Документооборот

Где посмотреть электронную трудовую книжку и что делать с бумажной трудовой после перехода на электронный формат

Перейти на электронную трудовую можно, но вернуться обратно на бумажную уже не получится, так как это не предусмотрено ФЗ. Более того, если сотрудник начал работать по ТД после 01.01.2022 года, потребности в оформлении бумажной трудовой книжки не возникает. Рассказываем нюансы приема работников в 2023 году.

Как теперь принимать сотрудников?

При приеме кадра с нулевым трудовым стажем, работодатель издает приказ о по общим правилам и подает в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД с соответствующим кодом.

Если сотрудник не отказался от БТК на прошлом месте трудоустройства, и подал новому работодателю традиционную трудовую книжку, нужно продолжать вести ее по стандартным правилам:

  • Принять бумажный вариант
  • Внести запись о приеме на должность
  • Заполнять документ, как обычно
  • Хранить в фирме

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Но имейте в виду: в силу п.5 ст.2 ФЗ №439 от 16.12.2019 года, сотрудник вправе отказаться от бумажного документа в пользу ЭТК, когда посчитает нужным. Для этого ему достаточно написать соответствующее заявление. В таком случае работодатель делает последнюю запись в БТК и возвращает ее кадру. Далее все записи проставляются в электронной форме.

Важно!

Работодатель не может отказаться от ЭТК в пользу БТК, так как это прямое требование законодателя (см. ст.66.1 ТК РФ).

Что делать, если сотрудник перешел на ЭТК на предыдущем месте работы?

В таком случае новому работодателю следует запросить у вновь прибывшего работника бумажную трудовую. В документе должна содержаться закрывающая запись: если соответствующая пометка присутствует, дополнительно ничего писать не нужно. БТК можно вернуть владельцу.

Также работодателю потребуется второй документ — СТД-Р, который можно запросить на предыдущем месте трудоустройства, либо отчет СТД-ПФР, который выдается в ПФР.

Важно!

Иногда сотрудники утверждают, что у них нет такой документации. Чтобы избежать штрафных санкций, стоит получить соответствующее заявление от сотрудника.

Форма заявки будет зависеть от конкретной ситуации. Например, если специалист потерял документ или испортил, то он вправе восстановить его или завести новую трудовую. Во втором случае нужно запросить заявление о причинах утраты документа, которое также должно содержать просьбу о заведении новой ТК.

Работодатель обязан предупредить, что он не сможет восстановить прежние записи. В новый документ можно только внести сведения, связанные с текущим трудоустройством. Иными полномочиями фирма не обладает.

Где посмотреть электронную трудовую книжку и что делать с бумажной трудовой после перехода на электронный формат Где посмотреть электронную трудовую книжку и что делать с бумажной трудовой после перехода на электронный формат

Если же сотрудник планирует восстановить БТК со всеми записями, то ему следует обратиться к предыдущему работодателю. Дубликат ему обязаны предоставить в силу п.31 Правил из ПП РФ №225 от 16.04.2003 года. Данные должны передать в течение 15 суток с момента письменного обращения. Новому работодателю следует внести запись в полученный дубликат.

Если сотрудник отказывается что-либо делать, нужно получить от него заявление с указанием причин непредоставления БТК. Только так можно защитить фирму от претензий со стороны проверяющих органов и возможных штрафных санкций.

В будущем может выясниться, что БТК находится в другой организации, и там человека планируют уволить за прогулы. В таком случае текущий трудовой договор будет признан недействительным, ведь принимать работника на основное место при наличии текущего трудоустройства по закону нельзя (только по совместительству).

Важно!

Проверяющие могут признать нарушением норм ТК РФ прием работника без СТД-Р (СТД-ПФР) или традиционной трудовой. За такие нарушения владельца бизнеса ждет штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей на основании ч.1 ст.5.27. КоАП. Руководитель как должностное лицо получит предупреждение, либо штраф от 1 000 до 5 000 рублей. В общем, приятного мало.

Совместители, в свою очередь, при трудоустройстве вправе не предъявлять ЭТК или БТК. Ведь трудовую ведет их основной работодатель: это его зона ответственности.

Но в любом случае с таких кадров стоит взять заявление о причинах непредоставления ТК, В заявлении должна быть указана должность по основному месту трудоустройства, а также оговорка об отсутствии ограничений для совмещения должностей.

Имейте в виду: если у основного работодателя сотрудник работает во вредных и(или) опасных условиях, совместительство недопустимо в силу ч.5 ст.282 ТК РФ.

За что могут оштрафовать работодателя?

