Аренда

Основные Правила Заполнения Трудовых Книжек Сотрудников Кадровыми Работниками Организаций В 2023 Году

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.

№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.

Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.

Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.

Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый.

В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Основные Правила Заполнения Трудовых Книжек Сотрудников Кадровыми Работниками Организаций В 2023 Году

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров.

В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы.

При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью.

Правильный формат заполнения даты: 05.03.2023. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей.

Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Содержание

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2023:

Основные Правила Заполнения Трудовых Книжек Сотрудников Кадровыми Работниками Организаций В 2023 Году

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Основные Правила Заполнения Трудовых Книжек Сотрудников Кадровыми Работниками Организаций В 2023 Году

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи
Дата: Число Месяц Год
Сведения о приеме на работу,..
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1 2 3 4
Открытое акционерное общество «Авелан»
4 27 02 2016 Принята на работу на должность юрисконсульта Приказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016 Переведена на должность старшего юрисконсульта

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовой книжки в 2023 году:

  • внести порядковый номер записи;
  • вписать дату;
  • указать событие и ссылку на статью ТК РФ;
  • привести номер и дату приказа;
  • заверить данные подписью уполномоченного лица с ее расшифровкой.

Это документ строгой отчетности, ошибки и отклонение от регламента оформления не допускаются. 

Аргументированная полемика вокруг вопроса о необходимости отмены трудовых книжек ведется уже давно. В прошлом году их перевели в электронный формат, но многие работники не захотели отказываться от привычных бумажных документов о стаже. Теперь Минтруд все равно намерен обновить порядок их ведения, сделав его более простым и современным.

Новые правила заполнения и ведения трудовых книжек

Минтруд опубликовал проект ведомственного приказа, обновляющего порядок:

  • ведения и хранения трудовых книжек;
  • выдачи дубликата или самой трудовой книжки при увольнении;
  • выдачи документов при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о работе в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Приказом введутся в действие обновленная инструкция по ведению трудовой книжки с ми и изменения в бланке. Документ станет объемнее — для сведений о работе предлагают выделить 14 разворотов, а не 10. Вот так выглядит проект титульного листа:

Основные Правила Заполнения Трудовых Книжек Сотрудников Кадровыми Работниками Организаций В 2023 Году

Главных изменений в порядке оформления несколько:

  1. Сведения о работе по совместительству разрешат вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  2. Записи разрешат вносить не только от руки, но и с помощью технических средств: штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
  3. При увольнении работникам не придется ставить подпись.

Предусмотрено, что работодатель обязан вернуть трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления при отказе от ведения бумажного бланка.

Ведение учета заполненных трудовых книжек (вкладышей) и пустых бланков сохранится. Работодателям разрешат использовать самостоятельно разработанные формы учетных книг (журналов).

Обязанности работодателя

Все работодатели (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), в соответствии со статьей 66 ТК РФ, обязаны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у них более пяти дней, если эта деятельность является для сотрудника основной. Они обязаны соблюдать методические рекомендации по заполнению трудовых книжек в 2023 году и правила их хранения и учета.

Читайте также:  Алгоритм Проведения Выездной Налоговой Проверки В 2023 Году

Где купить бланк

Оформление трудовой книжки впервые в 2023 году: ответы на все вопросы

Расскажем, при приеме на работу в 2023 году нужна ли бумажная трудовая книжка, и брать ли заявление о выборе вида трудовой книжки от новых сотрудников.

Переход на электронные документы с записями о фактах трудовой деятельности завершен. До 2021 года сотрудники должны были решить, какую нанимателю вести для них трудовую книжку: электронную или бумажную.

Если работник впервые выходит на работу после а января 2023 года, оформлять ему трудовую книжку не нужно. Сохраняйте документ только в электронном виде. У вас и у трудящегося уже нет возможности выбрать способ ведения книги.

Вам также не нужно просить никаких заявлений.

