа, а с 1 января года, который следует за годом, когда по конкретный файл вышел из делопроизводства (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).

Например, если товарная накладная подписана 01.04.2022, хранить ее следует до 01.01.2028.

Когда срок хранения документа истек, его нужно утилизировать. При этом если файл хранился на физическом носителе, его недостаточно просто отформатировать, а рекомендуется уничтожить сам носитель (флешку, диск и т. п.).

Если сертификат ЭП истек раньше срока хранения документа

Остается выяснить, будет ли иметь юридическую силу документ в течение всего срока хранения (допустим, 5 лет), если действие сертификата ЭП, которой он подписан, истекает через 1 год.

Электронная подпись в любом случае окажется невалидна раньше, чем компания сможет утилизировать документы. Это ставит под вопрос легитимность документации в хранилище.

Закон об электронной подписи № 63-ФЗ говорит, что при проверке должен быть:

  • либо действующий сертификат ЭП,
  • либо доказательства, что он действовал на момент подписания документа. Это может подтвердить оператор ЭДО, как правило, подпись содержит в себе штампы времени, OCSP-ответы, CRL-списки.

Операторы также предоставляют возможность автоматического переподписания документа (но эту информацию нужно уточнять у разработчика конкретного сервиса, с которым вы работаете). Система сама ежегодно переподписывает хранящиеся документы новым действительным сертификатом, таким образом, обеспечивается непрерывная легитимность.

Сервисы Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО дают возможность не только обмениваться электронными документами с контрагентами и государственными учреждениями, но и хранить их в надежном архиве. Любые файлы всегда под рукой, в защищенном доступе и удобном формате для работы и пересылки.

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об ЭДО

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!

Хранение документов в электронном архиве

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Какие преимущества хранения электронных документов в специализированном ПО электронного архива организации?

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

  • Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
  • Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
  • Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
  • Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Какие установлены дополнительные требования к системам управления документами и электронным архивам?

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

  1. Организация ежегодной экспертизы ценностей.
  2. По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
  3. Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Каковы сроки хранения документов организаций?

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

  • Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
  • Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
  • Опись оформляется в двух экземплярах.
  • Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
  • В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
  • Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
  • Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
  • Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
  • Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
  • Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

  1. Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
  2. ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
  3. ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
  4. Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
  5. Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
  6. Каждый из файлов проверяется на читабельность.
  7. В опись включается запись о приеме-передаче.
  8. Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

  • При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
  • Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
  • Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
  • Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
  • Учитываться должны все электронные документы.
  • В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

  • В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
  • В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
  • Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Читайте также:  Неподача отчетности по экологическому сбору

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

  • Дата предоставления документа.
  • Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
  • Наименование структурного подразделения.
  • Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки.

В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем.

К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

  • С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
  • Поиск нужного документа не требует много времени.
  • Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
  • Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

  • Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
  • Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
  • Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Скопировать урл

Распечатать

Хранение электронных документов в рамках развития ЭДО

Относительно вопроса организации постоянного хранения электронных документов к настоящему времени действует несколько нормативных актов. Представленные в них рекомендации по хранению документации в электронном виде довольно разрозненны и имеют чёткие требования только по срокам хранения.

25 декабря 2020 года была представлена Концепция развития электронного документооборота, призванная решить ряд проблем, в том числе связанных с хранением электронных копий документов, а также документации, изначально сформированной в электронном виде.

Разберёмся, какие изменения в правила будут внесены.

Способы хранения электронных документов

Системы хранения электронных документов можно условно разделить на три вида:

  1. Локальное архивное хранение.
  2. Локальный архив — наиболее простой вариант организации хранения электронных документов. Он представляет собой каталог файлов на жёстком диске локального ПК, доступ к которому есть у всех сотрудников.

    Как правило, пользователи могут добавлять в него документы, однако не могут удалять их из каталога.

    Проблема данного способа хранения электронных документов заключается в том, что он сложен в плане организации и нет никакой гарантии его безопасности.

    Помимо ПК, в качестве носителя иногда используются переносные устройства — флешки и внешние жёсткие диски (USB-HDD). Хранение файлов с документами на электронных носителях имеет те же недостатки, что и хранение электронных документов на ПК. Более того, электронный носитель может легко потеряться.

  3. Хранилище в облаке.
  4. В данном случае архив документов хранится в закрытом доступе на специальном сервере. При таком способе хранения электронных документов администратор может разграничить доступ для пользователей. Минусом является необходимость подключения к интернету. Без него доступа к архиву не будет.