Инспекторы штрафуют даже за минимальные ошибки и неточности при ведении БТК. Чтобы избежать возможных проблем, учитывайте следующие моменты:

  • Не нужно отражать в БТК данные по ГПД. В силу ч.8 ст.11 ТК РФ деятельность по соглашениям подряда не регламентируется
  • Не нужно указывать информацию о дисциплинарных проступках. Зато можно указать данные о наградах. Исключение составляет увольнение на основании п.5, 6 ч.1 ст.81 ТК РФ: такие сведения прописывают
  • Информацию о любых взысканиях можно указать в личной карточке кадра (раздел 10)
  • Не нужно указывать подробные причины исключения из штата в графе 4 (невыполнение трудовой функции, нарушение трудовой дисциплины и т. п.). Достаточно оставить ссылку на приказ или распоряжение о расторжении ТД
  • В случае смены фирменного наименования организации, необходимо указать это в трудовой в графе 3 «Сведений о работе». В графе 4, в свою очередь, указываются данные соответствующего приказа

Где посмотреть электронную трудовую книжку и что делать с бумажной трудовой после перехода на электронный формат Где посмотреть электронную трудовую книжку и что делать с бумажной трудовой после перехода на электронный формат

Запомните: если меняется название работодателя, то порядковый номер такой записи присваивать не нужно, так как изменения никак не связаны с условиями труда сотрудника.

Не забывайте уведомлять работников об их праве перехода с БТК на ЭТК, ведь по задумке законодателя в скором времени планируется полный отказ от бумажных аналогов.

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже в будущем будут фиксироваться на ИЛС физических лиц.

Но бумажная трудовая может пригодиться работникам для подтверждения своего стажа и для предоставления исчерпывающих сведений о своей деятельности. Поэтому не стоит избавляться от этого документа.

Материалы по теме

06.06.2023

Ошибки при заключении трудового договора

Посмотреть свою электронную трудовую книжку | Центр российского образования

Такого документа, как электронная трудовая книжка не существует. Данный термин был введён для того, чтобы гражданам было легче перейти на электронный документооборот, свидетельствующий об их трудовом стаже. То, что сейчас именуется электронная трудовая книжка, правильно называть сведения о трудовой деятельности.

Но, так как все привыкли к первому термину, в этой статье мы будем использовать именно его.

Сведения о трудовой деятельности содержат данные о том, где, в какой период и в какой должности работал человек. Эти данные используются для доказательства своего стажа при оформлении пенсии или устройстве на другую работу.

Так как понятия электронная трудовая книжка не существует, не существует и её номера. Поэтому найти номер этого документа нельзя. Но увидеть сведения о своей трудовой деятельности, проверить их правильность или использовать в своих целях, доступно каждому гражданину. И для этого есть несколько способов.

Какие данные можно узнать, если посмотреть электронную трудовую книжку

Если посмотреть электронную трудовую книжку, в документе можно найти всю информацию о трудовой деятельности. Трудовая в электронном виде содержит те же сведения о работнике, что и в классический бумажный вариант:

  • данные о работнике;
  • даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
  • место работы;
  • название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • вид поручаемой работы;
  • дата, номер и вид документа;
  • причины прекращения трудовой деятельности.

Информация о предыдущем трудовом стаже хранится в бумажной трудовой книжке. Её можно посмотреть, если получить трудовую на руки после перехода на ЭТК.

Где можно посмотреть записи из ЭТК

Чтобы посмотреть данные, которые хранятся в электронной трудовой книжке, нужно заказать выписку из трудовой. Сделать можно четырьмя способами:

  • в режиме онлайн через портал Госуслуг;
  • в отделении МФЦ;
  • через работодателя;
  • с помощью запроса в ПФР.

В МФЦ выдают выписку только в бумажном виде. На Госуслугах, у работодателя и в ПФР можно получить как бумажную, так и электронную выписку.

Работодатель может предоставить сведения из электронной трудовой книжки своего сотруднику только о текущем месте работы. Проверить данные о работе в других организациях таким способом нельзя.

Как получить сведения

Работодатель может предоставить сведения о трудовой деятельности по текущему месту работы. Однако, работодатель не обязан предоставлять эти данные, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки.

Для того чтобы посмотреть информацию из ЭТК, работник должен подать письменное заявление, в котором будет указан формат предоставления данных: бумажный или электронный.

Важно: работник может получить данные от работодателя в электронном формате, только при наличии КЭП — квалифицированной электронной подписи. Информацию работодатель предоставит в течение 3-х рабочих дней в формате СТД-Р — сведения о трудовой деятельности.