Трудоустройство в 2023 году со старой трудовой книжкой (в бумажном варианте)

Многие спрашивают, когда нужна трудовая книжка для устройства на работу после 1 января 2023 года. Ответ на этот вопрос зависит от ситуации.

Работник не отказался от бумажной трудовой книжки

Если в документе, который сотрудник подает при приеме на работу, нет заключительной записи, значит, он решил сохранить бумажную версию своего документа. В этом случае вы должны:

  • принять трудовую книжку;
  • сделать в ней запись о приеме на новую работу;
  • вести записи по старым правилам;
  • хранить документ в организации.

То есть никаких изменений в этой схеме нет. Если работник на предыдущем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, новые работодатели продолжают вести этот документ по общим правилам.

https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=ygW7AdCe0YHQvdC-0LLQvdGL0LUg0J_RgNCw0LLQuNC70LAg0JfQsNC_0L7Qu9C90LXQvdC40Y8g0KLRgNGD0LTQvtCy0YvRhSDQmtC90LjQttC10Log0KHQvtGC0YDRg9C00L3QuNC60L7QsiDQmtCw0LTRgNC-0LLRi9C80Lgg0KDQsNCx0L7RgtC90LjQutCw0LzQuCDQntGA0LPQsNC90LjQt9Cw0YbQuNC5INCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

При этом работник вправе в любой момент перейти на электронную версию (п. 5 ст. 2 Закона 439-ФЗ). Если работник пишет заявление о переходе на ЭТК, сделайте закрывающую запись и выдайте бумажную книжку на руки.

Свой выбор работник должен сделать в форме письменного заявления.

Сотрудник на предыдущем месте работы перешел на электронный вариант трудовой

Ответ на вопрос, нужна ли физическая книжка при приеме на работу, положительный. Дело в том, что при оформлении работника на работу нужно попросить у него: 

  1. Трудовую книжку с закрывающей записью. При этом документ остается у работника, вводить сведения не нужно.
  2. Форму СТД-Р, полученную от предыдущего работодателя, или форму СТД-ПФР, выданную Пенсионным фондом.

Приложите документы к личному делу сотрудника. Бумажная трудовая книжка необходима при приеме на работу в 2023 году, чтобы убедиться, есть ли закрывающая запись, посмотреть предыдущий опыт работы и посчитать стаж для расчета выплат.

Кстати, нужно объяснить сотрудникам, что все записи о стаже из бумажной трудовой книжки теперь можно перенести в индивидуальный лицевой счет. Это стало возможным благодаря внесению изменений в Федеральный закон от а апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Оформление бумажной трудовой книжки в 2023 году на нового сотрудника

Теперь разберемся, нужна ли бумажная трудовая книжка, если сотрудник принимается на работу в 2023 году впервые. В этом случае нужно немедленно завести такому сотруднику электронный документ.

Информация о трудовой деятельности должна храниться только в электронном виде (письмо Минтруда РФ от 10 февраля 2020 г. № 14-2/​​В-136). Не принимаются заявления о выборе формы книжки, в том числе электронной.

Независимо от желания работника, здесь действует положение закона. При приеме на работу неопытного работника нужно:

  • издать приказ о приеме на работу в соответствии с общими правилами; 
  • не позднее рабочего дня, следующего за днем ​​издания приказа, направить в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД с кодом ПРИЕМ, отразить там информацию о заключении трудового договора с работником.

Кто обязан вести электронные трудовые книжки в 2023 г

К 2023 г полностью завершен переход на электронные трудовые книжки. Задержек больше нет. Все российские работодатели, независимо от их статуса и формы собственности, обязаны формировать информацию о трудовой жизни своих сотрудников в цифровом формате. Это означает переход всей России на ЭТК — электронные книжки нового поколения.

Обратите внимание, что никаких привилегий и льгот представителям малого и среднего бизнеса не предоставляется. Индивидуальные предприниматели, ООО и другие МСП обязаны вести учет трудовой деятельности наемного персонала в электронном виде.

