Аренда

Смена Фамилии В Трудовой Книге В 2023 Году

Что делать кадровику, если сотрудник сменил фамилию:

  1. Принять заявление о корректировке данных в документах.
  2. Зачеркнуть одной чертой старые Ф.И.О. в трудовой книжке.
  3. Написать сверху новые.
  4. Указать основания для исправления.
  5. Заверить исправленную запись подпись и печатью.

Смена Фамилии В Трудовой Книге В 2023 Году

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Но нормам статьи 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку, в личную карточку и в договор, вносят соответствующие корректировки.

Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, но ее проводят в обязательном порядке, в противном случае в будущем возникнут вопросы при назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства.

Новый приказ Минтруда регулирует, как провести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, развода или по иным причинам.

Законодательная база по изменению личных данных работников

Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке.

Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п.

12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

Но нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии после замужества — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта.

Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

  • Ф.И.О.;
  • дата рождения;
  • информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, исправляют, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, выступают:

  • перемена фамилии вследствие замужества или развода;
  • смена персональных данных по другим причинам;
  • ошибки в написании фамилии.

Что касается документальных подтверждений, то в их качестве выступают свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене личных данных, о расторжении брака и другие официальные документы.

Работодатель по последнему месту трудоустройства вносит запись в трудовой, что фамилия изменена на основании свидетельства о браке и заявления сотрудника.

Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем.

Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Минтрудом, указано, что дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала, и разъяснено, как в трудовой книжке сделать запись о смене фамилии после замужества или развода.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Смена Фамилии В Трудовой Книге В 2023 Году

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом — приказом.

Смена Фамилии В Трудовой Книге В 2023 Году

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке

При изменении личных данных работника делается запись в ТК о смене фамилии с учетом следующих правил:

  • старая фамилия зачеркивается;
  • рядом или над старой фамилией указывается новая;
  • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов подтверждающего документа;
  • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись, расшифровку и печать организации.

Вносить правки рекомендуется компактно, если они потребуются не однократно, для всех исправлений должно хватить места. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца, как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

Смена Фамилии В Трудовой Книге В 2023 Году

Мы рассмотрели самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК, поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные зачеркивают одной чертой и вносят актуальные. Допустимо распечатать бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставить отметку о его замене.

Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются подпись и печать.

Если не хватает места, информацию указывают в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике ответственность несет работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена.

Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты.

В этом случае при нарушении этих правил сотрудника привлекут к дисциплинарной ответственности. Работника в обязательном порядке ознакамливают под подпись с такими документами, чтобы он знал о своих обязанностях.

Изменение фамилии в трудовой книжке — Контур.Бухгалтерия

Если сотрудник меняет фамилию, кадровику нужно принять заявление на смену личных данных, изменить написание в трудовой книжке и других документах. Расскажем обо всем по порядку.

Смена Фамилии В Трудовой Книге В 2023 Году

Если сотрудник перед введением электронных трудовых книжек написал заявление о сохранении бумажной трудовой, тогда бухгалтеру или кадровику придется ее вести: делать записи о кадровых мероприятиях и менять личные данные при смене фамилии. Напомним, с сентября 2021 вступили в силу новые правила заполнения трудовых (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021). Изменения несущественные, но их стоит изучить.

Трудовая книжка — один из базовых документов, подтверждающих стаж сотрудника и должности, которые он занимал. При смене фамилии сотрудника нужно внести изменения в книжку, чтобы потом при назначении пенсии не возникли трудности. Алгоритм корректировки прост и тоже регулируется новым приказом Минтруда.

Какие законы и акты регулируют смену фамилии в трудовой

Обычно фамилию меняют сотрудницы после свадьбы или развода. Такие изменения персданных подтверждает свидетельство о браке или о разводе (ст. 30 ФЗ-143). Фамилия — один из главных идентификаторов для гражданина, она фиксируется прежде всего в паспорте — главном документе, удостоверяющем личность (ст. 19 ГК РФ). Поэтому при смене фамилии человек меняет паспорт.

