Главная > Делопроизводство > Как давать пояснения > Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная

Как написать объяснительную про недостачу?

• Кроме того, для того, чтобы привлечь работника к материальной ответственности, то есть взыскать с него недостачу, необходим подписанный работником договор о полной материальной ответственности.
• Поэтому для начала надо задаться вопросом, правомерно ли поступает работодатель.
• Оператор, подозреваю, вводит данные по товару в базу данных.
• Разрешается републикация материалов в Интернете с обязательным указанием прямой ссылки на «Moscow FAQ»

Образец объяснительной по недостаче на складе

в случае внесения корректировок в налоговую или бухгалтерскую отчетность;

возникновение недостачи в кассе или на складе;

Объяснительная по недостаче и излишкам на складе

4) Бухгалтерский баланс — главная форма отчётности.

5) Документация. Каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена документально.

6) Инвентаризация — способ проверки на соответствие фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учёта.

Поделись, пожалуйста, ссылкой

Излишки и недостачи: нюансы бухгалтерского и налогового учета В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей.

Образец объяснительной записки о недостаче на складе

Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения.

Пересортица при инвентаризации

Но представим, что условия соблюдены.

Объяснительная по недостаче на момент проведения инвентаризации

Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство. Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации.

Тогда работник, который является материально ответственным лицом по вверенным ему ценностям, должен написать на имя работодателя объяснительную записку по факту недостачи.

И никакие камеры не помогут, так как когда много народу в магазине, за всеми не уследишь. А мелкий товар лежит сплошь и рядом.

В помощь студентам

— в дебет затратных счетов, o при отсутствии конкретных виновников или при отказе суда во взыскании ущерба с работника – в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» (положение утвержденных Минфином РФ в 1995 году

2) потери ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий, по счету 94 не отражаются, а относятся в балансовой оценке сразу в дебет счета 99 «Прибыли и убытки» и отражаются в бухгалтерской отчетности как чрезвычайные расходы.

Как написать объяснительную записку

Разрешение многих иных ситуаций также требует написания объяснительной записки.

Как написать объяснительную про недостачу?

Напишите как вы выполняли ход вашей работы, то есть честно все как есть, и при этом куда вы отлучались и на сколько. Кто при этом отвечал и имел доступ к товару и что считают они.

Тем самым вы дадите ход расследованию и всех начнут подтягивать и разбираться.

Конечно возможно на вас некоторые сотрудники будут злы, но возможно и выкупите кто брал по реакциям, ну и если не разберетесь с первого раза точно, то припугнети.

Затем делайте то же при рецидивах и все рано или поздно прояснится.

Если обнаружена недостача на складе или в кассе магазина, то за это отвечает кассир или заведующий складом. В бухгалтерскую отчетность вноситься информацию о недостаче. И в отчете упоминается пояснительная записка от ответственного лица. Если записки не будет, то компания не имеет право взыскать деньги с виновника недостачи.

https://www.youtube.com/watch?v=w519nlZEiD4\u0026pp=ygVp0J7QsdGK0Y_RgdC90LjRgtC10LvRjNC90LDRjyDQn9C-INCd0LXQtNC-0YHRgtCw0YfQtSDQn9GA0Lgg0JjQvdCy0LXQvdGC0LDRgNC40LfQsNGG0LjQuCDQkiAyMDIzINCT0L7QtNGD

В записке нужно написать, что вы такой-то и такой являетесь ответственным лицом и виновником недостачи, и что вы компенсируете недочет из своей заработной платы.

Мне кажется, тут не объяснительная нужна, а докладная записка на имя директора. Ведь я поняла, что недостача связана с исчезновением товара в тот момент, когда вы не видели. А заодно и охрана пусть пишет — почему недоглядели.

А также посмотрите такой пункт — quot;нормы потерь при хранении товаров в магазинах самообслуживанияquot; — это именно те нормы , которые с кражей или боем в таких магазинах еще с советских времен связаны — просто определенный процент без оборота списывается вполне законно (это бухгалтер должен знать).