Нет исключений, даже если работники решат продолжить ведение бумажных трудовых книжек в 2023 году. Это их законное право, которое никоим образом не отменяет обязанности работодателя своевременно предоставлять информацию в ПФР для формирования информации о страховом периоде в цифровом виде.

Работодатель не имеет права отказать в хранении ЭТК в пользу оформления бумажных документов. Регулирование предусмотрено ст. 66.1 ТК РФ.

Возьмите это заявление у нового сотрудника, если вы не видели трудовую книжку

При приеме на работу сотрудника требуйте трудовую книжку или информацию о его трудовой деятельности в форме СТД-Р или СТД-ПФР.

На каких работников заводить ЭТК в 2023 г

Согласно действующим нормам, ЭТК необходимо заполнять отдельно на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Кроме того, срок действия контракта или продолжительность рабочего дня не имеют значения. Оформить работнику ЭТК нужно, даже если он работает по совместительству.

Обязательно ведение информации о трудовой деятельности сотрудников, находящихся в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком. ЭТК также требуется для тех, кто взял отпуск по самозанятости, независимо от продолжительности.

Так как трудовой договор на этот период не прекращается.

При приеме на работу работника без опыта работы в 2023 году оформить электронную трудовую книжку тоже нужно работодателю. Электронная трудовая книжка для впервые поступающих на предприятие граждан формируется в обязательном порядке, такой специалист не имеет права выбирать формат документа. Запрос от такого специалиста не требуется. Порядок предусмотрен ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ. 

Формирование сведений о трудовой деятельности также является обязательным для совместителей, как внешних, так и внутренних. Заполнять бумажную трудовую книжку таким работникам не нужно; это делается только по желанию самого работника. А вот в статье 66.1 ТК РФ для электронных трудовых книжек таких оговорок нет. 

Ответственный за ведение электронной трудовой книжки в 2023 году

Работодатель самостоятельно устанавливает ответственного работника, в функции которого будет входить ведение трудовых книжек и своевременное представление сведений по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Законодательством не предусмотрено уточнение того, кто должен заполнять ЭТК: бухгалтер или специалист отдела кадров.

Руководитель может возложить обязанности по оформлению ЭТК на того же работника, который отвечает за выдачу бумажных трудовых книжек.

Если бизнес небольшой, то обязанности, скорее всего, будут возложены на главного бухгалтера. В микропредприятии, где нет кадровика и бухгалтера, ЭТК может заполнять сам директор.

Обязательно закрепите в кадровых документах за ответственным специалистом обязанность по ведению электронных трудовых книжек и сдаче СЗВ-ТД в ПФР. В первую очередь, нужно внести изменения в трудовой договор и актуализировать должностные инструкции сотрудника.

Затем утвердить приказ о назначении ответственного лица и под роспись ознакомить этого работника с приказом.

Важно! Только специалист может нести ответственность за ведение электронных трудовых книжек. Составление приказа о назначении на должность руководителя ЭТК в 2023 году осуществляется в произвольной форме. Либо можно использовать рекомендуемый образец, приведенный в п. 42 Приказа, утвержденного приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.

Как составить ЭТК на работника в 2023 г

Внесите сведения о трудовом стаже наемного персонала в специализированную учетную программу. Отразите в ЭТК всю информацию, которая прописана в бумажной форме документа.

При приеме на работу нового работника запросите у него сведения о его трудовой деятельности по форме СЗВ-Р или СЗВ-ПФР, если гражданин выбрал ЭТК у другого работодателя.

Эта информация необходима для подтверждения сведений о стаже работы, опыте работы, наличии квалификационных знаний и навыков. Работник может получить выписку о трудовой деятельности:

  • у предыдущего работодателя, на последнем месте (подать письменный запрос); 
  • в ближайшем МФЦ (обратиться с паспортом);
  • в службе поддержки Пенсионного фонда;
  • онлайн — через личный кабинет на портале «Госуслуги».
Читайте также:  Краснодар Лазаревское расстояние на машине в км и на электричке: сколько километров ехать на автобусе, как добраться на поезде от аэропорта

Если работник принес бумажную трудовую книжку, на основании информации в бумажном документе заполните личную карточку на нового специалиста. Нельзя оставлять бумажную книгу на хранение; надо вернуть его работнику. А вот форму СЗВ-Р можно оставить в личном деле.

Обязательная отчетность СЗВ-ТД в Пенсионный фонд – электронная трудовая книжка в 2023 году.

При приеме на работу или увольнении работника отчет подается не позднее следующего рабочего дня с момента заключения договора или прекращения работы.

При составлении иных кадровых записей, которые будут отражены в ЭТК, отчет СЗВ-ТД представлять не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Кто может перейти на ЭТК в 2023 г

Право перехода на ЭТК в 2023 г. предоставляется только работникам, сохранившим бумажный вариант ведения сведений о трудовой деятельности застрахованного лица.

А также для людей, которые по каким-то причинам еще не воспользовались своим правом выбора способа ведения трудового и кадрового учета. Для впервые работающих в 2023 году выдаются только электронные трудовые книжки.

Учтите, что заявление на бумажную трудовую книжку для таких людей бесполезно. Для сотрудников без опыта работы опция не предусмотрена, на них по умолчанию заводится ЭТК.

Следовательно, требовать бумажный документ о стаже в 2023 году подчиненные не имеют права. Если работник в 2020 или 202й году решил сохранить бумажный формат трудовой книжки, он может в любой момент перейти на ЭТК.

Для этого достаточно подать работодателю соответствующее заявление. Рекомендуем использовать образец:

Важно! Если гражданин перешел на ЭТК у предыдущего работодателя, то при смене места работы вернуться к бумажному формату невозможно. Законодательством не предусмотрен обратный переход с ЭТК на бумажную трудовую книжку.

При отказе подчиненного вести бумажную трудовую книжку работодатель уведомляет об этом ПФР. Данная информация отражается в индивидуальном личном кабинете застрахованного, это решение не может быть изменено.

Следовательно, работник не может вновь вести бумажную книжку даже на новом месте работы.

Граждане, которые в силу определенных обстоятельств не могли воспользоваться своим правом выбора в части ведения учета трудовой деятельности, подать соответствующее заявление могут в любое время. Выбрать способ ведения трудовой книжки в 2023 году можно по основному месту работы или при последующем трудоустройстве. Например, если гражданин:

  1. Длительное время не исполнял своих должностных обязанностей, но все это время сохранял свою работу. Это могут быть следующие кадровые ситуации: работник находился на длительном лечении; работник находился в отпуске по уходу за ребенком; подчиненный был отстранен от работы.
  2. У вас есть трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2020 г., но вы не состояли в трудовых отношениях и не смогли воспользоваться своим правом выбора, переходить на ЭТК, или нет.

Как только работник подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку, необходимо вернуть ему бумажный документ.

Перед сдачей книжки нужно сделать запись о получении заявления работника о переходе на электронный формат ведения в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Срок выдачи бумажной книжки на руки работнику – не позднее 3 дней со дня получения соответствующего заявления о переходе на ЭТК.

Как сделать запись о переходе на ЭТК в 2023 г

Важно, чтобы работодатель соблюдал порядок внесения записи в личные документы работника при переводе на ЭТК, а также правила выдачи документа. За нарушения работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ.

Инструкция, как сделать запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку, пример:

Как заверить запись о переходе на ЭТК в 2023 г

Последняя запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК должна быть заверена. Мы рекомендуем вам следовать установленному порядку учета увольнений сотрудников. Инструкция о том, как заверить запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку:

  1. Поставьте подпись работодателя или лица, на которое возложено ведение трудовых книжек в компании.
  2. Ставите печать на документах, если ее использование предусмотрено нормативными правовыми актами.
  3. Итоговая запись должна быть заверена самим работником.
  4. Как только документ будет готов, выдачу бланка необходимо зафиксировать в графе 13 записи о движении трудовой книжки. Содержание записи следующее: «Выдается на основании письменного запроса (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности.

Важно! Запись в выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее содержание и хранение. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда в письме от 12 февраля 2020 г. № 14-2-Б-150.

Образец записи в трудовой книжке при переходе на ЭТК

Запись при выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее хранение.

Как оформить переход на ЭТК в 2023 году

При подаче подчиненным заявления об определении формата ведения трудовой книжки необходимо сообщить в ПФР, то есть подать форму СЗВ-ТД. Срок – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подал заявление. 

Образец заполнения СЗВ-ТД после перехода на ЭТК в 2023 г

Штрафы за нарушение правил ведения электронных трудовых книжек в 2023 г

Российским законодательством предусмотрены штрафные санкции для работодателей за следующие виды нарушений: 

  • за утерю бумажной трудовой книжки работника; 
  • за неведение бумажной или электронной трудовой книжки, 
  • за отказ в выдаче бумажной книжки или выписки сведений в электронном виде. 

За первое нарушение — штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, для компаний это штраф от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение — санкции по части 2 статьи 5.27 КоАП.

Более того,работодатель обязан компенсировать потерю дохода во всех случаях, когда работник был незаконно лишен возможности работать. В том числе, когда: 

  • работнику были выданы сведения о трудовой деятельности или трудовая книжка с опозданием; 
  • допущены неверные или непоследовательные формулировки причин увольнения в трудовой книжке и сведениях о трудовой деятельности, не соответствующие требованиям ТК РФ. 

Такие санкции предусмотрены статьей 234 ТК РФ.

Правила заполнения трудовых книжек в 2023 году — образец уволнение по собственному желанию, титульный лист

В данном материале рассмотрим особенности и процедуру заполнения трудовых книжек в организациях и для индивидуальных предпринимателей, основные правила заполнения трудовых книжек в 2023 году.

Также разберемся в требованиях к заполнению на первом месте трудоустройства и на последующих.

Основные моменты

Из данного раздела вы узнаете о назначении документа, разберемся в основных понятиях и терминах.

Рассмотрим требования законодательства и изменения в 2023 году, процедуру ведения и хранения трудовых книжек в организации, образец заполнения трудовой книжки для увольнения по собственному желанию.

Определения

Страховая пенсия Размер пенсионного обеспечения, который рассчитывается, исходя из персонального пенсионного коэффициента и баллов трудового стажа за весь период работы гражданина
Трудовая книжка Официальный документ, подтверждающий факт наличия трудового стажа у гражданина и содержащий сведения обо всех прежних и нынешнем месте трудоустройства. Бумага необходима при подсчете рабочего стажа и для уведомления нанимателя о прежнем трудовом опыте соискателя
Трудовой стаж Количество лет, на протяжении которых человек осуществлял трудовую деятельность, при этом учитываются все места официального трудоустройства

Назначение документа

  • Трудовая книжка представляет собой главный документ, служащий подтверждением факта официального сотрудничества между нанимателем и работником.
  • В данной бумаге записываются все изменения в местах работы и занимаемых должностях человека, вносятся записи при приеме на работу и увольнении с указанием причин и ссылками на законодательные акты.
  • Трудовая книжка используется для:
Фиксации всех без исключения изменений В трудовом стаже гражданина
Записи сведений об основаниях для увольнений Награждениях и особых достижениях человека на занимаемой должности
Подтверждения рабочего (при расчете пенсионного обеспечения) и страхового стажа (при расчете пособий по обязательному социальному страхованию)
Читайте также:  Особенности Прописки Через Мфц Преимущества И Пошаговая Инструкция В 2023 Году

По этим причинам к трудовой книжке следует относиться со всей тщательностью и ответственностью.

А должностные лица, ответственные за ведение и хранение, должны предпринять все меры для сохранности и целостности книжек всех сотрудников организации.

Нормативная база

Следующие нормативно-правовые акты регулируют сферу ведения трудовых книжек:

Правила заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка отображает весь трудовой путь гражданина и всю его рабочую биографию, полученное образование и дополнительные квалификации, данные о профессиональном росте, выполняемые должностные обязанности.

Для того чтобы правильно записать все эти данные, необходимо знать алгоритм заполнения и ведения документации, правила заполнения трудовых книжек 2020 с ми, о чем мы расскажем в этом разделе.

Кем вносятся записи

  1. В трудовую книжку должны вноситься все изменения должностей и занимаемых позиций гражданина, в том числе повышение категории или класса, полученные награждения, переводы в иные департаменты или подразделения организации.

  2. Записи вносятся в документ только на русском языке, заполнение на иностранном языке допускается исключительно в случае, когда компания зарегистрирована в республике РФ, где на параллельной основе действует отдельный язык.
  3. Данные о сотруднике вносятся исключительно работодателем в лице сотрудника кадрового отдела.

  4. При первом трудоустройстве наниматель должен заполнить основные сведения о гражданине — ФИО, дата рождения, уровень образования и присвоенная профессия.
  5. Эти сведения сотрудник отдела кадров выписывает из оригиналов или нотариально заверенных копий паспорта и диплома об образовании сотрудника.

Правилами заполнения предусмотрена обязательная фиксация каждой новой должности подписью работодателя и мокрой печатью.

  • Храниться трудовые книжки всех сотрудников организации должны в кадровом департаменте компании.
  • Если человек меняет какие-либо важные данные, в том числе фамилию или номер паспорта, эти данные необходимо немедленно обновить также на текущем месте трудоустройства и занести требуемую информацию в трудовую книжку.
  • Также сотрудник отдела кадров должен вносить изменения в образовании гражданина, если в процессе работы он получил диплом о высшем образовании.

Порядок заполнения документа

Главным разделом трудовой книжки являются данные о месте трудоустройства. Правилами ведения и заполнения документов регламентируется процедура внесения требуемой информации.

Однако только строки о месте трудоустройства гражданина недостаточно. В соответствии с действующими нормами законодательства необходимо указывать дату взятия на себя трудовых обязанностей, занимаемую должность и записывать дальнейшие перемещения между должностями.

Рассмотрим порядок заполнения по графам:

Порядковый номер приема на работу В случае первого места трудоустройства необходимо поставить 1
Указывается дата Оформления работника на вакансию
Место трудоустройства Отдел или департамент, краткие обязанности и занимаемая должность
Указание основания для приема на работу В виде реквизитов и номера соответствующего приказа работодателя

Важно отметить, что при нахождении на срочной военной службе перед приемом на место трудоустройства работодатель записывает эти сведения перед непосредственно записью своей организации.

В 2020 году правилами предусмотрено, что требуется обязательно записывать все важные события в трудовой карьере человека, в том числе пребывание на военной службе.

В качестве подтверждающего документа выступает номер военного билета. Если гражданин имеет другое рабочее место, занимаемое по совместительству, данный факт также нужно занести в книжку.

При этом сам документ остается на основном месте трудоустройства. Данные о параллельном месте работы вносит в трудовую книжку наниматель, который по закону занимается хранением книжки сотрудника.

С этой целью второстепенное место трудоустройства должно предоставить отдельный документ с требуемыми данными с подписью руководителя и мокрой печатью.

Раздел с данными о награждениях также состоит из четырех граф, а процедура заполнения аналогична процедуре для основных данных о работе.

В раздел записываются все выданные человеку награды, присвоенные грамоты и звания.

  1. Сведения о трудоустройстве вносятся в трудовую книжку каждого сотрудника, который работает в организации более 5 дней.
  2. Видео: правила ведения трудовых книжек Если человек пришел на первое в жизни место работы, тогда трудовую книжку на него работодатель обязуется завести не позднее 7-дневного срока с момента оформления человека на работу.
  3. Данные и причины увольнения записываются непосредственно в дату увольнения с указанием ссылки на нормативный акт и основания для ухода.

Как быть с титульным листом

Оформление титульного листа предполагает правильное и корректное заполнение основных данных о работнике.

Образец заполнения представлен в законодательных актах и содержит такие данные:

ФИО должно вноситься в трудовую книжку полностью так же, как указано в паспорте Если работник изменил фамилию за время трудоустройства, должностное лицо работодателя должно внести правки в соответствии с паспортом или документом, подтверждающим факт изменения фамилии. Предыдущая запись зачеркивается одной ровной чертой, а затем вписывается новая фамилия. На внутренней части обложки вносится запись со ссылкой на документ, служащий основанием для правки информации. Для подтверждения внесенных данных проставляется подпись ответственного сотрудника и мокрая печать работодателя
Дата рождения Записывается в таком виде для избежания множества трактовок: число.месяц.год
Образование Данные в трудовую книжку вносятся сотрудником отдела кадров на основании диплома о высшем образовании, предоставленного гражданином. В ситуации, когда работник приобретает новый диплом или квалификационный уровень после прохождения курсов повышения квалификации, ответственный сотрудник вносит эти данные. Все дальнейшие сведения об образовании записываются без перечеркивания предыдущих записей
Специальность гражданина вписывается в именительном падеже Если занимаемая гражданином должность требует наличия дополнительных знаний и подготовки, тогда специалист вносит сведения о дополнительной документации, которая служит подтверждением полученной квалификационного уровня
Дата внесения данных После оформления на работу гражданина в штат организации трудовая книжка должна быть заполнена на протяжении пяти дней. Проставляется печать предприятия, подпись должностного лица с расшифровкой, подпись руководителя

Можно ли сделать дубликат

Дубликат представляет собой повторно выданный экземпляр трудового документа, имеющий аналогичную юридическую силу с оригинальным документом.

В 2020 году дубликат заполняется и ведется на основании требований и норм оформления, которые предусмотрены нормативными актами для трудовых книжек.

  • В случае утери или повреждения трудовой книжки гражданин должен обратиться на последнее место трудоустройства и сообщить работодателю о данном факте, заполнив заявление от руки в свободной форме.
  • Тогда работник кадрового департамента должен заполнить и подготовить для выдачи дубликат на протяжении 15 дней.
  • Данные, которые содержатся в дубликате документа:
  • общий трудовой стаж до приема на работу на конкретное предприятие;
  • стаж прописывается суммарно за все годы;
  • данные о должности и переводах в данной организации;
  • информация о награждениях, званиях, поощрениях, которые были присвоены гражданину на последнем месте трудоустройства.

Дубликат допускается выдавать, если основной документ непригоден для заполнения по ряду причин, или если было принято судебное решение о признании оригинала недействительным.

Нюансы для ИП

  1. Оформление, заполнение и хранение трудовых книжек индивидуальными предпринимателями осуществляется на общих законных основаниях.
  2. Помимо этого, частный предприниматель вправе использовать более простой способ внесения данных о сотрудниках.
  3. Алгоритм заполнения трудовых документов для предпринимателей таков:
В первой графе Проставляется порядковый номер записи
Во вторую графу Заносится дата приема гражданина в штат
В третьей графе Указывается полное название частного предпринимателя
Также указываются сведения о приеме гражданина На место трудоустройства, должность, на которую был принят человек. Необходимо в обязательном порядке указать номер приказа, на основании которого работник был зачислен в штат нанимателя
  • Физические лица в соответствии с требованиями закона не вправе оформлять и вести трудовые книжки, а также осуществлять внесение новых данных в уже существующие книжки.
  • Итак, мы разобрались, зачем необходимо ведение и детальное заполнение трудовых книжек на каждого сотрудника.
  • Если наниматель ценит своих работников, он организовывает ведение, заполнение и хранение трудовой документации на надлежащем уровне.
  • Тщательное и ответственное заполнение трудовых книжек является основой успешного бизнеса.
  • При внесении всех значимых событий в трудовой жизни человека следующий работодатель более осведомлен об успехах и достижениях человека, его квалификации и профессиональных навыках.