Стабильно развивающейся организации постоянно требуется новый персонал. При составлении штатного расписания не всегда есть возможность точно запланировать то количество сотрудников, которое необходимо для удовлетворения производственных нужд предприятия. Например, при открытии новой торговой точки увеличивается объем работы бухгалтерии, отдела закупок и продаж.

Если такая ситуация действительно возникла, то руководитель подразделения должен доложить о проблеме вышестоящему руководству, составив служебную записку о необходимости приема на работу нового сотрудника.

Документальная форма в 2022 году

Предлагаем вам образец заполнения служебки, а также пустой бланк, который вы можете прямо сейчас скачать и оформить в соответствии с вашей ситуацией:

Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.

Продолжим…

Правовая сторона

В законодательстве нет четкого указания на то, каким документом оформляется обращение к руководителю с просьбой внести новую штатную должность в конкретное подразделение компании. Многие организации пользуются служебной запиской. Однако есть возможность разработать форму документа самостоятельно и закрепить ее в учетной политике.

Служебная записка составляется в форме обращения, и составляется она по одной из причин:

• введение новой штатной единицы в связи с увеличением объема работы;
• привлечение высокопрофессионального специалиста;
• введение в штат новой должности, в которой появилась необходимость в связи с открытием подразделения, началом выпуска новой продукции, изменением законодательства и прочим причинам.

Например, если организация начинает производить продукцию, которая требует обязательной сертификации, то в штат следует ввести новую должность по оформлению необходимой документации.

Кто и когда составляет

Служебная записка чаще всего составляется руководителем подразделения, где возникла необходимость в расширении штата. Также она может быть написана сотрудником, объем работы которого существенно увеличился.

В зависимости от того, кто является составителем и масштабов компании служебная записка может быть передана:

• непосредственному начальнику;
• руководителю компании.

При положительном решении директора (генерального директора) издается приказ, на основании которого кадровик вносит изменения в штатное расписание.

Правила составления

Служебная записка, являясь первичным документом, должна содержать необходимые реквизиты:

• название документа и организации;
• дату, когда составлена;
• суть обращения;
• информацию о составителе и получателе;
• подпись.

Об этом сказано в ст. 9 402-ФЗ.

Срок хранения служебной записки о приеме на работу нового сотрудника определяет сама организация и отражает это в учетной политике.

                         ТРУДко, ИНФО

Обоснование для введения штатной единицы: образец

Как подготовить обоснование ввода новой штатной единицы? Понятно, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах организации.

Общую информацию о «штатке» знает каждый, а как должна быть оформлена служебная записка начальника структурного подразделения, содержащая в себе обоснование для введения штатной единицы? Образец служебки, подготовленный нашими специалистами, – в статье.

«Штатка» – нужный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужна ли фирме «штатка», или можно обойтись без нее.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Как сформулировать обоснование введения новой должности в штатное расписание?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Поэтому обоснования для введения новой штатной единицы (служебная записка) – весьма актуальный для кадровых специалистов документ.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет включить в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п.

Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Оформляем инициативу

Введение штатной единицы в штатное расписание – это прерогатива руководителя организации. Именно генеральный директор принимает решение о целесообразности приема в компанию нового сотрудника, подписывая соответствующий приказ.

Однако приказ об увеличении «штатки» является завершающим этапом в процедуре увеличения штата. Обоснование новой штатной единицы – это первый шаг на пути к увеличению штатной численности. Понятно, что соответствующую служебку составляет начальник структурного подразделения, который планирует расширение своего подразделения.

Добавим, что помимо служебной записки он должен представить на рассмотрение руководителя проект должностной инструкции для вновь вводимой должности и обновленную структуру своего подразделения.

Специально для читателей нашими специалистами подготовлена обоснование введения штатной единицы. Пример документа поможет сэкономить время на разработку собственного бланка.

Как правильно произвести изменение штатного расписания в связи с оптимизацией работы организации?

• Штатное расписание отражает преобразование структуры предприятия, состава должностей, режимы работы сотрудников, порядок формирования и размеры оплат.
• Изменения, происходящие в действующей организации, должны быть отражены в основном документе для определения численности.
• Из нашей статьи вы узнаете, в какие документы нужно вносить изменения и обязательно ли указывать причины.

Скрыть содержание

В какие документы нужно вносить преобразования?

Внесение изменений в штатное расписание происходит в связи с необходимостью отражения в документе планируемых перестановок, реорганизаций и прочих рабочих процессов. Изменения на основании, какого либо обстоятельства или события вносятся обязательно документально.

