Приняв решение о ликвидации компании, у бизнесменов возникает вопрос о сроках хранения (уничтожения) документации, а также печати (если она есть в компании). Что делать с документами и печатью при ликвидации компании?

Напомним, что по общему правилу, ликвидация считается завершенной, а компания — прекратившей существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ.

Важно!

Сразу отметим, что не у всех ликвидируемых компаний встает вопрос об уничтожении печатей. Некоторые компании (как правило, малый бизнес, где нет разветвленной структуры управления) отменили круглую печать благодаря действию Федерального закона от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ (вступил в силу 7 апреля 2015 г.).

Те АО и ООО, которые отказались от печати должны были:

• внести в установленном порядке изменения в устав компании (при наличии упоминания о круглой печати), заполнив заявление по форме P13001;
• не вносить никаких изменений (при отсутствии упоминания о круглой печати компании);
• для созданных компаний после 7 апреля 2015 г. сведения о печати не указывать в уставе компании.

Но ряд компаний продолжают использовать печати и для них актуальным является вопрос о порядке уничтожения печати.

Что делать с документацией?

Можно ли сразу уничтожить документацию компании после внесения записи в ЕГРЮЛ о ее ликвидации? Казалось бы, нет компании — нет и документов.

Однако это не так. Как указано в п.1 ст.89 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п.1 ст.50 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.

Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, а также перечнями документов. То есть никаких исключений для ликвидируемых компаний в части хранения документов, не сделано.

А не так давно (Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г.

№ 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», далее по тексту — Перечень) был утвержден новый перечень со сроками хранения документов. Указанные сроки хранения обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы.

Куда должна сдавать документацию ликвидированная компания?

В случае ликвидации негосударственных компаний (в т.ч. в результате банкротства), архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией на хранение в государственный или муниципальный архив. Таковы требования ст.23 Закона об архивном деле.

Важно!

Таким образом, если не истек срок хранения документов, то они не должны уничтожаться. Их нужно передать в государственный архив.

• С этой целью ликвидационная комиссия заключает с архивом соответствующий договор.
• Далее члены ликвидационной комиссии должны выбрать документы, которые подлежат:
• — хранению и передаче в государственный архив;
• — уничтожению (у которых истек срок хранения).

При подсчете сроков хранения должно учитываться следующее. Установленные сроки хранения документов отсчитываются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года.

Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) — не менее 5 лет.

Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно. То есть такие документы готовятся к сдаче в архив с отметкой «постоянно».

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг хранятся 50/75 лет (п.301 Перечня).

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ). Однако НК РФ установлены исключения из общего правила.

Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ.

Так, компания обязана хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).

Юристы и бухгалтера компании «РосКо» смогут грамотно и профессионально сопроводить процесс ликвидации бизнеса. Заполните форму и мы оперативно проконсультируем Вас по данным вопросам:

Как сдать документы в архив при ликвидации и банкротстве

Насущный вопрос при ликвидации организации – куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона:
1. Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», где говорится, что конкурсный управляющий передает на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.
2. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. В данном случае при сдаче документов в архив речь идет об отсылке к Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве четко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ. При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствие претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приема-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п., оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос, как поступить  с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать. Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет. Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются – «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Часто задаваемые вопросы

• Кто должен передавать документы в архив при ликвидации и банкротстве?
• При ликвидации обязанность лежит на ликвидаторе или председателе ликвидационной комиссии, при банкротстве на конкурсном управляющем, при этом архив принимает документы только в упорядоченном состоянии.
• Какое основание для передачи документов на государственное хранение?

Основанием к передаче могут быть ликвидация или банкротство организации. За исключением случаев передачи документов в ведомственные архивы.

Государственные или муниципальные архивы не принимают документы на основании реорганизации или прекращении деятельности без официальной ликвидации.