  5. Хранилище системы ЭДО.
  6. Организация заключает договор с оператором ЭДО и получает доступ к системе, которая используется как для поддержки внутреннего документооборота, так и для целей внешнего.

    При таком способе хранения электронных документов пользователи могут из внешней сети получить доступ к архиву, который находится на внутреннем сервере, а доступ к определённым документам можно ограничить для конкретных пользовательских групп.

    Кроме того, система может извлекать файлы из архива для их повторного открытия.

Благодаря возможностям визуализации система Астрал.ЭДО позволяет просматривать в удобном формате как формализованные (УПД, УКД, Акт и Торг-12), так и неформализованные документы (в формате .pdf, .png и .jpeg). Кроме того, сервис обеспечивает передачу и хранение электронных документов.

Сроки хранения документов в электронном виде

Для хранения документов в электронном виде в организации законодательством установлены конкретные сроки. Например, минимальный срок хранения документов бухгалтерского учёта — пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ). При этом срок хранения никак не зависит от формата — требования одинаковы как для бумажных, так и для электронных документов.

Помимо сроков, законодательство не установило какие-то конкретные требования к хранению электронных документов.

Правительство регулярно вносит изменения в формы и правила заполнения бухгалтерской документации, однако чётких инструкций, которые бы регламентировали порядок хранения электронных документов, до сих пор нет. Так, например, не установлено требований к месту хранения электронных документов.

Возникает также вопрос, связанный с юридической силой архивного документа, которую определяет легитимность квалифицированной электронной подписи.

Согласно положениям Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, легитимность электронной подписи сохранится в том случае, если её сертификат будет действительным, либо найдутся доказательства того, что при подписании документа данный сертификат являлся действительным.

Доказать это можно с помощью аккредитованного удостоверяющего центра, который выпустил усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Информация о выпуске сертификата должна сохраниться даже в случае прекращения существования УЦ.

Сейчас для выпуска усиленной квалифицированной электронной подписи можно обратиться в удостоверяющий центр ФНС или к её доверенным лицам, если подпись оформляется на руководителя организации или ИП, а также в аккредитованный удостоверяющий центр, если подпись заказывается для сотрудника компании.

Какие произойдут изменения

В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.

Поскольку законодательством не предусмотрено единых стандартов организации хранения документов в электронном виде, существуют проблемы следующего характера:

  • отсутствие технической возможности определить, когда был подписан документ, если подписание осуществлялось внутри инфосистемы хозяйствующего субъекта;
  • нет единого формата для архивов — документ может быть создан в устаревшем формате, который не поддерживается современным ПО, либо у пользователя может отсутствовать необходимое ПО для работы с документом;
  • отсутствие возможности определить, был ли действителен сертификат УКЭП к моменту подписания документа, если документ передаётся в печатном виде;
  • нет требований к формату документов в электронном виде для их передачи в Росархив.

В рамках реализации Концепции планируется сформировать и установить требования к хранению электронных документов. В их числе обеспечение следующих условий:

  • невозможность внесения изменений в архивный электронный документ;
  • ограничение доступа к содержимому документа путём шифрования документа или его части, если информация в нём закрыта для государственных органов или третьих лиц;
  • доступность документа в электронном виде в течение всего срока хранения;
  • сохранение юридической значимости документа после истечения срока действия сертификата УКЭП, использовавшейся для подписания документа;
  • наличие в документе доверенной временной метки, которая подтверждает легитимность УКЭП.

Планируется, что кроме операторов ЭДО, оказывать услуги по хранению электронных документов будут также организации и ИП, которые пройдут соответствующую аккредитацию.

В обязанности таких компаний, помимо хранения электронных документов, будут входить предоставление ПО для их визуализации и передача архивов третьим лицам по требованию заказчика. Через программы электронного хранения документов клиенты таких организаций смогут работать с архивной документацией.

В случае ликвидации компания, предоставляющая услуги хранения, должна будет передать данные из системы хранения документов другой такой организации, либо Федеральному архивному агентству.

Всё больше и больше предприятий переводят делопроизводство, в том числе кадровое, в электронный формат. ФНС планирует перевести бизнес на обязательный ЭДО уже к 2024 году. Поэтому организовать кадровый электронный документооборот в компании имеет смысл уже сейчас. С помощью сервиса Астрал iКЭДО вы сможете не только обеспечить все необходимые условия для работы с кадровыми документами в электронном виде, но и организовать электронный архив с возможностью одновременного доступа к документам.