Основанием для внесения корректив в штатное расписание является приказ. Именно этот документ доводит до сотрудников решения, принятые руководителем.

Принятое руководителем решение о внесении поправок в организационную структуру или финансовое планирование с целью улучшения деятельности предприятия может быть результатом продолжительной работы всего коллектива.

В этом случае первоначальная постановка вопроса, по которому было принято решение, может быть сделана любым сотрудником компании.

Обращение с предложениями или информирование о состоянии дел оформляются следующими документами:

• Служебная записка.
• Письмо.
• Уведомление.
• Пояснительная записка.
• Финансово-экономическое обоснование.

Когда нужно указывать причины и обязательно ли это?

Утвержденной обязательной формы приказа нет, но есть требования к составу реквизитов. Заголовок приказа коротко передает суть распоряжения и соответствует содержанию распоряжений. Для делопроизводителей и участников документооборота предприятия этот реквизит помогает быстро найти документы по теме.

Пример: «О создании комиссии..», «О награждении участников…», «Об итогах ..».

Текст приказа должен содержать вводную часть, которая является обоснованием причин, побудивших давать указания. Обоснование может содержать расчеты, перечень событий и их оценку, ссылку на ранее принятые документы, требования законодательства.

Пример: «С целью исполнения Распоряжения правительства от 03.08.2014 №665 и обеспечения контроля документооборота».

Подобные приказы носят распорядительный характер и требуют соблюдения процедуры ознакомления с документом исполнителей и заинтересованных должностных лиц. Наличие преамбулы в распорядительном документе позволяет зафиксировать связь событий и сделать понятными цель действий, которые исполнителям распоряжения потребуется выполнить после ознакомления с приказом.

Примеры описания корректировки

Формулировки пояснения причин внесения поправок в ШР зависит от содержания событий, которые повлекли необходимость внесения корректив в штатное расписание.

Примеры обоснований:

• В связи со значительным увеличением объема выполняемых работ сотрудниками производственного подразделения.
• С целью совершенствования организационной структуры.
• В связи со сменой поставщика.
• В связи с изменением технологии производства.
• С целью соблюдения законодательства в вопросах обеспечения безопасности персональных данных.
• В соответствии с требования ст.15 ФЗ-1665 от 15.08.2018.
• В связи с оптимизацией структуры организации.
• С целью расширения перечня предоставляемых услуг.
• В целях повышения мотивации сотрудников.
• В связи с изменением минимального размера оплаты труда.
• В связи с расширением отдела продаж.
• В вязи с недостаточностью финансирования, в качестве мероприятий, направленных на оптимизацию расходов.
• На основании данных экономических расчетов, предоставленных руководителем финансовой службы.
• С целью оптимизации ведения учета отработанного времени и заработной платы.
• В связи увеличением интенсивности труда и продолжительности рабочего времени сотрудников службы доставки.
• В связи с реорганизацией.
• В связи с открытием нового направления деятельности.
• В соответствии с решением, утвержденным протоколом общего собрания учредителей 25.05.2017.
• В связи с необходимостью ежеквартального проведения учений по пожарной безопасности.
• В связи с необходимостью развития розничного направления деятельности компании.
• В связи с изменением условий труда.

Внесение поправки в ШР

Далее расскажем, как правильно внести изменения в ШР.

В должности

Изменение должности влечет за собой необходимость внесения поправок в трудовой договор. Согласие на перевод следует подписать с сотрудником заранее.

Важно. Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя письменно уведомить о планируемых переименованиях должностей.

1. Пример: Специалист отдела рекламы получил второе высшее образование и повысил свою квалификацию, соответственно расширил перечень должностных обязанностей, эти изменения стали основанием для введения новой должности и увеличению оклада.
2. Формулировка обоснования в этом случае: В связи с повышением квалификации и должностных обязанностей сотрудника отдела рекламы.
3. Возможные варианты формулировки причин изменения должности:

1. С целью приведения штатного расписания в соответствие с классификатором должностей.
2. В связи с реорганизацией отдела труда и заработной платы.
3. В связи с расширением перечня обязанностей, согласно нормам (ст.60.2 ТК РФ).
4. В связи с изменением вида деятельности.
5. В связи с расширением сферы обслуживания.
6. В связи с изменением названия отдела по работе с клиентами на «отдел сбыта».
7. С целью приведения в соответствие с ЕТКС наименований должностей в штатном расписании (ст. 195.3 ТК РФ).
8. В соответствии с требованиями профстандартов (ст.195.2 ТКРФ в ред. от 05.02.2018г.).
9. В связи с переименованием профессий накануне переаттестации в соответствии с нормами ст.18 ФЗ №426.
10. С целью мотивации сотрудников путем переименования должности на имеющую большую привлекательность.
11. С целью повышения конкретики о возложенных обязанностях.
12. В связи с образованием нового отдела.

