Аренда

Акт Приема Передачи Трудовых Книжек В 2023 Году

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей является важным документом при передаче трудовых книжек от одного лица другому. Он составляется в случаях, когда работник уходит на новое место работы, а также при увольнении или передаче трудовых документов отделу кадров.

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей является официальным документом, поэтому его оформление регулируется законодательством и инструкцией по составлению кадровых документов. В этом документе указываются все необходимые данные о работнике, его трудовом стаже, а также о предыдущих местах работы, где он имел трудовую книжку.

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей должен быть оформлен пошагово и содержать все необходимые сведения о работнике и его трудовой деятельности. В случаях, когда необходимо утвердить образец такого акта, можно использовать приложенный ниже образец акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей.

Процесс передачи трудовых книжек

Акт Приема Передачи Трудовых Книжек В 2023 Году

Процесс передачи трудовых книжек является важным этапом в кадровых вопросах. Он регулируется законодательством и требует оформления акта приема-передачи документов. Ниже представлена инструкция по составлению такого акта:

  1. Определите, в каких случаях необходимо составлять акт приема-передачи трудовых книжек. Обычно это происходит при увольнении работника, при переводе на другую должность внутри организации или при смене работодателя.
  2. Утвердите форму акта приема-передачи трудовых книжек. Для этого можно воспользоваться образцом, представленным в законодательстве или разработать свою собственную форму, соответствующую требованиям.
  3. Установите порядок заполнения акта. В него обычно включаются следующие данные: наименование организации, ФИО работника, его идентификационные данные, даты приема и увольнения, а также подписи и реквизиты лиц, участвующих в процессе передачи.
  4. Опишите процесс передачи трудовых книжек подробно и последовательно. Укажите, какие документы передаются на основании акта, какие проверки и контрольные мероприятия проводятся.
  5. Оформите акт приема-передачи трудовых книжек в письменном виде. Важно составлять акт четко, без допущений и ошибок.
  6. Сохраните копию акта приема-передачи трудовых книжек в деловой документации организации. Она будет использоваться в случае необходимости проверки законности передачи документов.

Таким образом, процесс передачи трудовых книжек оформляется путем составления акта приема-передачи. Данный документ является важным доказательством законности передачи и является основанием для внесения соответствующих изменений в трудовую книжку работника.

Как составлять документ

Составление документов в сфере кадровых дел требует внимательности и точности. Один из важных документов, который нужно уметь оформлять, это акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей.

В случаях, когда необходимо передать трудовую книжку сотруднику в другое подразделение, либо при увольнении работника, процесс составления акта приема-передачи трудовых книжек очень важен для всего трудового коллектива.

Ниже приведена пошаговая инструкция по составлению акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей:

  1. Ознакомьтесь с законодательством, регулирующим процесс оформления акта приема-передачи трудовых книжек.
  2. Утвердите форму акта приема-передачи трудовых книжек, которая подходит для вашей организации.
  3. В акте указываются все необходимые данные о сотруднике, его должности, дате приема или увольнения, а также перечень переданных документов.
  4. Акт должен быть подписан ответственными лицами обеих сторон – работодателем и работником.

Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей оформляется в соответствии с требованиями законодательства и утвержденной формой акта.

Следуя этой инструкции, вы сможете правильно составлять акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей и обеспечить корректный процесс передачи трудовой документации.

Советуем прочитать:  Как избежать проблем, если больничный лист не закрыт?

Пошаговая инструкция по составлению акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей (2023)

В случаях, когда необходимо оформить акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей, следует руководствоваться законодательством о труде и кадровых вопросах. Данный акт составляется для документирования передачи трудового документа от одного работодателя другому в случае смены места работы работника.