Работник может получить информацию из электронной трудовой книжки в отделении МФЦ. Для этого ему необходимо иметь при себе паспорт и заполнить заявление, которое выдаст сотрудник многофункционального центра. В этом случае ответ от ПФР поступает сразу.

Получить сведения о трудовой деятельности можно в цифровом и бумажном виде. Быстрее всего получить услугу на сайте ПФР или «Госуслугах», однако выписку также выдают в отделениях МФЦ и ПФР и на месте работы.

Читайте также:  Правила поездки в Турцию в 2023 году: актуальная информация

Что это такое

Электронная трудовая книжка – это официальная информация о трудовой деятельности работника с 2020 года, которая хранится в электронном виде в ПФР. (согласно ст. 66.1 Трудового кодекса).

Благодаря электронной трудовой книжке у работника всегда будет доступ к сведениям о страховом стаже, об информации, переданной в ПФР работодателем. Также облегчается подтверждение стажа при кредитовании, а пенсию можно будет оформить дистанционно.

До конца 2019 года работники должны были решить: перейти ли на электронный формат трудовой или сохранить привычную бумажную версию.

Посмотреть свою электронную трудовую книжку можно любым способом:

  • с использованием портала Госуслуги;
  • через ПФР;
  • в МФЦ;
  • у работодателя.

Первые два способа формирования выписки (через госуслуги и сайт ПФР) – самые быстрые и удобные, у других – есть нюансы.

Выписка из электронной трудовой книжки отличается от запроса из индивидуального лицевого счета. В выписке из ИЛС можно увидеть, в каком размере работодатель перечислял взносы в ПФР за работника. Тогда как в электронную трудовую финансовая информация не поступает и в ней аккумулируются только данные о трудовом стаже.

Через ПФР

Для запроса выписки через личный кабинет в ПФР необходимо:

Где посмотреть электронную трудовую книжку и что делать с бумажной трудовой после перехода на электронный формат

  1. Авторизоваться в сервисе с использованием портала госуслуги (проходить отдельную регистрацию на портале не нужно).
  2. Перейти на страницу получения выписки «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов ПФР».
  3. Указать действующий электронный адрес и нажать кнопку «Запросить».
  4. В течение нескольких минут выписка поступит на почту в формате pdf. Тем, кто предпочитает бумажную версию трудовой книжки стоит обратиться в отделение ПФР с паспортом лично.

Через МФЦ

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в МФЦ, который сотрудничает с Пенсионным фондом. Для этого нужно пройти следующие этапы:

  1. Записаться на прием в МФЦ на удобное время.
  2. Предъявить специалисту МФЦ паспорт и заявление (из приложения к регламенту оказания услуги по Постановлению ПФР от 2020 года №46па). Если заявление передает представитель, у него запросят нотариально заверенную доверенность на представление интересов.
  3. Забрать выписку в бумажном формате в назначенный день или сражу же при обращении.

Что делать, если в электронной трудовой оказалась недостоверная информация

Обнаруженная недостоверная информация в электронной трудовой книжке может быть вызвана несколькими причинами:

  1. Работодатель передал ошибочные сведения в ПФР или при внесении информации произошел технический сбой. Работник может обратиться в фонд для корректировки ошибочных сведений.
  2. В трудовую книжку еще не поступила информация от работодателя, поэтому она неполная или пустая. В это случае не стоит предпринимать никаких действий – стоит просто повторно запросить выписку через месяц. Сведения в ПФР передаются работодателем ежемесячно до 15 числа.
  3. В трудовой книжке есть сведения только о работе после 2020 года.

При первоначальной задумке работодатели полагали, что в электронную трудовую книжку включат данные о работе с 2020 года и на более ранние периоды ее действие распространяться не будет.

Но затем законодатели разрешили гражданам передавать информацию о стаже до 2020 года в электронный формат, чтобы все необходимые сведения хранились в одном месте (на основании ФЗ-30 от 24.02.2021 «О внесении изменений…»). Для этого им следует обратиться в Пенсионный фонд с заявлением и бумажной трудовой книжкой.

Но даже после отцифровки сведений о трудовом стаже до 2020 года бумажную трудовую стоит сохранить.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после получения электронной

Когда работник перешел на электронный формат, ему на руки выдадут бумажный формат. Бумажную трудовую книжку после ее передачи работодателем следует сохранить. Поясним почему.

Почему нужно хранить бумажную трудовую книжку

Бумажная трудовая книжка после получения ее работником сохранит юридическую силу и сможет использоваться при необходимости наравне с цифровой.