Ну а форма, вообщем, одна quot;Руководителю ___________ организации _____ФИО от___________ваши данные. Потом посредине Объяснительная(или докладная) и по сути. Дата, подпись.

Если обнаружен факт недостачи, то наличие объяснительной просто необходимо, только писать е можно с признанием вины либо с не признанием, если вы не виноваты.

Писать объяснительную нужно на имя своего непосредственного начальника, которому вы подчиняетесь.

А в тексте объяснительной вы должны указать количественные аспект недостачи, когда вы это обнаружили, ваши подозрения и факты виновности кого-либо, если вы не виновны.

Объяснительную следует писать на имя директора магазина. В правом верхнем углу пишут Директору магазина (название), далее имя, фамилия, отчество директора, ниже от кого, например продавца магазина (название), также имя, фамилия, отчество.

Далее ниже в центре листа пишем с маленькой буквы слово quot;объяснительнаяquot;.

Ну а в самой объяснительной пишем, почему у вас не хватает денег.

Причина, мне кажется, единственна — в магазинах самообслуживания очень распространено воровство. И никакие камеры не помогут, так как когда много народу в магазине, за всеми не уследишь. А мелкий товар лежит сплошь и рядом.

Написать объяснительную можно так: Факт обнаруженной недостачи товара признаю, но свою прямую вину отрицаю, так как противоправных действий не совершал, свои должностные обязанности выполнял добросовестно и честно, без ошибок.Недостача могла возникнуть вследствие естественной убыли товара, кражи покупателей и сбоев в программе 1quot;Сquot;.

Добрый день. Объяснительная на то и нужна, чтобы написать мнение человека, что произошло с имуществом, которое исчезло.

Обычно вам вручают уведомления о просьбе предоставить объяснительную в течение какого-то времени, пишите на имя человека, который у вас е просил.

Вы должны подтвердить отсутствие данного имущества и написать причину, по которой оно могла пропасть, конечно пишите, что вашей вины в пропаже нет, но надо пояснять почему.

Обычно любая объяснительная пишется так: в правом верхнем углу — кому и от кого (Ф.И.О, должность), далее заголовок quot;Объяснительнаяquot;. quot;Я, нижеподписавшаяся, Ф.И.

О, по факту обнаруженной недостачи поясняю следующее:quot;, ну и дальше описываете подробно, что в такой-то день Вы пришли на работу во столько-то, занимались тем-то и тем-то, на момент обнаружения недостачи находились там-то, видели/не видели то-то и то-то, — в общем, поминутно вс от и до, что было — без домыслов и догадок: только факты.

Главное в объяснительной написать, что Вы лично НЕЧЕГО НЕ БРАЛИ, это важно, что отношение к этому не имеете и укажите, на Ваш взгляд, почему так могло случиться. Тут много может быть причин, неправильное ведение документации, недобросовестность охраны, да и просто кто-то из продавцов, например, воруют..

Форма объяснительной такая же, как у заявления и написать е вроде бы просто. Но вопрос: следует ли высказывать в этой объяснительной свои выводы по поводу воровства, поскольку тот, кому все пишут объяснительные, может оказаться в доле, а все эти объяснительные нужны ему, чтобы отчитаться о проделанной работе. Так что объяснительная должна быть по смыслу такая:

Но вряд ли и в этом случае удастся сохранить работу, да и захочется ли? Скорее всего следующим шагом недостачу разбросают на всех, и это не в последний раз. Так что пора начинать искать другое место работы.

В объяснительной обязательно укажите, что Вы не имеете отношения к случившейся недостаче, надлежащим образом осуществляли свои должностные обязанности, противоправных действий не совершали. Объяснительную напишите в 2-х экземплярах. На своем экземпляре желательно получить роспись работодателя в получении. В объяснительной изложите все обстоятельства, известные Вам по данному делу.

В ст. 193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но работодатель не может наказать ни одного сотрудника, не затребовав с него письменного объяснения.

Работник не имеет права отказать работодателю в даче письменных объяснений случившегося. Он обязан это сделать в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник отказывается и не представляет объяснений в указанный срок, работодатель пишет акт.

Этот факт никак не влияет на назначение дисциплинарного взыскания.

https://www.youtube.com/watch?v=w519nlZEiD4\u0026pp=YAHIAQE%3D

Такой вид документа относится к ряду служебных кадровых документов. Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю. В этом служебном документе работник признаёт за собой факт нарушения дисциплины, и указывает на причины, по которым данный факт имел место быть.

Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части:

• фактическую – это утверждение факта опоздания;
• объяснительную – здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.

Но сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений.

Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство. Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации.

Тогда работник, который является материально ответственным лицом по вверенным ему ценностям, должен написать на имя работодателя объяснительную записку по факту недостачи.

Объяснительная записка по недостаче на складе

Недостача товара может быть обнаружена при приёмке товара от поставщика. Тогда нужно указать на это и самому поставщику и начальству. Объяснительная оформляется в свободной форме, но с указанием следующей информации:

• в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
  • наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
  • должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ;
• затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
• дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
• заголовок – то есть основание. В данном случае, «об обнаружении недостачи»;
• текст документа. Здесь нужно указать причины и основания, по которым могла возникнуть недостача. Если работник склада не принял товар от поставщика по этой причине, он также должен на это указать;
• затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.

Объяснительная при недостаче после инвентаризации

Работодатель должен проводить инвентаризацию материальных и денежных средств на своём предприятии. Если за денежные средства отвечает бухгалтерия, то товарные ценности хранятся на складе. Отвечает за них кладовщик и заведующий складом.

Если по итогам инвентаризации на складе была обнаружена недостача товаров, то работник склада и заведующий должны писать объяснительную записку. Пишется она точно так же, как и при обнаружении недостачи на складе.

Примеры объяснительных записок о недостаче

Генеральному директору ООО «Невасилёк»

Погребенному К.Е.

10.07.2018 года №41 Об обнаружении недостачи товара при приёмке

Я, Кругляшков Шамир Николаевич, принимал товар на склад от поставщика ООО «Часовщик». Мною была обнаружена недостача товара. Количество привезённого товара не соответствовало документам. Мною были заполнены все необходимые документы и в одном экземпляре переданы поставщику. Они обещали довезти товар в течение 2-ух рабочих дней. Все необходимые документы прилагаю.

1. подпись и расшифровка
2. Ещё один пример:
3. Генеральному директору ООО «Невасилёк»

Погребенному К.Е.

10.07.2017 года №41 Об обнаружении недостачи товара при приёмке

Я, Кругляшков Шамир Николаевич, провёл на складе инвентаризацию по приказу генерального директора. В ходе инвентаризации была обнаружена недостача товара. Все необходимые акты мною были заполнены.

Из письменных объяснений работника склада, на чьём участке была недостача, он не считает себя виновным.

Также он считает, что виноват разнорабочий Небылицин, так как он в ночь предполагаемой пропажи был в состоянии алкогольного опьянения, о чём генеральному директору было своевременно доложено.

https://www.youtube.com/watch?v=DkGgcsrp5AY\u0026pp=ygVp0J7QsdGK0Y_RgdC90LjRgtC10LvRjNC90LDRjyDQn9C-INCd0LXQtNC-0YHRgtCw0YfQtSDQn9GA0Lgg0JjQvdCy0LXQvdGC0LDRgNC40LfQsNGG0LjQuCDQkiAyMDIzINCT0L7QtNGD

Прошу провести внутреннее расследование случившегося. Все документы о недостаче прилагаю.

подпись и расшифровка

Образец объяснительной по поводу излишек на складе

Во время недостачи могут быть обнаружены излишки товара. В этом случае, также нужно писать объяснительную записку, а излишки приходовать, согласно бухгалтерскому учёту. Работник склада, также как и заведующий, должны написать объяснительную записку о том, откуда мог появиться этот излишек.

Скачать образец объяснительной записки об излишках на складе в формате .doc вы можете по этой ссылке

Как написать объяснительную про недостачу?

Ну а форма, вообщем, одна «Руководителю ___________ организации _____ФИО от___________ваши данные. Потом посредине Объяснительная(или докладная) и по сути.