Трудовая книжка содержит личные данные, которые вносятся в нее из паспорта. Но при смене паспорта трудовую книжку не нужно менять — в нее просто вносят исправления (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021).

Какие личные сведения о работнике есть в трудовой книжке

Кроме данных о должностях и работе в трудовой книжке есть личные данные работника:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • образование и специальность или квалификация.

Эти данные изменяют, только при подтверждении соответствующими документами — дипломами, свидетельством о браке или расторжении брака, паспортом, свидетельством о смене личных данных — ведь иногда имя или фамилию меняют по собственному желанию.

Изменения вносит текущий работодатель. Если человек менял фамилию, когда не был трудоустроен, то после устройства на новую работу исправления в книжку внесет кадровик или бухгалтер компании.

Как изменить фамилию в трудовой книжке

Прежде всего работник пишет заявление о смене фамилии в трудовой книжке и других документах. 

Образец заявления о смене фамилии в трудовой книжке:

Директору ООО «Теплый кот»
Аксенову В.И.
от ведущего копирайтера

Пшеницыной А.П.

заявление.

Прошу изменить в учетных и кадровых документах мою фамилию с «Антонова» на «Пшеницына» в связи с вступлением в брак. Прилагаю копии подтверждающих документов. Оригиналы готова предоставить.

Приложения:

  1. Копия свидетельства о браке I-ХХ №123456.
  2. Копия паспорта ХХ YYYYYY, выдан 15 января 2022 отделом УФМС России по Кировскому району города Екатеринбурга, код подразделения 123-456.
Читайте также:  Ставка Налога На Промышленную Землю В 2023 Году

Подпись
11 февраля 2022

На основании заявления работодатель выпускает приказ — вот образец приказа:

ООО «Теплый кот» 

Приказ №12

г. Екатеринбург 14 февраля 2022
  • О внесении изменений в учетные и кадровые документы в связи со сменой фамилии сотрудницы
  • На основании личного заявления ведущего копирайтера Пшеницыной (в девичестве Антоновой) Анастасии Петровны, свидетельства о заключении брака и паспорта
  • ПРИКАЗЫВАЮ
  1. Изменить во всей учетных и кадровых документах ООО «Теплый кот» (трудовая книжка, личная карточка формы Т-2, трудовой договор, штатное расписание) фамилию сотрудницы с «Антонова» на «Пшеницына».
  2. Бухгалтерии внести изменения в лицевой счет и расчетные документы.

Ответственным назначаю бухгалтера Семенову А.С.

Основание — заявление сотрудницы от 11 февраля 2022, свидетельство о браке I-ХХ №123456, паспорт ХХ YYYYYY, выдан 15 января 2022 отделом УФМС России по Кировскому району города Екатеринбурга, код подразделения 123-456.

С приказом ознакомлена:
Семенова А.С.

14 февраля 2022

Затем бухгалтер изменяет фамилию в трудовой:

  • зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию, чтобы ее можно было прочитать;
  • рядом с нею или выше вписывает новую фамилию;
  • на внутренней стороне обложки вносит основание — реквизиты подтверждающего документа;
  • ответственный за корректировку сотрудник расписывается и ставит печать организации.

Лучше указывать реквизиты подтверждающего документа компактно, потому что личные данные могут измениться снова.

Образец исправления фамилии в трудовой книжке:

Смена Фамилии В Трудовой Книге В 2023 Году

Для смены фамилии могут быть и другие поводы с соответствующими подтверждающими документами, действовать нужно тем же самым образом.

В какие еще документы внести изменения

Кроме трудовой книжки изменить фамилию нужно в таких учетных и кадровых документах:

  • личная карточка сотрудника;
  • трудовой договор;
  • штатное расписание;
  • лицевые счета и другие кадровые и бухгалтерские бланки, в которых есть личные данные сотрудника.