1. Можно ли передавать документы после ликвидации?
2. Да такая возможность есть.
3. Что делать с документами, которые не передаются в государственный или муниципальный архив?
4. Эти документы должны храниться согласно их срокам хранения, например, накладная 2017 года не может уничтожаться до 2023 года, так как срок хранения таких документов не менее 5 лет.
5. Источник

Скачать ознакомительный номер Купить журнал со статьей

Насущный вопрос при ликвидации организации – куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона:
1. Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», где говорится, что конкурсный управляющий передает на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.
2. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. В данном случае при сдаче документов в архив речь идет об отсылке к Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве четко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ. При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствие претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приема-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п., оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос, как поступить  с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать. Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет. Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются – «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Часто задаваемые вопросы

• Кто должен передавать документы в архив при ликвидации и банкротстве?
• При ликвидации обязанность лежит на ликвидаторе или председателе ликвидационной комиссии, при банкротстве на конкурсном управляющем, при этом архив принимает документы только в упорядоченном состоянии.
• Какое основание для передачи документов на государственное хранение?

Основанием к передаче могут быть ликвидация или банкротство организации. За исключением случаев передачи документов в ведомственные архивы.

Государственные или муниципальные архивы не принимают документы на основании реорганизации или прекращении деятельности без официальной ликвидации.

1. Можно ли передавать документы после ликвидации?
2. Да такая возможность есть.
3. Что делать с документами, которые не передаются в государственный или муниципальный архив?
4. Эти документы должны храниться согласно их срокам хранения, например, накладная 2017 года не может уничтожаться до 2023 года, так как срок хранения таких документов не менее 5 лет.
5. Источник

Скачать ознакомительный номер Купить журнал со статьей

Фирма ликвидирована. Документы в госархив сдать забыли. Как накажут? И кого?

Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?

В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в котором предусмотрена обязанность любых организаций обеспечивать архивное хранение документов, устанавливается и обязанность передавать документы в случае ликвидации организации в государственный или муниципальный архив (ст. 23 Закона).

Документы передаются по акту (а не на основании справки), экземпляр которого остается у ликвидатора (председателя ликвидационной комиссии / учредителя, конкурсного управляющего).

На основании актов:

• приема-передачи документов на архивное хранение;
• о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; об утрате документов (постоянного хранения);
• об обнаружении неучтенных документов;
• о технических ошибках в учетных документах завершается обязанность организации по обеспечению архивного хранения документов (акты согласовываются ЭПК архива и утверждаются ликвидатором;
• первые 2 акта в этом списке обязательны, остальные оформляются в зависимости от ситуации).

Соответствующий архив попросит ликвидатора кроме описей дел постоянного хранения и по личному составу представить устав организации (со всеми изменениями), утвержденные штатные расписания и историческую справку к фонду (возможно, и дело фонда, если оно велось в организации).

Все вопросы взаимодействия с архивными учреждениями решаются, как правило, в оперативном порядке, в зависимости от степени сохранности документального и архивного фондов организации (например, копии на правах подлинников, удостоверение бумажных копий электронных оригиналов и т.п.).

Обратите внимание

Обратите внимание (вместе с юристами вашей организации) на раздел 7 действующих в настоящее время Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; в 2022 году ожидаась новая редакция Правил) и раздел 6.2 Методических рекомендаций по их применению (Росархив / ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива).

Акт о передаче документов в государственный (муниципальный) архив оформляется по форме Приложения № 30 к п. 6.8 Правил, утверждается ликвидатором (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архива, принимающего документы.

Все акты приема-передачи документов на архивное хранение в случае ликвидации организации хранятся вместе с решениями общих собраний, протоколами и другими документами постоянного срока хранения (по ст.

27 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 20.

12.2019 № 236).

Таким образом, в случае необходимости арбитражный суд или налоговый орган может затребовать у членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) сведения о судьбе архивного фонда ликвидированного юрлица, в т.ч. и соответствующий акт.

Позаботьтесь о сотрудниках: зачем сдавать документы в архив при ликвидации бизнеса — Право на vc.ru

С февраля 2022 года компании, которые специализируются на архивной обработке и хранении документов фиксируют постоянный рост спроса на услуги по подготовке и сдаче документов в государственный архив со стороны компаний, которые ликвидируют свой бизнес.

Таких компаний сегодня действительно много – согласно исследованию аудиторско-консалтинговой сети FinExpertiza, только за март-июнь 2022 года в России закрылось 113,5 тысяч компаний – на 17,5% больше, чем за аналогичный период прошлого года.

Новые бизнесы появляются, но их почти наполовину меньше.

{«id»:543999,»gtm»:null}

Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 (п. 10 ст.

23) предписывает любой организации при ликвидации или прекращении деятельности передавать документы на хранение в государственный, ведомственный или муниципальный архив.

О том, для чего это нужно и как передать документы правильно рассказываем вместе с основателем компании «Первая архивная компания» Михаилом Долбиным.

Ликвидируемые частные организации должны сдавать документы в городские и муниципальные архивы того города или района, в котором они зарегистрированы.

Исключение составляют дочерние структуры крупных промышленных предприятий, у которых есть собственные отраслевые архивы (то есть они имеют право хранить часть документов Архивного фонда РФ).

К примеру, при госкорпорации «Росатом» с 2009 года действует «Центральный архив атомной отрасли Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом», основной целью деятельности которого является хранение, комплектование, учет и использование архивных документов по истории развития атомной отрасли.

Какие именно документы подлежат сдаче в архив в случае ликвидации компании? Прежде всего, это документы по личному составу и заработной плате:

• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, декретных отпусках, присвоении разрядов и другие);
• Личные карточки и трудовые договоры уволенных работников;
• Документы по заработной плате (лицевые счета/расчетные ведомости и др.).

Что будет, если не сдать документы в архив при ликвидации? Есть требование закона, значит, существует и ответственность за его несоблюдение. И действительно, статья 13.

20 КоАП РФ предусматривает санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, но небольшие – от предупреждения до мелких штрафов (физическим лицам придется заплатить не более 3 тысяч рублей, должностным – не более 5 тысяч, а юридическим лицам – не более 10 тысяч).

Только в отдельных случаях некоторые виды организаций (ПИФы, управляющие компании акционерных инвестфондов, негосударственные пенсионные фонды и ряд других) могут быть оштрафованы на сумму до 300 тыс. рублей.

Вместе с тем передача документов в архив – вопрос социальной ответственности и порядочности организации, проявление ею заботы о сотрудниках.

Ведь если информация о компании, в том числе о назначениях, зарплате сохраняется, человек при необходимости может ее восстановить, затребовав из соответствующего архива.

А это бывает крайне важно при устройстве на новую работу или определении размера пенсии.

Для выполнения этой работы потребуется профессиональный подрядчик. В случае добровольной ликвидации организации его выбирает и привлекает руководитель ликвидационной комиссии. Если же ликвидация является принудительной (по требованию кредиторов в рамках процедуры банкротства), за привлечение подрядчика отвечает конкурсный управляющий.

Сам процесс сдачи документов в архив включает в себя целый ряд процедур, которые можно разделить на два этапа.

Сначала необходимо определить, организационно-правовую форму организации и в какой именно архив ликвидируемая организация должна сдать документы, государственный, ведомственный, городской или муниципальный.

Затем все документы организации должны пройти экспертизу ценности, которая позволяет установить, какие именно документы подлежат помещению в архив и на какой срок, а какие подлежат временному хранению вне архива, либо уничтожению. Например, документы по личному составу компании могут храниться 50/75 лет, у других документов срок хранения может не превышать 10 лет, а некоторые и вовсе должны оставаться в архиве бессрочно.

После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, систематизируются и группируются по различным критериям (году, тематике и т.п.). Правильно сгруппированные документы объединяются в архивные дела, нумеруются и подшиваются в твердую обложку. Это особенно важно для дел с многолетним сроком хранения, чтобы документы внутри них со временем не пришли в негодность.

На дела постоянного хранения и дела по личному составу составляется опись, которая является не только поисковым, но и учетным документом при передаче дел в архив (по ней же составляется акт приема-передачи дел). Кроме того, потребуется подготовить историческую справку ликвидируемой организации.

В нее входит перечень всех наименований организации за весь период ее существования, а также изменений в статусе и структуре самой организации, ее филиалов, если они есть, а также организации-предшественника (нужно указывать даты и номера документов, на основе которых производились изменения). Весь этот комплект документов называется научно-справочный аппарат или коротко НСА.

На этом первичная архивная обработка документов завершается и начинается следующий этап.

Для этого нужно обратиться в выбранный на первом этапе архив – от него будет назначен куратор, который выборочно проверит правильность архивной обработки документов и корректность научно-справочного аппарата. Все обнаруженные им недочеты потребуется устранить, после этого куратор готовит заключение.

В дальнейшем экспертно-проверочная комиссия архива рассмотрит и утвердит НСА организации. Если все в порядке, эксперты вынесут положительное заключение о том, что документы ликвидируемой организации могут быть приняты на хранение. После этого с архивом заключается договор, архивные дела доставляются к месту хранения и оформляется акт сдачи-приемки документов.

Подписание акта означает полное и успешное завершение работы.

Подробнее о том, как правильно подготовить документы компании к временному хранению или помещению в архив читайте в этом материале.

{«contentId»:543999,»count»:0,»isReposted»:false,»gtm»:null}

{«id»:543999,»gtm»:null}

Что делать с документами при закрытии предприятия

14 Октября 2021

Возникают ситуации, когда приходится закрывать бизнес. До этого момента на предприятии скапливается немало организационно-распорядительных, финансово-отчетных и кадровых документов, сохранность которых необходимо обеспечить в течение определенного законом времени. Предприятие ликвидируется, но остаются документы с актуальными сроками хранения, которые уничтожать нельзя. Где их тогда хранить? Как с ними поступить?

Какие документы следует сдать в архив

При ликвидации юридического лица обязательной передаче на государственное хранение подлежат следующие документы:

• трудовые соглашения;
• приказы по личному составу о приеме и увольнении;
• дела и карточки работников;
• другие документы личного характера;
• акты;
• справки, выданные архивами;
• контракты.

Как правило, это документация постоянного и длительного хранения и сроком хранения 5-10 лет. Ее требуется привести в порядок, проверив на актуальность, систематизировав и оформив надлежащим образом.

• Ответственность за подготовку и передачу документов в госархив возлагается на архивариуса или специально созданную для этих целей комиссию, что подтверждается соответствующими приказами по предприятию.
• Как документация предприятия передается в архив
• Перед тем как сдать бумаги в государственный архив при ликвидации юридического лица их необходимо подвергнуть ряду операций:

• провести экспертизу ценности;
• систематизировать;
• сформировать архивные дела;
• оформить их надлежащим образом;
• составить и оформить описи дел;
• сделать переплет;
• составить акт на изъятие бумажных носителей к уничтожению;
• согласовать описи дел и акт с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива;
• составить сопроводительные документы;
• передать дела и подписать акты.

Передачу дел контролирует государственный архивариус. Он проверяет правильность оформления и принимает документы по описям. Сам факт передачи подтверждается актом, составленным в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

В государственное архивохранилище также может быть сдана документация обязательной отчетности. Другие бухгалтерские и хозяйственные документы остаются у бывшего владельца или передаются на хранение одному из учредителей.

Не представляющие ценности и с истекшими сроками хранения бумажные носители уничтожаются путем шредирования, что подтверждается соответствующим актом.

При передаче документации в учреждение госархива у ликвидируемых предприятий (из-за нехватки опыта) могут возникнуть трудности, и тогда процесс передачи затянется на неопределенное время. Если выполнение работ по подготовке и передаче документов в архив поручить профильной организации, то удастся избежать трудностей и справиться с поставленной задачей в кратчайшие сроки.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО, что сдавать в архив | СтройЮрист

Сроки хранения установлены отдельно для каждого вида документов.

Они бывают:

• постоянными – сюда относятся все бумаги, связанные с работой компании;
• временными – менее 10 лет – это бумаги, в которых нет особо ценной информации;
• длительными – более 50 лет – бумаги, касающиеся персонала (личные дела, личные карточки сотрудников, трудовые договоры), историческая справка ООО.

Длительность хранения определяется исходя из того времени, когда документ был использован последний раз, а не от даты его создания.

Что касается документов, для которых сроки хранения не определены, то их целесообразно хранить не более 3 лет. К таким относятся, например, графики отпусков, бумаги о трудовой дисциплине. Такое время выбрано не случайно: оно связано со «стандартным» периодом исковой давности.

• Некоторые документы хранят не больше года: к таким относятся, например, документы о покупке канцелярских товаров, проездных документов, чеки об оплате гостиничных номеров для сотрудников на период их командировок.
• Установлением сроков хранения обычно занимается специальная комиссия, в состав которой часто привлекают сотрудников архива – они смогут точно определить, сколько времени должен сохраняться тот или иной документ.
• Бумаги, срок хранения которых вышел, или те, что носят личный характер допускается уничтожить, но сделать это можно только по решению ликвидационной комиссии.
• о том, как уволить директора при ликвидации ООО

Конкретного списка бумаг нет.

Но все зависит от того:

• как долго работала компания: если она существовала 20 лет, то за это время бумаг накопится много, а если всего 3 года – значительно меньше;
• были ли в ней наемные работники;
• каким видом деятельности занималось предприятие.

Чаще всего после ликвидации компании остаются бумаги:

• кадровые документы;
• бухгалтерская отчетность;
• договоры с контрагентами;
• документы налоговой отчетности;
• корреспонденция;
• учредительные документы.

Ответственность за хранение лежит на ликвидаторе (главе ликвидационной комиссии). Именно он занимается подготовкой будущего архива и его передачей на хранение.

Почему важно хранить документы и после прекращения фирмой своей деятельности: дело в том, что их могут затребовать из места хранения. Например, для того, чтобы подтвердить время и место трудоустройства бывшего сотрудника компании, размер его зарплаты. Если документы сохранены, то сделать это легко.

Место хранения зависит от того, был ли у ООО договор с государственным архивом:

• если да — то все бумаги передаются на хранение в госархив;
• если нет — в архив попадают только кадровые документы.

Конкретный архив, или другое место для хранения выбирает ликвидатор. Если предприятие закрывалось по причине банкротства, то этими полномочиями наделяется конкурсный управляющий.

В некоторых случаях бумаги могут передать для хранения и третьему лицу: например, одному из участников ООО. Но выбирать того, кому отдадут документы для сохранения, будет все так же ликвидатор или конкурсный управляющий.

В Архив обязательно сдают документы, касающееся персонала предприятия, бумаги, относящиеся к Архивному фонду РФ, а также те, чей срок хранения еще не закончился. Это зафиксировано в части 10 статьи 23 ФЗ №125.

Но просто собрать бумаги в стопку и отвезти их в Архив нельзя: перед сдачей документы обязательно нужно подготовить.

Как это происходит:

• документы разделяются по отдельным папкам, учитывая сроки их хранения;
• каждая папка (дело) не должна содержать более 250 листов;
• при формировании папок используют те же обозначения, что применялись в период работы ООО;
• документы подшиваются в папку в единственном экземпляре – никакие копии не нужны;
• бумаги нужно складывать в хронологическом порядке.

Для того, чтобы архив принял на хранение документацию ООО после ликвидации, бумаги должны быть только в «правильном» виде, а именно:

• пронумерованы;
• подшиты;
• структурированы (разложены в хронологическом порядке, учтены сроки хранения);
• иметь внутреннюю опись.

Кроме того, важен и титульный лист папок: он тоже должен соответствовать установленным правилам.

1. Ликвидация компании не предполагает уничтожения документации – бумаги могут периодически запрашиваться различными госорганами: судами, пенсионным фондом и даже частными лицами (например, бывшими работниками предприятия).
2. Если у ООО не было договора с госархивом, то на хранение в это учреждение попадет только кадровое делопроизводство: трудовые книжки, личные карточки и прочие.
3. Место хранения других документов определяет ликвидатор или конкурсный управляющий (если ООО закрывается из-за банкротства).
4. Получается, что вся бухгалтерская и налоговая документация должна храниться у ликвидатора (конкурсного управляющего) или того лица, которым он назначит ответственным за это в течение установленного времени.

Если бумаги, оставшиеся после закрытия предприятия, просто выбросить или неправильно хранить, то можно получить штраф – это предусмотрено статьей 13.25 КоАП РФ.

Размер взыскания будет зависеть от того, кого привлекут к административной ответственности:

• если должностное лицо, то он «отделается» уплатой 2500 рублей;
• если организации, то величина наказания составит 200 – 300 тыс. рублей.

Суммы солидные, поэтому сроки и правила хранения документации лучше не нарушать.

Кроме того сохранять документы какое-то время в интересах самих учредителей закрывшегося ООО: например, если они потребуются ФНС при проведении проверки и не будут предоставлены, то предприятию могут доначислить налоги расчетным методом. Такая процедура вполне законна (статья 31, пункт 1, подпункт 7 НК РФ и пункт 7 статья 166 НК РФ).

Следить за правильностью хранения документации, сроками должны служащие органов, отвечающих за соблюдение законодательства в архивном деле (статья 28.3, пункт 59 КоАП РФ).

В 2013 году в статью 23.74 КоАП РФ были внесены изменения. Теперь органом, который наделен полномочиями рассматривать административные дела о ненадлежащем хранении или несоблюдении сроков акционерных обществ (статья 13.25, часть 1) и страховых компаний (статья 13.25, часть 3) выступает Банк России.

Для ООО такой орган не установлен (статья 13.25, часть 2).

Не нужно думать, что если произошел форс–мажор, то он все спишет – это не так. Ответственность за ненадлежащее хранение все равно сохраняется.

Чтобы избежать этого, нужно:

• получить справку о происшествии;
• предпринять действия, направленные на восстановление утраченных документов;
• найти (постараться найти) доказательства о том, что происшествие случилось по независящим обстоятельствам (например, съемка камер наружного наблюдения, где будет видно, как люди пытались самостоятельно потушить пожар, или обращения в правоохранительные органы с заявлением о взломе и прочее).

Если этого не сделать, то учредители закрывшегося ООО могут попасть в неприятную ситуацию, связанную с расследованиями по делам о мошенничестве, уклонении от уплаты налогов. Отсутствие документации значительно усложнит разбирательство.

Закон обязывает предприятия хранить свою документацию даже после того, как ООО прекратило свое существование. Это нужно для того, чтобы ценная информация, которая содержалась в этих бумагах и могла понадобиться, была в доступе.

1. Даже после ликвидации компании ее документы должны сохраняться в течение определенного времени.
2. Длительность хранения бумаг зависит от типа информации, которую они содержат.
3. Основные документы (те, что касаются личного состава) хранятся в архиве. Остальные могут находиться в другом месте.
4. Ответственного за сохранность бумаг назначает ликвидатор или конкурсный управляющий.
5. Перед сдачей в архив документы нужно подготовить.
6. Соблюдение сроков и условий хранения обязательно – нарушителя могут привлечь к административной ответственности.
7. Если документация уничтожена пожаром или утеряна, ее нужно стараться восстановить.

Остались вопросы? Позвоните нам!

Подробная консультация эксперта — БЕСПЛАТНО