Важно. Для переименования должности, которая не является вакантной, обязательным является письменное обоснование.

Желание повысить мотивацию сотрудников становится причиной изменения порядка формирования заработной платы. Эта процедура может коснуться как одного сотрудника, так и целого отдела.

Пример: Смена водителя-экспедитора составляет 8 часов, но сотрудник отрабатывает больше. Решено оплачивать его работы по часам.

• Обоснование причины внесения изменений в порядок оплаты труда может звучать так: С целью исключения переработок и удобства ведения учета рабочего времени и удобства расчета заработной платы.
• Увеличение оклада может быть связано с возросшими финансовыми возможностями предприятия или с несоответствием уровня заработной платы среднему показателю по региону.
• Варианты формулировки обоснований повышения окладов:

• На основании проведенного мониторинга размеров заработных плат «продавцов-консультантов» в регионе и данными отчета о финансовых результатах.
• С целью материального стимулирования сотрудников отдела по обслуживанию техники.
• В связи с оптимизацией штата.
• В связи с сокращением должностей, связанным с дублированием функциональных обязанностей.

Основанием для уменьшения окладов могут стать:

1. На основании доклада руководителя финансовой службы, в связи со снижением объемов продаж и размера прибыли.
2. В результате финансового кризиса.
3. В связи с реорганизацией компании и сменой руководящего состава.
4. В связи с привлечением к выполнению части задач клиниговой службы на условиях аутсорсинга компании «Уют».

Важно. В соответствии с ТК РФ повышение или сокращение окладов требует информирования сотрудников, чьи интересы затрагивает грядущие перемены, не менее чем за 2 месяца.

Другие поправки

1. Если оплата труда сотрудника зависит от МРОТ, то решение правительства о повышении МРОТ станет причиной реформирования формы Т-3.

2. Сокращение вакантной должности не создаст трудностей с внесением изменений в ШР и изданием приказа, поскольку не создает необходимости предупреждать сотрудников об увольнении за 2 месяца. Вакантная должность выводится из формы Т-3.

3. Введение должности потребует обоснования в виде увеличения объема работ, расширения рынка сбыта, наращивание производственных мощностей.

Заключение

Изменения штатного расписания отражают этапы развитие предприятия, формируя историю предприятия. Правильно оформленные приказы – основания для корректировки штатного расписания, создадут красивую историю, которая будет храниться все время существования организации, пополняясь новыми достижениями.

Образец служебной записки о введении новой штатной единицы. Бланк 2022 года

Любому структурному подразделению по различным причинам может потребоваться дополнительная штатная единица.

Посредством служебной записки о введении новой штатной единицы руководитель подразделения доводит до руководителя организации сведения о необходимости расширения штата.

Файлы в .

DOC:Бланк служебной записки о введении новой штатной единицыОбразец служебной записки о введении новой штатной единицы

Обязательна ли служебная записка

Оргструктура предприятия, ее состав и штатная численность определяются документом, называемым «штатное расписание». Штатное расписание утверждается и вводится в действие руководителем организации. На основании «штатки» рассчитывается фонд оплаты труда работников, планируются расходы на зарплату и надбавки.

Поскольку введение новой штатной единицы потребует дополнительных затрат, оно должно быть обосновано.

Иногда руководитель организации сам может принять решение о том, что какому-то подразделению необходим сотрудник.

Однако если организация крупная, руководитель может в силу известных причин не иметь информации о том, что конкретному подразделению не хватает кадров. В этом случае инициатором введения новой штатной единицы будет руководитель соответствующего подразделения.

Как обосновать необходимость нового сотрудника

Увеличение числа работников в подразделении может потребоваться по следующим причинам:

1. организация расширилась, и на подразделение в целом увеличилась нагрузка. Это может быть как физическое расширение зоны обслуживания (например, возведение нового здания), так и увеличение объема работ (например, увеличение числа машин, которые требуется обслуживать);
2. было произведено избыточное сокращение штата, по итогам которого подразделение перестало справляться с нагрузкой;
3. сократилось или было упразднено другое подразделение, и его обязанности легли на работников подразделения, которому теперь требуется штатная единица и так далее.