Многие работники ошибочно полагают, что после того, как они перешли на электронную трудовую книжку, бумажная им больше не нужна. Они не учитывают, что в электронный формат не попадает информация о стаже до 2020 года. Вполне вероятно, что при обращении за пенсией трудовой стаж до конца 2019 года работнику придется подтверждать бумажной трудовой.

Есть еще несколько аргументов в пользу того, чтобы сохранить электронную трудовую книжку: она поможет официально подтвердить опыт работы для потенциального работодателя или при трудоустройстве на госслужбу.

К тому же, всегда сохраняются риски, что информация из электронной трудовой книжки будет утрачена. Хотя Пенсионный фонд заверяет, что его база исключительно надежная, на 100% гарантировать сохранность сведений не может никто. В бумажной трудовой книжке все сведения точно не потеряются.

Что это такое?

О введении в оборот подобного сервиса шли разговоры несколько последних лет. И по итогу возможность пользоваться таким сервисом открылась с начала 2020 года.

Электронная книжка предлагает бесплатный просмотр сведений о своей деятельности и стаже, подвижках по должности в любой момент времени.

Такие сведения отсылает в ПФР работодатель по заявлению работника. Значит пользование услугой пока имеет добровольный характер. Заведение электронной книжки не означает обязательного отказа от обычной.

Пользоваться последней разрешается в привычном режиме. А отказавшись от бумажной трудовой, человек получить ее на руки. Даже после этого она будет служить официальным документом об опыте и стаже человека.

Преимущества

Список преимуществ широкий. И пока что их разрешается оценить, имея одновременно с ЭТК и бумажный экземпляр книжки. Если человеку просто интересно уточнить информацию по датам трудоустройства, точного наименования должности, своего структурного подразделения и т.д., разрешено обратиться к электронной версии книжки.

Запрашиваемая из электронной книжки выписка может пригодиться для обращения во множество сторонних структур.

Например, при необходимости взять кредит или оформить льготы можно заранее заказать эту выписку в личном кабинете ПФР или Госуслуг, лично у работодателя и при посещении МФЦ.

Другие важные преимущества:

  • возможность дистанционного оформления пенсии без сбора большого числа документов;
  • упрощенное оформление социальных выплат, т.к. госучреждения могут сами запрашивать трудовые сведения у ПФР;
  • возможность трудоустройства на дистанционную работу, отправив потенциальному работодателю выписку из ЭТК для подтверждения опыта;
  • минимизация ошибок благодаря заполнению и отправке работодателями в ПФР унифицированных форм с данными по сотрудникам.

Отмечается и неплохой уровень безопасности для личных сведений граждан.

Процедура перехода

Алгоритм действий следующий:

  1. Работник устраивается на работу и передает работодателю (а скорее его представителю в лице кадрового специалиста) бумажную трудовую книжку.
  2. После заключения трудового договора он пишет заявление, озвучивая свое желание по передаче сведений в ПФР и переходе на ЭТК.
  3. Работодатель передает их в установленные для этого сроки.
  4. Далее разрешается просматривать свою электронную трудовую в кабинете на ПФР.

При переходе на электронную книжку в бумажной проставляется информация об этом и последующие записи сюда не вносятся. Книжка выдается на руки сотруднику.

Если имеется стаж до 1 января 2020, человек может предъявлять для его отражения бумажную книжку, а после этой даты (или же конкретной даты перехода) — уже электронную.

Из ЭТК можно запрашивать выписку или справку формате СТД-Р. Делается это непосредственно у работодателя, в ПФР, через портал Госуслуг или МФЦ. То есть онлайн или лично.

Заявление

Унифицированных бланков не предусмотрено. Написать такое заявление можно в свободном формате.

  • Где посмотреть электронную трудовую книжку и что делать с бумажной трудовой после перехода на электронный формат
  • Образец заявления
  • Рекомендуемые информационные блоки для включения в заявление:
  1. Кому подается документ (должность и ФИО руководителя компании и название последней), а также от кого (должность и ФИО работника) — рекомендуется прописывать эту информацию в правом верхнем углу.
  2. Название заявления «О ведении / о переходе на электронную трудовую книжку» — посередине листа.
  3. В тексте прописывается конкретная просьба: о дальнейшем ведении трудовой книжки в электронном формате (при оставлении прежней бумажной версии книжки) или о выборе в пользу окончательного перехода на ЭТК с возвратом книжки на руки работнику.
  4. Подпись работника и дата написания заявления.
Читайте также:  Материнский капитал для покупки доли в квартире: условия использования

Документ отдается специалисту, занимающемуся на предприятии кадровым учетом.

Популярные вопросы

Вопросов по новому формату ведения книжек с рабочей деятельностью граждан очень много. Дальше приведены ответы на наиболее частые из таковых.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?

Пока что это достаточно спорный вопрос. Электронные книжки начали вести с января 2020 года. Если имеется стаж до этого момента, то отказываться от трудовой книжки не совсем резонно.

Скорее это актуально для людей с малым стажем. Но и в этом случае следует хорошо подумать на счет отказа от письменной версии трудовой книжки. После отказа вернуть прежний распорядок уже не получится.

Придется остаться только с электронной трудовой.

Возможность одновременного ведения двух видов книжек имеется.

По заявлению работника работодатель просто вынужден заниматься отправкой отчетов для формирования ЭТК. Заполненная бумажная книжка по-прежнему будет храниться в сейфе у кадровика (условно).

Есть ли отличия в выписке состояния лицевого счета между бумажной и электронной версией?

Таких расхождений быть не должно. Электронная версия при наличии бумажной полностью повторяет последнюю. Именно на основании сведений с лицевого счета электронной трудовой книжки можно будет в дальнейшем оформлять пенсию на сайте ПФР. Если и случаются какие-то задержки в отражении актуальных данных, то они краткосрочны.

При желании получить в электронном виде сведения о состоянии своего лицевого счета, лучше обращаться за другой услугой. Она представлена на сайте Госуслуг. Это запрос извещения о состоянии ЛС в ПФР.

Какую книжку предъявлять при трудоустройстве?

Этот вопрос на момент прохождения собеседований можно обсудить с потенциальным работодателем. Но по факту при наличии текущего трудоустройства очень удобно предъявить на собеседовании официальную выписку. Желание уйти с прежнего места работы останется в тайне от руководства (на тот случай, если не получится найти новое место).

На момент трудоустройства человек предъявляет имеющийся у него формат книжки.

Если нет бумажной, значит новый работодатель будет ориентироваться на выписку и отправлять в последующем в ПФ сведения о новом трудоустройстве (и изменении сведений) по человеку.

Правила перехода на электронные трудовые книжки

Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые.

Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2023 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о  стаже в государственных базах данных.

При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.

Где посмотреть электронную трудовую книжку и что делать с бумажной трудовой после перехода на электронный формат

Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ.

Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ.

Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд объединят с Фондом социального страхования, и его функции перейдут к новой структуре — Фонду пенсионного и социального страхования РФ. Несмотря на такие организационные изменения, трудовая книжка в электронном виде сохранится, у работодателей останутся те же обязанности, а у работников — права.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право.

Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки.

Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.

https://www.youtube.com/watch?v=xFjVFsIfuKo\u0026pp=ygXRAdCT0LTQtSDQv9C-0YHQvNC-0YLRgNC10YLRjCDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3Rg9GOINGC0YDRg9C00L7QstGD0Y4g0LrQvdC40LbQutGDINC4INGH0YLQviDQtNC10LvQsNGC0Ywg0YEg0LHRg9C80LDQttC90L7QuSDRgtGA0YPQtNC-0LLQvtC5INC_0L7RgdC70LUg0L_QtdGA0LXRhdC-0LTQsCDQvdCwINGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdGL0Lkg0YTQvtGA0LzQsNGC

Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд.

Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать.

Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2023 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.

Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Какие данные включают в ЭТК

Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде

Где посмотреть электронную трудовую книжку? Актуальный вопрос работающих граждан, решивших идти в ногу со временем и перейти на цифровой формат документа, подтверждающего трудовой стаж. Из статьи вы узнаете, как проверить электронную трудовую книжку легко и в максимально короткие сроки.

Также наши эксперты рассказали о том, как вести электронную трудовую в 2023 году на курсе «Клерка»

Посмотреть бесплатный урок

Как посмотреть электронную трудовую книжку

Несмотря на то что электронные книжки хранятся в ПФР, работники не лишены возможности ознакомиться с их содержанием. Законом предусмотрено несколько способов, как работнику посмотреть электронную трудовую книжку:

  • направить запрос в ПФР;
  • запросить через МФЦ;
  • обратиться к своему работодателю;
  • запросить через портал «Госуслуги».

Ответом на запрос будет выписка из ЭТК. Она может быть в электронном или бумажном формате. Бумажные варианты предоставляют ПФР, МФЦ и работодатель. Электронная выписка доступна на сайте ПФР, портале «Госуслуги» и у работодателя.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде заверяются ЭЦП и являются официальным документом, т. е. имеют такую же юридическую силу, что и бумажная выписка с печатью и подписью должностного лица.