Личную карточку обновляют аналогично трудовой книжке: зачеркивают одной чертой фамилию и вносят актуальные данные, указывают дату обновления и ссылаются на документ-основание. Можно также распечатать страницу карточки с новыми сведениями, а на прежнем листе прописать причину замены.

По трудовому договору есть мнение, что редактировать его нужно только для внесения недостающих данных (ст. 57 ТК РФ), и смена фамилии — это другая история. Но лучше новую фамилию утвердить допсоглашением к договору.

Есть ли санкции за неверное оформление трудовой книжки

Работодатель отвечает за верное заполнение документов, а сотрудников, оформляющих документы, можно привлечь к ответственности за ошибки в трудовой книжке, личной карточке и других бумагах (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • 1-5 тыс. рублей для должностных лиц и ИП;
  • 30-50 тыс. рублей для юрлиц.

Для работника не предусмотрена ответственность за передачу недостоверных данных, поэтому работодатель может внести условие об этом в трудовой договор или локальные акты. Тогда к сотруднику можно будет применить дисциплинарную ответственность. Но с подобными документами сотрудник знакомится под роспись.

Работайте с кадровыми документами, зарплатой, учетом и отчетностью в Контур.Бухгалтерии. В сервисе легко вести учет по сотрудникам, бухгалтерский и налоговый учет, а отчетность формируется автоматически. Все новички могут тестировать систему бесплатно 14 дней.

Как заполнить трудовую книжку в 2023 году: новые правила и порядок оформления записей

Трудовая книжка для многих работников является важным документом, отражающим все изменения и события при работе на постоянной и временной работе, при переводе и смене работы, увольнении и при совместительстве. С чем связаны изменения в правилах оформления и внесения записей? Почему актуальность заполнения трудовых книжек остается высокой сегодня и после перехода на электронный ЭТК?

Согласно новым правилам, выданным в 2023 году, сотрудникам необходимо заполнять книжки аккуратно, точно и корректно.

Фамилия, имя, отчество работника, данные о приеме на работу, переводе, изменения в должности и смене работы, длина срока трудоустройства, заработная плата, прописанные исправления и изменения – это только некоторые записи, которые должны быть оформлены со всей ответственностью.

Кто отвечает за правильное внесение записей в трудовую книжку? Прием на работу, переводе и увольнении работника должен внести необходимые записи в книжку и заверить их подписью. В случае смерти сотрудника, его трудовую книжку следует отправить в архив вместе с дубликатом листа увольнения.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? Прием на работу – это первая запись, которую необходимо внести в трудовую книжку и заверить подписью работодателя. При переходе на постоянную работу необходимо внести в запись срок временного приема и изменения, связанные с переводом. Совместительство и изменения в должности также должны быть указаны в отдельных записях.

В связи с появлением ЭТК в 2023 году появилась возможность заполнения трудовых книжек электронно. Но бланки бумажной книжки по-прежнему актуальны и должны быть заполнены точно и без ошибок. Записи о работе на временной работе, смене работы и увольнении работника должны быть внесены в ручном режиме и заверены подписью.

Не менее важно грамотно оформить записи в трудовой книжке в соответствии с новыми правилами, которые охватывают все события, происходящие в связи с работой. Также новые правила учитывают все изменения, связанные с выдачей трудовых книжек и порядком их оформления, чтобы трудовая книжка была актуальной и надежной.

Вывод: чтобы правильно заполнить трудовую книжку в 2023 году, необходимо внести все изменения, связанные с приемом на работу, переводом, увольнением и совместительством.

Бланки бумажной книжки по-прежнему актуальны, но заполнение электронной книжки также является важным.

Внесение записей в книжку должно быть грамотным, аккуратным и точным, чтобы документ был надежным и актуальным для работника и работодателя.

Новые правила заполнения трудовой книжки в 2023 году

Смена Фамилии В Трудовой Книге В 2023 Году

Кто отвечает за правильное заполнение трудовой книжки? Новые правила заполнения трудовых книжек с 2023 года говорят о том, что за поддержание корректной информации отвечает работодатель. Связи и изменения, связанные с работой и увольнением, переходе с постоянной работы на временную и обратно, переводе и смене должности, совместительстве и приеме новых сотрудников, а также признание смертью работника — все эти моменты должны быть зафиксированы в соответствующих записях.

При заполнении трудовой книжки на бумажном носителе внесение записей следует производить четко и выразительно, при этом корректно указывая дату, фамилию работника, изменения, которые происходили с его работой, и срок, на который изменения действуют.

Как внести изменения в трудовую книжку? В порядке внесения изменений в трудовую книжку или ее дубликат, в случае утери, внесения исправлений и корректировок, а также выдачи копии трудовой книжки работодатель должен следовать указанным в законодательстве требованиям.

Для оформления внесения изменений, произошедших с работником, приема на работу, выхода из сотрудничества и других важных моментов, работодатель должен заполнять титульный лист книжки. То есть, вносить в него все необходимые данные, чтобы книжка соответствовала всем правилам.

  • Почему актуальны правила заполнения трудовой книжки? Все потому, что книжка — это один из главных документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Наличие лишних записей или ошибок могут привести к отказу в приеме на новую работу или другим неприятным последствиям.
  • Что делать при совместительстве? Если работник работает на нескольких работах одновременно, то все эти места работы должны быть указаны в его трудовой книжке и нужно вносить записи по каждому месту работы отдельно.
  • Как правильно заполнять трудовую книжку при выдаче дубликата? Если работник потерял свою трудовую книжку или она была украдена, то ему необходимо обратиться к своему работодателю для получения дубликата. В свою очередь, работодатель обязан выдать дубликат книжки при наличии заявления от работника и надлежаще заполненного титульного листа.

Официальные требования к заполнению трудовой книжки

Смена Фамилии В Трудовой Книге В 2023 Году

Трудовая книжка является официальным документом, который отражает все изменения, связанные с работой сотрудника, начиная от приема на работу и заканчивая увольнением или смертью. Также книжка может быть выдана при переводе или переходе на другую работу.

Согласно новым правилам, заполнение трудовой книжки должно быть корректным и актуальным. Для внесения записей использовать бланки, которые соответствуют стандартам при трудоустройстве.

  • При приеме на работу необходимо заполнить титульный лист книжки, который содержит персональные данные сотрудника, фамилию, имя, отчество, а также место работы. Трудовой договор, анкету и документ об образовании следует прикрепить к книжке.
  • При увольнении сотрудника в книжку вносят запись о причинах увольнения и сроке работы.
  • При смене работы запись о временном или постоянном сотрудничестве с другими организациями вносится отдельным листом.
  • В случае ошибки, записи можно исправить только в соответствии с порядком, указанным в инструкции на обложке трудовой книжки. Внесенные изменения и исправления следует заверять подписью и датой.

Сотрудник, получивший новую трудовую книжку или дубликат при ее утере, должен внести в нее прежние записи о работе, все изменения и свидетельства признания трудового стажа. Также необходимо внести записи по каждой работе, которую он выполнял, указав даты приема и увольнения.

При внесении записей о совместительстве, постоянном или временном переводе на другую работу кто-то из документов должен содержать информацию о дополнительной работе или переводе. Трудовая книжка остается на ведомстве, где сотрудник работает постоянно, а в книжки по совместительству вносятся соответствующие записи.

Трудовые книжки должны выдаваться в срок до одного месяца после принятия на работу или внесения записи. Если выдача книжки задерживается, у сотрудника есть право получить копию записи со штампом организации, подтверждающей свою деятельность по выдаче трудовых книжек.

Несоблюдение правильного порядка заполнения трудовой книжки может привести к нежелательным последствиям и проблемам при трудоустройстве, поэтому важно придерживаться правил заполнения и своевременно вносить все необходимые изменения в книжку.

Читайте также:  Гражданско Правовую Ответственность В Соответствии В 2023 Году

Изменения в заполнении трудовых книжек в 2023 году

С появлением новых правил в 2023 году, порядок заполнения трудовых книжек будет регулироваться более четко и строго. Теперь владельцам трудовых книжек необходимо знать о новых правилах и порядке оформления записей.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку будет осуществляться с соблюдением строгого порядка. Копию записи следует заверять работодателем, а при переходе на другую работу, книжку необходимо вносить в течение месяца.

В случае смерти сотрудника, его книжка должна быть внесена в дела о смерти. При переводе на другую работу, в трудовой книжке будут прописаны данные о совместительстве. Необходимо также заполнять листы временного увольнения и их копии.

В связи с переводом на электронный формат выдачи трудовых книжек (ЭТК), бумажные бланки трудовой книжки будут актуальны в 2023 году при заполнении титульного листа, а внесение записей будет осуществляться на страницах соответствующих разделов.

Владельцы трудовых книжек должны знать, кто отвечает за правильное заполнение трудовых книжек при приеме на работу и при изменениях в работе. Постоянные изменения в правилах признаны нормой, но необходимо внести их корректно в книжку.

  • Изменения в заполнении трудовых книжек в 2023 году обязательны для всех работающих на территории России.
  • В случае утери трудовой книжки, необходимо получить дубликат.
  • При получении новой работы, необходимо внести соответствующую запись в книжку.

Правила заполнения трудовой книжки в 2023 году

Трудовую книжку необходимо заполнять корректно и правильно, в соответствии с установленным порядком. В 2023 году актуальны новые правила внесения записей, касающихся работы сотрудника.

При смене работы, переводе на другую должность, совместительстве, увольнении, временном прописывании, признании титульных листов недействительными и в случае смерти сотрудника необходимо внести соответствующие записи.

В трудовую книжку необходимо вносить изменения только по установленному порядку, при этом запись должна быть заверена подписью работодателя и печатью организации.

При заполнении трудовой книжки также следует учитывать, что дубликаты заполненных бланков не допускаются, однако, сделать копию заполненной страницы можно для личного пользования работником.

Внесение исправлений в трудовую книжку должно производиться с соблюдением порядка, утвержденного правилами. Исключениями могут быть незначительные ошибки, которые могут быть исправлены значком «i» и припиской причины.

В случае постоянного изменения фамилии работника необходимо внести соответствующие записи, которые заверяются подписью работодателя и печатью организации.

Внесение записей в трудовую книжку осуществляется на специальном титульном листе. При переходе на новую работу необходимо внести запись о приеме на работу на этом листе, а также указать дату начала работы, должность и наименование организации.

В случае перевода сотрудника на другую должность, при увольнении или временном прописывании также необходимо оформить запись на титульном листе о соответствующем событии.

Ответственность за корректное заполнение трудовой книжки несет работодатель, который должен обеспечить своих сотрудников необходимой информацией и поддержкой в этой сфере.

Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?

В соответствии с новыми правилами заполнения трудовой книжки, ответственность за внесение записей в книжку несет работодатель. Однако, сотрудник также должен контролировать правильность заполнения и исправления возможных ошибок.

В трудовой книжке вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую работу, смене места работы, совместительстве, увольнении, а также о других изменениях в трудовых отношениях. Записи должны быть произведены в срок, прописанный законодательством.

При внесении изменений в книжку (исправления, дополнения) необходимо заполнить электронную копию с сохранением предыдущих записей. В случае утери или испорченности трудовой книжки необходимо получить ее дубликат.

  • В трудовой книжке также должны быть заполнены титульный лист и листы, связанные с постоянным и временным переводом, а также со смертью или увольнением сотрудника.
  • В случае совместительства следует производить раздельную запись по местам работы и авторизовывать их заверением подписью работодателя.
  • При приеме на работу необходимо внести запись в трудовые книжки и подтвердить ее подписью работников, принимавших участие в процессе приема.

При необходимости внесения изменений и исправлений в трудовую книжку необходимо своевременно уведомлять работодателя. В случае увольнения работодатель должен выдать трудовую книжку сотруднику не позднее трех дней после увольнения.

Корректное заполнение и ведение трудовых книжек является актуальным для всех работников. Несоблюдение правил заполнения может привести к проблемам при окончании трудовых отношений, переходе на новую работу и получении соответствующих документов.

Какие данные нужно внести в трудовую книжку

Трудовую книжку необходимо заполнять при каждом изменении вашей работы, включая переводы, смену должности, работу со совместительством или прекращение трудового договора.

При заполнении трудовой книжки вам нужно указать следующие данные: фамилию, имя, отчество работника; номер и дату выдачи трудовой книжки; наименование организации, где работаете на данный момент; даты приема и увольнения соответствующей работы, а также прописать причину увольнения. В случае перехода на другую работу, в трудовую книжку следует внести запись о переводе и указать новую должность и организацию.

Если вы работаете по совместительству, то при заполнении трудовых книжек нужно указать даты начала и окончания работы, название организации и занимаемую должность.

Корректное заполнение трудовых книжек должен гарантировать сотрудник кадровой службы организации. Он отвечает за соблюдение правил внесения записей, правильность указания дат и фамилий, а также за выдачу дубликатов трудовых книжек.

В случае смерти работника, трудовую книжку следует закрыть, прописав дату смерти и причину прекращения трудового договора.

Все записи в трудовой книжке должны быть внесены на титульном листе и заверены печатью организации. При изменении данных в трудовой книжке, например, при смене фамилии после замужества, следует внести запись о том, что записи изменены, и за какую дату, а также прописать причину изменения.

Трудовые книжки, заполненные до 2023 года, все еще являются актуальными, и их заполнение и актуализация производится в старом порядке без использования ЭТК.

Особенности заполнения трудовых книжек при работе за рубежом

В связи с переходом к новым правилам ведения трудовых книжек в 2023 году, особое внимание уделяется правильному заполнению при работе за рубежом.

При работе в другой стране на правах совместительства или временной работы, сотрудник должен иметь подтверждение приема на работу и сроки действия контракта. Эти записи должны быть внесены в трудовую книжку в порядке, установленном для бланков. При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), эту информацию необходимо внести в соответствующие поля.

В случае перевода в другую компанию, необходимо оформить правильные записи об увольнении и переводе. Обязательно при этом указать дату увольнения и наименование предыдущей компании.

Существует возможность внесения исправлений в трудовую книжку в случае ошибок при заполнении. Исправления должны быть эстетически согласованны с текстом на странице и заверены руководством компании.

При получении копии или дубликата, необходимо убедиться, что все записи корректно внесены в новые правила заполнения. После выдачи и получения трудовой книжки необходимо ее обязательно прописать в месте постоянной регистрации.

Обращаем внимание, что правильное заполнение титульного листа является основным моментом для актуальности документа по настоящему времени. Заполнять его необходимо с указанием фамилии, имени и отчества. При смене фамилии необходимо внести соответствующие изменения.

Описание всех правил и порядка заполнения трудовой книжки при работе за рубежом актуальны. Это связано с тем, что текущие правила заполнения являются стандартом в РФ.

Заполнение трудовой книжки по новым правилам: важные изменения и 15 возможных ошибок

«Секретарь-референт» №4 2022 / Отдел кадров

Далеко не все работники отказались от ведения бумажных трудовых книжек.

Поэтому правила их ведения актуальны до сих пор. В статье расскажем о самых распространенных ошибках, которые допускают кадровики и секретари при заполнении книжек.

И опираясь на новый Порядок, дадим рекомендации, как их исправлять.

С 1 сентября 2021 года применяется новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек[1]. На первый взгляд, он очень похож на прежние Правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] и Инструкцию по заполнению трудовых книжек[3], однако отличия все же есть. Рассмотрим основные изменения и возможные ошибки.

Некоторые ошибки, допускаемые при внесении записей в трудовые книжки, прокомментирует И.В. Журавлева, эксперт по трудовому законодательству.

Читайте также:  Как Правильно Оформить Соглашение Об Уплате Алиментов В 2023 Году

Оформление титульного листа

В Порядке № 320н указания по заполнению первой страницы (титульный лист) находятся в разделе V «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки». Это связано с тем, что с 2022 года работодатели будут чаще оформлять именно дубликаты трудовых книжек. Новые книжки нужно заводить только в одном, достаточно редком случае[4] при совпадении следующих условий:

  • у принимаемого на работу работника трудовая книжка была оформлена, но сейчас отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине;
  • работник письменно попросил завести ему новую трудовую книжку;
  • этот работник еще не отказался от ведения бумажной трудовой книжки.

Чтобы правильно оформить титульный лист трудовой книжки или вкладыша, нужно изучить п. 28 Порядка № 320н. Отметим основные моменты.

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника следует указывать полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами 

Данные работника из паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) нужно переносить внимательно, обращая внимание на индивидуальное написание:

  • фамилии (например, чаще встречается Филиппов, но в паспорте может быть Филипов);
  • имени (например, Наталья или Наталия, Софья или София);
  • отчества (например, Геннадьевич или Геннадиевич).

1. Исправлять неверно внесенные данные на титульном листе по правилам, установленным для случаев изменения данных

Персональные данные на титульном листе можно изменить, но не исправить. Новый Порядок вообще обошел стороной тему исправлений на титульном листе. Но ни новые правила, ни старые инструкции не разрешали исправлять здесь ошибки.

Если при оформлении титульного листа сделана ошибка, буквы нельзя зачеркивать или замазывать корректором. Бланк нужно признать испорченным. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта[5].

Но это правило действует, если ошибку обнаружил работодатель, который оформил работнику трудовую книжку. В этом случае у него есть возможность оформить новый бланк и внести записи о работе в своей организации заново. А старый испорченный бланк уничтожить.

Если же ошибку обнаружили после увольнения работника из организации, которая оформила трудовую книжку, новый бланк уже не завести. Новому работодателю придется исправить неверно внесенные личные данные о работнике на титульном листе.

Поскольку правил исправления на титульном листе нет, используют порядок, предусмотренный для изменения личных данных: зачеркнуть прежнюю информацию одной чертой и рядом написать новую, а на внутренней стороне обложки сделать отметку, на основании какого документа внесены изменения (п. 7 Порядка № 320н).

Подробнее об изменениях на титульном листе см. ниже.

Дату рождения работника надо писать полностью (число, месяц, год), сверяясь с паспортом 

Лучше указывать дату в цифровом формате (30.12.1992). Однако Порядок № 320н не содержит прямого требования указывать дату рождения именно так.

В п. 3 Порядка № 320н установлено, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Но титульный лист не является разделом книжки, по крайней мере, Порядок № 320н не упоминает его в этом статусе[6]. Поэтому нельзя считать ошибкой указание даты рождения буквенно-цифровым способом (30 декабря 1992 г.).

  • Кроме того, на титульном листе располагается еще одна дата – дата заполнения. Типографским способом уже предусмотрено, что она будет заполнена буквенно-цифровым способом:
  • Смена Фамилии В Трудовой Книге В 2023 Году
  • Таким образом, даты на титульном листе допускается указывать двумя способами: цифровым или буквенно-цифровым.

Записывать уровень образования можно только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома) 

Если работник еще учится, на титульном листе трудовой книжки нельзя указывать, что образование незаконченное высшее, даже если работнику осталось только защитить диплом.

С уровнями образования тоже не все просто. В Порядке № 320н уточнены уровни, актуальные в настоящее время:

  • основное общее (9 классов);
  • среднее общее (11 классов);
  • среднее профессиональное (уровень присваивается после окончания колледжей (ранее – ПТУ) и техникумов);
  • высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Обратите внимание, что уровень высшего образования нужно конкретизировать, например, «высшее-бакалавриат», «высшее (магистратура)» и т.д.

  1. 2. Указывать в трудовой книжке уровень, которого в данный момент нет в Законе об образовании[7]
  2. Если работник получил образование до 2013 года, в его дипломе уровень образования может быть указан иначе, например, «высшее профессиональное», «начальное профессиональное». Соответствовать и Порядку № 320н, и Закону об образовании будет указание уровня образования по-новому:
  3. Смена Фамилии В Трудовой Книге В 2023 Году

Комментарий эксперта по трудовому законодательству                                                                                               

По поводу внесения записей об образовании в трудовую книжку в настоящее время специалисты высказывают два мнения. Одно из них изложено выше автором статьи.

Согласно другому мнению мы должны вносить записи на основании дипломов и не имеем права искажать, изменять или как-то адаптировать под новые варианты, подыскивая аналоги. В частности, в прежнее время по окончании ПТУ выпускники получали дипломы о начальном профессиональном образовании.

ПТУ в России уже нет, и такого уровня образования согласно Закону об образовании тоже нет. А дипломы есть. И совершенно не исключено, что нам придется для рабочих, имеющих такие дипломы, оформлять вкладыш в трудовую книжку (либо новую трудовую книжку, либо дубликат).

Проблема может возникнуть и с высшим образованием, поскольку раньше в дипломах не указывалась ступень (бакалавриат, специалитет, магистратура). Следовательно, сделать так, как предписывает Порядок № 320н, то есть указать ступень высшего образования, просто невозможно.

                                            Соответственно, считаю, в документ нужно вносить запись в точном соответствии с дипломом. Мы с автором статьи изложили две точки зрения. Но ввиду несовершенства норм правового акта вам придется самостоятельно выбирать, к какой из них присоединиться.

Строку «Профессия, специальность» следует заполнять только на основании документов об образовании или получения квалификации 

3. Указывать в этой строке профессию, квалификацию или вносить название должности, на которую принимается работник

В этой строке следует записывать:

  • специальность по диплому о высшем образовании (или послевузовском образовании) или
  • специальность (или профессию) по диплому о среднем профессиональном образовании[8].

В аттестатах ПТУ или ПУ мы не найдем названия специальностей – профтехучилища давали профессию. Сейчас профессия указывается в дипломах, если человек окончил колледж по программам подготовки квалифицированных рабочих, служащих по профессии (например, «Наладчик компьютерных сетей», «Повар судовой»).

Если в колледже обучение проходило по программам подготовки специалистов среднего звена, то в дипломе будет указана специальность (например, «Компьютерные сети», «Технология хлеба, кондитерских и макаронных изделий»).

Название специальности обязательно присутствует в дипломах о высшем образовании уровня «специалитет».

А что писать в строке «Профессия, специальность» бакалаврам и магистрам? У них нет специальности – в дипломе указано направление подготовки. Присвоенная квалификация – соответственно, «бакалавр» и «магистр».

Порядок № 320н не урегулировал этот вопрос. Логика подсказывает, что вместо специальности следует внести название направления подготовки.

Заверять титульный лист можно не только печатью организации, но и печатью кадровой службы (при наличии). Заверяет работник (владелец трудовой книжки) и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек 

Работнику достаточно просто расписаться, расшифровывать подпись не нужно – на титульном листе уже стоят его данные. А вот как должен расписаться работник, ответственный за выдачу трудовых книжек? Многие сразу скажут: «Разборчиво, то есть написать свою фамилию». Да, мы так и поступали, однако, правила поменялись.

Приказом Минтруда № 320н утвержден не только Порядок № 320н, но и новая форма трудовой книжки. В ней из титульного листа удалено слово «разборчиво». Сначала предполагалось, что новые бланки трудовых книжек и вкладышей будут применяться с 1 сентября 2021 г. Но потом срок перенесли на январь 2023 г.

Поэтому сейчас работодатели оформляют трудовые книжки по старой форме, которая предписывает ставить подпись разборчиво. Однако порядок заполнения книжек уже новый, и он не обязывает указывать фамилию лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Таким образом, на титульном листе достаточно проставить подпись кадровика без расшифровки[9].

[1] Утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ № 320н, Порядок № 320н, новый Порядок).