Процесс составления акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей можно разбить на следующие шаги:

  1. Убедитесь, что вам нужен акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей. Трудовая книжка необходима для документирования карьерного пути работника, его стажа и личных данных. Акт приема-передачи составляется в случаях перехода работника на новое место работы.
  2. Ознакомьтесь с законодательством о трудовых книжках и актах приема-передачи трудовых документов. В нем указаны правила и требования к составлению акта, а также ответы на многие вопросы относительно процесса и оформления.
  3. Определите состав документов, которые вы планируете передавать вместе с трудовой книжкой. Обычно это вкладыш о профессиональном образовании, дополнительные личные странички, записи о прохождении курсов и тренингов. Убедитесь, что все эти документы находятся в актуальном состоянии и пригодны для передачи.
  4. Приступайте к составлению акта приема-передачи. Заголовком документа должно быть указано «Акт приема-передачи трудовой книжки и вкладышей». Далее следует указать дату составления и информацию о передающей и принимающей сторонах.
  5. Опишите состояние трудовой книжки и вкладышей, а также других передаваемых документов. Можно указать их состояние, наличие пометок, испорченных страниц и другую важную информацию.
  6. Установите ответственность сторон за переданный документ. Укажите обязанности передающей и принимающей стороны по сохранению и обработке трудовой книжки и вкладышей. Установите сроки хранения переданного документа.
  7. Подпишите акт приема-передачи трудовой книжки и вкладышей. Подпись должна быть совершена передающей и принимающей стороной, а также надлежащим образом заверена.»

Обратите внимание, что данная пошаговая инструкция является общим руководством и может потребовать дополнительных действий в зависимости от конкретной ситуации и требований вашего предприятия или организации.

В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов

Акт приема-передачи кадровых документов, таких как трудовая книжка и вкладыши к ней, оформляется в следующих случаях:

  • При поступлении сотрудника на работу в новую организацию. В этом случае акт приема-передачи нужен для оформления трудового процесса и обеспечения правильной информации о работнике в его трудовой книжке.
  • При переводе работника из одного подразделения организации в другое. При смене структурного подразделения акт приема-передачи помогает отслеживать и передавать информацию о трудовом стаже и условиях работы.
  • При увольнении работника из организации. Акт приема-передачи позволяет оформить окончательные данные о работнике, его трудовом стаже и выплатах, а также передать трудовую книжку на новое место работы или архивировать ее.

Согласно законодательству, составление акта приема-передачи является обязательным. Процесс оформления акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей подробно описан в инструкции. Важно соблюдать пошаговую инструкцию для корректного составления акта приема-передачи и предотвращения возможных ошибок.

Оформление акта приема-передачи необходимо в случаях, когда трудовая книжка является обязательным документом для подтверждения трудового стажа и прав на социальные льготы. Акт приема-передачи помогает сохранить целостность и достоверность информации в трудовых документах работника.

Пример акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей можно найти в инструкции по составлению акта приема-передачи трудовых книжек. В нем указаны все необходимые поля и информация, которую нужно заполнить при оформлении акта.

Как утвердить акт приема-передачи трудовых книжек (образец)

Акт Приема Передачи Трудовых Книжек В 2023 Году

Поступление в новый коллектив всегда сопровождается процессом передачи трудового документа, такого как трудовая книжка. Для закрепления данного процесса и для соблюдения правил трудового законодательства нужно составить акт приема-передачи трудовых книжек.

Акт приема-передачи трудовых книжек необходимо составлять в случаях, когда сотрудник устраивается на работу или увольняется. Этот документ является основным кадровым документом в трудовом процессе.

Ниже приведена пошаговая инструкция по утверждению акта приема-передачи трудовых книжек:

  1. Созвонитесь с предыдущим работодателем или сотрудником, с которого нужно получить трудовую книжку.
  2. Определитесь с местом и временем встречи для передачи трудовой книжки.
  3. Подготовьте необходимые документы для составления акта приема-передачи трудовых книжек: паспорт, трудовую книжку и увольнение с предыдущего места работы (в случае увольнения).
  4. Встретьтесь с предыдущим работодателем или сотрудником и проверьте трудовую книжку на наличие необходимых записей и отметок.
  5. Заполните акт приема-передачи трудовых книжек в соответствии с требованиями трудового законодательства.
  6. Убедитесь, что оба работника подписали акт приема-передачи трудовых книжек. Это подтверждение о том, что процесс передачи прошел успешно.
  7. В случае, если стороны имеют разногласия или отклонения в заполнении акта приема-передачи трудовых книжек, составьте дополнительное пояснение к акту.
  8. Сохраните оригинал акта приема-передачи трудовых книжек у себя в кадровом отделе, а также предоставьте копию сотруднику.

Приведенная инструкция поможет вам в утверждении акта приема-передачи трудовых книжек и соблюдении требований законодательства.

Трудовое законодательство является основой для регулирования трудовых отношений между работниками и работодателями. Оно устанавливает правила трудового договора, определяет права и обязанности сторон, а также организацию и порядок ведения кадрового делопроизводства.

Трудовая книжка является одним из важных документов, которые свидетельствуют о трудовом стаже работника. Она содержит записи о его рабочих местах, периодах работы, должностях, а также основные сведения о месте жительства и состав семьи. Трудовая книжка выдается работнику при устройстве на работу.

Когда происходит приема-передача трудовых книжек, в соответствии с трудовым законодательством, необходимо составлять акт приема-передачи. Это официальный документ, который фиксирует факт передачи трудовых книжек от одного лица к другому. Акт приема-передачи требуется в случаях, когда работник сменяет место работы или переводится на другую должность в пределах одного предприятия.

Для составления акта приема-передачи трудовых книжек необходимо собрать определенный перечень документов. Во-первых, это сами трудовые книжки с вкладышами.

Читайте также:  Хочешь Я Подам На Развод В 2023 Году

Кроме того, нужно иметь при себе документ, подтверждающий личность, например, паспорт.

Также на руках должны быть другие документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника, такие как приказ о назначении на должность, трудовой договор и другие соответствующие документы.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек должно быть осуществлено в соответствии с установленными правилами. Пошаговая инструкция и образец акта должны быть утверждены работодателем. В акте необходимо указать информацию о работнике и работодателе, дату передачи трудовой книжки, а также подписи лиц, участвующих в передаче.

Трудовое законодательство устанавливает не только правила составления акта приема-передачи трудовых книжек, но и регламентирует порядок хранения и ведения трудовых книжек. Они должны быть оформлены соблюдением всех требований закона и сохранены в течение всего трудового стажа работника.

Когда нужен акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовое законодательство предусматривает случаи, когда необходимо составлять акт приема-передачи трудовых книжек. Этот процесс оформляется в целях закрепления ответственности за передачу документов и обеспечения их сохранности.

Акт приема-передачи трудовых книжек составляется в следующих случаях:

  • При приеме на работу нового сотрудника. В этом случае работодатель обязан запросить у работника трудовую книжку и вкладыш, а также оформить акт передачи;
  • При увольнении сотрудника. Работодатель должен вернуть работнику заполненные страницы трудовой книжки и вкладыш, а также оформить акт передачи;
  • Передачи трудовой книжки и вкладыша от одного работодателя другому, если сотрудник сменил место работы;
  • При передаче трудовой книжки и вкладыша из одного подразделения организации в другое, если сотрудник изменяет должность или место работы внутри организации;
  • При передаче трудовой книжки и вкладыша на время командировки или отпуска.

Составление акта приема-передачи трудовых книжек регламентируется действующим законодательством и может включать следующие этапы:

  1. Подготовка необходимых документов и формирование акта;
  2. Ознакомление работника с актом приема-передачи и проверка корректности заполнения;
  3. Подписание акта работником и работодателем;
  4. Утверждение акта приема-передачи трудовых книжек руководителем организации или его уполномоченным лицом.

Акт приема-передачи трудовых книжек является важным документом, поэтому его заполнение и подписание должны быть правильными и законными.

Ниже приведен пример акта приема передачи трудовых книжек и вкладышей:

АКТ приема — передачи трудовой книжки № _________ и вкладыша к ней

Акт ???? Приема-передачи Трудовых книжек ???????? Образец и Бланк 2023

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

Файлы для скачивания:

Трудовая книжка работника является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

  • либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
  • либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

  • информацию о компании,
  • составе комиссии, участвующей в передаче документов,
  • сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников.

Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Образец:

Акт Приема Передачи Трудовых Книжек В 2023 Году

Процесс передачи трудовых книжек

Эти книжки, хоть и считаются собственностью сотрудников, хранятся они в организации. Здесь за них отвечает работник, следящий за передвижением и ведением. Соответственно, просто кому-то отдавать эти документы категорически запрещено. Здесь необходимо правильное оформление. Условно данный процесс можно разделить на несколько этапов:

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

    Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

    Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как утвердить акт приема-передачи трудовых книжек (образец)

Законодательство не предусматривает регламентов и правил по составлению акта приема-передачи трудовых книжек. Эти регламенты и правила работодатель может разработать и утвердить внутренним нормативным актом. Например, Положением о делопроизводстве или Положением о кадровой службе.

Если предприятие крупное и численность его сотрудников превышает несколько сот человек, может потребоваться специальная комиссия.

В этом случае Положением оговаривается:

  • Порядок создания комиссии, которая принимает участие в проверке и передаче кадровых документов, ее состав.
  • Порядок работы комиссии: процедура сверки документов, форма акта приема передачи трудовых книжек, образец его бланка и заполнения.

Когда нужен акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности. Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия.

Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования. Они установлены «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

В соответствии с Правилами, для учета бланков, заполненных трудовых книжек и вкладышей организация ведет специальные журналы:

  • Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
  • Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственные за учет, хранение и ведение назначаются приказом директора.

При таком строгом порядке смена ответственного предполагает оформление акта приема-передачи трудовых книжек. Акт является подтверждением того, что один сотрудник передал документы, а второй — получил их в полном объеме и в надлежащей сохранности.

Кто составляет акт приема-передачи трудовых книжек

Акт оформляется сотрудниками, которые были назначены управленцем при помощи отдельного приказа. В составе этой проверяющей группы должно быть не менее трех человек.

Причем работники, которые принимают или передают трудовые, не могут стать участниками данной комиссии. После выполнения передачи, этот факт нужно подтвердить. Делается это при помощи автографов, проставленных участниками группы.

Затем акт передается директору компании, который должен его утвердить.

Форма акта передачи трудовых книжек

Нет единой формы, которая является обязательной для составления данного документа.

В связи с этим организации имеют право составлять его в свободном стиле. Однако каждый раз писать новый акт достаточно хлопотно. Многие компании разрабатывают для этих целей единый шаблон. Он утверждается руководством. Таким образом, если возникает необходимость оформить данный акт, достаточно просто внести необходимые сведения в уже имеющийся бланк.

Не очень. Информация устарела.

Вам также может понравиться

Акт приёма-передачи трудовых книжек

Акт приёма-передачи трудовых книжек – это документ, подтверждающий фактическую передачу трудовых книжек от одного должностного лица предприятия к другому. Так как организация-работодатель несёт за них ответственность перед работником, вместе с фактической передачей книжек передаётся и ответственность за их сохранность.

Читайте также:  Справка Об Алиментах Для Соцзащиты Для Чего Нужна И Где Её Получить В 2023 Году

Когда составляется документ

Работодатель ведёт учёт, находящихся у него трудовых книжек работников, и обязан обеспечивать их сохранность. Для этой деятельность в организации предусмотрена отдельная должность. Обычно этим занимается человек из отдела кадров предприятия. Лицо несёт за них ответственность.

https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=ygVT0JDQutGCINCf0YDQuNC10LzQsCDQn9C10YDQtdC00LDRh9C4INCi0YDRg9C00L7QstGL0YUg0JrQvdC40LbQtdC6INCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

Передача трудовых книжек должна сопровождаться соответствующими документами. Акт приёма-передачи трудовых книжек подтверждает перемещение документов работников. Акт составляют в следующих случаях:

  • в случае реорганизации юридического лица. В таком случае книжки перемещаются от старого юридического лица к новому;
  • смена должностного лица не предприятии, несущего ответственность за трудовые книжки;
  • перемещение трудовых книжек между подразделениями организации.

Единичные перемещения трудовых книжек не обязаны сопровождаться актом приёма-передачи.

Например, при выдаче книжки на руки работнику или же при предоставлении книжки работником работодателю при устройстве на работу.

Однако, хоть закон и не обязывает в таких случаях составлять акт приёма-передачи, он тем не менее может быть составлен. Осторожность в делах с документами никогда не бывает излишней.

Процедура передачи трудовых книжек

Процедура передачи в силу своей важности осуществляется в составе комиссии. Члены комиссии выступают в качестве свидетелей и должны своими подписями подтвердить фактическую передачу книжек. Руководитель организации издаёт приказ о назначении специальной комиссии с указанием её председателя.

Лицо, ответственное за книжки до передачи полномочий по их хранению, не должно входить в состав назначенной комиссии. То же самое касается и лица, осуществляющее приёмку книжек. Члены комиссии не должны иметь личной заинтересованности в данном вопросе.

Как правило, председателем комиссии назначается лицо, занимающее более высокую должность относительно других членов комиссии.

Согласно положениям статьи 66 Трудового кодекса РФ получить на руки трудовую книжку сотрудник может только в исключительных случаях. Для отслеживания перемещения документа ведётся специальный журнал. Эта деятельность ложится на плечи ответственного за ведение и учёт трудовых.

Форма документа

Документ используется во внутреннем документообороте организации и не имеет обязательной формы. Государственные органы не предлагают даже рекомендованной формы акта, так что организациям придётся составлять его самостоятельно в свободном формате.

Предприятиям рекомендуется разработать единую для своей организации форму такого документа. Это позволит сэкономить время на проведении процедуры передачи, избежать возможных ошибок при составлении акта и сделает документооборот более единообразным. Разработанная на предприятии форма утверждается приказом руководителя организации.

При использовании такой формы следует делать об этом отметку в документе.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Первым делом заполняется шапка документа. Здесь указываем наименование настоящего документа. Следом отмечается полное наименование организации, дата и место (населённый пункт) составления акта. Не забываем указать приказ руководителя об утверждении формы, если используется разработанная предприятием форма.

Ниже по документу следует его вводная часть. В ней отмечаем следующие моменты:

  • Факт назначения руководителем организации комиссии. указываем реквизиты соответствующего приказа;
  • Указываем кто входит в состав комиссии, включая председателя. вписываем их ФИО, должность на предприятии;
  • Отмечаем причину передачи трудовых книжек к другому ответственному лицу (реорганизация предприятия, увольнение сотрудника, отпуск и т.д.);
  • обозначаем лиц, между которыми происходит приём-передача трудовых книжек.

Вводная часть документа должна выглядеть следующим образом:

Приказом директора Дроздова Ю. В. № 4 от 12.04.2024 года назначена комиссия в следующем составе:

Председатель комиссии: главный бухгалтер Дроздова Д. Ю.

Секретарь Тюрина А. С.

Бухгалтер Мокина К. С.

В связи с увольнением из организации начальника отдела кадров Ватова Н. Д. трудовые книжки передаются новому начальнику отдела кадров Колеватову Д. Д.

https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=YAHIAQE%3D

Перечень передаваемых трудовых книжек:

Далее переходим к составлению основной части документа. Так как акт составляется при передаче большого количества трудовых книжек, для оптимизации пространства и более полного изложения информации эта часть документа выполняется в виде таблицы. Закон не запрещает изложить информацию о передаваемых книжках текстом, но тем не менее будет лучше оформить это в виде таблицы.

Форма таблицы должна включать в себя следующие положения:

  • порядковый номер книжки в настоящем перечне;
  • ФИО работника, которому принадлежит книжка;
  • реквизиты трудовой книжки (указаны на первой странице).

В нижней строке таблицы фиксируем количество передаваемых книжек. При наличии на то необходимости, можно добавить столбец с примечаниями по книжкам, но необязательно. В примечаниях можно указать, например, информацию о том, что книжка не может быть физически передана по тем или иным причинам.

Под таблицей дублируем количество передаваемых книжек текстом. Текстовая форма написания чисел имеет приоритет перед цифровой при возникновении разногласий и споров. Указывая общее число цифрами, можно допустить банальную опечатку. Продублировав число текстом, мы предотвратим этот момент.

Так должна выглядеть таблица:

Акт Приема Передачи Трудовых Книжек В 2023 Году

Всего было передано-получено три трудовые книжки.

После таблицы следует заключительная часть документа. В ней члены комиссии заверяют акт своими подписями, тем самым подтверждают факт передачи книжек от одного лица к другому. Здесь же передающее и принимающее трудовые книжки лица также оставляют свои автографы, подтверждая передачу.

Новый работник на должности принимает на себя ответственность за сохранность документов сотрудников компании.

Акт приема-передачи трудовых книжек. Образец и бланк 2023 года

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче этих документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входила работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.

Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, то есть осмотром, проверкой и подсчетом. Информация о передаче оформляется специальным актом. Кроме того, это действие должно быть зафиксировано в книге учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий или споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Формирование комиссии необходимо зарегистрировать в соответствующем приказе, изданного руководителем.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут каждый раз составлять акт в произвольном виде либо разработать постоянный шаблон документа. Но в этом случае документ необходимо утвердить в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать:

  • сведения об организации;
  • информацию о самих трудовых книжках, вкладышах в них;
  • данные о работниках, чьи книжки передают.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников.

Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить».

Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Последний вариант наиболее приемлемый, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия. Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

Читайте также:  Регистрация Ооо В Квартире Директора В 2023 Году

Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» резолюции всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании согласно п. 1 ст. 29 ФЗ № 402 в течение 5 лет. К помещению, в котором будут складировать документы, предъявляют особые требования, равно как и к методу архивации всей первичной документации.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

Составить и заполнить акт приема-передачи трудовых книжек достаточно легко. В нашем примере будет передано 28 книжек, однако для наглядности мы укажем только три. Итак, приступим:

  1. Вверху по центру необходимо написать краткое название компании, в нашем случае ООО «Альфа».
  2. На строку ниже в верхней правой части пишем, что документ утвердил директор соответствующим словом, далее его Ф.И.О., подпись и дату. Чтобы документ выглядел аккуратнее, рекомендуем писать по правой стороне построчно:
    • 1 строка ─ «Утверждаю»;
    • 2 строка ─ Ф.И.О. руководителя;
    • 3 строка ─ подпись;
    • 4 строка ─ дата составления акта.
  3. По центру следующей строки нужно написать полное название документа.
  4. В следующей строчке по левому краю дату формирования акта, в этой же строке по правой стороне ─ номер документа.
  5. Теперь в главном блоке начальник отдела кадров фиксирует факт передачи трудовых книжек инспектору кадрового отдела. Затем перечисляет сотрудников, которым принадлежали документы. Причем обязательно нужно указать номера книжек.

    После перечня подводят итог по количеству переданных документов с примечаниями, если таковые есть. В нашем случае из 28-и наличествует одна невостребованная и 4 вкладыша.

  6. Следующая часть ─ заключительная. По левой стороне указывает свои Ф.И.О., расписывается и ставит расшифровку тот, кто передал документы, а по правой стороне ту же информацию вносит принимающая сторона.

Скачать документна сайте Ассистентус

Акт приема передачи трудовых книжек в 2023 году – Юридическая поддержка

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

https://www.youtube.com/watch?v=q-pG82NWwJY\u0026pp=ygVT0JDQutGCINCf0YDQuNC10LzQsCDQn9C10YDQtdC00LDRh9C4INCi0YDRg9C00L7QstGL0YUg0JrQvdC40LbQtdC6INCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

  • либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
  • либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

  • информацию о компании,
  • составе комиссии, участвующей в передаче документов,
  • сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников.

Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить».

Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

  • Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.
  • Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.
  • Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

  1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

  3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.

  4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

  • фамилии-имена-отчества владельцев,
  • серии и номера документов,
  • наличие вкладышей,
  • а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.

Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.

В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

Акты по трудовой книжке

Акт о передаче трудовых книжек — это протокол, которым фиксируется факт перехода бланков строгой отчетности из-под ответственности одного сотрудника к другому. Содержание таких бумаг разнообразно и зависит от ситуации, но в любом случае оформляются они обязательно.

Прием-передача

Документ составляется, когда нужно передать подотчетные бумаги другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков, например при уходе из компании предыдущего ответственного лица.

Акт передачи трудовых книжек при увольнении кадровика снимает с увольняющегося обязанность по обеспечению их сохранности и возлагает ее на другого сотрудника. В соответствии с данными из книги учета движения ТК указывается перечень передаваемых бумаг и информация о наличии вкладышей.

После этого производится передача.

О списании испорченных экземпляров

Испорченные при заполнении ТК и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующей бумаги.

Чтобы списать испорченные экземпляры, руководитель издает приказ, который разрешает создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки.

Составляется протокол о списании, в котором указываются номера списываемых бланков, их количество, причины списания. После этого происходит их уничтожение.

  1. Генеральный директор ООО «ПИОН»
  2. Об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них
  3. 27 марта 2020 года

Комиссия в составе: председателя комиссии начальника отдела кадров Петровой П.П.;

членов комиссии: специалиста отдела кадров Сидоровой С.С., бухгалтера Спиридоновой С.С.