Получение выписки у работодателя имеет нюансы. Он может предоставить сведения о трудовой деятельности только на своем предприятии, данные других работодателей ему не доступны. Получить полную информацию о трудовом стаже на всех местах работы можно только в ПФР, МФЦ и на Госуслугах.

Напомним, что ЭТК содержит информацию о стаже с 01.01.2020. Данные за предыдущие годы есть только в старой традиционной книжке, в цифровую форму они не включаются.

Рассмотрим подробнее способы получения электронных документов.

Получение сведений онлайн

Самый простой и быстрый способ ознакомиться с записями в ЭТК — получить электронную выписку на сайте ПФР или портале «Госуслуги». Учетная запись на Госуслугах необходима в обоих случаях.

На сайте ПФР надо зайти в личный кабинет гражданина, авторизовавшись через портал «Госуслуги», и выбрать соответствующий запрос.

Результат будет готов практически сразу. Полученные сведения можно распечатать или сохранить на своем компьютере. Также они сохранятся в личном кабинете, где их можно будет посмотреть в любой момент.

Чтобы посмотреть электронную трудовую книжку на Госуслугах, нужна подтвержденная учетная запись на портале. Найти нужную услугу можно двумя путями:

  • Услуги — Органы власти — ПФР — Выписка из электронной трудовой книжки;
  • Услуги — Категории услуг — Работа и занятость — Трудовое право — Выписка из электронной трудовой книжки.

Ожидание ответа займет не более 5 минут. Где посмотреть электронную трудовую книжку в Госуслугах?

В разделе «Уведомления» надо найти свой запрос сведений о трудовой деятельности и открыть его, внутри будут полученные файлы выписки из ЭТК. Их можно сохранить на компьютере или отправить по электронной почте.

Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде у работодателя

Если вас интересуют записи только по текущему месту работы и в полной выписке из ЭТК нет необходимости, можно запросить сведения у работодателя. Для этого надо подать письменное заявление, в котором указывается требуемый формат выписки (электронный или бумажный).

Но следует иметь в виду, что ЭТК в электронном виде работодатель выдаст только при наличии у него усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При ее отсутствии выдается бумажный вариант.

Внимание! Если вы не отказались от бумажной книжки, выдавать сведения из ЭТК работодатель не обязан (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

В течение трех рабочих дней вам выдадут форму СТД-Р с информацией о вашей трудовой деятельности в организации (ст. 66.1 ТК РФ).

При увольнении форма СТД-Р выдается в обязательном порядке всем сотрудникам, перешедшим на ЭТК. Запрос работника в этом случае не требуется. Если впоследствии вы потеряете документ, в повторной выдаче вам могут отказать. Предоставлять сведения из ЭТК уволенным сотрудникам работодатель не обязан.

В такой ситуации лучше обратиться в ПФР, на Госуслуги или в МФЦ и получить полную выписку.

Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах

Для тех, кто не зарегистрирован на Госуслугах или по техническим причинам не может получить выписку онлайн, рассказываем, где можно посмотреть электронную трудовую книжку в этом случае.

Можно получить бумажную выписку из ЭТК в ПФР или МФЦ. Для этого придется посетить ближайшее отделение ПФР или МФЦ, обращаться по месту регистрации не нужно. Порядок выдачи сведений из ЭТК утвержден постановлением Правления ПФР от 21.01.2020 № 46па.

Читайте также:  Когда смогут заблокировать банковскую карту без суда

Запрос можно подать лично или через законного представителя. Для этого понадобится паспорт и заявление, бланк которого можно скачать по ссылке в начале статьи. Если запрос подает представитель, дополнительно потребуются его паспорт и документ, подтверждающий его полномочия. ПФР выдаст ответ сразу. Забрать выписку из МФЦ можно через несколько дней.

***

Итак, если возник вопрос, где посмотреть трудовую книжку в электронном виде, зайдите на сайт ПФР или портал «Госуслуги». Это самый простой и быстрый способ ознакомиться с записями в ЭТК.

Сведения о трудовой деятельности у текущего работодателя можно запросить у него. Электронную версию сведений вам выдадут только при наличии УКЭП. Если такой подписи у работодателя нет, он оформит бумажную выписку.

При отсутствии возможности запросить сведения из ЭТК онлайн следует обратиться в любое отделение ПФР или МФЦ.

Как перейти на электронную трудовую книжку — Контур.Бухгалтерия

С начала 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) своих сотрудников. Большинство работников решило сохранить еще и бумажные трудовые, для них работодатель ведет обе книжки. Что делать, если сотрудник решил отказаться от бумажного документа и полностью перейти на «цифру»? Расскажем в статье.

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.

Попробовать бесплатно

Электронная трудовая — на самом деле вовсе не книжка. Это сведения о трудовом стаже и местах работы гражданина, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России. В этом реестре есть данные обо всех кадровых событиях в карьере гражданина: поступлении на работу, смене должности, увольнении, новом приеме на работу и т.д. 

Раньше такие сведения записывали только в бумажную трудовую книжку, но с 2020 года контролирующие органы обязали работодателей отправлять информацию по кадровым мероприятиям в Пенсионный фонд (а теперь — в Социальный фонд) с помощью специального отчета в короткие сроки. Перевод данных о работе граждан в электронный вид регламентируется ст. 66.1 ТК РФ.

Предполагается, что со временем бумажные книжки выйдут из употребления, останутся только электронные с их преимуществами:

  • нельзя потерять или испортить — прежде в таких случаях приходилось с большим трудом восстанавливать сведения о стаже;
  • граждане могут легко просматривать записи в книжке в личном кабинете гражданина на сайте СФР или на Госуслугах;
  • нет возможности для злоупотреблений и внесения записей задним числом;
  • не нужно тратиться на бумажные документы и хранить их.

У нового порядка пока только один минус: работодателю приходится не только сдавать новые отчеты по кадровым мероприятиям, но и делать записи в бумажные книжки сотрудников.

Работодатель регулярно отправляет сведения в СФР и таким образом «ведет» ЭТК. А работник не должен переходить исключительно на цифровой вариант трудовой, но может сделать это добровольно: в любое время написать заявление о переходе на ЭТК, тогда отдел кадров в течение трех дней оформит этот переход и выдаст ему на руки бумажный документ с последней записью. 

Новым сотрудникам, которые прежде не работали и бумажных книжек не имеют, их заводить и не нужно с 2021 года. А вот многим «старичкам» бухгалтерия вынуждена заполнять страницы трудовой и одновременно отправлять отчеты о кадровых событиях.

Если в записях обнаружена ошибка или сотрудница сменила фамилию, это придется исправлять на бумаге и отправлять корректирующий отчет в фонд.

Так увеличивается нагрузка на бухгалтера или кадровика, но изменений пока не предвидится: власти не выступали с инициативой о полной отмене бумажных трудовых.

Сдавайте РСВ и другие отчеты, ведите учет, платите налоги и зарплату в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам рассчитает суммы и заполнит формы.

Попробовать бесплатно

Записи в бумажной и электронной книжке должны быть одинаковыми. Работник может сверить их, для этого нужно заглянуть в личный кабинет гражданина на сайте СФР. А еще электронную книжку можно «распечатать» — запросить выписку из нее:

  • работодатель делает выписку по форме СТД-Р;
  • Социальный фонд выдает выписку при личном обращении, при визите в МФЦ, но проще всего получить сведения через Госуслуги в разделе «Работа и занятость» → «Трудовое право» → «Выписка из ЭТК». 

Если гражданин сверил данные и увидел, что в электронной книжке не хватает записей или они неверные, неполные, устаревшие, он может отправить в СФР заявление о переносе записей из бумажной книжки. Сотрудники фонда перенесут сведения на лицевой счет гражданина, а если возникнут вопросы — свяжутся с его текущим или предыдущими работодателями.

Если гражданин до 2021 года не отказался от бумажной трудовой книжки, это не значит, что он не может сделать этого позже. В любое время он вправе написать заявление о переходе на электронную форму документа. Расскажем, как провести эту процедуру в компании.

Шаг 1. Примите заявление у работника

Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации от имени сотрудника. Важно указать дату, с которой ведение бумажной трудовой прекращается. 

Директору ООО «Телец и лев»
Свиридову Г.К.
от системного администратора

Андреева В.С.

заявление

Прошу фиксировать сведения о моей трудовой деятельности только в электронной форме и прекратить ведение моей бумажной трудовой книжки с 1.06.2023.

Дата _________________
Подпись ______________ 

Шаг 2. Сверьте бумажную и электронную трудовые

Проверьте, совпадают ли сведения из бумажной книжки и цифрового реестра: в СФР должны попасть корректные сведения. Это касается только периода работы гражданина в вашей организации. Сверка остальных данных — дело самого гражданина и Социального фонда. 