Составление служебной записки

Формы служебных записок, в том числе и записки о введении новой штатной единицы, законом не регламентированы. На нашем сайте имеются функциональные бланк и образец записки, которым также можно воспользоваться в работе. В бланк потребуется внести следующие данные:

1. в правом верхнем углу потребуется указать должность и ФИО руководителя организации в дательном падеже и название организации;
2. ниже под ним указываются должность, структурное подразделение и ФИО автора записки;
3. в центре листа или слева пишется название документа «служебная записка», а под ним — заголовок, например, «о введении новой штатной единицы в АХО».
4. в тексте записки указывается на необходимость нового работника и приводится ее обоснование;
5. в заключение ставится подпись автора записки и дата.

• Руководитель, рассмотрев записку, принимает решение об удовлетворении просьбы или об отказе.
• Если результат рассмотрения записки положительный, то издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, а само расписание переутверждается заново.
• После утверждения обновленной «штатки» в подразделении появляется вакансия, на которую можно будет принять нового работника.

Хранение

Служебные записки с резолюцией руководителя прикладываются к приказам о внесении изменений в штатное расписание. Хранятся они вместе с материалами к приказу постоянно.

Частые ошибки при составлении штатного расписания

Скачайте образец приказа штатного расписания и чек-лист для самопроверки. Разберем главные правила

В конце статьи есть шпаргалка

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

• Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
• Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

• в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

• Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

• Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается.

Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

• Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

• Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера.

Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

• Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица.

С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

• Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

Курсы для бухгалтеров и кадровиков

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штраф составит:

• на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
• на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

1. Есть ли в организации штатное расписание.
2. Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.

3. На какой период утверждено штатное расписание.
4. Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
5. Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).

6. Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
7. Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками  (ст.

   22, ст. 132 ТК РФ).

8. Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ

Скачать

Штатное расписание: составляем и изменяем

В силу организационных, производственных, экономических причин в организации могут изменяться условия и размеры оплаты труда, вводиться или исключаться должности, создаваться новые структурные подразделения и т.д.

В этих случаях нанимателю потребуется внести соответствующие коррективы в штатное расписание. Рассмотрим, как правильно это сделать.

Но прежде разберемся, что собой представляет штатное расписание, в какой форме оно составляется и как оформляется.

• О штатном расписании
• Штатное расписание — локальный нормативный правовой акт (далее — ЛНПА) .
• В связи с тем что основой трудовых отношений является трудовой договор, который заключается в соответствии со штатным расписанием, оно является обязательным ЛНПА .

Обратите внимание!
Штатное расписание должно быть у каждого нанимателя, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, использующий наемный труд.

Законодательством форма штатного расписания не закреплена (за исключением некоторых бюджетных организаций). Поэтому в коммерческой организации форму, а также содержание, порядок составления, утверждения штатного расписания и внесения в него изменений и дополнений наниматель определяет самостоятельно.

1. При разработке собственной формы штатного расписания наниматель может брать за основу форму, которая предусмотрена законодательством для тех или иных организаций . В дальнейшем он может совершенствовать ее применительно к своей организации, к примеру:
2. — добавлять новые графы;
3. — исключать те графы, которые ему не нужны;
4. — переименовывать графы.
5. Несмотря на то что штатное расписание не является формализованным документом, в нем принято отображать ряд сведений, в частности:

— организационную структуру нанимателя, т.е. перечень имеющихся в организации структурных подразделений;

• — наименования должностей и профессий.
• Обратите внимание!
  При создании формы штатного расписания наниматель должен опираться на акты законодательства, регулирующие порядок наименования должностей (профессий) работников (ЕКСД, ЕТКС);
• — количество штатных единиц по каждой должности и профессии;
• — размеры тарифных ставок (окладов) для соответствующих штатных единиц;
• — дату введения в действие штатного расписания.

На заметку
Штатное расписание отражает должностной (профессиональный) состав организации. Персональные данные и сведения по работникам, числящимся на соответствующих должностях и работающих по определенным профессиям, в него не вносятся.

1. В зависимости от того, применяется в организации ЕТС или тарифная сетка, разработанная и утвержденная в организации (ТС), либо нет, форма штатного расписания может различаться.
2. Так, в первом случае в форму штатного расписания помимо граф для внесения наименования должностей и профессий, количества штатных единиц, как правило, включают следующую информацию:
3. — размер тарифной ставки первого разряда;
4. — разряд в соответствии с ЕТС, ТС;
5. — тарифный коэффициент, соответствующий этому разряду;
6. — тарифную ставку (оклад), рассчитанную исходя из тарифной ставки первого разряда, действующей в организации, и определенного тарифного коэффициента;
7. — повышения тарифной ставки (оклада) по различным основаниям;
8. — окончательный размер тарифной ставки (оклада).
9. Если в организации ЕТС не применяется, форма штатного расписания, на наш взгляд, в обязательном порядке должна содержать следующие сведения:
10. — наименования должностей и профессий;
11. — количество штатных единиц по ним;
12. — размер тарифной ставки (оклада).

Дополнительно в штатное расписание могут включаться сведения о выплатах, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину и которые выплачиваются ежемесячно. Например, о доплатах за совмещение профессий (должностей).

Указание выплат, имеющих переменный характер (надбавок, премий), также допустимо, но, на наш взгляд, нецелесообразно. Те же премии, являясь вознаграждением по итогам финансово-хозяйственной деятельности, выплачиваются, как правило, с установленной периодичностью в зависимости от выполнения определенных показателей.

Поэтому всякий раз изменение размеров таких выплат потребует внесения корректив в штатное расписание.

На заметку
При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «Примечание» может указываться, на какой период устанавливается совмещение и т.д.

Поскольку штатное расписание является обязательным ЛНПА организации, оно должно быть в наличии на бумажном носителе со всеми необходимыми реквизитами. Допускается одновременно применять штатное расписание в бумажной форме и в электронном виде. Однако вести данный документ только в электронном виде нельзя.

О составлении и оформлении штатного расписания

Обычно штатное расписание в организации составляет специально уполномоченное на это лицо (как правило, экономист по труду).

В случае его отсутствия разработкой штатного расписания могут заниматься другие работники экономической службы при участии специалистов кадровой и юридической служб.

Если организация небольшая и в ней нет соответствующего подразделения, то вопросами составления штатного расписания могут заниматься, к примеру:

• — инспектор по кадрам;
• — юрисконсульт;
• — бухгалтер;
• — секретарь.

Однако одного составления штатного расписания недостаточно. Ему нужно придать юридическую силу. По общему правилу это происходит путем утверждения документа.

На заметку
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Его целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству организации, иных ЛНПА. Законодательством определен примерный перечень документов, подлежащих утверждению. В их числе — штатное расписание .

1. Штатное расписание можно утвердить двумя способами :
2. — посредством проставления должностным лицом (как правило, руководителем) в грифе утверждения собственноручной подписи;
3. — путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения).

Оба указанных способа имеют одинаковую юридическую силу. И в обоих случаях штатное расписание должно содержать гриф утверждения.

Обратите внимание!
Оформление и расположение реквизитов документа, к числу которых относится гриф утверждения, должно производиться в соответствии с требованиями законодательства о делопроизводстве.

В первом случае гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие и т.д.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения .

Пример

УТВЕРЖДАЮ Директор общества Подпись Н.П.Козлов

Увеличение и расширение штата сотрудников: обоснование, служебная записка

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Расширение штата сотрудников — обоснование увеличения, образец служебной записки

Часто во время ведения рабочей деятельности может возникать необходимость расширения штата сотрудников. Однако, для этого может потребоваться подать служебную записку об увеличении штата сотрудников на имя руководства, в которой должны быть изложены обоснования для проведения данной процедуры. При этом данный документ является формально необходимым для правильного ведения кадровой документации, даже при отсутствии сомнений руководства в необходимости расширить штат предприятия.

Расширение штата сотрудников — когда оно может потребоваться

Ситуаций, в которых может потребоваться расширение штата сотрудников, очень много. Так, к причинам возникновения необходимости увеличения штата сотрудников можно отнести:

И это — лишь список наиболее популярных ситуаций, в которых могут потребоваться подобные мероприятия. На практике же необходимость увеличить штат или его численность может диктоваться самыми разнообразными требованиями, вплоть до необходимости выполнения квоты по трудоустройству инвалидов — для них могут быть внедрены отдельные специальные должности.

Кто инициирует увеличение штата сотрудников

Полномочиями на проведение фактического расширения штата сотрудников по умолчанию обладает лишь непосредственно руководитель предприятия.

Однако данные полномочия могут также делегироваться иным сотрудникам, чаще всего — непосредственно руководителям структурных подразделений или работникам кадрового отдела.