Объяснительную следует писать на имя директора магазина. В правом верхнем углу пишут Директору магазина (название), далее имя, фамилия, отчество директора, ниже от кого, например продавца магазина (название), также имя, фамилия, отчество.

• Далее ниже в центре листа пишем с маленькой буквы слово «объяснительная».
• Ну а в самой объяснительной пишем, почему у вас не хватает денег.
• Причина, мне кажется, единственна — в магазинах самообслуживания очень распространено воровство.
• И никакие камеры не помогут, так как когда много народу в магазине, за всеми не уследишь.
• А мелкий товар лежит сплошь и рядом.

Но вряд ли и в этом случае удастся сохранить работу, да и захочется ли? Скорее всего следующим шагом недостачу разбросают на всех, и это не в последний раз. Так что пора начинать искать другое место работы.

Затем делайте то же при рецидивах и все рано или поздно прояснится.

В записке нужно написать, что вы такой-то и такой являетесь ответственным лицом и виновником недостачи, и что вы компенсируете недочет из своей заработной платы.

Пересортица при инвентаризации

Скачайте его и просто подставьте свои данные.

Предложение о зачете пересортицы при инвентаризации Следующим шагом будет подготовка предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы (его еще называют заключением о зачете пересортицы).

Образец предложения (заключения) о зачете пересортицы вы можете скачать на нашем сайте. Приказ о зачете пересортицы (образец) Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.

Объяснительная по недостаче и излишкам на складе

Что предпринять при обнаружении недостачи, чтобы минимизировать последствия и предотвратить повторения, автор Титаева А.

В., 8 апреля 2. 01. Титаева А.

В. Все права сохранены. Разрешается републикация статьи в Интернет при условии получения текста из следующего источника: http: //titaeva.

1. Опять же распоряжение о проведении инвентаризации не должно иметь только устное волеизъявление руководителя.
2. Генеральный директор выносит приказ о проведении инвентаризации.
3. Приказом назначается инвентаризационная комиссия с председателем во главе.

Охрана обеспечивается силами заказчика. Как выяснилось, на объекте полностью отсутствует учет движения расхода материалов.

Источники: propuskspb.ru, info-4all.ru, trudinspection.ru, yuridicheskayakonsulitatsiya.ru

Объяснительная о недостаче при инвентаризации. Образец и бланк 2023 года

Объяснительная о недостаче при инвентаризации – это документ, в котором материально ответственное лицо разъясняет причины недостачи руководству компании. Сегодня мы рассмотрим, как проводится процедура инвентаризации, что будет ждать материально ответственного сотрудника при выявлении недостачи.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной о недостаче инвентаризации .docxСкачать образец объяснительной о недостаче инвентаризации .docx

Инвентаризация

Под инвентаризацией понимается процедура сверки тех товарно-материальных ценностей, что имеются в наличии, с теми, что числятся по документам. Инвентаризация так или иначе проводится на каждом предприятии не реже одного раза в год. Если организация регулярно принимает на свой склад и отгружает с него товары, инвентаризацию проводят значительно чаще.

Процедура проводится на основании приказа директора компании, который формирует специальную инвентаризационную комиссию. Выбранные сотрудники фирмы должны сверить количество ценностей на складе с информацией в документах.

В случае выявления недостачи или излишков начинают разбираться в проблемном вопросе.

Излишки, вероятнее всего, будут свидетельствовать лишь о некачественной работе материально ответственного лица, а вот недостача – дело куда более серьёзное.

При стечении определённых обстоятельств дело даже может дойти до обращения в полицию с заявлением о возбуждении уголовного дела. Следователь разберется и выяснит, куда пропали ценности, кто их присвоил или растратил. Уголовный кодекс предусматривает отдельную статью для подобных ситуаций – присвоение и растрата (статья 160 Уголовного кодекса РФ).

Ответственное лицо

Любой склад – это место, требующее постоянного внимания.

Нести за него ответственность может кладовщик, ответственный по административно-хозяйственной части или иной сотрудник предприятия, на которого такая обязанность возложена соответствующим соглашением.

Причем речь идёт именно о полной материальной ответственности, то есть в случае чего работник из своего кармана будет компенсировать убытки предприятия.

При начале инвентаризации ответственный работник составляет расписку, в которой утверждает, что все поступившие ТМЦ оприходованы, а выбывшие – списаны. С этим знанием представители комиссии начинают проверку на месте. В случае выявления расхождений все вопросы будут адресоваться именно ответственному лицу.

Выявление недостачи

Недостача на складе при инвентаризации представляет собой серьёзную ситуацию, требующую оперативного вмешательства. Разберём вопрос с точки зрения материально ответственного лица. Помимо материальной ответственности, работник несёт перед работодателем еще и дисциплинарную ответственность, обязуется соблюдать трудовую дисциплину и правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой кодекс приводит исчерпывающий перечень санкций, которые работодатель может применять к своим подчинённым. К их числу относят замечание, выговор и увольнение. Более того, уволить сотрудника можно только по чётко обозначенным причинам (81 статья Трудового кодекса).

Например, в случае с материально ответственным лицом могут уволить по статье за хищение имущества фирмы или за утрату доверия.

Если работнику всё же избежать уголовной ответственности, устроиться на новое место работы с подобной записью в трудовой книжке будет крайне проблематично.

Объяснительная записка

При выявлении недостачи руководство компании обязано взять с материально ответственного сотрудника объяснения. Объяснительная записка будет необходима для применения к работнику дисциплинарного взыскания.

Если человек отказывается давать объяснения, кадровик сформирует акт об отказе дать объяснения, который заменит собой записку, директор в любом случае получит право издать приказ.

Мы бы не советовали отказываться от объяснительной, ведь она может поспособствовать освобождению от ответственности.

В объяснительной ответственный работник разъясняет, откуда взялась недостача. Если выяснится, что все ТМЦ на месте, а недостача стала лишь следствием некачественной работы кладовщика (не списал выбывшие предметы), об увольнении не пойдёт и речи.

Инструкция по составлению объяснительной

Объяснительная о недостаче при инвентаризации может составляться материально ответственным лицом в свободной форме при помощи чистого листа бумаги, чёрной или синей шариковой ручки. Этих средств будет вполне достаточно для формирования необходимой нам записки.

В правом верхнем углу листа бумаги пропишем ФИО руководителя фирмы, ведь именно ему будет адресоваться наша объяснительная, его должность, а также полное наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее по тексту указываем ФИО сотрудника, занимаемую им должность в штатном расписании.

Следующим шагом ссылаемся на факт проведения инвентаризации в компании. Затем обозначаем, что в рамках инвентаризации была выявлена недостача, а вы являетесь материально ответственным лицом.

Затем мы стараемся объяснить, откуда взялась недостача, с чем она связана, что стало её причиной. Если вы имеете в запасе какие-либо документы, способные подтвердить вашу позицию, приложите их к объяснительной.

В завершение работы с документом мы оставляем на бумаге свой автограф, ставим дату формирования объяснительной. Передаём итоговый вариант на рассмотрение руководству фирмы лично либо через отдел кадров. На составление объяснительной у нас будет всего два дня, так что не следует затягивать.

Примерный образец

Скачать документна сайте Ассистентус

Порядок действий, если выявлена недостача при инвентаризации

Если выявлена недостача при инвентаризации материальных ценностей, то инвентаризационная комиссия проводит служебное расследование, изучая возможные причины ее образования: естественная убыль материальных ценностей либо хищения виновных лиц. По результатам служебного расследования принимается окончательное решение о сумме недостающих ценностей, а также  порядок отражения в учете. 

В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, говорится, как провести инвентаризацию, как выявить недостачу и как документально ее оформить.

Зафиксированное количество материальных ценностей отражается в инвентаризационной ведомости. Затем их сверяют с учетной номенклатурой и вычисляют результат.

Недостачей считают отсутствие актива, установленное при сопоставлении фактического количества ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

Порядок действий, как оформить недостачу при инвентаризации, регламентирован Методическими указаниями № 49.

Результаты подсчета сводятся в сличительную ведомость. В этом документе суммы товарно-материальных ценностей указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Итак, установлен факт отсутствия ценностей: что делать при недостаче при инвентаризации членам инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицам далее? Прежде чем искать виновных лиц, необходимо выяснить возможные причины ее образования. Документальное оформление результата инвентаризации, а также какими проводками отразить недостачу в учете осуществляется на основании решения инвентаризационной комиссии.

Причины образования недостачи

Возможных причин несколько. Рассмотрим каждую из них.

Ошибка бухгалтера при оприходовании ТМЦ

Иногда отсутствие ценностей легко объяснить: бухгалтер отвлекся и оприходовал неверное количество товара.

Несвоевременное отражение операций по списанию испорченного товара

Подобные случаи встречаются при ведении учета скоропортящихся товаров — например, цветочной продукции. Цветок завял, а списать не успели, и при проведении инвентаризации его не нашли.

https://www.youtube.com/watch?v=DkGgcsrp5AY\u0026pp=YAHIAQE%3D

Эти две причины являются типичными ошибками при ведении складского учета.

Пересортица

Пересортицей считают излишек и нехватку одного и тоже наименования.

Допустим, в сличительной ведомости числятся излишек 10 синих мячей и недостача 10 красных мячей одного и того же размера, производителя и т.д.

Вполне возможно, что в этом случае речь идет о пересортице. Произвести взаимный зачет можно, если излишек и нехватка ценностей были выявлены в одном отчетном периоде. Причем ответственным за оба наименования является один и тот же человек, а их количество и наименования — одинаковые.

Однако даже если наличие пересортицы очевидно, чтобы принять решение о зачете пересортицы, ее следует обосновать. Итоговое мнение об отражении пересортицы в учете должно быть зафиксировано в протоколе инвентаризационной комиссии.

Естественная убыль

Естественная убыль — это потеря товара, которая возникла в результате естественных процессов: испарения и т.д. Нормы убыли устанавливаются в порядке, который закреплен постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814.

В документе закреплено, что лимиты разрабатываются органами исполнительной власти в зависимости от отрасли.

К примеру, нормы естественной убыли для сельскохозяйственной отрасли утверждаются Министерством сельского хозяйства РФ отдельно для каждого вида продукции.

В результате действий виновных лиц

Решение, каким образом оформить списание недостачи по результатам инвентаризации, принимает инвентаризационная комиссия в зависимости от причин ее образования.

Как отразить недостачу в учете

На своем заседании инвентаризационная комиссия рассматривает все возможные причины и выносит соответствующие решения:

• о зачете пересортицы;
• предложения по отнесению сумм недостающего имущества и имущества, пришедшего в негодность, за счет виновных лиц либо их списанию.

Решения инвентаризационной комиссии предоставляются руководителю организации, он и принимает окончательный вердикт об утверждении результатов инвентаризации, который фиксируется в приказе.

Типовая проводка, отражающая недостачу материалов при инвентаризации в бухгалтерском учете:

Дебет

Кредит

Первичный документ

94	10, 41, 43	Сличительная ведомость

Порядок списания недостачи

В нормативных актах по бухгалтерскому учету закреплено положение, что недостачи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки организации, а сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты.

Вы вправе отнести на затраты допустимую сумму, которая определена исходя из норм естественной убыли.

Все о недостаче: от выявления до возмещения ущерба

Выявление недостачи и расчеты по ней чреваты судебными спорами – по искам как работника, так и работодателя. Документирование таких операций требует строгого соблюдения прав обеих сторон.

Контроль за сохранностью имущества экономического субъекта – важнейший элемент системы внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете», подп. «а» п.

 3 Информации Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности»). К числу процедур внутреннего контроля фактического наличия и состояния объектов относится инвентаризация (подп. «е» п.

 8.1 Информации № ПЗ-11/2013). Рассмотрим особенности этой процедуры для предприятий торговли применительно к выявлению недостачи товаров.

Материальная ответственность работника

Не подлежит сомнению, что сохранность активов компании обеспечивается за счет материальной ответственности ее работников.

В силу статьи 232 Трудового кодекса РФ работник, причинивший работодателю ущерб, возмещает его по правилам, установленным данным кодексом. Эти правила устанавливает статья 238 Трудового кодекса РФ. А именно: работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. В то же время неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Тем не менее, взыскать причиненный ущерб без ограничений можно лишь в случае полной материальной ответственности работника. Соответствующие случаи перечислены в статье 243 Трудового кодекса РФ. Среди них – недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

В соответствии со статьей 244 Трудового кодекса РФ под специальным письменным договором нужно понимать договоры о полной материальной ответственности – индивидуальной либо коллективной (бригадной). А примерами разовых документов могут служить:

• выданная работнику доверенность на получение определенных ценностей;
• расходный кассовый ордер о выдаче подотчетному лицу денежных средств на предстоящие расходы;
• накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (по унифицированной форме № ТОРГ-13).

Однако руководитель организации несет полную материальную ответственность в силу закона – на основании части первой статьи 277 Трудового кодекса РФ. По этой причине договор о полной материальной ответственности руководителя не оформляется.

Выявлены недостачи. Как их удержать.

Если в результате инвентаризации выявлены недостачи, то они должны быть возмещены работником. Но для того чтобы взыскать с работника материальный ущерб, нужно выполнять все предусмотренные законом действия. Правильно отразить результаты инвентаризации, создать специальную комиссию для расследования, взять у работника объяснения.

Если этого не сделать, то организацию могут ждать штрафы за нарушения законодательства, а также разбирательства с работником в суде.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результаты инвентаризации могут признаны не действительны.

Материально ответственные лица инвентаризационной комиссии дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Результаты проведенной инвентаризации обязательно должны быть оформлены документально. На практике продолжают использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

При проведении инвентаризации на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц составляется инвентаризационная опись. Данный документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии.

Согласно п. 4.1 Методуказаний на расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей оформляется сличительная ведомость.

Этот документ нужен для отражаются результатов инвентаризации в случае отличия фактических данных от учетных.

Суммы излишков и недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (ф. ИНВ-18 и ф. ИНВ-19).

На основании результатов работы комиссии, оформленных протоколом, сличительной ведомостью или актом, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Для этого издается приказ о результатах инвентаризации и удержании недостач с виновных лиц.

В случае существенных нарушений при проведении инвентаризации удержания недостач с работника могут быть признаны неправомерными.

Поэтому во время инвентаризации следует обратить внимание на следующие обстоятельства:

— отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний);

— участие материально ответственного лица является обязательным. В случае отказа от участия составляется соответствующий акт членами комиссии (п. 2.8 Методических указаний);

— описи должны содержать подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц (п. 2.10 Методических указаний).

Помимо надлежащего оформления инвентаризации работодатель обязан создать все условия для сохранности имущества, а также должным образом оформить трудовые отношения с работником и договор о полной материальной ответственности.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей (п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Если работодатель нарушил трудовое законодательство, не заключив с работником трудовой договор, не ознакомив его с должностной инструкцией, то он тем самым не проинформировал работника о его трудовых обязанностях, его ответственности.

Таким образом, в случае, если работник был допущен к работе без оформления трудовых отношений в законодательно установленном порядке, работодатель не имеет права взыскивать с работника материальный ущерб, который возник при исполнении работником своих трудовых обязанностей ненадлежащим образом (Определение Ленинградского областного суда от 28.06.2012 по делу N 33а-2646/2012).

В трудовом законодательстве закреплены правовые нормы, предусматривающие материальную ответственность работника перед работодателем. Нанесенный работником ущерб должен быть возмещен, при чем не зависимо от того, привлечен ли он к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности, или нет. На это указывает ст. 248 Трудового кодекса РФ. 

При проведении инвентаризации могут быть выявлены недостачи товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц, вверенных ему на основании договора о материальной ответственности. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли в соответствии с п. 5.1. Методуказаний по инвентаризации относятся на виновных лиц.