Шаг 3. Сдайте отчет ЕФС-1 в Социальный фонд

После приема заявления от сотрудника бухгалтер или кадровик создает отчет ЕФС-1 по этому кадровому мероприятию. Сдать отчет нужно не позднее 25 числа после того месяца, когда сотрудник подал заявление. Скажем, если бухгалтер принял заявление 16 мая 2023, то ЕФС-1 по этому событию он отправит не позднее 25 июня 2023.

Нужно заполнить только два блока в отчете: с данными о работодателе и с персональными данными сотрудника. Ставят дату подачи заявления о переходе на электронную книжку, в последнем блоке руководитель ставит подпись и дату отправки ЕФС-1.

Шаг 4. Внесите изменения в кадровые документы

В бумажную книжку сотрудника, который отказался от ее ведения, делают запись по инструкции Минтруда (письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150). Проставьте порядковый номер записи, число, месяц и год. В третьей графе сделайте запись:

Эту запись заверяют руководитель отдела кадров или бухгалтер, если он занимается кадровыми документами, а еще подпись ставит сам сотрудник.

В графе о документе-основании сошлитесь на заявление сотрудника с указанием даты. Выпускать приказ по этому поводу и ссылаться на него не нужно.

Если в компании ведется книга учета движения трудовых книжек, внесите в нее аналогичную запись: «Выдана на руки по письменному заявлению Андреева Валентина Сергеевича о предоставлении ему работодателем сведений…».

Шаг 5. Выдайте сотруднику бумажную трудовую 

В течение трех рабочих дней после получения заявления отдайте сотруднику бумажную книжку с последней записью, которую он и заверит.

На всякий случай напомните работнику, что после отказа от бумажного документа вернуться к нему нельзя. Запись о переходе на электронный документ в книжке — лимитирующая. Если на новом рабочем месте бухгалтер увидит такую запись, он поймет, что по этому сотруднику нужно только сдавать сведения о кадровых мероприятиях для цифрового реестра СФР.

Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Сведения о кадровых мероприятиях по любому сотруднику нужно отправлять в реестр СФР с помощью отчетов ЕФС-1. Это и будет ведением электронной трудовой книжки.

Надо ли вести бумажную трудовую книжку сотрудника, можно узнать только у него. Если работник не принес бумажную книжку или не помнит, подавал ли он заявление на отказ от бумажного документа, ничего сделать нельзя: работодатель не может подать запрос в СФР и узнать о трудовом стаже гражданина. Такие сведения может получить только сам сотрудник или его законный представитель.

При найме работодатель может запросить у сотрудника выписку о трудовой деятельности. Такую выписку ему дают при увольнении на прежнем месте работы, а еще гражданин может сам запросить ее в СФР или через Госуслуги.

Объясните, что данные о страховом стаже влияют на размер больничных и в интересах сотрудника подтвердить свой стаж. Расскажите новому работнику, как получить такие сведения в фонде, через МФЦ или на Госуслугах.

Если сотрудник принес выписку с данными о трудовой деятельности, она приравнивается к бумажной трудовой книжке и входит в минимальный пакет документов для заключения трудового договора. Чтобы наверняка удостовериться в подлинности сведений о страховом стаже, подойдет выписка от СФР с цифровой печатью, которая при выводе на печать остается на документе в виде штампа.

Если же новый сотрудник приносит трудовую книжку с последней записью об увольнении, значит он не отказывался от бумажного документа в пользу электронного, и трудовую книжку надо продолжать вести на бумаге в обычном порядке.

Хотя бумажные трудовые планируют отменить в будущем, для них разработали новые бланки, которые действуют с 2023 до 2027 года (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, Приказ Минфина от 11.04.2022 № 55н). Старые трудовые ведите в прежнем виде, но если в книжку понадобится вкладыш или придется восстанавливать испорченный документ, используйте новые бланки.

Теперь книжка получит большую степень защиты «В», ее нельзя будет подделать: в производстве новых бланков будут применять особую бумагу и краски, применять графические элементы по техтребованиям Минфина. А еще саму форму немного изменили:

  • на титульнике отметили, что отчество указывают только при наличии;
  • печать работодателя-ИП ставят, если она есть;
  • для сведений о работе в новой книжке 14 разворотов, а для сведений о наградах — 7 (в старых книжках по 10 разворотов для каждого раздела);
  • в третьей графе, куда вписывают кадровое мероприятие, теперь нужно указывать не только статью и пункт закона, но и часть (например, при увольнении).

Итак, впервые поступающим на работу сотрудникам бумажные книжки заводить не надо, при замене книжки или нехватке страниц используйте новые бланки, а если сотрудник решил отказаться от бумажного документа, следуйте нашему алгоритму по оформлению процедуры.

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.

Попробовать бесплатно