Порядок расширения штата, права и обязанности по приему на работу новых специалистов, если они имеются, должны быть отражены в локальных нормативных документах предприятия — в противном случае окончательное решение всегда должен принимать непосредственно руководитель субъекта хозяйствования.

Соответственно этому, инициировать увеличение штата может:

• Непосредственно директор предприятия. В данном случае ему необходимо лишь издать приказ об изменении штатного расписания и увеличении штата трудящихся.
• Руководитель структурного подразделения. В зависимости от принятых локальных нормативных актов, руководителям отдельных структурных подразделений могут предоставляться права на принятие самостоятельных решений о расширении штата вверенных им отделов.
• Кадровый работник или менеджер по персоналу. В некоторых случаях право на расширение или увеличение штата предоставляется работникам кадрового отдела, которые принимают окончательное решение по данному вопросу.
• Рядовой сотрудник. Сообщить о необходимости расширения штата может и рядовой трудящийся — однако окончательное решение должно принимать исключительно уполномоченное на проведение данных действий лицо.

Таким образом, практически каждому работнику необходимо знать, как составить обоснование увеличения штата сотрудников и подать на имя руководства необходимую документацию.

Способы увеличения штата сотрудников

В вопросах расширения штата сотрудников, необходимо понимать, что оно может проводиться двумя путями.

Так, увеличение штата работников может предусматривать как непосредственно создание новых должностей в штатном расписании, так и увеличение штатной численности трудящихся на уже существующих должностях.

Каждый из этих аспектов может иметь свои особенности правового регулирования в рамках локальных нормативных документов и актов.

Увеличение численности работников без внедрения новых должностей является актуальным, когда необходимо повысить производительность уже существующих отделов, создать новое, идентичное уже существующим, структурное подразделение или обеспечить функционирование оперативного резерва на предприятии на случай болезни или декрета имеющихся работников в целях отсутствия простоя и своевременного исполнения экономического плана.

Добавление же новой должности при расширении штата сотрудников может потребоваться как для более эффективного разделения трудовых обязанностей, так и в соответствии с изменением организационных или технологических условий трудовой деятельности. Кроме этого, дополнение штата новыми должностями может использоваться для дифференциации обязанностей и окладов между сотрудниками одного уровня, имеющими схожие задачи, но разную производительность труда и стаж.

Что такое обоснование увеличения штата сотрудников

Как можно понять из вышеприведенной информации — инициировать увеличение штата может даже простой рядовой сотрудник, который понимает, что данная процедура необходима. Однако данную информацию также необходимо донести до руководства предприятия и конкретных лиц, ответственных за принятие решения об увеличении штата сотрудников.

В целях обеспечения рационального использования ресурсов предприятия и оценки практической пользы от расширения штата может потребоваться составление обоснования для увеличения штата сотрудников.

Данное обоснование является служебной запиской, в которой изложена не только информация о необходимости увеличить штат, но и конкретные причины, по которым означенные кадровые мероприятия должны проводиться.

При этом на предприятии даже может устанавливаться особая форма составления обоснования увеличения штата, а может быть предусмотрено составление данной записки в свободной форме.

Чаще всего в обосновании указывают количество фактически выполняемых работником операций при необходимости увеличить штат без расширения должностей.

Или же описывают целесообразность внедрения новой должности для более эффективного разделения труда и успешного ведения экономической деятельности.

Служебная записка об увеличении штата сотрудников — образец, пример составления

Если вам необходимо составить служебную записку об увеличении штата сотрудников, нужно учесть несколько важных деталей:

• Во-первых — если на предприятии предусмотрены какие-либо специальные формы для составления служебных записок, то необходимо использовать именно их.
• Во-вторых — сама записка должна составляться на имя либо руководителя структурного подразделения, либо руководителя предприятия, либо — ответственного за кадровую политику и расширение штатов лица.
• В-третьих — обоснование должно демонстрировать прямую выгоду от расширения штата руководству, а не просто сообщать о высокой нагрузке на работника и необходимости её снижения.

Скачать образец служебной записки об увеличении штата сотрудников. Часто может возникнуть ситуация, когда даже прямой руководитель сотрудника, подавшего записку, не обладает правом расширения штата. Однако, на основании служебной записки подчиненного, он может составить более детальное и документально подтвержденное обоснование необходимости увеличения штата сотрудников, чтобы передать его вышестоящему руководству.

(29