По общему правилу в ходе инвентаризации определяется размер ущерба путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.

2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А для того чтобы определить виновных лиц и причины возникновения недостач, необходимо провести служебное расследование.

На такой порядок указывает правовая норма трудового законодательства, приведенная в ст. 247 ТК РФ.

Комиссия для расследования выявленных недостач

Для проведения служебного расследования, руководитель имеет право создать комиссию и утвердить ее приказом. В приказе, также устанавливаются сроки служебного расследования и порядок оформления и представления результатов.

Порядок проведения расследования желательно урегулировать локальным нормативным актом организации. Однако и отсутствие такого документа не может помешать расследованию. При этом комиссией изучаются документы, в том числе акты, описи, первичные документы по учету, фактически проводится пересчет, берутся объяснения от различных работников, изучаются докладные (служебные) записки и пр.

Результатом работы комиссии должен стать акт служебного расследования, в котором нужно указать  состав комиссии, дата составления и период проведения расследования, предпосылки проведения и установленные комиссией факты, сделанные ею выводы с обоснованием (наличие или отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения работника; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба работодателя, размер ущерба и т.д.).

Отдельно может составляться заключение по результатам расследования. В нем обычно отражается краткая информация по результатам расследования. Акт и заключение в обязательном порядке должны быть подписаны всеми членами комиссии. После этого с актом и заключением должны быть ознакомлены под личную подпись материально ответственные лица, которые признаны виновными в недостаче. 

И еще один документ, который может быть составлен по результатам расследования — это акт, которой оформляется в случае отказа от ознакомления или от проставления личной подписи в ознакомлении материально ответственным лицом.

Работник должен написать объяснительную

В соответствии с требованиями ч. 2 ст. 247 ТК РФ у материально ответственного работника, у которого обнаружена недостача, должно быть затребовано письменное объяснение. Отказ от предоставление объяснительной нужно отразить в акте.

• На практике, для выполнения данной процедуры привлечения к ответственности, можно поступать следующим образом.
• Необходимо уведомить работника об истребовании у него объяснения по факту недостачи товаро-материальных ценностей.
• Если работник отказывается их давать, то ему следует направить письменное уведомление с запросом объяснений и потребовать, чтобы он расписался в получении уведомления.
• Если же работник отказывается подписать уведомление, следует зачитать его работнику вслух в присутствии свидетелей.

Если же и после этого работник отказывается давать письменное объяснение, то в этом случае оформляется акт об отказе или уклонении работника от дачи объяснений. С актом работник тоже должен быть ознакомлен под роспись, в случае отказа об этом делается соответствующая отметка.

Пленумом ВС РФ в Постановлении N 52 фактически установлена презумпция вины по отношению к материально ответственным лицам, то есть если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и создания условий для сохранности вверенных ценностей, то в случае возникновения у этого работника недостачи, последний обязан самостоятельно доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба. Таким образом, не работодатель должен доказывает вину работника, а работник доказывает, что недостача произошла не по его вине. Однако мы все же не рекомендуем наказывать материально ответственных лиц без проведения расследования и соответствующего документального оформления.

Взыскание ущерба

1. Перед принятием решения о взыскании недостач с работника у работодателя должны быть следующий пакет документов:
2. — документы, подтверждающие результаты проведенной инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акт о выявленных расхождениях);
3. — письменное объяснение работника о причинах недостач (либо акт об отказе от дачи объяснений);
4. — Акт (заключение) комиссии по результатам служебного расследования, в котором фиксируются вина работника, противоправность совершенных им действий, а также причинно-следственная связь между его действиями и возникшим у работодателя ущербом.
5. Со всеми материалами служебной проверки работник (его представитель) вправе ознакомиться.

По результатам расследования, руководитель должен принять решение о взыскании ущерба с виновного лица или о не взыскании. Трудовое законодательство (ст. 240 ТК РФ) предоставляет работодателю право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. В любом случае данное решение должно быть оформлено в виде приказа (распоряжения) по организации. Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднемесячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.

Хотелось бы обратить внимание на один существенный момент. В соответствии со ст.

239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику