Аренда

Использование Личного Автомобиля Сотрудника В Служебных Целях В 2023 Году

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст.

357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель.

при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

Бухгалтеры постоянно сталкиваются с договорами

На курсе повышения квалификации 

«Работа с договорами: правовые навыки для бухгалтера» мы даем самые нужные бухгалтеру знания: как использовать и формулировать условия договора, определять подсудность, избегать вопросов налоговиков и обезопаситься от претензий контрагентов и силовых структур.

Супер-акция до 13 августа: обучение с удостоврением ФИС ФРДО за 4990 руб. Успейте записаться со скидкой

  • В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.
  • Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды с экипажем, то управлять таким транспортным средством может лишь сам арендодатель.

Очень часто такой вид договоров заключают либо с руководителем компании, который использует свой личный автомобиль в служебных поездках, либо с сотрудниками, у которых разъездной характер работы, и которые вынуждены передвигаться на собственном автотранспорте.

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Казалось бы, все понятно, но контролирующие органы, ссылаясь на гражданское законодательство, трактуют данный договор как смешанный вид договора аренды без экипажа и договора оказания услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля, обосновывая это положениями п. 2 ст. 635 ГК РФ.

В данном случае их логика понятна, меняется порядок начисления страховых взносов с данных выплат. А именно: с арендой платы страховые взносы не начисляются, а вот с услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля начисляются страховые взносы.

Причем обратите внимание, что есть риск доначисления налоговиками сумм страховых взносов с общей суммы договора, если в договоре указана общая цена за аренду.

Поэтому в целях минимизации рисков очень часто компаниям советуют заключить в этом случае два разных договора — договор аренды без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

  1. Если с сотрудником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа, то в этом случае управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации.

  2. При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.
  3. С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос.

номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

  • Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.
  • Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.
  • При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 20, 26, 44 … Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=t6RtRAr3voc\u0026pp=ygWFAdCY0YHQv9C-0LvRjNC30L7QstCw0L3QuNC1INCb0LjRh9C90L7Qs9C-INCQ0LLRgtC-0LzQvtCx0LjQu9GPINCh0L7RgtGA0YPQtNC90LjQutCwINCSINCh0LvRg9C20LXQsdC90YvRhSDQptC10LvRj9GFINCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

Дебет 20, 26, 44 … Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

При заключении любого из вышеперечисленных видов договора учет расходов на оплату арендных платежей и расходов на содержание автотранспорта в компании—арендаторе одинаков:

  • Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
  • Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
  • Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
  • Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.

Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены. Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем письме от 25.03.2019 г. № 03-03-06/1/20067.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Еще одним вариантом оформления использования личного транспорта является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации при использовании личного автотранспорта в служебных целях. В этом случае, как и при аренде с экипажем, автомобилем сможет пользоваться только собственник данного автомобиля.

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Обратите внимание, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном размере, который был согласован между работодателем и сотрудником, на основании положений п.3 ст. 217, абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

А вот что касается учета расходов в целях налогообложения для компании, применяющей как общую, так и упрощенную систему налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то в расходах можно учесть компенсацию только в пределах установленных нормативов.

На это указывают специалисты Минфина в письме от 02.08.2019 г. № 03-11-11/58296. Они ссылаются на нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

https://www.youtube.com/watch?v=t6RtRAr3voc\u0026pp=YAHIAQE%3D

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН.

В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Дебет 20, 26, 44 … Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.

Путевой лист

Еще один момент осталось определить, нужно ли оформлять путевой лист:

  • если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
  • если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Читайте также:  Оаэ Пособие При Рождении Ребенка В 2023 Году

Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.

2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника: оформление аренды, возмещение расходов, налогообложение и учет

Да, можно. Для этого нужно заключить один из двух видов договора

Читатель Андрей пишет: «У меня есть небольшие торговые точки по всему городу. Чтобы проверить товарную выкладку на каждой из них, мне нужен мерчандайзер. Покупать специально для него служебный автомобиль — невыгодно, могу ли я предложить сотруднику пользоваться его личным автомобилем?»

По закону можно оформить использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях, если работник на это согласится.

Чтобы это сделать, нужно оформить один из двух типов договоров: соглашение об использовании имущества в служебных целях или договор аренды транспорта.

Если у сотрудника разъездная работа, для которой нужен автомобиль, это обычно отражено в трудовом договоре, поэтому вносить изменения в него не потребуется.

ст. 188 ТК РФ

Если работодатель подписал соглашение об использовании личного имущества, ему придется платить сотруднику компенсацию, в нее входят затраты:

  • на эксплуатацию, например на шиномонтаж или мойку;
  • на топливо, масло, тормозную жидкость и другие горюче-смазочные расходники;

Размер компенсации ограничен: 1200 ₽ в месяц, если объем двигателя менее 2000 см³, и 1500 ₽, если более. Работодатель может заплатить больше нормы, но учесть в налоговых расходах получится только эти суммы.

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92

По договору аренды нужно платить сотруднику арендную плату за использование машины и удерживать с нее 13% НДФЛ: компенсацию выплачивать нужно не всегда.

Страховые выплаты в обоих случаях платить не нужно. Рассмотрим каждый вариант подробнее.

Если сотруднику нужен транспорт, например чтобы ездить между торговыми точками, а у компании или ИП нет служебного автомобиля, можно оформить соглашение и выплачивать работнику компенсацию за использование личного автомобиля: за шиномонтаж, мойку, топливо, техобслуживание и другие расходы.

Образец соглашения об использовании имущества в служебных целях

Чтобы возместить эти расходы, понадобится копия паспорта транспортного средства и документы, которые подтверждают расходы, например чеки с заправок.

Размер налоговых расходов по соглашению не очень большой. Если хотите учитывать все затраты, нужно заключать договор аренды автомобиля.

В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту [email protected].

По договору аренды автомобиля работодатель выплачивает сотруднику арендную плату за использование личного транспорта в служебных целях и платит 13% НДФЛ с этой суммы.

Образец договора аренды машины

У арендатора есть два варианта: арендовать только машину или машину с экипажем — то есть с водителем автомобиля. Основное отличие этих договоров в том, что при аренде автомобиля с экипажем сотрудник сам оплачивает ремонт машины. Если арендуете только транспорт, придется платить за его ремонт.

В обоих случаях налоговую базу получится уменьшить на всю сумму расходов.

Сотрудник может предложить в аренду машину, которую водит по доверенности. Хотя доверенность позволяет ему распоряжаться автомобилем, такие арендные договоры вызывают вопросы у налоговой.

Чтобы отчитаться перед налоговой, понадобятся первичные документы, которые подтверждают затраты: чеки и путевые листы.

Путевой лист — это документ, который подтверждает маршруты поездок и расходы на топливо. Обычно его выписывают на один день, но в некоторых случаях, например если сотрудник едет в длительную командировку на служебном транспорте, можно оформить на месяц.

Форма путевого листа легкового автомобиля

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами.

При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).

Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Оформление командировки на личном автомобиле

Закон не запрещает использовать в командировке личный
автомобиль сотрудника. Это может быть желание работника или
потребность компании, у которой нет своего автопарка,
а машина нужна для частых поездок. Чтобы компенсировать
расходы работника на использование его авто в служебных
целях, важно грамотно оформить взаимоотношения с работодателем
и собрать подтверждающие документы.

Варианты оформления

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, связанные
с командировкой. В случае использования в поездке
личного автомобиля это затраты на бензин и эксплуатацию
транспорта, например, на техническое обслуживание
в пути.

Чтобы выплатить компенсацию, потребуются два типа документов.
Первый — соглашение или договор с работником
об использовании им личного транспорта в служебных
целях. Второй тип — документы, фактически подтверждающие
поездку сотрудника на собственном автомобиле: путевой лист,
маршрутный лист и служебная записка директору.

Существует три варианта, как оформить рабочую поездку сотрудника
на личном автомобиле.

1. Соглашение с работником

Компенсацию расходов за использование личного имущества
работника в служебных целях устанавливает ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения
прописывают в соглашении между работником
и работодателем, составленном в свободной форме.

В документе указывают:

  • характеристики личного автомобиля сотрудника — госномер,
    VIN, модель, цвет, год выпуска, объем двигателя;
  • данные ПТС;
  • статьи расходов — бензин, износ, текущий ремонт
    и эксплуатация и т.п.;
  • условия возмещения затрат — по норме или
    по факту;
  • сроки и порядок выплаты компенсации;
  • перечень документов, которые подтверждают фактические
    расходы.
Читайте также:  Возврат Налога За Лечение Родственника В 2023 Году

Пример соглашения об использовании
автомобиля работника. Скачать

Компенсацию за использование автомобиля работника относят
к «прочим расходам на производство и реализацию».
При расчёте суммы компенсации стоит ориентироваться на Постановление Правительства
РФ от 08.02.2002 №92. К примеру,
за использование легкового автомобиля с объёмом двигателя
свыше 2000 куб. см полагается 1500 рублей
в месяц. Все расходы сверх этой суммы будут идти за счёт
прибыли.

Износ рассчитывают по принятому в организации методу:
например, платят фиксированную сумму за километр пробега или
за каждый день аренды. Плату за парковку работодатель
определяет вместе с командированным.

Пример расчёта компенсации
Работник ездит в командировки на своём автомобиле
с объёмом двигателя 2656 куб. см. По соглашению
с работодателем ему компенсируют расходы следующим образом:
4 рубля за каждый км пробега, 120 рублей
в месяц за парковку и стоимость бензина марки АИ-92
из расчёта 11,4 л за каждые 100 км
пробега. В ноябре 2022 года пробег автомобиля
в служебных целях составил 600 км. Стоимость литра
бензина — 46,8 рублей.

  • Работнику положена компенсация:
  • за пробег — 2400 ₽ (4 × 600)
  • за бензин — 3201,12 ₽ (11,4 л × 6 ×
    46,8)
  • за парковку — 120 ₽
  • Итого: 5721,12 ₽

Исходя из нормативов Постановления компания может включить
в прочие расходы на производство и реализацию
1500 рублей. Сумма 4221,12 рублей пойдёт за счёт
прибыли.

Компенсация работнику за использование его личного
имущества по соглашению не облагается НДФЛ
и страховыми взносами — смотрите письмо Минфина России от 06.12.2019
№ 03-04-06/94977.

Расходы на использование автомобиля сотрудника должны быть
экономически обоснованы. Чтобы документально подтвердить право
собственности работника на автомобиль, к соглашению
прикладывают копию ПТС и СТС. После поездки работнику нужно
подтвердить фактические затраты на использование его авто
в служебных целях: принести путевой лист, чеки за бензин
с заправок, квитанции с СТО.

Если работник постоянно использует собственное авто для
служебных целей, то имеет смысл включить в расходы траты
сверх нормативов. Для этого компании удобнее заключить
с работником договор аренды его личного автомобиля. Такие
расходы тоже можно учесть как «прочие расходы, связанные
с производством или реализацией» согласно ст. 252 и ст. 264 НК РФ.

2. Договор аренды транспортного средства

Компания может заключить с работником краткосрочный
договор аренды его автомобиля, если
во внутренних документах компании нет на это ограничений.
Например, если антикоррупционная политика организации запрещает
возмездные договоры ГПХ с работниками, то заключить
договор аренды не получится.

По договору аренды арендатор, то есть работодатель,
несёт все расходы по содержанию имущества.
Он компенсирует работнику стоимость бензина, износа автомобиля
и другие затраты, о которых договорятся стороны договора.
Как правило, страховку и транспортный налог платит собственник
авто, то есть работник.

Договор аренды автомобиля не нужно регистрировать
в госорганах, но у работодателя появляются
дополнительные хлопоты.

Во-первых, компании придётся выполнять все обязанности
эксплуатирующей организации в отношении арендованного
транспорта, установленные ст. 20 Закона о безопасности дорожного
движения №196-ФЗ от 10.12.1995 г.:

  • провести работнику первичный и предрейсовый
    медосмотр;
  • организовать предрейсовый контроль технического состояния
    автомобиля;
  • проводить регулярное техническое обслуживание — это может
    делать арендодатель, но тогда компания возместит ему эти
    расходы.

Во-вторых, по ст. 2 Закона водитель
транспортного средства — это тот, кто управляет автомобилем
в личных целях либо в качестве работника или ИП.

Поскольку транспорт будет использоваться для служебных целей,
компания должна оформить работнику внутреннее совместительство
в качестве водителя и провести обучение оказанию первой
помощи пострадавшим.

Иначе работодателя могут привлечь
к ответственности за нарушение требований охраны труда
или нарушение трудового законодательства.

Если работник не зарегистрирован как ИП,
то работодатель будет удерживать с арендной платы НДФЛ
как налоговый агент. Страховые взносы
с арендных платежей не начисляются
и не уплачиваются.

3. Договор аренды транспортного средства с экипажем

Компании часто используют фрахтование на время личного транспорта
работников, если у сотрудника разъездной характер работы или
личный автомобиль для командировок использует руководитель.

При таком виде фрахтования работник не только предоставляет
свой автомобиль, но и управляет им в поездке
и отвечает за техническую эксплуатацию. Плюс для компании
в том, что не нужно проводить контроль технического
состояния машины, оформлять работника водителем
по совместительству и проводить обучение первой
помощи.

Если у работодателя нет возможности проводить медосмотр
сотрудника и техосмотр машины, работник самостоятельно ищет,
где это сделать. Это отдельно указывают в договоре.

Минус фрахтования в том, что налоговая считает его
договором смешанного типа — с элементами аренды
транспортного средства и оказания услуг по управлению
и техэксплуатации. Эти две составляющих нужно будет разделить
при оплате арендодателю. Это означает, что придётся оформлять
больше документов из-за страховых взносов, которых нет при простой
аренде транспорта.

Компания как налоговый агент удерживает НДФЛ со всей
стоимости договора и начисляет страховые взносы с цены
услуг по управлению автомобилем — ст. 226 и ст. 420 НК РФ. Уплачивает взносы
работодатель.

Документы для командировки 

Соглашение, простой договор аренды или договор аренды
с экипажем подтверждают законность использования транспорта
работника в командировке. Дополнительно потребуется оформить
приказ о командировке, путевой лист, а также служебное
задание и маршрутный лист, если они предусмотрены
в локальных актах компании.

В приказе на командировку стоит добавить
перед целью поездки поле «Проезд к месту командировки»
и указать «Командировка на личном автомобиле (марка,
модель, госномер)». Так компании будет проще обосновать компенсацию
работнику.

Путевой лист нужен для подтверждения расходов
на бензин, а также контроля за соблюдением водителем
режима труда и отдыха. Если транспорт в аренде,
то работодатель должен следить за временем в пути
и перерывами.

Единой формы путевого листа нет. Компании могут разработать свой
бланк или использовать типовую межотраслевую форму №3, дополнив
её необходимыми графами по Приказу Минтранса России от 11.09.2020
№368; с 1 марта 2023 года — по Приказу Минтранса России от 28.09.2022
№390.

Маршрутный лист подтверждает фактическое время нахождения
в командировке. Его используют, только если это предусмотрено
учётной политикой компании. Служебное задание также
составляют, если это установлено внутренним положением
о командировках.

Перед поездкой работодатель должен выдать аванс работнику
согласно п. 10 Положения о командировках №749.

Предполагаемые затраты на бензин считают на основании
расхода топлива в руководстве по эксплуатации автомобиля
или берут базовый расход топлива для такого авто в Распоряжении Минтранса России от 14.03.2008
№АМ-23-р.

Второй вариант предпочтительнее, так как Минюст
предписал руководствоваться им при эксплуатации
транспорта.

После возвращения из поездки работник передаёт
в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом служебную
записку на директора, составленную в свободной форме.
В ней он указывает:

  • что поездка была на личном автомобиле;
  • место командировки; дату и время начала и окончания
    командировки;
  • пробег автомобиля;
  • место проживания в поездке, если останавливался
    не в гостинице;
  • список подтверждающих документов.

К служебной записке он прикладывает заполненный
путевой лист, маршрутный лист (если есть), кассовые чеки
с АЗС, гостиницы и другие первичные документы,
обосновывающие расходы, например, квитанции СТО.

Служебная записка и пакет обосновывающих документов нужны
для двух целей. Во-первых, они подтверждают фактическое время
нахождения в командировке в соответствии с п. 7 Положения о командирвках
№749. Во-вторых, они обосновывают размер компенсации, которая
положена работнику.

Что в итоге

  • Командировка на личном автомобиле работника законна, если
    оформить использование личного транспорта для служебных целей. Это
    можно сделать тремя способами: заключить соглашение
    с работником по ст. 188 ТК РФ, договор аренды
    транспортного средства или договор аренды транспортного средства
    с экипажем. У каждого варианта есть нюансы.
  • По соглашению с работником компания сможет включить
    в себестоимость его услуг расходы на авто в пределах
    нормативов, утвержденных Постановлением №92. Остальные затраты пойдут
    за счёт прибыли.
  • При заключении договора аренды автомобиля придётся оформить
    работника водителем по совместительству, провести его
    обучение, а также выполнять все обязанности эксплуатирующей
    авто организации: проводить регулярные медосмотры
    и техосмотры, ремонт автомобиля.
  • По договору аренды транспортного средства с экипажем
    придётся разделять затраты на аренду и затраты
    на управление автомобилем, чтобы правильно начислить страховые
    взносы. Это требует больше трудозатрат при оформлении
    документов.
  • Для командировки обязательно оформляют приказ и путевой
    лист. При возвращении из поездки работник сдаёт
    в бухгалтерию авансовый отчёт и служебную записку.
    К ним он прикладывает пакет подтверждающих расходы
    документов: кассовые чеки АЗС, путевой лист, квитанции СТО.
Дополнительной бумажной работы и затрат можно избежать,
если отправлять работников в командировки общественным
транспортом. На Туту вы можете полностью спланировать
командировку: купить билеты на самолёты, поезда
и автобусы и забронировать отели по выгодным
тарифам. Клиентам доступна оплата банковской картой, а также
предварительное бронирование билетов. Отчётные документы придут
сразу после заказа. 

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  1. Ещё можно почитать
  2. Командировка на служебном автомобиле: оформление
    и отчётность
  3. Оформление командировки: пошаговая инструкция
  4. Авансовый
    отчёт по командировке
  5. Командировочное
    удостоверение
  6. Переход
    на электронное оформление командировок: пошаговая
    инструкция
  7. Внутреннее
    положение о командировках

Компенсация за использование личного имущества работника: налогообложение, учет и проводки

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

  • автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

  • работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
  • размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.

2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

  • организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

  • взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
  • для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц.

Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными.

Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.

2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

  • Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:
  • Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
  • Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
  • Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
  • Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

НДФЛ

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

  • не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству.

Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

  • в строке 040 подраздела 1.1;
  • в строке 040 подраздела 1.2;
  • в строке 030 подраздела 1.3.1;
  • в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
  • в строке 030 Приложения 1.1;
  • в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Содержание операции Дебет Кредит
Начислена компенсация работнику за использование личного имущества 20 (26, 44) 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена компенсация 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражены расходы, понесенные работником 20 (26, 44) 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражена сумма входного НДС (на ОСН) 19 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена работнику сумма в счет возмещения расходов 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» 51 (50)

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться